MANUAL DEL USUARIO Contenido 1 Módulo receptor de facturas cómo funciona?... 4 1.1 Cómo accedo a mis facturas recibidas?... 4 1.2 Cómo puedo encontrar una factura en particular?... 4 1.3 Cómo puedo descargar una factura?... 5 1.4 Cómo puedo obtener listados de mis facturas recibidas?... 5 1.5 Cómo autorizo a proveedores que ya están dados de alta en INDAFACTURA? 6 1.6 Qué pasa con los proveedores que no están dados de alta en INDAFACTURA? 7 2 MÓDULO EMISOR DE FACTURAS Cómo funciona?... 8 2.1 Cómo accedo a las facturas que yo he emitido a mis clientes?... 8 2.2 Cómo puedo encontrar una factura en particular?... 9 2.3 Cómo puedo descargar una factura?... 10 2.4 Cómo puedo obtener listados de las facturas emitidas por mí para mis clientes?... 10 2.5 Cómo puedo subir a INDAFACTURA una factura creada por mi propio programa de facturación para que mis clientes puedan acceder a ella en todo momento?... 11 2.6 Cómo subo o creo facturas para clientes que no son usuarios de INDAFACTURA?... 13 2.7 Si un cliente no es usuario de INDAFACTURA, debo seguir los siguientes pasos: 13 2.8 Cómo creo facturas desde INDAFACTURA?... 15 2.9 Cómo creo facturas desde INDAFACTURA para clientes dados de alta en INDAFACTURA?... 16 1
2.10 Cómo creo facturas desde INDAFACTURA para clientes que NO están dados de alta en INDAFACTURA?... 18 2.11 Cómo generar facturas utilizando conceptos predefinidos?... 19 2.12 Cómo puedo crear una factura escribiendo directamente los conceptos, cantidades y precios?... 23 2.13 Cómo puedo crear una factura escribiendo directamente un concepto o concepto sin precisar cantidad ni precio unitario, sino un precio global para todos los conceptos de la factura?... 26 2.14 Cómo subir facturas de proveedores que no están dados de alta en INDAFACTURA?... 30 2.15 Cómo puedo saber cuáles de mis clientes me han autorizado para que les facilite sus facturas mediante INDAFACTURA?... 33 2.16 Cómo acepto la invitación de un cliente para que éste pueda tener acceso a las facturas que yo le emito?... 34 2.17 Cómo puedo invitar a mis clientes para que utilicen INDAFACTURA?... 35 2.18 Cómo puedo definir el tipo de moneda?... 37 2.19 Cómo puedo determinar que los mails que se envían des el sistema INDAFACTURA se envíen desde mi propio correo y no desde el correo de la aplicación INDAFACTURA?... 38 2.20 Cómo puedo crear facturas con una numeración automática?... 41 2.21 Cómo hago para hacer una factura de abono o rectificativa?... 42 2.22 Quiero tener diferentes series de facturas Cómo lo hago?... 44 2.23 Me he equivocado y quiero eliminar una factura del sistema Cómo lo hago? 44 2.24 Cómo puedo enviar una factura subida al sistema a mis clientes?... 46 2.25 Cómo puede tener contraladas las facturas cobradas y distinguirlas de las pendientes de pago?... 47 2.26 Quiero personalizar mi formato de factura para que tenga LOGO, un pie de página, etc. Cómo lo hago?... 49 3 MÓDULO GESTORÍA Y ASESORÍA: Soy gestor, cómo utilizo INDAFACTURA?... 50 3.1 Cómo puedo acceder a las facturas recibidas por uno de mis clientes?... 50 2
3.2 Cómo puedo encontrar una factura en particular entre las facturas recibidas por uno de mis clientes en el listado de facturas recibidas?... 51 3.3 Cómo puedo descargar o visualizar una factura en particular del listado de facturas recibidas por uno de mis clientes?... 52 3.4 Cómo puedo saber si ya he contabilizado una factura?... 53 3.5 Cómo puedo sacar listados de las facturas, ya sean emitidas o recibidas, de mis clientes?... 55 4 Soy gestor, cómo puedo descargar todas las facturas de un listado sin tener que ir una por una?... 55 5 Algunos trucos... 56 6 Cómo puedo aumentar el tamaño de las letras y números?... 57 7 Cómo puedo disminuir el tamaño de las letras y números?... 57 8 Cómo puedo trabajar con varios módulos a la vez?... 57 3
1 Módulo receptor de facturas cómo funciona? 1.1 Cómo accedo a mis facturas recibidas? Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo receptor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción facturas recibidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tus proveedores han subido para ti a INDAFACTURA: 1.2 Cómo puedo encontrar una factura en particular? En el encabezado de la tabla, tenemos un buscador: 4
Podemos utilizar el buscador para listar las facturas por fecha (desde-hasta), por nombre de proveedor y por su NIF o CIF. Rellenamos los campos que queremos filtrar y hacemos click en el botón de Buscar. El listado de facturas aparecerá ordenado por 6 columnas: Si le damos un click con el ratón al encabezado de una de las 6 columnas se ordenaran por orden ascendente o descendente. Por ejemplo, si le damos un click encima de la palabra Total, se ordenarán todas las facturas de menor a mayor total de factura y, si le volvemos a dar otro click, se ordenarán de mayor a menor total de factura y así con el resto de columnas. Asimismo, la tabla tiene otra potente característica: El buscador de la tabla te permite encontrar cualquier dato que se encuentre en la tabla. Pruébalo! 1.3 Cómo puedo descargar una factura? En la parte derecha de la tabla, aparece la opción, si le damos un click se nos abrirá una pantalla con la factura, desde esta pantalla nueva podremos guardarla en nuestro pc o dispositivo en formato PDF o bien imprimirla. 1.4 Cómo puedo obtener listados de mis facturas recibidas? Cómo puedo listar todas las facturas? En la parte superior derecha de la tabla, debajo del buscador encontramos estas opciones: 5
Copy: Nos permite copiar la tabla para pegarla en cualquier documento de texto. CSV: Nos permite guardar el documento en formato CSV, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Excel: Nos permite guardar el documento en formato Excel, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. PDF: Nos permite guardar el documento en formato PDF, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Print: En esta opción se nos abrirá una nueva ventana en nuestro navegador con el listado de las facturas para poderlo imprimir mediante las opciones de impresión del navegador que estemos utilizando. 1.5 Cómo autorizo a proveedores que ya están dados de alta en INDAFACTURA? Para que puedas ver las facturas que tus proveedores te emiten sin necesidad de tener que subirlas tú mismo a INDAFACTURA, es necesario que (1) tus proveedores estén dados de alta en INDAFACTURA y (2) que tú los hayas autorizado mediante invitación. Invitar a un proveedor es muy sencillo. En el módulo receptor de facturas, en la opción invita a proveedores, encontrarás el siguiente buscador de proveedores: 6
Puedes buscar al proveedor que quieras invitar mediante nombre o razón social, email o NIF/CIF. Si tu proveedor está dado de alta en INDAFACTURA, te aparecerá como sigue: Sólo tienes que clickar enviar solicitud. Ya está. A partir de ahora, tú y tu gestor autorizado podréis acceder las facturas que tu proveedor te emita desde INDAFACTURA. 1.6 Qué pasa con los proveedores que no están dados de alta en INDAFACTURA? Recuerda que si todos tus proveedores utilizan INDAFACTURA y los tienes autorizados, tú y tu gestor tendréis acceso a las facturas que ellos emitan desde INDAFACTURA. Por ello, para facilitar que tus proveedores se den de alta en el sistema, hemos habilitado una opción que permite informar a tus proveedores sobre INDAFACTURA para que se den de alta: el mecanismo invita a amigos. En el campo en blanco Invita a amigos, sólo tendrás que poner el mail de tus proveedores como se indica a continuación (proveedor1@gmail.com es solo un ejemplo 7
para que veas cómo debes escribir los mails de tus proveedores). Lo fundamental es separarlos con un punto y como ; sin espacios entre mails. Así: Si un proveedor no está dado de alta, para tener que acceso a las facturas que éste te emita, tendrás que subir tú mismo la factura a INDAFACTURA. La opción de subida de facturas sólo es accesible desde el MÓDULO EMISOR DE FACTURAS. 2 MÓDULO EMISOR DE FACTURAS Cómo funciona? 2.1 Cómo accedo a las facturas que yo he emitido a mis clientes? Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: 8
Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: 2.2 Cómo puedo encontrar una factura en particular? En el encabezado de la tabla, tenemos un buscador: Podemos utilizar el buscador para listar las facturas por fecha (desde-hasta), por nombre de cliente y por su NIF o CIF. Rellenamos los campos que queremos filtrar y hacemos click en el botón de Buscar. El listado de facturas aparecerá ordenado por 9 columnas: Si le damos un click con el ratón al encabezado de una de las 9 columnas, éstas se ordenarán por orden ascendente o descendente. Por ejemplo, si le damos un click encima de la palabra Total, se ordenarán todas las facturas de menor a mayor total de 9
factura y, si le volvemos a dar otro click, se ordenarán de mayor a menor total de factura y así con el resto de columnas. Asimismo, la tabla tiene otra potente característica: El buscador de la tabla te permite encontrar cualquier dato que se encuentre en la tabla. Pruébalo! 2.3 Cómo puedo descargar una factura? En la parte derecha de la tabla, aparece la opción, si le damos un click se nos abrirá una pantalla con la factura, desde esta pantalla nueva podremos guardarla en nuestro pc o dispositivo en formato PDF o bien imprimirla. 2.4 Cómo puedo obtener listados de las facturas emitidas por mí para mis clientes? Cómo puedo listar todas las facturas? En la parte superior derecha de la tabla, de bajo del buscador encontramos estas opciones: Copy: Nos permite copiar la tabla para pegarla en cualquier documento de texto. CSV: Nos permite guardar el documento en formato CSV, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Excel: Nos permite guardar el documento en formato Excel, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. PDF: Nos permite guardar el documento en formato PDF, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Print: En esta opción se nos abrirá una nueva ventana en nuestro navegador con el listado de las facturas para poderlo imprimir mediante las opciones de impresión del navegador que estemos utilizando. 10
2.5 Cómo puedo subir a INDAFACTURA una factura creada por mi propio programa de facturación para que mis clientes puedan acceder a ella en todo momento? Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción crear y enviar facturas. Verás la siguiente pantalla: 11
Primero busco el cliente al que va dirigida la factura con el buscador: A continuación, aparecerá un listado con los clientes cuyos datos coinciden con los criterios de búsqueda: Selecciono el cliente al que quiero vincular la factura a subir. A continuación, subo la factura. Cómo? Relleno los datos del recuadro Datos de la factura a adjuntar 12
Para subir la factura, en recuadro Datos de la factura a adjuntar, hago click en seleccionar un archivo. Selecciono el archivo de la factura que deseo subir y ya está. Fíjate que en el recuadro Datos de la factura a adjuntar existe la opción Enviar correo. Si esta opción está activada, al subir la factura a INDAFACTURA, automáticamente se envía al cliente. Por defecto, la opción está activada. Sin embargo, si prefieres subir facturas sin enviarlas para enviarlas luego, puedes desactivar la opción. 2.6 Cómo subo o creo facturas para clientes que no son usuarios de INDAFACTURA? 2.7 Si un cliente no es usuario de INDAFACTURA, debo seguir los siguientes pasos: Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción crear y enviar facturas. Verás la siguiente pantalla: 13
En el siguiente recuadro, escribo la dirección mail del cliente: A continuación, subo la factura. Cómo? Relleno los datos del recuadro Datos de la factura a adjuntar Para subir la factura, en recuadro Datos de la factura a adjuntar, hago click en seleccionar un archivo. Selecciono el archivo de la factura que deseo subir y ya está. Fíjate que en el recuadro Datos de la factura a adjuntar existe la opción Enviar correo. 14
Si esta opción está activada, al subir la factura a INDAFACTURA, automáticamente se envía al cliente. Por defecto, la opción está activada. Sin embargo, si prefieres subir facturas sin enviarlas para enviarlas luego, puedes desactivar la opción. 2.8 Cómo creo facturas desde INDAFACTURA? Puedo facturar directamente desde INDAFACTURA. La factura se crea, se sube al sistema y se envía al cliente: todo en un mismo paso. Cómo lo hago? Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción crear y enviar facturas. Verás la siguiente pantalla: 15
2.9 Cómo creo facturas desde INDAFACTURA para clientes dados de alta en INDAFACTURA? Primero busco el cliente al que va dirigida la factura con el buscador: A continuación, aparecerá un listado con los clientes cuyos datos coinciden con los criterios de búsqueda: Selecciono el cliente al que quiero emitir la factura. Luego del recuadro siguiente: 16
Relleno solamente: -Obligatorio: Número de factura -Obligatorio: Fecha - Opcional: Comentarios No debes seleccionar ningún fichero, ya que de lo que ahora se trata no es de subir un archivo, sino de crear la factura. A continuación, relleno los campos del recuadro Módulo para generar la factura desde la aplicación : Tienes diferentes opciones. Este módulo es muy flexible. Vamos a ver las 3 maneras de utilizar el módulo para generar facturas: 1.- Cálculo automático: crear una factura mediante conceptos predefinidos; 2.- Cálculo automático: crear una factura mediante conceptos introducidos manualmente y cuyo total se sume automáticamente; y 3.- Manualmente, esto es, describiendo un concepto o conceptos sin precisar precio unitario ni cantidad y con un precio global introducido manualmente. 17
2.10 Cómo creo facturas desde INDAFACTURA para clientes que NO están dados de alta en INDAFACTURA? Primero relleno los campos del cuadro siguiente. Sí, es el mismo recuadro que permite buscar clientes. Esta vez, en vez de buscar con las lupas, simplemente escribes los datos identificativos de tu cliente. Luego del recuadro siguiente: Relleno solamente: -Obligatorio: Número de factura -Obligatorio: Fecha - Opcional: Comentarios No debes seleccionar ningún fichero, ya que de lo que ahora se trata no es de subir un archivo, sino de crear la factura. A continuación, relleno los campos del recuadro Módulo para generar la factura desde la aplicación : 18
Tienes diferentes opciones. Este módulo es muy flexible. Vamos a ver las 3 maneras de utilizar el módulo para generar facturas: 1.- Cálculo automático: crear una factura mediante conceptos predefinidos; 2.- Cálculo automático: crear una factura mediante conceptos introducidos manualmente y cuyo total se sume automáticamente; y 3.- Manualmente, esto es, describiendo un concepto o conceptos sin precisar precio unitario ni cantidad y con un precio global introducido manualmente. 2.11 Cómo generar facturas utilizando conceptos predefinidos? En caso que, en mi actividad, tenga unos conceptos a facturar que utilizo de forma habitual, lo más cómodo es crear los conceptos para tenerlos siempre disponibles. 1.- Hay que utilizar el siguiente recuadro: 2.- Para crear, por ejemplo, el concepto carpetas con un precio unitario de 9,55, relleno los campos como sigue: 19
Por favor, ten en cuenta que para poner decimales en el precio unitario, debes hacerlo mediante un punto y no mediante una coma. Si pones una coma, te aparecerá un aviso y se borrará el precio que hayas puesto: 3.- Una vez hayas creado los conceptos, ya los puedes incorporar a la factura. Cómo? Utilizo el recuadro siguiente: En Añadir concepto se abre un desplegable con todos los conceptos disponibles, en el que además verás el precio unitario. Selecciono el concepto que me interesa. En unidades, las unidades que quiero que aparezcan en la factura. Para que el concepto, junto con sus unidades y precio, pase a la factura, hago click en Añadir concepto a la factura. Veremos cómo los conceptos, junto con sus unidades y precio, van pasando a la factura: 20
En caso que en la factura quieras poner otro precio unitario, sólo debes indicar un precio distinto en Precio si cambia. 4.- A continuación, sólo tenies que escoger el tipo de IVA y, en su caso, la retención o recargo de equivalencia. Luego haz click en Calcular total : 21
5.- Puedo previsualizar la factura para ver cómo la verá el cliente. 22
6.- Finalmente, para subir la factura a INDAFACTURA, hago click en 2.12 Cómo puedo crear una factura escribiendo directamente los conceptos, cantidades y precios? Para crear una factura escribiendo directamente los conceptos, cantidades y precios, debes utilizar el siguiente recuadro: 23
Para que INDFACTURA haga el cálculo del total por ti, deberás respetar las indicaciones que aparecen en el recuadro por defecto. 1.- Un solo concepto por línea. 2.- Escribo primero la descripción del concepto, luego el precio unitario con los decimales separados por puntos, la cantidad y el total. Estos apartados los separo mediante un punto y coma, como se muestra en el recuadro. 3.- Hago click en Calcular total. 24
En caso de que hayas comteido algún error, INDAFACTURA te avisa e identifica dónde está el error: 5.- Puedo previsualizar la factura para ver cómo la verá el cliente. 25
6.- Finalmente, para subir la factura a INDAFACTURA, hago click en 2.13 Cómo puedo crear una factura escribiendo directamente un concepto o concepto sin precisar cantidad ni precio unitario, sino un precio global para todos los conceptos de la factura? En caso que sólo quieras describir los conceptos sin detallar precio unitario, cantidad y precio por concepto, ya que lo que deseas es una descripción del producto entregado o servicio prestado y que en la factura sólo aparezca el precio global, es muy sencillo: debes utilizar el recuadro siguiente: 26
No es necesario que sigas las indicaciones que aparecen en el recuadro. Simplemente escribes lo que desees que aparezca en la factura en el recuadro. Por ejemplo: 2.- En el espacio de la base imponible escribo el precio manualmente, elijo el tipo de IVA y, si procede, la retención y el recargo de equivalencia. INDAFACTURA realiza el cálculo del importe total automáticamente. 27
3.- 28
5.- Puedo previsualizar la factura para ver cómo la verá el cliente. 29
6.- Finalmente, para subir la factura a INDAFACTURA, hago click en 2.14 Cómo subir facturas de proveedores que no están dados de alta en INDAFACTURA? Si tienes algún proveedor que no pone a tu disposición las facturas que emite e tu nombre a través del sistema INDAFACTURA pero, como es lógico, deseas tener todas tus facturas recibidas en INDAFACTURA, lo que debes hacer es subirla. Cómo? En el módulo emisor de facturas, selecciono la opción subir facturas recibidas : 30
Sólo tienes que seguir estos pasos: 1.- Rellenar los campos del recuadro siguiente: 31
2.- Selecciono el archivo que deseo subir 3.- Hago click en. Ahora, si voy a mis facturas recibidas, aparecerá la factura que acabas de subir en la lista de facturas recibidas. Tú y tu gestor la tendréis siempre a vuestra disposición. 32
2.15 Cómo puedo saber cuáles de mis clientes me han autorizado para que les facilite sus facturas mediante INDAFACTURA? Para saber qué clientes te han autorizado para que les facilites sus facturas mediante INDAFACTURA, tienes que seleccionar la opción clientes actuales del módulo emisor de facturas: Verás que te aparece un listado: 33
Los clientes que veas en el listado son aquellos clientes que te han autorizado a facilitarles sus facturas mediante INDAFACTURA. 2.16 Cómo acepto la invitación de un cliente para que éste pueda tener acceso a las facturas que yo le emito? Tienes que seleccionar la opción Solicitudes de clientes pendientes de activar del módulo emisor de facturas: Verás que te aparece un listado de los clientes que te han solicitado que les facilites sus facturas mediante INDAFACTURA: Para que puedan recibir las facturas que les subas o crees mediante INDAFACTURA, lo único que tienes que hacer es activar su solicitud. Cómo? Haz click sobre pendiente. Verás que su estado pasa a ser aceptada. 34
Ya está. A partir de ahora, tu cliente ya podrá acceder a las facturas que le emitas cuando lo desee desde INDAFACTURA. 2.17 Cómo puedo invitar a mis clientes para que utilicen INDAFACTURA? Lo puedes hacer como tú quieras. En INDAFACTURA, hemos puesto a tu disposición una herramienta para que informes a tus clientes de las ventajas de utilizar INDAFACTURA. Es muy sencillo. En el MÓDULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción invitaciones a clientes. Verás que te aparece el recuadro siguiente: 35
Lo único que tienes que hacer es poner los mail de tus clientes en insertar correos. Como se indica, los correos se deben separar mediante un punto y coma, esto es, el signo ; Un ejemplo: 36
Puedes poner tantos como clientes tengas. 2.18 Cómo puedo definir el tipo de moneda? Es muy sencillo. En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : Verás el siguiente recuadro: Para cambiar el tipo de moneda, en el campo introducir tipo de moneda solo tengo que introducir mediante el teclado el signo (ej: ) o denominación (ej: euro) que deseo. Así de fácil. 37
También puedes cambiar su posición, mediante el campo posición del símbolo de moneda así como definir el número de dígitos que desees detrás de la coma. 2.19 Cómo puedo determinar que los mails que se envían des el sistema INDAFACTURA se envíen desde mi propio correo y no desde el correo de la aplicación INDAFACTURA? Para determinar que los mails que tus clientes reciben desde la aplicación, no los reciban en su bandeja de entrada desde indafactura@gmail.com sino desde tu correo, debes realizar los siguientes pasos. 1.- En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : 2.- Debes rellenar los campos del recuadro siguiente: 38
Como muchos usuarios utilizáis Gmail, a continuación, pondremos como ejemplo como configurar una cuenta de correo Gmail: 39
En E-Mail: tu mail de Gmail completo (ej: pacoperez@gmail.com) En Es un servidor SSL, activo la casilla. En Servidor de correo escribo: smtp.gmail.com En Puerto escribo: 465 En Usuario del correo escribo de nuevo mi mail completo (ej: pacoperez@gmail.com) En Contraseña de correo escribo la contraseña que utilizo para entrar en mi cuenta Gmail. 3.- Hago click en 4.- Todavía no estás. Gmail tiene un sistema de seguridad que detecta que alguien está intentando entrar en Gmail. Es lo que ha pasado cuando has hecho click en, ya que la aplicación INDAFACTURA está intentando vincularse a tu cuenta Gmail. Debes ir a Gmail y autorizar a INDAFACTURA. Cómo? Ve a tu cuenta Gmail. Verás que en la parte superior, aparece el mensaje siguiente: 40
El mensaje dice Advertencia. Google ha evitado un intento sospechoso de inicio de sesión en tu cuenta. Has sido tú?. Sí, sí que has sido tú. Google ha detectado el intento de acceder a tu mediante INDAFACTURA. Google te preguntará si autorizas el intento de acceso. Autorízalo. A partir de ahora, los mails que envíes desde INDAFACTURA se enviarán desde tu propio correo electrónico. 2.20 Cómo puedo crear facturas con una numeración automática? Si eres de aquellos usuarios que no suben facturas ya creadas con otro programa sino que utilizas el módulo de creación de facturas de INDAFACTURA, debes tener en cuenta que puedes configurar INDAFACTURA para que las facturas creadas sigan una numeración. Cómo? Sigue los pasos siguientes: 1.- En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : 41
2.- De todas la opciones de facturación, debes fijarte en: El primer campo es para las facturas y el segundo para las facturas de abono o rectificativas. En este apartado nos ocupamos del campo 1, el relativo a las facturas. Para establecer una numeración automática, debes tener en cuenta que puedes poner delante del número las letras y las referencias que quieras. Por ejemplo, si pongo F2015007, INDAFACTURA sabe que después tendrá que poner automáticamente F2015008 y así sucesivamente. La referencia que pongas antes del número puede ser la que tú quieras. 3.- Hago click en 2.21 Cómo hago para hacer una factura de abono o rectificativa? 42
Esta opción sólo tiene sentido para aquellos usuarios que utilicen INDAFACTURA para crear facturas. Aquellos usuarios que sólo suban sus facturas ya creadas por su programa habitual facturación, su programa ya establece una numeración específica para las facturas de abono o facturas rectificativas, con lo que no necesitan esta opción. Como el número de factura es necesario para subir tus facturas a INDAFACTURA, tu número de factura rectificativa es una información que también tendrás disponible en INDAFACTURA. De nuevo, si tú no subes tus facturas sino que las creas desde INDAFACTURA, debes realizar los siguientes pasos: 1.- En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : 2.- De todas la opciones de facturación, debes fijarte en: El primer campo es para las facturas y el segundo para las facturas de abono o rectificativas. En este apartado nos ocupamos del campo 2, el relativo a las facturas rectificativas o de abono. Para ver el apartado relativo a las facturas (ver apartado). 43
Para establecer una numeración automática de las facturas rectificativas o de abono, debes tener en cuenta que puedes poner delante del número las letras y las referencias que quieras. Por ejemplo, si pongo REC2015007, INDAFACTURA sabe que después tendrá que poner automáticamente REC2015008 y así sucesivamente. La referencia que pongas antes del número puede ser la que tú quieras. Sin embargo, para que te sea fácil identificar que sea de abono o rectificativa, te aconsejamos que pongas REC o AB como referencia. 3.- Hago click en 2.22 Quiero tener diferentes series de facturas Cómo lo hago? INDAFACTURA no es un programa de facturación sino un sistema de intercambio de archivos entre los diferentes operadores económicos: el cliente, el proveedor y sus respectivos gestores. Si tienes diferentes series de facturas, lo más probable es que tengas tu propio programa de facturación, con lo que no utilizarás el módulo de creación de facturas de INDAFACTURA sino el módulo de subida de las facturas que generes con tu programa de facturación. Tu programa de facturación probablemente te permita tener diferentes series de facturación. Las series de facturación se reflejan en el número de factura. Como el número de factura es necesario para subir tus facturas a INDAFACTURA, tu número de serie es una información que también tendrás disponible en INDAFACTURA. Cómo busco por series? Muy sencillo. Mediante el potente buscador de INDAFACTURA. En el listado de facturas emitidas verás un buscador: En el mencionado buscador, debo teclear la serie: automáticamente INDAFACTURA filtra todas las facturas por serie. 2.23 Me he equivocado y quiero eliminar una factura del sistema Cómo lo hago? Recuerda que sólo puedes eliminar facturas que tú hayas subido INDAFACTURA, no puede eliminar facturas que tus proveedores hayan subido. 44
Para eliminar una factura, debes proceder de la siguiente manera: INDACLAUT, S.L. 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: 2.- Para encontrar la factura que deseo eliminar, utilizo el buscador: por número de factura, cliente, importe, fecha, etc. Lo que te sea más cómodo en ese momento. Ahora fíjate en la columna selecciona : 45
3.- Selecciona la factura que desees eliminar 4.- Para eliminar la factura, debes hacer click sobre. 2.24 Cómo puedo enviar una factura subida al sistema a mis clientes? Para enviar una factura por mail, debes proceder de la siguiente manera: 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: 46
Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: 2.- Para encontrar la factura que deseo enviar, utilizo el buscador: por número de factura, cliente, importe, fecha, etc. Lo que te sea más cómodo en ese momento. Ahora fíjate en la columna selecciona : 3.- Selecciona la factura que deseo enviar. 4.- Finalmente, hago click en 2.25 Cómo puede tener contraladas las facturas cobradas y distinguirlas de las pendientes de pago? Para tener controlado si las facturas han sido cobradas o todavía están pendientes de pago, debo proceder de la siguiente manera: 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: 47
Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: Ahora debes fijarte en la columna estado de la factura. Para poder cambiar el estado de la factura de pendiente a cobrada (o a la inversa para corregir un error), debes seleccionar la factura en cuestión: Mediante el selector, indico si deseo que aparezca como cobrada o como pendiente : Finalmente, hago click en. 48
2.26 Quiero personalizar mi formato de factura para que tenga LOGO, un pie de página, etc. Cómo lo hago? Es muy sencillo. En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : Con el ratón, ves hasta el final de la ventana, hasta llegar a: 49
Lo único que tienes que hacer es: INDACLAUT, S.L. 1.- Escanea una página en DIN-A4 con el formato de factura que desees, con su LOGO, su pie da página, etc. 2.- Sube el archivo escaneado mediante seleccionar archivo. El archivo que subas, tiene que ser.jpg.bmp. gif o.png 3.- Haz click en Ya está. A partir de ahora, todas las facturas que crees mediante el módulo de creación de facturas INDACLAUT, mostrarán tu LOGO, pie de página, etc. 3 MÓDULO GESTORÍA Y ASESORÍA: Soy gestor, cómo utilizo INDAFACTURA? 3.1 Cómo puedo acceder a las facturas recibidas por uno de mis clientes? Para acceder a las facturas recibidas por uno de tus clientes, en el MÓDULO GESTORÍA Y ASESORÍA tienes que seleccionar la opción facturas emitidas: A continuación verás un listado con todos los clientes a quien asesoras: Selecciona el cliente del que quieres ver las facturas recibidas, sólo tienes que hacer click en: 50
Verás cómo te aparece un listado con todas facturas recibidas por tu cliente: 3.2 Cómo puedo encontrar una factura en particular entre las facturas recibidas por uno de mis clientes en el listado de facturas recibidas? Existen dos maneras. 1.- La primera consiste en utilizar el buscador que verás en la parte superior de la tabla: Puedes filtrar el listado de las facturas entre dos fechas, por nombre o por NIF/CIF. Sólo tienes que introducir las criterios de búsqueda en los campos habilitados y hacer click en buscar. Por ejemplo, si deseo las facturas entre el 1 de enero del 2015 y el 27 de agosto del 2015 del cliente con el NIF 95194147E, escribo: A continuación, hago click en: 2.- La segunda manera consiste en utilizar el potente buscador siguiente: 51
Este buscador es una herramienta muy cómoda y potente. Busca cualquier información en el listado de facturas: un importe, parte del nombre del cliente, una fecha o parte de una fecha, etc. 3.3 Cómo puedo descargar o visualizar una factura en particular del listado de facturas recibidas por uno de mis clientes? Para ello tendrás que estar en el listado de facturas recibidas por uno de tus clientes y saber buscar en el listado. Si no sabes hacerlo, lee primero el apartado. Es muy sencillo, una vez has localizado la factura que quieres bajar, sólo tienes que hacer click en: Si utilizas el navegador Google Chrome, en la parte inferior izquierda verás que el archivo se ha descargado: 52
Para visualizarlo, sólo tienes que hacer click sobre el archivo. A continuación, la factura se visualiza en una ventana nueva del navegador: 3.4 Cómo puedo saber si ya he contabilizado una factura? Para tener un control de las facturas de mis clientes contabilizadas, puedo utilizar la siguiente herramienta: En la parte superior derecha de la lista de facturas, ya sean emitidas o recibidas por mis clientes, verás una columna titulada Contabilizado. Para poder llevar un control de 53
aquellas facturas que ya hayas contabilizado en tu propio sistema, sólo tienes que seleccionar aquella o aquellas facturas que acabes de contabilizar: A continuación, haz click en Guardar contabilizado Verás cómo, en las facturas seleccionadas, ahora aparece la fecha actual. Esto te indica que las mencionadas facturas ya las has contabilizado en tu sistema y la fecha de contabilización: 54
3.5 Cómo puedo sacar listados de las facturas, ya sean emitidas o recibidas, de mis clientes? En la parte superior derecha de la tabla, de bajo del buscador encontramos estas opciones: Copy: Nos permite copiar la tabla para pegarla en cualquier documento de texto. CSV: Nos permite guardar el documento en formato CSV, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Excel: Nos permite guardar el documento en formato Excel, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. PDF: Nos permite guardar el documento en formato PDF, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Print: En esta opción se nos abrirá una nueva ventana en nuestro navegador con el listado de las facturas para poderlo imprimir mediante las opciones de impresión del navegador que estemos utilizando. 4 Soy gestor, cómo puedo descargar todas las facturas de un listado sin tener que ir una por una? 55
En la parte superior derecha de los listados de facturas de tus clientes, ya sean emitidas o recibidas, verás lo siguiente: Para descargarte todas las facturas del listado, sólo tienes que hace click en descargar todo. Si utilizas Google Chrome, en el parte inferior izquierda verás que te aparece la descargar de un archivo en formato.zip. El mencionado archivo tiene todas las facturas del listado. 5 Algunos trucos Recuerda que INDAFACTURA es una aplicación web, con lo que puedes utilizar todas las herramientas de tu navegador para aprovechar al máximo lo que INDAFACTURA pueda hacer. 56
A continuación, te recordamos algunos ejemplos 6 Cómo puedo aumentar el tamaño de las letras y números? Puedes aumentar el tamaño de las letras y números que ves en pantalla mediante CTRL y el signo de suma+. 7 Cómo puedo disminuir el tamaño de las letras y números? Puedes disminuir el tamaño de las letras y números que ves en pantalla mediante CTRL y el signo de resta -. 8 Cómo puedo trabajar con varios módulos a la vez? Es muy fácil. Sólo tienes que abrir una pestaña nueva en tu navegador y volver a acceder a INDACLAUT con tu usuario y contraseña. Tendrás dos pestañas abiertas para poder trabajar en módulos distintos. Abre tantas pestañas como necesites. 57