PROCEDIMIENTO ALMACEN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ MILTÓN MUÑOZ ROLDÁN NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA PROFESIONAL UNIVERSITARIO CONTRALORA DEPARTAMENTAL SECRETARIA GENERAL (ALMACENISTA) DEL META ( E ) FECHA: FECHA: FECHA: 29-11-2014 29-11-2014 29-11-2014 DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META
1. OBJETIVO Establecer los parámetros para efectuar el control, custodia, distribución y administración de los bienes de la Contraloría Departamental del Meta. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde la solicitud de pedido de las dependencias hasta la salida de los mismos. 3. DEFINICIONES O GLOSARIO: Almacén: Lugar destinado para guardar elementos tanto devolutivos como de consumo, bajo la responsabilidad de una persona determinada. Almacenamiento: Es la labor de registro de los bienes en depósito y organización interna de conformidad con la naturaleza de los bienes, seguridad y las características particulares que garanticen su conservación y faciliten su manejo, identificación y control. Almacenista: Es la persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad. Acondicionamiento de los bienes en el Almacén: El acondicionamiento de los bienes en el almacén depende de las características de los mismos, deberá hacerse en forma ordenada, en lugares accesibles, estableciendo decisiones o medios de seguridad y utilizando mecanismos que hagan fácil su identificación. Entradas de Almacén: Es el ingreso de los elementos o bienes al Almacén por adquisiciones o devolución de elementos por parte de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Meta. Página 2 de 11
Salidas de Almacén: Es salida física y real de un bien de la bodega del almacén para su uso quedando bajo la responsabilidad del funcionario destinatario. Bajas de Almacén: Es el retiro de manera definitiva de un bien del patrimonio de la entidad. Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa. Elementos devolutivos: Son aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos los constituyen el patrimonio de la entidad. Elementos de consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente. Elementos de consumo controlados: Son aquellos elementos, que de acuerdo a las normas impartidas por la CGN, se deprecian totalmente o se llevan al gasto, pero que para la CDM estos elementos por tener una duración de más de un año se controlan. Salida por responsabilidad: Son aquellos elementos que por pérdida o uso inadecuado de los funcionarios se deterioran y por ende van a una cuenta de responsabilidades. CGN: Contaduría General de la Nación CDM: Contraloría Departamental del Meta 4. RESPONSABLES: Profesional Universitario con funciones de Almacenista General Secretario (a) General Página 3 de 11
5. DESARROLLO O CONTENIDO 5.1. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 5.1.1. Verificación del Producto Comprado El Profesional Universitario con funciones de Almacenista General verifica que los bienes facturados y entregados por el proveedor (físico) correspondan a las especificaciones establecidas en el contrato (de adquisición de bienes y servicios y/o comodato), de lo cual se deja evidencia en el acta o informe del supervisor del contrato. En esta verificación se evidencia tanto las especificaciones del producto, como las cantidades y valores facturados. De ser así, entrega el recibido a satisfacción. 5.1.2. Entrada a Almacén Las entradas del almacén se generan por: Entradas por adquisición de bienes a los proveedores Entradas en comodato Entradas por donación Por sobrantes Por traspaso entre entidades Entradas por devolución de elementos en buen estado. El Profesional Universitario con funciones de Almacenista General ingresa al sistema, la información de la factura para generar la entrada al almacén, dejando la evidencia en el formato 600.02.221 Entrada de Almacén, luego, guarda los elementos adquiridos, en la bodega de almacén los cuales se ordenan y clasifican según corresponda. Página 4 de 11
5.1.3. Preservación del Producto El Profesional Universitario con funciones de Almacenista General controla el stock de almacén a través del kardex en el sistema. Además vigila que las condiciones de almacenamiento de los bienes sean las adecuadas para preservar el producto tanto de la humedad como del polvo, apilamiento y manipulación. Se deben disponer los espacios debidamente marcados, en los cuales se almacenen productos de papelería, aseo y cafetería de manera separada. 5.1.4. Solicitud de Pedido El Jefe de la dependencia a través del formato 600.02.284 Solicitud de Pedido, hace el requerimiento al Profesional Universitario con funciones de Almacenista General, de los elementos de consumo necesitados para el mes o periodo establecido, quien procede al análisis y despacho de los artículos. En el caso de los elementos devolutivos, no llevará la solicitud de pedido, ya que estos se entregan según disposición de la Dirección y según disponibilidad de inventario. El Profesional Universitario con funciones de Almacenista General diligencia la fecha de despacho y el número del documento de salida para controlar el cumplimiento de las solicitudes de pedido. 5.1.5. Salida de Almacén Las salidas del almacén se generan por: Salidas por entrega de bienes a los funcionarios. Salidas en comodato. Salida por responsabilidad En el caso de entrega de bienes a los funcionarios, el Profesional Universitario con funciones de almacenista general organiza los elementos solicitados y procede a hacer la entrega de los mismos a los funcionarios de la entidad, dejando evidencia Página 5 de 11
en el formato 600.02.222 Salida de Almacén, el cual debe estar firmado por el funcionario que recibe y por el almacenista. En el caso de la salida de elementos de la entidad, la cual se presenta cuando la Contraloría Departamental del Meta traslada a otra entidad, para reparación o para el ejercicio de la labor de los funcionarios, bienes de su propiedad, durante un determinado periodo de tiempo y por razones justificadas, el almacenista deja constancia de lo anterior en el formato 600.02.285 Salida Temporal de da Entidad. En el caso del préstamo de elementos de Almacén, como licencias, CD de instalación, pendones, banderas entre otros, durante determinado período a los funcionarios de la entidad, el almacenista deja constancia en el formato 600.02.301 Préstamo Interno de Elementos de Almacén. 5.1.6 Interface Diaria de Almacén Una vez finalizados los movimientos del día en la dependencia de almacén, el Profesional Universitario con funciones de Almacenista General ejecuta el proceso de Interfaz en el sistema de Interfaces en la ruta \\Ejecutar\Interfaz diaria de almacén, dejando evidencia en el formato 600.02.224 Interface Diaria de Almacén, al día siguiente el Almacenista remite este documento al Contador. 5.1.7 Traslado entre funcionarios Cuando se presente traslado de bienes devolutivos en servicio se debe enviar al Almacenista oficio que identifique a los funcionarios que entregan y reciben el bien con la descripción completa del elemento, número de placa y el estado. El almacenista verifica el estado de los bienes a trasladar dejando evidencia en el formato 600.02.226 Traspaso entre funcionarios y procede a actualizar los inventarios individuales. 5.1.8 Reubicación de puestos de trabajo El profesional universitario de Talento Humano comunica al Profesional Universitario con funciones de Almacenista el traslado de personal a otra Página 6 de 11
dependencia. El profesional Universitario con funciones de Almacenista actualiza en el sistema Sysman la dependencia asignada y el puesto trabajo con la finalidad de actualizar los inventarios individual y general. El jefe de dependencia comunica al Profesional Universitario con funciones de Almacenista la reubicación o cambio de trabajo de los funcionarios a su cargo. El profesional Universitario con funciones de Almacenista actualiza en el sistema Sysman el puesto trabajo con la finalidad de actualizar el inventario individual. 5.1.9 Ingreso de funcionarios a la Planta de personal El Profesional Universitario de Talento Humano informa, a través del spark o medio escrito, al profesional universitario con funciones de Almacenista el ingreso de funcionarios a la planta de personal de la entidad, indicando el nombre completo, número de cedula y dependencia a la cual fue asignado. El jefe inmediato del personal asignado a ocupar la vacante, informa a través del spark o medio escrito, al profesional universitario con funciones de Almacenista la ubicación del puesto de trabajo y equipos asignados para el desarrollo de sus funciones. El Profesional Universitario con funciones de Almacenista realiza la verificación física del inventario asignado al nuevo funcionario y registra en el sistema Sysman la dependencia asignada y el puesto trabajo con la finalidad de realizar el inventario. 5.2. MANEJO DE INVENTARIOS 5.2.1. Verificación de Inventario Físico El Profesional Universitario con funciones de Almacenista General, realiza una verificación física del inventario general de la Entidad, en el mes de Diciembre, o según necesidad. Página 7 de 11
Para realizar esta actividad el Profesional Universitario con funciones de Almacenista toma como base el Inventario general generado por el kardex de almacén. De esta actividad se deja evidencia en el inventario individual a través de una marca que identifique la verificación del bien. 5.2.2. Devolución al Almacén Cuando un funcionario necesite devolver al almacén elementos que estén bajo su responsabilidad, debe hacerlo a través de un oficio el cual contiene la descripción completa del elemento, número de placa y el estado, con la autorización del jefe inmediato. El Profesional Universitario con funciones de Almacenista al recibir el artículo o elemento, constata su estado, y las características básicas del mismo, y elabora el respectivo documento de devolución en el Sistema de Kardex de Almacén, mediante el formato 600.02.223 Entrada por Devolución en Buen Estado. 5.2.3 No Conformes de Elementos Se ubica en la zona de No conformes, cada elemento se marca con la etiqueta según modelo anexo y se le incluye en el Registro de Elementos no Conformes 600.02.310. CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META ELEMENTO NO CONFORME DESCRIPCION: PLACA: VALOR: NATURALEZA: TRATAMIENTO: OBSERVACION: FECHA: Página 8 de 11
Cuando los elementos devueltos por los funcionarios de la entidad no contengan todos los datos, el Profesional Universitario con funciones de Almacenista elabora la etiqueta colocando en la misma la observación pertinente. El Profesional Universitario con funciones de Almacenista, es el responsable de la custodia y tenencia de los elementos no conformes hasta tanto la Administración defina si los elementos se van a reutilizar o se dan de baja. 5.2.4. Baja de Elementos La baja de elementos se realiza cuando se va a retirar físicamente un elemento inservible, obsoleto o en desuso del inventario de la entidad. El almacenista elabora relación de los elementos antes mencionados a dar de baja y hace la respectiva solicitud al (a) Señor (a) Contralor (a) Departamental en el formato 600.02.289 Solicitud de Autorización para Baja de Bienes del Inventario, para que autorice la baja, quien a su vez solicita a la persona idónea emitir concepto técnico sobre los bienes relacionados. Una vez realizada dicha labor, el Contralor Departamental delega un grupo de funcionarios para que inspeccione el proceso de baja, el cual se deja evidenciado en los siguientes documentos: Acta de constatación del estado de elementos para ser dados de baja Informe técnico del personal idóneo Acto administrativo (Resolución Interna) Acta de entrega de los elementos Baja definitiva de bienes del inventario general de la Contraloría Departamental del Meta, de lo cual se deja evidencia en el formato 600.02.225, Baja de Elementos 5.3. CONTROLES 5.3.1. Conciliación de Datos de Contabilidad y Almacén El Profesional Universitario con funciones de Almacenista imprime el balance de almacén con corte al último día del mes y en un término de tres (3) días hábiles del mes siguiente lo pasa al Contador, quien verifica la consistencia de los datos de almacén frente a los de contabilidad. Página 9 de 11
5.3.2. Conciliación del Inventario Físico Versus sistema de kardex. El Profesional Universitario con funciones de Almacenista realiza controles periódicos mediante la comparación del inventario físico en bodega de almacén contra los datos reportados por el sistema de kardex manejado en la entidad. 6. FLUJOGRAMA INICIO JEFES DE DEPENDENCIA Solicitud de Pedidos SECRETARIA GENERAL Necesidad y trámite cuenta ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS NO Existencias Almacén? SI 1 PROFESIONAL UNIVERSITARIO (ALMACENISTA) Salida de Almacén TERMINA PROVEEDOR Factura PROFESIONAL UNIVERSITARIO (ALMACENISTA) Verifica el producto PROFESIONAL UNIVERSITARIO (ALMACENISTA) Genera entrada de Almacén PROFESIONAL UNIVERSITARIO (ALMACENISTA) Preserva el producto 1 Página 10 de 11
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normatividad relacionada con inventarios y almacén 8. ANEXOS Entrada de almacén 600.02.221 Salida de almacén 600.02.222 Entrada por devolución en buen estado 600.02.223 Interface diaria de almacén 600.02.224 Baja de elementos 600.02.225 Traspaso entre funcionarios 600.02.226 Solicitud de pedido 600.02.284 Salida temporal de la entidad 600.02.285 Solicitud de autorización para baja de bienes del inventario 600.02.289 Préstamo Interno de elementos de Almacén 600.02.301 Registro de Elementos no Conformes 600.02.310. Página 11 de 11