ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL ARRENDAMIENTO DE ELEMENTOS PARA LA AMPLIACION DE LA PLANTA TELEFONICA DE LA SIC 1. CONVENIENCIA Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La SIC tiene la necesidad de efectuar un aumento de su capacidad telefónica de la planta a fin de garantizar la comunicación interna y externa de la Entidad y de sus servidores. Lo anterior teniendo en cuenta la ampliación de personal como resultado de la reciente restructuración de que fue objeto la Entidad, la cual ocasiona por consiguiente, un aumento en el tráfico de relacionamiento telefónico tanto interno como externo, progresivo, lo que obliga a la Entidad a tomar las medidas necesarias que permitan una comunicación óptima, rápida, flexible, eficiente, y oportuna. En este sentido se estima necesario alquilar de manera transitoria, tarjetas para el acceso de línea telefónica, que sean compatibles con la planta telefónica que actualmente tiene la Entidad, toda vez que se tiene prevista la adquisición de un sistema de comunicación integral para la presente vigencia, razón por la cual la solución que se pretende dar es temporal, hasta tanto se adquiera y entré en funcionamiento el nuevo sistema. Este sistema resulta ser el conveniente porque evita realizar un gasto excesivo que implicaría la compra de equipos adicionales ya que, la tecnología de la planta que actualmente tiene la Superintendencia, tiene la capacidad suficiente para albergar nuevas tarjetas, además, el alquiler evita el costo de licenciamiento, y ante cualquier daño, o falla técnica de una tarjeta, el alquiler obliga a la reposición inmediata. Igualmente, lo anterior, se ciñe al propósito planteado en el Plan Estratégico Institucional de la SIC 2011-2014 que establece como estrategia el Mejoramiento en la gestión institucional para el incremento de los niveles de eficiencia en la atención de trámites y servicios, que al contar mayor número de tarjetas de acceso a las líneas telefónicas, permitirá, dar respuesta de manera eficiente a los usuarios, proporcionando una opción de comunicación pronta y adecuada. Teniendo en cuenta el proyecto de adquisición de un sistema de comunicación integral se estima que el plazo para el presente contrato debe ser de 4 meses. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y DEMÁS ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO. 2.1 OBJETO Arrendar equipos para la ampliación de la planta telefónica de la Superintendencia de Industrita y Comercio 2.1.1. ALCANCE DEL OBJETO: Los equipos a arrendar responden a la siguiente descripción. Las cantidades son sugeridas podrán aumentar o disminuir de acuerdo con la necesidades de la Entidad.
REFERENCIA DESCRIPCIÓN CANTIDADES TARJETAS Z24 ALCATEL Cada tarjeta debe tener capacidad para 24 extensiones análogas para conectar diferente tipo de teléfono sencillo. 3 TARJETA UA16 ALCATEL Tarjeta para 16 extensiones digitales para conectar sólo teléfonos propietarios Alcatel digitales. 1 TELEFONOS DIGITALES ALCATEL 4012 Teléfono digital Alcatel con pantalla para identificación de llamadas, teclas multilinea programables, manos libres, directorio general y personal y además de otras funciones dependiendo de la programación del sistema Alcatel. 16 TELEFONOS ANALOGOS PANASONIC Teléfono sencillo sin pantalla y sin manos libres. Para conectar en tarjeta Z 24 48 2.2 OBLIGACIONES DE LAS PARTES 2.2.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA A. Para el alquiler de las tarjetas para el acceso de nuevas líneas telefónicas, el contratista se obliga a: 1. Recibir de la Superintendencia de Industria y Comercio las especificaciones de los equipos a alquilar, para el acceso de nuevas líneas telefónicas que sean compatibles y se ajusten técnicamente, de tal manera que se garantice la homogeneidad de servicios y aprovechamiento de todas las facilidades de la planta telefónica actual. 2. Dar en calidad de arriendo los equipos requeridos por la Entidad. 3. Trasladar los equipos, por sus propios medios y con las medidas de seguridad y cuidado hasta el lugar donde se encuentra actualmente la planta telefónica de la SIC. 4. Instalar, adecuar, y poner en funcionamiento los equipos integrándolos tecnológicamente a los existentes. 5. Hacer las pruebas técnicas correspondientes para el correcto funcionamiento. 6. Presentar un informe que contenga la plena satisfacción de la instalación de los equipos. 7. Hacer la reposición de cualquiera de los equipos que presenten deficiencias, sin costo alguno para la Entidad. 8. Garantizar la prestación del servicio durante las 24 horas todos los días, de los equipos ofrecidos en alquiler. 9. Dar soporte técnico durante las 24 horas todos los días de la semana durante el tiempo que dure el contrato.
10. Informar con la debida urgencia cualquier novedad que se presente en desarrollo del contrato, que pueda involucrar el daño o pérdida de los equipos motivo de este contrato. 11. Anexar los Catálogos y/o Manuales Técnicos del Fabricante preferiblemente en idioma español, en caso o en su defecto traducciones simples, donde se pueda constatar las características técnicas de los equipos facilitados en alquiler. 12. Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Superintendencia de Industria y Comercio para la ejecución del contrato. 13. Cumplir con las obligaciones del sistema de seguridad social integral. 14. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato. 2.2.2 OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 1. Entregar al contratista las especificaciones de los equipos a alquilar, para el acceso de nuevas líneas telefónicas que sean compatibles y se ajusten técnicamente a la planta telefónica actual. 2. Recibir a satisfacción a través de un informe técnico, la instalación de los equipos en alquiler. 3. Realizar el pago en la forma y condiciones pactadas en el contrato. 4. Ejercer la supervisión del contrato. 2.3 VALOR DEL CONTRATO 2.3.1 PRECIOS DE MERCADO De conformidad con el análisis de precios de mercado realizado sobre dos (2) cotizaciones presentadas por la empresa SERVITEL MFC Panasonic y William Vargas Fonseca, el pasado 2 de febrero, las cuales hacen parte del presente estudio, se realizó el siguiente consolidado: Descripción del bien ANÁLISIS DE MERCADO ELEMENTOS PARA AMPLIACIÓN DE LA PLANTA TELEFÓNICA DE LA SIC William Vargas Servitel MFC Valor unitario promedio Cantidad Valor total Valor IVA Valor total con IVA TARJETA Z 24 $200.000 $180.000 $ 190.000,00 3 $ 570.000,00 $91.200 $661.200 TARJETA UA16 $240.000 $200.000 $ 220.000,00 1 $ 220.000,00 $35.200 $255.200 TELEFONO ALCATEL 4012 $15.000 $144.000 $ 12.000,00 16 $ 192.000,00 $30.720 $222.720 TELEFONO ANALOGO PANASONIC $8.000 $480.000 $ 9.000,00 48 $ 432.000,00 $69.120 $501.120 VALOR TOTAL MES $ 431.000,00 $ 1.414.000,00 226.240 $ 1.640.240,00 PRESUPUESTO PROYECTADO PARA EL CONTRATO (4 MESES) $6.560.960,00 20 DE FEBRERO DE 2012.
*Las cantidades establecidas son sugeridas podrán aumentar o disminuir según las necesidades de la Entidad, caso en el cual el valor corresponderá a multiplicar el precio unitario por el número de bienes arrendado. 2.3.2 PRESUPUESTO OFICIAL APROXIMADO El presupuesto oficial para la presente contratación es de $6.560.960 (Seis millones quinientos sesenta mil novecientos sesenta pesos m/cte.) incluido IVA. 2.4 FORMA DE PAGO El valor del contrato se cancelará por mensualidades vencidas, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la recepción de la factura en la Dirección Financiera de la SIC, previa certificación favorable del Supervisor del Contrato sobre las obligaciones contraídas por parte del Contratista. Para efectos de pago, el contratista deberá adjuntar con la factura, la constancia del pago de los aportes al sistema general de seguridad social, así como el pago de aportes parafiscales, según sea el caso. Los anteriores pagos se efectuarán de acuerdo con la aprobación del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). 2.5 PLAZO DE EJECUCION El plazo de ejecución estimado es de cuatro (4) meses a partir de la firma del contrato y expedición del registro presupuestal. 2.6. LUGAR DE EJECUCIÓN: La ejecución del contrato tendrá lugar en la ciudad de Bogotá, D.C. en las instalaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.7. SUPERVISIÓN: La supervisión y control de la correcta ejecución del contrato, estará a cargo del Coordinador del Grupo de Trabajo Administrativo o de quien designe por escrito el Ordenador del Gasto para tal fin. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA CONTRATACIÓN 3.1 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR El contrato a celebrar es un contrato de arrendamiento de bienes muebles. 3.2 MODALIDAD DE SELECCIÓN El proceso de selección a adelantar es el de mínima cuantía de conformidad con lo establecido en el Decreto 2516 de 2011.
3.3 CRITERIO Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad, para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico. 4. ANÁLISIS DE RIESGOS Se identifican los siguientes riesgos: Incumplimiento por parte del contratista. Dificultades en las comunicaciones al realizar el objeto del contrato. La calidad de los productos y elementos en alquiler, que no satisfagan los requerimientos técnicos. Los anteriores riesgos serán asumidos en su totalidad por el contratista. 5. ANÁLISIS DE EXIGENCIA DE GARANTÍAS No se exigirán garantías de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 del Decreto 2516 de 2011: Artículo 7. No obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente decreto. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007. El presente estudio de conveniencia y oportunidad se expide en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de febrero de dos mil doce (2012). (ORIGINAL FIRMADO) LUIS ARMANDO ESTRADA ENCISO Coordinador Grupo de Trabajo Administrativo Elaboró: Martha Rueda Aprobó: Armando Estrada