REG-EV-EI-075 Página 1 OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA SUBPROCESO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO JEFE OFICINA CONTROL INTERNO JOSÉ LUÍS GÓMEZ SARMIENTO HÉCTOR JULIO GARZÓN VIVAS Auditor AUDITORES LUGAR Y FECHA AUDITORIA FECHA DEL INFORME FERNANDO DARIO CABALLERO COLORADO Auditor BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2014 BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2014
REG-EV-EI-075 Página 2 CONTENIDO Pág. 1 INFORMACIÓN GENERAL 3 1.1 PROCESO AUDITADO 3 1.2 ALCANCE 3 1.3 CRITERIOS 3 1.4 CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA 3 2 OBJETIVO 4 3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS 4 4 NO CONFORMIDAD 5 5 OBSERVACIONES 6 6 OPORTUNIDADES DE MEJORA 7 7 RECOMENDACIONES GENERALES 8 8 CONCEPTO DEL EQUIPO AUDITOR 9 2
1.1 PROCESO AUDITADO REG-EV-EI-075 Página 3 1 INFORMACIÓN GENERAL Subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativo. 1.2 ALCANCE Auditoría al Sistema de Gestión de Calidad de la PGN con alcance al subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativo, del nivel Central mediante la revisión de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y de los procedimientos adoptados. PROCESO/SUBPROCESO CÓDIGO INTERVENCIÓN-SUBPROCESO CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL SOLICITUD PRO-IN-CE-001 AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL PRO-IN-CE-002 CONTROL DE LEGALIDAD DEL ACUERDO CONCILIATORIO PRO-IN-CE-003 1.3 CRITERIOS - Cumplimiento de disposiciones legales e institucionales para el desarrollo del subproceso y sus procedimientos, requisitos de la Norma NTC-ISO 9001:2008 y del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN. - Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos y Formatos de registro y demás documentos que hayan sido definidos por la Entidad para asegurar la operación de los mismos. 1.4 CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA La auditoria fue realizada por auditores adscritos a la Oficina de Control Interno que cumple los requisitos estipulados en el Numeral 7 (Competencia de los auditores) de la Norma NTC ISO 19011 y en concordancia con lo señalado en el Manual de Calidad V7, lo que garantiza su objetividad, imparcialidad e independencia. 3
REG-EV-EI-075 Página 4 2 OBJETIVO 2.1 Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN con alcance al subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativo, de acuerdo con: a) Aplicación de los procedimientos, b) Los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 y, c) los del Sistema de Gestión de Calidad establecidos en la Entidad. 2.2 Establecer la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN. 2.3 Identificar oportunidades de mejora para el Sistema de Gestión de Calidad 3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS Dando cumplimiento el plan de auditoria se realizaron las siguientes actividades: Reunión de Apertura, donde se revisó el Plan de auditoría, se presentó de manera sucinta la forma de cómo se realizarían las actividades, se confirmaron los canales de comunicación y se brindó la oportunidad a las partes para hacer las preguntas y aclaraciones respectivas. Auditoría interna del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN con alcance al Subproceso de Conciliación Extrajudicial mediante revisión de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 que se relacionan a continuación: Requisito 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5.1 5.5.3 Actividades/Requisitos a Auditar Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Generales Requisitos de la Documentación Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la Dirección Enfoque Al Cliente Política de la Calidad Planificación Responsabilidad y autoridad Comunicación Interna 4
REG-EV-EI-075 Página 5 Requisito 6.1 6.2 6.2.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.5 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Actividades/Requisitos a Auditar Provisión de Recursos Talento Humano Competencia, formación y toma de conciencia Infraestructura Ambiente de Trabajo Realización del Producto Planificación de la realización del producto Procesos relacionados con el cliente Producción y prestación del servicio Medición, análisis y mejora Generalidades Seguimiento y medición Control del producto no conforme Análisis de Datos Mejora Fueron revisados veinte cuatro (24) Procuradurías Judiciales de las 47, para lo cual se aplicaron listas de verificación de requisitos de la Norma ISO 9001-2008, Requisitos legales (Ley 640 de 2001 y Decreto 1716 de 2009) y Requisitos Organizacionales (Procedimientos PRO-IN-CE-001, PRO-IN-CE-002 y PRO-IN- CE-003, Tabla de Retención Documental). Así mismo se aplicó lista de verificación Requisitos de la Norma ISO 9001-2008- al Responsable del Subproceso, Procurador Delegado para la Conciliación. Se realizó la reunión de cierre de auditoria donde se expusieron los hallazgos y las conclusiones, de manera que fueran comprendidos y reconocidos por los auditados, acordando la presentación de un plan de acciones correctivas y preventivas. 4 NO CONFORMIDADES 4.1 Se evidenció el uso de documentos obsoletos, para el caso del Manual de Calidad, el cual está en la Versión 7, dado que se tenían disponibles las versiones 5 y 6; así mismo las fechas de revisión de los formatos Análisis de solicitud de conciliación, Auto admisorio de solicitud, Carátula de solicitud de conciliación- fueron modificados, incumpliendo el requisito, establecido en el literal d) y g)del numeral 4.2.3, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, y g) prevenir el uso no intencionado del documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. 5
REG-EV-EI-075 Página 6 4.2 No se aplica adecuadamente la tabla de Retención Documental, establecida para las Procuradurías Judiciales Administrativas, en la cual se identifica la Serie Documental 22, Sub serie 06 Conciliación Extrajudicial, y en concordancia con el Instructivo No. 008 Instructivo para la Aplicación de las Tablas de Retención y Valoración Documental, las Transferencias Documentales y la Eliminación. Así mismo no se evidencia la socialización de la TRD y del Instructivo 008, incumpliendo lo documentado en los procedimientos de gestión documental y del sistema de gestión de la calidad. También se evidencian en cajas de almacenamiento de expedientes sin las correspondientes marcas de sub series y series documentales según la TRD vigente. 4.3 En el procedimiento PRO-IN-CE-003 Control de Legalidad del acuerdo Conciliatorio, aparece como Documento y registro relacionado la Planilla de Seguimiento, lo cual no se evidenció su uso, incumpliendo el requisito No. 4.2.4 Control de los registros de la norma ISO 9001:2008 que dice Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. 5 OBSERVACIONES 5.1 No hay consistencia en los tipos documentos que se remiten para el control de legalidad a la Jurisdicción; se encontraron las siguientes modalidades: 1- Remiten el oficio señalando el número de folios, 2- Remiten el oficio junto con un anexo, relacionado los documentos adjuntos, 3- otros remiten oficio y dejan fotocopia de todo el expediente. 5.2 El Control de legalidad debe mejorarse, dado que existen dificultades para la verificación de los estados de los acuerdos de conciliación remitidos a la jurisdicción. Esto en relación con la competencia ante las respectivas instancias, dado que los PJ son promiscuos y luego son asignadas por reparto, a instancias jurisdiccionales especializadas y la competencia es de otro agente del Ministerio Público. Establecer los mecanismos de coordinación con otros agentes del Ministerio Público, para asegurar el seguimiento total, y en caso necesario interponer los recursos de ley, y el cierre del caso. 6
REG-EV-EI-075 Página 7 5.3 Así mismo, para el seguimiento de los asuntos que pasan a instancias jurisdiccionales regionales. 5.4 Se detectaron debilidades en la infraestructura archivo de los expedientes debido a que los muebles y enseres muestran deterioro. 5.5 No se evidencian copias de seguridad de las gestiones realizadas por las procuradurías, así como tampoco la aplicación de un protocolo o procedimiento que garantice generar back up de la información. 6 OPORTUNIDADES DE MEJORA 6.1 Por parte de los usuarios del servicio, hay observaciones, en cuanto a la lentitud del acceso a las instalaciones de las Procuradurías Judiciales, y esto genera incumplimiento en la puntualidad a las audiencias. 6.2 La tabulación de las encuestas de Satisfacción al Cliente físicas, se ha dificultado no se aprovecha de manera óptima para realizar análisis y toma de decisiones. 6.3 En el Manual de Calidad, no se describen las Interrelaciones entre los procesos y subprocesos; no solo deben ser listados. Se presenta un Mapa para el Subproceso de selección de empleados de carrera pág 21-, pero no se hace para el subproceso de Conciliación Extrajudicial. 6.4 Se debe actualizar la cita de la Norma ISO 19011:2002, que se hace en el Manual de Calidad Versión 7 pág 17-, por ISO 19011:2011 6.5 La Entidad adoptó como metodología la caracterización de los Procesos y Subproceso, se evidenció que hay Subprocesos que no están caracterizados. 6.6 No hay consistencia en la forma de archivar, por ejemplo algunos procesos inician con el formato Carátula de solicitud de Conciliacion, otras con formato de Análisis de la solicitud de conciliación y otras con una carátula de uso exclusivo para la Procuraduría Judicial. 6.7 No todas las Procuradurías judiciales adscritas al subproceso, utilizan el control de registros llamado Libro Radicador, en excel. De igual manera, 7
REG-EV-EI-075 Página 8 utilizar las mismas convenciones en cuanto a los colores y conceptos utilizados. 6.8 Se encontró que se usa doble código para la identificación de las solicitudes; uno es el SIAF y otro número radicado interno de la respectiva Procuraduría Judicial. Ello dificulta el control de registros y del archivo. 6.9 A pesar de que se evidencia el uso de indicadores de medición para la gestión, no son de suficiente conocimiento por parte de los procuradores Judiciales. Socializar los resultados de la gestión con mayor frecuencia adecuada a las actualizaciones, de las temáticas del SGC, entre estas los Indicadores. 6.10 Se evidencia que se escribe sobre los documentos con marcadores y lapicero-, lo cual deteriora su legibilidad. 6.11 Hay debilidades en el volumen y oportunidad del suministro de tóner y papelería, y en ocasiones se deben proveer por el propio despacho. 6.12 No se evidencia el uso del aplicativo, proyecto Blog sic-. Con el cual se busca, evitar inconsistencias, en cuanto a que no se presenten situaciones conciliadas por parte de una procuraduría judicial y en otras no; o que en otros casos que fueron aprobados, para algunas PJ. 6.13 Se evidencian debilidades en la Gestión Documental, se debe solicitar capacitación para la aplicación y actualización de la Tabla de Retención Documental. 6.14 No se hace back up de la información de los equipos de cómputo de manera sistemática. 6.15 Fortalecer la capacitación a los funcionarios en temas relacionados con el mapa de riesgos, permitirá asegurar la implementación adecuada de los controles que permiten mitigar la materialización de los mismos. 6.16 Implementar mesas de trabajo con el fin de mejorar y aclarar los mecanismos de control del Producto No Conforme. 6.17 Implementar mecanismos electrónicos basados en la gestión de conciliación, organizados por carpetas de acuerdo a los tipos documentales, permitirá contar con información disponible al equipo de trabajo de forma ágil y oportuna para entregar a los clientes o usuarios como se evidencio en el modelo implementado por la Procuraduría Judicial I No. 88. 8
REG-EV-EI-075 Página 9 7 RECOMENDACIONES GENERALES 7.1 Solicitar capacitación para revisar, actualizar y aplicar las TRD del Sistema de Gestión Documental. 7.2 Actualizar los link, que hay en el sitio web de la Procuraduría Delegada para la Conciliación. 7.3 Solicitar o realizar capacitación para fortalecer, la recolección, consolidación y análisis de los indicadores del proceso. 7.4 Establecer mecanismos para realizar los back up de manera frecuente y metódica. 7.5 Continuar con la socialización y profundización del Sistema de Gestión de Calidad. 7.6 Respecto de las encuesta que se elaboran físicamente, realizar el cargue semanal o quincenal a la página web por cada una de las Procuraduría Judiciales. 7.7 Para apoyar y evidenciar el control de legalidad, estudiar la posibilidad de que en el libro radicador en excel, que se usa actualmente, pueda contemplar una o dos columnas para realizar los registros pertinentes y mejorar la trazabilidad de este procedimiento PRO-IN-CE-003. 8 CONCEPTO DEL EQUIPO AUDITOR De acuerdo con los criterios señalados en el plan de auditoría, se evidencia que, el SGC, cumple de manera satisfactoria con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, salvo las No Conformidades enunciadas en el presente informe. De la misma manera, como se ha expuesto, se encuentran oportunidades de mejoramiento en cuanto a sensibilizar y profundizar el sistema de gestión de la calidad, así mismo se divulguen los indicadores e información relevante inherente al sistema de gestión. Además, frente a la eficacia, eficiencia y efectividad del Subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativo del Sistema de Gestión de Calidad, se concluye: 9
REG-EV-EI-075 Página 10 Eficacia: El subproceso de Conciliación Extrajudicial, es eficaz ya que se cumple con los objetivos propuestos. Eficiencia: EL Subproceso de Conciliación Extrajudicial, es eficiente, ya que en se observa optimización de los recursos para alcanzar los objetivos propuestos. Efectividad: El impacto generado por los resultados del Subproceso de Conciliación Extrajudicial, se ve materializado en los indicadores, en especial los referidos a satisfacción al cliente, efectividad jurídica y ahorro patrimonial. HÉCTOR JULIO GARZÓN VIVAS Auditor FERNANDO DARIO CABALLERO COLORADO Auditor JOSÉ LUÍS GÓMEZ SARMIENTO Jefe Oficina de Control Interno /HJGV/FDCC 10