Macrosoft FacturyGest. :: Software de Facturación y Gestión para PYMES y Autónomos :: CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 1 de 13
Índice 1. INTRODUCCIÓN....3 2. FACTURYGEST: CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES....5 2.1. Requisitos mínimos necesarios.... 5 2.2. Configuración General.... 6 2.3. Gestión de Ventas... 7 2.4. TPV (Terminal Punto de Venta)... 9 2.5. Gestión de Compras... 10 2.6. Informes.... 11 2.7. Seguridad.... 13 CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 2 de 13
1. Introducción. Software Gestión Todo en Uno. Un todoterreno para todas las necesidades. FacturyGest, abreviatura de "Facturación y Gestión, es la herramienta ideal de administración orientada a pequeños empresarios autónomos y PYMEs de cualquier sector de negocios. A través de FacturyGest, y sin tener que gastar más dinero en contratar contables o administradores, podrás cumplir con todas las tareas de facturación, tanto de clientes como de proveedores, de tu empresa. Además de las facturas propiamente dichas, FacturyGest te permite controlar stocks e inventarios; realizar listados de IVA, IRPF y demás impuestos; revisar ingresos y gastos de cada venta o de un conjunto en un periodo concreto; o calcular el beneficio, directamente, que reporta un determinado albarán o factura. FacturyGest permite funcionar como sistema autónomo, o trabajar de forma compartida dentro de una red local sin límite de usuarios. Además, FacturyGest dispone de diferentes modelos de facturas que pueden ser modificados para ajustarse a cualquier necesidad, listas para su impresión o envío por e-mail. Y por si todo esto fuera poco, FacturyGest se transforma con un simple clic en un completo TPV, que podrás utilizar en cualquier puesto de trabajo de cualquier tienda convencional. Más rápido, más ágil, más fácil de utilizar. Nuevo modelo de Gestión ahorrando tiempo y eliminando duplicidades. FacturyGest presenta un nuevo modelo de gestión. Toda la información se organiza a partir de los Clientes y los proveedores. Por eso es un 80% más rápido, ágil y fácil de utilizar que todos los sistemas tradicionales de facturación. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 3 de 13
Ahorro importante de Tiempo en las operaciones más comunes. Uno de los objetivos principales dentro de FacturyGest ha sido evitar operaciones redundantes o repetitivas mediante la automatización de tareas. De esta manera se han desarrollado acciones que ahorran tiempo y errores. Sistema de Formación Multimedia. Aprende fácil y sin esfuerzo. FacturyGest Dispone de Formación Audiovisual multimedia y ayudas varias para que sean más fáciles y cómodos los primeros pasos con el sistema. Lejos de los tediosos manuales tradicionales, el sistema dispone de ayudas visuales y sonoras que te describirán el propósito de cada uno de los elementos del sistema. Tú decides el futuro. Un futuro acorde a tus necesidades. Nos preocupan tus necesidades y por eso, en FacturyGest, tú decides cuales van a ser las próximas funcionalidades y los futuros desarrollos del proyecto. Porque nosotros hacemos crecer el sistema orientándolo hacia necesidades reales. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 4 de 13
2. FacturyGest: Características Principales. Figura1.- Menú principal de la aplicación. Simplicidad ante todo. 2.1. Requisitos mínimos necesarios. Microsoft Access sobre Windows XP o superior. FacturyGest es un sistema desarrollado íntegramente sobre Microsoft Access. Para poder funcionar es necesario tener instalada una versión de Microsoft Access 2000 o superior con todos los parches de seguridad (Service Packs) instalados. Igualmente es necesario tener instalado Windows XP o superior. FacturyGest es compatible con Windows Vista y Windows 7 y se adapta automáticamente a cualquier dimensión de pantalla. Modo instalación Autónomo o en Red Local Puede estar instalado de forma autónoma o dentro de una red local compartiendo información simultáneamente por un número ilimitado de usuarios. Al correr sobre plataforma Microsoft es totalmente compatible con cualquier sistema de control remoto o servicio de Terminal Server. Independencia Hardware. FacturyGest puede funcionar sobre cualquier tipo de máquina, sea específica de TPV con pantalla táctil y lector de código de barras como en ordenadores de oficina, portátil, etc. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 5 de 13
2.2. Configuración General. Figura 2.- Configuración General del Sistema. Gestión Simple. La configuración general del sistema se realiza a través de un sistema de pestañas simple y cómodo para definir los datos generales de la empresa como el nombre, logotipo, teléfonos de contacto, email, web, propaganda y demás información que se desea que aparezcan en los informes y facturas. Modelo de Facturas adaptado a tus necesidades. Existen varios tipos de facturas posibles cuya cabecera puede ser adaptada y coloreada a gusto del cliente. El sistema está completamente adaptado a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Independencia de Módulos. Todos los módulos de FacturyGest son independientes, es decir, es posible poner en marcha el área de ventas sin el de compras y viceversa. Con sólo un click de ratón es posible confiturar si se desea trabajar con control de stock o sin él. Existe muchas otras muchas configuraciones cuyo objetivo es el de facilitar la entrada de datos y agilizar el uso del sistema. Cero Tareas Repetitivas. Se ha prestado especial atención en eliminar tareas repetitivas que no aportan ningún valor y son fuente de errores. Pasar presupuestos a pedidos o a facturas directamente, falturar albaranes automáticamente o copiar facturas de otras anteriores son ejemplos de tareas automatizadas. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 6 de 13
TPV (Terminal Punto de Venta) Integrado. Números de Serie y Códigos de barras. FacturyGest dispone de un TPV intiutivo y agil de manejar. El sistema es capaz de emitir y leer etiquetas de códigos de barras y de trabajar con números de serie para conseguir trazabilidad de producto. Múltiples entornos configurables. Existen múltiples posibilidades de configuración para adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada negocio. Transportistas, Copisterias, Electricistas, Autónomos, Informática, Mantenimiento eléctrico y de maquinaria, y otros muchos gremios ya están trabajando de forma exitosa con el sistema. 2.3. Gestión de Ventas. Figura 3.- Menú de Gestión de Ventas. Todo a primera vista. Todo a primera vista. La gestión de ventas está resumida en una única pantalla dividida en diferentes pestañas cada una con una función diferente relacionada con el nombre que las representa. De esta manera se pueden gestionar todo tipo de acciones relacionadas con Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas pulsando en cada una de las pestañas correspondientes de una forma rápida y ágil. Acceso y modificación rápida. De forma general, cada una de las pestañas está dividida en una zona superior donde aparecen los datos generales de cada documento y una zona inferior donde aparecen los detalles de cada documento. Todos los datos, cantidades, importes, precios pueden modificarse directamente donde se muestran. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 7 de 13
Zona de Acciones. En la parte derecha de cada pestaña aparecen todas las acciones que se pueden realizar con cada uno de los documentos creados. En el caso mostrado en la figura aparecen acciones tales como Imprimir Albarán, Facturar Albaranes, Devolver Material a Almacén y otras acciones adicionales que lanzan menús específicos de selección y ejecución. Las siguientes figuras muestran los menús correspondientes a las acciones de impresión de Albarán y facturar Albaranes. Figuras 4, 5 y 6.- Menús de Impresión de Albaranes y de Facturación automática y Manual. Figuras 7.- Ejemplo de una factura automática. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 8 de 13
2.4. TPV (Terminal Punto de Venta) Simple y claro. El Terminal Punto de Venta, por su simplicidad, está especialmente indicado para personal que sin tener amplios conocimientos sobre el sistema, necesita rapidez y facilidad en la operación de venta. La eficiencia máxima se alcanza en conjunto con el lector de código de barras y la pantalla táctil. Figura 8.- Pantalla TPV (Terminal Punto de Venta). Independencia y versatilidad. El TPV está configurado para trabajar sobre cualquier soporte hardware, lector de códigos de barras e impresora de tickets. Es posible trabajar con o sin números de serie e imprimir etiquetas de códigos de barras que luego puedan ser utilizadas con facilidad. Códigos de Barras. FacturyGest es capaz de emitir etiquetas para identificar rápidamente los productos y evitar errores. Figura 9.- Ejemplo de listado de emisión de etiquetas. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 9 de 13
2.5. Gestión de Compras. La gestión de compras es muy similar a la de ventas pero teniendo en cuenta que en este caso las acciones están orientadas hacia el proveedor. Figura 10.- Pantalla principal de la Gestión de Compras. Máxima funcionalidad con el mínimo trabajo. Siguiendo la filosofía de máxima funcionalidad es posible enviar pedidos a proveedor por email de forma automática y realizar importaciones automáticas parciales o totales de material. También es posible devolver material defectuoso y realizar facturas automáticas con la mínima información imprescindible. Trazabilidad FacturyGest dispone de un sistema de seguimiento de Trazabilidad. Es decir, es posible saber cuándo, por cuánto y a que proveedor se le ha comprado un material determinado y solicitar el RMA correspondiente en el caso de que haya una reclamación de cliente y el artículo esté en garantía. La trazabilidad es todavía más importante si se manejan números de serie para un mismo producto. Facturygest es capaz de localizar fácilmente el proveedor por el número de serie. Autofacturación de facturas de Proveedor. FacturyGest es capaz de autofacturar todos o parte de los albaranes recibidos de un proveedor de manera que recojan todos los conceptos incluidos en la factura original del proveedor. De esta manera se pueden hacer comprobaciones y localizar errores de facturación en el provededor. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 10 de 13
Figura 11.- Ejemplo de Autofactura de Proveedor. 2.6. Informes. Verdaderas herramientas de análisis. El apartado de Informes es quizá donde FacturyGest destaca con respecto a otros programas de gestión. Los informes son verdaderas herramientas de análisis y de información para que todo esté bajo control. El siguiente cuadro resume las principales funcionalidades. Facturación Facturación, IVAS, IRPFs de Clientes o de un cliente concreto entre fechas. Facturación, IVAS, IRPFs de Proveedores o de un proveedor concreto entre fechas. Balances Balances de Compras y Ventas entre fechas. Balances de Compras y Ventas por familias de productos. Cálculo de Beneficios Beneficio obtenido por periodo facturado. Beneficio obtenido por periodo albaraneado. Herramientas de Control Facturas pendientes de cobro. Pedidos pendientes de recibir. Valoración de Stock a una Fecha Determinada. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 11 de 13
EJEMPLOS DE INFORMES. Figura 11.- Ejemplo de listado de facturas emitidas. Figura 12.- Ejemplo de listado de facturas recibidas. Figura 13.- Ejemplo de listado de Stock bajo Mínimo. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 12 de 13
Figura 14.- Ejemplo de listado de valoración de Stock a una fecha. 2.7. Seguridad. Control de accesos a todo nivel. FacturyGest está diseñado para poder asignar diversos tipos de seguridad de acceso a nivel de Usuarios y Grupos de Usuarios. Configurando el nivel de seguridad a su máxima potencia, es posible controlar el acceso o incluso la aparición de cualquier elemento visible en la pantalla. CONFIDENCIAL N. CONTROL: FacturyGest (2) Pág.: 13 de 13