ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CELEBRACION DE UN CONTRATO ESTATAL DE ARRENDAMIENTO POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, reglamentada por el decreto 2516 del 12 de Julio de 2011, se elabora el presente estudio previo, para la contratación del ARRENDAMIENTO DE UN SOFTWARE APLICATIVO EN BASE WEB SIN LIMITE DE USUARIOS, CON LOS ELEMENTOS FUNCIONALES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO EL CONTROL, DESARROLLO, ADMINISTRACION Y MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, SEGÚN LOS REQUISITOS EXIGIDOS EN LAS NORMAS NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Y NTC ISO 31000 Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI EN LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. 1. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: a.- Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico 2008-2011 requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma, así como la modernización tecnológica de los sistemas. Se ha traslado por parte de la oficina de control interno la necesidad de contratar los derechos de uso por un tiempo determinado de un software en base web que de cumplimiento a los requisitos de la norma NTCGP 1000, y que permita: a. Integrar a la totalidad de los funcionarios dándoles acceso a través de la web a la información necesaria (procedimientos, instructivos, planes, programas, formatos, etc.) para cumplir con su labor de Control Fiscal y administrativa. b. Controlar la documentación que se emite al interior de la entidad para apoyar los procesos de Control Fiscal y administrativos para mantener un sistema uniforme
y estandarizado, con lo cual se logrará procesos más eficaces, eficientes y efectivos. c. Difundir y dar a conocer a través de un Normograma en tiempo real y en línea todos los documentos de origen interno y externo emitidos por los organismos de control y demás entidades relacionadas con la Contraloría General de Santander, como son los documentos tipo legal (leyes, decretos, resoluciones, etc.), y los documentos reglamentarios. d. Identificar y gestionar los riesgos de acuerdo a las directrices de la norma ISO 31000 (que reemplazó de la NTC ISO 5254) que pueden afectar los objetivos de la Contraloría General de Santander y de sus procesos de Control Fiscal y administrativos. e. Establecer un sistema eficaz, eficiente y efectivo de comunicación interna que permita mejorar los resultados de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como los resultados de Control Fiscal y administrativo f. Establecer procesos de mejoramiento continuo que permita dar trámite al interior de la entidad a las quejas, reclamos, peticiones, acciones correctivas y acciones preventivas, cumpliendo con la normatividad legal y los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000. g. Establecer la metodología para planificar, ejecutar, hacer seguimiento y tomar acciones sobre las auditorias internas y de los entes de certificación realicen al Sistema de Gestión de la Calidad Así mismo se requiere que: 1. Otorgar acceso por el tiempo contractual de un servidor web (hosting) de uso no exclusivo, para alojar el aplicativo y las bases de datos. 2. Disponer por el tiempo contractual de un profesional experto en programación y servidores para administrar las bases de datos que garantice la Disponibilidad, Integridad y Confidencialidad de las mismas y hacer los respaldos de seguridad a través de Backup. 3. Disponer por el tiempo contractual de un profesional experto en sistemas de calidad y en las aplicaciones del software para : a. Realizar un diagnóstico al actual Sistema de Gestión de la Calidad para planificar e implementar el software web. b. Establecer junto con los responsables de cada proceso del Sistema de Gestión de la Calidad, un plan de acción que oriente a la Contraloría General de Santander en el desarrollo y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad. c. Asistir a la entidad en la implementación del plan de acción. d. Validar las acciones implementadas a través de una auditoria interna a cada proceso y el levantamiento de las respectivas acciones correctivas. e. Prestar Asistencia Técnica a todos los usuarios cuando se requiera a través de aplicaciones del mismo software, de correos e-mail, de manera telefónica, o por cualquier otro medio de comunicación sobre el uso de la aplicación. 4. Realice por el tiempo contractual las actualizaciones a las aplicaciones del software de acuerdo a los cambios legales y reglamentarios que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal con el objeto que las dependencias de la entidad cuenten oportuna y eficientemente con elementos esenciales de trabajo requiere para su adecuado funcionamiento, la
adquisición de un software en base web, de tal forma que pueda cumplir con ese cometido misional y alcanzar la certificación del sistema de gestión de calidad según la norma NTCGP 1000 orientando a la entidad en la mejora continua de sus procesos. Es por ello la adquisición de esta aplicación, resulta ser de vital importancia para el correcto desarrollo de las funciones de las dependencias que conforman la estructura de la entidad, y por ende la carencia del mismo implica demoras en los procesos administrativos y misionales de la institución. La contratación, que se pretende deberá contar con asistencia técnica permanente, derecho a actualizaciones, informaciones sobre las actualizaciones, servidor web y Backups de la información alojada en el servidor web. La CGS cuenta con una planta de personal de noventa y seis funcionarios, los cuales evidentemente están involucrados dentro del sistema de gestión de calidad el cual actualmente se encuentra implementado en medios físicos lo cual genera que los procesos relacionados carezcan de agilidad, oportunidad y eficiencia. Con la implementación de un aplicativo en base Web que compile los requisitos de las normas NTCGP1000 y MECI se dará respuesta en menores tiempos a los procesos internos y se creara una cultura interna de uso adecuado de las tecnologías de información y comunicación. Para la Contraloría General de Santander es conveniente llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente al ARRENDAMIENTO DE UN SOFTWARE APLICATIVO EN BASE WEB SIN LIMITE DE USUARIOS, CON LOS ELEMENTOS FUNCIONALES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO EL CONTROL, DESARROLLO, ADMINISTRACION Y MEJORA CONTINUA DEL SISTENA DE GESTION DE LA CALIDAD, SEGÚN LOS REQUISITOS EXIGIDOS EN LAS NORMAS NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Y NTC ISO 31000 Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI EN LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER, en concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia 2011, en el cual el servicio solicitado se encuentra definido en el Código 2.43.2 Renta o arrendamiento de bienes. De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el proveedor de dicho servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la ley 1150 de 2007, adicionada por la ley 1474 del 2011, y reglamentado por el decreto 2516 del 12 de Julio de 2011. b.- Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una persona natural o jurídica, que tenga capacidad y estructura organizacional (operativa) y que tenga su actividad comercial acorde con el objeto contractual, en razón a que es obligatorio para la entidad, implementar Tecnologías de Información y de Comunicaciones (TIC s) para garantizar el buen funcionamiento de todas sus dependencias y el mantenimiento y mejora continua del Sistema de gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: a.- Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La Contraloría General de Santander necesita llevar a cabo un proceso de contratación para contratar el arrendamiento de un software en base web, que permita el control, desarrollo, administración y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad según los requisitos de la norma NTCGP 1000 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI - en concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia 2011, atendiendo las especificaciones que se describen a continuación: 1.Conceder el uso del software en base web que de cumplimiento a los requisitos de la norma NTGP1000 y que permita: a. Integrar a la totalidad de los funcionarios dándoles acceso a través de la web a la información necesaria (procedimientos, instructivos, planes, programas, formatos, etc.) para cumplir con su labor de Control Fiscal y administrativa. b. Controlar la documentación que se emite al interior de la entidad para apoyar los procesos de Control Fiscal y administrativos para mantener un sistema uniforme y estandarizado, con lo cual se logrará procesos más eficaces, eficientes y efectivos. c. Difundir y dar a conocer a través de un Normograma en tiempo real y en línea todos los documentos de origen interno y externo emitidos por los organismos de control y demás entidades relacionadas con la Contraloría General de Santander, como son los documentos tipo legal (leyes, decretos, resoluciones, etc.), y los documentos reglamentarios. d. Identificar y gestionar los riesgos de acuerdo a las directrices de la norma ISO 31000 (que reemplazó de la NTC ISO 5254) que pueden afectar los objetivos de la Contraloría General de Santander y de sus procesos de Control Fiscal y administrativos. e. Establecer un sistema eficaz, eficiente y efectivo de comunicación interna que permita mejorar los resultados de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como los resultados de Control Fiscal y administrativo f. Establecer procesos de mejoramiento continuo que permita dar trámite al interior de la entidad a las quejas, reclamos, peticiones, acciones correctivas y acciones preventivas, cumpliendo con la normatividad legal y los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000. g. Establecer la metodología para planificar, ejecutar, hacer seguimiento y tomar acciones sobre las auditorias internas y de los entes de certificación realicen al Sistema de Gestión de la Calidad 2. Otorgar acceso por el tiempo contractual de un servidor web (hosting) de uso no exclusivo, para alojar el aplicativo y las bases de datos. 3. Designar por el tiempo contractual de un profesional experto en programación y servidores para administrar las bases de datos que garantice la Disponibilidad, Integridad y Confidencialidad de las mismas y hacer los respaldos de seguridad a través de Backup. 4. Designar por el tiempo contractual un profesional experto en sistemas de calidad y en las aplicaciones del software para : a. Realizar un diagnóstico al actual Sistema de Gestión de la Calidad para planificar e implementar el software web.
b. Establecer junto con los responsables de cada proceso del Sistema de Gestión de la Calidad, un plan de acción que oriente a la Contraloría General de Santander en el desarrollo y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad. c. Asistir a la entidad en la implementación del plan de acción. d. Validar las acciones implementadas a través de una auditoria interna a cada proceso y el levantamiento de las respectivas acciones correctivas. e. Prestar Asistencia Técnica a todos los usuarios cuando se requiera a través de aplicaciones del mismo software, de correos e-mail, de manera telefónica, o por cualquier otro medio de comunicación sobre el uso de la aplicación. 5. Realizar por el tiempo contractual las actualizaciones a las aplicaciones del software de acuerdo a los cambios legales y reglamentarios que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad. b.- Obligaciones del contratista: El contratista para el cabal cumplimiento del objeto contractual, adquiere las siguientes obligaciones en los términos del numeral anterior y a realizar las siguientes: 1. Cumplir con lo pactado en este contrato con suma diligencia y cuidado, de conformidad con los términos de la propuesta, ofreciendo las mejores condiciones de calidad, ejecutando oportuna e idóneamente el objeto contratado. 2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando todo tipo de dilaciones o entrabamientos que pudieren presentarse.. 3. No podrá acceder a peticiones o amenazas de quienes actuando por fuera de la Ley pretendan obligarlo a hacer u omitir un acto o hecho. Cuando se presente tales situaciones el contratista, deberá informar de tal evento a la Contraloría y a las autoridades competentes para que ellas adopten las medidas necesarias. El incumplimiento de esta obligación daría lugar a la declaratoria de caducidad del contrato. 4. El contratista debe cumplir con todas sus obligaciones con los sistemas de Salud, pensiones y demás aportes a que haya lugar, en cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y en los porcentajes previstos en la Ley. 5. Cumplir en su totalidad con los ofrecimientos hechos en la propuesta. 6.El año subsiguiente a la terminación del tiempo contractual el contratista permitirá el acceso al aplicativo sin costo a los administradores del sistema. 7. Cumplir las órdenes que sean impartidas por el interventor designado para dar cumplimiento al objeto contratado. 8. Guardar la reserva legal sobre la información que por la ejecución del contrato deba conocer. 9. Garantizar que el software sea accesible las 24 horas del día por el término del contrato. Y que permanezca en internet todos los días por el término señalado. 10. Presentar oportunamente los pagos de aportes en Salud y Pensión de los empleados que utilice en desarrollo del objeto contractual.
11. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato. c.- Identificación del tipo de contrato. El contrato a celebrar resultado de este proceso será de arrendamiento.. d.- Interventor: La vigilancia del cumplimiento idóneo y oportuno del objeto contractual será ejercitada por el Jefe de la Oficina de control interno. e.- Obligaciones a cargo del interventor: Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Adelantar revisión periódica del servicio adquirido en el trascurso del mismo. Solicitar al representante de la entidad o su delegado el adelantamiento de las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra la Contraloría General de Santander en el desarrollo o con ocasión del contrato celebrado cuando las condiciones del servicio ofrecidas por el contratista no se cumplan..adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones necesarias para su cumplimiento. Verificar el pago de la seguridad social por parte del contratista. Verificar el pago al contratista. 3. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y EL PLAZO DE EJECUCION. a.- Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de arrendamiento será la suma de de CATORCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($14.500.000.00) PESOS MCTE La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato de la siguiente manera, previa presentación de la factura de cobro y acorde con las disponibilidades de flujo de caja. La entidad cancelará el 30% del precio del contrato una vez se signe acta de cumplimiento parcial del objeto contractual; un 40% del precio una vez este instalado y en pleno funcionamiento el software a suministrar en los equipos de la Contraloría General de Santander; el 30% final se cancelará una vez se haya recibido a satisfacción el objeto contractual parte de la entidad. b.- Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Uno de sus grandes beneficios ccon la contratación de este servicio es que permite tercerizar actividades que son de apoyo para las entidades, las que si se desarrollaran internamente conllevaría la contratación de expertos en sistemas de gestión y profesionales programadores para dar mantenimiento a este tipo de infraestructura, incurriendo en sobrecostos que no son del ámbito misional de la entidad, ya que constantemente se debe hacer cambios a la plataforma con base a las necesidades propias de la entidad, a las establecidas en los cambios de versión de la norma NTCGP 1000 y del MECI, al igual que a los cambios legales y reglamentarios.
Empresas como Google, Amazon y Salesforce han apostado por este modelo y están mejorando notablemente sus posibilidades, con el componente que los costos de estos servicios se estructuran por números de usuarios y uso de servidores, los cuales son relativamente altos, fluctuando entre los $20.000 y $70.000 pesos colombianos mensuales por usuario; y entre $300.000 y $600.000 por cada MGb de memoria utilizada, además las plataformas informáticas que poseen son de uso comercial y no son especializadas en la norma NTCGP 1000 ni MECI. La planta de personal de la CGS se compone de 96 funcionarios por lo cual el costo de acceso al aplicativo ascendería alrededor de $1.920.000 millones de pesos mensuales partiendo de la base de $20.000 por usuario. La aplicación que se pretende adquirir, es un software que haya sido validado en entidades públicas y privadas, y donde se haya ofrecido la integración sin límite de usuarios a funcionarios, usuarios, proveedores, contratistas, y demás partes interesadas permitiendo a la entidad gestionar sobre una misma plataforma todo el Sistema de Calidad y MECI, además que se preste el servicio de actualización, servidor web, mantenimiento de base de datos, servicio de Backup e información a los usuarios sobre las actualizaciones que se realicen, lo cual de acuerdo a la necesidad planteada conllevara i. la realización de un diagnóstico al actual Sistema de Gestión de la Calidad para planificar la implementación del software; ii. el establecimiento e implementación de un plan de acción que oriente a la Contraloría General de Santander en el desarrollo y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad; iii. la validación de las acciones implementadas a través de una auditoría interna a cada proceso y el levantamiento de las respectivas acciones correctivas, iv la Asistencia Técnica a todos los usuarios cuando se requiera a través de aplicaciones del mismo software, de correos e-mail, de manera telefónica, o por cualquier otro medio de comunicación sobre el uso de la aplicación. Advirtiendo que realizada la consulta en el CUBS del SICE no se observó actividad y precio de referencia con codificación y valor que pueda apoyar la tarea de verificación de precio del mercado, la Secretaría General de la entidad y la oficina de control interno, teniendo en cuenta la necesidad y el objeto a contratar, consultó diversas modalidades contractuales que se han celebrado con profesionales a través de la experiencia institucional, con apoyo de precios de referencia observadas a través de internet, e igualmente de acuerdo a otras modalidades contractuales suscritas con objetos símiles por entidades estatales ha estimado que el valor de las actividades descritas, acorde con el objeto es el siguiente: ACTIVIDAD TIEMPO VALOR INDIVIDUAL/ RECURSO HUMANO VALOR MENSUAL VALOR TOTAL Acceso al aplicativo a mínimo 96 funcionarios y Asistencia técnica a cada uno de los usuarios Diagnóstico y establecimiento de un plan de acción, realización de auditorías internas y levantamiento y cierre de acciones correctivas al actual 4.5 meses 20.000 *96 $1.920.000 *4.5 mensual 4.5 meses Un profesional $ 1.300.000*4.5 $8.640.000 $ 5.850.000
Sistema de Gestión de calidad de la CGS.. TOTAL $ 14.490.000 Una vez realizado entonces dicho análisis, aunado a su duración hasta el 30 de diciembre de 2011, se determina que el valor del contrato es la suma de CATORCE MILLONES CUATROCEINTOS NOVENTA MIL PESOS M/CTE ($14.490.000.oo ) incluyendo IVA y los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. c.- Plazo del contrato y lugar de ejecución: El contrato de arrendamiento tendrá una duración desde la celebración del acto contractual, según cronograma del proceso, hasta el 30 de diciembre de 2011. Lugar de ejecución: en las instalaciones de la Contraloría General de Santander ubicada en la Calle 37 No. 10-30 Tercer y Cuarto Piso del Edificio de la Gobernación de Santander. 4.- GARANTIAS. No obstante lo establecido en el artículo 7 del Decreto 2516 de 2011, concordante con el artículo 7 de la ley 1150 de 2011 y el decreto 4828 de 2008, se recomienda que el contratista ampare a la Contraloría General de Santander mediante la garantía única otorgada a través de una entidad Bancaria o Compañía Aseguradora y con domicilio en el país, cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Bancaria, frente a los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses La Contraloría ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato la contraloría designará un funcionario idóneo y calificado de la entidad como interventor que llevara a cabo el seguimiento y control del mismo y orientara al contratista en aquellos aspectos que este requiera, en el marco de lo pactado, verificando que durante la ejecución del contrato se mantenga el equilibrio del mismo. En el cuerpo del contrato se incluirá en el texto contractual una cláusula de indemnidad así: INDEMNIDAD: Sera obligación del contratista mantener indemne a la CONTRALORIA de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratista 5.- EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto del presente Contrato corresponde a la suma de CATORCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($14.500.000.00)
MONEDA LEGAL COLOMBIANA, incluido el valor del IVA y demás costos directos e indirectos e impuestos a que haya lugar. Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso se cuenta con el siguiente certificado: Certificado de Disponibilidad Presupuestal N. 0541 del 11 de agosto de 2011, por valor de CATORCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($14.500.000.00) expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. Código: 032112. Rubro : ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS- ARRENDAMIENTOS. Éste valor incluye todos los gastos o costos en que deba incurrir el contratista para el cumplimiento del objeto del presente proceso selectivo y el pago de los impuestos y descuentos de ley a que haya lugar. 5.- CONCLUSION. Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye la necesidad, conveniencia y oportunidad de celebrar un contrato de arrendamiento de un software aplicativo en base web sin límite de usuarios, con los elementos funcionales necesarios para llevar a cabo el control, desarrollo, administración y mejora continua del sistema de gestión de la calidad, según los requisitos exigidos en las normas NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Y NTC ISO 31000 y el modelo estandar de control interno MECI. (ORIGINAL FIRMADO) VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General Revisión jurídica: MAFA. Revisión Ppto. MCCP Revisión técnica. Oficina de control interno TRC