Dirección General de Aviación Civil URMA-01 1 / 6 CONTROL SOBRE LA COMPRA Y SUMINISTRO DE CUPONES PARA SUPLIR DE COMBUSTIBLE LOS VEHÍCULOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL. RIGE A PARTIR DE: Elaboró: Firma: Fecha: 1 Revisó: Firma: Fecha: Aprobó: Firma: Fecha: 1. PROPÓSITO 2 2. ALCANCE 2 3. RESPONSABILIDADES 2 4. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS, ABREVIATURAS 2 5. DOCUMENTOS APLICABLES 2 6. CONTENIDO DE LAS ACTIVIDADES 2 7. ANEXOS 3
Dirección General de Aviación Civil URFI-38 2 / 6 1. PROPÓSITO Establecer un procedimiento adecuado sobre el suministro y gasto de cupones de combustible de cada uno de los vehículos de la Dirección General de Aviación Civil. 2. ALCANCE Este procedimiento deberá ser aplicado por los operadores de equipo móvil y Encargado de Transporte de la Dirección General de Aviación Civil. 3. RESPONSABILIDADES Recursos Materiales 4. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS, ABREVIATURAS No aplica 5. DOCUMENTOS APLICABLES No se muestran 6. CONTENIDO DE LAS ACTIVIDADES I.- SUMINISTRO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE 1. Se centralizará en la Unidad de Recursos Materiales específicamente en el grupo de Trabajo Abastecimiento Bienes y Servicios, la compra de los cupones de combustible a la Refinadora Costarricense de Petróleo, para suplir de combustible, a todos los vehículos de la Dirección General de Aviación Civil. A continuación se detalla el proceso a seguir: a- El Coordinador de la Unidad de Recursos Materiales recibe copia del Plan Anual Operativo y Presupuesto para el año Fiscal. Posteriormente, lo traslada al encargado del Grupo de Trabajo de Abastecimiento de Bienes y Servicios para el conocimiento de las subpartidas presupuestarias y su inclusión en el archivo de control y seguimiento que se lleva a cabo en esta Unidad.
Dirección General de Aviación Civil URFI-38 3 / 6 b- Los coordinadores de las diferentes Unidades de trabajo y las Administraciones de los Aeropuertos, deberán remitir a la Unidad de Recursos Materiales, propiamente al encargado de Control de Vehículos y Combustible un oficio a más tardar los primeros cinco días hábiles posteriores al trimestre, donde justifiquen la cantidad de litros de diesel o gasolina, necesarios para suplir a los vehículos que tiene a su cargo, anotando los números de equipo y la placa respectiva. c - El encargado del Grupo de Trabajo de Abastecimiento de Bienes y Servicios de acuerdo a las solicitudes recibidas, reserva de fondos para compra de combustible, la cual remite al Grupo de Trabajo de Proveeduría para que se gestione la compra respectiva. d - El encargado del Grupo de Trabajo de Abastecimiento de Bienes le da seguimiento al trámite de compra y una vez confeccionado el cheque, con las firmas respectivas, por el Area Financiera, se ejecuta la compra de los cupones a la Refinadora Costarricense de Petróleo, siguiendo los procedimientos establecidos por esa entidad. Se realizará una compra trimestral, de acuerdo al seguimiento que se lleva a cabo por el consumo del combustible. Los cupones deben guardarse en la caja fuerte de la institución bajo la custodia del Grupo de Trabajo de Tesorería y retirarse por en encargado de Control de Vehículos y Combustible, previa nota elaborada y autorizada por el Encargado del Grupo de Trabajo de Abastecimiento de Bienes y Servicios o el Encargado de la Unidad de Recursos Materiales conforme las necesidades, contra documento de retiro y entrega, según corresponda, quién a su vez lo entregará al encargado del Control de combustible para su distribución y control conforme el procedimiento establecido. Los cupones se entregarán a los operadores de los vehículos mediante el formulario Entrega Cupones de Combustible, donde deberá constar la firma del operador responsable de abastecer de combustible, el kilometraje, placa y equipo.
Dirección General de Aviación Civil URFI-38 4 / 6 El encargado de Control de Vehículos y Combustible debe informarse sobre el consumo de cupones para determinar si el saldo cubrirá el período programando II- CANCELACION DE CUPONES POR LOS OPERADORES 1. Una vez entregados los cupones y suministrado el combustible, estos deben ser liquidados por los operadores de los vehículos al encargado del Control de Vehículos y Combustible, con las facturas respectivas en un término de un mes, a más tardar en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente, considerando y aportando en cada caso lo que se indica a continuación: a- Las facturas entregadas en la Estación de Servicios de combustible deben tener las siguientes indicaciones: Factura original, confeccionada a nombre de la Dirección General de Aviación Civil, indicando los litros de combustible suministrados, fecha en que se suministró el combustible, kilometraje del vehículo en el momento que se suministra el combustible y número de placa del vehículo oficial. Contar con el timbraje de Ley o dispensa de la Dirección de Tributación Directa (Tiquete de caja). Traer sello de cancelación, firma y número de cédula física o jurídica de la casa comercial proveedora del combustible en caso de que la factura no tenga membrete. No contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad. No se debe utilizar como descripción la palabra varios, sino el detalle del producto suministrado para su justificación y clasificación.
Dirección General de Aviación Civil URFI-38 5 / 6 b- Para las Unidades ubicadas en las Oficinas Centrales el Encargado del Grupo de Trabajo Abastecimiento de Bienes y Servicios, realizará un control cruzado de los kilómetros recorridos por cada vehículo con la información que suministran los oficiales de seguridad especificándose: registro de salidas de vehículos, kilometraje del vehículo en el momento de salir y en el momento de ingresar a la institución, número de equipo designado por el Grupo de Trabajo de Abastecimiento de Bienes y Servicios y número de placa, esta información será confrontada con los cupones recibidos y deberá concordar con el gasto de combustible y recorrido de cada vehículo. c- Las Administraciones y Unidades concentradas en los Aeropuertos Internacionales, deberán implementar un control que refleje el consumo de combustible de los vehículos por Unidades y kilómetros, recorridos así como la debida autorización de la salida de los vehículos por la persona competente. Deberán remitir un informe mensual sobre el control del gasto de los cupones de combustible a la Grupo de Trabajo de Abastecimiento de Bienes y Servicios de la Unidad de Recursos Materiales, a las Oficinas Centrales. d- Es responsabilidad del Encargado del Grupo de Trabajo Abastecimiento Bienes y Servicios, preparar un informe mensual donde se compruebe con base en los documentos revisados y remitidos por cada Unidad de Trabajo, el consumo de combustible por los vehículos, además se debe mantener un archivo con la documentación actualizada.
Dirección General de Aviación Civil URFI-38 6 / 6 III- CONTROLES 1- El control de vehículos y combustible se sujetan a la fiscalización por parte de la Unidad de Recursos Materiales específicamente el Grupo de Trabajo Abastecimiento de Bienes y Servicios, así como de cualquier ente externo competente para tal efecto. 2- Corresponde al Grupo de Trabajo Abastecimiento de Bienes y Servicios presentar informe sobre las irregularidades encontradas, en la información suministrada por los operadores de los vehículos y rendir informe respectivo a la Unidad de Recursos Materiales para que traslade a la Asesoría Legal, y dar inicio del debido proceso administrativo, así como emitir las recomendaciones necesarias para el mejor funcionamiento y control consumo de los cupones de combustible. Fin de Procedimiento 7. ANEXO No aplica