CONEIX PROJECT KNOWLEDGE MANAGEMENT. 1. Objeto La herramienta CONEIX responde a la necesidad de aprovechar productivamente las nuevas tecnologías para aumentar la competitividad de las ingenierías y empresas de servicios que trabajan por proyectos. CONEIX pretende poner a un clic todos aquellos datos significativos generados en la ejecución de proyectos que son útiles y necesarios para conseguir un óptimo funcionamiento de estas empresas. Para conseguir este objetivo nos guiamos por los siguientes principios: El sistema CONEIX se dirige a un tipo muy concreto de empresas: ingenierías, despachos de arquitectura y empresas que trabajan por proyectos. Las líneas de evolución de la herramienta se deciden conjuntamente con las empresas y el funcionamiento de la herramienta informática se diseña conjuntamente con los usuarios. La aplicación dispone de una arquitectura parametrizable que le permite adaptarse a las especificidades de cada empresa. CONEIX pretende a su vez aprovechar y favorecer sinergias entre las distintas empresas que forman parte del proyecto.
2. Antecedentes. El proyecto CONEIX nació de la voluntad de seis organizaciones de crear una herramienta que les permitiera integrar la gestión de proyectos y recoger todo el conocimiento generado en la realización de los mismos. La primera etapa del proyecto, consistió en un análisis exhaustivo de las necesidades para cada uno de los perfiles del la herramienta, definidos por los futuros usuarios atendiendo al desarrollo de su tarea diaria: responsables de proyecto, técnicos, administrativos, comerciales y gerencia. Era necesario diseñar una herramienta que proporcionara los datos necesarios para la realización de proyectos y a la vez permitiera recoger todo el conocimiento que en ellos se generaba.
Como resultado de este análisis, surgieron tres mapas de conocimiento tipo correspondientes a los procesos básicos de una empresa de servicios que trabaje por proyectos: o Comercial. o Dirección de proyectos. o Ejecución de proyectos. El trabajo en equipo de las seis empresas permitió diseñar una herramienta que incorporara las buenas prácticas de cada una, a la vez que evitaba la incorporación de sus vicios operativos. El trabajo en equipo de usuarios y programadores ha permitido disponer de una herramienta adaptada a las necesidades reales, y fácil de utilizar: con un corto periodo de aprendizaje, y sobre todo útil: proporciona aquello que necesitas en el momento en que es necesario. A finales del año 2003 se instaló la primera versión del CONEIX. Actualmente la versión 2.4 incorpora toda la funcionalidad necesaria para la gestión de una ingeniería.
3. Descripción del sistema. CONEIX es una intranet de Gestión de Proyectos que facilita la recogida de todos aquellos datos que se generan durante un proyecto, que pueden sernos útiles a nosotros o al resto de la empresa en proyectos posteriores. CONEIX permite realizar un control económico tanto global como del día a día del proyecto, a la vez que almacena todos los documentos relacionados facilitando su control. CONEIX permite la gestión administrativa de la empresa: facturación, control y seguimiento de pedidos, compras, seguimiento de cobros. Adicionalmente ofrece: Análisis de costes del proyecto. Base de datos de empresas y personas. CRM para el seguimiento de acciones comerciales. Registro del día a día de proyectos, empresas y personas. Permite realizar un seguimiento de todos los acontecimientos importantes de un proyecto. Gestión de tareas con alarmas. Gestor documental con control de versiones, control de acceso y procesos de aprobación de documentos. Gestión de incidencias de proyecto. Evaluación de proveedores. Control de horas con sistema de alarmas. CONEIX es una herramienta que permite el registro de todos los datos importantes del proyecto en el que estamos trabajando, para posteriormente, poder ser consultadas mediante un fácil acceso.
4. Funcionalidades. 4.1. Noticias. Las noticias son probablemente la herramienta más útil e innovadora de CONEIX. Esta herramienta permite registrar un acontecimiento o un dato y relacionarlo con un proyecto, una o más empresas y una o más personas. El registro de noticias es una herramienta que mejora cualitativa y cuantitativamente la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto. El registro de los datos significativos que hacen referencia a una persona, a una empresa o a un proyecto, nos permitirá disponer de un histórico de la relación de nuestra empresa con sus clientes, proveedores y colaboradores. También podremos consultar una bitácora con el día a día de todo el proyecto. La versión 2.4 incorpora la posibilidad de relacionar tareas y noticias en cualquier orden. Por ejemplo: Noticia: - La empresa XXXX S.A. ha decidido invertir en la construcción de una nueva planta de producción en Barcelona. Tarea: - Buscar un contacto en la empresa XXXX S.A. y conseguir una visita comercial. Noticia: - Hemos conseguido una visita en XXXX S.A. para el día 23 de Febrero. Noticia: - La visita con el Sr. Pérez de XXXX S.A. ha sido un éxito y nos ha pedido una oferta para la realización del proyecto. Tarea: - Confeccionar la oferta. /.../
4.2. Base de datos de personas y empresas. Uno de los conocimientos clave de la gestión de proyectos es el de las personas y empresas que participan en ellos, ya sea como clientes, proveedores o colaboradores. CONEIX permite conocer: Qué personas de mi equipo participaron en un determinado proyecto. Cuáles fueron mis proveedores y con qué personas de cada empresa tratamos. Con que personas de la empresa cliente tratamos. Quienes son mis principales prescriptores: quienes me han ayudado a conseguir un determinado proyecto. Los datos históricos de nuestra relación con estas personas y empresas. La ó las diferentes direcciones dónde se ejecuta el proyecto. Las personas desplazadas en obra. Estos datos podrán ser compartidos por toda la organización. Por ejemplo, cuando un jefe de proyecto encuentra un nuevo proveedor, y este ha ofrecido un buen servicio, es importante que otras personas que subcontraten el mismo tipo de trabajo tengan la información accesible.
CONEIX pone al alcance de la organización una completa base de datos compartida de personas y empresas. 4.3. Control económico del proyecto. La intranet CONEIX ofrece información sobre: El estado actual del proyecto: económico y de horas dedicadas. La previsión del estado final de cuentas. Resultado del proyecto una vez ha sido cerrado y comparativa con las previsiones iniciales. Para obtener este análisis podemos: Registrar pedidos y facturas emitidas y recibidas. Registrar horas realizadas y sus previsiones. Registrar tanto el presupuesto como los costes iniciales. Definir perfiles de coste/hora para cada tipo de trabajador.
4.4. Resumen de datos del proyecto. CONEIX agrupa todos los datos del proyecto en una sola carpeta: Datos iniciales del proyecto: Referencia Título y descripción Viabilidad Unidad de negocio.
Antecedentes (otros proyectos anteriores que hemos hecho y que tienen que ver con el proyecto actual). Hijos (Proyectos que son continuación de un proyecto determinado). Nivel de acceso. Documentos básicos del proyecto: Oferta, especificaciones técnicas, planificación. Resumen gráfico de horas. Día a día: listado de todas las noticias registradas relacionadas proyecto. Ofrecen un histórico de la evolución del proyecto. Equipo. Resumen de todas las personas y empresas que participan o han participado en el proyecto: equipo interno, proveedores, clientes, colaboradores y prescritores. Componentes. Herramienta muy flexible que permite registrar en el sistema toda la estructura del proyecto, organizada en subgrupos, tareas y componentes. Horas. Resumen de horas del proyecto. Resumen económico: previsión y resultados.
4.5. Resumen económico global. A nivel económico, el CONEIX también ofrece: Análisis numérico y gráfico de la facturación de mi empresa en un periodo determinado. Resumen numérico y gráfico de la facturación por clientes en un periodo determinado. Resumen gráfico de la facturación de mis proveedores. Análisis gráfico y numérico de horas por proyectos y por tipos de tarea. 4.6. CRM. Herramienta de seguimiento de acciones comerciales. El CRM de CONEIX una herramienta muy sencilla, diseñada a la medida de las necesidades más habituales del comercial de una empresa de servicios. Dispone de las siguientes funcionalidades: Clasificación y listado de clientes. Histórico de acciones comerciales y de marketing. Listado de tareas pendientes. Listado de prescritores. 4.7. Gestor documental. Los documentos son una parte básica en la gestión de todo proyecto. CONEIX, incorpora un gestor documental diseñado para satisfacer las necesidades del equipo de proyecto de un modo sencillo y eficaz. Se ha diseñado una estructura que permite clasificar los documentos a partir de sus relaciones con: proyectos, personas y empresas. También
pueden clasificarse atendiendo a diferentes taxonomías previamente definidas, al tipo de documento y a sus palabras clave. Adicionalmente, CONEIX automatiza el control de las versiones y revisiones de los documentos. Desde la versión 2.2 incorpora un procedimiento de revisión y aprobación de documentos. 4.8. Otras funcionalidades. a. Registro de llamadas y mensajes. Herramienta muy sencilla que permite dejar un mensaje a otro usuario de la intranet del tipo: Te ha llamado Pedro de la empresa XXX. Llámale en cuanto puedas. El sistema facilita el registro del mensaje en la base de datos para su posterior consulta. También permite enviar mensajes genéricos a los otros usuarios.
b. Agenda. Permite consultar la dirección, el teléfono y el histórico o las relaciones de una persona o una empresa. c. Propuesta. La utilidad de la intranet CONEIX radica en que ha sido diseñada a partir del estudio de las necesidades de cada uno de los perfiles de usuarios. Para asegurar la evolución de la herramienta en la dirección adecuada, hacía falta definir un método que hiciera muy fácil el envío de propuestas al equipo desarrollador. La funcionalidad Propuesta facilita esta tarea.
4.9. Control de acceso. Coneix permite configurar perfiles de usuario y definir para cada perfil los accesos a las diferentes pantallas y funcionalidades. Puede configurarse un acceso a clientes para que estos puedan acceder a la información que nosotros queramos. 5. Datos técnicos. Coneix es una herramienta web implementada en PHP. Utiliza MySQL como base de datos. Puede instalarse en un servidor de la propia empresa o utilizarse en modo SAAS (software as a Service) sobre nuestros servidores. CONEIX es un sistema actualizable. La posibilidad de actualización de una versión a la siguiente permite: Disponer de las nuevas funcionalidades que se incorporan al sistema. Aseguran la inversión en la puesta en marcha del sistema. Actualmente en Coneix se han invertido más de 20.000 horas de programación. En el año 2009 tenemos previsto dedicar unas 8.000 horas adicionales a su mejora y perfeccionamiento.
El proyecto CONEIX no hubiera sido posible sin el soporte, el esfuerzo y la colaboración de: Carles Riba, Judit Coll, Francesc Civit, Adrià Roca, Eduard Ferreró, Xavier Casanova, Agustí Domènech, Josep Pons, Antoni Sudrià, Albert Sànchez, Ángel Casanova, David Lampón, Francesc Güell, Juanjo Villanueva, Eli Abad, Francisco Moya, Ricardo Alonso, Albert Boix, Enric Codina, Raquel Alguacil, Albert Moleiro, y Miquel Delclòs. Contacto: Miquel Delclòs miquel@delclos.com Coneix Project Management S.L. Tel/fax: 935898580 Mv. 647530860 c/orient 49 4t 2a 08172 Sant Cugat del Vallès