Guía Rápida Contabilidad
Parámetros de Contabilidad Antes de empezar a procesar la contabilidad debe definir los parámetros para la misma. Inicie sesión en Sinube e ingrese a la ventana de Parámetros, luego a la sección de Contabilidad y a la rama Parámetros.
Niveles de cuentas Primero debe definir los niveles de cuentas contables, indicando cuantos caracteres formarán cada segmento de la cuenta contable.
Tipos de pólizas Luego debe establecer el concepto IETU para depósitos de clientes y los tipos de pólizas a utilizar para facturas a clientes, movimientos de almacén y cancelación de depósitos.
Catálogo de tipos de cuentas Después de definir los niveles de las cuentas, es importante definir en el catálogo de Tipos de cuentas como se agruparán las cuentas por su tipo y naturaleza contable. Al establecer los rangos de las cuentas de mayor que forman cada tipo, se predetermina el tipo y naturaleza que tendrá cada cuenta y subcuenta cuando se capture en el catálogo.
Catálogo de cuentas contables Para alimentar el catálogo de cuentas contables, haga clic en el botón Cuentas en el menú Contabilidad. Para ingresar una nueva cuenta contable haga clic en el botón Nueva cuenta (hoja en blanco).
Pegar desde Excel Puede copiar el contenido de varios catálogos, entre ello el de Cuentas contables, desde Excel a Sinube. Para hacerlo, entre al catálogo y haga clic en el icono de Pegar (la tabla con icono Excel) En la ventana de Pegado, haga clic en el enlace de la parte inferior para descargar el archivo de Excel con la plantilla del catálogo. En la plantilla capture los datos. En el caso de las cuentas contables no debe llenar los niveles no utilizados en cada cuenta. Es decir, en lugar de 100-0000-0000, sólo se captura 100 Una vez llenados los datos en Excel, selecciónelos, cópielos y péguelos en el espacio de la ventana de Pegado. Por último, haga clic en Aceptar.
Otros catálogos Además de los catálogos de Tipos de cuentas y Cuentas contables, la contabilidad maneja los siguientes catálogos: Tipos de pólizas Tipos de terceros (DIOT)* Tipos de operación (DIOT)* * Estos catálogos se utilizan para llenar la información requerida para la DIOT.
Asignación de cuentas Una vez que se tiene el catálogo de cuentas contables, regrese nuevamente a Parámetros de Contabilidad. Debe asignar las cuentas que se solicitan según correspondan de acuerdo a las etiquetas. Estas cuentas se utilizarán al generar las pólizas automáticas. Una vez asignadas las cuentas, haga clic en el botón Guardar cambios.
IVA fiscal En el apartado de IVA fiscal de Parámetros debe asignar las cuentas contables en las que se registra el IVA acreditable, por acreditar, retenido o no acreditable de las operaciones con proveedores. También debe seleccionar el concepto para la DIOT con que se relacionará cada cuenta contable. Para agregar una cuenta, haga clic en el botón Agregar cuenta (hoja blanca), seleccione la cuenta, el concepto para DIOT y la cuenta para el por aplicar si se requiere una provisión de ese IVA. Al terminar, haga clic en el botón de Guardar cambios de Parámetros.
Subir XML y PDF de proveedores Como una alternativa al proceso de compra a proveedores (pedido-facturapago), Sinube permite subir los archivos XML y PDF proporcionados por los proveedores. Esto además da una herramienta para almacenarlos, lo cual es un requisito fiscal. Tiene la ventaja, además, de poder generar la póliza contable directamente de la información contenida en el XML, evitando así errores de captura. Sinube reconoce tanto CFD como CFDI, y permite capturar datos manualmente en caso de que se reciba una factura impresa con CBB.
Cómo subir XML y PDF de proveedores En el menú Administración haga clic en el botón Subir XML y PDF. En la ventana haga clic en el botón Cargar nueva factura, que está en el costado derecho. En la ventana para subir, use el botón Browse (buscar) para localizar el archivo correspondiente y haga clic en el botón Subir archivo para copiarlo a Sinube. Una vez subidos ambos archivos (PDF y XML), haga clic en el botón Generar registro para incluirlos en la base de datos. Puede hacer el proceso las veces que sea necesario para subir varias facturas. Haga clic en Cerrar para regresar a la ventana principal.
Consultar XML y PDF de proveedores Modifique los filtros de la ventana para ver las facturas subidas: Por proveedor, seleccione un proveedor. Por folio y serie, indique cuales. Por fecha, indique una fecha y el periodo de consulta (día, semana, mes) en torno a la fecha indicada. Marque Mostrar descartadas si desea ver las facturas que no deben considerarse en la operación de la empresa. Para descartar una factura, haga clic en el icono de negación Haga clic en el botón Buscar para ver las facturas según el criterio de filtros. Haga clic en el icono de PDF o XML para descargar el archivo si requiere tener una copia del mismo en el escritorio.
Pólizas automáticas Sinube permite generar pólizas automáticas desde las siguientes ventanas: Consulta de facturas (clientes) Listado de depósitos (clientes) Consulta de facturas de pedido y anticipo (proveedores) Listado de pagos (proveedores) Subir XML y PDF (proveedores) Consulta de entradas de almacén. Generador de pólizas de salidas de almacén.
Cómo generar pólizas automáticas Para generar pólizas automáticas ingrese a la ventana de consulta de los movimientos a los que desea generar la póliza. Seleccione los registros a los que desea generar la póliza. Haga clic en el botón de Generar pólizas y espere a que se procesen. Si faltara alguna cuenta necesaria, Sinube le informará con una lista de mensajes y detendrá la generación hasta que se corrijan y se repita el procedimiento. Haga clic en el botón Buscar para volver a cargar la lista de movimientos y ver el icono de las pólizas generadas para poder consultarlas.
Captura de pólizas Para capturar pólizas contables manualmente haga clic en el botón Nueva póliza. Elija el tipo de póliza, la fecha, capture la descripción o concepto de la póliza. Después, en el renglón de captura seleccione la sucursal, capture la cuenta contable, el cargo o el abono. Pulse Enter para cambiar de campo en la captura. Pulse Enter al terminar el renglón. Use los botones de la derecha para Guardar, Generar PDF, Duplicar, Cancelar o capturar detalle para DIOT o IETU.
Ayudas para captura de pólizas Para buscar una cuenta contable use el comodín *. Por ejemplo: 110* mostrará todas las subcuentas de la cuenta 110. También puede buscar palabras. Por ejemplo, *iva* mostrará todas las cuentas que en su descripción incluyan la palabra iva. Si la cuenta contable no existe, agréguela usando el comodín +. Por ejemplo: 105+ le permite agregar la subcuenta consecutiva en la 105. Para cuadrar una póliza, deje en cero el cargo y el abono, y pulse Enter. Para hacer operaciones, estando en los campos de cargos o de abono, pulse la letra C en el teclado para abrir la calculadora. Luego de hacer las operaciones pulse Enter para insertar el resultado en el campo desde el que se abrió.
Consulta de pólizas Haga clic en el botón Consulta de pólizas. Seleccione el ejercicio y el periodo (mes). Seleccione uno o todos los tipos de pólizas. Si no marca Cualquier sucursal, solo mostrará las pólizas de la sucursal en que se encuentra trabajando. Haga clic en el botón Buscar para ver las pólizas. Haga doble clic en cualquier póliza para abrirla y modificarla.
Captura de DIOT En la ventana de captura de pólizas haga en el botón DIOT para capturar en el detalle de la póliza los datos necesarios para la DIOT. Seleccione el RFC del proveedor, si no existe, delo de alta con el botón Nuevo (hoja en blanco) Capture los montos de los actos, retenciones, exentos, tasa cero, etc. Haga clic en el botón Agregar para incluir el registro. Puede agregar a la póliza tantos RFC y desglose de actos como se requiera. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los cambios.
Generación de DIOT Para generar la DIOT haga clic en el botón DIOT del menú Contabilidad. En la ventana seleccione el ejercicio y periodo. Marque la casilla de Incluir movimientos anteriores no aplicados para considerar las pólizas de meses anteriores pendientes. Haga clic en Cargar datos. Haga clic en Cargar datos. Marque las pólizas a utilizar en la declaración y haga clic en aplicar. Use el botón Separar si las había aplicado previamente. Haga clic en el botón Guardar datos para almacenar la información. Haga clic en el botón Generador de txt para DIOT para ir a la ventana desde la que se genera dicho archivo. En la ventana de generación de txt, luego de cargar datos y guardar cambios, haga clic en el botón Generar archivo TXT para carga batch. Con eso se descargará el archivo de la DIOT que debe subir al SAT.
Eliminar y renumerar pólizas Para eliminar una póliza, en la Consulta de pólizas haga clic en el icono de la X roja de la póliza que desea eliminar y confirme que desea borrarla. Para renumerar las pólizas, haga clic en el botón Renumerar pólizas del menú Contabilidad. Luego seleccione el ejercicio, periodo y tipo de póliza que desea renumerar. Las pólizas se renumerarán según el tipo y la fecha de la póliza. Consulte las pólizas para ver el resultado de renumerarlas.
Reportes contables Para emitir estados financieros y otros reportes contables, haga clic en el botón Consultas del menú Contabilidad. Puede seleccionar los siguientes reportes: Balance general Balanza de comprobación Estado de resultados Auxiliar de pólizas Auxiliar de cuenta Libro mayor de cuentas Libro diario de pólizas Todos los reportes se pueden consultar en pantalla, generar como PDF y descargar como archivo.csv (texto en columnas) compatible con Excel.
Generar reportes Una vez que entra a una consulta, haga clic en el botón Nuevo reporte. Llene las opciones como ejercicio, periodo o rango de fechas, cuenta o rango de cuentas, etc. Al hacer clic en Guardar, Sinube le informará que se está generando el reporte. Haga clic en el botón Actualizar hasta ver la marca de Rep. terminado. En el costado de la izquierda encontrará los formatos de salida: Pantalla, PDF, CSV(Excel) Con el icono de Editar (hoja y lápiz) podrá cambiar las opciones del reporte y volverlo a generar.