UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: ACTUALIZACIÓN EN LA DOCUMENTACIÓN Y REQUERIMIENTOS LEGALES PARA LA RECERTIFICACIÓN DE LA EMPRESA BQ MACHINING EN LA NORMA ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL. Empresa: BQ MACHINING S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN QUÍMICA ÁREA TECNOLOGÍA AMBIENTAL Presenta: De Jesús Alonso Rubí Guadalupe. Asesor de la UTEQ Asesor de la Organización M. en I. Clara Cardona Martínez. Lic. Carolina Elba Tinoco Galicia. Santiago de Querétaro, Qro Septiembre del 2013.
RESUMEN Este proyecto muestra los pasos que deben seguirse para actualizar la documentación legal aplicable en la norma internacional ISO 14001:2004, Sistema de Gestión Ambiental, principalmente se realizó la renovación en aquellos cuya fecha de validación había expirado o estaba próxima a hacerlo como lo marca la norma ISO 14001:2004 en el apartado 7.3.2. Requisitos legales y otros registros. También se realizó lo que fue la capacitación del personal en la Norma ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental, con el propósito de que los empleados y trabajadores de la empresa BQ Machining S.A. de C.V. conocieran la importancia de la implementación de esta norma Internacional dentro de la compañía y en el medio ambiente. Dentro de este trabajo, se muestran los resultados que se obtuvieron a lo largo de este proceso, los riesgos que se presentaron durante el planteamiento, desarrollo y elaboración, los cuales pudieron hacer que el proyecto no concluyera en su totalidad. Palabras clave: documentación, sistema, ambiental, empresa, gestión. 2
DESCRIPTION I work in BQ Machining S.A. de C.V. the company is small. The people are friendly and hard-working. I work with Lic. Carolina Tinoco, she is short, thin and brunette, her hair is black and eyes are brown. She is direct and introverted. The environment is very nice and calm. 3
DEDICATORIAS Esta memoria de estadía está dedicada a mis padres principalmente, los dos grandes motores que me han impulsado en la vida, quienes lograron crear en mí a una persona, un ser humano y un estudiante que el día de hoy emprende un largo viaje, gracias a su gran apoyo y esfuerzo. También está dedicada a todas aquellas personas que en todo momento creyeron y confiaron en mí, que me apoyaron e impulsaron a seguir adelante en todo momento, que a pesar de las adversidades nunca dejaron de creer en mis capacidades y conocimientos y hablo de mis compañeros del grupo TA5 de TSU Química Tecnología Ambiental, especialmente para Magali Sánchez, Carlos Hernández, Jesús Nieves y Mauricio García, quienes no solo son mis amigos, sino quienes en todo momento supieron apoyarme y escucharme. 4
AGRADECIMIENTOS El primero de los agradecimientos, va dedicado a mis padres y a Alejandro Córdoba, a mis amigos, compañeros y profesores de la Universidad Tecnológica de Querétaro quienes todo el tiempo estuvieron brindándome sus conocimientos y apoyo incondicional durante este proyecto y a lo largo de mi trayecto dentro de la institución. Así mismo también quiero hacerle honor a mi asesora de estadía la M. en C. Clara Cardona Martínez, quien con paciencia y dedicación, me impulso y apoyo durante mi proceso en el periodo de estadía profesional, siendo ella de gran ayuda en todo momento. A la Lic. Carolina Tinoco Galicia, quien fuera mi asesora dentro del proyecto en la empresa BQ Machining S.A. de C.V., a ella, le quiero hacer un agradecimiento especial, por el conocimiento, la confianza y las enseñanzas que compartió conmigo, así como el compañerismo que pudo proporcionarme en todo momento, Y por último a Mauricio García, ya que gracias a sus ganas de apoyarme e impulsarme a dar siempre lo mejor de mí, hoy me encuentro finalizando mi proceso de estadía profesional para obtener el título de TSU en Química Tecnología Ambiental. 5
I. INDICE Página Resumen... 2 Description... 3 Dedicatorias... 4 Agradecimientos... 5 índice... 6 I. INTRODUCCION... 7 II. ANTECEDENTES... 9 III. JUSTIFICACION... 14 IV. OBJETIVOS... 15 V. ALCANCE... 16 VI. ANALISIS DE RIESGOS... 17 VII. FUNDAMENTACION TEORICA... 19 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES... 22 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS... 23 X. DESARROLLO DEL PROYECTO... 24 XI. RESULTADOS OBTENIDOS... 27 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 30 XIII. ANEXOS XIV. BIBLIOGRAFIA I. INTRODUCCIÓN 6
La empresa BQ Machining S.A. de C.V. es una empresa de giro metalmecánica, dedicada al maquinado de piezas automotrices, ubicada en el estado de Querétaro, en el municipio de Santiago de Querétaro (ver imagen 1), cuenta con un personal estimado de 40 operadores y 30 empleados. Actualmente esta empresa se encuentra certificada en la Norma ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental desde hace ya dos años, por lo cual debe renovar su certificación conforme lo estipula la misma Norma, siendo este el año, donde debe entrar en proceso de auditoría para la renovación de su certificación ISO, debido a que su periodo de validez debe ser renovada en un periodo de cada dos años. El proyecto que implemento en esta memoria de estadía es relacionado con el punto 7.3.2. Requisitos Legales y otros registros, de la Norma ISO 14001:2004- Sistema de Gestión Ambiental (ver Anexo 1), el cual va enfocado a la actualización de los documentos de requerimiento legal que tiene la empresa, estos documentos tienen una fecha de expiración e invalidez que si son presentados en una auditoria, pueden levantar una no conformidad a la empresa, costándole así, su recertificación. 7
Imagen 1. Ubicación del Grupo Le Bélier en Santiago de Querétaro, Qro. (Calle 2 No 18 y 24 Zona Industrial Benito Juárez). 8
II. ANTECEDENTES El grupo francés Le Bélier esta dedicado a la elaboración de piezas para autopartes automotrices. Dicho grupo esta dividido en dos empresas: LBQ Foundry, S.A. de C.V. La cual se dedica a la elaboración de dichas piezas a partir de la fundición y moldeado del aluminio como materia prima y BQ Machining, S.A de C.V. empresa metal-mecánica, encargada de dar el acabado a las piezas. Actualmente este grupo se encuentra dividido y establecido en Francia, México-Querétaro, Hungría, Italia, China y Serbia (ver imagen 2). Imagen 2. Ubicación de las empresas del grupo Le Bélier por el mundo. 9
Debido a que la planta BQ Machining S.A. de C.V. del grupo Le Bélier (ver imagen 3), se encuentra establecida en nuestro país, es necesario que cumpla con los requerimientos establecidos por el gobierno mexicano, así como los municipales y estatales aplicables en nuestro estado. Imagen 3. Planta BQ Machining ubicada en el estado de Santiago de Querétaro. Certificación ISO 14001:2004 en la empresa BQ Machining S.A. de C.V. La Norma ISO 14000, la cual es una norma internacionalmente aceptada que expresa como establecer un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) efectivo. Esta norma no es de carácter legal u obligatorio y está diseñada para conseguir un equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción de los impactos en el medio ambiente. La ISO 14001: 2004 es una herramienta de gestión que permite a una organización de cualquier tipo de 10
giro, identificar y controlar el impacto de sus actividades, productos o servicios en el medio ambiente, creando así una plataforma para el uso sustentable de los recursos naturales, proporcionando beneficios a las organizaciones que se rigen bajo los estándares de esta norma internacional. Además de proporcionar con ello ciertos beneficios como lo son: Mejora la imagen de la compañía. Apoya la mejora continua del desempeño ambiental de la organización. Con el cumplimiento con los requerimientos legales y aplicables para la industria. Reducción en los costos de desperdicio de producción y energéticos. Se desarrolla la conciencia con el medio ambiente con el personal y todos los involucrados de la organización. Se crean planes de emergencia para prevenir o reaccionar ante situaciones que afecten el medio ambiente. Además un Sistema de Gestión Ambiental permite un enfoque estructurado para fijar objetivos y metas ambientales, alcanzarlos y demostrar con ello, el alcance logrado en el desempeño ambiental de la empresa. La norma ISO 14000 va enfocada a cualquier organización, de cualquier tamaño o sector, que esté buscando reducir los impactos en el medio ambiente y cumplir con la legislación en materia ambiental. 11
Algunos de los factores que impulsaron a la empresa a disminuir sus impactos ambientales, certificándose en el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14000, fue el consumo elevado de energéticos y recursos naturales (agua), así como el incremento de costos en el proceso de producción, la disposición final de los residuos, la demanda de producto en el mercado, la necesidad de administrar sus aspectos ambientales y los gastos excesivos en materia prima. Actualmente la empresa BQ Machining S.A. de C.V. cuenta con la certificación ISO 14001:2004- Sistema de Gestión Ambiental, la cual se le fue entregada en el año 2011 y con vigencia de dos años, dicha certificación vence en este año 2013, por lo tanto dentro del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14000 se estipula que la empresa debe realizar las actualizaciones necesarias para su recertificación, después del vencimiento de su certificación. Haciendo así que la empresa continúe con su proceso de mejora continua y dentro de los cumplimientos legales aplicables para la industria. Este sistema está enfocado en el cuidado del medio ambiente, así como su protección, ayudando a las empresas a crear una plataforma para el uso sustentable de sus recursos naturales, creando así beneficios para la empresa regulada en esta norma y para el medio ambiente. La empresa BQ Machining S.A. de C.V. no solo cuenta con la certificación ISO 14001:2004- Sistema de Gestión Ambiental, también cuenta con la certificación ISO/TS 16949- Sistema de Gestión de Calidad que cumple con el objetivo de una mejora continua enfatizando en la prevención de errores y en la reducción de deshechos de la fase de producción. Apoyando así al 12
cumplimiento de la ISO 14000, como lo son la mejora continua y el cumplimiento de su política ambiental, así como el de sus objetivos ambientales. 13
III. JUSTIFICACIÓN La realización de este proyecto es un objetivo muy importante para la empresa BQ Machining S.A. de C.V. ya que obtener la recertificación ISO 14000:2004-Sistema de Gestión Ambiental, le proporciona beneficios económicos y ambientales a la empresa y al corporativo. Con la renovación de la certificación de la planta BQ Machining S.A. de C.V., Se desea que los aportes al medio ambiente que actualmente se tienen se conserven y aumenten aún más en la reducción y control de sus aspectos e impactos ambientales, así como el seguir manteniendo y aplicando la mejora continua para la compañía, y esto con la finalidad de seguir obteniendo los beneficios económicos, sociales y culturales que aporta esta norma a la empresa y a sus trabajadores. Los cuales benefician el cuidado del medio ambiente, previniendo su contaminación al realizar una correcta administración de sus aspectos ambientales y una adecuada disminución en sus impactos ambientales que pueden ser controlados. 14
IV. OBJETIVO GENERAL Dar continuidad al Sistema de Gestión Ambiental para presentar la auditoria de recertificación y dar cumplimiento a los requerimientos legales aplicables de la empresa BQ Machining S.A. de C.V. en la Norma ISO 14000- Sistema de Gestión Ambiental. OBJETIVOS ESPECIFICOS. Revisar el estado de la documentación existente para dar cumplimiento con la Norma ISO 14001:2004- Sistema de Gestión Ambiental. Dar continuidad a la actualización de la documentación y permisos, que aplican para la empresa dentro del Sistema de Gestión Ambiental. Apoyar en la capacitación del personal en reforzar sus conocimientos con el cuidado del medio ambiente. 15
V. ALCANCE Dentro del alcance del proyecto una de las actividades es la actualización de documentos y requerimientos legales de la empresa para su recertificación, esto significa que se deben; Investigar a fondo el origen de cada uno de los documentos que forman parte de los requerimientos legales, así como cada una de sus características importantes como lo son: su fecha de expedición y vencimiento, es importante tener en cuenta que dependiendo del tipo de documento legal que se tramite, este también puede contar con otra serie de requisitos para su expedición, renovación o emisión. Dentro de este proceso, se debe considerar que los documentos que cuenten con una fecha de expiración próxima o del año actual, deben ser renovados y/o actualizados. Por otra parte la capacitación para los empleados y trabajadores es fundamental, ya que los registros y controles de inducción sobre la Norma ISO 14001:2004-Sistema de Gestión Ambiental, son parte de los requerimientos de la organización, por lo que el personal tiene que ser capacitado siguiendo una plan y proceso de capacitación el cual es creado por el personal de la empresa, de acuerdo a las necesidades requeridas. Y La razón por la que el personal debe estar capacitado es para que tenga conocimiento sobre, en que consiste la norma ISO 14001:2004, la política y objetivos ambientales de la empresa, y para que sepa identificar, evaluar y controlar sus aspectos e impactos ambientales dentro que generan dentro 16
de sus áreas de trabajo, en la empresa para así poder realizar una correcta administración de sus aspectos ambientales y reducir sus impactos ambientales que afecten al medio ambiente y entorno. Al finalizar el proyecto se espera que los documentos queden actualizados y validables para la auditoria del Sistema de Gestión Ambiental que se le realizara a la empresa BQ Machining S.A. de C.V. y que el personal conozca sobre su política ambiental y cuáles son los objetivos ambientales con los que debe cumplir, esto con la finalidad de reducir las no conformidades que pudiesen presentarse en el proceso de recertificación por documentación obsoleta y falta de capacitación hacia el personal. El proyecto establecido en la empresa BQ Machining S.A. de C.V., no es de largo proceso, por lo que es alcanzable. Sin embargo, como ya se había mencionado, dependiendo del tipo de documento, requisitos o estudios que se necesite, el documento puede aplazar su tiempo de actualización, emisión o renovación, haciendo que el proceso de espera sea aún más prolongado. 17
VI. ANALISIS DE RIESGOS Los riesgos que se presentaron durante la elaboración de este proyecto fueron, la interrupción continua por la constante realización de otras actividades que por su grado de importancia, no podían dejarse a un lado, haciendo que el proceso de realización fuera más complicado y tardado. Otro de los problemas que se presentaron fue, el trámite en la renovación, emisión y actualización de los documentos y/o permisos de la empresa, debido a que las secretarías o instancias gubernamentales, donde debían realizarse estos trámites tenían saturadas sus actividades, debido a esto tardaban en contestar las peticiones, o ampliaban sus requisitos para la solicitud del trámite, lo cual hacia más tardada la emisión o renovación de los permisos y/o licencias. Algunos otros de los riesgos que se presentaron durante la elaboración del proyecto, fue la abundante documentación obsoleta que se encontró durante las revisiones de los requerimientos legales, y que aún no se encontraba en proceso de actualización, lo cual aplazaba el tiempo de terminación del proyecto. Aparte otro de los problemas que se tienen es que el personal, no conoce el Sistema de Gestión Ambiental de la empresa, por lo que las capacitaciones deben ser continuas con el personal, para darles a conocer el SGA y en dado caso de que ya lo conozcan, darles el breve recordatorio sobre la importancia que tiene la certificación del ISO 14001:2004 en la empresa y cuáles son sus responsabilidades o acciones que deben tomar para el cumplimiento de sus objetivos ambientales y política ambiental 18
VII. FUNDAMENTACION TEORICA La Organización ISO y la Norma ISO 14000 En 1946 surgió la organización ISO (International Organization for Standarization, Organización Internacional para la Normalización) con el objetivo de crear normas internacionales para la calidad de los productos. En 1987, ISO entró al campo de los sistemas de administración creando la norma ISO 9000, la cual instaura sistemas de administración de calidad. Actualmente, además de ISO 9000 el ISO 14000 instrumenta normas para la creación de sistemas de administración ambiental. Las principales normas dentro de la ISO 14000 son las siguientes: ISO 14001, establece el sistema de administración ambiental. ISO 14010 al 14012, referentes a las auditorías al sistema de administración ambiental. ISO 14020 al 14025, que establecen normas de etiquetado ambiental. ISO 14040 al 14043, referentes al análisis del ciclo de vida de un producto. (Walss, 2001). Nacimiento de la ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. La BS 7750 sirvió de base a la norma ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental y se publicó el 6 de abril de 1992, bajo el nombre de Sistemas de Gestión Medioambientales, fue desarrollada por el instituto de normalización británico (BSI). La norma internacional ISO 14000 fue aprobada en septiembre de 1996 y la adopción de la norma a rango de la norma nacional en Europa se dio en marzo de 1997. 19
Qué es el ISO 14001-Sistema de Gestión Ambiental? Un Sistema de Gestión Ambiental es un proceso cíclico de planificación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales. La mayoría de los sistemas de gestión ambiental están construidos bajo el modelo Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. El cual está regido por un modelo de Gestión, sobre el cual se basa la norma (ver anexo 1) y es el siguiente: Política ambiental Planificación Implementación y operación Mejora continua Revisión por la dirección Verificación y acciones correctivas (Lozano, 2013) Obligaciones ambientales para la industria. Las obligaciones ambientales aplicables a la industria, son mucho más que aquellas establecidas por la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente (LGEEPA), como algunos consideran, ya que existen obligaciones cuya fuente también se basan en el seguimiento de las normas laborales; sanitarias y regulaciones ambientales provenientes de leyes 20
estatales o municipales. Se enfocan en la materia de protección al ambiente, protección de los ecosistemas y de los elementos naturales, así como en el cuidado y protección de la vida. (Walss, 2001) El origen de estas obligaciones está, principalmente concentrado, en la LGEEPA, la Ley de Aguas Nacionales (LAN) y sus respectivos reglamentos y Normas Oficiales Mexicanas (NOM). Las obligaciones en materia de medio ambiente laboral. Protegen el medioambiente dentro de la empresa y las condiciones laborales de los empleados. Se originan a partir de la Ley Federal del Trabajo (LFT), pero principalmente en el Reglamento Federal sobre Seguridad e Higiene (RFSH) y en las NOM que deriven de este. Las obligaciones en materia sanitaria. Regulan el impacto en la salud humana. Se originan a partir de la Ley General de Salud (LGS), sus reglamentos y NOM que deriven de esta. Cualquier industria que piense instalarse en México o que ya este instalada y desee cumplir todas las obligaciones en materia ambiental en el país, deberá de cumplir con los tres tipo de obligaciones mencionadas. (Walss, 2001) 21
VIII. PLAN DE ACTIVIDADES IX. 22
IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. IX.I Recursos Materiales. Hojas de papel. Material de cómputo. Internet. Telefonía. Impresora y copiadora. Lápices. Lapiceros. Carpetas para archivar. Cubre hojas. Folders tamaño carta. Transporte público urbano. Broches, engrapadora y clips. IX.II Recursos Humanos. Asesor de Academia. Asesor de empresa. Personal administrativo y operativo de instancias gubernamentales. Personal administrativo y operativo de empresas privadas. Personal operativo y administrativo de la empresa. 23
X. DESARROLLO DEL PROYECTO X.I. Etapa I: Revisión y Evaluación. En esta etapa se debe revisar la vigencia y evaluar el estado actual en el que se encuentran los documentos o requerimientos legales de la compañía. Una vez realizado, en el formato de control interno (DC 037-Identificación, evaluación de requisitos legales) se debe determinar el tiempo de validez o vigencia que tienen dichos documentos ante las autoridades correspondientes o que hayan emitido dicho documento. Así como también se debe identificar la legislación y otros requisitos aplicables relacionados con las actividades, productos y servicios, tales como: leyes, reglamentos, normas oficiales mexicanas, acuerdos, decretos, licencias, permisos, resoluciones oficiales, tanto a nivel federal, como estatal, municipal e internacional, para verificar que no haya sufrido ningún cambio en cuanto a la validez, expedición o requisición de los documentos legales. X.II. Etapa II: Información y Planeación En esta etapa es muy importante Informarse acerca de los tipos de documentos con los que se va a trabajar ( Dónde fueron emitidos o dónde se solicita su renovación?, Cuál es la importancia esos documentos?, Fue ya solicitada su renovación y quién la realizó?, Cuáles son los requisitos para solicitar la renovación de esta documentación?, Qué tipo de documento adjunto se debe entregar para obtener la renovación?, etc.) Después se debe realizar una planeación para Identificar los documentos que se encuentren en proceso de expiración o que actualmente se encuentren obsoletos y que su tiempo de actualización sea más prolongado (esto dependerá de si deben realizarse inspecciones o análisis de algún tipo para su renovación o emisión), ya que estos tendrán mayor preferencia ante los demás, debido al tiempo que pueden tardan en obtenerse. 24
X.III. Documentación para Renovación. En esta etapa se deben realizar solicitudes de la empresa hacia las instancias de gobierno, para solicitarle la renovación de alguno de los requerimientos legales que se encuentren obsoletos, estos deben ir firmados por el representante legal de la empresa y deben detallar que es lo que se le solicita al departamento administrativo de cada una de las diferentes instancias de gobierno y para que lo solicitan, el nombre y los datos de la empresa, estas solicitudes, deben ir en original y copia, la cual debe ser firmada y sellada por el departamento al que iba dirigida la solicitud como acuse de recibido.. También cabe mencionar que habrá algunos documentos en los cuales que para su expedición o renovación se realice tendrán un costo monetario, por lo cual debe realizarse una autorización de orden de compra para poder disponer del capital necesario para su adquisición. X.IV. Orden y Control. En esta etapa debe mantenerse un orden y un control de los documentos que se encuentran en trámite, es importante que los documentos obsoletos no se extraigan de la carpeta de Requerimientos Legales hasta el momento de su reemplazo físico, cuando dicho documento obsoleto deba ser remplazado, este deberá ingresarse a la carpeta de documentos obsoletos (tal como lo indica el formato de control interno FCI 043-Control de Archivo Muerto.) donde se mantendrá en un periodo de Stock de 5 años, aproximadamente, esto dependerá de la importancia legal del documento. 25
También deben archivarse en la carpeta de Requerimientos Legales las solicitudes firmadas y selladas, con acuse de recibido donde se solicite la actualización o emisión de cualquiera de los documentos que forman los requerimientos legales. X.V. Difusión de Cambios. En esta última etapa se debe difundir al personal involucrado, toda la información sobre los cambios que haya sufrido la documentación de requerimientos legales y esto, será mediante correo electrónico o una breve inducción sobre la identificación y evaluación de requisitos legales y otros. Después de esto se deben programar anualmente en el formato de control interno, el cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables, donde se debe Incluir el responsable, costo (recursos) y fecha de cumplimiento. Procedimiento para la Actualización de los documentos de Requisitos Legales. Revisión y Evaluación Información y Planeación Difusión de Cambios Orden y Control Documentación para Renovación Imagen 4. Diagrama de bloques del proceso de actualización de los requerimientos legales de la empresa BQ Machining S.A. de C.V. 26
XI. RESULTADOS OBTENIDOS El proyecto implementado en la empresa BQ Machining S.A. de C.V. arrojo resultados positivos en la actualización de sus requerimientos legales, para su proceso de recertificación, debido a que varios de sus documentos de requisición legal como se solicitan dentro del apartado 7.3.2. Requisitos legales y otros registros (ver Anexo 1) de la Norma ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental se encontraban obsoletos y/o en un plazo corto de vencimiento, por lo que, con la implementación de este proyecto, se logró cubrir este punto de la Norma. Actualmente los documentos renovados, se encuentran almacenados en la carpeta de Requerimientos Legales de la empresa BQ Machining S.A. de C.V., (ver imagen 5) a la cual como parte del proyecto se le dio otro tipo de presentación visual más formal y adecuada para la empresa, esto con el propósito de obtener una fácil ubicación de la documentación y de la misma carpeta. En cuanto a la documentación que no pudo renovarse en el momento de la implementación del proyecto, por aun encontrarse vigentes, la empresa deberá continuar con su proceso de renovación, en cuanto el documento termine su periodo de validez. Además, también se deben realizar algunas mejoras, actualizaciones de documentos y controles operacionales, para reducir sus aspectos e impacto ambientales, como lo son el consumo elevado de soluble y energía eléctrica, la alta producción de rebaba de aluminio y de Residuos Peligrosos. Dentro de los documentos que pudieron actualizarse fueron: Análisis ambientales de Ruido Perimetral. Análisis de Compatibilidad de Sustancias Químicas. Análisis de Compatibilidad de Residuos Peligrosos. 27
Solicitud de Verificación de medidores para el consumo de los servicios de agua y energía eléctrica. Renovación del permiso para descarga de aguas residuales. Llenado de la Cédula de Operación Anual de la empresa BQ Machining S.A. de C.V. Modificación de la Ficha de Instrucción de Residuos Sólidos Urbanos y de Manejo Especial. Registros de capacitación del personal en la norma ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Programación de recolección de Residuos Peligrosos. Plan de análisis de estudios ambientales. Evaluación de aspectos e impactos ambientales. Matriz del equipo de respuesta a emergencia para el Grupo de Ayuda Mutua Industrial de Querétaro (GAMIQ) del Parque Industrial Benito Juárez. Matriz de programación de cursos para capacitaciones. Matriz del personal participante en las brigadas de respuesta a emergencia. Altas de generación de Residuos Peligrosos y; Complementación de la matriz de generación anual de Residuos Peligrosos de los meses de abril, junio y julio. 28
Imagen 5. Presentación actual de las carpetas de requerimientos legales de la empresa BQ Machining S.A. de C.V. 29
XII. CONCLUSIONES La documentación actualizada para la empresa BQ Machining S.A. de C.V. fue satisfactoria, aunque no completada en su totalidad, debido a que aún se encontraban documentos con un periodo de validez viable. La importancia con el cumplimiento de estos requerimientos legales apoyara a la renovación de su certificación en ISO 140001:2004 Sistema de Gestión Ambiental, siendo así, de gran apoyo para la empresa el proyecto implementado. También es importante resaltar que se espera que la documentación lleve un control interno para evitar mantener como vigentes, documentos obsoletos que puedan crear una no conformidad en una auditoría ambiental o de calidad. La documentación y el trabajo que se logró realizar para esta memoria de estadía, resulto dejar tanto en los trabajadores como en mi persona, conocimientos más amplios sobre la importancia, los beneficios y el manejo de la ISO 14000. XIII. RECOMENDACIONES Se recomienda que dentro de la empresa, se lleve una revisión cuatrimestral sobre la actualización y renovación de cada uno de los documentos, donde sean registradas las fechas de vencimiento y renovación de cada uno de los requerimientos legales, esto con la finalidad de evitar mantener la documentación obsoleta en la carpeta y así poder conservar un orden y control adecuado sobre la documentación de la empresa. 30
XIII. ANEXOS Anexo 1 Requisitos para la Implantación y Actualización de la Norma ISO 14000 Los requisitos para la implementación y actualización de la norma son los siguientes puntos, contenidos en la norma: 7.1 Autoevaluación Inicial de Gestión Ambiental Autoevaluación de su capacidad de gestión, fortalezas y oportunidades. Lo cual permitirá saber en la posición en que se encuentra la empresa para desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental (en adelante SGA), o bien, verificar el grado de avance - si ya se encuentra en etapas avanzadas -. 7.2 Compromiso y Política Definición de Política Ambiental y asegurar el compromiso con su SGA. En este punto están contenidas todas las características de la Política Ambiental. 7.2.1 Revisión Ambiental Inicial: Esta revisión es el punto de referencia del S.A., por cuanto, otorga información sobre emisiones, desechos, problemas ambientales potenciales, asuntos de salud, sistemas de gestión existentes, leyes y regulaciones relevantes. Sus resultados servirán de base para el desarrollo o la evaluación de la Política Ambiental de la empresa. En la práctica se refiere a: 31
7.2.1.1 Etapas de la Revisión: Planificación. Selección del equipo. Preparación. Realización de la Revisión, es decir, balance de masas, documentación sobre la administración, Inspección del lugar y entrevistas. Información de los resultados. 7.2.1.2 Alcance: Identificación de requerimientos legales. Identificación de aspectos ambientales, impactos y riesgos significativos. Evaluación de los comportamientos relacionados con criterios internos, normas externas, regulaciones, códigos de práctica y conjunto de principios. Existencia de prácticas y procedimientos relacionados con adquisiciones y la contratación. Aprovechamiento a partir de las investigaciones de casos de incumplimientos anteriores. Oportunidades para la ventaja competitiva. Identificación de puntos de vistas de partes interesadas. Funciones o actividades de otros sistemas u organizaciones que pueden permitir o impedir su comportamiento ambiental. 32
7.2.1.3. Metodología Listas de chequeo. Cuestionarios. Entrevistas. Inspección y medición directa. Revisión de informes. 7.2. Etapas de la Política Ambiental: La Política Ambiental se desarrolla teniendo en cuenta los hallazgos de la Revisión Inicial, los valores y las exigencias de la empresa, su relación con el personal y con instituciones externas e información relevante y adicional. 7.2.1 Etapas Desarrollo de la Política Dar a conocer la Política. Implementar la Política. Revisión y mejoramiento de la Política. 7.2.2. Consideraciones Misión, visión, valores y convicciones centrales de la organización. Requisitos de información entre partes interesadas. Mejoramiento continúo. Prevención de la contaminación. 33
Principios rectores. Integración de sistemas de gestión. Condiciones específicas locales. Cumplimiento de legislación. 7.3 Planificación La organización deberá formular un plan para cumplir su Política Ambiental. Para ello se requiere de: 7.3.1 Identificación y Registro de los aspectos ambientales y evaluación de los impactos ambientales. Se entenderá por Aspecto Ambiental, cualquier elemento de las actividades, productos y servicios de una organización que puedan interactuar con el medio ambiente, por ejemplo, Descarga de aguas de desperdicio. Por otro lado, Impacto Ambiental es cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o benéfico, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de una organización. 7.3.2 Requisitos Legales y otros requisitos: La organización debe establecer un listado de todas las leyes y reglamentos pertinentes, los cuales deben contar con la debida difusión dentro de la empresa. 7.3.3 Criterio de comportamiento interno: Cuando las normas externas no existan o no satisfagan a la organización, ésta deberá desarrollar criterios de comportamiento interno que ayuden al establecimiento de objetivos y metas. 34
7.3.4. Establecer Objetivos y Metas Ambientales: Estos objetivos son las metas globales para el comportamiento ambiental identificadas en la política ambiental. Las metas deben ser específicas y medibles. 7.3.5 Desarrollo de un Programa de Gestión Ambiental: Se debe establecer un programa dirigido a la totalidad de los objetivos ambientales. Además, para lograr una mayor efectividad la planificación de la gestión ambiental debiera integrarse al plan estratégico organizacional, es decir, un programa contiene: Una estructura administrativa, responsabilidades, organización y autoridad. Procesos de controles ambientales del negocio. Recursos (personas y sus habilidades, recursos financieros, herramientas), Procesos para establecer objetivos y metas para alcanzar políticas ambientales; Procedimientos y controles operativos; Capacitación; Sistema de medición y auditoria; Revisión administrativa y panorama general. 7.4 Implementación La organización debe desarrollar capacidades y apoyar los mecanismos para lograr la política, objetivos y metas ambientales, para ello, es necesario enfocar al personal, sus sistemas, su estrategia, sus recursos y su estructura. Por lo tanto, se debe insertar la gestión ambiental en la estructura organizacional, y además, dicha gestión debe someterse a la jerarquía que la estructura de la organización establece. En consecuencia, se hace imprescindible contar con un programa de capacitación dirigido a todos los niveles de la empresa. 35
7.4.1 Aseguramiento de las capacidades: Se debe disponer de Recursos humanos, físicos y financieros que permitan la implementación. Se debe incorporar los elementos del SGA en los elementos del sistema de gestión existente. Debe asignarse responsabilidades por la efectividad global del SGA a una o varias personas de alto rango. La alta gerencia debe motivar y crear conciencia en los empleados. Se debe impartir educación ambiental permanentemente e incorporar criterios ambientales en la selección de personal. Además, el personal debe conocer los requisitos reglamentarios, normas internas, políticas y objetivos de la organización. 7.4.2 Acción de apoyo se debe establecer procesos para informar interna y externamente las actividades ambientales, más aún, los resultados de monitoreos, auditorías y revisiones deben comunicarse a los responsables ambientales. Debe documentarse apropiadamente (sumario de documentos) los procesos y procedimientos operacionales actualizándose cuando sea necesario. Se deben establecer y mantener procedimientos y controles operacionales. Debe establecerse planes y procedimientos de emergencia ambientales para asegurar la existencia de una respuesta adecuada ante incidentes inesperados o accidentes (emergencias ambientales se refieren a descargas accidentales de contaminantes a la atmósfera). 36
7.5 Medición y Evaluación Una organización debe medir, monitorear y evaluar su comportamiento ambiental, puesto que así, se asegura que la organización actúa en conformidad con el programa de gestión ambiental. Por lo tanto: 7.5.1 Se debe medir y monitorear el comportamiento ambiental para compararlo con los objetivos y metas ambientales. 7.5.2 Una vez documentado los resultados del punto anterior, se deben identificar las acciones correctivas y preventivas que correspondan y será la gerencia quien deba asegurar la implementación de estas acciones. 7.5.3 Se debe contar con un sistema de información y documentación apropiado, es decir, deben crearse registros del SGA -que puedan expresarse o no en un manual -, que cubran: requisitos legales, permisos, aspectos ambientales e impactos, actividades de capacitación, actividades de inspección, calibración y manutención, datos de monitoreo, detalles de no conformidades ( incidentes, reclamos ) y seguimiento, identificación del producto : composición y datos de la propiedad, información sobre proveedores y contratistas, y por último, auditorias y revisiones de la gerencia. 7.5.4 Se deben efectuar auditorias periódicas del desempeño ambiental de la empresa, con el objeto de determinar cómo está funcionando el SGA y si se requieren 37
modificaciones. Las auditorias pueden ser efectuadas por personal interno o externo, quienes deben elaborar un informe de auditoría del SGA. Este último punto, tiene algunos procedimientos y criterios que nos permitirán visualizar con más profundidad la puesta en marcha de una Auditoria al SGA: Criterios de una Auditoria del SGA: Al ejecutarse una auditoria deben tenerse presente las siguientes preguntas: Está completo el SGA? Se trata de un SGA adecuado a las actividades involucradas? Se ha implementado bien el SGA? Es adecuado para cumplir con las políticas y los objetivos ambientales de al organización? Procedimiento de Auditoria: Preparación de Auditoria: Definición del alcance de los objetivos y recursos de la Auditoria, Revisión preliminar de documentos, Plan de Auditoria, Asignación de equipo de Auditoria y Documentos de trabajo. Ejecución de Auditoria: Reunión inicial, Recolección de datos y pruebas, Hallazgos de la Auditoria y Reunión de clausura. Informe de Auditoria: Preparación del informe, Presentación informe, Distribución del informe y Retención de documentos. Aplicación de acciones, seguimiento. 7.6. Revisión y Mejoramiento Junto a la Política Ambiental, esta instancia es muy importante, puesto que, al revisar y mejorar continuamente el SGA y mantenerlo en un nivel óptimo respecto al 38
comportamiento ambiental global. En este sentido, esta instancia comprende tres etapas: Revisión, Mejoramiento y Comunicación. 7.6.1 La revisión del SGA permite evaluar el funcionamiento del SGA y visualizar si en el futuro seguirá siendo satisfactorio y adecuado ante los cambios internos y/o externos. Por tanto, la revisión debe incluir : Revisión de objetivos y metas ambientales y comportamiento ambiental. Resultados de la auditoria del SGA. Evaluación de efectividad. Evaluación de la política ambiental, es decir, Identificación de la legislación ambiente Expectativas y requisitos cambiantes en partes interesadas, Cambios en productos o actividades, Avances en ciencias y tecnología, Lecciones de incidentes ambientales, Preferencias del mercado enfermes y comunicación. 7.6.2 El Mejoramiento Continuo es aquel proceso que evalúa continuamente el comportamiento ambiental, por medio de sus políticas, objetivos y metas ambientales. Por lo tanto debe: Identificar áreas de oportunidades para el mejoramiento del SGA conducentes a mejorar el comportamiento ambiental. Determinar la causa o las causas que originan las no conformidades o deficiencias. Desarrollar e implementar planes de acciones correctivas para tratar causas que originan problemas. Verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas. 39
Documentar cualquier cambio en los procedimientos como resultado del mejoramiento del proceso. Hacer comparaciones con objetivos y metas. 7.6.3 La Comunicación externa adquiere relevancia, dado que, es conveniente informar a las partes interesadas los logros ambientales obtenidos. De esta forma se demuestra el compromiso con el medio ambiente, lo cual, genera confianza en los accionistas, en los bancos, los vecinos, el gobierno, las organizaciones ambientalistas y los consumidores. Este informe debe incluir la descripción de las actividades en las instalaciones, tales como procesos, productos, desechos, etc. Como se observa, hemos descrito toda la gama de herramientas, funciones y mecanismos que le permiten a una empresa u organización quedar registrada o certificada bajo ISO 14.001, que se constituye en la norma que permite la certificación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de una organización. 40
XIV. BIBLIOGRAFIA Lozano, M. V. (Enero de 2013). Sistemas de Gestion Ambiental y Calidad. Queretaro, Queretaro. Walss, R. (2001). Guía Práctica para la Gestión Ambiental. México: Mc Graw Hill. Rothery, B. (1999). ISO 14000-ISO 9000. En B. Rothery, ISO 14000-ISO 9000 (págs. 44-99). México DF.: PANORAMA. Joseph Cascio, G. W. (1997). Guia ISO 14000 Las Nuevas Normas Internacionales para la Administración Ambiental. En G. W. Joseph Cascio, Guia ISO 14000 Las Nuevas Normas Internacionales para la Administración Ambiental. Mc Graw-Hill. Bélier, L. (2011). Manual ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Queretaro, Qro. Unión, C. d. (2012). Ley General del Equilibrio Ecologico y Protección al Ambiente. Diario Oficial de la Federación.. Monsivais, D. A. (2011). Implementación de un Sistema de Reutilizacion de Soluble en la Planta BQ Machining, LBQ Fouundry S.A. de C.V. Queretaro. Zea, L. d. (2011). Documentación Requerida para un Sistema de Gestion Ambiental. Queretaro: Memoria de Estadia de Ingenieria Ambiental. 41