Manual de Usuario Gestión Administrativa
Índice 1 Descripción del Servicio...7 2 Introducción...9 2.1 Qué es Solución Gestión Administrativa?... 9 2.2 Requisitos del sistema... 9 2.3 Configuración del Navegador (Internet Explorer 7)...10 3 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales... 14 3.1 Tipos de pantallas...15 3.2 Ventana de Introducción de Documentos...15 3.3 Ventana de Edición de Documentos...16 3.4 Ventana de Selección Múltiple...17 3.5 Descripción de botones...17 4 Menú Configuración... 19 4.1 Formularios...19 4.1.1 Bancos...19 4.1.2 Cajas...21 4.1.3 Configuración de TPV...23 4.1.4 Copias Impresas...23 4.1.5 Datos de Configuración...25 4.1.6 Datos de Empresa...29 4.1.7 Departamentos...32 4.1.8 Divisas...33 4.1.9 Estado del documento...34 4.1.10 Formas de pago...35 4.1.11 Logotipos adicionales...37 4.1.12 Medios de pago...40 4.1.13 PDA...41 01/05/2010 Página 1/211
4.1.14 Series de Documentos...43 4.1.15 Tipo de actividad...45 4.1.16 Tipos de Apunte...47 4.1.17 Tipos de entidades...48 4.1.18 Tipos de garantía...49 4.1.19 Tipo de IVA...50 4.1.20 Unidades de medida...50 5 Menú ventas...52 5.1 Formularios...52 5.1.1 Albaranes...52 5.1.2 Albarán Express...62 5.1.3 Clientes...63 5.1.4 Cobros...73 5.1.5 Convertir Pedidos en Albaranes...79 5.1.6 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas...82 5.1.7 Convertir Presupuestos en Pedidos...84 5.1.8 E-mailing...84 5.1.9 Facturas...86 5.1.10 Impresión Masiva...92 5.1.11 Pedidos...92 5.1.12 Presupuestos...95 5.1.13 Repetir documentos...97 5.1.14 SMS Masivo...98 5.1.15 TPV... 100 TPV Restaurantes... 103 5.1.16 Tickets TPV... 108 5.1.17 Tiendas... 108 5.2 Listados... 109 5.2.1 Albaranes... 109 5.2.2 Clientes... 111 5.2.3 Cobros Pendientes... 113 01/05/2010 Página 2/211
5.2.4 E-mailing... 114 5.2.5 Estadísticas de ventas... 115 5.2.6 Estadística diaria tickets... 117 5.2.7 Operaciones con terceros... 118 5.2.8 Pedidos pendientes de servir... 119 5.2.9 Presupuestos... 120 5.2.10 Resumen de facturación... 121 5.2.11 Resumen de ventas... 123 5.2.12 Resumen de ventas Tallas/Colores... 125 5.2.13 Tickets TPV... 125 6 Menú Compras...127 6.1 Formularios... 127 6.1.1 Albaranes... 127 6.1.2 Convertir Pedidos en Albaranes... 130 6.1.3 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas... 131 6.1.4 Facturas... 131 6.1.5 Impresión Masiva... 135 6.1.6 Pagos... 136 6.1.7 Pedidos... 136 6.1.8 Pedidos por reposición... 140 6.1.9 Proveedores... 141 6.2 Listados... 144 6.2.1 Albaranes... 144 6.2.2 Estadística de compras... 145 6.2.3 Operaciones con terceros... 146 6.2.4 Pagos Pendientes... 147 6.2.5 Pedidos Pendientes de Recibir... 148 6.2.6 Proveedores... 149 6.2.7 Resumen de Compras... 150 6.2.8 Resumen de Facturación... 151 7 Menú Productos...152 01/05/2010 Página 3/211
7.1 Formularios... 152 7.1.1 Almacenes... 152 7.1.2 Ubicaciones de almacén... 154 7.1.3 Artículos... 155 7.1.4 Búsqueda rápida... 161 7.1.5 Catálogos... 161 7.1.6 Categorías/Familias/Subfamilias... 164 7.1.7 Colores... 167 7.1.8 Agrupaciones de colores... 167 7.1.9 Configuración PLU.... 169 7.1.10 Control de Costes... 172 7.1.11 Equivalencias... 173 7.1.12 Mantenimiento de artículos... 174 7.1.13 Movimiento entre Almacenes... 174 7.1.14 Movimiento entre Almacenes T/C... 176 7.1.15 Precios... 177 7.1.16 Regularización de Inventario... 177 7.1.17 Tallas... 178 7.1.18 Agrupaciones de tallas... 179 7.2 Listados... 181 7.2.1 Artículos... 181 7.2.2 Artículos de Proveedor... 182 7.2.3 Códigos de Barras... 182 7.2.4 Movimientos entre almacenes... 183 7.2.5 Precios... 183 7.2.6 Regularización de Inventario... 183 7.2.7 Rendimiento... 184 7.2.8 Stock y Valoración de Almacenes... 184 8 Menú Gestión...186 8.1 Formularios... 186 8.1.1 Caja... 186 01/05/2010 Página 4/211
8.1.2 Campos adicionales clientes... 186 8.1.3 Campos personalizables... 186 8.1.4 Cierres de caja... 186 8.1.5 Personal... 188 8.1.6 Traspaso entre cajas... 189 8.2 Listados... 190 8.2.1 Extracto de caja... 190 8.2.2 Ingresos y gastos... 191 8.2.3 Personal... 191 8.2.4 Rendimiento distribuidores... 191 8.2.5 Traspasos entre cajas... 192 9 Menú Servicios...193 9.1 Formularios... 193 9.1.1 Administración de usuarios... 193 9.1.2 Configuración formatos impresión... 193 9.1.3 Enlace contable... 194 9.1.4 Enviar e-mail... 194 9.1.5 Envío FAX... 195 9.1.6 Envío SMS... 195 9.1.7 Gestión Documental... 196 9.1.8 Importar Datos... 197 9.1.9 Importar Documentos... 198 9.1.10 Remesas... 198 9.2 Listados... 198 9.2.1 Remesas... 199 10 Factura Electrónica...200 10.1 Crear factura electrónica... 200 10.1.1 Definir certificados del usuario... 200 10.2 Firmar una factura... 204 10.3 Documentos firmados... 206 10.4 Configurar distintas facturas según los datos del cliente... 207 01/05/2010 Página 5/211
11 Módulo de Movilidad...209 12 Video-tutoriales...210 01/05/2010 Página 6/211
1 Descripción del Servicio 01/05/2010 Página 7/211
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2 Introducción 2.1 Qué es Solución Gestión Administrativa? Bienvenido a Solución Gestión Administrativa. Gracias por haber adquirido esta potente herramienta realizada con la más moderna tecnología, que le ayudará a gestionar su empresa de forma eficaz, gracias a las posibilidades de conexión que proporciona Internet. Solución Gestión Administrativa no es un Software de gestión convencional. Las funcionalidades de Solución Gestión Administrativa son muy diferentes a las proporcionadas por los sistemas de gestión tradicionales. Entre otras funcionalidades, con Solución Gestión Administrativa usted podrá: Realizar todo el circuito integro de gestión de su empresa. Desde la creación de un presupuesto hasta la generación de una factura tanto de ventas como de compras. Controlar el stock de todos los artículos en cualquier almacén, cajas, pedidos y cualquier información vinculada a su empresa esté donde esté. Gestionar todos sus recursos empresariales de forma eficaz: personal, gastos, remesas bancarias, rendimiento de cualquier sección de su empresa, etc. Intercambiar documentos (albaranes, facturas, pedidos, etc.) con otros usuarios del sistema. Enviar correos electrónicos a todos sus clientes pulsando un solo botón. Generar documentos electrónicos y transmitirlos de forma sencilla y eficaz. Integrarse con otros programas de asesoramiento contable, laboral o fiscal. Todas estas funcionalidades, unidas a las propias del software de gestión, hacen de Solución Gestión Administrativa una herramienta con la que podrá controlar todas las áreas de su negocio. No olvide que Solución Gestión Administrativa no es un sistema cerrado. La aplicación irá creciendo y se le irá actualizando automáticamente sin que ello le suponga ningún tipo de esfuerzo. 2.2 Requisitos del sistema Antes de comenzar a utilizar Solución Gestión Administrativa, asegúrese de que las siguientes opciones están disponibles en su sistema: Pentium II o superior con Internet Explorer 5.5 o superior. Conexión ADSL. 01/05/2010 Página 9/211
Adobe Acrobat Reader, para la visualización de documentos en formato PDF. Máquina Virtual de Java: Está opción es necesaria para mostrarle el menú de la aplicación en pantalla. Si no está seguro de si su sistema dispone de esta herramienta simplemente entre en la aplicación. Se detectará automáticamente y le indicará como instalarla. 2.3 Configuración del Navegador (Internet Explorer 7) Dentro del menú Configurar página de su navegador borraremos los valores para el encabezado y pie de página, y estableceremos todos los márgenes a 10mm Dentro del menú Herramientas de su navegador, seleccione Opciones de Internet / General / Archivos temporales de Internet, pulse el botón de Configuración y dentro de esta opción seleccionar: Comprobar si hay versiones nuevas de las páginas guardadas cada vez que se visite la página. 01/05/2010 Página 10/211
Dentro del menú Herramientas de su navegador, seleccione Opciones de Internet / Privacidad y comprobaremos que esta marcada la casilla Habilitar bloqueador de elementos emergentes. Y pulsaríamos el botón Configuración. Y agregaríamos el sitio seguro: webmail.e.telefonica.net 01/05/2010 Página 11/211
Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet / Seguridad, comprobaremos que está marcada la casilla Habilitar Modo protegido y pulsaremos el botón Nivel personalizado Comprobando que las siguientes opciones tienen estos valores: Permitir que los sitios web ejecuten mensajes de información por medio de ventanas generadas por scripts. Marcada como Habilitar. Descargar los controles ActiveX sin firmar. Marcada como Preguntar. Inicializar y generar scripts de los controles ActiveX no marcados como seguros para scripts. Marcada como Preguntar. Permitir Scriplets. Marcada como Preguntar. 01/05/2010 Página 12/211
Pulsaremos en el botón Aceptar para guardar los cambios. 01/05/2010 Página 13/211
3 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales. La pantalla inicial del sistema muestra la esencia del mismo, una barra de herramientas desde la que se controla todo el sistema de gestión. Esta barra nos permitirá movernos a lo largo de los distintos menús del sistema y a su vez profundizar en cada uno de los mismos. En la barra de herramientas del sistema encontraremos los siguientes menús: Ventas Compras Productos Gestión Servicios Configuración Empresa En todos y cada uno de estos menús encontraremos la opción de Formularios, la cual nos permitirá la introducción y la gestión de la información y la opción de Listados, la cual nos permitirá generar informes debidamente filtrados que nos permitan gestionar a la perfección la empresa. 01/05/2010 Página 14/211
RECUERDE: Todos los listados o documentos generados por la aplicación pueden ser obtenidos en formato PDF de Acrobat. RECUERDE: Cada uno de los ítems de menú son configurables para cada usuario, de manera que el gestor del sistema puede atribuir las opciones que considere oportunas a cada usuario. 3.1 Tipos de pantallas A continuación se describen los principales tipos de pantalla que presenta el sistema Solución Gestión Administrativa. En general la amigabilidad del sistema le permitirá una vez conocido el manejo de este tipo de pantallas poder manejar de forma cómoda todas y cada una de las funcionalidades del sistema. 3.2 Ventana de Introducción de Documentos Situación en el sistema Nombre de la empresa y usuario del sistema Barra de herramientas del sistema, desplegable de menús Rellene los campos necesarios del documento elegido. Al finalizar pulse el botón GUARDAR de la parte inferior izquierda. Guardar o validar los datos introducidos Zona de introducción de datos al sistema Zona de Búsqueda 01/05/2010 Página 15/211
3.3 Ventana de Edición de Documentos Si lo que desea es editar un documento existente, debe buscarlo previamente. Para realizar cualquier búsqueda, fíjese en la parte inferior derecha de la ventana. Elija el tipo de campo donde quiere buscar, rellene el cuadro blanco con el texto o valor que es parte del contenido que desea localizar. Pulse a continuación el botón de la lupa. Si como resultado de esa búsqueda sólo se encuentra un documento, éste se abrirá directamente. Si como resultado hubiese varios documentos, aparecerán en forma de lista y haciendo clic en el enlace azul del documento deseado, éste se abrirá. Una vez abierto el documento a editar, aparecerá una ventana similar a la que aparece a continuación. Edición e inserción de detalles Zona de impresión Opciones adicionales Añadir / Editar / Borrar el documento Zona de Búsqueda Pulse EDITAR CABECERA, para abrir el documento en modo de edición. Edite los datos que necesite. Puede editar varias carpetas de opciones a la vez y finalmente pulsar GUARDAR. 01/05/2010 Página 16/211
3.4 Ventana de Selección Múltiple Filtro de selección de elementos Edición y selección individual de elementos Selección y modificación masiva Salvar modificaciones Mediante los campos del área del filtro establezca las condiciones de los elementos que quiere buscar. Pulse el botón Cargar Artículos para aplicar el filtro y ver los elementos buscados. Estos aparecerán en el área de edición y selección individual. Para elegir varios, haga clic en las casillas que los preceden. Si quiere hacer cambios globales a todos los elementos que aparecen en la zona de edición y selección individual, puede usar los botones de la parte inferior central. Una vez realizados los cambios, para que estos se almacenen debe pulsar el botón Guardar, abajo a la derecha. 3.5 Descripción de botones Este botón aparecerá siempre al lado de un campo a rellenar. Pulsándolo accederemos a un listado de datos que podremos insertar en el campo correspondiente sin necesidad de teclearlo. En otras ocasiones el botón accederá a la búsqueda de un criterio introducido. 01/05/2010 Página 17/211
Guarda los datos introducidos en pantalla. Elimina los datos introducidos en pantalla. Cancela la acción que estamos ejecutando. Deja la pantalla de introducción de datos con los campos libres. Edita la cabecera de un Albarán, pedido o factura para ser modificados por el usuario. Edita las propiedades de un artículo para que puedan ser modificados por el usuario. Genera un nuevo formulario en blanco que permite seguir introduciendo datos. Selecciona todos las opciones mostradas en pantalla (también pueden ser presupuestos, opciones, etc...). Elimina la selección realizada. Si dispone de una impresora convencional, que no sea la de tickets, le permite imprimir la página actual. Convierte la página actual en un documento PDF. Guarda la página actual en un documento de hoja de calculo CSV. Guarda los datos presentados en pantalla, o generar un pedido. Seleccionamos los distintos formatos de impresión de los documentos. Con esta barra podemos ir paginando los datos que aparecen en pantalla. Nos muestra las compras más habituales de un cliente. Añade un código o campo nuevo. Aplica la condición del cuadro al que está asociado (si pone la fecha del ratón sobre el botón le dirá automáticamente la función que hace). 01/05/2010 Página 18/211
4 Menú Configuración En este menú vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar a nuestro sistema de gestión. 4.1 Formularios Utilizaremos el menú Formularios para introducir datos en el sistema. 4.1.1 Bancos En este apartado vamos a poder generar los ficheros correspondientes a las remesas de cuentas. Actualmente Solución Gestión Administrativa puede funcionar con las siguientes Normas de la Asociación Española de Banca: NORMA 58. Créditos comunicados en soporte magnético para su anticipo y gestión de cobro. NORMA 19. Adeudos domiciliados. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Introducimos el código por el que identificamos la entidad bancaria a la que vamos a enviar la remesa correspondiente. Cuenta: Introducimos los 20 dígitos de nuestra cuenta bancaria. Sufijo: Código de tres dígitos proporcionado por la entidad bancaria. 01/05/2010 Página 19/211
Fichero: Nombre del archivo o fichero de la remesa. Norma: Despliegue y seleccione la norma deseada. Nº Riesgo: Solamente para Norma 58. Código de 5 dígitos que proporciona la entidad Bancaria correspondiente. Código INE: Solamente para Norma 58. Proporcionado por la entidad Bancaria. Nº de envío: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo para configurar su sistema. FUC: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo para configurar su sistema. Una vez introducidos los datos correspondientes a la remesa si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente, accede a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de nueva remesas. Como en todas las pantallas de documentos, puede acceder a la función de Búsqueda, a través de los campos de la parte inferior derecha. EDITAR Las remesas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: Sufijo Fichero 01/05/2010 Página 20/211
Norma Nº Riesgo Código INE Nº de envío FUC Una vez modificados los campos, pulse sobre el botón GUARDAR para que la remesa sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una remesa deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una remesa para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.2 Cajas En este apartado del menú configuración definimos las distintas cajas que vamos a utilizar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Con el que identificará a nuestra caja. Ej: caja1. Descripción: En este campo describimos el tipo de caja estamos definiendo. Serie: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos seleccionar las series de tickets que van a estar relacionados con la caja definida. Cuenta: Para asignar una cuenta contable. 01/05/2010 Página 21/211
Tipo de apunte TPV: En este campo podemos seleccionar el tipo de apunte por defecto para la caja seleccionada. Tienda: Elija una de las tiendas configuradas para trabajar con esta caja. El saldo de las cajas se actualiza automáticamente. Una vez introducidos los datos correspondientes a la caja si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón NUEVO situado al final de la barra del formulario. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva remesa. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las cajas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: Descripción Serie Cuenta Tienda 01/05/2010 Página 22/211
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que la caja sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una caja deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una caja para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR 4.1.3 Configuración de TPV En esta opción se puede comprobar cómo están configurados los TPV, generalmente creados por Asignación de PC a Tienda y se puede ver a qué caja están asociados. La configuración de este menú debe realizarse por el servicio técnico. En ningún caso deberá modificar estos valores, ya que pueden resultar en un fallo del sistema. 4.1.4 Copias Impresas En este apartado, vamos a poder definir el número de copias impresas que queremos generar de un documento y describir las distintas leyendas que reflejará cada copia de documento. 01/05/2010 Página 23/211
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Leyenda: Describimos el texto que aparecerá en la leyenda del documento. Documento: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos seleccionar el tipo de documento en el que aparecerá la leyenda. Una vez introducidos los datos correspondientes a las copias si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente, accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva copia. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las copias de documentos que aparecen en la pantalla podrán ser editadas, para ello pulse sobre la leyenda correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: - Documento 01/05/2010 Página 24/211
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la copia sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una copia o nos hayamos equivocado en el texto de la leyenda, deberemos pinchar sobre la leyenda correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una copia para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.5 Datos de Configuración En este apartado vamos a definir los Datos de Configuración generales del sistema. 01/05/2010 Página 25/211
Parámetros a definir: Valores por defecto que podremos determinar - IVA que afectará a los productos. - Almacén de procedencia de los productos. - Precio por Km, definimos el coste del Km. Para las hojas de gastos. 01/05/2010 Página 26/211
- Decimales en Cantidades. - Decimales en Precios. - Recargo. - Actualizar PVP automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el precio de los artículos. - Actualizar Coste automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el coste de los artículos. - No permitir superar el límite de límite de riesgo max. Autorizado (este valor se configura en la ficha de cada cliente). - No permitir superar el límite de compras del mes (este valor se configura en la ficha de cada proveedor). - Obtener precios sin aplicar descuento, al marcar la casilla correspondiente el PVP se obtendrá sin aplicar los descuentos sobre el artículo. - Avisar de cambios en el precio base para imprimir etiquetas, al marcar la casilla correspondiente se mostrará un aviso en la pantalla de bienvenida indicando que hay artículos cuyo precio base se ha modificado y aún no se han impreso las etiquetas correspondientes. - Aplicar descuentos de cliente a artículos en documentos de venta. - Descontar el stock del escandallo FIJO del almacén de venta, al marcar la casilla correspondiente se descontará el stock del escandallo al realizarse la venta de un artículo que tenga escandallo FIJO. - Crear artículos en todas las tarifas. Leyenda de Cabecera de Ticket - Cabecera: texto que se mostrará al comienzo del ticket de venta. Leyenda de Despedida de Ticket - Despedida: texto que se mostrará al final del ticket de venta. Contadores - Clientes. - Proveedores. - Referencia automática, al marcar la casilla correspondiente la referencia de un nuevo artículo se generará automáticamente. 01/05/2010 Página 27/211
Pedidos Bis - Es un pedido que se genera automáticamente, cuando el albarán no coincide con el pedido correspondiente. De esta forma el material pendiente no será olvidado, ya que el sistema lo generará automáticamente al marcar la casilla correspondiente que aparece en pantalla y afectará a las serie de pedidos que podemos elegir en el menú despegable. Exportación - En este apartado definimos la ruta del directorio o carpeta en la que se guardarán los distintos documentos que generemos en Solución Gestión Administrativa. Mostrar equivalencia en Pts en los Listados - Al marcar la casilla correspondiente todos los precios mostrarán su equivalencia en pesetas. Generar vencimientos automáticamente - Al marcar la casilla correspondiente el sistema nos presentará los vencimientos correspondientes al facturar, pedidos y albaranes. Multiempresa - Crear artículos en todas las empresas. - Crear artículos en todos los almacenes. Contador del Generador de Código de Barras - Contador. Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar sobre el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen. A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados. 01/05/2010 Página 28/211
4.1.6 Datos de Empresa En este apartado, podemos definir los datos de nuestra empresa que posteriormente aparecerán en documentos tales como facturas, albaranes y pedidos. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar, podremos buscar en nuestro disco duro el archivo con la imagen deseada. Podemos guardar hasta tres logotipos. 01/05/2010 Página 29/211
Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente a este campo pondremos el logotipo de nuestra configuración. Datos Fiscales de la Empresa: Nombre, Nombre Comercial, Administrador, Dirección, Población, Provincia, Código Postal, País, Teléfono, Teléfono 2, Fax, E-mail. % Retención Fiscal (IRPF). Imprimir logotipo: Marcando esta casilla, el logotipo aparecerá impreso cada vez que imprimamos un documento en el que aparezcan los datos de la empresa. Imprimir Datos de Empresa: Marcando esta casilla, los datos de la empresa aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento. Imprimir Datos Tienda: Marcando esta casilla, los datos de la tienda aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento Control de Stocks: Marcando esta casilla, los artículos correspondientes a la empresa seleccionada pasarán al control general de stock. Leyenda: texto que aparecerá en los documentos de venta. Objeto Social: campo donde describir el objeto social de la empresa. Firma e-mail: firma en modo texto que se incluirá al final de los e-mails enviados desde el sistema. Texto: texto adicional que se puede mostrar en los documentos del sistema mediante configuración de los formatos de impresión. Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar sobre el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen. A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados. Si queremos añadir una nueva empresa a la lista deberemos pinchar sobre el botón AÑADIR 01/05/2010 Página 30/211
Los Datos de las Empresas que aparecen en la pantalla podrán ser editados, para ello deberemos pinchar sobre el nombre de la empresa correspondiente (texto subrayado). A continuación, entraremos en una pantalla donde podremos modificar todos los datos. 01/05/2010 Página 31/211
Una vez modificados los campos que hemos querido editar deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR para que la empresa sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una empresa deberemos pinchar sobre el nombre de la empresa correspondiente, y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una empresa para editarla no queramos realizar ninguna modificación en sus datos podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.7 Departamentos En este apartado vamos a poder definir los distintos departamentos dentro de los cuales se van a encontrar nuestros clientes. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Introducimos el código que identificará a cada Departamento. Descripción: En este campo deberemos introducir el nombre con el que identificaremos al departamento. Una vez introducidos los datos correspondientes a los Departamentos si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de nuevos departamentos. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR 01/05/2010 Página 32/211
Los departamentos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: - Descripción Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que el departamento sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un departamento deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un departamento para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.8 Divisas En este apartado vamos a poder definir las divisas con las que vamos a trabajar en nuestro sistema, seleccionar la moneda base y el factor de cambio. Podemos Editar y modificar las divisas que aparecen en la pantalla pulsando sobre el código numérico de color azul. Campos que podemos modificar: 01/05/2010 Página 33/211
Descripción: Introduciremos el nombre de la divisa. Factor de Cambio: Introduciremos el valor correspondiente de la divisa frente a la moneda base seleccionada. Decimales: Introduciremos el número de decimales que el sistema aproximará por defecto. Última cotización: En este campo registramos la fecha de la última cotización de la divisa que estamos definiendo. Moneda base: Marcando la casilla correspondiente a este campo. Definimos la moneda en cuestión como moneda base con la que operaremos en nuestro sistema. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. 4.1.9 Estado del documento En este apartado vamos a poder definir los distintos Estados en los que se puede encontrar cualquiera de los documentos que trataremos en la parte de gestión. Una vez abierto el formulario encontramos el siguiente campo a rellenar: - Descripción: Nombre o característica del estado del documento. Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento deberá pinchar sobre el botón NUEVO situado al final de la barra del formulario. El código asociado a cada uno de los estados de los documentos se genera automáticamente al aguardar los datos. A continuación, accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo estado. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Estados que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: 01/05/2010 Página 34/211
- Descripción Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que estado del documento sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un estado deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un estado para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR 4.1.10 Formas de pago En este apartado del menú de configuración podemos definir las distintas formas de pago con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Debemos introducir el código que va a identificar a la forma de pago que vamos a introducir. Descripción: Nombre o Características de describan la forma de pago. Días de fecha/factura: Podemos determinar el número de días que van a transcurrir desde que recibimos la factura hasta que realicemos el primer pago. Ejemplo: Si ponemos en este campo 20 y recibimos la factura el 15 de enero suponiendo que vamos a pagar en 2 cuotas de 30 días, pagaremos la primera cuota el 5 de Febrero y la segunda cuota el 5 de Marzo. Días cuotas: Número de días que comprende cada cuota. Nº cuotas: Número total de cuotas en que vamos a realizar el pago. 01/05/2010 Página 35/211
Una vez introducidos los datos correspondientes a las Formas de Pago si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva forma de pago. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las formas de pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: - Descripción - Días cuotas - Nº cuotas Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una forma de pago deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. 01/05/2010 Página 36/211
En el caso de que después de seleccionar una forma de pago para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.11 Logotipos adicionales En este apartado vamos a poder definir logotipos adicionales que podrán aparecer en los distintos documentos que creemos en la parte de gestión. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Descripción: Nombre o características del logotipo Ancho (cm): Anchura de la imagen gráfica del logotipo en cm Alto (cm): Altura de la imagen gráfica del logotipo en cm Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar, podremos buscar en nuestro disco duro el archivo de imagen deseado. Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente al campo borrar, eliminaremos el logotipo de nuestra configuración. El Código correspondiente al logotipo que creamos se generará de forma automática al guardar los datos. Una vez introducidos los datos correspondientes al logotipo, si quiere guardarlos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón Guardar. 01/05/2010 Página 37/211
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo logotipo. Una vez que los logotipos han sido creados en el listado que se nos presenta en la pantalla, además de ver las propiedades que hemos definido anteriormente, podremos: Ver la imagen del logotipo pinchando sobre el botón Ver Logotipo. Definir los formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, pinchando sobre el botón Formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, En primer lugar deberemos seleccionar el tipo de documento en el que vamos a insertar el logotipo cuando lo imprimamos. Una vez que hemos elegido el documento nos aparecerán todos los tipos de impresión que el sistema nos permite seleccionar a la hora de imprimir ese tipo de documento, pinchando sobre la casilla correspondiente podremos seleccionar aquellos formatos del documento en los que aparecerá el logotipo. 01/05/2010 Página 38/211
A continuación deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR. En el caso de que queramos cancelar la acción podremos pinchar sobre el botón CANCELAR. Definir las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo, para ello deberemos pinchar sobre el Empresas donde aparecerá el logotipo. Para seleccionar las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo deberemos marcar en la casilla correspondiente, en el caso de que queramos seleccionar todas las empresas podremos hacerlo pinchando sobre la casilla seleccionar todas que aparece al final de la pantalla. A continuación deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR. Dentro de la pantalla principal de logotipos adicionales pantalla se puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los logotipos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: 01/05/2010 Página 39/211
Descripción Anchura (cm) Alto (cm) Logotipo Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que el logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un logotipo deberemos pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.12 Medios de pago En este apartado vamos a poder definir los distintos medios de pago con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Valor numérico que identifica el medio de pago. Descripción: Asociamos un nombre al medio de pago. Una vez introducidos los datos correspondientes a los Medios de Pago si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. 01/05/2010 Página 40/211
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo medio de pago. Para buscar un medio de pago ya definido, puede acceder a la función de Búsqueda, en la parte inferior derecha de la ventana. EDITAR Los Medios de Pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campo que podemos modificar: Descripción Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un Medio de pago deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un medio de pago para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.13 PDA En este apartado vamos a poder configurar las opciones de movilidad con las que va a trabajar nuestro sistema. Para añadir una nueva PDA, tenemos que rellenar los campos del formulario: 01/05/2010 Página 41/211
Código Caja Una vez que hemos introducido los datos de nuestro cliente debemos pinchar sobre el botón GUARDAR, para que los datos queden almacenados correctamente. Podemos acceder a una PDA a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función: Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pinchar sobre el botón Buscar. Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos las PDAs que hemos definido. Una vez que hemos seleccionado una PDA pinchando sobre el código de PDA (texto subrayado), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos de la PDA. Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestra PDA. 01/05/2010 Página 42/211
Podremos editarlos, pinchando sobre el botón EDITAR, o eliminarlos pinchando sobre el botón BORRAR. Para crear una nueva PDA debemos pinchar sobre el botón AÑADIR, que aparece al final de la página. 4.1.14 Series de Documentos En este apartado vamos a poder definir las distintas series de documentos con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Definir estas Series de Documentos es imprescindible para poder generar documentos. Definiendo series de documentos podremos gestionar nuestras facturas, pedidos, albaranes, presupuestos, Tickets, etc., de forma cómoda y ordenada, pudiendo segmentar dentro de cada tipo de documentos otros, con el fin de dotarlos de especificaciones diversas y localizarlos inmediatamente. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Serie: Asignamos caracteres que identifican a cada serie de documentos. Nombre: Asignamos un nombre a cada serie de documentos que vamos a definir. Empresa: Seleccionamos la empresa en la que vamos a definir los documentos. Contador: Nos indica, de forma automática, el número de documentos que hemos generado pertenecientes a esa serie. Documento: Menú desplegable en el que podremos elegir el tipo de documento al que pertenecerá la serie que estamos definiendo. Serie por defecto: Marcando la casilla correspondiente a la serie, estamos seleccionando por defecto la aparición de esta serie. 01/05/2010 Página 43/211
Cliente/Proveedor por defecto: Si pinchamos sobre el botón Buscar, nos aparece una pantalla en la que podemos seleccionar un cliente o proveedor dependiendo del documento seleccionado. A este cliente o proveedor se le asociará por defecto la serie de documentos que hayamos seleccionado por defecto en el campo anterior. En el caso de que queramos eliminar el contenido de este campo pincharemos sobre el botón Borrar. Formato Impresión: Menú desplegable donde podemos seleccionar el formato de impresión Facturable: Si pinchamos en esta casilla la serie que estamos definiendo se podrá convertir en factura. Cuentas Contables: Cuenta Ventas, Cuenta Compras, Cuenta Abono Ventas, Cuenta Abono Compras, Cuenta Caja, Cuenta RF Ventas, Cuenta RF Compras, Cuenta RET Ventas, Cuenta RET Compras: En cada uno de estos campos introduciremos los números correspondientes a las cuentas contables del sistema de contabilidad, al que se puede enlazar desde el menú servicios. Si rellenamos estos campos podremos exportar los datos de las series de documentos para facilitar el control contable. Fecha: Se genera de forma automática y nos indica la fecha en la que se genero el último documento perteneciente a esa serie. Una vez introducidos los datos correspondientes a las series de documentos si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva serie. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las Series de Documentos que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el número de serie correspondiente (texto subrayado). 01/05/2010 Página 44/211
Todos los campos del formulario son modificables Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la serie de documentos sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una serie de documentos deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR En el caso de que después de seleccionar una serie para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.15 Tipo de actividad En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de actividad con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir. 01/05/2010 Página 45/211
Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de actividad que estamos definiendo. Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de actividad si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo tipo de actividad. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Tipos de actividad que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campo que podemos modificar: - Descripción Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Actividad deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. 01/05/2010 Página 46/211
En el caso de que después de seleccionar un tipo de actividad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.16 Tipos de Apunte En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de apuntes con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir varios tipos de gastos y a su vez asociar un tipo de IVA al tipo de gasto definido. El Tipo de Apunte se utiliza en los apuntes de Caja para asociarlo manualmente a un apunte. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Descripción: Aquí introduciremos el nombre correspondiente al tipo de apunte que estamos definiendo. Cuenta: este campo identifica la cuenta contable a la que se asociará el apunte. Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de gasto si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo tipo de gasto. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Tipos de gasto que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campo que podemos modificar: - Descripción - Cuenta 01/05/2010 Página 47/211
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR de pago sea guardada con los nuevos datos. para que la forma En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Gasto deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un tipo de gasto para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.17 Tipos de entidades En este apartado vamos a poder definir las distintas entidades con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir las entidades según el tipo. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir. Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la entidad que estamos definiendo. Tipo: Seleccionamos un tipo de entidad. Una vez introducidos los datos correspondientes a las entidades si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva entidad. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: 01/05/2010 Página 48/211
- Descripción. - Tipo. Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR sea guardada con los nuevos datos. para que la entidad En el caso de que queramos eliminar una Entidad deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una Entidad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.18 Tipos de garantía En este apartado vamos poder definir los distintos tipos de garantía con los que vamos a trabajar en nuestro sistema y los conceptos que se facturarán asociados a cada tipo de garantía (Mano de obra, desplazamiento y/o material) Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de garantía a definir. Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de Garantía que estamos definiendo. Meses garantía mano de obra: Aquí deberemos introducir los meses de mano de obra que incluye ese servicio en garantía. Meses garantía desplazamiento: Aquí deberemos introducir los meses de desplazamiento que incluye ese servicio en garantía. Meses garantía material: Aquí deberemos introducir los meses de material que incluye ese servicio en garantía. Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento debe pinchar sobre el botón de Guardar. A continuación accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo estado. 01/05/2010 Página 49/211
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Tipos de garantía que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: - Descripción. - Meses garantía mano de obra. - Meses garantía desplazamiento. - Mese garantía material. Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR documento sea guardado con los nuevos datos. para que estado del En el caso de que queramos eliminar un tipo de garantía deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un tipo de garantía para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 4.1.19 Tipo de IVA En este apartado podemos detallar las cuentas contables con las que trabaja cada tipo de IVA. 4.1.20 Unidades de medida En este apartado vamos a poder definir las distintas unidades de medida con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Abreviatura: En este campo introducimos un código que identifique la unidad de medida a definir. 01/05/2010 Página 50/211
Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la unidad de medida que estamos definiendo. Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento debe pinchar sobre el botón de NUEVO. A continuación accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo estado. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado). Campos que podemos modificar: - Descripción. Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que el logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un logotipo deberemos pinchar sobre el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR. 01/05/2010 Página 51/211
5 Menú ventas En este apartado vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al control de las ventas de nuestro negocio. Entre otras podremos realizar las siguientes funciones: - Confeccionar pedidos, albaranes, facturas. - Realizar cobros, anotaciones y apuntes en caja - Controlar todos los datos de nuestros clientes - Consultar el historial de clientes, realizar un seguimiento comercial exhaustivo, etc... 5.1 Formularios 5.1.1 Albaranes En este apartado del menú ventas vamos a poder confeccionar Albaranes de Clientes. 01/05/2010 Página 52/211