INFORME DEL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE LABORA EN LAS FACULTADES DE CIENCIAS, MECANICA, INFORMATICA Y ELECTRONICA, SALUD PÚBLICA Y CIENCIAS PECUARIAS, JULIO 2008. INTRODUCCION La formación de profesionales que el siglo XXI demanda, debe estar enmarcada bajo la concepción del nuevo orden mundial, situación que obliga a la ESPOCH a guiarse por conceptos de calidad, entendida como transformación cualitativa propia de su actividad, en consecuencia debe identificar y representar los valores agregados de la razón de ser de nuestra institución. Una propuesta innovadora, es la de considerar a la calidad no como consolidación de lo establecido o como conservación de los logros obtenidos, sino como cambio, transformación, mejora continua, cualitativa y cuantitativa, esta visión permitirá a su vez reconocer las potencialidades críticas, creativas y propositivas de todos quienes constituimos la comunidad Politécnica. Realidad actual, una vez que el Consejo Politécnico en sesión de los días martes26 y miércoles 27 de junio del 2008, aprobó el Manual de Evaluación del Desempeño del Servidor Administrativo y la posterior designación del Coordinador de Evaluación del Desempeño del Sector Administrativo por el máximo organismo, mediante Resolución No 237.CP.2008 de mayo 13 2008, se dió inicio de manera formal y legal al proceso de evaluación, para cuyo efecto se procedió a la definición de los indicadores a utilizarse, formulación de los instrumentos a emplearse, reuniones con el personal de evaluados a efectos de poner en su conocimiento en contenido del Manual de Evaluación del Desempeño, poniendo énfasis en la base legal, objeto, ámbito de aplicación, objetivos: general y específicos, procedimientos a emplearse, escala de valoración, efectos de la evaluación del desempeño, etc. 1
La puesta en práctica de este proceso ha permitido iniciar una campaña tendiente a crear una cultura de evaluación, ausente en la entidad, basada en el conocimiento del contenido e intencionalidad que se persigue con su aplicación, únicamente esta decidida acción, permitirá acabar con la actitud de desconfianza actual, que pervive como mecanismo de defensa en el personal evaluado frente a la incertidumbre, desconfianza de recibir una valoración técnica, justa y equitativa por parte de su jefe inmediato, consecuencias inciertas por los resultados obtenidos, etc. superado en gran parte los factores anotados, optimistamente apreciamos que existe un ambiente de confianza y sobre todo de certidumbre producto de una eficaz campaña de socialización y comunicación, respaldados con los resultados obtenidos por el personal evaluado en las distintas facultades. Concientes de que este es un proceso continuo y permanente, existe la determinación de continuar con firmeza y decisión con las actividades programadas, mismas que serán innovadas cuando su aplicación práctica así lo determine y aconseje, puesto que, nada es permanente en la vida, excepto el cambio, estamos convencidos de que la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, debe imprimir en todos sus haceres su sello de calidad, actuando cotidianamente como un ente sistémico a lo interno y con una relación dinámica con el medio externo, eficaz manera de rendir cuentas a la sociedad de manera ética y cabal. PROCEDIMIENTOS. Para el diseño y posterior aplicación de la evaluación del desempeño se utilizó el modelo basado en la información que se encontró en: documentos, reglamentos, normativos, noticias, etc., es así como se extractó lo más sustancial de los diferentes criterios y razonamientos emitidos por autoridades, jefes inmediatos, personal involucrado etc. Una vez procesada esta información y con el conocimiento de la realidad institucional se procedió a diseñar los instrumentos a ser aplicados, tomando como base que la ESPOCH, en tanto centro de educación superior tiene como sus principales autoridades, jefes inmediatos, a profesionales 2
de las diferentes áreas del conocimiento, tales como ingenieros agrónomos, zootecnistas, de industrias pecuarias, mecánicos, doctores en ciencias, etc. que no necesariamente tienen la obligación formal de poseer los conocimientos teóricos que el desempeño de su nivel jerárquico exige en este campo, en esa virtud y tomando como referencia lo anotado se seleccionaron los factores a evaluar y los indicadores fueron formulados de manera clara, directa, sencilla, fácil de ser comprendidos por los intervinientes en este proceso, procurando que estos no se aparten de lo que expresamente se desea evaluar, pues su coherencia y eficacia es vital para el éxito del proceso. A manera de síntesis, señalaremos que se observaron las siguientes recomendaciones metodológicas: Identificar las preguntas pertinentes, determinar la escala de valoración, diseñar el formato del instrumento, realizar una prueba de aplicación piloto del instrumento para en última instancia concretar el diseño definitivo. En tanto que para la construcción del instrumento se siguieron las siguientes recomendaciones, claridad y concreción en las preguntas, que faciliten la tabulación, el tipo de escala de valoración elegida esta directamente relacionada con la naturaleza de la pregunta. RESULTADOS Este proceso metodológico empleado para recoger información fue participativo, caracterizado por una buena y directa comunicación, situación que permitió vencer la presencia de una resistencia natural al cambio y transformarla en una actitud positiva y de colaboración indispensables para el mejoramiento institucional, de similar manera se aplicó la técnica de la entrevista a los jefes inmediatos quienes actúan en calidad de evaluadores y cuyo fin fue presentar conceptos utilizados y aclarar ciertas incógnitas que a su juicio merecían ser precisadas. Constituyendo los resultados el componente más importante del informe, para alcanzar una eficaz 3
y transparente comunicación su presentación se la realizó a través de tablas, cuadros y gráficos. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN A través de los resultados obtenidos y la valoración alcanzada se pudo identificar los aspectos más sobresalientes en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de cada uno de los evaluados, así como los factores en los cuales su valoración puede ser mejorada, situación ésta que a su vez nos permitió plantear recomendaciones concretas sobre acciones prioritarias que permitan introducir los ajustes y correctivos pertinentes. VALORACIÓN Y PONDERACION. Esta actividad se la realizó luego de la aplicación de la técnica e instrumento utilizado y nos permitió evaluar los resultados con mayor precisión y objetividad a efectos de establecer los logros alcanzados, así como las perspectivas de mejoramiento en cada uno de los factores analizados. CONCLUSIONES. Estas emergieron del análisis valorativo realizado y se las formuló con la mayor objetividad posible, fruto del conocimiento del sector evaluado y de las técnicas que la ciencia aconseja en este campo, estas conclusiones sirvieron para la formulación de la propuesta de mejoramiento en la búsqueda de alcanzar la calidad en el cumplimiento de las actividades por el sector administrativos 4
FACULTAD DE CIENCIAS Para aplicar la evaluación a su personal administrativo, se reunió al mismo y se socializó el contenido de las disposiciones constantes en el Reglamento de Evaluación del Desempeño, asignando un especial énfasis en: la base legal, ámbito de acción, escala de valoración, efectos de su aplicación, etc. A continuación se realizó la entrevista con los (señores: Decano, Vicedecano, Directores de Escuela, Jefe de Laboratorio), quienes en su calidad de Jefes Inmediatos eran los encargados de valorar al personal que trabaja bajo su dependencia, vale dejar constancia de la apertura y colaboración decidida tanto de los evaluados como de los evaluadores, situación que permitió aplicar de manera efectiva y eficaz el presente proceso. PROCEDIMIENTO. Con el conocimiento previo de que la autoevaluación considera a la institución como un ente sistémico, cuyas funciones sustantivas interactúan sinergicamente entre si y entre ellas incuestionablemente se encuentra la función Gestión Administrativa, Ámbito 2, Administración y Gestión y particularmente el indicador 1.2.2.21 que hace referencia sobre la existencia y aplicación de procedimientos para la Evaluación del Desempeño del Personal Administrativo, conscientes de esta realidad y de la necesidad de la aplicación de este proceso, se utilizó la técnica de la Entrevista con el personal directivo para cuyo efecto se les entregó un instrumento diseñado previamente; como se mencionó se contó con la predisposición y apoyo total de los intervinientes motivo por el cual los resultados se obtuvieron de manera ágil y oportuna, observando la compresión y el aplomo por parte de los evaluadores al momento de calificar los factores de: oportunidad, cantidad, calidad y conocimientos del personal evaluado. 5
RESULTADOS. Los resultados obtenidos responden de manera fehaciente a la valoración consignada para cada uno de los evaluados, en esa virtud hemos de recalcar que de acuerdo a la escala de valoración aplicada, 12 casos se encuentran entre 90 y 100% que corresponde a la valoración cualitativa de excelente, 8 casos se encuentra entre 80-89.99, que tiene una valoración equivalente a muy bueno y 3 casos se ubican en la escala de 70-79.99, si buscamos la media aritmética del personal evaluado (23 casos) obtenemos el porcentaje equivalente al 90.35 % que de acuerdo a la Guía de Autoevaluación con Fines de Acreditación del CONEA y a su cuadro 5, estos valores reflejan una fortaleza institucional que se encuentran explicitados en los siguientes: cuadro, tabla y gráfico: RESULTADOS DE LA VALORACIÓN CUANTITATIVA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS. EVALUACION CUANTITATIVA EVALUACION CUALITATIVA PRIMARIA PONDERADA RESULTADOS A. muy buena: Objetivo logrado (solución o resultados excelente que puede servir como modelo). 76-100 90.35 FORTALEZA 6
TABLA. ESCALAS No EVALUADOS PORCENTAJE 60-69,99 0 0 70-79,99 3 13 80-89,99 8 35 90-100 12 52 TOTAL 23 100 REPRESENTACION GRAFICA. Analisis de la Evaluación aplicada al personal administrativo de la Facultad de Ciencias 0% 13% 52% 35% 60-69,99 70-79,99 80-89,99 90-100 Interpretación. De acuerdo a la información obtenida en el gráfico se puede colegir que de los 23 empleados avaluados, 12 se encuentran en la escala entre 90 y 100 puntos lo que significa un porcentaje equivalente al 52 %, 8 se encuentran en el rango 80 89.99, equivalente al 35%, 3 casos se encuentran en el rango 70-79,99, que corresponden al 13%, si calculamos el porcentaje de la media aritmética obtenemos 90.35%, lo 7
que sin lugar a dudas representa una fortaleza para la facultad, que expresa idoneidad, conocimientos y calidad, etc. en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades cotidianas por parte del sector administrativo, factor coadyuvante para una rendición de cuentas ética a la sociedad. FACULTAD DE MECANICA. Si consideramos que la evaluación del desempeño al personal administrativo que se realiza en una facultad es parte constitutiva del proceso en general institucional, sin duda alguna que para esta se aplicaron los mismos procedimientos y estrategias que fueron utilizados en la Facultad de Ciencias, sin embargo merece ser resaltada la actitud y predisposición favorable demostrada por todo el personal directivo, jefes inmediatos, evaluados situación que permitió alcanzar el éxito trazado, es indispensable señalar que los resultados obtenidos responden de manera inequívoca a la valoración consignada por cada uno de los evaluadores intervinientes. RESULTADOS DE LA VALORACIÓN CUANTITATIVA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE MECANICA. EVALUACION CUANTITATIVA EVALUACION CUALITATIVA PRIMARIA PONDERADA RESULTADOS A. muy buena: Objetivo logrado (solución o resultados excelente que puede servir como modelo). 76-100 88.48 FORTALEZA 8
TABLA ESCALAS No EVALUADOS PORCENTAJE 60-69,99 0 0 70-79,99 4 16 80-89,99 9 36 90-100 12 48 TOTAL 25 100 REPRESENTACION GRAFICA. resultados de la Evaluación aplicada al personal administrativo 0% 16% 48% 36% 60-69,99 70-79,99 80-89,99 90-100 Interpretación. De conformidad a los resultados graficados, se infiere que de los 25 servidores administrativos evaluados, ningún caso se encuentra en el rango comprendido entre 60 69.99; cuatro casos se encuentran entre el 70-79.99 equivalente al 16% 9
que corresponde al nivel de satisfactorio; nueve pertenecen al rango 80 89.99; equivalente al 36% (muy bueno), en tanto que doce casos, encontramos entre el 90 100 que representa el 48%, si obtenemos la media aritmética de los 25 casos objeto de la evaluación, este representa el 88.48%, porcentaje que incuestionablemente constituye una fortaleza para la Facultad de Mecánica, valoración que refleja calidad en el servicio y atención tanto a los clientes internos como externos que cotidianamente concurren hacia sus dependencias, coadyuvando de manera efectiva al cumplimiento de la misión institucional, consecuentemente a fortalecer su imagen y causar un impacto positivo sobre el cumplimiento y la calidad de servicios educacionales que entrega a la sociedad. FACULTAD DE SALUD PÚBLICA Si consideramos que la evaluación del desempeño al personal administrativo que se realiza en una facultad es parte constitutiva del proceso en general institucional, sin duda alguna que para el presente caso, se aplicaron los mismos procedimientos y estrategias que fueron utilizados en la Facultad de Ciencias, sin embargo merece ser resaltada la actitud y predisposición favorable demostrada por todo el personal directivo, jefes inmediatos, evaluados situación que permitió alcanzar el éxito trazado, es indispensable señalar que los resultados obtenidos responden de manera inequívoca a la valoración consignada por cada uno de los evaluadores intervinientes. RESULTADOS DE LA VALORACIÓN CUANTITATIVA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE SALUD PUBLICA. EVALUACION CUANTITATIVA EVALUACION CUALITATIVA PRIMARIA PONDERADA RESULTADOS A. muy buena: Objetivo logrado (solución o resultados excelente que puede servir como modelo). 88.33 76-100 FORTALEZA 10
TABLA ESCALAS No EVALUADOS PORCENTAJE 60-69,99 0 0 70-79,99 0 0 80-89,99 6 33 90-100 12 67 TOTAL 18 100 REPRESENTACION GRAFICA. RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 0% 67% 33% 60-69,99 70-79,99 80-89,99 90-100 Interpretación. Los resultados que constan en el gráfico nos indica que no existe ningún caso en los rangos comprendidos entre el 60 69.99 y 70 79.99, seis casos que representa el 33% del personal evaluado corresponden al rango 80 89.99, equivalente a muy bueno, en tanto doce corresponden al rango 90 100 que tiene una valoración cualitativa de sobresaliente, de su lectura se colige que los resultados obtenidos demuestran la atención que se imprime en este sector a los 11
usuarios internos y externos mismas que demuestran: capacidad, conocimientos, oportunidad, profesionalidad y una clara comprensión que esta actitud frente al trabajo constituye la mayor garantía de estabilidad y progreso sea en el ámbito personal sea a nivel institucional, situación que definitivamente permite afianzar el cumplimiento de la misión y preservar la buena imagen y prestigio alcanzados por la facultad y consecuentemente por la ESPOCH. FACULTAD DE INFORMATICA Y ELECTRONICA Si consideramos que la evaluación del desempeño al personal administrativo que se realiza en una facultad es parte constitutiva del proceso en general institucional, sin duda alguna que para el presente caso, se aplicaron los mismos procedimientos y estrategias que fueron utilizados en la Facultad de Ciencias, sin embargo merece ser resaltada la actitud y predisposición favorable demostrada por todo el personal directivo, jefes inmediatos, evaluados situación que permitió alcanzar el éxito trazado, es indispensable señalar que los resultados obtenidos responden de manera inequívoca a la valoración consignada por cada uno de los evaluadores intervinientes. RESULTADOS DE LA VALORACIÓN CUANTITATIVA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE INFORMATICA Y ELECTRONICA. EVALUACION CUANTITATIVA EVALUACION CUALITATIVA PRIMARIA PONDERADA RESULTADOS A. muy buena: Objetivo logrado (solución o resultados excelente que puede servir como modelo). 76-100 89.89 % FORTALEZA 12
TABLA ESCALAS No EVALUADOS PORCENTAJE 60-69,99 0 0 70-79,99 0 0 80-89,99 10 53 90-100 9 47 TOTAL 19 100 REPRESENTACION GRAFICA. Resultados de la Evaluacion aplicada al personal administrativo 0% 47% 53% 60-69,99 70-79,99 80-89,99 90-100 Interpretación. La representación grafica que se analiza nos comunica que de los 19 casos objeto de estudio, no encontramos ninguno de ellos en los rangos comprendidos entre el 60 69.99 y 70 79.99; diez de ellos que representan al 53% se ubican en el rango 13
del 80 89.99, equivalente a muy bueno, en tanto que lo restante nueve casos representan al 47% ; estos singulares resultados por si solos constituyen una fortaleza para la facultad, denotan además la existencia de un ambiente laboral fraterno, condición que permite brindar una atención ágil, directa, profesional, competente con una clara concepción de una alto sentido de pertenencia para con la facultad y consecuentemente con la institución FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS Si consideramos que la evaluación del desempeño al personal administrativo que se realiza en una facultad es parte constitutiva del proceso en general institucional, sin duda alguna que para el presente caso, se aplicaron los mismos procedimientos y estrategias que fueron utilizados en la Facultad de Ciencias, sin embargo merece ser resaltada la actitud y predisposición favorable demostrada por todo el personal directivo, jefes inmediatos, evaluados situación que permitió alcanzar el éxito trazado, es indispensable señalar que los resultados obtenidos responden de manera inequívoca a la valoración consignada por cada uno de los evaluadores intervinientes. RESULTADOS DE LA VALORACIÓN CUANTITATIVA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS. EVALUACION CUANTITATIVA EVALUACION CUALITATIVA PRIMARIA PONDERADA RESULTADOS A. muy buena: Objetivo logrado (solución o resultados excelente que puede servir como modelo). 76-100 82 % FORTALEZA 14
ESCALAS TABLA No EVALUADOS PORCENTAJE 50-59,99 2 7 60-69,99 2 7 70-79,99 4 13 80-89,99 14 47 90-100 8 27 TOTAL 30 100 REPRESENTACION GRAFICA. RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO APLICADA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 27% 7% 7% 13% 50-59,99 60-69,99 70-79,99 80-89,99 90-100 46% Interpretación. A diferencia de los resultados obtenidos en las otras facultades, en esta encontramos la presencia de dos casos en el rango 50-59.99, y dos entre el 60-69.99 que cada uno de ellos tienen una representación porcentual del 7%, de 15
manera similar nos indica que cuatro casos se ubican en el rango comprendido entre el 70-79.99, equivalente a satisfactorio; catorce se encuentran entre el 80-89.99 cuya valoración cualitativa corresponde a muy buena y finalmente ocho se ubican en el rango 90-100 equivalente a sobresaliente; si bien es cierto que el porcentaje ponderado corresponde al 82% que incuestionablemente representa una fortaleza para la facultad, también refleja la necesidad impostergable de implementar ajustes indispensables con la finalidad de provocar encuentros, mejorar el ambiente laboral y consecuentemente elevar el nivel de rendimiento bajo la concepción y comprensión que el éxito de la facultada, es el éxito de todos, motivo por el cual merecerá una especial atención por parte nuestra tendiente a conformar un equipo de trabajo que sea incluyente y a su vez permita imprimir un sello de calidad en todas las actividades que esta facultad realice en el cumplimiento de su misión. 16
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE LA ESPOCH. PLAN DE ACCIÓN, 2008 OBJETIVO GENERAL :Cumplir, estimular y fortalecer la cultura de evaluación en el sector administrativo. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA CAUSAS QUE LO ORIGINAN OBJETIVOS A ALCANZAR ACCIONES DE MEJORA BENEFICIOS ESPERADOS TIEMPOS INICIO FINAL PRESUPUESTO RESPONSABLE RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO La arraigada actitud de trabajar de manera individualizada. Promover la cultura de trabajo en equipo. Iniciar una campaña de socialización sostenida con la finalidad de desterrar la acción individual y por el contrario privilegiar el trabajo en equipo. Lograr que la comunidad politécnica actué de manera sinérgica entre las diferentes unidades académicas, administrativas y de apoyo. La no aplicación de la evaluación del desempeño en el pasado ha generado una serie de incertidumbres frente a la situación actual, una vez que se dio inicio formal ilegal a este proceso. La actitud reiterativa de los jefes inmediatos de obtener los resultados sin considerar los mecanismos más apropiados. Buscar que los jefes inmediatos impriman en su accionar una actitud innovadora tendiente a implantar esta modalidad de concebir y actuar en función del todo, en detrimento de la acción individualizada Concienciar en todo el personal administrativo que la evaluación del desempeño debe concebirse como un proceso de mejoramiento continuo y que constituye fuente de garantía y efectividad en todas los haceres. Alcanzar un clima organizacional fraterno, convocante, solidario que asegure la obtención de los niveles de calidad de los usuarios internos y externos lo demanda. NOVIEMBRE 2008, DICIEMBRE 2009, 15.000 dólares para todas las actividades programadas. Coordinador de Evaluación del Desempeño del Sector Administrativo. Director de Desarrollo Humano. La falta de concebir a la institución desde una concepción sistémica en donde interactúen armónicamente sus elementos. Despertar la concepción real y objetiva que la Politécnica de Chimborazo somos todos y que el éxito o el fracaso también es de todos. Promover encuentros formales e informales entre los colaboradores a efectos de fraternizar actividades en procura de generar un ambiente amistoso y colaboracionista. Imprimir en el cumplimiento de nuestras actividades el sello de calidad y el sentido de pertinencia en todos los actos y acciones que la institución demande. 17
CONCLUSIONES La aplicación de la presente evaluación ha permitido superar el miedo, recelo, resistencia natural frente a lo desconocido, mas aún cuando se trata de una situación tan trascendente como es la evaluación de las funciones y responsabilidades que el empleado cumple y la incógnita de saber como las valora su Jefe inmediato y las consecuencias que se derivan de los resultados obtenidos. La experiencia vivida en la presente evaluación y los resultados alcanzados sin duda alguna que abonan en la creación de una cultura de evaluación al interior de la ESPOCH, tan necesaria e importante para una ética y cabal rendición de cuentas a la sociedad de las actividades que cumple la ESPOCH. Se espera a corto plazo una reacción positiva de los evaluados, los unos por mantener los porcentajes alcanzados y los otros por superar a los mismos, creándose de esta manera una sana competencia entre los involucrados, de cuyos resultados la única ganadora será la Institución y lo que es fundamental la sociedad en su conjunto. 18
Es indispensable que las partes, esto es, la ESPOCH y los evaluados cumplan con las disposiciones constantes en el Reglamento de Evaluación del Desempeño del Servidor Administrativo de la ESPOCH, observancia que sin duda alguna permitirá incrementar la confianza y credibilidad por parte de los involucrados. Por la atención que dispensen al presente anticipo mi agradecimiento. Atentamente. Ing. Manuel Velasteguí A. COORDINADOR DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL SECTOR ADMINISTRATIVO. 19