OPERACIÓN MODULO DE COMPRAS

Transcripción

1 OPERACIÓN MODULO DE COMPRAS 1

2 Prohibida la reproducción Total o Parcial de este Documento. Versión 3000 Fecha de Emisión 29/Abril/2008 Elaboró Ing. Fernando G. Flores Villagrán Revisó Lic. René Velazquez Morales 2

3 I. INTRODUCCION El Módulo de compras en términos generales facilita la planeación, para realizar las adquisiciones de materias primas y servicios con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización para su total funcionamiento y no entorpecer sus actividades normales propias de la operación. 1. OBJETIVO Al término de la lectura de este manual el usuario tendrá un conocimiento fuerte y general para llevar el correcto manejo del modulo de compras dentro del ERP Intelisis. II. Acceso a Intelisis Para iniciar a trabajar en el Sistema Intelisis, requieres darle doble click al logo de Intelisis para poder accesar a la Base de Datos, en la cual se va a trabajar. En la pantalla principal de acceso al sistema encontramos cuatro campos: Usuario/User, Contraseña/Password, Empresa/Company y Sucursal/Branch, para podernos desplazar entre ellos debemos presionar la tecla enter, la tecla de tabulador o bien lo podemos hacer mediante el mouse. 3

4 En el primer campo (Usuario/User) indicaremos el nombre del usuario que se ha asignado para ingresar a Intelisis. En el segundo campo (Contraseña/Password) indicaremos nuestra contraseña (recordar que esta es personal y no se debe compartir con nadie). Recordar que se puede cambiar de campo con las teclas de enter, tabulador o mediante el mouse En el tercer campo (Empresa/company) automáticamente nos aparecerá el nombre de la empresa, después de haber ingresado por primera vez al Intelisis. En el cuarto campo (Sucursal/Branch) en automático nos aparecerá el nombre de la sucursal en la cual estemos trabajando. Una vez que hayamos indicado toda la información en cada uno de los campos le damos click en OK. Después de esto se nos inicia un menú que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla por omisión y aparece como el siguiente: NOTA: Puede aparecer con mayor o menor número de menús, debido a los privilegios que tenga el usuario que estamos utilizando para entrar a Intelisis. III. Estructura del ERP La estructura del ERP está dada por Menús, Módulos y Movimientos. 1. Movimientos del Módulo Compra Pérdida Solicitud Cotización Requisición Devolución de Compra Orden de Compra Entrada de Compra 4

5 IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL Ruta de Acceso: Menú Pricipal / Procesos / Módulo del Sistema Accedienso al Modulo de compras aparece el Tablero de Control Al desplegar el tablero de control se mostrarán todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del Módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar. 5

6 1. Elementos que integran el tablero de Control 1.1 Filtros de Búsqueda a) Buscar: Facilita la búsqueda de registros que contengan las letras o caracteres que se le indiquen en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que de capturen en dicho filtro. b) Movimiento: Al presionar el botón de este filtro, se desplegará una lista de todos los movimientos que integran el Módulo en el cual se encuentre, y la seleccionar una de las opciones el tablero mostrará la información relacionada con dicha opción. c) Estatus: Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indicó en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente. Al seleccionar el botón se desplegarán todas las opciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla: i. Todos, muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen. ii. iii. iv. Por Autorizar, Esta versión cuenta con este movimiento en los módulos de CXC, Compras Gastos, CXP, Tesorería. Muestra los movimientos que se encuentren detenidos en espera de autorización. En Firme, muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o aprobados. Sin Afectar: Muestra todos aquellos movimientos que se han creado en el Módulo pero que no han sido afectados. v. Pendientes Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su proceso o pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. este símbolo antepuesto al nombre del movimiento. Se distingue por vi. vii. Concluidos Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del módulo. Se distinguen por este símbolo antepuesto al nombre del movimiento. Vigentes muestra los movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento. 6

7 viii. Cancelados Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir su proceso por alguna razón dentro del Módulo. Se distinguen por antepuesto al nombre del movimiento. este símbolo d) Fecha Con este filtro podrá indicar que se muestren los movimientos realizados agrupados por fecha. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla: 1) Todo. Muestra todos los movimientos del módulo que contemplan fecha de vencimiento. 2) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día 3) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior. 4) Mañana. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente. 5) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema. 6) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días anteriores de la fecha de hoy. 7) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los próximos siete días de la fecha de hoy. 8) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido vencidos, durante el mes activo en el que se está operando. 9) Mes Móvil. Se muestran aquellos que se han vencido contemplando un rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado. 10) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando 11) Este Año. Se muestra todo aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando. 12) Año Móvil. Se muestran aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando. 13) Específica. Se muestra aquellos Movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo a la fecha indicada. 7

8 e) Usuario Este filtro se utiliza para que el Tablero de control muestre los movimientos originados por un usuario en específico o de todos, con apoyo del botón se enlistan todos aquellos que están registrados en el sistema. f) Sucursal De existir sucursales se mostrarían en este combo siendo por omisión en este caso mostrar la Matriz (0). Esta parte del tablero de Control despliega los movimientos realizados en un módulo determinado. Cabe mencionar que invariablemente al ingresar al tablero de control, los movimientos visualizados son los que se encuentran es estatus pendiente y sin afectar. 1.2 Área de Movimientos Realizados Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del mouse sobre esta área. 8

9 Las opciones que presenta son las siguientes: 1. Abrir: Con esta acción se podrá acceder y visualizar el movimiento seleccionado. 2. Propiedades: Al seleccionar esta opción aparecen las propiedades (resumen) del movimiento seleccionado en el Tablero de Control. La ventana de Propiedades del movimiento sólo es información de consulta; ya que no podrá hacer cambio alguno. 9

10 De forma adicional aparecen botones para conocer detalle de la información como: Posición. Indica los movimientos que originaron el movimiento seleccionado (origen) y/o el movimiento que fue generado. Examinar. Muestra una presentación preliminar del movimiento seleccionado con sus detalles. Anexos. Muestra los documentos digitalizados que se incluyeron en el movimiento. Póliza. En caso de tener una conexión contable para el movimiento, y haber generado las pólizas, aparecerá habilitado este botón mostrando la información de la póliza contable generada para el movimiento. Usuarios. Muestra los usuarios que afectaron el movimiento durante el proceso. Tareas. Muestra las tareas relacionadas con ese movimiento. Tiempos. Muestra el tiempo que se tardó el movimiento. Es ser afectado por uno o varios usuarios en el proceso. Cerrar. Cierra la ventana propiedades del movimiento. 10

11 3. Localizar: Esta Opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. Por ejemplo: el nombre del movimiento, el consecutivo, el concepto, las fechas de emisión, etc. 4. Localizar siguiente: Una vez que se indicó en la opción la localización de algún valor, con esta opción se puede repetir la búsqueda hacia otros movimientos. 5. Imprimir: Esta opción manda a imprimir la vista del tablero de control con los movimientos que ahí aparecen. 6. Presentación preliminar: Esta opción muestra una presentación preliminar de la impresión de la información del tablero del control. 7. Enviar a Excel: Envía información del Tablero de Control a Excel en un archivo listo para guardarse con otro nombre. 8. Personalizar Vista: Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares que se tengan. 11

12 1.3 Agrupadores De Moneda Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con X moneda se concentrarán en la carpeta correspondiente. Se considera el agrupador de moneda un filtro más de búsqueda de movimientos. 12

13 1.4 Formas de Presentación 1.5 Botones de Acceso V. PANTALLA DE CAPTURA Ruta de Acceso: Menú principal / Procesos / Compras / Nuevo (en el tablero de control) La ventana de captura de los movimientos de todos los módulos del sistema se dividen en dos partes: Encabezado y Detalle. 13

14 Tanto los campos del encabezado y del detalle deberán llenarse con la información necesaria para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios de acuerdo a las necesidades de operación. Por omisión la barra de menú y la barra de herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación se describe brevemente la barra de herramientas y estatus de movimientos: ICONO SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN Afectar Movimiento Este botón permite afectar el movimiento en cuestión para poder cambiar su estatus (Sin Afectar, Pendiente, Concluido, etc.) y poder generar los movimientos en los módulos que estén involucrados. Este botón permite eliminar el movimiento definitivamente de la base de datos. Eliminar Movimiento Cancelar Movimiento Nota importante: Una vez afectado el movimiento NO se puede eliminar Este botón permite Cancelar el estatus del movimiento, sin borrarlo de la base de datos. No puede cancelarse un movimiento sin haber sido afectado. 14

15 Este botón permite ver el movimiento previo a la impresión. Presentación Preliminar Abrir Estatus Pendiente Estatus Concluido Estatus Cancelado Estatus por Confirmar Actualizar Nota: En el módulo de Crédito, aquí es donde se puede ver la Tabla de Amortización de los clientes. Este botón nos lleva de regreso al Tablero de control dentro de las pantallas de captura de información de cada uno de los movimientos. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que no ha sido afectado y por lo tanto no ha generado los movimientos en lo demás módulos. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus porque fue afectado y generó los movimientos correspondientes en los módulos involucrados. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que fue cancelado debido a errores detectados por un usuario con los privilegios suficientes para cancelar el movimiento. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que falta algún dato necesario para cambiar al siguiente estatus. Este botón permite actualizar las búsquedas en el tablero de control y está ubicado en la esquina inferior izquierda. 2. Descripción de la carpeta de datos generales. 15

16 Los campos que presenta esta vista son: 16

17 2.1 DETALLE Los campos que se presentan en esta sección son: 17

18 A continuación se muestran los movimientos que contempla la operación de compras en el FIDE. RUTA DE ACCESO: PROCESOS / COMPRAS / NUEVO 1. Compra Pérdida La compra Pérdida se utiliza cuando no se llegó a una negociación con el proveedor, debido a que no contaba con el artículo, hubo un cambio de precio, etc. La Compra Pérdida está precedida de una Orden de Compra o se puede elaborar directamente. Cancelando automáticamente la Orden de Compra. Pantalla de Captura: Al aplicar el movimiento a la Orden de Compra origen y afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, concluyendo automáticamente la orden de Compra. 18

19 2. COTIZACION Este Movimiento es para la realización de Cotizaciones de productos o servicios esto es solicitar los precios por parte del proveedor o consulta interna. Se puede llegar a utilizar para enviar información al proveedor una relación de la mercancía que la empresa necesita indicando el último costo al que se compró, de no ser así el proveedor enviará la cotización actualizada con el costo correcto. Afectación del Movimiento Se afecta el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Por Confirmar, al afectar nuevamente indica el movimiento para concluir el movimiento y generar la orden de compra. 3. DEVOLUCION DE COMPRA: La función de Devolución de Compra, es regresar de manera parcial o total la mercancía. Los motivos son de diferente índole; porque lo artículos no eran los marcados en la factura, incluyeron un número mayor a lo estipulado en el pedido, mercancía defectuosa, etc. El sistema emite un movimiento de Crédito al Proveedor para saldar la deuda por esa factura parcial o total en CXP. AFECTACION DEL MOVIMIENTO: Al afectar el movimiento este pasa de estatus Sin Afectar a concluido, generando en el Módulo de CXP el movimiento el movimiento de Crédito Proveedor. 4. ENTRADA DE COMPRA: La Entrada de Compra es la recepción física a un almacén de los productos requeridos en una Orden de Compra o bien puede ser de una forma directa. Y que afecte de manera directa a las compras, CXP, y Contabilidad. AFECTACION DEL MOVIMIENTO: Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un Movimiento con el mismo nombre en el módulo de CXP. 19

20 5. ORDEN DE COMPRA: Las órdenes de compra son movimientos ya autorizados y revisados por el responsable de abastecimientos, por lo que es un documento formal para la negociación. De hecho en la entrega de la mercancía el proveedor deberá entregar ala orden de compra. La orden de Compra puede ser precedida de Requisición, Cotización o se puede elaborar directamente. AFECTACION DEL MOVIMIENTO: Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se puede seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento.(generar Entrada de Compra, Generar Compra Pérdida) 20

21 Indicar la cantidad a afectar. (Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aún no se había afectado) 6. REQUISICIÓN: Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de productos o servicios hacia jefes de áreas internas o solicitar los precios por parte del proveedor o consulta interna, este movimiento no implica una afectación del inventario. La requisición generalmente es un mecanismo utilizado para pedir productos y / o servicios a los proveedores. AFECTACION DEL MOVIMIENTO Una vez ingresados los datos en la pantalla se acepta y se procede a afectar el movimiento, pasando del estatus Sin afectar al Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento aparece en una pantalla donde se puede seleccionar el movimiento a generar en el flujo. (Orden de compra, Cotización). Indicar la cantidad a afectar (indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aún no se había afectado.) 21

22 En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Almacén y Afectar a nivel detalle. 22

23 3. Flujo de Compra: Empieza el flujo con la elección del movimiento que deseamos relizar, en este caso hablamos de un requisición de de Compra. Ya seleccionada, empezamos a llenar la forma y escogemos el concepto de la compra como se muestra a continuación: 23

24 Acto seguido elegimos el almacén al cual ingresarán nuestros artículos adquiridos, en este ejemplo elegiremos almacén general que es al que se debe de introducir la papelería adquirida. 24

25 En esta pantalla ya elegimos artículos de nuestro catálogo previamente ya cargado, antes de empezar el movimiento. Y asignamos los costos supuestos. Ya llenada nuestra forma, afectamos nuestro movimiento para que se vaya a autorización con el Gerente del Área de Administración y se nos bloquea el movimiento, hasta que se de su autorización. Como se muestra a continuación: 25

26 Aquí se muestra como es liberada la requisición, para ser procesada por el comprador y pueda proseguir con su flujo de compra, previa autorización de su superior. 26

27 Ya autorizada la Requisición; el comprador prosigue a llevar a cabo su cuadro comparativo de mínimo tres proveedores para elegir el mejor producto al mejor precio. En la siguiente ilustración se muestra como acceso a generar cotizaciones con solo afectar la Requisición previamente autorizada. Arroja un pequeño menú en el cual se escoge de hacer una Orden de compra directa o elegir la cotización para proseguir con su flujo. 27

28 Eligiendo la cotización, nos muestra otra pantalla emergente, donde debemos de elegir si vamos a cotizar parte de los productos o todos. Si se trata de solo una parte de los productos, se elegiría la opción de Cantidad Indicada, esto nos borraría nuestra requisición y tendríamos que volver a capturar nuestros artículos. Lo que normalmente se escoge es la Cantidad Pendiente, que nos respeta nuestra requisición con sus costos y cantidad de artículos. Para seguir con nuestras cotizaciones. 28

29 Ya con nuestra cotización en estado Sin Afectar, se procede a llenar nuestra forma con los datos requeridos. 29

30 Aquí se muestra el catálogo de proveedores que previamente se debió de haber cargado y solo elegir el proveedor que cuenta con los artículos que necesitamos. 30

31 Ya con haber llenado los campos requeridos de nuestra cotización, cotejando nuestros precios con los proveedores. Se procede a completar nuestras tres cotizaciones necesarias para la toma de decisiones de la compra. Al Haber llenado tres cotizaciones distintas, podemos verlas en nuestro tablero de control, para de ahí elegir la que haya ganado la adquisición. Como se muestra en la siguiente ilustración. 31

32 Hecho nuestro cuadro comparativo, se elige la cotización ganadora para dar inicio al llenado de nuestra orden de Compra. Tal y como se muestra en la siguiente ilustración ya que se afecta la cotización ganadora. 32

33 De aquí generamos nuestra orden de compra que viene precedido de una cotización que a su vez se generó de una requisición. 33

34 Aquí se encuentra nuestra orden de compra en estatus Sin Afectar y pasa a un estado de Autorización con el gerente del Área, para su liberación. Griseando los campos editables hasta su próxima liberación. Tal como muestra la siguiente ilustración. 34

35 Una vez en este estado el gerente del Área de Administración procede a Autorizar la Orden de Compra, pudiendo incluso designar al usuario que le dará seguimiento a la compra que se está procesando. Tal como lo muestra la siguiente Ilustración. 35

36 Ya Autorizada la Orden de Compra, se procede a continuar con el proceso de adquisición. En este momento que ha quedado autorizada, se genera el reporte de Orden de Compra que se imprime y se entrega al Proveedor, donde queda el pedido formal que tendrá que acatar que entregar en tiempo y forma estipulados en la Orden de Compra. Como se muestra una parte de ese reporte en la ilustración siguiente: 36

37 Cumplida la fecha de entrega de los artículos por el proveedor, los lleva al FIDE al departamento de compras, en donde al recibirlas los compradores a entera satisfacción generan la entrada de Compra como se muestra a continuación. 37

38 Generándose la entrada de compra, es en este momento donde se contabiliza, pero tiene sus excepciones, ya que si lo adquirido contablemente por políticas internas no es considerado un Activo Fijo, es un gasto como lo es la papelería, los consumibles de cómputo, los tóneres de las impresoras, los artículos fotográficos e incluso los artículos publicitarios. 38

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40 Para el efecto de que lo que se haya adquirido sea un gasto y no un activo fijo, se contemplo un desarrollo por medio del cual se hace la adquisición por medio de compras y afecta al presupuesto del centro de costo del gasto: Tal y como se muestra en la siguiente parte del Manual. 40

41 4. ANTICIPO DE COMPRA Se va a la ruta de acceso del Módulo de compras que es la que se muestra en la figura siguiente: Se procede a generar una Orden de Compra. 41

42 Se llena con los datos de la compra que se vaya a efectuar Despues de avanzar la Orden de Compra se tiene que autorizar por el Gerente de Administración. Para poder continuar con la compra. 42

43 Esta es la pantalla que le aparece al Gerente del área para autorizar una Orden de Compra. Ya autorizada la Orden de Compra por el gerente, el comprador puede efectuar el Anticipo pactado con el proveedor a cuenta del total de la compra. 43

44 Aquí con el ícono del lápiz en la barra de Intelisis, se tiene acceso a Anticipos, y lo muestra en la siguiente ilustración. Y con doble click en la orden de compra a aplicar, que en este caso es la 141 manda la pantalla de Anticipos para aplicarlo directamente desde compras. 44

45 Y nos aparece esta pantalla que nos muestra el Movimiento a Realizar (Anticipo), tenemos que ponerle el importe a adelantar, respetando todos los datos que viene para no propiciar un error en el proceso de anticipo. Ya aplicando el anticipo, genera un cheque en Tesorería, el cual es el anticipo que se le entregará al proveedor. Y genera un anticipo con su consecutivo correspondiente en CXP. Tal como se muestra a continuación. 45

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47 Ya al haber aplicado mi anticipo en Compras y mandado mi solicitud de cheque a tesorería, nos asomamos a CXP, para revisar que se hayan generado los documentos como lo comentamos atrás. Nos dirigimos a la ruta de CXP. Se ha creado el movimiento de Anticipo con su consecutivo, como se muestra a continuación. Se vería el movimiento en el módulo así aunque realmente no se va a afectar como movimiento, si no se va a ligar al movimiento de entrada de compra que proviene de Compras para ajustar el pago total de la compra con el anticipo, adelante se mostrará más a detalle. Si abriéramos el anticipo veríamos lo siguiente: 47

48 Esta aplicación de anticipo hecha por Compras en el Módulo de Tesorería se verá de la siguiente forma y con la siguiente ruta. 48

49 Aquí se muestra la solicitud de cheque que es disparada desde compras para pago del anticipo de Compra. Ahora bien, regresando a Compras para acceder a la Orden de Compra y afectar para darle entrada y enviar la cuenta por pagar a CXP. COMPRAS 49

50 Ya tomando la Orden de Compra se afecta para generar la Entrada de Compra 50

51 Ya generando la entrada de compra se le dan los números de serie, para terminar el proceso de Compra. Y queda finalmente como una Entrada de Compra Concluida. Con su respectiva póliza contable como se muestran en las siguientes ilustraciones. 51

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53 Se accesa a CXP para procesar la Entrada de compra que proviene de Compras Aquí en el tablero de control encontramos la entrada de Compra que debemos procesar. 53

54 Se abre la Entrada de Compra y se tramita el Contra Recibo como a continuación se muestra. 54

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56 Ya tramitado el Contra Recibo se genera el pago para mandar la solicitud de cheque a Tesorería. 56

57 Cuando se adelanta la afectación de pago de entrada de compra, se le adiciona el anticipo para completar la operación de pago y quede correcto el flujo de anticipo. 57

58 Aquí se muestra gráficamente como se tiene que tramitar los pagos con anticipo. 58

59 Al afectar se genera la otra parte del pago que completa el 100% de la compra, o lo que viene siendo lo que resta después del anticipo. Se afectan los movimientos del flujo hasta concluirlo. 59

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62 Entramos a Tesorería para checar las solicitudes de cheque que se generaron como anticipo en Compras. Y la solicitud de cheque generada a partir de CXP como pago que restaba de la compra. 62

63 Aquí se muestran los dos cheques generados en el proceso de compra. Y que se muestran a continuación listos para ser afectados. 63

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65 5. INVENTARIOS Desarrollo de Inventarios Acabado este flujo de compra y dándole entrada al inventario de FIDE, se sacan las adquisiciones para repartirlo al usuario final y cargar el gasto de la compra a ese centro de costo. Como a continuación se indica: Dentro de Intelisis en los menús de inicio nos dirigimos a Inventarios. PROCESOS / INVENTARIOS 65

66 Aparece esta pantalla que es su Tablero de control en Inventarios, ahí seleccionamos el botón de Nuevo para iniciar el Movimiento. Ya en el Módulo de Inventarios se selecciona la actividad a realizar: 66

67 Seleccionado el movimiento a realizar, se llena toda la forma con sus respectivos datos. 67

68 Se Afecta el movimiento y genera la pantalla siguiente ya concluido. 68

69 Y en la posición del movimiento podemos revisar los movimientos origen y destino que genera el desarrollo en el módulo de gastos. 69

70 Y examinando el movimiento vemos en que centros de costo está cargando el gasto. Y aquí es donde se ve repartido el gasto que origino compras con la adquisición de Papelería. 70

71 5.-EXPLORADORES: Los exploradores sirven para obtener información del sistema de forma dinámica ya que incluyen filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para utilizar la información de acuerdo a sus necesidades. Ruta de acceso: Menú Principal / Exploradores / Compras 5.1. BARRA DE HERRAMIENTAS A continuación se describen la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas: 71

72 En la parte superior de la ventana de exploración aparecen los filtros de búsqueda. También se encuentra el menú de íconos. En la parte central presenta la información de acuerdo a la solicitada con ayuda de los filtros de búsqueda. En la parte inferior izquierda de la pantalla, aparece el número de movimientos mostrados. A continuación se describe el funcionamiento de cada uno de los filtros de búsqueda: 5.2. Filtros de búsqueda del Explorador a) Buscar: Este campo facilita la búsqueda de registros que contienen las letras de la búsqueda. b) Estatus: Solamente desplegará aquellos movimientos que tengan el estatus de asignado. c) Fecha: Únicamente mostrará los movimientos que hayan sido emitidos en el periodo que se indique en este campo. d) Moneda: Despliega solamente movimientos que hayan sido registrados en la moneda seleccionada. e) Sucursal: Muestra los movimientos que se generaron en la Sucursal seleccionada. f) Proyecto: Este filtro se utiliza para ordenarle al tablero de control que muestre solo los movimientos originados por un usuario en específico o en su caso de todos, con apoyo del botón se enlista todos aquellos que están registrados en el sistema. 72

73 5.3. ÁREA DE DATOS Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo TOTALIZADORES Muestra el total de impuestos, Importe, Retenciones, Saldo por todos movimientos que se encuentran en la vista del explorador. VI. EXPLORADORES DEL MÓDULO Compras Compras(Detalle) Compras Acumuladas Compras Acumuladas (Detalle) Pendientes Pendientes(Detalle) Pendientes (Por Cliente) Agenda 6.1.COMPRAS Este explorador Refleja los movimientos realizados en este módulo en un periodo de tiempo definido a través de la siguiente información: Movimiento, Fecha de Emisión, Proveedor, subtotal, impuestos e importe Total. 73

74 6.2. COMPRAS (DETALLE): Este explorador desglosa los datos de cada partida involucrada en el módulo de compras con la diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle mostrando la siguiente información: Movimiento, Proveedor, Artículo, Cantidad, Costo Total neto, Descuentos y subtotal. 74

75 6.3. COMPRAS ACUMULADAS: Este explorador genera una vista de las compras acumuladas a un periodo de tiempo definido el cual arroja la siguiente información: Proveedor, Nombre, Compras netas del mes, compras Acumuladas COMPRAS ACUMULADAS (DETALLES) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo de compras de forma acumulada con la diferencia de que presenta información del artículo, descripción, y de las unidades adquiridas. 75

76 6.5. PENDIENTES Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente y con filtro de árbol clasificado por Proveedores, mostrando como información: Movimiento, Proveedor, Fecha Emisión, Fecha Requerida, Saldo y Moneda. 76

77 6.6. PENDIENTES (DETALLES) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente pero a diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle mostrando la siguiente información: Movimiento, Proveedor, Fecha de Entrega, Días, Referencia, Artículo, Descripción, Pendiente y del Importe pendiente. 77

78 6.7. AGENDA Genera una vista de todas aquellas actividades relacionadas con la compra de un artículo, reflejando la información siguiente: Hora y Estatus VII. REPORTES: REPORTES Menú Principal / Reportes / Modulo de Compras / Reporte a Utilizar. Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables y filtros. Esta información se encuentra en la base de datos. Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación de un Reporte. Cada Reporte contempla varias modalidades, por lo que son todos aquellos elementos que integran el reporte en este módulo. 78

79 En todas las opciones que se presentan, le usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el Reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será distribuida, o bien si se prefiere un reporte detallado. En cada una de las ventanas previas se encuentran los siguientes iconos: Dentro del reporte y como encabezado, aparecen el nombre del reporte, el ejercicio y el nombre de la empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los subtotales, Totales y Gran Totales de la información. En la vista preliminar de los Reportes aparecen los siguientes iconos para el manejo del mismo: 79

80 A continuación se detalla la funcionalidad de los reportes de este módulo. A) REPORTES DEL MODULO: Acumulados Movimientos Gerenciales o Por Movimiento o Por categoría de proveedores o Por categoría de artículos General de movimiento General de movimiento - Detalle Diario de movimiento Movimientos Pendientes Comparativos Mes Año Cumplimiento 1. ACUMULADOS Este reporte genera acumulado de las compras realizadas durante el ejercicio seleccionado, cuenta con filtros para especificar la consulta deseada: 80

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83 VISTA PREELIMINAR: 2. MOVIMIENTOS Este reporte muestra los movimientos registrados en el sistema en un periodo de tiempo definido por el usuario que la consulta. 83

84 VISTA PREELIMINAR: 84

85 3. GERENCIALES: El sistema Presenta cuatro diferentes opciones de reportes gerenciales de compras, los cuales están clasificados de la siguiente manera: Por Movimiento Por categoría de Proveedores Por Categoría de Artículos Al seleccionar cualquiera de estos reportes se despliega el cuadro de compras, la diferencia radica en que los reportes que se generen dependerán de la selección en el menú. 85

86 3.1. GERENCIALES / POR MOVIMIENTO Este reporte muestra los movimientos por Movimiento y fecha de realización, además de los nombres de los proveedores, los subtotales, impuestos e importes totales. Vista Preliminar: 86

87 3.2. GRENCIALES / POR CATEGORÍA DE PROVEEDORES Este reporte muestra la relación de movimientos realizados en el módulo pero a diferencia de que presenta la información con el filtro de árbol clasificado por categoría del proveedor mostrando la siguiente información: Categoría del proveedor, Subtotal, Impuestos e Importe Total. Vista Preliminar: 87

88 3.3. GERENCIALES / POR CATEGORIA DE ARTICULOS Este reporte muestra la relación de movimientos realizados en el módulo pero con la diferencia de que presenta la información con el filtro de árbol clasificado por categoría del Artículo mostrando la siguiente información: Categoría del Artículo, Sub Total, Impuestos e Importe Total. Vista Preliminar: 4. GENERAL DE MOVIMIENTOS El presente reporte refleja los movimientos hechos en el sistema de acuerdo a la selección de los filtros explicados a continuación. 88

89 NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en blanco. 89

90 Vista Preliminar: 5. GENERAL DE MOVIMIENTOS DETALLES Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de reporte muestra la misma información que la anterior además de sus detalles, el reporte se obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. 90

91 NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en blanco. 91

92 VISTA PRELIMINAR: 6. DIARIO DE MOVIMIENTOS: Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de reporte muestra la misma información que el anterior además de sus detalles, el reporte se obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. 92

93 NOTA: Para obtener completa la información de uno de los campos, este debe dejarse en blanco. Vista Preliminar: 93

94 7. MOVIMIENTOS PENDIENTES: Este reporte desglosa la información de manera que se puedan conocer los movimientos que se encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar los rangos y variables descritas a continuación: Vista Preliminar: 94

95 8. COMPARATIVOS MES AÑO: Este reporte desglosa la información de manera que se pueda conocer los movimientos que se encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar los rangos y variables descritas a continuación: 95

96 NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en blanco. Vista Preliminar: 96

97 9. CUMPLIMIENTO: Este reporte muestra el cumplimiento de compras realizadas y se obtiene después de especificar los parámetros que se quieren consultar los cuales descritos a continuación: NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en blanco. Vista Preliminar: 97

98 GLOSARIO Y SIGLAS 98