MANUAL DEL USUARIO NUEVO MODELO DE AUTORIZACIONES CANAL WEB MEDICINA PREPAGADA TABLA DE CONTENIDO SOLICITUD DEL USUARIO EN EL CANAL WEB... 2 1. GESTIÓN RADICACIONES DEL USUARIO POR SMAutoriza... 4 2. SOLICITUDES QUE GENERAN ANULACIÓN... 14 3. ENVÍO DE MENSAJES MANUALES... 16 4. DISTRIBUCIÓN RADICACIONES PENDIENTES PARA GESTIONAR... 18 1
SOLICITUD DEL USUARIO EN EL CANAL WEB El usuario ingresa al portal de usuarios www.colsanitas.com sección oficina virtual, se registra generando un usuario y contraseña. Posteriormente puede ingresar a SMAutoriza, en las dos opciones: a) radicar la solicitud de autorización; b) realizar la consulta del estado del trámite de la autorización. En la radicación se debe tener en cuenta: Es de carácter obligatorio ingresar los datos del prestador que ordena. También es obligatorio adjuntar el archivo de la orden médica. El sistema permite realizar la radicación sin ingresar los datos del prestador que practica. Al terminar la radicación el sistema emite inmediatamente el siguiente mensaje: 2
De igual forma se emiten inmediatamente los mensajes de texto (SMS) y correo electrónico: Mensaje de Texto Radicado: Rad: 12614 Mayor info www.colsanitas.com oficinal virtual o llamar al 4871920. País: 018000979020 Email: 3
1. GESTIÓN RADICACIONES DEL USUARIO POR SMAutoriza a. Ingrese a SMAutoriza registrando login y clave. b. Seleccione la pestaña GESTIONAR RADICACIONES. c. Filtre por tipo de consultas y seleccione CONSULTA POR FILTRO DE PENDIENTES, oprima el botón Buscar. d. Realice la clasificación de las radicaciones pendientes, utilizando los siguientes filtros: Rango de fechas: seleccionar el período requerido Regional: Bogotá Compañía: Colsanitas y/o Medisanitas Tipo de Radicación: Radicación Básica. Tipo de Prioridad: Según Corresponda Ciudad de Prestación: Bogotá Seleccione el botón Buscar. 4
e. El sistema le presenta las radicaciones que se encuentran pendiente en estado básico, esta radicaciones se identifican porque sólo se encuentran los datos del usuario, datos del medico que ordena, datos del prestador que practica y deben tener un archivo anexo. f. Una vez le haya sido asignado el rango de solicitudes a gestionar (mirar sección distribución radicaciones pendientes para gestionar) seleccione el número de la radicación para completar la información requerida para que se termine de estructurar la radicación. g. Radicaciones de Servicios con documento adjunto no valido: Seleccione el archivo adjunto, verifique que: El usuario haya anexado una orden médica, La orden médica anexada corresponda al usuario registrado, La orden médica se encuentre vigente Si el archivo adjunto no cumple con estas especificaciones, proceda a anular la radicación como se indica en el punto 2 Estas anulaciones requieren envío de mensaje manual. En caso tal que la orden médica no sea legible, proceda a contactar al médico tratante y confirmar la información de la orden. Antes de iniciar la radicación estructurada verifique que: El servicio solicitado requiera autorización 5
En caso tal anule la radicación como se indica en el paso 2.1.A. Requiere envío de mensaje manual. Proceda a estructurar la radicación. Radicación Estructurada Paso 1 de 4: h. Sobre la solicitud seleccionada, identifique que los datos del usuario estén completos en cuanto a que exista un número celular o una cuenta de correo electrónico, revise los datos registrados como medico que ordena y el prestador donde el usuario indica quiere que le realice el servicio. Con esta información proceda a estructurar. Si el usuario registró solamente el número de teléfono fijo, tenga en cuenta este número para contactar al usuario e informarle sobre el estado final de su solicitud. i. Ingresar los apellidos del medico que ordena, buscar en el listado que emite el sistema y seleccionarlo. j. Radicación Estructurada Paso 2 de 4: De acuerdo a la información registrada en la orden médica registre en el sistema los datos solicitados, seleccione sobre el recuadro de orden médica para traer automáticamente el número de la orden médica, ingrese fecha de emisión de la orden, ciudad de prestación del servicio, diagnóstico y tiempo de evolución. 6
k. El servicio solicitado se puede buscar por la descripción o por el código del mismo, cuando seleccione la opción de descripción, se despliega el campo grupo de servicio que filtra para permitir una búsqueda más específica del servicio de acuerdo a la clase o a la especialidad. Por cada servicio indique si es Urgente o prioritaria, si requiere sesiones, lateralidad o si es de lugar hospitalario. l. Radicación Estructurada Paso 3 de 4: seleccione el campo Acciones Asigne la Etiología y la Condición. Para la selección del prestador que practica, tenga en cuenta lo que el usuario haya informado pero dando cumplimiento de políticas de convenio. En los casos que el usuario no haya informado el prestador con el que 7
desea tomar el servicio o el que informó no tiene convenio; asigne de acuerdo a la historia clínica o guía de convenios. Si el prestador o el servicio no se encuentran parametrizados en SMAutoriza, anule la radicación como se indica en el punto 2.1, notifique por correo a Luz Helena Rodríguez luzrodri@colsanitas.com por temas de prestador y para temas de servicios a Olga Palacios olpalacios@colsanitas.com, relacionando en el mensaje datos del usuario, servicio, prestador solicitado y convenio, detallando la inconsistencia encontrada, grabe la solicitud por Afirma y de acuerdo al estado de la misma realice el envío del mensaje de texto manual. m. En la opción INGRESO OBSERVACIÓN registre su nombre completo con el correo electrónico y la nota Radicación de Usuario como observación oculta (no impresa), e ingrese las demás observaciones que considere necesarias y SELECCIONAR FINALIZAR RADICACIÓN. 8
n. Radicación Estructurada Paso 4 de 4: Finalmente el sistema realiza la validación y emite las siguientes respuestas: Aprobado: El sistema informa que el servicio queda autorizado. De inmediato el sistema envía al usuario los mensajes de texto y correo electrónico: Mensaje de Texto Autorización Aprobada: 52770315 de: GAMAGRAFIA CEREBRAL en: CLÍNICA REINA SOFIA tel. 6252111 Mayor info www.colsanitas.com oficinal virtual o llamar al 4871920. País: 018000979020 Email: 9
No Requiere Autorización: El servicio solicitado por el usuario no requiere autorización para el contrato que tiene. Se pueden presentar dos casos; El usuario solicitó sólo un (1) servicio que no requiere autorización, pero el funcionario no la anuló desde el principio de la radicación, como se indica en el punto1 Radicación Estructurada Paso 1 de 4 literal g El usuario solicito en una misma radicación varios servicios, algunos que requieren y no requieren autorización. El sistema valida la información y envía los mensajes correspondientes (Aprobado, pendiente, No aplica), para cada servicio. Mensaje de texto SANITAS: Rad: 12656: 1 Serv. Autorizados; Mayor indo www.colsanitas.com Oficina Virtual o llamar 4871920 Pais: 018000979020. 10
Pendiente: Significa que el servicio queda para definición de un funcionario de nivel superior. Cuando la radicación queda en estado pendiente, inmediatamente el sistema realiza el envío del mensaje de texto y correo electrónico: Mensaje de texto SANITAS: Autorización pendiente: 54153882 de: RESONANACIA MAGNETICA DE PIE Y CUELLO DE PIE en CLINICA REINA SOFIA Tel. 6252111 Mayor inf www.colsanitas.com Oficina Virtual o llamar 4871920 País: 018000979020 Email Las solicitudes en estado Pendiente, luego de que son gestionadas desde AFIRMA por la Central de Autorizaciones cambian su estado a aprobado, rechazado, anulado o sustituido. Los tiempos de respuesta serán: máximo dos días hábiles (ampliación de historia clínica) y de 10 días hábiles (definición por junta médica). 11
Desde AFIRMA, aquellas solicitudes que fueron grabadas desde SMAutoriza y quedaron pendientes, pueden enviar mensajes de texto si cambia a los estados mencionados arriba. Aprobado: De acuerdo al tipo contrato y su cobertura el usuario tiene derecho a la autorización del servicio. Mensaje de texto desde AFIRMA del pendiente a aprobado SANITAS Autorización Aprobada: 52770315 de: GAMAGRAFIA CEREBRAL en: CLÍNICA REINA SOFIA tel. 6252111 Mayor info www.colsanitas.com oficinal virtual o llamar al 4871920. País: 018000979020 Sustituido: Aplica para los volantes que requieren cambio de una variable, por ejemplo cambio de prestador o de servicio. La central identifica la variable que se debe corregir, revisa en observaciones ocultas el nombre y correo del funcionario que realizo la radicación estructurada, le informa al asesor por correo electrónico la corrección que debe realizar. Funcionario del back, ingrese a Afirma, busque el número de solicitud y realice las modificaciones solicitadas. En observaciones ingresar el número de solicitud que se modifico y el motivo, esto con el fin de orientar a la Central de Autorizaciones. Requiere envío de mensaje manual. Mensaje de texto desde AFIRMA del pendiente a anulado Sanitas le tenemos noticias de la autorización 12615 info www.colsanitas.com oficinal virtual o llamar al 4871920 opción 3. Anulado: Aplica para los volantes que requieren cambio de más de dos variables, por ejemplo cambio de prestador y de servicio. La central identifica las variables que se deben corregir, revisa en observaciones ocultas el nombre y correo del funcionario que realizo la radicación estructurada, le informa al asesor por correo electrónico las correcciones que debe realizar. Funcionario del back, ingrese a Afirma, busque el número de solicitud y realice las modificaciones solicitadas. En observaciones ingresar el número de solicitud que se modifico y el motivo, esto con el fin de 12
orientar a la Central de Autorizaciones. Requiere envío de mensaje manual. Mensaje de texto desde AFIRMA del pendiente a rechazado Sanitas le tenemos noticias de la autorización 12615 info www.colsanitas.com oficinal virtual o llamar al 4871920 opción 3. Rechazado: De acuerdo a los parámetros establecidos por la organización, no es posible la autorización del servicio. Cuando se niega el servicio a un usuario compartido, realizar la solicitud del servicio por la EPS, la gestión la realiza el funcionario de la central de autorizaciones que negó el servicio. Mensaje de texto Sanitas le tenemos noticias de la autorización 12615 info www.colsanitas.com oficinal virtual o llamar al 4871920 opción 3. Para cada cambio de estado el sistema emite un mensaje de texto con la información de este cambio, se tienen programados dos horarios de envío en forma automática a las 7:00 am y 7:00 pm. 13
2. SOLICITUDES QUE GENERAN ANULACIÓN Pasos básicos para anular una radicación: 1. Tenga en cuenta el número de la radicación que va a anular, seleccione la pestaña Anulación de radicación en opciones de consulta seleccione Consulta De Radicación Por Radicación e ingrese el número de radicación que va a anular, seleccione opción Buscar 2. El sistema le presenta la radicación y los datos del usuario, en Motivo de Anulación despliegue la lista y seleccione el motivo que corresponda teniendo en cuenta que: El Archivo no corresponde a una orden médica, aplica para los casos en los que el usuario haya adjuntado un archivo distinto a la orden médica Orden médica no corresponde al usuario registrado, aplica para los casos en los que el usuario registrado solicita la autorización del servicio medico, para un tercero. Orden médica no requiere Autorización, aplica para los casos en los que el usuario solicita un servicio que no requiere autorización. Orden médica vencida, aplica para los casos en los que el usuario adjunto una orden médica con fecha superior a un mes de expedición. Presento una novedad, lo vamos a contactar aplica para los casos en los que el usuario solicito un servicio que no hace parte del modelo y para los casos en que el servicio o el prestador no se encuentren parametrizados en SMAutoriza. Seleccione Aceptar al estar seguro de la anulación que va a realizar. 14
De inmediato el sistema emite los mensajes de texto y de correo electrónico. Mensaje de texto SANITAS: Rad: 12616 ya no se encuentra valida Mayor info www.colsanitas.com Oficina virtual o llamar 4871920 País: 018000979020 Email 15
3. ENVÍO DE MENSAJES MANUALES Los casos que requieren envío de mensaje manual son: o Todas las anulaciones de radicación básica: El Archivo no corresponde a una orden médica Orden médica no corresponde al usuario registrado Orden médica no requiere Autorización Orden médica vencida Presento una novedad, lo vamos a contactar o Todas las sustituciones o anulaciones de volante que solicite la central de autorizaciones. Para enviar un mensaje de texto registre en un archivo de Excel, en este orden y en diferentes columnas la siguiente información: En casos de anulación de Radicación básica Número de celular del usuario Mensaje correspondiente al motivo de anulación, incluir link archivo estructura de mensajes manuales Número de Radicación Motivo de anulación Relacionar la información como se muestra a continuación En casos de sustitución o anulación de volante Número de celular del usuario Mensaje correspondiente al estado de la solicitud, incluir link archivo estructura de mensajes manuales Número de solicitud (Si aplica) 16
Descripción del Servicio Nombre del Prestador o Institución (Si aplica) Relacionar la información como se muestra a continuación Tenga en cuenta que para cada mensaje que tiene la palabra Sigue debe agregar el mensaje de Mayor info www.colsanitas.com Oficina Virtual o llamar 4871920 opc 3 País:018000919100 Ejemplo Ingrese a Intrasanitas, Vicepresidencia de tecnología, sección mensajes de texto, ingrese su usuario y contraseña, seleccione enviar sms, adjunte el archivo de Excel donde se encuentran relacionados los mensajes de texto, antes de enviar los mensajes visualícelos y envíelos. 17
4. DISTRIBUCIÓN RADICACIONES PENDIENTES PARA GESTIONAR Iniciando la implementación con un funcionario por turno, el funcionario gestiona consecutivamente los números de radicación, en la entrega de turno informa al compañero el número de radicación desde el cual debe iniciar la gestionar. Al finalizar el turno cada funcionario debe enviar un correo a Sandra Abril sabril@colsanitas.com, relacionando el total de radicaciones que gestiono, mencionando los números de radicación con el que empezó a gestionar y con el que finalizo, total de aprobadas, anuladas y el motivo, pendientes para la central de autorizaciones y pendientes por gestionar indicando el motivo. Cuando el Backk tenga más de tres funcionarios la distribución de la demanda para iniciar turno, la realiza la supervisora de la central de autorizaciones que se encuentre en el turno de la noche en Clínica Reina Sofía, para el turno de la tarde, la distribución la realiza la supervisora que se encuentre de apoyo. Las supervisoras deben realizar los pasos anteriores, contar las radicaciones que reporta el sistema y sumarlas con las radicaciones que quedaron pendientes del turno anterior, remitir un correo a cada funcionario informando que rangos de radicaciones debe tomar y gestionar. Al finalizar el turno cada funcionario debe remitir un correo a la supervisora de servicios médicos de la Clínica Reina Sofía supsmcrs@colsanitas.com, supervisora de apoyo apoyo@colsanitas.com, con copia a coordinador de servicios médicos Sandra Abril sabril@colsanitas.com, relacionando el rango de solicitudes que le asignaron para gestionar, cuantas gestionó, cuantas le hicieron falta por gestionar y cuantas quedaron en estado pendiente indicando el motivo. 18