FECHAS DE VENCIMIENTO EN MEDICAMENTOS GPMASSF001-1 V5 BOGOTA, D.C. - 2014
Página 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE... 3 3 DEFINICIONES Y SIGLAS... 4 3.1 TECNICO AUXILIAR DE FARMACIA (T.A.F.)... 4 3.2 TECNICO DE ALMACEN... 4 3.3 QUIMICO FARMACÉUTICO (Q.F.)... 4 3.4 BODEGA CENTRAL (BC)... 4 3.5 BLÍSTER... 4 3.6 CADENA DE ABASTECIMIENTO... 4 3.7 FECHA DE EXPIRACIÓN / VENCIMIENTO O CADUCIDAD... 5 3.8 LOTE... 5 3.9 MEDICAMENTO... 5 3.10 SEMAFORIZACION... 5 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES... 6 4.1 MEDICAMENTOS CON FECHA DE VENCIMIENTO CUMPLIDA... 8 4.2 REGISTROS... 8 5 ETAPAS DEL PROCESO... 9 5.1 ETAPAS PARA EL CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO EN LOS MEDICAMENTOS. 10 6 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL... 11 7 ÁREAS INVOLUCRADAS... 12 8 SEGURIDAD... 12
Página 3 de 12 1 OBJETIVO Establecer los criterios y métodos para controlar las fechas de vencimiento de los medicamentos del Hospital Nazareth E.S.E. I Nivel, en lo que hace referencia al almacenamiento y manejo de los mismos. 2 ALCANCE Involucra al Auxiliar técnico de Farmacia de cada uno de los Centros y al técnico de la Bodega Central, los responsables de los proyectos donde se utilicen medicamentos, los responsables de los carros de paro y, los responsables de las ambulancias, con la supervisión del Químico Farmacéutico responsable del Servicio Farmacéutico. Comprende básicamente actividades en el almacenamiento de medicamentos en la Bodega Central, en cada una de las farmacias del Hospital y su posterior entrega a los usuarios respectivos Inicia en la recepción de los medicamentos en el almacén, en los centros de atención, en el carro de paro y demás ámbitos donde se manejen medicamentos y termina con la disposición final de estos.
Página 4 de 12 3 DEFINICIONES Y SIGLAS 3.1 TECNICO AUXILIAR DE FARMACIA (T.A.F.) Responsable del almacenamiento, custodia, dispensación y manejo en general de medicamentos, insumos medico quirúrgicos y de odontología en las farmacias en cada Centro de atención CAMI y UPA 3.2 TECNICO DE ALMACEN Responsable del almacenamiento transitorio, manejo adecuado según la normatividad y custodia de los medicamentos en el almacén de la sede administrativa del Hospital Nazareth. 3.3 QUIMICO FARMACÉUTICO (Q.F.) Profesional universitario del área de la salud cuya formación universitaria lo capacitará para ejercer actividades profesionales en el desarrollo, preparación, producción, control y vigilancia de los procesos y productos como medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas con bases en productos naturales y demás insumos de salud y en las actividades químicas farmacéuticas que inciden en la salud individual y colectiva. Responsable del Servicio Farmacéutico en el Hospital. 3.4 BODEGA CENTRAL (BC) Espacio físico para almacenar los medicamentos al momento de recibirlos de los diferentes proveedores.. 3.5 BLÍSTER Es un envase de plástico transparente y con una cavidad en forma de ampolla donde se aloja el producto, permitiendo al mismo tiempo presentarlo y protegerlo de golpes durante las operaciones de manipulación y transporte. 3.6 CADENA DE ABASTECIMIENTO Conjunto de procedimientos y normas destinadas a garantizar el almacenamiento, transporte, distribución y dispensación adecuada de materiales y productos farmacéuticos a partir de la liberación de que son
Página 5 de 12 objeto después del proceso de fabricación, de manera que estos conserven la naturaleza y calidad deseadas cuando lleguen al consumidor final. 3.7 FECHA DE EXPIRACIÓN / VENCIMIENTO O CADUCIDAD La que se indica como tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, pureza, características fisicoquímicas y terapéuticas así como las demás que corresponden a la naturaleza de un producto farmacéutico y que se recomienda con base en los resultados de los estudios de estabilidad realizados al efecto. 3.8 LOTE Cantidad de un producto de calidad homogénea que se elabora en un mismo ciclo controlado de fabricación y posee un código de identificación específico. 3.9 MEDICAMENTO Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica, que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. 3.10 SEMAFORIZACION Es una herramienta que permite identificar y determinar en el momento oportuno que medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo modo ejercer un control sobre estos, esta semaforización se efectúa de acuerdo a la rotación de los medicamentos y se aplica en cada centro de atención, en el almacén central, en el carro de paro y en donde se utilicen medicamentos
Página 6 de 12 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES El servicio farmacéutico está conformado físicamente por una Bodega Central y una Farmacia en cada unidad de atención y, en recurso humano por un Químico Farmacéutico, un Técnico de Almacén y Técnicos Auxiliares de Farmacia en cada Farmacia de los Centros de atención CAMI Nazareth y UPA San Juan Las disposiciones básicas del manejo de las Farmacias se fundamentan en características propias de las mismas (ver Documento Referencia: RMAS004 Servicio Farmacéutico), con condiciones óptimas de aseo y limpieza, ubicación de las áreas pertinentes dentro del Almacén y de cada Farmacia para su correcto funcionamiento con medicamentos controlados, medicamentos no controlados, medicoquirúrgicos, cuarentena, fechas de vencimiento, condiciones ambientales de humedad relativa y temperatura, ubicación de medicamentos por orden alfabético e identificación y registros respectivos. El Hospital a través de esta guía establece los criterios para el manejo de medicamentos respecto a fechas de vencimiento La política del Servicio Farmacéutico está identificada con la calidad técnica del medicamento, por lo que en el plan de compras se debe establecer gasto institucional de los mismos teniendo como prioridad la calidad de éstos en la selección de los proveedores. El servido farmacéutico debe garantizar la disponibilidad de medicamentos con fechas de utilización vigentes Se debe disponer de los mecanismos necesarios para asegurar el seguimiento a fechas de vencimiento de los medicamentos, tanto en cada una de las farmacias de los centros de atención como en el almacén central de medicamentos. Se debe incluir en los términos de negociación con proveedores el cambio de medicamentos cuando éstos no hayan sido usados y tengan fechas de vencimiento inferiores a tres meses. Se debe realizar el acompañamiento necesario por parte del Químico Farmacéutico a los técnicos auxiliares de farmacia y técnico de almacén para garantizar el cumplimiento de las acciones establecidas para el seguimiento a fechas de vencimiento de medicamentos. Las fechas de vencimiento de los medicamentos deben estar claramente identificadas en los empaques respectivos de los medicamentos
Página 7 de 12 En los casos que se requiera un consumo parcial de un blíster, deberá dejarse plenamente identificada la fecha de vencimiento a través del blíster empacando en una bolsa de cierre hermético rotulándolo con identificación nombre del medicamento, lote, fecha de vencimiento y nombre de. Como parámetros a seguir para el manejo puntual de las fechas de vencimiento de medicamentos se establece: Dentro de las actividades propias del técnico auxiliar de farmacia, y responsables de ejecución de proyectos, dinamizadores, tripulación de ambulancias, responsables de carro de paro, jefes de enfermaría, odontólogos y demás talento humano que desarrolla actividades dentro de alguna parte de la cadena de abastecimiento de medicamentos, deben incorporar en sus actividades la revisión mensual de las fechas de vencimiento, para los medicamentos que estén bajo su responsabilidad. En los proyectos, ambulancias y carros de paro los medicamentos a utilizar, no tendrán fechas de vencimiento inferiores a 2 meses. En caso de encontrarse algún medicamento con esta fecha limite se debe hacer la devolución al técnico auxiliar de la Farmacia respectiva. En las Farmacias se hará la semaforización de medicamentos así: Grupo No. 1: Medicamentos con fechas de vencimiento superiores a 1 año se organizan en estricto orden alfabético en el espacio definido para tal fin con su respectiva rotulación, semaforizacion en color verde. Grupo 2: Medicamentos con fecha de vencimiento de un año a seis meses se semaforizan con color amarillo. Estos medicamentos son para uso inmediato y tiene prioridad de dispensación sobre los que tengan fecha de vencimiento mayor. Igualmente se informa de inmediato al Químico Farmacéutico o al Jefe de Compras para que inicie la gestión de cambio con el proveedor Grupo 3.B Medicamentos con fechas de vencimiento inferiores a cinco meses; deben ser estar semaforizados con línea roja y en su lugar de ubicación debe estar hoja de programación puntual de dispensación que debe garantizar su entrega antes de cumplir la fecha de vencimiento o, si algún medicamento es de baja rotación se debe informar al Químico Farmacéutico para que autorice su devolución de manera inmediata a la bodega central, para efectos de gestionar la devolución al proveedor. EL COLOR ROJO INDICA QUE TIENE MENOS DE 5 MESES DE VIDA UTIL EL COLOR AMARILLO INDICA QUE TIENE DE UN AÑO A 6 MESES DE VIDA UTIL EL COLOR VERDE INDICA QUE TIENE MAS DE UN AÑO DE VIDA UTIL
Página 8 de 12 4.1 MEDICAMENTOS CON FECHA DE VENCIMIENTO CUMPLIDA Grupo 4: Medicamentos con fecha de vencimiento cumplida. El Tecnico de almacén dispondrá de los mismos para el proceso de devolución al proveedor. En la Bodega central se dispondrá de un área destinada para separar y ubicar estos medicamento. El técnico debe informa al comité de farmacia en donde se debe aprobar la destrucción bajo el procedimiento establecido por el Hospital y establecer las acciones correctivas y preventivas necesarias. 4.2 REGISTROS Los registros de seguimiento a fechas de vencimiento son: Registro de Recepción Técnica de Medicamentos, registro llevado en cada una de las farmacias de los centros, además se debe registra en el formato de servicio o producto no conforme
Página 9 de 12 5 ETAPAS DEL PROCESO El Hospital quien por procedimiento regular debe recibir los medicamentos que ingresen con fecha no menor a 18 meses para su vencimiento (serán contados a partir de la fecha de entrega de los mismos). Se hará excepción con el visto bueno del Químico Farmacéutico responsable del Servicio Farmacéutico y/o Comité de Farmacia y Terapéutica cuando se verifique que el uso del mismo se realizará antes de los siguientes seis meses de su fecha de expiración, exigiendo para tal fin una carta del proveedor donde conste que hará el cambio del respectivo medicamento en caso de ser necesario, por el mismo medicamento con fecha superior a un año como mínimo. Las cantidades de entregas parciales de los medicamentos los fijará el Hospital tanto para los procedimientos regulares como para la excepción contemplada. La Organización de la dispensación de medicamentos según la fecha de vencimiento, es responsabilidad del Técnico Auxiliar de Farmacia, entregando al usuario los medicamentos en orden de fecha de vencimiento. Esta directriz debe ser verificada como mínima una vez cada seis meses en cada farmacia por el Químico Farmacéutico. Realizando los compromisos necesarios con los técnicos auxiliares que presenten dificultades para su cumplimiento dejándolos consignados en los registros institucionales establecidos para tal fin con copia a talento humano. Los resultados de estas visitas deben ser incluidos en el informe mensual de gestión que se entrega a la supervisión correspondiente. En las Farmacias de las unidades de atención no se recibirán medicamentos con fecha de vencimiento menor a 6 meses a menos que se realice con visto bueno del Químico Farmacéutico responsable del Servicio Farmacéutico y sean de alta rotación. En los sitios como los carros de paro se debe informar al técnico auxiliar de farmacia, y por correo al Químico Farmacéutico cuales medicamentos presentan la fecha a seis meses de vencimiento, con el fin de iniciar la comunicación con almacén y con el Químico Farmacéutico. para iniciar la gestión de reposición del mismo. que se harán mano a mano, el carro de paro no debe quedar sin el medicamentos. Ubicación de los medicamentos en las zonas establecidas según la fecha de vencimiento y Grupos definidos anteriormente, incluyendo el tratamiento al producto no conforme Envío de medicamentos a la Bodega central se realizara en el Formato Devolución de Medicamentos a Bodega de Medicamentos por parte del Técnico Auxiliar de la Farmacia respectiva, una vez reciba la autorización. Rotación inmediata con otro Hospital o, con el proveedor respectivo de medicamentos a través de la Bodega de Medicamentos si estos tienen cinco meses de fecha de vencimiento. Destrucción de medicamentos una vez sea aprobada por el Comité del Farmacia y Terapéutica estos utilizando para ello el procedimiento establecido para tal fin.
Página 10 de 12 5.1 ETAPAS PARA EL CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO EN LOS MEDICAMENTOS ITEM ETAPA RESPONSABLE 1 El Hospital no recibirá medicamentos con fecha menor a 18 meses para su vencimiento y que serán contados a partir de la fecha de entrega de los mismos. Ver excepción. Técnico de Almacén y Químico Farmacéutico 2 Dispensación de medicamentos según la fecha de vencimiento, es decir, el Técnico Auxiliar de Farmacia entregará al usuario aquel medicamento que tenga fecha de vencimiento más próxima ( primero en vencerse, primero en salid) (ver excepción). Técnico de Almacén 3 En las Farmacias de las Localidades no se recibirán medicamentos con fecha de vencimiento menor a 6 meses salvo excepción autorizada. En los proyectos. Técnico Auxiliar Farmacia 4 Realizar la verificación mensual de las fechas de vencimiento originándose así un registro mensual por Técnico Auxiliar de Farmacia a través de lista de chequeo de almacenamiento con destino del responsable del servicio farmacéutico acompañado de formato de comunicación interna, si es necesario, el tercer viernes de cada mes. Técnico Auxiliar Farmacia 5 Ubicación de los medicamentos en las zonas establecidas según la fecha de vencimiento organizándolos en estricto orden alfabético siempre. En caso de ser producto no conforme se ubicaran en las zonas destinadas para tal fin y se debe registrar en el formato de servicio y producto no conforme Técnico Auxiliar Farmacia 6 Envío de medicamentos a la Bodega central una vez se autorice para devolución a proveedor Técnico Auxiliar Farmacia 7 Destrucción de medicamentos a través del Comité del Farmacia y Terapéutica si estos tienen fecha de vencimiento cumplida de acuerdo a procedimiento establecido para tal fin. Químico Farmacéutico 8 Seguimiento y verificaciones Químico Farmacéutico
Página 11 de 12 6 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Inicio 1. Compra de medicamentos e ingresarlos al hospital, TBC y Q.F. 2. Entrega de medicamentos a farmacias TBC 3. Entrega de medicamentos a usuario T.A.F. A A 4. Verificación mensual fechas Vencimiento y semaforización T.A.F. 5. Ubicación zona fecha vencimiento o de Producto No Conforme T.A.F. 6. Envío de información al Q,F Sobre medicamentos de baja rotación y a 6 meses de vencimiento T.A.F. 10. Seguimiento y verificaciones Q.F. 9. destinación final de los de medicamentos no conformes Q.F./ jefe de compras 8. Devolución o cambio de medicamentos TBC 11. FIN
Página 12 de 12 7 ÁREAS INVOLUCRADAS Este procedimiento aplica para todo el servicio Farmacéutico del Hospital Nazareth E.S.E. I Nivel, incluyendo recursos físicos, Bodega Central, Farmacias de CAMI Y UPA y, aquellos sitios donde se autorice el uso de medicamentos como, carros de paro y proyectos con el personal relacionado 8 SEGURIDAD Todo el personal del Hospital tiene acceso a la consulta del Instructivo para verificar el procedimiento a seguir en el cumplimiento al seguimiento y la toma de decisiones respecto a fechas de vencimiento de medicamentos.