Modernización de los sistemas de información en la Alcaldía de Maracaibo Introducción Nelly Josefina Primera Mendoza Mirtha López Valladares Yorberth Montes de Oca Rojas La Reforma del Estado exige la adecuación de las instituciones públicas al proceso de modernización, generando transformaciones significativas que incorporan mecanismos estratégicos para hacer más eficiente la gestión en la Administración Pública venezolana. En el ámbito local, se producen cambios en el área político-administrativo, que reformulan el rol del municipio, direccionando sus acciones al fortalecimiento organizacional para alcanzar mejoras sustanciales en la capacidad de gestión. En este contexto, la gestión municipal a requerido más y mejor información para adaptarse a las nuevas circunstancias; en consecuencia la información ha dejado de ser un elemento colateral para convertirse en un recurso fundamental para dicha gestión; sin embargo, la información pierde su vigencia si no recibe una atención especial centrada en su sistematicidad. Producto de la sistematicidad, surgen los sistemas de información como mecanismos idóneos para apoyar con información de calidad la gestión municipal; estos sistemas, que en sus inicios procesaron la información en forma manual, han evolucionado rápidamente con la incorporación de los acelerados avances ocurridos en las telecomunicaciones, la informática y la electrónica, los cuales actúan como medio potencialmente efectivos en el manejo de las funciones básicas de generación, procesamiento, almacenamiento, difusión y transformación de la información, fortaleciendo la globalización de la información al romper barreras de tiempo y espacio. Los sistemas de información, cuyo papel resulta relevante para el funcionamiento de las instituciones municipales, aún están ausentes en muchas de ellas y sus usuarios (Alcalde, concejales y la comunidad), deben recurrir a la obtención de datos dispersos por toda la institución, sin un procesamiento estructurado y un personal capacitado para el cumplimiento de diferentes actividades informacionales, ocasionando perdida de tiempo y de oportunidades que resultarían valiosas para la gestión municipal. De estos planteamientos se desprende la intención de este trabajo, que consiste en explorar los cambios experimentados en los sistemas de información, en la Alcaldía del Municipio Maracaibo del Estado Zulia-Venezuela, durante el período 1995-1999. La investigación se soportó en los datos analizados a través de técnicas de estadísticas descriptivas (análisis frecuencial y porcentual) y, en función del objetivo. Se aplicaron dos cuestionarios, el primero dirigido al Alcalde y a los quince directores de los órganos centrales de la Alcaldía y el segundo a los sujetos responsables del funcionamiento de los sistemas de información o del manejo informacional de cada dependencia. Este documento se divide en tres secciones: en la primera, se presenta la información como elemento integrador del proceso modernizador de la administración pública venezolana, en la segunda, se reflexiona sobre la importancia de los sistemas de información como herramienta fundamental del proceso de modernización en la gestión municipal, dando atención especial a aspectos claves que condicionan su éxito; en la tercera, se estudia el
caso de los sistemas de información en la Alcaldía de Maracaibo; el cual se argumenta con los resultados obtenidos de la data suministrada por los gerentes de las principales direcciones centrales, y los operarios de los sistemas de información; y finalmente se presentan las conclusiones del trabajo. El presente trabajo, constituye un avance de la investigación intitulada "Modernización Administrativa de los Órganos de la Administración Central de la Alcaldía del Municipio Maracaibo del Estado Zulia durante el periodo 1995-1999", adscrita al Centro de Estudios de la Empresa de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad del Zulia LUZ, con el financiamiento del Concejo de Desarrollo Científico y Humanístico (CONDES) de LUZ. 1. Papel de la información en el proceso de modernización de la Administración Pública. La información ha sido un elemento clave para llevar a cabo el proceso de modernización en la administración pública en Venezuela y forma parte de este proceso desde el mismo momento en que los sujetos responsables de la toma de decisiones, elaboran planes, programas y proyectos, sin importar el contexto donde se encuentren insertas; resultando prioritario el abordaje de decisiones con un enfoque totalizador, en tal sentido Benbunan y Astorga (1993:169) afirman que la información es imprescindible a la hora de definir metas para la gestión pública, siendo necesario disponer de información de calidad sobre aspectos éndogenos y exógenos que influyen en las perspectivas y tendencias económicas, políticas, sociales y tecnológicas de las organizaciones. En la actualidad, la trilogía conformada por la información, el conocimiento y las tecnologías constituyen un soporte básico para la modernización de la gestión pública, debido a que estos elementos al relacionarse en forma armónica producen nuevas formar de pensar, actuar y competir. En este orden de ideas, se requiere el aprovechamiento de la información por ser como elemento centralizador de todas las funciones y procesos organizacionales; la acumulación de conocimientos que integran el sistema de aprendizaje institucional y las tecnologías como mecanismos efectivos para la recuperación, procesamiento, difusión y acceso a la información. Los sectores de la administración pública con capacidad para generar información y acumular conocimientos, presentan un crecimiento sustentable que está en relación directa con el empleo de medios adecuados para el procesamiento y comunicación de la información. En opinión de Green (1993:5), la disponibilidad de la información y la posesión de medios para su manejo y difusión, tienen correlación significativa con la capacidad de producir cambios. En este contexto, de cambios y transformaciones en la administración pública, particularmente las alcaldías se enfrentan a marcados problemas administrativos, producto de las responsabilidades y deberes relacionados con el sector social, político, de seguridad, financiero y territorial, entre otros que deben asumir. Marchand (1993:3), considera que las organizaciones públicas son fábricas de papeles, donde se coleccionan diversidad de datos generados por las personas, los procesos y las máquinas que se traducen en cartas, memos, informes, reportes, circulares, boletines, ordenanzas, resoluciones, por nombrar algunas. El cúmulo de información generado por factores externos, vinculados con la acción 2
municipal; aunado a la cantidad y diversidad de información que se genera, procesa, almacena y circula en el interior de las alcaldías, complejizan la gestión de estas instituciones; resultando necesario la búsqueda de mecanismos adecuados para adaptarlas las condiciones actuales de un entorno informatizado. Ochoa (1999:74), expresa que la modernización en la administración pública "...da cuenta de procesos de cambios globales en la sociedad o específicos en lo económico, político, ideológicos, administrativos... Estos cambios demandan soportes conceptuales y operacionales, acordes con el desarrollo de los avances tecnológicos; de manera que faciliten la asimilación y transferencia de información y conocimiento con niveles de efectividad y eficiencia. Los criterios expuestos, permiten afirmar que la información tiene profunda influencia en la complejidad de las instituciones públicas, especialmente en los sujetos responsables de tomar decisiones sobre aspectos relevantes en la relación Alcaldía-Comunidad. Igualmente tiene pertinencia en las funciones y procesos gerenciales; de hecho, la base informacional de estas instituciones debe responder a las tendencias que inciden sobre el municipio y modelan su futuro. En las alcaldías, la base informacional está integrada por fuentes que generan información, sistemas que la procesan y servicios que la difunden y transmiten. Del mismo modo, esta base informacional da origen a tres componentes básico que permiten agrupar la información en categorías prácticas, a saber: (a) información organizacional, (b) documentación y (c) información extra institucional. Según Páez (1990: 77) estas categorías, en la mayoría de los casos se soportan en medios impresos y una porción menor se encuentran automatizada, dependiendo del grado de modernización desarrollado por la gestión pública. 2. Los sistemas de información en la gestión municipal Las organizaciones de la administración pública experimentaron cierta incapacidad para controlar la cantidad y diversidad de información interna y externa necesaria para la gestión; como consecuencia del proceso modernizador, que se ha venido desarrollando en Venezuela; tal como se evidencia en el Documento Síntesis de la Capacidad de Gestión de las Gobernaciones de Estado (1984:2) al expresar que no se han desarrollado mecanismos que permitan una captura y procesamiento sistemático de la información masiva y generalmente, los registros se convierten en depósitos de datos, los cuales no representan un insumo efectivo para el cumplimiento de acción gubernamental. En demanda de una mejor capacidad de gestión, las alcaldías han tenido que diseñar sistemas, como mecanismos efectivos para controlar el flujo de información recibida, procesada y generada por el municipio, con el fin de optimizar su utilidad. Los sistemas de información que diversos autores (Whitten et al, 1996; Laudon,1996; Seen,1997), consideran como el conjunto de componentes (personas, datos, tecnologías procesos y usuarios) que interrelacionados actúan sobre los datos e información, a los cuales se agrega valor para convertirlos en información útil para la organización, por lo tanto los sistemas de información se constituyen en un soporte básico para la modernización de la gestión municipal. Los acelerados avances en las telecomunicaciones, informática y electrónica, han alterado significativamente la operatividad de los sistemas de información, sustituyendo los tradicionales procedimientos manuales por los automatizados. En la actualidad resulta 3
conveniente automatizar las instituciones públicas, debido a que es unos de los campos más propicios del Estado para la incorporación de la automatización, por el manejo de grandes volúmenes de información, la adquisición inmediata de datos, la eficiente gestión de los procedimientos administrativos y un adecuado control. Al respecto Ochoa (1997:3), afirma que la modernización de los sistemas de información, constituyen un soporte básico para la aplicación de las reformas en la administración pública. Asimismo se evidencia la incorporación de estrategias, que permitan de manera concreta la reorganización de los sistemas en el ámbito municipal, resultando prioritario la disposición de una base de información oportuna, confiable. En la actualidad es común encontrar sistemas de información soportados en modernas tecnologías; sin embargo, esto no es sinónimo de eficiencia debido a que en su efectividad intervienen diversos aspectos organizacionales, tales como: personal, cultura organizacional, complejos procesos burocráticos y estructuras organizativas rígidas desvinculadas y operando en parcelas, sin un direccionamiento hacia la misión organizacional. De hecho, la modernización entendida como cambio ha orientado el control de los problemas informacionales a través de las llamadas nuevas tecnologías de información, las cuales han alterado significativamente la manera de recuperar, almacenar, difundir, comunicar y usar la información por los miembros del gobierno municipal; al respecto, cabría la interrogante de que si estás tecnologías de información conducen a una reducción de papel, de procesos, de servicios y un mejor uso de la información o simplemente se esta moviendo de un lugar a otro la problemática informacional ante una necesidad de tener mejor información para apoyar la gestión. De hecho, la mayoría de las alcaldías invierten tecnologías que al final no resultan provechosas en la formación de ventajas competitivas y solo representan perdidas de dinero, al no obtener el verdadero beneficio de su utilización. El equilibrio en cambiar el potencial que brindan las tecnologías como medio efectivo para el procesamiento de la información, con la fuerza del documento en su contenido y la capacidad del gerente para interactuar; de allí la necesidad de reflexionar sobre el papel actual del aspecto informacional, tecnológico y la actitud del gerente para actuar estratégicamente al responder con prontitud a las exigencias y pérdidas de información, tiempo y dinero en el proceso productivo de la Alcaldía. Las organizaciones del gobierno municipal tienen la necesidad de definir en su estructura organizacional el desarrollo de sistemas de información, identificar los usuario potenciales y real para atender a sus necesidades informacionales y las del municipio, en tal sentido, Benbunan y Astorga (1993:165) distinguen tres tipos de usuarios: el alcalde y los concejales; los cuales requieren información que garantice la dirección, control y coordinación de la gestión municipal; los órganos ejecutores que ameritan información para la prestación de servicios públicos y el control de sus actividades a su cargo y la comunidad que necesita información para participar en el proceso de desarrollo local y vigilar la acción municipal. Con base en las necesidades de estos usuarios, los sistemas de información en la gestión municipal se orientan a la búsqueda de: (a) Mejor atención a la comunidad y mayor efectividad del servicio, (b) Rapidez en el procesamiento de información gerencial para hacerla más de oportunidad y de calidad (c) Coordinar y controlar el flujo informacional, (d) Mejorar el sistema productivo, (d) Disponer de información calificada para la gestión, es decir de apoyo a la toma de decisiones, planificación, solución de problemas, satisfacción del cliente, usuario o beneficiario, entre otros. 4
En la actualidad los sistemas de información que apoyan la gestión municipal, según Benbunan y Astorgan (1993:168), están categorizados por: (a) La dirección municipal a la cual pertenecen y así se encuentran sistemas de información para personal, rentas, finanzas, planificación, catastro, educación, cultura y deporte, entre otras, y (b) según los niveles de decisión, planificación, operación y control. En la mayoría de los casos es más común encontrar la primera categoría y surgen así una diversidad de sistemas de información que muchas veces ocasionan duplicidad de esfuerzos y recursos fortaleciendo la cultura informacional parcelada dentro de la Alcaldías. La gestión municipal, asumiendo la primera categorización planteada por los referidos autores, amerita la presencia de sistemas de información en: (a) Finanzas municipales debido a que su manejo, en su manejo se plantea la necesidad de reunir información actualizada y disponible, aunque en la mayoría de los casos las alcaldías no cumplen con este requisito. Al respecto, González (1993:59), afirma la existencia de un rezago informacional, en el área de recaudación de impuesto. Las fallas presentadas están relacionadas con los registros de los contribuyentes; la inexistencia de un catastro completo de inmuebles que impide al municipio conocer el universo del contribuyente y en caso de conocerlo tiene dificultades para mantenerlo actualizado. Así mismo el mencionado autor plantea que otro problema dentro de la recaudación está relacionado con la falta de modernización de los sistemas de información que no disponen de tecnologías actualizadas y utilizadas adecuadamente, para simplificar los procedimientos de facturación y pago. Con relación a los mecanismos para informar y concientizar al público, se hace necesario disponer de tecnologías modernas para la difusión, diseminación y transferencia de la información. Al tratarse de la programación presupuestaria señala la autora que unos de los problemas más comunes es la falta de información y la capacidad técnica, en muchas ocasiones el proceso se cumple dentro de un ambiente de alta incertidumbre. (b) En personal, abordar la gestión de personal requiere información sistemática sobre cantidad y tipo de personal existente, la estructuración de poder e influencias, identificación de los miembros con los objetivos, entre otros. En las alcaldías donde el registro y control del personal es manual, se carece de flexibilidad y de confiabilidad en los datos y se presentan serias dificultades debido a información inexistente o inaccesible. Según Calzadilla (1993:93), los estudios referentes a la gestión de personal suelen recomendar el desarrollo de sistemas de administración bajo el supuesto de que su modernización mejorará el rendimiento de las municipalidades. Las crecientes demandas de la población organizada por su parte obligan a la municipalidad a crear canales adecuados para detectar necesidades, intereses y prioridades de ciudadanía, igualmente se requiere de la elaboración de un plan que contenga la información detallada de los servicios existentes en términos de cobertura, funcionamiento y percepción, por ello también es importante el sistema de información. En la dirección de personal, es necesario disponer de la información de calidad para la formulación de políticas, normativas, funciones, entre otras con la finalidad de minimizar la duplicación de esfuerzos, despilfarro de tiempo y brindar una mayor respuesta a la comunidad. Con relación a los niveles de decisión, planificación, operación y control, que constituye la segunda categorización, los sistemas de información pueden funcionar para la planificación, debido a la necesidad de información sobre variable internas y externas que permitan 5
diagnosticar situaciones y estimar condiciones futuras; siendo utilizados para la recuperación, almacenamiento de la información sobre contribuyentes, recaudación de impuestos, entre otras, con el fin de mejorar la eficiencia administrativa al permitir el acceso a una información oportuna y confiable. Con relación a los sistemas de información para el control de gestión, facilitan información referida a indicadores de desempeñó, ejecución presupuestaria, desviaciones en la ejecución de operaciones y retroalimentan la gerencia sobre variables críticas y estables para la municipalidad. En tal sentido Thierauf (1991:27), expresa la pérdida de potencial competitivo de una organización ocurre cuando se produce o pierde información importante, que resulta útil para el personal gerencial y operativo, desde esta perspectiva la información es un valioso recurso. La modernización de los sistemas e información en la gestión municipal, constituye un aspecto de gran trascendencia fundamentado, en la aplicación de estrategias adecuadas, una salida base informacional y la incorporación de modernas tecnologías de información. Tapscott y Caston (1995: 18), considera que los sistemas de información han dejado atrás aquellos sistemas, que correspondían a islas solitarias dentro de las organizaciones, que llevaron en su oportunidad las necesidades de operaciones específicas del negocio y fragmentaron su aplicación, sin tener relación directa con los objetivos y estrategias generales de las organizaciones; y aunque representaron ventajas con respecto a los sistemas manuales, ocasionaron duplicidad, redundancia e ineficiencia mala comunicación, y pérdida de oportunidades. La desvinculación y brechas existentes entre sistemas aislados ocasionaron conflictos entre los sujetos responsables de las diferentes funciones la organización. En cuanto al uso de los sistemas de información, estaba limitado porque muy pocas personas estaban capacitadas, tenían acceso a de información y los software utilizados se destinaban a resolver problemas de determinados departamentos, aun siendo de uso común para otros. Entre la década de los 90 y 80, los avances tecnológicos dieron origen a un nuevo modelo de sistemas de información, cuyo trabajo soportado en redes hacen posible el trabajo coordinado para la organización integrada, bajo el enfoque holístico. El crecimiento de la humanidad necesita establecer vínculos directos entre información y usuario de la misma y de establecer formas de compartir información en toda la organización resultando necesario la planificación de sistemas de información con estrategias consistentes que permitan alcanzar significativas mejoras en la sinergia organizacional, con calidad en productos y servicios, tomas de decisiones acertadas, eficiencia en los procesos de incremento de la capacidad de respuesta y de apoyo. La tendencia esta dada por sistemas de información que suministra informaciónintegradora, consolidada e interactiva; que cubra todos las operaciones y funciones de la organización, ampliada con información del entorno, de manera que asista a todos los niveles de la organización que estén acorde con sus necesidades. Los cambios se concretizan en la reestructuración organizacional, sistemas integrados, nuevos ambientes computacionales, aplicación de multimedia (integración de texto, sonido, voz e imagen) y efectividad informacional, que están dados por el trabajo en red, el cual reemplaza al computador anfitrión y los sistemas aislados por redes de sistemas inteligentes de computación, adaptadas a las necesidades organizacionales. 6
Esta evolución de los sistemas de información requieren de tecnologías para dar paso a sistemas abiertos, cuyas características principales son la puntualidad (traslado de información con finalidad a varios computadores) e interoperatividad (compartir recursos, información y software). Ahora bien, el cambio no es sinónimo de comenzar de nuevo, es planificar la etapa de transición a ese nuevo modelo de sistema de información abierto e interconectado, aplicando técnicas gerenciales como planificación estratégica, reingenieria y benchmarking; aplicación de funcionalidad del trabajo de computación en red (intercambio electrónico de la información, capacidad de producción, agregación de valor y creación de nuevas documentos, acceso interactivo a la base de datos voz, sonido, texto e imagen conformación de sistemas de expertos para la toma de decisiones, administración del tiempo y de recursos) Tapscott y Caston (1995:202), resumen la transformación con base a tres impulsos que toda organización debe experimentar para lograr cambios y que adaptándolos a la gestión municipalpudieran realizar las alcaldías para desplazarse hacia la modernización en sistemas de información; a saber: aplicar reingenieria, reprocesar la infraestructura tecnológica, realinear la función de los sistemas de información en la misión de la alcaldía. Los impulsos señalados por los referidos autores, deben desplazarse por cuatro aspectos: (a) reconcebir (lograr una misión compartida); (b) reformar (estructurar la solución, definir componentes apropiados, entender interrelaciones); (c) realizar (desarrollar cambios planeados); y (d) reservar (mejorar procesos y la infraestructura de apoyo). Dado el importante papel del municipio en el contexto de la modernización de la administración pública, es evidente la necesidad de dotarlos de sistemas de información eficientes que atiendan a sus exigencias, a través de una política de carácter integral que incorpore sistemas modernos adaptados a sus requerimientos. Se impone a tal efecto, definir una política informacional acorde con la tipología de los municipios que atienda a la modernización de los sistemas de información. El diseño de los sistemas de información, han de ser flexible es decir adaptable a las situaciones cambiantes que pueda generar la dinamización de los procesos de descentralización y a las características propias de la municipalidad. Unos de los objetivos fundamentales de los sistemas de información es proporcionar datos oportunos y exactos al gobierno municipal para la toma de decisiones. 3. Avances de modernización de los sistemas de información en la Alcaldía del Municipio Maracaibo. Los resultados de la investigación revelan cambios en los sistemas de información en la Alcaldía del Municipio Maracaibo durante el período 1995-1999, que evidencian aciertos avances en la modernización de los mismos. Para efecto de la investigación estos avances se organizaron acorde con cambios y comportamiento de los componentes básicos de los sistemas de información, tales como: (a) la planificación municipal contempla dentro de sus estrategias la modernización de los sistemas de información y asigna de partidas presupuestarias para el cumplimiento de los proyectos establecidos. (b) aplicación de tecnologías, representada en la adquisición de equipos y programas para el procesamiento de la información, la formación de bases de datos y la conexión a Internet en el despacho del Alcalde; (c) Incorporación de Personal con capacidad para operar equipos en algunas de las direcciones; (c) información, que 7
comprende tipos, procesos informacionales y utilidad, (d) la presencia de proyectos en informática. Sin embargo, en el análisis detallado de los datos se observa que los cambios ocurridos no representan avances significativos de modernización, debido a: 1.- Planificación. (a) Se evidenció la existencia de 10 sistemas de información, los cuales se encuentran dispersos en diferentes direcciones centrales que conforman la estructura organizativa de la Alcaldía, dichos sistemas constituyen parcelas de información, sin ningún tipo de conexión con otras redes o sistemas que faciliten el intercambio de información útil y el enriquecimiento de las respectivas bases de datos. Estos sistemas, en opinión de Tapscott y Castón (1995:287) corresponden al viejo paradigma tecnológico, en el cual las empresas desarrollan sistemas de información sin coordinación y carentes de una visión compartida; esta situación ocasiona redundancia, costos innecesarios y poca reutilización de la información. Es necesario pasar de las islas tecnológicas a redes empresariales que posibiliten la comunicación y la participación en el uso de los recursos informacionales y tecnológicos. Cornella (1994:119), coincide con este planteamiento al expresar la necesidad de desarrollar sistemas compartidos, que permitan a cualquier miembro de la organización el acceso a la información almacenada y disponibles en la organización. Para que la información resulte fértil es necesario que la información obtenida por distintas personas o departamentos se coordine, con el fin de evitar duplicaciones y de optimizar los recursos de información existentes. (b) Los directivos en un 100 % coinciden en afirmar que debido a los recortes presupuestarios que se han dado en la Alcaldía en los últimos cuatro años, las partidas asignadas a la modernización de los sistemas de información se destinan a la satisfacción de otras necesidades en el municipio y los proyectos para mejorar el sector informacional no se ejecutan en su totalidad. Solo en el 60 % de las direcciones se han incorporado equipos y programas de computación que en la actualidad reportan un 60 % de obsolescencia y un 48 % de subutilización. Toscano (1998.3) al respecto sostiene que la adquisición de recursos informáticos en la administración pública no debe ser solo una muestra de modernidad, sino que éstos deben aplicarse para agilizar los procedimientos administrativos, dotándolos de eficacia. Los sistemas de información se desarrollan independientemente, sin formar parte de la planificación general de la Alcaldía. Andren et al (1996: 24) considera que la planificación de los sistemas de información debe realizarse en forma integral, con un diseño coherente con la estrategia de la empresa y con los demás sistemas existentes en la misma. Tobio (1993:51), por su parte estima que los sistemas de información constituyen el eje de las actividades de la planificación municipal. 2.- Tecnologías. (a) La incorporación de tecnologías de información reportada a partir de 1992, se reduce a la adquisición de equipos y programas. Cada dirección central de la Alcaldía determina sus respectivas adquisiciones, sin una planificación coordinada en el sector informático donde se establezcan criterios técnicos en la selección, negociación y contratación de las tecnologías. En muchos casos, los criterios del directivo de turno se sobreponen a los criterios técnicos y a necesidades detectadas. Los resultados indican que las tecnologías no han desplazado los procedimientos manuales 8
en el procesamiento de la información, debido a que se reportan solo 2 sistemas automatizados, 7 con funcionamiento combinado y el resto trabaja en forma manual. Esta situación refleja cierta tecnofobia, que en opinión de Valdés (1996:39), se manifiesta como una parálisis ante los cambios tecnológicos en el sector y en el entorno, dada por la complejidad de algunas de ellas, los consecuentes cambios provocados por su aplicación práctica y la rapidez para ser sustituidas por nuevos avances. Por su parte Castells (1996:13) estima que la modernización tecnológica no solo requiere la inversión en equipos, es necesario complementarse con la capacitación del personal, la alfabetización informática de los ciudadanos y el rediseño de las instituciones para que sean capaces de absorber un funcionamiento eficaz. Los sistemas de información existentes en su mayoría son de tipo administrativo (54 %), cuya función esta centrada en elaboración de nóminas de personal, control de comprar y facturación entre otras. Los de tipo gerencial constituyen un 13 % al igual que los de carácter general. El bajo índice porcentual obtenido por los sistemas de apoyo a la gerencia evidencia la poca atención dada a la sistematización de información para el apoyo de la gestión municipal. Refiere Thierauf (1991:34) que el desarrollo de los sistemas de información gerencial constituyen la principal preocupación de cualquier organización actual y del futuro, debido a que en ellos se procesa y almacena información relacionada con en negocio, los clientes, los competidores, la capacidad del personal disponible, las fuentes de suministro de materiales y las tendencias, entre otras. (b) Según datos obtenidos en las Memorias y Cuentas de la Alcaldía del Municipio Maracaibo (1994, 95,96), la computarización de los procesos administrativos se consolidó a partir de 1993, con la automatización de ordenes de compras, autorizaciones de servicios y ordenes de pago, traslado de bases de datos de diferentes nóminas de personal a un mismo equipo, instalación de software de emulación de terminales. (c) Conexión a Internet en el despacho del Alcalde. 3.- Personal. - El personal que opera los sistemas de información está representado por 11 profesionales a nivel de técnicos, 1 ingeniero en informática y 1 archivólogo y otros sin especialización en el área de informática. En algunas direcciones hay personal especial para operar el sistema mientras que en otras es operado por todo el personal adscrito a la dirección respectiva; esto resulta positivo si hay un desarrollo de la cultura informacional, que según Cornella (1994: 51), consiste en disponer de conocimientos y habilidades sobre fuentes de información existentes para utilizarlas, también para evaluar la calidad de la información, aplicarla en la gestión y de esta forma articular, organizar y comunicar información de manera adecuada. Lo contrario pudiera ocasionar pérdida de información relevantes, fuga de información confidencial, de los equipos para finalidades particulares, deterioro de equipos, por nombrar algunas de las consecuencias. 4.- Información. - Las funciones desempeñadas por el personal que opera los sistemas de información se corresponden con las funciones informacionales de la dirección al cual están adscritos, están dadas por: generación de información en un 53%, recuperación un 40%, análisis 47%, almacenamiento 60%, difusión 60% y descarte 13%. El porcentaje obtenido por la generación de información se compagina con las estimaciones de Marchand ob. cit p.3 que las organizaciones de la administración son fábricas de papeles. 9
En cuanto a la recuperación de la información el índice porcentual es bajo, al considerar la necesidad de recuperar información para poder actualizar y enriquecer las bases de datos existentes en los sistemas. En el análisis de la información, que comprende la selección y procesamiento ( clasificación, indización, digitalización) los porcentajes reportados son bajos, debido a que la calidad de la información suministrada por los sistemas está en estrecha relación con su análisis y procesamiento. Con respecto al descarte de la información, su bajo porcentaje refleja desactualización de las bases de datos, y la saturación de la información, al no producirse una depuración de la información almacenada. -La información almacenada en los sistemas existentes, posee información de calidad en un 60 %, la cual circula en las diferentes direcciones. La información de calidad, estima Paéz (1992:105) que debe cumplir con los siguientes parámetros: accesibilidad, comprensividad, precisión, relevancia, claridad, verificabilidad; Valdés (1996:25) por su parte considera que debe tener tres características básicas: completa, confiable y oportuna. Cabe destacar que la información almacenada en los sistemas existente no ha sido sometida a ningún tipo de evaluación y que los directivos que respondieron afirmativamente el item correspondiente a este aspecto, lo hicieron con base a la satisfacción de sus necesidades informacionales. - La utilidad que se le da a la información almacenada en las bases de datos de los sistemas de información estudiados, está centrada en la solución de problemas y la planificación con un 60%. Para la toma de decisiones, el índice porcentual se ubicó en un 46 % y mantenerse informados sobre tendencias gerenciales solo obtuvo un 33 %. El máximo porcentaje obtenido por el uso de información para la planificación está en correspondencia con los planteamientos de Benbunan y astorga ob. cit. p.3, debido a que la información es indispensable a la hora de definir metas para la gestión municipal, tanto para prever y evitar situaciones no deseables como para detectar y aprovechar oportunidades. Igualmente la planificación se alimenta de proyecciones, estimaciones y pronósticos. Con respecto al uso de la información para la toma de decisiones, cabe destacar que tanto el alcalde, los concejales y los órganos ejecutores utilizan la información para la toma de decisiones de manera continúa, en el cumplimiento de sus funciones decisionales. Así también las reformas administrativas conducen a estos actores a estar bien informados al momento de la toma de decisiones en ambientes de complejidad.estas referencias indican que los resultados obtenidos son bajos, para la utilización de la información en la toma de decisiones. - La satisfacción que produce la información suministrada por los sistemas de información, con relación a las exigencias de sus usuarios, se ubicó en un 60%, en el nivel gerencial, mientras el 40% restante manifestó que los sistemas de información no satisfacen sus requerimientos. La satisfacción del usuario es un punto álgido dentro de la planificación y operatividad de los sistemas de información porque son los usuarios quienes determinan el tipo de información que entrará como insumo a las base de datos de dichos sistemas.. - El tipo de información que circula y se almacena con mayor frecuencia es la estadística, con un porcentaje de 47%, seguida de la información gráfica con un 47%; estos resultados están acordes con la existencia de sistemas de información administrativos, reportados en las diferentes direcciones centrales de la Alcaldía, las cuales procesan información relacionada con facturación, compras-pagos, entre otros. Según la procedencia de la información, la generada en el interior de la Alcaldía se ubicó en un 53%. Refiere Cornella (1994:103), que este tipo de información es de suma importancia 10
por que su volumen es mayor y además resulta consustancial a la organización; sin embargo, su integración a la información proveniente del entorno, en los que va ha permitir la transformación en conocimiento e inteligencia corporativa. 5.- Proyectos. - Un proyecto de gran significación en el sector informacional fue presentado 1996, por la empresa Occidental de Sistemas Informático (OSINCA) adscrita a la Alcaldía del Municipio Maracaibo, con el propósito de mantener la Alcaldía de Maracaibo actualizada en la aplicación de nuevas tecnologías de información. El proyecto de Sistemas integrado de apoyo a la gerencia Municipal (SIGMA), consiste en crear una red de computadoras dentro de la Alcaldía de Maracaibo, que le permitan a la Gerencia Municipal disponer de la información necesaria para el funcionamiento de las distintas direcciones y facilitar la toma de decisiones, al mismo tiempo simplificar las comunicaciones entre las diversas oficinas por medio de un sistema informático especializado y con el mundo a través de la Red Internet. Las fases del proyecto comprende: (a) El cableado de red para la alcaldía, el cual consiste en colocar diferentes puntos de conexión a la red, para que las direcciones se comuniquen entre sí; (b) Repotenciación y adquisición de nuevos computadores, para garantizar la velocidad de procesamiento y tiempo de respuesta, resultando prioritario la adquisición de nuevos computadores modernos; (c) Desarrollo de nuevos sistemas de información para lograr el procesamiento efectivo de la información que atiendan a los requerimientos de cada una de las direcciones. Los sistemas estarán en capacidad de combinar información proveniente de diferentes programas o direcciones para obtener un resultado eficaz. El proyecto tiene previsto en primer lugar, el desarrollo de los sistemas más importantes para la Alcaldía en razón del volumen de información que manejen y, en segundo lugar, instalar una serie de aplicaciones en los servidores de la red, formando módulos de servicios, cuya función será la de proveer ciertas herramientas informáticas a todas las oficinas y direcciones municipales; (d) Entrenamiento del personal, es de gran importancia que el personal responsable de operar los sistemas cuenten con el debido entrenamiento para obtener de estas aplicaciones el máximo provecho. (e) Instalación de un módulo de atención al ciudadano, a través de una oficina que atenderá las demandas informacionales de la comunidad que acuda a realizar trámites y peticiones, entre otras. - El sector informacional municipal también se encuentra inserto en el proyecto titulado: Diseño de un Proyecto Macro-organizacional para la Corporación Municipal de Maracaibo, preparado por la Unidad de Estudios Especiales. Centro Zulia, adscrito al Instituto de Estudios Superiores Administrativos. (IESA). El proyecto contempla la creación de una unidad organizativa denominada: Dirección Central de Sistemas, que tendrá a su cargo el desarrollo e implementación de un sistema administrativo automatizado e integrado, bajo la plataforma informatizada más adecuada a las necesidades de las operaciones municipales. El sistema estará caracterizado por la integración e interconexión con instituciones del entorno, que generen información útil a la Alcaldía. Conclusiones. El estudio realizado en la Alcaldía del Municipio Maracaibo, con la finalidad de explorar los avances de modernización en los sistemas de información que en ella funcionan, permite 11
llegar a las siguientes conclusiones: 1 La Alcaldía de Maracaibo es un campo propicio para el desarrollo de sistemas de información integrados que permitan canalizar de manera eficiente el cúmulo de información que en ella se recibe, genera, procesa y circula. 2 Los esfuerzos realizados a través de la incorporación de equipos y programas, no han sido efectivos para atender el proceso de modernización que se cumplen en el gobierno municipal. 3 La modernización de los sistemas de información está relacionada solo con la adquisición de equipos de computación, sin considerar otros condicionantes tales como; planificación, calidad de la información, personal calificado, selección de tecnologías adecuadas. 4 Los sistemas de información existentes no han incursionado en la globalización de la información, debido a que no están conectados a otras redes y sistemas locales, nacionales e internacionales para intercambiar y acceder a información especializada y relevante para la gestión municipal. Bibliografía. Andreu, Rafael, Joan, Ricard y Vobr, Joseph (1996). Estrategias y Sistemas de Información. 2 ed. Mc Graw-Hill. Madrid. Benbunan Raquel y Astorga Pablo (1993). Los Sistemas de Información en los Municipios. En Revista Gerencia Municipal. Caracas Venezuela. Ediciones IESA. Blanco Carlos(1997) El proceso de descentralización en Venezuela. Documento del Banco Interamericano de desarrollo. New York. USA. Castell Manuel (1999). La Era de la Información. Fin de Milenio. Siglo Veintiuno Editores. Volumen II. Madrid España. Castell Manuel (1999). La Era de la Información. Sociedad Red. Siglo Veintiuno Editores. Volumen I. Madrid España. --------- (1998). Hacia un Estado Red?. Globalización Económica e Instituciones Públicas en la Era de la Información. Seminario Sociedad y Reforma del Estado. Brasil. (Ponencia) Córdova Edgar (1999). Modernización de la infraestructura de servicios a la economía por parte de las gobernaciones en Venezuela. El caso del Estado Zulia. En Revista Venezolana de Gerencia. Año 4.Nª 7. Maracaibo Venezuela. Cornella, Alfons (1994). Los Recursos de información. Ventajas competitivas de la Empresas. Mc Graw-Hill. Madrid. Cromin Blaise (1985). Gestión de la Información: Análisis de un concepto. En Revista Economía. Documento Síntesis de la Capacidad de Gestión de las Gobernaciones de Estado (1984). Mimeografiado. Caracas Druker, Peter (1989). Las Nuevas Realidades. Tr, Jorge Cárdenas. Bogotá Colombia. Green, Nancy (1998). La industria de la Información. Universidad Autónoma de México. Mimeografiado. México. Marchand A. (1993). Gerencia de Información. (Mimeografiado). Ochoa Haydeé (1997). Emergencia del Paradigma de la Gerencia Pública. En anales 3 del II Congreso Interamericano del CLAD sobre reforma del Estado y de la Administración Pública. --------- (1999). Elementos teóricos para el estudio de la modernización administrativa de las gobernaciones en Venezuela. En Revista venezolana de ciencias sociales. Vol.3. Nª 1. Maracaibo Venezuela. 12
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