Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0

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1 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0 Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

2 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0 1 Introducción Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP 5 Diagrama de Integración 6 Diagrama de Proceso 7 2 Con guración Con guración General de la Empresa 9 Con guración de Módulos 12 Tipos de Movimientos 16 Con guración de Usuarios 18 Con guración de Generales 22 3 Cuentas Agentes 28 Proveedores 29 Personal 31 Proyectos 32 Cuentas de Dinero 33 Centros de Costos 35 Cuenta Contable 36 4 Funcionalidad Con guración de la Póliza 39 Diario 49 Ingreso 51 Egreso 53

3 Cierre 55 Presupuesto 57 5 Reportes y Exploradores Reportes 60 Exploradores 78 6 Errores Frecuentes 6.1 La póliza no cuadra 82 7 Temas relacionados Glosario de Términos 84 Traspasar Movimientos 86 Póliza de Cierre 88

4 Introducción Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-4

5 Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP Intelisis ERP está diseñado para maximizar la productividad de los procesos, tener información útil y veraz al día de su emisión. Facilita la planeación, administración y mejora el control de los recursos. Para las empresas llevar un buen control de sus ingresos como egresos es de suma importancia ya que en esto radica el pago correcto de los impuestos. El Módulo de Contabilidad se utiliza para registrar la información y actividades involucradas con la actividad contable de la empresa, en donde se maneja información primordial para mantener una empresa sana y un buen control de los activos de la misma. Las ventajas que proporciona el módulo de Contabilidad son: *Administración con able de ingresos y egresos. *Control diario de movimientos. *Generación automática de pólizas. *Concentración de toda la información en el módulo de Contabilidad. *Facilidad para la generación de cierre mensual y anual. *Generación de reportes al instante y con información verídica. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-5

6 Diagrama de Integración El módulo de Contabilidad tiene interacción con casi todos los módulos de Intelisis ya que todo repercute contablemente. Contabilidad Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-6

7 Diagrama de Proceso Contabilidad Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-7

8 Con guración Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-8

9 Con guración General de la Empresa El módulo de Contabilidad viene incluido de forma automática en Intelisis ERP, no es necesario activarlo. Sin embargo es recomendable hacer ciertas con guraciones para que el funcionamiento esté al 100%. Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar la Empresa 1: Con guración General Pestaña Contabilidad 1. Conexión Contable. Permite con gurar las pólizas utilizando el método de Conexión Contable en el que se utilizan fórmulas, expresiones y código para su uso. 2. Afectar Póliza. Se muestra al prender conexión contable. Al generarse un movimiento en cualquier módulo y éste tiene con gurada la póliza contable se generará en estatus concluido. 3. Cancelar Mismo Mes (Fecha Emisión). Se muestra al prender conexión contable. Permite cancelar registros del mismo mes de su emisión. 4. Esperar Liberación Tesorería (Cobros/Pagos/Gastos). Se muestra al prender conexión contable. Contabilizará hasta que se realice la liberación de los cobros, pagos y gastos en el módulo de Tesorería. 5. Contabilizar Facturas Pendientes desde estatus Pendiente. Se muestra al prender conexión contable. Este check permite contabilizar las facturas estando en estatus pendiente lo cual es incorrecto, se contabiliza hasta que el movimiento quede concluido, por la misma razón se muestra desactivado. 6. Movimientos Especí cos (al generar Pólizas en Lote). Se muestra al prender conexión contable. Genera movimientos especí cos al contabilizar las pólizas en lote. 7. Conexión de datos Base Unidireccional (Operación de Gran Volumen). Se muestra al prender conexión contable. Se realiza una conexión de base de datos única para contabilizar las pólizas. 8. Contabilidad Automática. Permite con gurar las pólizas con un asistente de manera sencilla. Las pólizas quedan concluidas siempre desde el momento en que se genera el movimiento que le dio origen. 9. Desglosar Póliza por Concepto (Gastos). Se muestra al prender Contabilidad Automática. Desglosa cada partida de la póliza de acuerdo con el gasto elegido en la generación del movimiento Gasto. 10. Considerar la Clasi cación a Nivel del Concepto (Gastos). Se muestra al prender Contabilidad Automática. La póliza contable se genera de acuerdo con Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-9

10 la clasi cación del concepto de gastos. 11. Quitar Validación Cheques Multi-Contactos. Se muestra al prender Contabilidad Automática. Este check permite juntar varias solicitudes de cheque y sacar un solo cheque aunque no provengan de la misma UEN ni proveedor. 12. Contabilizar Partidas sin Importe. Se muestra al prender Contabilidad Automática. Permite contabilizar aunque no tengan cantidades los movimientos, este check no se activa ya que para realizar una póliza debe tener importes. 13. Cancelar Mismo Mes (Fecha Emisión). Se muestra al prender Contabilidad Automática. Permite cancelar movimientos en el mismo mes de su emisión. 14. Eliminar Centro Costos en las cuentas que no lo requieren. Se muestra al prender Contabilidad Automática. No será necesario contabilizar de acuerdo al centro de costos, ya que en muchos movimientos no es necesario este campo. 15. Contabilizar Nómina en base a Sucursal Trabajo del Personal (Requiere Contabilidad/Pólizas Multi Sucursales). Se muestra al prender Contabilidad Automática. En caso de tener una empresa varias sucursales, la contabilización de la nómina la realizará por cada sucursal y no desde la matriz. 16. Registro (Detalle Contable). La póliza contable se verá en vista preliminar todo su desglose de cada partida. 17. Contabilizar Meses Futuros. Permite realizar movimientos posteriores a la fecha actual y se podrá generar la póliza correspondiente. 18. Presupuestos Múltiples. Contabiliza presupuestos múltiples. 19. Registrar Socios de la Empresa en Póliza. Registra los socios o accionistas de la empresa en las pólizas contables. 20. Validar UEN en Movimientos (Compras, Ventas, Gastos, CxC y CxP). El sistema no permitirá afectar el movimiento si no se capturó la UEN en los módulos de Compras, Ventas, Gastos, CXC y CXP. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-10

11 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-11

12 Con guración de Módulos Con guración Módulos (Pestaña Contabilidad). Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Edición 2: Con guración Módulos Pestaña Contabilidad 1. Moneda. Con el combo de ayuda, seleccionar la moneda en la que se llevará la contabilidad, independientemente de la moneda en que se realicen las operaciones del negocio. 2. Tabla INPC. Seleccionar INPC permitirá generar la revaluación del Activo Fijo actualizada según el Índice Nacional de Precios al Consumidor. Será necesario alimentar la tabla. 3. Formato Cuenta. Dar click en el botón de ayuda en captura y seleccionar la opción de formato de cuenta para indicarle al sistema que el catálogo contable se regirá bajo ese formato. 4. Cuenta Cierre (por omisión). Permite indicarle al sistema la cuenta contable con la que se generará el cierre anual. 5. Cuenta cuadre. Permite indicarle al sistema la cuenta contable con la que se generarán los ajustes. 6. Veri car IVA. Al activar el check se realizará una veri cación del IVA. 7. Permitir Cancelación/Desafectación Pólizas con Origen en Otros Módulos. Este check permite cancelar una póliza generada en cualquier módulo de Intelisis. 8. Paralelo otra Moneda. Indica que si la moneda por omisión seleccionada se iguala a otro tipo de moneda en el movimiento de Póliza. 9. Tabla ISAN. Seleccionar ISAN. 10. Paralelo Otra Moneda Automático. El check se activa si la moneda por omisión seleccionada se iguala a alguna otra. 11. Tolerancia Redondeo. Permite indicar al sistema hasta qué decimales considerará para el redondeo después del punto decimal. 12. Centros de Costos. Al activar el check se mostrarán los módulos que requiere agregar el centro de costos, los módulos seleccionados, se agregará una columna adicional para indicar el centro de costos. 13. Visualizar Arrastre Módulos. Permite visualizar las pólizas de cada módulo. 14. Afectar el Presupuesto con Movimientos (Pólizas). Afecta las pólizas de presupuestos una vez que tenga partidas y cantidades. 15. Nivel Presupuesto. El nivel de la póliza es Mayor. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-12

13 16. Cuenta Contable a Nivel Cliente. Permite con gurarle a cada cliente una cuenta contable especial. 17. Cuenta Contable a Nivel Cuenta. Permite con gurarle a las cuentas de dinero una cuenta contable especial. 18. Cuenta Contable a Nivel Artículo. Al dar de alta artículos, se puede especi car la cuenta contable que le corresponde. 19. Cuenta Contable a Nivel Proveedor. Permite con gurarle a cada proveedor una cuenta contable especial. 20. Cuenta Contable a Nivel Almacén. Permite con gurarle a cada almacén una cuenta contable especial. 21. Cuenta Contable a Nivel Personal. Permite con gurarle a cada personal dado de alta su cuenta contable. 22. Cuenta Contable a Nivel Forma de Pago. Permite con gurarle a cada forma de pago una cuenta contable. 23. Pólizas Multi Sucursales. Genera las pólizas de acuerdo a la sucursal que le corresponde. 24. Pólizas con Artículos. Genera las pólizas de acuerdo con el artículo seleccionado. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-13

14 Opciones Módulo (CONT) Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Edición 3: Opciones Módulos 1. Seleccionar el módulo de contabilidad: CONT 2. Módulo. Indica el modulo seleccionado. 3. Editar Consecutivos. Permite capturar manualmente el consecutivo a cada movimiento del módulo de contabilidad. 4. Validar Fechas. Permite validar las fechas en que se capturan los movimientos. 5. Fecha Emisión. El sistema maneja fecha cliente la cual permite modi car la fecha al dar de alta un movimiento y fecha servidor esa se rige con la fecha actual (no se puede modi car). 6. Situaciones. Permite manejar dentro del módulo situaciones como detenida, pendiente, suspendida. 7. Control Tiempos. Delimita el tiempo de captura de los movimientos dentro del módulo. 8. Flujo Abierto. Los movimientos del módulo de contabilidad no tienen ujo, se concluyen al afectarse. 9. Periodos Especiales. Permite realizar plazos de tiempo. 10.Tipo Cambio. Seleccionar General. 11. Conexión Contable. Indica si las pólizas se realizan por conexión contable en lugar de contabilidad automática, y si éstas serán por día o por movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-14

15 Movimientos por Omisión (Pestaña Contabilidad) Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Edición 4: Movimientos por Omisión 1. Diario. Con el combo de ayuda seleccionar Diario. 2. Presupuesto. Con el combo de ayuda seleccionar Presupuesto. 3. Eliminación. Con el combo de ayuda seleccionar Eliminación. 4. Cierre. Con el combo de ayuda seleccionar Cierre. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-15

16 Tipos de Movimientos Es posible que los consecutivos de las pólizas contables reinicien por período (por mes) o por ejercicio (por año) si así se desea. Para lograrlo es necesario realizar la siguiente con guración. Ruta: Con gurar Tipos de Movimientos Contabilidad 1. Se muestran todas las pólizas contables (tipos de movimiento de Contabilidad) dentro de Intelisis. 2. Nombre de la póliza. 3. Clave de afectación de la póliza, por ejemplo: CONT.P Pólizas de Diario, Egreso, Ingreso. CONT.C Exclusivamente para la póliza de cierre. CONT.PR Póliza de Presupuesto. 4. Factor. Corresponde 1, este permite saber si el movimiento tiene afectación positiva o negativa. 5. Subclave. No lleva, esta sirve para especi car el comportamiento particular de un tipo de movimiento. 6. Consecutivo Módulo. Indica que cada póliza Diario tendrá su propio consecutivo. 7. Consecutivo Movimiento. Hace mención al movimiento que se le con gura el consecutivo. 8. Los consecutivos por Empresa. En caso de ser si, se irán siguiendo uno del otro si pertenecen a la misma empresa. 9. Consecutivo por Ejercicio. A partir de la fecha de inicio de operaciones hasta el último día de Diciembre se tendrá un consecutivo único e irrepetible. Hasta el siguiente año iniciara nuevamente en "1". 10. Consecutivo por Periodo. Se iniciará en el consecutivo uno hasta el último día del mes, al siguiente mes empezará nuevamente en uno. 11. Consecutivo Sucursal Especí ca. En caso de una empresa cuente con sucursales, se pueden con gurar consecutivos diferentes para cada una, solo se activa el check y se elige la sucursal a con gurar. 12. Control de consecutivos. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-16

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18 Con guración de Usuarios Intelisis ERP maneja una con guración especial para cada usuario, es decir, se le personaliza a cada usuario los movimientos que puede editar o los movimientos que solamente tiene acceso a consultar, esto es porque Intelisis reconoce los roles de cada departamento y restricciones. A continuación se muestra cómo asignar acceso a un usuario para editar movimientos o solamente para consultarlos. Pantalla principal de accesos. Ruta: Con gurar Usuarios Accesos Mostrará la pantalla principal para dar accesos a los usuarios, se describe la función de cada botón: 1. Menú Principal. En esta opción se asignan los módulos, exploradores, cubos, herramientas, acceso a determinadas cuentas. 2. Movimientos Edición y Consulta. Una vez que se asignó el módulo, aquí asignará a qué movimientos tiene acceso tanto a editar como a consultar. 3. Movimientos Únicamente Consulta. Aquí se pueden asignar los movimientos que el usuario no puede editar ni afectar, solamente puede consultarlos. Previamente debe tener acceso al módulo para que pueda visualizar los movimientos. 4. Reportes Especiales. Aquí agregará al usuario los reportes a los que tiene acceso a visualizar que han sido creados especialmente para la empresa, y que no vienen por versión en Intelisis. 5. Movimientos por Autorizar. Aquí podrá asignar movimientos y posteriormente autorizarlos. 6. Cerrar. Cierra la pantalla. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-18

19 Asignar al usuario el módulo de Contabilidad. Ruta. Con gurar Usuarios Accesos Seleccionar el usuario Click en Menú Principal 1. Seleccionar Mov.Contabilidad. 2. Click en Agregar. 3. Click en Aceptar. Nota: Para quitar el módulo al usuario solo hay que seleccionar el movimiento, dar click en Quitar y Aceptar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-19

20 Asignar al usuario los movimientos correspondientes al módulo de Contabilidad. Ruta. Con gurar Usuarios Accesos Seleccionar el usuario Click en Movimientos de Edición y Consulta 1. Seleccionar CONT.Diario, dar doble click sobre la palabra para que se pase a la pantalla de Lista en Uso. Hacer lo mismo con los demás campos. 2. CONT.Ingresos 3. CONT.Egresos 4. CONT.Cierre 5. CONT.Presupuesto 6. Click en Aceptar para guardar. Dar acceso al usuario solamente a consultar los movimientos. Ruta. Con gurar Usuarios Accesos Seleccionar el usuario Click en Movimientos Únicamente Consulta 1. Seleccionar CONT.Diario, de doble click sobre la palabra para que se pase a la pantalla de Lista en Uso, deberá hacer los mismo con los demás campos. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-20

21 2. CONT.Ingresos 3. CONT.Egresos 4. CONT.Cierre 5. CONT.Presupuesto 6. Click en Aceptar para guardar. Para quitar un acceso de la lista en uso solamente hay que posicionarse sobre el movimiento y dar doble click para que regrese a la lista de disponibles. Nota: Dependerá de cada empresa que accesos le otorgue a cada usuario, para este ejemplo se está manejando un usuario con todos los accesos. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-21

22 Con guración de Generales El módulo de Contabilidad consta de cinco movimientos por omisión, más adelante se verán a detalle cada uno de estos, los movimientos que se manejan en este módulo son los siguientes: 1. Diario. 2. Ingresos. 3. Egresos. 4. Cierre. 5. Presupuesto. Pantalla de Captura. Ruta: Financiero Contabilidad La pantalla se divide en dos partes: la primera que es la parte superior es el Encabezado, la segunda es la parte inferior es el Detalle. 1. Movimiento. Aquí se indica el tipo de movimiento a realizar por ejemplo, Ingresos, Egresos etc. 2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, es único para cada tipo de movimiento y según la con guración también para cada ejercicio; se visualiza una vez que el movimiento ha sido afectado. 3. Proyecto. Aquí se elige un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4. UEN. Aquí se indica una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5. Moneda en que se lleva la contabilidad. 6. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 7. Fecha Contable. Es la misma fecha de emisión. 8. Tipo Contacto. Puede ser cliente, proveedor, personal. 9. Concepto. Aquí se captura el motivo por el cual se genera la póliza contable. 10. Referencia. Este es un campo abierto alfanumérico y puede escribir una referencia para su control interno. 11. Campo para indicar algún contacto del movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-22

23 12. Observaciones. Este campo es abierto alfanumérico puede escribir algún dato para su control interno. 13. Cuenta. Se captura la cuenta contable en la cual se realizara el registro. 14. Concepto del movimiento. Por ejemplo si es una venta puede ser concepto de Mostrador o Mayoreo. 15. Artículo. En caso que la póliza esté ligado a un artículo, se puede seleccionar dando click en la ayuda en captura y buscar el artículo. 16. Debe. Se captura el importe a cargar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 17. Haber. Se captura el importe a abonar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 18. Total de importe capturado en la columna del Debe. 19. Total de importe capturado en la columna del Haber. Nota: Es indispensable que en la columna del Debe y Haber los importes sumen lo mismo, de lo contrario no se podrá afectar el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-23

24 Alta de UEN's Ruta: Con gurar Generales UEN's 1. Número. Se escribe el número de la UEN. 2. Nombre. Se escribe el nombre de la UEN. 3. Límite Captura Renglones (Facturas). Este campo limita el número de líneas que contendrán las facturas, es decir si se indica 1 todas las facturas únicamente podrán tener una partida, normalmente no se llena para no limitar los movimientos. 4. Estatus. Seleccionar ALTA para indicar que está vigente. 5. Guardar y cerrar. Alta de Monedas Ruta: Con gurar Generales Monedas 1. Nombre de la moneda. 2. Clave. En caso de manejar claves indicarla. 3. Nombre. Indicar el nombre completo. 4. Tipo Cambio. Capturar el tipo de cambio. 5. Tipo Cambio Venta. Capturar el tipo de cambio venta. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-24

25 6. Tipo Cambio Compra. Capturar el tipo de cambio compra. 7. % Tolerancia. Indicar el porcentaje de tolerancia. Nota: En el orden en que se muestra es como aparecerá en todos los movimientos, es importante que la moneda de mayor uso sea la que este al inicio para evitar confusiones. Para ello se da click en el botón marcado en rojo. Para modi car el orden de las monedas dar click en el icono de Cambiar Orden se muestra con un recuadro rojo en la imagen anterior. Mostrará una pantalla con todas las monedas dadas de alta, para cambiar el orden sólo hay que seleccionar la moneda y arrastrarla. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-25

26 Alta de Conceptos Ruta: Con gurar Conceptos Contabilidad 1. Nombre del concepto. 2. Indicar un número al concepto. 3. Guardar y cerrar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-26

27 Cuentas Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-27

28 Agentes Ruta: Cuentas Agentes Click en Nuevo 1. Clave. Indicar la clave del agente. 2. Tipo. Elegir tipo Agente. 3. Nombre. Escribir el nombre del agente. 4. Sucursal. Indicar la sucursal a la que pertenece el agente en este caso es Categoría. Indicar a que categoría pertenece el agente, normalmente será administración. 6. En Nómina. En caso que sea un agente que se encuentre en nómina, se activa este check (revisar el manual de nómina). En caso contrario, dar click en la Pestaña Datos Personales de esta misma pantalla y seleccionar el campo ACREEDOR al que estará ligado el Agente para realizarle los pagos correspondientes. 7. Jornada. Seleccionar la jornada de trabajo de agente. 8. Click en guardar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-28

29 Proveedores Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Click en Nuevo 1. Clave del proveedor. 2. Tipo Proveedor. 3. Estatus ALTA. 4. Nombre del proveedor. 5. RFC. 6. Dirección del proveedor. 7. Número exterior. 8. Número interior. 9. Delegación en caso de pertenecer al Distrito Federal. 10. Colonia. 11. Código Postal. 12. Estado. 13. País. 14. Teléfonos. 15. Correo electrónico. Nota: Depende que cada empresa qué información es indispensable, si se captura mayor información se tendrá un mejor control. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-29

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31 Personal Ruta: Cuentas Personal Personal Click en Nuevo 1. Clave del empleado. 2. Tipo. Empleado. 3. Estatus. Aspirante, Alta, Baja, Bloqueado. 4. Empresa. Clave de la empresa. 5. Apellido Paterno. 6. Apellido Materno. 7. Nombres (s). 8. En la pestaña Regla de Negocio indicar la Zona Económica. Nota: Los campos mencionados son los mínimos pero es recomendable capturar toda la información posible para un mejor control. Para mayor información consultar el manual de Recursos Humanos. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-31

32 Proyectos En caso de desear ligar los movimientos del módulo de Contabilidad a un proyecto en particular, será necesario darlos de alta. Ruta: Cuentas Proyectos Click en Nuevo 1. Nombre del proyecto. 2. Rama del proyecto. 3. Descripción. Campo editable para indicar la descripción del proyecto. 4. Observaciones. Indicar alguna observación es un campo editable. 5. Categoría. 6. Contacto Tipo. Indicar el contacto tipo. 7. Nombre del contacto. 8. Presupuesto. Indicar el presupuesto del proyecto. 9. Comienzo. Fecha de inicio del proyecto. 10. Término. Fecha de terminación del proyecto. 11. Tipo. Puede ser proyecto o subproyecto. 12. Estatus ALTA para indicar que está vigente. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-32

33 Cuentas de Dinero Ruta: Cuentas Cuentas de Dinero Cuentas de Dinero Click en Nuevo 1. Clave de la cuenta de dinero. 2. Tipo. Banco. 3. Descripción de la cuenta de dinero. 4. Uso. Operación. 5. Estatus. ALTA. 6. Sucursal. Indicar la sucursal a la que pertenece la cuenta de dinero. 7. Cuenta Contable de la cuenta de dinero. 8. Conciliar Movimientos. Para conciliar los movimientos activar el check. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-33

34 Pestaña Datos cuenta bancaria. 1. Cuentahabiente. Indicar el cuentahabiente de la cuenta de dinero. 2. Institución. Indicar la institución nanciera a la que pertenece la cuenta de dinero. 3. Número cuenta. Indicar el número de la cuenta de dinero. 4. CLABE. Se ingresa la Clave Bancaria Estandarizada. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-34

35 Centros de Costos Las empresas tienen varios departamentos o áreas, a estos se les llama Centros de Costos, los cuales llegan a ser indispensables para la póliza contable. Ruta: Cuentas Centros de Costos 1. Click en Nuevo. 2. Clave. Indicar la clave del centro de costos. 3. Descripción. Indicar el nombre del centro de costos. 4. Estatus. Seleccionar ALTA para que el centro de costos este vigente. 5. Click en Guardar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-35

36 Cuenta Contable Ruta: Cuentas Cuentas Contables Cuentas Contables 1. Click en el Icono de Nueva. 2. Clave. Se indica el número de la cuenta contable, esta secuencia debe ser en general para todo el catálogo contable. 3. Descripción o nombre de la cuenta contable. 4. Tipo. Las cuentas contables de clasi can en Mayor, Subcuenta y Auxiliar. Seleccionar con el combo de ayuda la que corresponda. 5. Bucket. Es el orden en que se mostrará en la póliza contable. 6. Subcuenta. Debe indicar dentro de qué categoría pertenece la cuenta contable. 7. Descripción. Es la descripción de la subcuenta. 8. Estatus. ALTA para indicar que la cuenta contable está vigente y puede ser utilizada. 9. Es Acumulativa. Se usa para las cuentas contables con tipo Mayor o Subcuenta. 10. Es Acreedora. Se activa cuando se da de alta una cuenta contable de naturaliza acreedora. 11. Click en Guardar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-36

37 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-37

38 Funcionalidad Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-38

39 Con guración de la Póliza La Contabilidad Automática es una herramienta que permite con gurar pólizas a cualquier movimiento de cualquier módulo. Se basa en conceptos, cuentas, clasi caciones y ramas para su con guración. Ventajas de Contabilidad Automática: *Contabilidad en línea. *Concentra información de todos los módulos. *Generación de reportes con información al día. Ruta: Con gurar Contabilidad Automática Seleccionar el módulo (como ejemplo será Ventas) La pantalla se clasi ca de la siguiente manera. 1. Folio u orden del movimiento. 2. Clave de afectación del movimiento (la misma usada en tipos de movimientos). En caso de que haya dos tipos de movimiento con la misma clave, aquí sólo aparecerá una vez. Para ver a detalle cada una es necesario dar click en el botón de MOVIMIENTO ESPECÍFICO. Si se desea la misma póliza para todos los movimientos que usen esta clave de afectación se da click en PÓLIZA POR OMISIÓN. 3. Nombre (por Omisión) del movimiento. 4. Descripción. En el campo descripción, es un campo abierto para capturar la funcionalidad del movimiento. 5. Tipo póliza. Se con gura una de las pólizas (tipos de movimiento de Contabilidad). Por ejemplo, para el movimiento Depósito el tipo de póliza es Ingreso. 6. Estatus Contabilizar. Indica el estatus a contabilizar. Es decir, si tiene CONCLUIDO la póliza contable se generará hasta que el movimiento tenga ese mismo estatus, de lo contrario la póliza no se generará. 7. Póliza por Omisión. Cuando se requiere que todos los movimientos con esta clave de afectación tengan la misma afectación contable o si un movimiento especí co no tiene con gurada su póliza individual, se con gura una póliza por omisión la cual hará el asiento contable de los movimientos en este caso. 8. Movimiento Especí co. Este botón desglosa cada uno de los movimientos Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-39

40 con la misma clave de afectación, a los que se le puede con gurar una afectación contable diferente a cada uno de ellos, en otras palabras a cada movimiento se le puede con gurar una póliza diferente. 9. Empresa Especí ca. Se utiliza para especi car que con guraciones de póliza por clave de afectación que afectarán a las diferentes empresas que estén con guradas en la base de datos. Por omisión está con gurado para que afecte a todas las empresas. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-40

41 Ruta: Con gurar Contabilidad Automática Seleccionar el módulo (como ejemplo será Ventas) Seleccionar Clave de Afectación Botón Movimiento Especí co 1. Posicionarse sobre el tipo de movimiento al que se le va a con gurar la póliza. 2. En que estatus del movimiento se generará la póliza. Cuando dice (por Omision) utilizará lo que indique la pantalla anteriormente descrita en el punto Click en Póliza. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-41

42 Póliza Automática Ruta: Con gurar Contabilidad Automática Seleccionar el módulo (como ejemplo será Ventas) Seleccionar Clave de Afectación Botón Movimiento Especí co Botón Póliza Descripción de las funciones: 1. Nombre que identi ca la partida de la póliza. 2. Condición. Se utiliza en ventas y condiciona una venta normal o de mostrador (se muestra sólo en el módulo de Ventas). 3. Debe. Cargos de la partida. 4. Haber. Abonos de la partida. 5. Cuenta Contable que registrará los movimientos. 6. Cuenta por omisión. Establece una cuenta contable ja. 7. Descripción de la cuenta contable seleccionada; aparece automáticamente al elegir la cuenta por omisión. 8. Contacto Especí co. Permite seleccionar un contacto para la generación de la póliza. 9. Centro Costos. Permite seleccionar un centro de costos a nivel movimiento, matriz o sucursal. 10. Omitir Concepto. Al activar el check el sistema no toma en cuenta el concepto para la generación de la póliza. 11. Omitir Centro de Costos. Al activar el check el sistema no toma en cuenta el centro de costos para la generación de la póliza 12. Incluir Artículos. Al activar el check permite realizar la con guración de la póliza de acuerdo a la cuenta contable del artículo. 13. Área donde se muestra la con guración global de la póliza que se está con gurando. Muestra el nombre del asiento, así como de dónde se obtienen los valores tanto para cargos como para abonos. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-42

43 Campo Cuenta Contable Es un campo esencial en la con guración de la póliza, ya que es el que indica a qué cuenta(s) se cargará o abonará el importe. Hay varias opciones que el sistema permite elegir. Las siguientes imágenes explican estas opciones. Contacto Ruta: Cuentas Seleccionar catálogo del Contacto (en este caso Clientes) Clientes Pestaña Otros Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-43

44 Se contabiliza de acuerdo a la cuenta contable con gurada dentro del catálogo del contacto que se re era, generalmente un cliente o un proveedor. 1. Se captura la cuenta contable para el registro de la póliza, contacto por contacto. Artículo Ruta: Cuentas Artículos Artículos Pestaña Otros Datos Se contabiliza de acuerdo a la cuenta contable con gurada dentro del artículo. Hay hasta cuatro opciones diferentes para poder elegir. Cada uno de los artículos debe tener con gurado estas cuentas si es que la póliza se con gura con estos campos. Se sugiere que se utilicen estos campos de la siguiente manera: 1. Cuenta Contable. Se captura la cuenta contable para el inventario. 2. Cuenta Contable 2. Se captura la cuenta contable para el costo. 3. Cuenta Contable 3. Se captura la cuenta contable para la venta. 4. Cuenta Contable 4. Se captura la cuenta contable para la devolución. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-44

45 Concepto Ruta: Comercial Ventas Nuevo Movimiento Factura 1. Se contabiliza de acuerdo a la cuenta contable con gurada dentro del concepto. Ruta: Con gurar Conceptos Ventas Conceptos de Ventas: 1. Se puede observar el concepto comisiones usado en la factura. 2. Cuenta asignada al concepto que tomará la póliza automática. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-45

46 Rama Ruta: Cuentas Artículos Artículos Abrir Para este proceso hay que dar de alta un artículo como tipo Estructura y capturarlo en el campo Rama del artículo que se va a vender. Se contabiliza de acuerdo a la cuenta con gurada para el concepto y por la Rama. 1. Clave del Artículo. 2. Tipo del Artículo en este caso debe ser Estructura. 3. Campo Rama que se debe capturar en los artículos de la factura. 4. Con guración de las cuentas de acuerdo a esa Rama y concepto, incluye las cuentas de inventario, costo, venta, descuento y devolución. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-46

47 Categoría de Activo Fijo Ruta: Cuentas Activos Fijos Abrir el Activo Menú Maestros Categorías Se contabiliza de acuerdo a la cuenta contable con gurada a la categoría de Activo jo. 1. Clave del activo que se está consultando 2. Lista de Categorías de Activo Fijo. 3. cuenta contable de esa categoría. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-47

48 También se pueden aplicar los siguientes tipos: Por Omisión. Se aplica cuando se requiere una cuenta ja, independientemente el movimiento o módulo. Rama Contacto. Son estructuras personalizables, se da de alta en los catálogos por ejemplo: Clientes, Proveedores, Artículos, Cuentas de Dinero. Retención Contacto. Se con gura dentro del cliente o proveedor la cuenta de retenciones. Almacén /AF. Se asigna la cuenta dentro de la pestaña de Datos Generales en almacenes. Artículo. Se con gura dentro de cada artículo una cuenta contable diferente. Concepto. Asigna la póliza de acuerdo a la cuenta con gurada en el concepto. Forma de pago. Registra la póliza según la cuenta con gurada en la forma de pago. Cuenta de Dinero. Se captura la cuenta contable dentro de la cuenta de dinero. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-48

49 Diario En el movimiento Diario se registran los asientos que no implican entradas o salidas de efectivo, por ejemplo, el traspaso de piezas de un inventario a otros. Ruta: Financiero Contabilidad 1.- Movimiento, elegir Diario. 2.- Consecutivo, este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, se llenara una vez que el movimiento es afectado. 3.- Proyecto, aquí se elige un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4.- UEN, aquí se indica una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5.- Moneda, aquí se elige la moneda pudiendo ser pesos, dólares, euros. 6.- Fecha Emisión, seleccione la fecha en que se realiza el movimiento. 7.- Fecha Contable, es la misma fecha de emisión. 8.- Concepto, aquí se captura el motivo por el cual se genera la póliza contable. 9.- Referencia, este es un campo abierto alfanumérico y puede escribir una referencia para su control interno Observaciones, este campo es abierto alfanumérico puede escribir algún dato para su control interno Cuenta, se captura la cuenta contable en la cual se realizara el registro Concepto del movimiento, por ejemplo si es una venta puede ser concepto de Mostrador o Mayoreo En caso que la póliza esté ligado a un artículo, se puede seleccionar dando click en los tres puntitos y buscar el artículo Debe, se captura el importe a cargar a la cuenta contable seleccionada anteriormente Haber, se captura el importe a abonar a la cuenta contable seleccionada anteriormente Total de importe capturado en la columna del Debe Total de importe capturado en la columna del Haber Click en Afectar, el movimiento queda en estatus Concluido. Nota: Es indispensable que en la columna del Debe y Haber el importe sea el mismo de lo contrario no se podrá afectar el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-49

50 Vista Preliminar Para visualizar el registro dé click en el icono de Vista Preliminar, el cual está señalado con la fecha roja en la imagen. El registro le mostrará información útil como el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus, cuentas contables e importes. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-50

51 Ingreso El movimiento Ingreso registra las entradas de dinero que tienen las cuentas contables, por ejemplo los depósitos. Ruta: Financiero Contabilidad 1. Movimiento. Seleccionar Ingreso. 2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, se llenará una vez que el movimiento es afectado. 3. Proyecto. Aquí se elige un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4. UEN. Indicar una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5. Moneda. Elegir la moneda pudiendo ser pesos, dólares, euros. 6. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 7. Fecha Contable. Es la misma fecha de emisión. 8. Concepto. Capturar el motivo por el que se genera la póliza contable. 9. Referencia. Este es un campo abierto alfanumérico y puede escribir una referencia para su control interno. 10. Observaciones. Este campo es abierto alfanumérico; puede escribir algún dato para su control interno. 11. Cuenta. Capturar la cuenta contable en la que se realizará el registro. 12. Concepto del movimiento. Por ejemplo, si es una venta, puede ser concepto de Mostrador o Mayoreo. 13. Artículo. En caso que la póliza esté ligado a un artículo, se puede seleccionar dando click en la ayuda en captura y buscar el artículo. 14. Debe. Se captura el importe a cargar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 15. Haber. Se captura el importe a abonar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 16. Total de importe capturado en la columna del Debe. 17. Total de importe capturado en la columna del Haber. 18. Click en Afectar, el movimiento queda en estatus Concluido. Nota: Es indispensable que en la columna del Debe y Haber el importe sea el mismo, de lo contrario no se podrá afectar el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-51

52 Vista Preliminar Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar, el cual está señalado con la fecha roja en la imagen anterior. El registro mostrará información útil como el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus, cuentas contables e importes. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-52

53 Egreso El movimiento Egreso registra los asientos contables que implican salidas de efectivo por transacciones que realiza el ente, por ejemplo, el pago que realiza a sus proveedores. Ruta: Financiero Contabilidad 1. Movimiento. Seleccionar Egreso. 2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, se llenará una vez que el movimiento es afectado. 3. Proyecto. Elegir un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4. UEN. Aquí se indica una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5. Moneda. Elegir la moneda pudiendo ser pesos, dólares, euros. 6. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 7. Fecha Contable. Es la misma fecha de emisión. 8. Concepto. Capturar el motivo por el cual se genera la póliza contable. 9. Referencia. Este es un campo abierto alfanumérico y puede escribir una referencia para su control interno. 10. Observaciones. Este campo es abierto alfanumérico, puede escribir algún dato para su control interno. 11. Cuenta. Se captura la cuenta contable en la cual se realizara el registro. 12. Concepto del movimiento. Por ejemplo si es una venta puede ser concepto de Mostrador o Mayoreo. 13. Artículo. En caso que la póliza esté ligado a un artículo, se puede seleccionar dando click en la ayuda en captura y buscar el artículo. 14. Debe. Se captura el importe a cargar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 15. Haber. Se captura el importe a abonar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 16. Total de importe capturado en la columna del Debe. 17. Total de importe capturado en la columna del Haber. 18. Click en Afectar, el movimiento queda en estatus Concluido. Nota: Es indispensable que en la columna del Debe y Haber el importe sea el mismo, de lo contrario no se podrá afectar el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-53

54 Vista Preliminar. Para visualizar el registro dé click en el icono de Vista Preliminar, el cual está señalado con la fecha roja en la imagen anterior. El registro mostrará información útil como el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus, cuentas contables e importes. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-54

55 Cierre El movimiento Cierre registra las partidas de resultados que afectan el cierre anual de la empresa originando una utilidad o pérdida. Ruta: Financiero Contabilidad 1. Movimiento. Seleccionar Cierre. 2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, se llenará una vez que el movimiento es afectado. 3. Proyecto. Elegir un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4. UEN. Indicar una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5. Moneda. Elegir la moneda pudiendo ser pesos, dólares, euros. 6. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 7. Fecha Contable. Es la misma fecha de emisión. 8. Concepto. Capturar el motivo por el que se genera la póliza contable. 9. Referencia. Este es un campo abierto alfanumérico y puede escribir una referencia para su control interno. 10. Observaciones. Este campo es abierto alfanumérico puede escribir algún dato para su control interno. 11. Cuenta. Capturar la cuenta contable en la que se realizará el registro. 12. Concepto del movimiento, por ejemplo si es una venta puede ser concepto de Mostrador o Mayoreo. 13. Artículo. En caso que la póliza esté ligado a un artículo, se puede seleccionar dando click en los tres puntitos y buscar el artículo. 14. Debe. Se captura el importe a cargar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 15. Haber. Se captura el importe a abonar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 16. Total de importe capturado en la columna del Debe. 17. Total de importe capturado en la columna del Haber. 18. Click en Afectar, el movimiento queda en estatus Concluido. Nota: Es indispensable que en la columna del Debe y Haber el importe sea el mismo de lo contrario no se podrá afectar el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-55

56 Vista Preliminar. Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar que está señalado con la fecha roja en la imagen anterior. El registro mostrará información útil como el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus, cuentas contables e importes. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-56

57 Presupuesto El movimiento Presupuesto tiene como nalidad registrar un estadístico que originará un desembolso futuro. Movimiento Presupuesto. Ruta: Financiero Contabilidad 1. Movimiento. Elegir Presupuesto. 2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, se llenará una vez que el movimiento es afectado. 3. Proyecto. Seleccionar un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4. UEN. Aquí se indica una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5. Moneda. Elegir la moneda pudiendo ser pesos, dólares, euros. 6. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 7. Fecha Contable. Es la misma fecha de emisión. 8. Concepto. Capturar el motivo por el que se genera la póliza contable. 9. Referencia. Este es un campo abierto alfanumérico y puede escribir una referencia para su control interno. 10. Observaciones. Este campo es abierto alfanumérico, puede escribir algún dato para su control interno. 11. Cuenta. Se captura la cuenta contable en la que se realizará el registro. 12. Concepto del movimiento. Por ejemplo, si es una venta puede ser concepto de Mostrador o Mayoreo. 13. Artículo. En caso que la póliza esté ligado a un artículo, se puede seleccionar dando click en los tres puntitos y buscar el artículo. 14. Debe. Se captura el importe a cargar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 15. Haber. Se captura el importe a abonar a la cuenta contable seleccionada anteriormente. 16. Periodo. Mes que abarca el presupuesto. 17. Mes del presupuesto. 18. Total de importe capturado en la columna del Debe. 19. Total de importe capturado en la columna del Haber. 20. Click en Afectar, el movimiento queda en estatus Concluido. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-57

58 Vista Preliminar Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar que está señalado con la fecha roja en la imagen anterior. El registro mostrará información útil como el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus, cuentas contables e importes. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-58

59 Reportes y Exploradores Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-59

60 Reportes Balanza de Comprobación Es una lista de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de mayor para comprobar su igualdad, sirve para identi car errores dentro de un periodo, facilitando la búsqueda y la corrección. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Balanza de Comprobación Mostrará una pantalla donde se le indicarán los parámetros. 1. Ejercicio o año a emitir el reporte. 2. Del periodo. Mes de inicio a emitir el reporte. 3. Al periodo. Mes de termino a emitir el reporte. 4. Con movimientos indicar SI, para que muestre información. 5. Nivel. Indicar a que nivel quiere ver el saldo de las cuentas contables pudiendo ser Mayor, Subcuenta o Auxiliar. 6. De la cuenta. Primera cuenta contable a emitir el reporte. 7. A la cuenta. Última cuenta contable a emitir el reporte. 8. Centro de Costos. Indicar Todos para que muestre todos los centros de costos. 9. Centro de Costos 2. Indicar Todos para que muestre todos los centros de costos. 10. Centro de Costos 3. Indicar Todos para que muestre todos los centros de costos. 11. Proyecto. En caso de tener varios proyecto indicar cual o en su caso seleccionar Todos. 12. UEN. Seleccionar la Unidad Estratégica de Negocios de lo contrario dejar en blanco para ver todas. 13. Sucursal. En caso de ser una empresa con varias sucursales indicar de qué sucursal desea emitir el reporte. 14. Moneda. En caso de manejar varias monedas, seleccionar la correspondiente. 15. Categoría. Seleccionar la categoría, o en su caso deje en Todas para ver toda la información. 16. Grupo. Seleccionar el grupo, o en su caso deje en Todas para ver toda la Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-60

61 información. 17. Familia. Seleccionar la familia, o en su caso deje en Todas para ver toda la información. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-61

62 Libro Mayor General Presenta la suma de cargos y abonos registrados en el libro diario por cada una de las cuentas en un periodo especi co del ejercicio. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Libro Mayor General Mostrará una pantalla donde se le indicarán los siguientes parámetros: 1. Ejercicio o año a emitir el reporte. 2. Del periodo. Mes de inicio a emitir el reporte. 3. Al periodo. Mes de término a emitir el reporte. 4. Con movimientos indicar SI, para que muestre información. 5. Nivel. Indicar a que nivel quiere ver el saldo de las cuentas contables pudiendo ser Mayor, Subcuenta o Auxiliar. 6. De la cuenta. Primera cuenta contable a emitir el reporte. 7. A la cuenta. Última cuenta contable a emitir el reporte. 8. Centro de Costos. Indicar Todos para que muestre todos los centros de costos. 9. Centro de Costos 2. Indicar Todos para que muestre todos los centros de costos. 10. Centro de Costos 3. Indicar Todos para que muestre todos los centros de costos. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-62

63 11. Indicar el último dígito en que termina la cuenta contable. Mostrará todas las cuentas que terminen en ese dígito, de lo contrario dejar en blanco para ver todas. 12. Proyecto. En caso de tener varios proyectos, indicar a cual pertenece o seleccionar Todos. 13. UEN. Seleccionar la Unidad Estratégica de Negocios, de lo contrario, dejar en blanco para ver todas. 14. Sucursal. En caso de ser una empresa con varias sucursales indicar de que sucursal desea emitir el reporte. 15. Moneda. En caso de manejar varias monedas, seleccionar la correspondiente. 16. Categoría. Seleccionar la categoría, o en su caso dejar en Todas para ver toda la información. 17. Grupo. Seleccionar el grupo, o en su caso dejar en Todas para ver toda la información. 18. Familia. Seleccionar la familia, o en su caso dejar en Todas para ver toda la información. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-63

64 Libro Mayor Detalle Presenta las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas contables del mes respectivo. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Libro Mayor Detalle Mostrará una pantalla donde se indicarán los siguientes parámetros: 1. De la cuenta. Primera cuenta contable a emitir el reporte. 2. A la cuenta. Última cuenta contable a emitir el reporte. 3. Centro de Costos. Indicar Todos para ver todos los centros de costos. 4. Nivel. Seleccionar nivel auxiliar para ver el detalle. 5. Empresa. Seleccionar la empresa a emitir el reporte. 6. Titulo del reporte, dejar tal cual. 7. Ejercicio. Seleccione el año a emitir el reporte. 8. Del periodo. Mes de inicio a emitir el reporte. 9. Al periodo. Mes de termino a emitir el reporte. 10. Indicar el último dígito en que termina la cuenta contable. Mostrará todas las cuentas que terminen en ese dígito, de lo contrario, dejar en blanco para ver todas. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-64

65 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-65

66 Diario General Es un reporte contable que indica el registro cronológico de todas las operaciones realizadas por la empresa durante el mes, con el n de obtener el movimiento mensual de cada cuenta. Al nalizar el mes se totabilizan los débitos y créditos trasladándose al libro mayor. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Diario General Mostrará una pantalla donde se le indicarán los siguientes parámetros: 1. De la fecha. Indicar el día, mes y año donde iniciará el reporte. 2. A la fecha. Indicar el día, mes y año donde terminará el reporte. 3. Movimiento. Seleccionar qué tipo de póliza quiere que el reporta emita información. Para visualizar todas dejar en blanco. 4. En caso de ser una empresa con sucursales indique el último digito de la cuenta contable a emitir el reporte. 5. Manda a imprimir. 6. Preliminar. Muestra el reporte. 7. Cierra la pantalla. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-66

67 Auxiliares Reporte donde se visualiza el detalle de cada una de las cuentas contables. Muestra cada uno de los movimientos que afectó la cuenta. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Auxiliares Mostrará una pantalla donde se le indicarán los parámetros. 1. De la fecha. Fecha inicio para emitir el reporte. 2. A la fecha. Fecha de término para emitir el reporte. 3. De la cuenta. Primera cuenta contable a emitir el reporte. 4. A la cuenta. Última cuenta contable a emitir el reporte. 5. Categoría. Seleccionar la categoría, o en su caso dejar en Todas para ver toda la información. 6. Familia. Seleccionar la familia, o en su caso dejar en Todas para ver toda la información. 7. Grupo. Seleccione la grupo, o en su caso dejar en Todas para ver toda la Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-67

68 información. 8. Indicar el último dígito en que termina la cuenta contable. Mostrará todas las cuentas que terminen en ese dígito, de lo contrario dejar en blanco para ver todas. 9. Movimiento especi co. Indicar que tipo de movimiento pudiendo ser ingresos, egresos, etc. 10. Con movimientos. Indicar SI. 11. Incluir presupuestos. En caso de requerir ver las pólizas de presupuestos indicar SI. 12. Nivel. Especi car si desea ver el reporte Concentrado (en general) o Desglosado (Detallado). 13. Titulo. Por default el sistema da el título del reporte aunque puede ser editado manualmente. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-68

69 Catálogo de Cuentas Este reporte muestra el listado de todas las cuentas contables dadas de alta, se clasi ca por cuentas de Mayor, Subcuentas y Auxiliares. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Catálogo de Cuentas Mostrará una pantalla donde se le indicarán los parámetros. 1. Nivel. Indicar cómo requiere ver el reporte a nivel: Mayor, Subcuenta o Auxiliar. 2. Titulo. Es el nombre del reporte. 3. De la cuenta. Primera cuenta contable a emitir el reporte. 4. A la cuenta. Última cuenta contable a emitir el reporte. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-69

70 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-70

71 Impresión de Pólizas Muestra una relación de las pólizas generadas en un periodo determinado, pueden imprimirse en gran volumen y por módulo. Ruta: Reportes Contabilidad Contables Pólizas Mostrará una pantalla donde se le indicarán los siguientes parámetros: Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-71

72 1. Periodo o mes a emitir las pólizas. 2. Ejercicio o año a emitir el reporte. 3. Movimiento. Seleccionar el tipo de póliza a visualizar pudiendo ser Ingresos, Egresos etc. 4. Módulos. Indicar a que módulo pertenece la póliza. 5. Del consecutivo. Capturar el primer consecutivo a emitir el reporte. 6. Al Consecutivo. Capturar el último consecutivo a emitir el reporte. 7. Orden. Seleccionar el orden pudiendo ser Alfanumérico o Numérico. 8. De la fecha. Indique el inicio del reporte. 9. A la fecha. Indique el término del reporte. 10. Salto de hoja por póliza. Si indica SI el reporte mostrara una póliza por cada hoja de lo contrario mostrara varias por hoja. 11. Imprimir Descripción de Cuenta. Imprime la etiqueta de la cuenta contable. 12. Sucursal. En caso de contar con sucursales especi car de cual requiere visualizar el reporte. 13. En caso de contar con sucursales, especi car el último dígito de la cuenta contable. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-72

73 Estado de Posición Financiera Muestra los derechos y obligaciones que tiene la empresa, así como su capital. Ruta: Reportes Contabilidad Financieros Estado de Posición Financiera Mostrará una pantalla donde se indicarán los siguientes parámetros: 1. Ejercicio o año a emitir el reporte. 2. Del periodo. Mes de inicio a emitir el reporte. 3. Con movimientos. Indicar SI, para que muestre información. 4. Tipo Reporte. SI mostrará el reporte vertical; NO lo muestra tipo cuenta. 5. Centro de Costos. Indicar todos. 6. Al Centro de Costos. Indicar todos. 7. Centro de Costos 2. Indicar todos. 8. Al Centro de Costos 2. Indicar todos. 9. Indicar el último dígito en que termina la cuenta contable. Mostrará todas las cuentas que terminen en ese dígito, de lo contrario dejar en blanco para ver todas. 10. Centro de Costos 3. Indicar todos. 11. Al Centro de Costos 3. Indicar todos. 12. Proyecto. En caso de tener varios proyectos indicar cual o seleccionar Todos. 13. UEN. Seleccionar la Unidad Estratégica de Negocios de lo contrario dejar en blanco para ver todas. 14. Sucursal Especí ca. En caso de ser una empresa con varias sucursales, Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-73

74 indicar de qué sucursal se desea emitir el reporte. 15. Moneda. En caso de manejar varias monedas, seleccionar la correspondiente. 16. Título de reporte. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-74

75 Estado de Resultados Muestra ordenada y detalladamente cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. Ruta: Reportes Contabilidad Financieros Estado de Resultados Mostrará una pantalla donde se indicarán los siguientes parámetros: 1. Ejercicio o año a emitir el reporte. 2. Del periodo. Mes de inicio a emitir el reporte. 3. Al periodo. Mes en que terminará el reporte. 4. Con movimientos. Indicar SI, para que muestre información. 5. Desglosar. Si indica SI, el reporte será a nivel detalle, de lo contrario será concentrado. 6. Moneda. En caso de manejar varias monedas, seleccionar la correspondiente. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-75

76 7. Centro de Costos. Indicar todos. 8. Al Centro de Costos. Indicar todos. 9. Centro de Costos 2. Indicar todos. 10. Al Centro de Costos 2. Indicar todos. 11. Centro de Costos 3. Indicar todos. 12. Al Centro de Costos 3. Indicar todos. 13. Proyecto. En caso de tener varios proyectos indicar cual o seleccionar Todos. 14. UEN. Seleccionar la Unidad Estratégica de Negocios, de lo contrario dejar en blanco para ver todas. 15. Sucursal. En caso de ser una empresa con varias sucursales, indicar de qué sucursal desea emitir el reporte. 16. Agrupado centro de costos. Clasi cará el reporte de acuerdo a los centros de costos. 17. Grupo. Dejar en blanco. 18. Título de reporte. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-76

77 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-77

78 Exploradores Los Exploradores son reportes dinámicos que se pueden con gurar para que muestre sólo la información necesaria, permite al usuario consultar la información generada por los movimientos de contabilidad. Explorador Contabilidad Ruta: Exploradores Contabilidad Contabilidad Mostrará una pantalla que está formada por varias partes: 1. Filtro tipo árbol que contiene agrupadores en forma de carpetas. Muestra cómo está conformado el catálogo contable. 2. Muestra cada una de las cuentas contables que integra la carpeta, así como el saldo pudiendo ser deudor o acreedor. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-78

79 Excel Puede enviar a Excel la información y manipularla, dando click en el icono que indica la fecha roja en la imagen. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-79

80 PDF Para ver el PDF es necesario dar click en vista preliminar y posteriormente dar click en el icono de PDF. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-80

81 Errores Frecuentes Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-81

82 La póliza no cuadra La regla de la partida doble, es decir, a todo cargo corresponde un abono; al no cumplirse esta regla se ocasionan descuadres. Cuando se realiza una póliza contable deben igualarse los importes del cargo y abono. Este error se muestra porque los totales no son iguales, será necesario cuadrar los importes y posteriormente afectar el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-82

83 Temas relacionados Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-83

84 Glosario de Términos Contabilidad. Es la técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y nanciera de una empresa, con el n de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información previamente registrada de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. La contabilidad es una técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o nancieros. Catálogo de Cuentas. Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una empresa, proporcionando los nombres y en su caso los números de las cuentas. La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades del negocio o empresa y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignará un número en forma ordenada para su fácil manejo y control. Pólizas de Ingresos. Contiene los asientos contables que implican entradas de efectivo por transacciones que realiza el ente, por ejemplo, el pago que hace un cliente. Pólizas de Egresos. Contiene los asientos contables que implican salidas de efectivo por transacciones que realiza el ente, por ejemplo, el pago que realiza a sus proveedores. Pólizas de Diario. Se realizan para asentar los registros que no implican entradas o salidas de efectivo, por ejemplo, el cálculo de una depreciación o una venta a crédito. Balanza de comprobación. Es un documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor. Se prepara con el objetivo de comparar o veri car si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-84

85 registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble. Libro Mayor. El libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio del ente. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasi can las diferentes cuentas que moviliza sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Balance General. El balance general es el estado nanciero de una empresa en un momento determinado. Para poder re ejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que la organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha. Estado de Resultados. Estado de pérdidas y ganancias es un estado nanciero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado nanciero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identi carse perfectamente los costos y gastos que dieron origen a la utilidad o pérdida del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y con able para la toma de decisiones. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-85

86 Traspasar Movimientos Esta herramienta permite traspasar los saldos de una cuenta contable a otra. Traspasar Movimientos Ejemplo: Se requiere traspasar el saldo de la cuenta contable a la cuenta del movimiento Diario en estatus concluido del módulo de contabilidad. Ruta: Herramientas Contabilidad Traspasar Movimientos 1. De la cuenta. Seleccionar la cuenta contable de donde traspasará el movimiento. 2. A la cuenta. Seleccionar la cuenta contable que recibirá el traspaso del movimiento. 3. Del Centro de Costos. En caso de que el movimiento tenga centro de costos, selecciónarlo. 4. Al Centro de Costos. En caso de que el movimiento tenga centro de costos, selecciónarlo. 5. Movimiento. Seleccionar el movimiento a traspasar. 6. Nivel. Seleccionar Cuenta. 7. Del Consecutivo. Indicar el consecutivo del movimiento a traspasar. 8. Al Consecutivo. indicar el mismo consecutivo anterior. 9. Ejercicio. Indicar el año del movimiento. 10. Click en Ejecutar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-86

87 Se mostrará la siguiente pantalla, preguntando si está seguro de continuar con el traspaso de movimiento. 1. Click en SI para continuar. Saldrá una pantalla indicando que el proceso fue concluido y cuántos movimientos se traspasaron. 1. Click en Aceptar para nalizar. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-87

88 Póliza de Cierre Esta herramienta genera en automática una póliza de cierre en el módulo de contabilidad. Ruta: Herramientas Contabilidad Póliza de cierre. Se mostrará un mensaje indicando si está seguro de generar la póliza de cierre. 1. Dar click en Generar para continuar. Saldrá una pantalla indicando que se creó el movimiento Cierre, esté movimiento se encuentra en el módulo de contabilidad. Ruta: Financiero Contabilidad En el tablero de control se localiza la póliza Cierre, dar doble click para abrir el movimiento. Es necesario capturar manualmente la cuenta contable para el "Resultado del Ejercicio", "Pérdida del Ejercicio" o "Utilidad del Ejercicio". Una vez registrada la cuenta contable con el importe, dar click en Afectar para concluir el movimiento. Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-88

89 Manual de Contabilidad Automática_030414_ V1.0-89