ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS CONVOCATORIA No. 007 DE 2015 OBJETO: Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con armas, sin armas y apoyo con medios tecnológicos, de los bienes muebles e inmuebles, que conforman las sedes, e intereses patrimoniales de Servicios Postales Nacionales y de todos aquellos de los cuales sea o llegare a ser legalmente responsable. GCSI Grupo Colombiano de Seguridad Integral ADVISEGAR LTDA: Observación 1: SUBNUMERAL 22.1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER. L) HOJA DE VIDA DIRECTOR DEL PROYECTO DE VIGILANCIA ELECTRÓNICA. Por lo anterior, es necesario que el proponente adjunte la Hoja de vida de la persona designada para tal fin, junto con los soportes de estudio y certificaciones de experiencia, quien será el encargado de realizar y terminar el proyecto, los requisitos mínimos que debe cumplir el personal propuesto son los siguientes: A. Título Profesional en ingeniería electrónica y/o eléctrica y/o sistemas, fotocopia del título y tarjeta Profesional (cuando aplique). B. Formación en sistemas integrados de Gestión y seguridad electrónica. (Anexar Soporte.) C. Título de especialización en administración de la seguridad. D. Experiencia específica mínima de cinco (5) años en la ejecución, instalación y puesta en funcionamientos de control de acceso, CGTV, Alarma, y Central de Monitoreo, para el efecto debe allegar las Certificaciones laborales respectivas, en las cuales conste el desarrollo de dichas actividades. E. Certificación de que el profesional propuesto, tiene una relación contractual con la empresa proponente. F. Carta emitida por el proponente en la que conste que el profesional propuesto será el encargado de realizar y terminar el proyecto. G. Que tenga vinculación directa con la firma oferente por un término no inferior a dos años contados a partir de la presentación de la oferta, para la cual deberá adjuntar copia del contrato y certificado de vinculación a la ARL. (Subrayado y negrilla fuera de texto)
OBSERVACION: NUMERAL 23.3.2. CRITERIOS TÉCNICOS DE EVALUACIÓN PUNTUABLES 100 PUNTOS A) PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL (30 puntos) El proponente que cuente con una mayor cobertura de riesgos ofrecerá a la entidad una mayor seguridad en los eventos graves contra terceros. Por lo tanto se asignaran TREINTA PUNTOS (30) al oferente que mayor cobertura oferte en la póliza de responsabilidad civil extracontractual, expresados en SMLMV, de acuerdo a la siguiente tabla El proponente en el (Anexo N 6) Presentación de Ofertas, debe señalar de manera expresa, la póliza de responsabilidad civil extracontractual el cual se obtendrá el siguiente puntaje: OBSERVACIÓN 3: C) CALIDAD DEL PERSONAL OFRECIDO (14 Puntos): Al cumplimiento de todos los requerimientos solicitados se le otorgara el máximo puntaje, al proponente que ofrezca mayor personal de vigilancia que cuente con las calidades y capacitaciones señaladas a continuación: Curso de especialización en entidades oficiales y que se encuentren certificados en Competencias laborales por el Sena: Copia del curso de Protección a Dignatarios de Escoltas, todo el personal debe estar acreditado ante la Superintendencia de vigilancia y Seguridad privada. D) ACREDITAR PERSONAL OPERATIVO (20 PUNTOS) Se otorgaran VEINTE (20) puntos al oferente que oferte mayor personal operativo en cada una de las regionales ubicadas en: Bogotá, Medellín, Cali, Ibague, Manizales, Bucaramanga y Barranquilla, para lo cual deberá adjuntar a la oferta la planilla integrada de aportes de pago a parafiscales. y el puntaje será obtenido de acuerdo a la siguiente tabla
NUMERAL 23.4. ECONÓMICO SUBNUMERAL 23.4.1. Criterios económicos de evaluación puntuables Para efectos de la calificación de oferta económica se asignara un máximo de cien (100) puntos, al proponente que ofrezca el menor valor. NUMERAL 23.5. CRITERIOS DE DESEMPATE 3. El que tenga mayor capacidad patrimonial Es así que el presente proceso, transgrede el principio fundamental de un proceso de selección, pues de persistir estos requisitos no habrá pluralidad de oferentes, por lo que hacemos un llamado de atención a la Administración para que se flexibilicen estos aspectos de carácter tendenciosos dados en el pliego de condiciones con el fin de ser evaluados bajo el mismo racero, en igualdad de condiciones y garantizar el buen desarrollo del mismo, bajo los preceptos constitucionales y garantista para todos los interesados en participar, como quiera que se evidencia de manera clara y enfática un posible direccionamiento de este proceso para un proponente particular, que bajo las condiciones dadas es para el contratista actual, ya que contrario a estos requisitos de imposible cumplimiento para los demás posibles oferentes, vemos que otros aspectos como el tema financiero y específicamente el requerimiento del INDICADOR DE LIQUIDEZ es demasiado flexible, pues exigir un indicador de 1.5 no asegura la confianza ni propende la verdadera capacidad real que debe poseer el oferente para la ejecución del presente contrato. Ahora bien, una vez revisado el estudio de conveniencia, vemos que se tienen en cuenta tan solo a las empresas ATLAS, SIETE 24 y PROSEGUR, violando de esta forma los principios de planeación y transparencia al desconocer la realidad del mercado, direccionando el proceso y establecido condiciones que tan solo una o varias de estas tres empresas cumplen, como efectivamente va a suceder de persistir estos requisitos del pliego de condiciones, por lo que reiteramos su debida modificación con el fin de darle transparencia y objetividad al proceso y no coartar la participación de oferentes que cuentan con la capacidad administrativa y operativa para ejecutar un contrato de esta importancia, por lo que se deben establecer requisitos proporcionales y acordes a la naturaleza del contrato y si valor. Solicitamos se proceda a la suspensión del presente proceso, realizando de esta forma un nuevo estudio real y juicioso del sector de la vigilancia y seguridad privada RESPUESTA. Una vez analizado el texto literal de sus observaciones, se concluye con claridad que no reposan observaciones puntuales de cada uno de los literales señalados, se limita a escribir (Subrayado y negrilla fuera de texto), permitiendo inferir que no hay claridad en la manifestación de presentar observación, modificación y/o aclaración. Sumado a lo anterior la entidad se permite remembrar que es fiel cumplidora de los principios constitucionales y contractuales, como lo son: - El de Transparencia. Como se puede evidenciar el proceso actual se trata de una convocatoria pública, la cual ha surtido del respectivo proceso de publicación en el diario de amplia circulación ha si como en la página web de La Entidad, permitiendo el acceso y la publicidad para todos los interesados.
- El principio de Objetividad. Desde la estructuración de los estudios previos, la entidad de manera objetiva e imparcial ha señalado la descripción de su propia necesidad, la cual pretende ser respaldada con los debidos soportes jurídicos, técnicos, financieros y económicos que nos sirvan de prueba para la selección del futuro contratista y que nos lleven a la satisfacción de la necesidad planteada. Teniendo en cuenta que los mencionados soporte son de fácil cumplimiento por los oferentes propios del mercado. - El principio de Igualdad. Teniendo en cuenta la descripción de nuestra necesidad, se colige con claridad que los aspectos técnicos, jurídicos, financieros y económicos exigidos guardan proporcionalidad entre las normas y los fines que la administración persigue. - El principio de Planeación. La entidad ha sido garante del orden lógico y coherente en el cual se ha desarrollado este proceso, como lo es la definición de la necesidad, el estudio de mercado, la solicitud de los recursos, la aprobación de los recursos y el estado procesal actual del mismo, tal como reposa en la carpeta maestra de contratación. - El principio de Economía. Este se ha materializado como se puede evidenciar en la aprobación de vigencia futuras, la cual nos ha conllevado a la estructuración de un solo proceso contractual representando la austeridad de tiempo y medios y permitiendo que a la adjudicación del mismo, la entidad obtenga austeridad en gastos. - El principio de Imparcialidad. La entidad desde la creación de la necesidad para el presente proceso, ha buscado satisfacer su gestión administrativa de manera eficaz y continua, para lo cual ha integrado un grupo multidisciplinario de profesionales idóneos jurídicos, técnicos, económico y financieros que con base de sus conocimientos, experiencia y normas existentes han diseñado las exigencias de los pliegos de condiciones de carácter general que permitan la participación de los interesados en el proceso. En lo referente al indicado de liquidez no se accede a su observación, teniendo en cuenta que La Entidad estructuro el indicador de índice de liquidez basado en el estudio de Colombia Compra Eficiente en el cual se evidencian los límites inferiores y superiores para cada indicador de capacidad financiera, para el caso de liquidez señala entre 1 y 1,5. Teniendo en cuenta el objeto y el presupuesto del presente proceso la entidad se acogió al de mayor representación. No obstante, se hace la salvedad que en la etapa de invitación a cotizar por parte de la entidad se envió solicitud de la misma 123 empresas del servicio de seguridad. - Por lo expuesto anteriormente no es viable su solicitud de suspender el presente proceso y realizar nuevos estudios de vigilancia y seguridad privada, toda vez que se está actuando dentro del marco legal establecido para la misma.
SEGURIDAD SUPERIOR: OBSERVACION AL NUMERAL 22.1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER Expresa que Servicios Postales Nacionales S.A. requiere contratar la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada que incluya el manejo de la central de seguridad de 4-72, controles de accesos, monitoreo de alarmas, circuito cerrado de televisión, transportes de valores y manejo remoto de cajas fuertes con el propósito de minimizar los riesgos y vulnerabilidades que se presentan en la operación y manejo del correo postal, como de los servicios financieros de corresponsal no bancario y giros. De manera respetuosa solicitamos se aclare la descripción de la necesidad a satisfacer ya que establece, entre otros, el transporte de valores y en Colombia solo hay 4 empresas que poseen la capacidad para prestar servicios de vigilancia y seguridad privada y además, prestar el servicio de transporte de valores: PROSEGUR, G4S, AINCA y ATLAS. Así las cosas, se entendería que el presente proceso de convocatoria pública se encuentra limitada a la participación de estas cuatro empresas, de las que dos (2) son extranjeras. Solicitamos la aclaración de la posibilidad de participar en igualdad de condiciones y oportunidades y la modificación del alcance y descripción de la necesidad a satisfacer. RESPUESTA: Del contenido del estudio de conveniencia y oportunidad se deduce, que la descripción general de nuestra necesidad como compañía abarca control de acceso, monitoreo de alarmas, circuito cerrado de televisión, transporte de valores y manejo remoto de cajas fuerte con el propósito de minimizar los riesgos y vulnerabilidad que se presentan en la operación y manejo del correo postal, como de los servicios financieros de corresponsal no bancario y giros. Pero para el presente proceso de convocatoria pública, en ningún aparte de los pliegos se obliga al futuro oferente a cumplir alguna condición relacionada con transporte de valores, por lo tanto se deduce que de no ser un requisito para presentar oferta, los oferentes que quieran participar deberán acreditar los requisitos exigidos, dejando a consideración de su empresa el cumplimiento y participación en el presente proceso. Sumado a lo anterior en las condiciones técnicas y de experiencia se relaciona directamente con el objeto del contrato y no con el transporte de valores. OBSERVACION AL LITERAL K) CENTRAL DE MONITOREO PROPIA DEL PROPONENTE De manera respetuosa solicitamos a la Empresa aclarar si en caso de presentación de propuesta por parte de consorcios o uniones temporales, uno de sus integrantes puede acreditar poseer una Central de Monitoreo propia principal dentro de sus instalaciones y otro acreditar su Central de Monitoreo propia principal como de respaldo, teniendo en cuenta que el que debe acreditar el requisitos es el proponente y no cada integrantes considerado individualmente.
Adicionalmente solicitamos se aclare que la nota final de este requerimiento es una obligación del contratista y no del proponente, ya que no se entiende la necesidad de acompañar la propuesta con certificación de garantía emitido por el fabricante, de la relación de los equipos donde se especifique seriales, números de partes y cantidades. Respuesta: En lo referente a la solicitud de aclaración de la central de monitoreo, frente a los consorcios y uniones temporales, la entidad se permite realizar la modificación por intermedio de la adenda respectiva. (VER ADENDA). Respecto a la nota No1 del literal K señalado anteriormente la entidad se permite aclarar mediante adenda respectiva que es un requisito exigible para el futuro contratista (VER ADENDA). OBSERVACION AL LITERAL L) HOJA DE VIDA DIRECTOR DEL PROYECTO DE VIGILANCIA ELECTRÓNICA. La Entidad expresa que para el normal funcionamiento y control del personal, instalaciones, procesos y la información requiere LA EJECUCIÓN, INSTALACIÓN y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, de sistemas. Para ello piden que el proponente adjunte la Hoja de vida de la persona designada para tal fin, junto con los soportes de estudio y certificaciones de experiencia, quien será el encargado de realizar y terminar el proyecto, cuyos requisitos mínimos son los siguientes: A. Título Profesional en ingeniería electrónica y/o eléctrica y/o sistemas, fotocopia del título y tarjeta Profesional (cuando aplique). B. Formación en sistemas integrados de Gestión y seguridad electrónica. (Anexar Soporte.) C. Título de especialización en administración de la seguridad D. Experiencia específica mínima de cinco (5) años en la ejecución, instalación y puesta en funcionamientos de control de acceso, CGTV, Alarma, y Central de Monitoreo, para el efecto debe allegar las Certificaciones laborales respectivas, en las cuales conste el desarrollo de dichas actividades. E. Certificación de que el profesional propuesto, tiene una relación contractual con la empresa proponente. F. Carta emitida por el proponente en la que conste que el profesional propuesto será el encargado de realizar y terminar el proyecto. G. Que tenga vinculación directa con la firma oferente por un término no inferior a dos años contados a partir de la presentación de la oferta, para la cual deberá adjuntar copia del contrato y certificado de vinculación a la ARL. No se entiende porque la persona encargada de ejecutar, instalar y poner en funcionamiento los sistemas electrónicos de seguridad debe acreditar formación en sistemas integrados de Gestión y el Título de especialización en administración de la seguridad. No es concordante el requerimiento, cuando la función de esta persona se enfoca a los sistemas de seguridad electrónica y no físicos y más cuando el objeto de la presente convocatoria se refiere a la prestación de un servicio y no al suministro de equipos.
Por lo anterior solicitamos a la entidad no exigir la acreditación de la formación en sistemas integrados de Gestión y el titulo de especialización en administración de la seguridad para el Director de Proyecto de Vigilancia Electrónica. RESPUESTA: En lo referente a la acreditación en sistema integrado de Gestión, es viable acceder a su solicitud. En lo concerniente a que el profesional acredite una vinculación directa con la firma oferente por un término no inferior a dos años contados a partir de la presentación de la oferta, la entidad se permite realizar modificación en la adenda respectiva (VER ADENDA). OBSERVACION AL LITERAL R) LICENCIA DE AUTORIZACIÓN PARA OPERAR EN SUCURSALES A NIVEL NACIONAL La entidad indica que el proponente deberá anexar licencia expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada vigente al cierre de la presente convocatoria y certificado de existencia y representación legal el cual no tendrá fecha superior a treinta (30) días a la fecha de cierre, donde conste que está autorizado para operar con oficina principal o sucursal en las ciudades de (Bogotá, Barranquilla, Medellín, Bucaramanga, Cali, Manizales e Ibagué, con una antigüedad no menor de 4 años). En el caso de Uniones Temporales o Consorcios, cada uno de sus miembros debe contar con los permisos respectivos. De manera respetuosa consideramos que la entidad toma el cumplimiento de estos requisitos como una manera de limitar y cerrar la participación de oferentes a no más de cuatro o cinco empresas. En la actualidad son varias las empresas que cuentan con oficinas (sucursal o agencias) en las ciudades de Bogotá, Barranquilla, Medellín, Bucaramanga, Cali, Manizales e Ibagué; pero la antigüedad exigida, no menor de 4 años, solo es cumplida por muy pocas empresas. La antigüedad no garantiza un mejor servicio o que el oferente que posea dicha antigüedad tenga un mayor control operativo y administrativo y en varias oportunidades, procesos de convocatoria han debido ser replanteados (con las consecuencias en costos y tiempo que ello representa) por lo ineficaz que resulta dicho requerimiento. Por lo anterior, solicitamos que el tema de la antigüedad no sea tenido en cuenta a la hora de acreditar sede en las ciudades solicitadas por la entidad. RESPUESTA: No es viable acceder a su observación, teniendo en cuenta que la exigencia de la antigüedad no menor de cuatro años nos representa mayor experiencia la cual se ve reflejada en la confianza, efectividad e inmediatez de la prestación del servicio solicitado previniendo que se desmejoren las condiciones actuales de seguridad. ATALAYA 1 SECURITY GROUP LTDA EN REORGANIZACION: 1. En el literal L) HOJA DE VIDA DIRECTOR DEL PROYECTO DE VIGILANCIA ELECTRO NICA. Agradecemos a la Entidad se estudie la posibilidad de que para la presentación de la propuesta sea permitido un compromiso suscrito por el Representante
Legal, en el cual manifieste que en caso de adjudicación se destinará a una persona con las calidades exigidas en el pliego de condiciones. RESPUESTA: No se acepta la observación, por unidad de criterios frente al personal solicitado. 2, En el capítulo de Evaluación de las ofertas. Agradecemos se modifiquen los literales que establecen que el proponente que "MAS" número de personal acredite, obtendrá el mayor puntaje. Solicitamos se disponga de un número exacto para la obtención del mayor puntaje, RESPUESTA: Se acepta la observación, por lo tanto el puntaje en los literales C y D del numeral 23.3.2. Será modificado mediante adenda respectiva (VER ADENDA). 3. En el literal Económico. Agradecemos a la Entidad, se estudie la posibilidad de calificar la oferta económica, por medio de MEDIA GEOMETRICA O ARITMETICA, incluyendo el presupuesto. Teniendo en cuenta que los equipos y salarios que exige la Entidad están por encima de lo regulado por la SUPERVIGILANCIA. Adicionalmente, que el sobre económico sea abierto UNICAMENTE en la Audiencia de adjudicación. RESPUESTA: No es viable acceder a su solicitud, toda vez que la entidad debe ser fiel garante a las políticas de economía y austeridad del gasto. Las cotizaciones con las cuales se realizó el estudio de mercado se adecuaron a los salarios regulados por la supervigilancia, en lo referente a la tarifa de los servicios. 4, En el literal de Desempate. Sugerimos que sea modificado los criterios y solo sea por medio de Balotas el adjudicatario. RESPUESTA: No es viable acceder a su solicitud, teniendo en cuenta que los factores de desempate señalado son prenda de garantía técnica, económica y patrimonial. PROSEGUR. OBSERVACIÓN No 1 R) LICENCIA DE AUTORIZACIÓN PARA OPERAR EN SUCURSALES A NIVEL NACIONAL El proponente deberá anexar licencia expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada vigente al cierre de la presente convocatoria y certificado de existencia y representación legal el cual no tendrá fecha superior a treinta (30) días a la fecha de cierre, donde conste que está autorizado para operar con oficina principal o sucursal en las ciudades de (Bogotá, Barranquilla, Medellín, Bucaramanga, Cali, Manizales e Ibagué, con una antigüedad no menor de 4 años). En el caso de Uniones Temporales o Consorcios, cada uno de sus miembros debe contar con los permisos respectivos. Conforme lo indicado en el presente numeral, respetuosamente me permito recordar a la entidad lo mencionado en el artículo 11 del Decreto 356 de 1994 expedido por el Ministerio de Defensa Nacional, la cual reza que la licencia de Funcionamiento es de carácter Nacional, y además, el mismo Decreto, en su artículo 113, reitera la extensión territorial que goza la Licencia de Funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada, al expresar: ARTICULO 113: Las licencias de funcionamiento expedidas por el Ministerio de Defensa Nacional conservan su plena validez y a partir de la publicación de éste decreto la licencia expedida para la sede principal ADQUIERE CARÁCTER NACIONAL En ese sentido, atendiendo disposiciones del Decreto 356 de 1994, y teniendo en cuenta además, que bajo los principios de la hermenéutica jurídica, si llegare a encontrarse una norma en el mismo cuerpo normativo que resulte dudosa o contradictoria frente a la establecida en el artículo 113, deberá prevalecer y aplicarse ésta última por ser norma posterior, de manera que en los términos del ordenamiento jurídico actual, las licencias de funcionamiento de las empresas de Vigilancia y Seguridad privada son DE CARÁCTER NACIONAL, lo que indica necesariamente que el proponente que la acredite, dicha licencia demuestra que tiene autorización de para operar en cualquier municipio del territorio Colombiano, situación que de ninguna manera excluye a las ciudades donde se prestará el servicio. Ahora, si el presente proceso de Licitación pública se debe ajustar a los principios y finalidades del estatuto de contratación y uno de ellos es la escogencia de la oferta más favorable entre varias empresas, de manera que se garantice la pluralidad de oferentes, a partir de un proceso en el que los proponentes se califiquen en igualdad de condiciones, no puede la entidad establecer como requisito habilitante, uno que represente un trato discriminatorio frente a las demás empresas del sector que pueden presentar una oferta favorable y quizá la más favorable en términos de calidad y precio como lo establece la ley, pero que no obstante no cuentan con agencia sede o sucursal en la totalidad de las ciudades donde se prestará el servicio. Igualmente la Doctrina, como fuente auxiliar en la interpretación de la ley ha reconocido, como lo hace el Dr. ALEJANDRO FELIPE SANCHEZ CERON, que ha escrito sobre la contratación administrativa, como herramienta imprescindible en el marco del respeto a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicad que orientan la función administrativa y dotan de legitimidad la labor del Estado Social y Democrático de Derecho, y en uno de sus apartes del libro De los procesos de Selección de contratistas numeral 1.7. LOS PLIEGOS DE CONDICIONES, DIFICULTADES QUE SE PRESENTAN EN SU ELABORACION Y APLICACIÓN, (pág. 23) lo siguiente: En el mismo sentido, no pueden admitirse los anteriores criterios como factores de desempate, así como tampoco se permite preferir a los contratistas con domicilio en el lugar donde se ejecutará el contrato (negrilla y subrayado fuera de texto) En el mismo sentido, no pueden admitirse los anteriores criterios como factores de desempate, así como tampoco se permite preferir a los contratistas con domicilio en el lugar donde se ejecutará el contrato (negrilla y subrayado fuera de texto) Si aplicamos el párrafo anterior al asunto que nos atañe, es precisamente eso lo que estaría haciendo la administración, prefiriendo al oferente que cuenta con el domicilio en el lugar donde se ejecutará el contrato. Con respecto a este punto por considerarse que la licencia de Funcionamiento al ser la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad, entidad a Nivel nacional, las Licencias expedidas permiten la operación a nivel Nacional. En consecuencia cada firma de
conformidad con su infraestructura y organización determinará en que eventos necesita autorizar agencias y sucursales para cumplir los contratos de prestación de estos servicios acatando las disposiciones legales que regulan la vigilancia y seguridad privada. Por lo tanto y de manera respetuosa me permito solicitar a la administración eliminar este requisito toda vez que la autorización para prestar el servicio en el departamento señalado se encuentra implícito en la licencia de funcionamiento que sea de carácter nacional, así mismo lo ha determinado la Rama Judicial en otras seccionales. De otra parte y en el entendido que las uniones temporales o consorcios son mecanismos para aunar esfuerzos de 2 o más personas (naturales o jurídicas) se unen para presentar una sola propuesta en un proceso de selección, se convierte en un criterios totalmente restrictivo por parte del ustedes indicar En el caso de Uniones Temporales o Consorcios, cada uno de sus miembros debe contar con los permisos respectivos, con esto limitarían notablemente el proceso a un determinado número de empresas que cuente con la totalidad de Sucursales o Agencias en los lugares requeridos por ustedes, por lo anterior solicitamos a la entidad respetuosamente con preocupación replantear sus criterios habilitantes por considerarlos restrictivos, y los mismos irían en contravía del tipo de proceso como convocatoria pública que ustedes se encuentran manejando. De igual forma vemos como agravante a esta solicitud el periodo mínimo de constitución de las sucursales o agencias que ustedes se encuentran solicitando, esto teniendo en cuenta que para la aprobación por parte de la Supervigilancia de una agencia o sucursal se debe llevar a cabo un proceso riguroso, lo que entendería que quien cuente con agencia o sucursal menor al tiempo solicitado por ustedes, tiene total capacidad de prestar un servicio idóneo. Lo que al contrario este periodo restringe nuevamente la participación de oferentes en el presente proceso. RESPUESTA: No se accede a su observación teniendo en cuenta que el artículo 13 del Decreto 356 de 1994 contempla lo siguiente: (..)Sucursales o agencias. Las empresas de vigilancia y seguridad privada, debidamente autorizadas que requieran establecer una nueva sucursal o agencia dentro del territorio nacional, deberán obtener previamente autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para lo cual deberán acreditar información sobre el personal directivo de dicha sucursal o agencia, licencia de funcionamiento de la alcaldía; certificado de la existencia y representación legal. Dentro de los sesenta (60) días siguientes a la concesión de la autorización, se deberá enviar la resolución sobre horas extras expedida por la regional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, correspondiente(..). 23.2. FINANCIEROS 23.2.1. REQUISITOS HABILITANTES Rentabilidad del Activo: Acreditar una rentabilidad del Activo igual o superior al 20%. Se determina tomando la rentabilidad operacional sobre el activo total a 31 de diciembre de 2014. Con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes y la igualdad entre los mismos, respetuosamente nos permitimos solicitar a la entidad, reevaluar y modificar el indicador
enunciado en el presente numeral del pliego de condiciones, disminuyendo el porcentaje, ya que como se encuentran planteados, los mismos castigan la participación de empresas que arrojan un resultado operacional un poco más bajo sin considerar el conjunto de indicadores que evidencian de forma más completa la real situación de la compañía y por lo tanto si es o no idónea para ejecutar el servicio contratado. Entendiendo lo anterior, presentar los indicadores un poco más bajos no significa por sí solo un síntoma de alarma, como tampoco incapacidad para cumplir las obligaciones contractuales, toda vez, que la utilidad operacional de un ejercicio en relación con el activo de una compañía de mediano tamaño, generalmente es inferior con relación al ejercicio de una gran empresa. Ahora bien se entiende un ejercicio positivo cuando cualquiera de estos dos indicadores arroja un porcentaje positivo. Cabe notar que dado el conocimiento del mercado, el indicador que establece la entidad, limita la participación a unos cuantos posibles proponentes, pequeñas empresas y medianas empresas que poseen estos indicadores. Por todo lo anterior respetuosamente reiteramos nuestra solicitud de disminuir los porcentajes requeridos a acreditar dentro de la propuesta para la rentabilidad del activo. RESPUESTA: Se acepta la observación debido a que por un error de transcripción el indicador a evaluar es Rentabilidad del Activo con respecto a la Utilidad Operacional, el cual debe acreditar una rentabilidad igual o superior al 2 %. Este indicador se determina tomando la rentabilidad operacional sobre el activo total a 31 de Diciembre de 2014 (VER ADENDA). PAGINA 22 F) SERVICIO DE MONITOREO DE ALARMAS A NIVEL NACIONAL Se solicitan doscientos dos (202) servicios de monitoreo para nuestras oficinas a nivel nacional, este servicio debe ser: medio de transmisión inalámbrica, cobertura nacional, debe reportar a la central de monitoreo de la EMPRESA DE SEGURIDAD y a una estación cliente en las instalaciones de la Central de Seguridad de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, para hacer auditoria del monitoreo y descarga de reportes. Este servicio incluye reacción ante eventos y acompañamientos cuando se detecten novedades Agradecemos se nos informe si las 202 oficinas citadas cuentan ya con un sistema de alarma? Solo se de suministrar el modem (GPRS) de comunicación? RESPUESTA: Las 202 oficinas citadas si cuentan con su debido sistema de intrusión. Si se debe suministrar el módulo de comunicación. OBSERVACIÓN No 4 PAGINA 22 F) SERVICIO DE MONITOREO DE ALARMAS A NIVEL NACIONAL NOTA : En los casos donde no pueda establecer comunicación de la sede mediante monitoreo vía inalámbrica; la EMPRESA DE SEGURIDAD debe asumir los costos de la instalación de una línea telefónica y sus respectivos gastos mensuales que ella conlleva, deben incluir materiales, insumos y viáticos para la instalación de cada punto. Dentro de la casuística y monitoreo de las 202 oficinas aproximadamente cuantas pueden ser las oficinas que requieren el suministro de línea telefónica, y en qué lugares, es importante saberlo para solicitar línea análogas con larga distancia.
RESPUESTA: Respecto al suministro líneas telefónicas se requerirían cinco líneas respectivamente en puerto Leguizamo, puerto Inírida, puerto Berrio, puerto asís y Mitú. No obstante, el proponente debe garantizar la comunicación de las 202 oficinas. OBSERVACIÓN No 5 G) SERVICIOS TÉCNICOS PARA LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA A. Se solicitan sesenta (60) puntos de servicios técnicos mensuales para sistemas de intrusión, que comprenderían: mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, cambios de claves, cambios de sensores, reubicaciones de dispositivos y traslados de los sistemas. Los servicios técnicos deben ser brindados a nivel nacional e incluirían gastos de traslado de personal y herramientas. No incluiría el suministro de equipos. B. Se solicitan cuarenta y tres (43) puntos de servicios técnicos mensuales para sistemas de CCTV y Control de Acceso, que comprenderían: mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, reubicaciones de dispositivos y traslados de los sistemas. Los servicios técnicos deben ser brindados a nivel nacional e incluirían gastos de traslado de personal y herramientas. No incluiría el suministro de equipos. H) SERVICIO TÉCNICO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE CCTV Y CONTROL DE ACCESO Se solicitan Cuatro (4) servicios de mantenimiento anuales de los sistemas de CCTV, Control de Acceso y la Central de Seguridad, en cada una de las ocho (8) sedes que se presentan a continuación: _ CTP Principal Bogotá _ CTP Regional Eje Cafetero _ CTP Regional Noroccidente _ CTP Regional Norte _ CTP Regional Occidente _ CTP Regional Oriente _ CTP Regional Sur _ Bodega Aeropuerto Agradecemos nos informen un inventario promedio de elementos que componen los cctv, alarmas y control de acceso? RESPUESTA: La entidad permite hacer la salvedad que las siguientes son unidades de medida promedio que no comprometen las condiciones técnicas señaladas en los pliegos de condiciones: Por punto de venta: Máximo 04 cámaras, 01 grabador, 01 Switch. Por centro Operativo: Máximo 08 cámaras, 01 grabador, 01 Switch. Por central de tratamiento postal: Máximo 23 cámaras, 01 grabador, 01 Switch. Por central de tratamiento postal principal Bogotá: Máximo 110 cámaras, 02 grabador, 07 Switch. Sistema de alarmas en puntos de ventas: panel de alarmas, teclado alfanumérico, Censores de movimiento entre 04 a 05, Zonas por punto de venta máximo 32.
Sistema de control de acceso: panel de control de acceso, lectoras de acceso, molinetes, talanqueras varía dispositivo según la regional a nivel nacional. OBSERVACIÓN No 6 Agradecemos nos informen el área en m2 de cada una de estas oficinas incluyendo cuantos pisos tienen cada oficina para determinar la cantidad y cableado y canaleta necesaria para el montaje? RESPUESTA: La entidad permite hacer la salvedad que las siguientes son unidades de medida promedio que no comprometen las condiciones técnicas señaladas en los pliegos de condiciones: En relación al área promedio de las sedes en que se instalaran los kits se estima un aproximado en 60 m2. EXPERTOS SEGURIDAD 1. NUMERAL 22.1. DOCUMENTOS Y DEMÁS CRITERIOS DE CARÁCTER TÉCNICOS, Subnumeral 22.1.1, Descripción de la Necesidad a satisfacer: L) HOJA DE VIDA DIRECTOR DEL PROYECTO DE VIGILANCIA ELECTRÓNICA. Por lo anterior, es necesario que el proponente adjunte la Hoja de vida de la persona designada para tal fin, junto con los soportes de estudio y certificaciones de experiencia, quien será el encargado de realizar y terminar el proyecto, los requisitos mínimos que debe cumplir el personal propuesto son los siguientes: A. Título Profesional en ingeniería electrónica y/o eléctrica y/o sistemas, fotocopia del título y tarjeta Profesional (cuando aplique). B. Formación en sistemas integrados de Gestión y seguridad electrónica. (Anexar Soporte.) C. Titulo de especialización en administración de la seguridad D. Experiencia específica mínima de cinco (5) años en la ejecución, instalación y puesta en funcionamientos de control de acceso, CGTV, Alarma, y Central de Monitoreo, para el efecto debe allegar las Certificaciones laborales respectivas, en las cuales conste el desarrollo de dichas actividades.
E. Certificación de que el profesional propuesto, tiene una relación contractual con la empresa proponente. F. Carta emitida por el proponente en la que conste que el profesional propuesto será el encargado de realizar y terminar el proyecto. G. Que tenga vinculación directa con la firma oferente por un término no inferior a dos años contados a partir de la presentación de la oferta, para la cual deberá adjuntar copia del contrato y certificado de vinculación a la ARL. Solicitamos que sea eliminado el requisito de dicho Director y se permita que se acredite para dicho cargo un Coordinador de seguridad avalado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada como Consultor con la resolución vigente, con el cual se estaría garantizando una persona para el cargo idónea, garantizando la correcta coordinación del contrato. RESPUESTA: No se accede a su observación, toda vez que acorde con la experiencia y el grado de riesgo de la Entidad, es de suma importancia disponer de un Director del proyecto de vigilancia de Seguridad Electrónica, que cuente con la formación profesional y experiencia, ya que esto nos garantiza su destreza en el manejo de los diferentes sistemas electrónicos implementados, para de esta manera obtener una oportuna y eficaz respuesta a cada una de las solicitudes realizadas por parte de los puntos de ventas, centros operativos y centrales de tratamiento sin que esto genere traumatismo administrativo. Resaltando que mencionado perfil será susceptible de modificación en la adenda respectiva (VER ADENDA). 2. NUMERAL 23.3.2. CRITERIOS TÉCNICOS DE EVALUACIÓN PUNTUABLES 100 PUNTOS, A) PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL (30 puntos) La entidad establece lo siguiente: El proponente que cuente con una mayor cobertura de riesgos ofrecerá a la entidad una mayor seguridad en los eventos graves contra terceros. Por lo tanto se asignaran TREINTA PUNTOS (30) al oferente que mayor cobertura oferte en la póliza de responsabilidad civil extracontractual, expresados en SMLMV, de acuerdo a la siguiente tabla El proponente en el (Anexo N 6) Presentación de Ofertas, debe señalar de manera expresa, la póliza de responsabilidad civil extracontractual el cual se obtendrá el siguiente puntaje: PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL DE 400 A 6.000 SMMLV DE 6.001 A 13.000 SMMLV MAYOR A 13.001 SMMLV PUNTAJE 10 PUNTOS 20 PUNTOS 30 PUNTOS
RESPUESTA: No es viable acceder a su observación, teniendo en cuenta que la exigencia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual está amparada en el decreto 356 de 1.994, art 11 el cual señala: Artículo 11º.- Licencia de funcionamiento. La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, podrá expedir licencia de funcionamiento, de carácter nacional, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos por parte del solicitante: 1. Solicitud dirigida a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, suscrita por el Representante Legal, en el cual se informe: Sede principal, sucursales o agencias que pretenden establecer. Modalidad del servicio que pretenden ofrecer. Medios que pretenden utilizar para la prestación del servicio, con sus características técnicas, si es del caso. 1. Adjuntar los siguientes documentos: Copia auténtica de la escritura de constitución y reformas de la misma. Certificado vigente de existencia y representación legal de la sociedad. Licencia de la empresa expedida por la respectiva alcaldía. Póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que cobra los riesgos de uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada. No inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada. 1. Solicitud de aprobación de instalaciones y medios por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. De lo anterior se concluye, que la exigencia solicitada no representa alguna limitante teniendo en cuenta que está enmarcada dentro del ámbito legal de los 400 S.M.M.L.V y la cobertura adicional solicitada es meramente potestativa de cada posible oferente. 3. D) ACREDITAR PERSONAL OPERATIVO (20 PUNTOS), Se otorgaran VEINTE (20) puntos al oferente que oferte mayor personal operativo en cada una de las regionales ubicadas en: Bogotá, Medellín, Cali, Ibague, Manizales, Bucaramanga y Barranquilla, para lo cual deberá adjuntar a la oferta la planilla integrada de aportes de pago a parafiscales. y el puntaje será obtenido de acuerdo a la siguiente tabla
NUMERO DE PERSONAL 50 personas o más en cada una de las regionales De 30 a 49 personas o más en cada una de las regionales Menos de 30 personas o más en cada una de las regionales PUNTAJE 20 puntos 12 puntos 8 puntos Solicitamos sea eliminada esta exigencia ya que evidentemente está limitando la participación de proponentes que cuentan con la capacidad operativa y administrativa para ejecutar dicho contrato. RESPUESTA: No se acepta su observación de eliminar la exigencia. Resaltando que el mencionado numeral será susceptible de modificación en la adenda respectiva (VER ADENDA) 4. NUMERAL 23.5. CRITERIOS DE DESEMPATE 3. El que tenga mayor capacidad patrimonial Es así que el presente proceso, transgrede el principio fundamental de un proceso de selección, pues de persistir estos requisitos no habrá pluralidad de oferentes, por lo que hacemos un llamado de atención a la Administración para que se flexibilicen estos aspectos de carácter tendenciosos dados en el pliego de condiciones con el fin de ser evaluados bajo el mismo racero, en igualdad de condiciones y garantizar el buen desarrollo del mismo, bajo los preceptos constitucionales y garantista para todos los interesados en participar, como quiera que se evidencia de manera clara y enfática un posible direccionamiento de este proceso para un proponente particular, que bajo las condiciones dadas es para el contratista actual, ya que contrario a estos requisitos de imposible cumplimiento para los demás posibles oferentes, vemos que otros aspectos como el tema financiero y específicamente el requerimiento del INDICADOR DE LIQUIDEZ es demasiado flexible, pues exigir un indicador de 1.5 no asegura la confianza ni propende la verdadera capacidad real que debe poseer el oferente para la ejecución del presente contrato. Solicitamos la suspensión del presente proceso, realizando de esta forma un nuevo estudio real y juicioso del sector de la vigilancia y seguridad privada. RESPUESTA: No se accede a su observación, teniendo en cuenta que La Entidad estructuro el indicador de índice de liquidez basado en el estudio de Colombia Compra Eficiente en el cual se evidencian los límites inferiores y superiores para cada indicador de capacidad financiera, para el caso de liquidez señala entre 1 y 1,5. Teniendo en cuenta el objeto y el presupuesto del presente proceso la entidad se acogió al de mayor representación. Por lo expuesto anteriormente no es viable su solicitud de suspender el presente proceso y realizar nuevos estudios de vigilancia y seguridad privada, toda vez que se está actuando dentro del marco legal establecido para la misma.
SEGURIDAD ATLAS LTDA.: OBSERVACION No. 1: En relación con el No. 23.4 ECONOMICO, 23.4.1 Criterios económicos de evaluación puntuable, respetuosamente solicitamos a la Entidad establecer un criterio diferente al menor valor de evaluación para la oferta económica, toda vez que el establecimiento como método de evaluación el menor valor en relación con la oferta económica puede conllevar a que se presenten precios artificialmente bajos, por ello y en aras de llevar un proceso Objetivo y transparente, se establezca en el pliegos de un método de evaluación más imparcial como lo puede ser la evaluación mediante el método de la media geométrica incluido el presupuesto, que si bien es cierto que el pliego de condiciones del presente proceso de selección no establece como causal de rechazo el hecho que un oferente proponga o cotice precios artificialmente bajos también es cierto que una Entidad pública podrá descalificar de un proceso licitatorio a un participante que presente una propuesta con precios artificialmente bajos: (Precio artificialmente bajo. «(...) Es aquel que resulta artificioso o falso, disimulado, muy reducido o disminuido, pero además, que no encuentre sustentación o fundamento alguno en su estructuración dentro del tráfico comercial en el cual se desarrolla el negocio, es decir, que dicho precio no pueda ser justificado y por lo tanto, la Administración estaría imposibilitada para admitirlo, so pena de incurrir en violación de los principios de transparencia, equilibrio e imparcialidad que gobiernan la actividad contractual y como parte de ella, el procedimiento de la licitación. (...)») Aun cuando esta causal de descalificación no se mencionó en los pliegos de condiciones, lo anterior amparados en: El artículo 29 de la Ley 80 de 1993, La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. DECRETO 1510 DE 2013 Artículo 28. Oferta con valor artificialmente bajo. Si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad Estatal en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del presente decreto, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Entidad Estatal debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el artículo anterior, o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas. Es así como la entidad esta facultadas para examinar las propuestas detalladamente, compararlas, consultar los precios del mercado y establecer si los ofrecidos se encuentran en consonancia con aquellos, e igualmente, para examinar los estudios y deducciones a que han llegado los consultores o asesores de la entidad al hacer la evaluación de las ofertas, todo ello con el objetivo de seleccionar la oferta más favorable al interés público y
al cumplimiento de los cometidos estatales, con el fin que ninguno de los proponentes incurra en precios artificialmente bajos y por consiguiente sean rechazadas sus propuestas, pudiendo así la Entidad seleccionar el proponente bajo un criterios de transparencia e igualdad para todos los participantes en el proceso, dando de este modo total trasparencia al proceso licitatorio. Es de tener en cuenta por parte de la Entidad que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada establece en la circular 435 de 2015 lo siguiente en relación con los servicios adicionales a los contemplados por las tarifas establecidas: Buscando de esta manera La SuperVigilancia preservar el orden jurídico, dentro de sus competencias, en la salvaguardia de las buenas prácticas comerciales. El estabelecimiento de un criterio de evaluación como el menor valor dentro de un proceso licitatorio aboca a la Entidad a la posible constitución de un desequilibrio económico durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que el equilibrio económico en los contratos con el Estado no tiene su origen en la ley sino en la Constitución y que constituye un desarrollo del derecho a la igualdad ante las cargas públicas, el deber que tiene el Estado de proteger a las personas en su honra, vida y bienes, y en el derecho constitucional a la propiedad privada.
Por lo anterior y teniendo en cuenta que se deben presentar propuestas objetivas y en igualdad de condiciones entre los proponentes y en conformidad de los lineamientos de la Superintendencia de Vigilancia Y seguridad Privada reiteramos nuestra solicitud de ser establecido como criterio de evaluación la media geométrica incluido el presupuesto oficial del proceso por concepto de Seguridad física y Medios Tecnológicos. RESPUESTA: No es viable acceder a su solicitud, toda vez que la entidad debe ser fiel garante a las políticas de economía y austeridad del gasto. OBSERVACION No. 2: En relación con el No. 12 Obligaciones Generales del contratista en su literal b. Garantías en su párrafo cumplimiento general del contrato Respetuosamente solicitamos a la Entidad que el siguiente enunciado Sea una obligación de la empresa contratista, toda vez que es esta, quien debe tiene el conocimiento si las Garantías que amparan el contrato, han sido afectadas con multas y/o clausulas penales, por ocasión de siniestros o algún tipo de hecho que causara dicha afectación en las garantías, por lo anterior solicitamos que no se le traslade a la aseguradora en el cuerpo de la póliza, como obligación la reposición de la póliza, por motivo que esta se disminuya o agote, si no que esta obligación sea trasladada o impuesta a la empresa contratista. RESPUESTA: Se acepta la observación la cual se tendrá en cuenta en la adenda respectiva (VER ADENDA).
STARCOOP: Vemos con preocupación cómo la entidad con diversos requerimientos del pliego de condiciones como acreditar únicamente sucursales o principales en vez de agencias, así como con una cantidad de personal a acreditar en cada una de dichas agencias, el perfil del director de vigilancia electrónica con formación en sistemas de gestión y vinculación de más de dos años con la firma proponente, lo cual no garantiza de suyo una mayor calidad en la prestación del servicio, y si va en detrimento directo del principio de transparencia, pues el tiempo de vinculación no hacer de mejor calidad el perfil, entendemos que la vinculación garantiza que sea quien en efecto prestaría el servicio en la entidad pero dos años de vinculación no hace de peor o mejor calidad al Director de Vigilancia Electrónica y si favorece al contratista actual en detrimento de otros proponentes que tienen la capacidad para prestar el servicios en la entidad bajo las mismas o mejores condiciones de calidad que el contratista actual. Así mismo la forma en la que se está requiriendo la experiencia en cuanto a la puesta en funcionamiento de las cámaras y vigilancia electrónica en los últimos dos años con características tan específicas hace evidente el direccionamiento que el presente proceso está teniendo para el contratista actual, en vulneración de los principios propios del derecho administrativo, como lo son la transparencia, la igualdad, la responsabilidad de los funcionarios públicos, pues aun cuando no se encuentren regidos por la ley 80 de 1993 si son responsables como funcionarios públicos, por eso invitamos respetuosamente a la entidad a reconsiderar la presentes condiciones del proceso permitiendo la participación de diferentes empresas y no únicamente de quien actualmente tiene el contrato. RESPUESTA: En lo referente a los requerimientos técnicos y la presenta vulneración de los principios propios del derecho administrativo, la entidad se ha pronunciado en el presente documento resaltando el cumplimiento de los principios constitucionales y contractuales del derecho. ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO