Manual Mantenimiento

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Manual Mantenimiento 1 Introducción 1.1 1.2 1.3 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 4 Diagrama de Integración 5 Diagrama de Proceso 6 2 Con guración 2.1 2.2 2.3 2.4 Con guración General 8 Con guración de Módulos 9 Con guración de Movimientos 12 Con guración de Usuarios 13 3 Cuentas 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Artículos 17 Servicios 23 Agentes 24 Almacenes 26 Activos Fijos 27 4 Funcionalidad 4.1 4.2 4.3 Solicitud Inspección desde el Módulo Gestión 32 Solicitud Tarea desde el Módulo Gestión 40 Solicitud desde el Módulo Mantenimiento 49 5 Errores Frecuentes 5.1 Detalles de movimiento no se pueden editar 61

Introducción Manual Mantenimiento - 3

Objetivos generales y aplicaciones con el ERP Los desembolsos efectuados con el n de mantener o mejorar un Activo Fijo posterior a fecha de su adquisición y puesta en uso, llevan muchas veces a confusiones en su contabilización y registro por lo que se hace necesaria la debida diferenciación de ambos conceptos. Mantenimiento. Son los desembolsos procedentes de reparaciones y mantenimientos de los bienes de una empresa; los cuales tienen como n mantener o restaurar los bene cios económicos que se esperan del rendimiento original estimado para un determinado bien. Dichos desembolsos serán considerados como gastos del ejercicio. Mejora. Son aquellos desembolsos efectuados para mejorar las condiciones de un activo jo, por encima de la estimación normal de rendimiento hecha originalmente para el mismo. Dichos desembolsos se adicionaran al valor del activo jo. Intelisis retoma la experiencia en este ramo y ha creado un módulo de mantenimiento de activos jos permitiendo el monitoreo mediante registros de todas las actividades encaminadas a mantener en perfectas condiciones todo aquel equipo utilizado. Manual Mantenimiento - 4

Diagrama de Integración Manual Mantenimiento - 5

Diagrama de Proceso Manual Mantenimiento - 6

Con guración Manual Mantenimiento - 7

Con guración General Es necesario activar el módulo en la siguiente ruta. Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar Empresa Menú Edición 1. Con guración General Pestaña General 1. Activar el check Mantenimiento Activos Fijos. 2. Activar el check Módulo Gestión. 3. Dar click en Guardar y cerrar. Nota. Es necesario reiniciar el sistema para ver re ejados los cambios. Manual Mantenimiento - 8

Con guración de Módulos Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar empresa Menú Edición 2. Con guración Módulos Pestaña Mantenimiento Activos Fijos De acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden con gurar los siguientes rubros: Usuario Inspección. Corresponde a la persona que realizará la inspección del activo. Movimiento Servicio. Se re ere al movimiento a realizar. Usuario Servicio. Es la persona encargada de realizar el servicio. Cliente Servicio. Corresponde al dueño del activo jo. Concepto Servicio. Es el tipo de servicio a realizar. Taller Servicio. Se re ere al lugar físico donde se realizará el servicio. Manual Mantenimiento - 9

Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar empresa Menú Edición 2. Con guración Módulos Pestaña Activos Fijos 1. Activar el check Mantenimiento/Reparaciones Pendientes. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 10

Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar empresa Menú Edición 2. Con guración Módulos Pestaña Ventas(2) 1. Activar el check Actividades/Multiples Agentes Detalle. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 11

Con guración de Movimientos Ruta: Con gurar Tipos de Movimientos Ventas 1. Crear un movimiento llamado Consumo. 2. Selecionar la Clave de Afectación VTAS.FC. 3. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 12

Con guración de Usuarios Ruta: Con gurar Usuarios Accesos 1. Seleccionar Usuario. 2. Dar click en Menú Principal. Manual Mantenimiento - 13

1. Seleccionar Mov.Mantenimiento de la lista de opciones disponibles. 2. Dar click en Agregar para pasarlo a la lista en uso. 3. Dar click en Aceptar. Realizar el mismo procedimiento con los Movimientos de Edición y Consulta, Movimientos Únicamente de Consulta y Movimientos Autorizar. Manual Mantenimiento - 14

Alta de Actividades del Usuario Ruta: Con gurar Generales Actividades 1. Capturar las actividades relacionadas con el mantenimiento del activo jo. 2. Los campos Grupo, Costo MN (por Hora) y Módulo Especí co son opcionales. 3. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 15

Cuentas Manual Mantenimiento - 16

Artículos Artículo Normal Ruta: Cuentas Artículos Artículos Nuevo 1. Capturar la clave del artículo. 2. Tipo. en este ejemplo se seleccionó Normal. 3. Escribir la descripción del Artículo. 4. Seleccionar la categoría del activo jo. Para dar de alta dichas categorías, ir a Menú Maestros Categorías de Activos Fijos. Manual Mantenimiento - 17

Artículo tipo Servicio Ruta: Cuentas Artículos Artículos Nuevo Pestaña Datos Generales: 1. Capturar la clave del artículo. 2. Tipo. Servicio. 3. Escribir la descripción del Artículo. Manual Mantenimiento - 18

Pestaña Otros Datos: 1. Activar el check Actividades. 2. Ir al Menú Edición Actividades. Manual Mantenimiento - 19

1. Desplegar el combo de selección y elegir una actividad. 2. Capturar el número de horas en las que se realiza la actividad. 3. Si desde la con guración de las actividades se determinó un costo por hora de la actividad, el sistema lo mostrará automáticamente, así como el costo total. 4. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 20

Categorías de Activos jos Teniendo un artículo abierto, ir al siguiente menú: Ruta: Menú Maestros Categorías de Activos Fijos Pestaña Datos Generales 1. Dar click en Nuevo. 2. Capturar el nombre de la Nueva categoría. 3. Seleccionar la Periodicidad de Mantenimiento. Pestaña Contable 1. Determinar el porcentaje de depreciación Anual. 2. El sistema calculará automáticamente la vida útil en meses del activo jo. 3. Seleccionar desde cuándo se iniciará la depreciación del activo jo. 4. Seleccionar el método de depreciación del activo jo. Manual Mantenimiento - 21

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Servicios Ruta: Con gurar Servicios Tipos de Servicios 1. Capturar el tipo de servicio. 2. Dar click en Plantilla. 1. Capturar el artículo y la cantidad requerida del mismo para realizar el servicio. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 23

Agentes El agente en este módulo fungirá como el personal destinado a realizar las tareas de mantenimiento. Ruta: Cuentas Agentes Nuevo 1. Capturar la clave del Agente. 2. Capturar el nombre del Agente. 3. Tipo. Para este ejemplo se seleccionó Mecánico. 4. Estatus. Alta. Manual Mantenimiento - 24

Para asignarle actividades al Agente, teniendo la cuenta abierta, ir al siguiente menú: Ruta: Menú Editar Actividades 1. Desplegar el combo de selección y elegir la actividad que se le asignará al Agente. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 25

Almacenes Ruta: Cuentas Almacenes Nuevo 1. Capturar la clave del Almacén. 2. Capturar el nombre del Almacén. 3. Tipo. Seleccionar Activo Fijo. 4. Estatus. Alta. Manual Mantenimiento - 26

Activos Fijos Ruta: Cuentas Activos Fijos 1. Seleccionar un artículo. 2. Dar click en Abrir. Manual Mantenimiento - 27

Al abrir el artículo tipo Activo Fijo, se muestran sus principales características. 1. Seleccionar el tipo de servicio que se le da al Ativo Fijo. En el siguiente paso se explica cómo darlos de alta. 2. De nir la frecuencia de Inspección, así como su frecuencia. Tipos de Activos Fijos Es necesario con gurar Tipos de Activos jos, para ello hay que ir a la siguiente ruta. Ruta: Maestros Tipos Manual Mantenimiento - 28

Ruta: Maestros Tipos 1. Capturar los tipos. 2. Dar click en Indicadores. 1. Capturar el indicador requerido 2. Seleccionar el tipo de dato válido para el indicador. 3. Dar click en Valores Válidos. 1. Determinar los valores válidos por indicador. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 29

Servicios Regresar los Tipos de Activos Fijos y dar click en Servicios. 1. Capturar los datos requeridos para la realización del servicio. 2. Dar click en guardar y cerrar. 1. Capturar las condiciones requeridas para generar servicios. 2. Dar click en guardar y cerrar. Componentes Teniendo un activo jo abierto, ir al siguiente menú. Ruta: Menú Edición Componentes 1. Capturar los componentes del Activo Fijo. 2. Dar click en Guardar y cerrar. Manual Mantenimiento - 30

Funcionalidad Manual Mantenimiento - 31

Solicitud Inspección desde el Módulo Gestión Para iniciar un ujo de Mantenimento de Activo Fijo, ir al módulo de Gestión. Ruta: Gestión Gestión Nuevo Pestaña Datos Generales 1. Movimiento. Seleccionar Solicitud Inspección. 2. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 3. Asunto. Capturar el motivo de inspección. 4. Concepto. Pestaña Para. 1. Usuario. Seleccionar al usuario encargado de dar seguimiento a la solicitud. automáticamente se llenan los campos nombre y Participación. Manual Mantenimiento - 32

Pestaña Activo Fijo 1. Activo Fijo. Seleccionar el Activo Fijo a inspeccionar. 2. Serie Activo Fijo. Si el activo jo tiene número de serie, selecionarlo. Manual Mantenimiento - 34

Al volver a la Pestaña Datos Generales y dar click en la pestaña Indicadores del detalle, aparece el indicador y el componente del activo jo a inspeccionar. 1. Dar click en Afectar. El movimiento pasará a estatus Pendiente. Manual Mantenimiento - 35

1. Afectar nuevamente el movimiento. 2. Aparecerá una ventana de opciones; para este ejemplo, seleccionar Generar Avance. 3. Dar click en Aceptar. Se genera un movimiento Avance. Pestaña Datos Generales. 1. Movimiento. El sistema selecciona automáticamente Avance. 2. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 3. Origen. El sistema despliega el origen del movimiento; en este caso, la solicitud de inspección. 4. Asunto. El sistema muestra por default el asunto capturado desde la solicitud de inspección. 5. Estado. Seleccionar el estado en el que se encuentra la actvidad. 6. % Avance. Seleccionar el porcentaje de avance de la actividad. 7. Concepto. Seleccionar el concepto de la actividad. 8. Capturar un comentario de la actividad realizada. Manual Mantenimiento - 36

Pestaña Recurso 1. Seleccionar el Recurso que realizará la actividad. El sistema completa el campo del nombre del mismo. 2. Fecha. Capturar la fecha en la que se regsitra el avance. 3. De hora / A hora. Registrar el tiempo en el que se llevó a cabo la actividad. 4. Capturar la cantidad de horas invertidas; el costo por hora y el costo total. Manual Mantenimiento - 38

1. Afectar el movimiento; este pasará a estatus Concluido. Manual Mantenimiento - 39

Solicitud Tarea desde el Módulo Gestión El movimiento solicitud tarea se puede derivar de la solicitud inspección generada anteriormente. Ruta: Gestión Gestión Abrir Movimiento Solicitud Inspección Manual Mantenimiento - 40

1. Afectar el movimiento. Manual Mantenimiento - 41

1. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso, seleccionar Generar Solicitud Tarea. 2. Dar click en Aceptar. Manual Mantenimiento - 42

Pestaña Daros Generales 1. Los datos de la prmera sección (Movimiento, Fecha Emisión y Origen) pasan de la solicitud de inspección. 2. Capturar el asunto de la actividad. 3. Seleccionar el Estado y el Porcentaje de avance de la actividad. 4. Seleccionar el concepto de la actividad. 5. Capturar comentarios respecto a la actividad. Manual Mantenimiento - 43

Pestaña Para 1. Selecionar al usuario responsable del seguimiento de la actividad. El sistema llenará automáticamente los campos Nombre y Participación. 2. Dar click en Afectar. Manual Mantenimiento - 44

El movimiento pasa a estatus Pendiente. 1. Afectar nuevamente el movimiento. Manual Mantenimiento - 45

1. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso, seleccionar Generar Terminación. 2. Dar click en Aceptar. Manual Mantenimiento - 46

Se crea un movimiento Terminación; los datos del mismo pasan por default desde la solicitud de inspección. 1. Agregar un comentario de la actividad (opcional). 2. Afectar el movimiento. Manual Mantenimiento - 47

El movimiento pasa de estatus sin Afectar a Concluido. Manual Mantenimiento - 48

Solicitud desde el Módulo Mantenimiento Ruta: Logística Mantenimiento Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Solicitud. 2. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 3. AF. Seleccionar el Activo Fijo al que se le dará mantenimiento. 4. Si el Activo Fijo cuenta con número de serie, seleccionarlo. 5. Acreedor/ Resp. Seleccionar al acreedor a quien se cargará el gasto del mantenimiento. 6. Seleccionar la Clasi cación y subclasi cación del movimiento. 7. En el detalle capturar el concepto, cantidad y precio del servicio. 8. Dar click en Afectar para que el movimiento quede en estatus Pendiente. 1. Afectar nuevamente. 2. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso se seleccionará Generar Gasto. 3. Dar click en Aceptar. Manual Mantenimiento - 49

1. Seleccionar el tipo de Gasto; en este caso se seleccionó el gasto Directo. 2. Dar click en Aceptar. Se genera un movimiento Gasto que contiene los datos capturados previamente. 1. Dar click en Afectar. Manual Mantenimiento - 50

El movimiento pasa de estatus Sin Afectar a Concluido. Manual Mantenimiento - 52

Se genera un movimiento Gasto en el módulo de Cuentas por Pagar. 1. Dar click en Afectar. Manual Mantenimiento - 53

1. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso seleccionar Generar Pago. 2. Dar click en Aceptar. Manual Mantenimiento - 54

Se crea un movimiento Pago en estatus Sin Afectar. 1. Dar click en Afectar. Aparece la ventana de Inofrmación "Se generó automáticamente. Movimiento Solicitud de Cheque (Consecutivo)" 1. Dar click en Aceptar. Manual Mantenimiento - 55

Ruta: Financiero Tesorería 1. Abrir la solicitud de Cheque generada dando doble click sobre ella. Manual Mantenimiento - 56

1. Dar click en Afectar. 1. Aparacerá una ventana de opciones; en este caso, seleccionar Generar Cheque. 2. Dar click en Aceptar. Manual Mantenimiento - 57

Se crea el movimiento Cheque en el módulo de Tesorería. 1. Seleccionar la cuenta de dinero de donde se efectuará el pago. 2. Dar click en Afectar. Manual Mantenimiento - 58

El movimiento pasa del estatus sin Afectar a Concluido. Manual Mantenimiento - 59

Errores Frecuentes Manual Mantenimiento - 60

Detalles de movimiento no se pueden editar Problema Al generar un movimiento en el módulo de gestión, no aparecen datos y no se pueden editar los campos del detalle. Manual Mantenimiento - 61

Causa En la con guracion del activo jo no está asociado el tipo de activo jo y con ello, tampoco los indicadores ni los componentes. Solución Ruta: Cuentas Activos Fijos Seleccionar el Activo Fijo a con gurar 1. Asociar al Activo Fijo un tipo de servicio previamente con gurado. 2. Dar click en Guardar. Manual Mantenimiento - 62