Pág. 1 de 5 NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Administrar los recursos físicos, bienes, infraestructura y servicios de la Entidad para el adecuado desarrollo de la gestión administrativa y el cumplimiento de la misión institucional. ALCANCE (PROCESO O SUBPROCESO) Aplica para la adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento y distribución de los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad. LÍDER DEL PROCESO Subdirectora Administrativa y Financiera RESPONSABLE OPERATIVO Profesional de Almacén DOCUMENTOS ASOCIADOS NORMATIVIDAD FORMATOS Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital. Resolución 01 de 2001 Decreto 30 de 1999 Decreto 356 de 2007 Decreto 381 de 2006 BS-F-01 Entrega De Elementos Actividades Externas BS-F-02 Entrega De Elementos Devolutivos BS-F-03 Solicitud De Elementos De Consumo BS-F-04 Reintegro De Elementos BS-F-05 Traslado De Elementos BS-F-06 Retiro Provisional De Elementos BS-F-07 Planilla De Mantenimiento BS-F-08 Paz Y Salvo Área De Almacén BS-F-09 Toma Inventario Individual BS-F-10 Planilla De Control Servicio Vehículo BS-F-11 Autorización Salida De Vehículos Fuera De Bogotá BS-F-12 Planilla Control De Suministro De Gasolina BS-F-13 Planilla Control de Elementos en Préstamo
Pág. 2 de 5 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES Todos los procesos Notificación de la entrega de los bienes Administración de Bienes Servicios e Infraestructura BS-P-01 SALIDAS /PRODUCTOS Registros en el sistema CLIENTES Todos los procesos Procesos Misionales Información sobre el ingreso de producciones musicales Todos los Procesos Necesidades de mantenimiento Procesos Misionales Todos los Procesos Notificación del convenio o contrato y distribución Necesidades de transporte Entrada y Salida de Producciones musicales BS-P-02 Mantenimiento de la Infraestructura Física BS-P03 Manejo, Registro y Control de Inventarios en Poder de Terceros BS-P-04 Administración del Parque Automotor BS-P-05 inventario general de las producciones musicales Seguimiento y evaluación de las actividades de mantenimiento ejecutadas Realización del inventario de bienes en poder de terceros Control de los servicios del parque automotor Procesos Misionales Generales: Todos los servidores de la Orquesta deben participar activamente de las actividades para la sostenibilidad y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión. Todos los servidores de la Orquesta son responsables de la implementación de las herramientas e instrumentos generados dentro del Sistema Integrado de Gestión. Las políticas y decisiones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión que requieran socialización deben ser comunicadas por los líderes de proceso a su equipo de trabajo. Los líderes de proceso son los encargados de dinamizar y promover los principios del Sistema Integrado de Gestión en el desarrollo de sus procesos. Fortalecer la cultura de administración de los riesgos para crear conciencia colectiva sobre los beneficios de su aplicación y los efectos nocivos de su desconocimiento. Todos los servidores deben reportar los riesgos que se materialicen, utilizando los procedimientos e instrumentos establecidos para tal efecto durante la autoevaluación trimestral por procesos.
Pág. 3 de 5 Subsistema de Gestión de Calidad: La alta dirección es responsable de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. La alta dirección debe hacer periódicamente seguimiento al cumplimiento de los requisitos de los usuarios y generar acciones para aumentar su satisfacción. La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de la Calidad dos veces al año para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. Los productos no conformes pueden ser identificados por cualquier servidor y deben ser reportados a los responsables de los procesos misionales de la Orquesta. Los líderes de proceso deben hacer seguimiento y medición periódica de la gestión a través los indicadores de gestión definidos para los procesos a su cargo. Los líderes de proceso son responsables de formular acciones de mejora en los planes de mejoramiento por procesos y hacer seguimiento a su implementación garantizando su efectividad. La versión vigente de la documentación de los procesos de la OFB se encuentra publicada en la Intranet de la entidad y es controlada por la Oficina Asesora de Planeación. Subsistema de Control Interno: El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Corresponde al Director General de la OFB, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad. En cada área de la OFB, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la OFB. será responsabilidad del Director General. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de la OFB. El diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno en la OFB está orientado al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a. Proteger los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. La Oficina de Control Interno de la OFB es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al Director General las recomendaciones para mejorarlo. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de
Pág. 4 de 5 desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de tecnología, eficiencia y seguridad. Subsistema de Gestión Ambiental: Todos los servidores deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Subsistema de Gestión Ambiental. Todos los servidores deben poner en práctica las conductas en caminadas al buen uso de los recursos, contribuyendo activamente al ahorro en el consumo de agua y energía. Todos los servidores deben realizar adecuadamente la separación en la fuente de los residuos sólidos generados de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Gestión Integral de Residuos PGIR- y las recomendaciones dadas por el referente y gestor ambiental. Todos los servidores deben dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, relacionada con la eficiencia administrativa y los lineamientos de la política cero papel en la administración pública, poner en práctica la impresión solamente de la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y en la medida de lo posible enviarlos a través del correo electrónico institucional. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional: Todos los servidores deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el área de Talento Humano Todos los servidores deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo. Todos los servidores deberán realizar dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde, de por lo menos 10 minutos cada una. Todos los servidores deben velar por el cuidado de las instalaciones generales de la Entidad, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No se deberán obstruir con ningún tipo de elemento, las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. La OFB no permite el consumo, tenencia, distribución y venta de bebidas alcohólicas, narcóticos, drogas prohibidas, sustancias alucinógenas, enervantes o que creen dependencia en el lugar de trabajo. Ningún miembro de la entidad llevará a cabo ni prestará ningún servicio mientras se encuentre bajo la influencia del alcohol, drogas prohibidas o sustancias que creen dependencia. Subsistema de Seguridad de la Información: Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de cómputo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador de sistemas. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en las estaciones de trabajo asignadas. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de cómputo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. Subsistema de Gestión Documental y Archivo: No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El hacer anotaciones, doblar, subrayar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos del Archivo, independiente de la fase en que se encuentren, (pueden perder su valor probatorio).
Pág. 5 de 5 Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. En lo posible no se debe perforar o sujetar los documentos con grapadora o clips metálicos. En situaciones muy específicas, si es necesario coser los documentos, se debe hacer colocando una pestaña protectora en la parte superior izquierda. No se podrá eliminar parcial o total la documentación, excepto material de apoyo, sin previa autorización del comité de archivo y soportada mediante un Acta. Al desvincularse de cualquier cargo, los funcionarios entregarán el Archivo de Gestión debidamente inventariado para garantizar la continuidad de la gestión pública. Del proceso: Es necesaria la coordinación entre las todas las áreas con el área del Almacén General para el desarrollo de las principales actividades. El Comité de inventarios establecerá planes y programa al interior de la entidad que permitan mantener actualizado los inventarios de la misma. Los funcionarios y/o contratistas que tengan a su cargo inventarios, están en la obligación de hacer el acompañamiento a la toma física a realizar. Los activos fijos de la OFB, estarán amparados contra los riesgos propios de su naturaleza por las pólizas de seguros. La entrega de los elementos de consumo y devolutivos se hará de manera oportuna a las diferentes áreas para garantizar el desarrollo de las actividades de la OFB, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en los formatos estandarizados. RECURSOS RIESGOS INDICADORES DEL PROCESO Sistema de Almacén Hurto o perdida de bienes de la entidad Eficacia de mantenimientos Equipo de personal Eficacia de Inventarios Infraestructura Deterioro o daño total o parcial de los bienes de la entidad Solicitudes atendidas Eficiencia almacén Control de Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 2 Se actualizó el formato de caracterización, ajustando las actividades del proceso. 3 Octubre de 2013 Se actualizó el formato de caracterización, describiendo en sus actividades los procedimientos del proceso 4 Julio de 2015 Se incluyen políticas de operación, riesgos e indicadores. Revisado por: Blanca Lilia Buitrago Profesional responsable gestión de bienes Aprobado por: Cornelia Nisperuza Flórez Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha : Abril de 2015 Fecha: Julio 21 de 2015