PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA NECESIDAD

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1 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEPENDENCIA: GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA FECHA 18 de diciembre de 2009 Código I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA NECESIDAD Página 1 de Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación: Teniendo en cuenta que son funciones del Grupo de Gestión Administrativa i) El mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles del Departamento, ii) Dar cumplimiento a las actividades relacionadas con los servicios administrativos necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, de conformidad con el plan anual de contratación de la vigencia fiscal 2010, se requiere contratar la prestación de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo incluido repuestos para mantener en perfecto estado de funcionamiento la central telefónica digital (DBS) y del sistema de procesamiento de voz ó guía de voz de propiedad del Departamento Administrativo de la Función Pública, ubicado en la carrera 6 No de la cuidad de Bogotá D.C. 1.2 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el decreto reglamentario 3576 de 2009, el servicio requerido se considera de características técnicas uniformes. No obstante lo anterior, y de conformidad con el estudio de precios del mercado realizado previamente por la entidad, se estableció que el valor de los servicios a contratar no supera el diez (10%) por ciento de la menor cuantía, razón por la cual, se adelantará un proceso de selección inferior al diez (10%) por ciento de la menor cuantía, acorde con lo establecido en el artículo 1 del decreto en mención. II. CONDICIONES DEL CONTRATO 2.1 Descripción del objeto a contratar, indicando sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar: El objeto de la contratación lo constituye la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo incluido repuestos para mantener en perfecto estado de funcionamiento la central telefónica digital (DBS) y del sistema de procesamiento de voz ó

2 Página 2 de 2 guía de voz de propiedad del Departamento Administrativo de la Función Pública, ubicado en la carrera 6 No de la cuidad de Bogotá D.C. Características técnicas de la central telefónica digital (DBS): Planta telefónica marca Panasonic Ref. : D.B.S (DIGITAL BUSINESS SYSTEM) la cual esta compuesta por: Cinco (5) tarjetas de troncal marca Panasonic Ref. VB 43511ª, cada una de ocho (8) puertos de troncal. Tres (3) tarjetas de extensión digital, marca Panasonic Ref. VB cada una de ocho puertos de extensión digital, Trece (13) tarjetas de extensión análoga, marca Panasonic, Ref. VB 43621A, cada una para ocho puertos de extensión análogas. Capacidad Total de la Central Telefónica: Cuarenta (40) troncales, ciento veintiocho (128) extensiones (24 digitales y 104 análogas) Una (1) tarjeta D.T.M.F. marca Panasonic ref. VB Una (1) tarjeta de timbre marca Panasonic, Ref. VB 2089 P. Una (1) tarjeta de servicio SCC-B, marca Panasonic, Ref. VB Una tarjeta de software CPC-B, marca Panasonic Ref. VB Un (1) Kit de enlace para bastidores, marca Panasonic Ref. VB Dos (2) tarjetas para protectores de línea marca Panasonic, para un total de cuarenta (40) protectores. Dos (2) bastidores de noventa y seis (96) puertos, cada uno, marca Panasonic, Ref. VB Un (1) puesto de operadora compuesto por: a) Un (1) D.S.S de 24 teclas, marca Panasonic, Ref. VB 43310, b) Un (1) D.S.S de 72 teclas, marca Panasonic Ref. VB 43320, c) Un (1) teléfono programador de 34 teclas con manos libres y pantalla, marca Panasonic, Ref. VB Tres (3) aparatos telefónicos digitales de dieciséis teclas con monitor marca Panasonic Ref. : VB Tres (3) aparatos telefónicos digitales de dieciséis teclas con manos libres y pantalla marca Panasonic Ref. VB Cuatro (4) teléfonos digitales de veintidós 22 teclas con manos libres y pantalla marca Panasonic Ref. VB Diez (10) teléfonos digitales de dieciséis teclas con monitor, marca Panasonic, Ref. VB Características técnicas del Sistema de procesamiento de voz ó guía de voz: Sistema de correo de voz electrónico para cuatro (4) puertos de entrada y salida con control por programa almacenado y arquitectura de microprocesadores, equipado con un sistema de correo de voz electrónico para cuatro puertos de entrada y salida, que incluye

3 Página 3 de 2 un (1) computador compatible IBM, con los siguientes requisitos mínimos: un (1) procesador 486 con capacidad para 16 MB en memoria RAM, mínimo tres (3) slot ISA disponibles, un (1) disco duro mínimo de cuatro (4) Gb, un (1) monitor y un (1) teclado y software diseñado exclusivamente para centrales telefónicas D.B.S. (DIGITAL BUSSINES SYST EMS). Requerimientos técnicos del servicio: Revisión general y programada de la central telefónica digital (DBS) y del sistema de procesamiento de voz ó guía de voz, incluidos los equipos telefónicos relacionados anteriormente. El servicio deberá comprender limpieza interna y externa, ajuste, diagnóstico, revisión de instalaciones y pruebas sobre los equipos mencionados, atención a los avisos dados por el Departamento, sobre los daños ocurridos a los equipos, ocasionados por el desgaste normal, que afectan el normal funcionamiento de los equipos. El servicio deberá incluir: Repuestos, todos los cambios de configuración en la programación de la central y los traslados de las extensiones, limpieza de unidades, verificación de la acometida de líneas a la central, desbloqueo de equipos, programación y/o reprogramación de servicio de la central, instrucción e inducción para el manejo de equipos por los usuarios, revisión de la red interna de las extensiones, revisión de strip telefónico, cambio de conectores RJ11 y RJ09. El contratista deberá elaborar y hacer entrega de los reportes técnicos completos de todas y cada una de las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo. El contratista realizará el mantenimiento correctivo, en caso de falla técnica de los equipos, cuando el Departamento lo disponga (incluye repuestos.) El proponente deberá entregar un listado completo de la programación de la central telefónica digital (DBS), que contenga por lo menos la siguiente información debidamente actualizada para cada mes durante la ejecución del contrato: a) tipo de puerto instalado, b) número de extensiones asignadas a cada puerto, c) ruta de acceso a cada una de las troncales con su respectiva categoría. El proponente deberá garantizar que el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo se realizará utilizando para tal fin mano de obra calificada y confiable, con un tiempo de respuesta inferior a tres (3) horas después de recibida la solicitud telefónica ó por escrito. Favor indicar las exclusiones del servicio. Indicar la garantía ofrecida, para los servicios prestados y los repuestos incluidos.

4 Página 4 de 2 De igual manera el oferente deberá responder por la originalidad y/o compatibilidad 100% de los repuestos suministrados e instalados. EXCLUSION: El servicio ofrecido No incluye los daños causados por el alto voltaje, descargas eléctricas, inundaciones o casos fortuitos, el maltrato de los equipos o instalaciones imputables al CONTRATANTE, sus empleados o terceras personas ajenas al CONTRATISTA, la elaboración de redes no existentes, instalación y suministro de tomas telefónicas para el traslado de las extensiones instaladas al sistema, tampoco se incluye cables resortados, cables lisos y cápsulas transmisoras y receptoras de los aparatos telefónicos, siendo de la exclusiva responsabilidad del CONTRATANTE y quedando a su cargo tanto el valor de la mano de obra como de los accesorios, para tales reparaciones. 2.2 Análisis técnico y económico que soportan el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad, asociados al proceso de selección y a la ejecución del contrato El valor estimado para el contrato asciende a la suma de OCHO MILLONES DE PESOS ($ oo) MONEDA CORRIENTE, incluido el IVA. En todo caso, el presupuesto oficial para la contratación del servicio se establecerá una vez se reciban las ofertas y se seleccione aquella que sea más favorable para los interesas de la entidad, y será atendida con cargo al presupuesto de funcionamiento de la vigencia fiscal 2010 Unidad , Gestión General, Cuenta 2, Gastos Generales, Subcuenta 0, Objeto 4, Ordinal 5, Subordinal 5, Recurso 10, Mantenimiento Equipo de Comunicación y Computación. El Departamento cancelará el valor del contrato en once (11) mensualidades iguales vencidas, previa presentación de las respectivas facturas y del certificado de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato, sin que el monto total de los servicios prestados y de los bienes suministrados puedan exceder la cuantía total del contrato. El DAFP como requisito previo para autorizar el (los) pago(s) del contrato, verificará que el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los aportes a seguridad social y parafiscales, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la ley 828 de Todos los pagos estarán sujetos al Programa Anual Mensualizado de Caja P.A.C. y al cumplimiento de los procedimientos presupuestales.

5 Página 5 de Plazo de ejecución estimado: El plazo de ejecución del contrato será de once (11) meses, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato previo registro presupuestal. 2.4 Supervisión del contrato: Teniendo en cuenta las características técnicas del bien ó servicio a contratar y los perfiles y competencias de los funcionarios de la planta del Departamento, respetuosamente se sugiere que la supervisión del contrato sea efectuada por el doctor David Alejandro Giraldo Coordinador Grupo Gestión Administrativa, III. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL CONTRATO 3.1 Realice la descripción y análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista: Para el presente proceso de selección no aplica este numeral, dada la cuantía y el plazo de ejecución del mismo DAVID ALEJANDRO GIRALDO MOLINA Coordinador Grupo Gestión Administrativa