LINEAMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROYECTOS LRPA-DJJ (Proceso Seguimiento) Departamento de Justicia Juvenil Enero 2015
INTRODUCCION En el contexto del modelo del Sistema de Gestión de Calidad que ha impulsado el Servicio a través de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y los requerimientos Técnicos y Medios de Verificación del Programa de Mejoramiento de la Gestión vigentes, establecidos por la Dirección de Presupuestos (Dipres), y a los propios de la Organización teniendo por objetivo describir el Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Nacional de Menores, SENAME, para los procesos involucrados, siendo uno de ellos el proceso de Seguimiento que consiste en la Evaluación de la ejecución anual de los proyectos del SENAME ejecutados por Organismos Colaboradores en el nivel regional para la toma de decisiones en la Dirección Nacional y Direcciones Regionales (SGC, Manual de Calidad, versión 17). Las Evaluaciones de Desempeño de los proyectos que ejecutan medidas y sanciones de la Ley 20.084, están establecidas en el Reglamento de la Ley 20.032 en el Título IV, Artículo 47 que dice: Los proyectos con un plazo de duración superior a un año serán evaluados anualmente por el Servicio Nacional de Menores - SENAME. Asimismo, el Servicio solicitará se presenten planes anuales de trabajo para el correspondiente período. En el caso de proyectos con una duración igual o inferior a un año, la oportunidad y forma de evaluación se determinará en el respectivo convenio. Dicha evaluación deberá verificar lo siguiente: 1. El cumplimiento de los objetivos 2. El logro de los resultados esperados especificados en el respectivo Convenio 3. La calidad de la atención 4. Los criterios empleados por el Colaborador acreditado para decidir el ingreso y el egreso de niños y niñas o adolescentes. OBJETIVOS General: Evaluar la ejecución de los proyectos licitados de la oferta programática del SENAME que ejecuten sanciones y medidas de la LRPA Específicos: Evaluar líneas programáticas que ejecutan medidas y sanciones. Cumplir oportunamente con fechas programadas en proceso de Seguimiento. Realizar evaluaciones a los programas cumpliendo estándares de calidad en el contexto de medir ejecución de los ítems señalados en cada Pauta de Evaluación diferenciada por línea programática. Lograr visualizar fortalezas y debilidades en la ejecución de los proyectos ejecutores de medidas y sanciones en el ámbito del Medio Libre. 2
PERIODO DE EVALUACION Las evaluaciones de desempeño se realizarán de acuerdo al tiempo que dure el convenio de cada proyecto. Estas evaluaciones se llevarán a cabo en distintos periodos según la duración de los Convenios de los proyectos, a saber: 1 año 2 años 3 años Realizándose una evaluación al noveno (9) mes de funcionamiento, la que determinará la prorroga del convenio o en su defecto equivaldrá a la evaluación de término. Realizándose una evaluación al doceavo (12) y veintiunavo (21) mes. Esta última evaluación determinará la prorroga del convenio o en su defecto equivaldrá a la evaluación de término. Realizándose una evaluación al doceavo (12), vigésimo cuarto (24) y trigésimo segundo (32) mes de funcionamiento. Esta última evaluación determinará la prorroga del convenio o en su defecto equivaldrá a la evaluación de término. Asimismo, se utilizará para la evaluación de ejecución como para la evaluación de término del proyecto el mismo formato de evaluación de desempeño que incorpora en su forma el plan anual de trabajo, este plan se entregará en conjunto con la autoevaluación del programa, realizando una planificación correspondiente a 12 meses (un año) a excepción de la evaluación de término (último periodo de ejecución) que no será necesario presentar plan de trabajo. En cuanto a la continuidad de los proyectos, estos se prorrogaran por una sola vez, respetando el periodo del convenio, tomando en consideración los resultados de las evaluaciones de todo el periodo de ejecución, en caso que los proyectos presenten evaluaciones deficientes se procederá a dar término anticipado al convenio. PROCESO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACION: Las Pautas de Evaluación y Autoevaluación Anual de Desempeño se revisarán en Departamento de Justicia Juvenil, quien a través de profesionales las revisará utilizando los formatos de años anteriores como insumos para ser actualizadas y validadas por el Jefe del Departamento, una vez realizado los pasos anteriormente expuestos serán enviados a las Unidades de Justicia Juvenil y publicados en la página web del Servicio tanto los Formularios de Pautas de Evaluación, Autoevaluación Anual de Desempeño, anexos de acta y consolidado, además del Instructivo correspondiente al año calendario (2015). Posteriormente los Profesionales del Departamento de Justicia Juvenil envían los Formatos de las Pautas de Evaluación de desempeño, Formato de Autoevaluación, anexos e Instructivo aprobados a la Unidad de Comunicación para que se publiquen en la WEB: Ruta Justicia Juvenil - Evaluación Programática 2015. El proceso de evaluación de desempeño se iniciará en las Unidades de Justicia Juvenil quienes enviaran al Departamento de Justicia Juvenil la propuesta de calendarización anual con sus respectivas actividades y plazos del proceso, posteriormente se revisará en Departamento de Justicia Juvenil (Unidad de Evaluación de la Oferta) para ser validado y oficializado. Cabe mencionar que los programas que estén el proceso de licitaciones y/o con resolución de Urgencia a la fecha de publicar los documentos y que durante el 3
año se consolide su situación serán incorporados en circuito de seguimiento en la medida esté designado el código del proyecto. Como actividades principales a cumplir por las Unidades de Justicia Juvenil para el proceso de evaluación (según definición de SGC-2014-Versión Nº5) se considerara lo siguiente: 1. Acta de la Constitución de la Comisión de Evaluación Anual: los profesionales de las UJJ deberán realizar reunión Constitución de la Comisión de Evaluación Regional, siendo el Director/a Regional o quien lo subrogue con él o la Coordinador/a de la Unidad de Justicia Juvenil o quien lo/a subrogue y USUFI, además de Profesionales que designe el presidente de la comisión para colaborar con las evaluaciones, constituyen la Comisión de evaluación regional, generándose sobre la misma el Acta de Constitución de la Comisión de Evaluación Anual. Cabe mencionar que el Director Regional tiene la facultad de nombrar un representante legal para presidir la comisión de evaluación, esta designación debe quedar por escrito en acta de constitución de la comisión. En caso que no puedan cumplir alguna fecha por fuerza mayor, esta deberá ser conversada previamente con el Director/a Regional y quedar consignada en Acta. 2. Correo Electrónico de Comunicación desde las DDRR a OCAS: Los o las Coordinador/as Técnicos de las Unidades de Justicia Juvenil o quien subrogue comunicará mediante correo electrónico a los Colaboradores de las Pautas de Evaluación, Autoevaluación, anexos, calendarización de actividades para el cumplimiento del proceso de evaluación de desempeño del periodo e instructivo de evaluación anual. Los Colaboradores, cumpliendo los plazos definidos en la comunicación anterior proceden a realizar la Autoevaluación completando el Formato correspondiente, incluyendo Plan de Trabajo anual cuando corresponda. 3. Autoevaluaciones: Los Colaboradores realizar su autoevaluación en formato publicado en pagina web del servicio (versión 2015) y las envían a la Dirección Regional respectiva junto con el Plan de Trabajo Anual, de acuerdo a lo señalado en el artículo 47 del Reglamento de la Ley N 20.032. Este Plan de Trabajo Anual permitirá que los/as supervisores/as puedan hacer seguimiento cada año de los compromisos contraídos en las diversas propuestas de atención, por lo tanto su duración es anual. 4. Evaluación Anual de Desempeño: Los Supervisores UJJ con presencia de USUFI realizan evaluación anual de proyectos (formato Versión 2015) utilizando las Autoevaluaciones como insumo, Orientaciones Técnicas, circulares, documentos técnicos complementarios, los informes de supervisión e indicadores de Senainfo si corresponde. Estas Pautas son enviadas a la Comisión de Evaluación para su formalización. 5. Formalización y distribución: El presidente de la Comisión revisa, firma las Pautas de Evaluación y las envía a los Colaboradores a través de documento remisor correspondiente. El coordinador o supervisor UJJ remite Pautas evaluadas con resultados, a través de carta a Organismo Colaborador Acreditado. 4
6. Apelación: El colaborador puede apelar a los resultados correspondientes a la evaluación de desempeño, mediante carta a la Dirección Regional donde presenten sus descargos. Resultado Apelación: La Dirección Regional recibe la apelación, la revisa y da respuesta por parte de la Comisión al Organismo Colaborador a través de carta y la Unidad de Justicia Juvenil ya sea el coordinador o supervisor informa mediante correo electrónico al proyecto para lo cual puede generar dos alternativas, acoger (cambiar la evaluación y reenviar a la OCA) o rechazar. Carta Prorroga o no Prorroga: la Unidad de Justicia Juvenil mediante su coordinador o supervisor encargado del tema envía carta al Organismo Colaborador de respectiva prorroga o no prorroga según corresponda, respectando plazos regulados por la Ley 20.084. 7. Consolidado Evaluación Regional: Los Informes, actas y/o planillas de consolidados regionales más las pautas son enviados por la Unidad Técnica correspondiente a Casilla electrónica del Departamento Técnico que es el siguiente: evaluacionanualdjj@sename.cl. Se envía copia de memorándum a casilla de DJJ los consolidados con resultados de evaluaciones de desempeño y copia de las evaluaciones y autoevaluaciones realizadas por los proyectos y profesionales de UJJ. ESTANDARES DE CALIDAD Se espera que las regiones cumplan con fechas programas en cronograma de actividades, pautas de evaluación y autoevaluación debidamente trabajadas, para ello los/as Supervisores/as Técnicos de las Unidades de Justicia Juvenil, deberán aplicar una Pauta de Evaluación que contempla 2 dimensiones: Dimensión 1. Evaluación de Los Componentes del Proyecto. Esta dimensión contempla los criterios solicitados a los programas en la 'Evaluación de Desempeño correspondiente', por lo tanto el evaluador deberá consignar el grado de aceptabilidad del proyecto en cada uno de los ítems, en una escala que va de 1 a 5. La escala de asignación de puntajes es la siguiente: PUNTAJE CATEGORÍA DEFINICIÓN 1 Deficiente 2 Insuficiente 3 Regular 4 Bueno 5 Excelente El proyecto no se ajusta a las exigencias del programa. El proyecto presenta debilidades significativas respecto de las exigencias del programa. El proyecto se ajusta pero presenta debilidades significativas. El proyecto siempre satisface y a veces supera las exigencias del programa. El proyecto siempre satisface y la mayoría de las veces supera las exigencias del programa. 5
Dimensión 2. Evaluación de la Ejecución Financiera. El puntaje correspondiente a esta dimensión, se obtendrá de las conclusiones derivadas del informe de evaluación financiera (considerando el período ejecución del programa), proporcionado por el Supervisor Financiero de la Dirección Regional. La escala para la evaluación es la siguiente: PUNTAJE CATEGORÍA 100 Cumplimiento Razonable 50 Cumplimiento con Salvedades en la Supervisión 0 No Cumplimiento El Supervisor Técnico UJJ, para realizar estas evaluaciones debe tener como insumo: 1. Proyecto adjudicado inicialmente, 2. Bases de licitación con la cual fue asignado el proyecto, 3. Orientaciones técnicas vigentes del programa, 4. Ley Nº 20.032, Ley Nº 20.084 y sus respectivos reglamentos, 5. Informes de Supervisión aplicados en el período; reporte trimestral de observaciones, revisar si hubo observaciones, qué tipo de observaciones, si las superaron, qué ámbitos y focos se supervisaron y resultados de las supervisiones y/o, otros insumos que aporten al proceso evaluativo. 6. Se debe contar con los insumos que deberá entregar la Usufi respecto de la ejecución presupuestaria. 7. Se debe considerar los insumos entregados por el equipo ejecutor en el formato de Autoevaluación 8. Todo lo anterior, dará una perspectiva para la evaluación que corresponde realizar. En cuanto al Plan de Trabajo Anual del programa en ejecución, es posible señalar que en caso que existan observaciones, éstas se deberán trabajar durante el proceso de supervisión de los programas, realizando el seguimiento o monitoreo correspondiente a dichas observaciones. En este contexto, los programas referidos anteriormente, deberán ser evaluados por la Unidad de Justicia Juvenil y sus resultados enviados al correo evaluacionanualdjj@sename.cl, utilizando para ello los siguientes formatos: 1. Formulario para la Presentación de Evaluaciones de Desempeño 2015 2. Formato Excel para la Evaluación de la Ejecución de los Programas 3. Anexo de Acta Constitución Comisión de Evaluación. 4. Anexo Consolidado de los proyectos evaluados con sus respectivas calificaciones. Los documentos se encontrarán disponibles en la página Web del Servicio, www.sename.cl, en 'Justicia Juvenil', 'Evaluación Ejecución Programática 2015. 6