2/0/20 Acto Administrativo de Resolución 9 del 28 de noviembre de 2008 V Resolución 22 de diciembre de 200 FT-MIC-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 2 de Mayo de 20 Elaboró Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Profesional Especializado - Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario - Contabilidad Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Fecha Control de Cambios Descripción Mayo de 200 Mayo de 20 Actualización del enfoque por procesos del IDEP Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-0-02 Cambios numerales 2,, 4,, 6, 7, 8 y 9.. Responsable de Procedimiento Profesional Especializado Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario - Contabilidad
2. Objetivo 2/0/20 Conciliar la información enviada por los Bancos referente a movimientos en las cuentas corrientes y de ahorro de la entidad, con base en los registros en libros de cada una de las cuentas del Instituto, determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos y los registros contables. Alcance Este procedimiento inicia con la recepción de las copias de los y libros de caja y bancos del periodo a conciliar y termina con la elaboración del informe de conciliaciones bancarias. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP. 4. Base legal Constitución Política de la República de Colombia de 99, Artículo 4 Estatuto Tributario y la vigencia de sus Reformas Ley 42 de 99 "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen" Plan General de la Contabilidad Pública Res. 6 del 0 de septiembre de 2007, artículo.4... y demás Proceso metodológico para la elaboración de los Estados Contables Modelo de Sostenibilidad de la Contabilidad Publica Resolución 7 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte delinforme anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación Resolución Reglamentaria N 0 de 999 "Por la cual se modifican la Caracterización y Procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros de la Contraloría de Bogotá. Ley 87 de 99 Resolución Número DDC-00000 del 0 de julio de 200 del Contador General de Bogotá Resolución interna 7 de 200 "Por la cual se actualiza la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico -IDEP Res Número 00 del Contador General de Bogotá " Por la cual se expide el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo de los bienes de los entes públicos del Distrito Capital" Documentos Externos. Documentos de Referencia Documentos Internos Libros auxiliar de Contabilidad Libro de Caja y Bancos Término 6. Definiciones Definición Conciliación Bancaria Comparaciónentrelosdatosinformadosporunaentidadfinancierasobrelosmovimientosdeunacuentacorrienteódeahorrosconlainformacióncontalecorrespondiente a la contabilidad del ente público, con explicación de sus diferencias, si las hubiere Resumen que emite una entidad financiera con los movimientos que se han producido a lo largo de un periodo en una cuenta bancaria. Notas debito bancaria Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el moviendo de cargo o disminución de recursos en su cuenta. Notas crédito Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el movimiento de abono o aumento de recursos en su cuenta 2
Proceso: Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo 7. Descripción del procedimiento Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad 2/0/20 Observaciones INICIO Recepcionar copia de los del periodo a conciliar, enviados por Tesorería y libro de caja y bancos Técnico de Contabilidad Tesorería debe enviar a mas tardar en el décimo día calendario siguiente el extracto del mes a conciliar Extractos bancarios Dentro de los diez (0) primeros días calendario de cada mes. 2 Consultar el el aplicativo SIAFI los Libros auxiliares de las cuentas de ahorro y corriente del periodo a conciliar Técnico de Contabilidad Generación de los libros auxiliares de bancos desde el módulo de Contabilidad y compararlos con los recibidos del área de Tesorería Libros de Caja y Bancos y Libro auxiliar de Contabilidad En caso de haber diferencias entrre los saldos del libro de caja y bancos y el libro auxiliar de contabilidad se imprime el libro auxiliar de Contabilidad. Dentro de los trece () primeros días calendario. Comparar los valores generados en los libros por cada transacción con los reportados en el extracto bancario Tecnico de Contabilidad Revisión detallada de los valores de los libros contables teniendo en cuenta que los libros estén actualizados Libros de Caja y Bancos y Libro auxiliar de Contabilidad y Verificar las fechas de los libros auxiliares, frente a los extractos, y cuentas bancarias, en caso de disparidad volver a generar los reportes 4 Establecer las partidas que no cruzan entre sí Tecnico de Contabilidad Identificar las partidas conciliatorias en bancos, y dejarlas soportando la conciliación bancaria. Reporte de partidas Identificarlas como partidas conciliatorias, Tesorería hace los ajustes o registros correspondientes en el aplicativo, en caso de ser necesario, Entregar informe de conciliaciones bancarias al profesional especializado de Contabilidad Tecnico de contabilidad Comparación de cuentas contables con los números de cuenta bancaria Verificar los soportes documentales Conciliaciones de tal forma que se presente bancarias diligenciadas coherencia entre libros, extractos y del período soportes bancarios.
2/0/20 6 Verificar, revisar y firmar conciliación de cada una de las cuentas que posee el IDEP, haciendo las observaciones del caso al área de tesorería. Profesional Especializado de Contabilidad Efectuar verificación de las partidas conciliatorias, determinando su procedencia y antigüedad Formato de Conciliación FT-GF-4-6 Preparar en caso de que aplique los correos o memorandos con destinoal área de Tesorería y SAFyCD, respecto de los hallazgos determinados en la concliiación 7 Establecer los ajustes a realizar La consolidación final de los ajustes correspondientes deben contar con la aprobación final del profesional especializado de contabilidad Reporte de ajustes Aplicativo SIAFI Solicitar los ajustes, si hubiere lugar, a Tesorería sobre las diferencias presentadas. 8 Registrar los ajustes correspondientes Profesional Especializado de Tesorería Solicitar al área de Tesorería la elaboración de las notas bancarias de ajuste, respecto de las diferencias detectadas en la conciliación Libro auxiliar de caja y bancos Verificar la consistencia de los ajustes efectuados frente a registros en libros, comparados con movimientos en extractos 9 Imprimir comprobante de contabilidad y revisar su razonabilidad Efectuar análisis a los registros de ajuste realizados y compararlos nuevamente contra los movimientos en extractos Comprobante de Contabilidad y libros auxiliares. El libro auxiliar se imprime despues de cada trimestre cuando se haya reportado el cierre triimestral a los entes de control. 2. El comprobante de Contabilidad se imprime mensualmente. 0 Archivar la conciliación bancaria, los libros auxiliares y los extractos bancarios. Mantener en un lugar específico el archivo de las carpetas correspondientes a las conciliaciones bancarias, y mantener su cuidado y custodia Carpetas de archivo Archivar carpeta por cuenta bancaria, acumulando los documentos por vigencia contable FIN 4
8. Tiempos 2/0/20 MÍNIMO MÁXIMO Día Días 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Se establece que en el momento en el que hayan partidas conciliatorias que ameitren ajustes se socialice con tesorería o en Comité técnico de sostenibilidad contable. Cuando el Instituto reciba peticiones de los servidores y ex servidores públicos, se deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la reclamación y manifestar, si es del caso, que las acciones se encuentran caducas, e indicar clara y expresamente a los peticionarios que están en la situación antes indicada, y que la respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. Para lo anterior se debe consultar a la oficina asesora jurídica. Sistema de Gestión Ambiental Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y móbiles para evitar el exceso de ruido. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 0 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Sistema de Seguridad de la Información Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando. Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos. Sistema de Gestión Documental y Archivo No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.