[MÓDULO CAJA CHICA] Introducción Innovación tecnológica Características del producto Especificaciones Técnicas
Introducción Qué es AVA-CCSystem? El Sistema de Control de Campamentos AVA-CCSystem, es un sistema desarrollado como herramienta de apoyo a la gestión de los recursos, personal y gestión económica de un campamento, de tal manera que en el conjunto de sus módulos el sistema gestiona una gran variedad de información relacionada al proceso de administración de campamentos y/o instalaciones remotas con personal desplazado. 1
AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica] Este documento describe las bondades del AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica] que ayuda en el manejo de dinero en efectivo reembolsable, administración de cotizaciones y control de gastos. Cómo funciona AVA-CCSystem? AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica] permite la administración eficiente de gastos operativos, mediante el registro de Solicitudes de Gasto y el registro de una o más Cotización(es) por cada solicitud, además del registro de comprobantes y gastos directos, el sistema brinda un soporte adicional para la selección de cotizaciones, desplegando en pantalla sugerencias para la elección de una cotización bajo el criterio de: buscar los precios más bajos favoreciendo a los proveedores que emitan facturas, esto porque las compras se realizan en lugares remotos donde el comercio generalmente es informal. Modelo de Trabajo de AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica] 2
Innovación Tecnológica Registro de cotizaciones Off-Line La versatilidad de uso es un punto muy importante en el desarrollo de AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica]; es por ello que se contempla la necesita de adminitrar los gastos que puedan realizarse fuera de la infraestructura de la empresa y es necesario registrar información en el sistema, para ello es posible registrar cotizaciones mediante el Módulo de Cotización Off-Line, sin necesidad de tener acceso al sistema, luego del registro se genera una archivo encriptado con las cotizaciones asociadas a una solicitud, el mismo que luego debe ser importado al sistema principal de manera segura. Notificaciones pre configuradas AVA-Alert 3 El sistema cuenta con una aplicación instalada en la barra de tareas que permite notificar en pantalla de manera automática sucesos relevantes dentro del sistema, por ejemplo: Solicitudes pendientes de aprobación, Notificación de gastos directos realizados, etc. El que debe mostrarse y a quien debe mostrarse es completamente configurable, de esta forma se agilizan los procesos internos de administración de caja chica.
Características del Producto Selección automatizada de las cotizaciones Este proceso ayuda seleccionar la mejor cotización o los mejores ítems de de las cotizaciones registradas, con el siguiente criterio: Buscar los precios más bajos favoreciendo a los proveedores que emitan facturas La sugerencia puede ser ignorada por el usuario y hacer su propia selección según su criterio personal. También es posible registrar gastos directos, que no requieren pasar por el proceso cotizaciónselección. 4
Consolidación de la información La rendición de gastos dentro de AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica] está basada en la creación de Cajas, esto significa que el sistema no está restringido a un cierre y consolidación por periodo de tiempo (mensual, trimestral, etc.) si no que puede ser cuadrado y consolidado en cuanto se lo requiera e iniciar una nueva Caja, de esta forma la reposición de dinero en efectivo no debe esperar largos periodos de tiempo. 5
Reportes AVA-CCSystem [Módulo Caja Chica] ofrece un amplio conjunto de reportes tanto operativos (seguimiento de solicitudes, flujo de solicitud, detalle de solicitud, etc.), estadísticos (gráfico de rendición de caja, grafico de rendición por periodo, etc.) y consolidados (resumen anual por caja, gasto anual por proveedor, etc.) Resumen ejecutivo de caja chica Grafico de rendición de caja 6
Especificaciones Técnicas Cliente El sistema funciona sobre una plataforma WEB, esto permite que la ejecución del programa en equipos cliente se realice sin necesidad de instalar ningún tipo de software adicional, siendo el único requisito cualquier Navegador de Internet con compatibilidad Internet Explorer 6.0. Al ser una aplicación WEB cualquier actualización del software se realiza sólo en el servidor, siendo esto una ventaja en entornos de producción donde existen gran cantidad de equipos en diferentes locaciones. Servidor El servidor requiere Windows 2003 server o superior, Configuración de Servidor de páginas WEB (Internet Information Server), Microsoft Framework 2.0 y SQL Server 2005. AVATECH Av. Ibérica c/b Nro. 10, Santa Cruz - Bolivia Teléfono: 591-3-3541344 Fax: 591-3-3532774 WEB: www.avatech-bo.com Correo electrónico: info@avatech-bo.com 7