Instructivo sobre la solicitud y rendición de Partidas a rendir Cuentas relativas a Actividades, Proyectos o Cursos. El presente instructivo tiene como objetivos fundamentales: Trasmitir la mecánica de solicitud y rendición de los fondos (Partidas) financiados por el Programa 01. Informar sobre la reglamentación que debe tenerse en cuenta al momento de efectuar los gastos. Establecer pautas sobre la presentación de la documentación que conforma la rendición de los gastos Mecánica de solicitud y rendición de fondos Las necesidades financieras de cada Actividad, Proyecto o Curso autorizado por Resolución serán solicitadas a cada responsable de forma bimensual por la Unidad Financiero- Contable. No obstante ello, cuando sea necesario, podrán solicitarse fondos que no hayan sido previstos en la planificación. Los montos solicitados se abonarán tras ser efectuada la intervención previa del gasto por parte de la Contadora Delegada del Tribunal de Cuentas. La rendición de los fondos debe efectuarse en forma inmediata a la realización del gasto en un plazo de sesenta días contados a partir del último día del mes en que se recibieron los Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 1
fondos o valores, cualquiera sea la fuente de financiación, según lo establecido en el art. 132 del TOCAF y siguiendo las pautas fijadas en el siguiente instructivo. IMPORTANTE: Es de hacer notar que la rendición de cuentas de las partidas es de responsabilidad del titular de la partida, por lo que en caso de registrarse algún faltante, o de no realizarse en la forma descripta precedentemente, el monto correspondiente será descontado de sus haberes. Consideraciones a tener en cuenta al momento de efectuar los gastos El proveedor debe estar inscripto en el RUPE (Registro Único de Proveedores del Estado). Deben tenerse en cuentas las formalidades y requisitos de la documentación a presentar (Decreto No. 388/92, Resolución No. 688/92, Resolución No. 411/99 y Resolución No. 798/12 de DGI). No deben aceptarse Tickets como comprobantes del gasto, salvo en el caso de los traslados (Circular No. 62/07) No puede ser contratadas bajo ningún concepto Empresas de Servicios Personales (Ordenanza No. 72, art. 5 del Tribunal de Cuentas) No pueden ser contratados servicios de Alquiler de Autos. Taxis: recordar que, salvo fundamentadas excepciones no po drá hacerse uso de este tipo de traslado (ejemplo: traslado de materiales para actividades o traslado de dinero) No pueden efectuarse compras de Equipamiento con cargo a Proyectos de Funcionamiento. El equipamiento va con cargo a Proyectos de Inversión ( 701 909 917 918) No puede realizarse compras a empresas Monotributo (Decreto 199/07) Pueden efectuarse compras a empresas Monotributo Social MIDES (Art. 33, Inc. C, Lit. 20 del TOCAF, Ley 18.874, Decreto 220/12) Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 2
En las compras o contrataciones de servicios que corresponda debe efectuarse la Retención del 60% del importe de IVA (Decreto 319/06) No deben aceptarse boletas contado o facturas/recibos de Servicios de Alojamiento sin RUT y con IVA durante los meses de baja temporada, dado que se debe pagar IVA aunque deba incluirse el RUT en la boleta contado o factura (decreto 267/01, Decreto 366/01y Decreto 220/98) El pago de traslado a cada participante desde su localidad de origen hasta el lugar de realización de la actividad, y viceversa, debe efectuarse contra comprobante correspondiente. Debe solicitarse a las empresas los Certificados de DGI y BPS vigentes (decreto No. 342/92) Pautas sobre la presentación de la documentación que conforma la Rendición a- Aspectos formales Los gastos realizados deben efectuarse cumpliendo con la normativa vigente. La rendición presentada debe respetar la discriminación por concepto del gasto aprobada por resolución. Lo gastado por rubro, no puede ser mayor a lo autorizado. La presentación de la documentación probatoria del gasto incurrido debe estar debidamente conformada por el responsable de los fondos, con firma y sello en cada comprobante. Los comprobantes de la alimentación, alojamiento y traslado deben contar con la firma, contrafirma y cedula de identidad de cada participante de la actividad o curso. Además deberán estar acompañadas de fotocopia de cedula de identidad del participante. Debe anexarse la lista de los participantes de las actividades, cursos y otros en las oportunidades que corresponda. Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 3
Los comprobantes, ordenados cronológicamente y por concepto del gasto, deben estar numerados (foliados) correlativamente a fin de mantener un orden en la rendición. La documentación debe pegarse en hojas A4 con el fin de evitar pérdidas. No se aceptarán comprobantes sueltos o enganchados con clip o similar. A la rendición de gastos debe adjuntarse copia de la Resolución que avale el gasto que se está rindiendo, así como copia del comprobante de la Partida. Todos los gastos realizados deben ser registrados en una planilla de Rendición de Cuentas, cuyo modelo se adjunta. La misma debe entregarse impresa y firmada junto a la documentación. b- Sobrantes de fondos La devolución del efectivo sobrante se debe realizar mediante depósito bancario en las siguientes cuentas del BROU, de acuerdo al concepto del gasto incurrido: Cta. GASTOS En Pesos 152/002914-2 Cta. INVERSIONES En Pesos 152/002913-4 Cta. Fdo. Rotatorio En Pesos 188/7245 GASTOS Cta.Fdo. Rotatorio INVERSIONES En Pesos 152/002920-6 Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 4
Una vez realizado el depósito, y en un plazo no mayor a 48 hs., debe entregarse personalmente o vía e-mail comprobante correspondiente. En él, debe figurar: No. de partida, Financiación, y firma del responsable. Anexo 1 Pautas y condiciones de aplicación de los decretos y circulares reglamentarios. a- Formalidades y Requisitos de la documentación a presentar (Decreto No. 388/92 y Resolución No. 688/92, Resolución 411/99 y Resolución 798/12 de DGI) Los comprobantes del gasto debe ser solicitados a nombre de CODICEN, (RUT 212472100013), con domicilio el de la respectiva dependencia (destinatario del gasto). Cada boleta contado o factura a crédito con su respectivo recibo debe cumplir con las formalidades y requisitos explicitados por la DGI, en particular a lo que refiere a: Vigencia de la documentación: 2 años contados a partir de la fecha de impresión consignada en el pie de imprenta, vencido dicho término no es válida, Identificación de original: no se aceptarán copias ni fotocopias. Fecha de emisión: debe ser igual o posterior a la fecha de otorgamiento de la partida. Detalle de mercaderías o servicios con indicación de unidades físicas. Precio unitario y precio final Impuesto: discriminado cuando corresponda y excluidos los contribuyentes comprendidos en el Literal E, Art. 52 (Decreto 220/98) Las facturas no pueden estar enmendadas, borradas, tachadas, corregidas ni presentar una manifiesta desprolijidad (arrugas, manchas, etc) Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 5
b- Empresas Monotributo (Decreto 199/07) No se deben realizar compras a empresas Monotributo, salvo diarios y revistas, ya que las mismas sólo pueden vender a consumidores finales y el Estado no es considerado consumidor final. c- Empresas Monotributo Social MIDES (Art. 33, Inc. C, Lit.20 del TOCAF, Ley 18.874, Decreto 220/12) La documentación emitida por las empresas comprendidas en este régimen debe aclarar, decir Monotributo Social MIDES, Ley 18.874 d- Tickets (Circular 62/07, Decreto 597/88 y Decreto 388/92) No se aceptan tickets, que no cumplan con los requisitos formales: Razón Social, domicilio fiscal y RUT de la empresa. Se admiten los tickets de pasajes o traslados locales o interdepartamentales (Circular 62/07), En el caso de que la empresa en donde se efectúe la compra, entregue como comprobante un ticket en el cual no aparece impresos los datos de la empresa, se deberá exigir la emisión de la Boleta Contado o Factura con recibo (Decreto 597/88 y Decreto 388/92). e- Retención del 60% IVA (Decreto 319/06) Al efectuarse una compra o contratar un servicio es obligatorio realizar la retención del 60% del IVA, cuando los comprobantes sean: Facturas ( DEBE o CREDITO ), sin importar el importe de la compra. Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 6
Boletas CONTADO, mayores al 15% de la Compra Directa (monto vigente Enero Diciembre 2014 - $ 48.150.-). Cabe aclarar que, en aquellos casos en que la suma de varias boletas contado de un mismo proveedor supere el mencionado importe, debe realizarse la retención del 60% IVA a cada una de las boletas. El cálculo del monto a retener se deberá efectuar sin decimales, realizando el redondeo correspondiente a la unidad. No se debe retener el IVA cuando los proveedores estén comprendidos dentro del Lit. E, Art. 52, ya que no facturan IVA en sus ventas. Al efectuar la retención por concepto de 60% de IVA, se le extenderá al proveedor por triplicado, el certificado de resguardo de retención, que será proporcionado por la Gerencia de Gestión Financiera. Vía blanca- se entrega a la empresa. Vías 2 y 3 (Celeste y amarilla) se adjuntarán a la Rendición de cuentas correspondiente, debiendo verificarse que la via 2 (Celeste) está firmada por el proveedor, como constatación de la recepción del certificado de resguardo. Al tratarse de un documento público, el resguardo de retención no podrá contener enmendaduras ni tachaduras y sólo podrá estar escriturado en tinta azul o negra. Al firmar, debe ser con firma, y contrafirma y sello de la dependencia (en las tres vías). En caso de ser necesario la anulación del resguardo, se escriturará con doble barra cruzada ANULADO en las tres vías y será enviado junto con la rendición de cuentas. En el caso de no utilizarse los resguardos, deberán enviarse conjuntamente con la rendición de cuentas. Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 7
En virtud de lo exiguo del plazo para transferir a la Dirección General Impositiva, los montos retenidos a cada proveedor por concepto de IVA, se deberá indefectiblemente rendir cuenta a los 7 días corridos de haberse abonado las facturas respectivas, cuando se emitieron resguardos, y verter el importe retenido a la D.G.I. mediante el boleto de pago correspondiente, en los locales de la red de Cobranzas ABITAB O REDPAGO. Se adjunta boleto, Código 549 - RUT CODICEN: 212472100013. En caso de no cumplir con estos plazos, la Administración deberá pagar multas equivalentes a 100% del valor retenido. Se anexa Instructivo Libretas de Resguardos por el cual se instrumenta el control de la documentación que se emita en este sentido. Régimen del IVA perteneciente a los Servicios de Alojamiento (Decreto No. 267/01, Decreto No. 336/01 y Decreto 220/98) Los servicios de alojamiento están exonerados del IVA durante el período de baja temporada, es decir, entre el lunes siguiente a la finalización de la Semana de Turismo y el 15 de noviembre de cada año (Decreto 267/01) Asimismo, a través del Decreto 336/01 se establece que no estarán incluídos en la exoneración los servicios prestados a contribuyentes del IVA. En este sentido, cabe aclarar que según el Decreto 220/98, ANEP no es contribuyente de IVA. De esta forma, aunque deba solicitarse que el comprobante del pago indique el RUT de ANEP, siguiendo lo establecido por la Reforma tributaria de 2007, esto no significa que seamos contribuyentes de IVA. Por lo tanto, en las estadías que se efectúen durante el período de exoneración no se debe pagar IVA, aunque deba incluirse el RUT en la boleta contado o factura. Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 8
g- Traslados A cada participante debe abonársele el pasaje desde su localidad de origen hasta el lugar de realización de la actividad, y viceversa contra comprobante correspondiente, según las siguientes pautas: Si el participante presenta un pasaje de ida y otro de vuelta, debe rendir el original de ida y la fotocopia del pasaje de vuelta. Se la persona posee pasaje de ida y vuelta en un mismo documento, se aceptará fotocopia. Si el participante compra el pasaje en el ómnibus, se aceptará únicamente el boleto original. En caso de que los participantes se trasladen en coches propios se reintegrará por concepto de traslado hasta un máximo del que resultare de multiplicar el número de participantes por el monto habitual de pasaje. Se entiende como monto habitual de pasaje el valor en plaza del traslado desde la localidad de origen del participante hasta el departamento o localidad donde se dicta el curso de una compañía de transporte reconocida en el ramo. No se abonarán pasajes que se realicen con abonos. h- Certificados de DGI y BPS (Decreto 342/92) Deben solicitarse a las empresas los Certificados de estar al día con DGI y BPS, cualquiera sea la naturaleza y el valor de la compra realizada o el servicio contratado. Se exceptúan los pasajes. En aquellas circunstancias en que se verifique que el proveedor está incumpliendo con las obligaciones estatales se desglosará de la partida la factura en cuestión y será devuelta al titular de la partida, corriendo de su cargo el monto de la misma. Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 9
La copia de los Certificados debe adjuntarse a la Rendición. En la planilla debe registrarse la siguiente información: Folio: número ordinal correlativo que se asigna a cada documento. Concepto: naturaleza del gasto realizado por ejemplo, traslado, alimentación alojamiento, gasto de funcionamiento, etc. Proveedor: empresa que brindó el servicio o entregó la mercadería. No. de Comprobante: número de la boleta contado o factura y recibo. Fecha: fecha de emisión del comprobante. Monto Total Gastado: importe total de la factura, es decir, monto neto más impuestos. En caso de efectuarse la retención del 60%, se debe completarse en el renglón siguiente: o Retención 60% IVA Firma del Responsable de la partida: Firma y sello del responsable autorizado por Resolución. Se adjunta modelo de planilla. Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 10
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE RETENCION DEL 60% DEL IVA a) - FACTURA: Sub-total de factura- $ 10.000.- IVA 22% $ 2.200.- Total factura- $ 12.200.- b) RESGUARDO: Debe calcularse el 60% del 22% del IVA: IVA 22%- $ 2.200.- X 60% = $ 1.320.- Retención 60 % del 22%: $ 1.320.- c) MONTO A PAGAR A LA EMPRESA: Total factura: $ 12.200.- menos $ 1.320.- (Retención según punto b) = $ 10.880.- Monto a pagar a la Empresa: $ 10.880.- d) MONTO A PAGAR A LA DGI El monto a pagar debe ser el mismo que se le retuvo a la empresa, en este caso, $ 1.320.- Avda. del Libertador 1409 Piso 7 telef: 900 7070 Int.8225,8237,8236,8235 Montevideo 11