UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS ENSAYO ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS Marina González Flores de Guevara Carné: 1328-05-8735 Jutiapa, junio de 2012.
1 INTRODUCCION El presente ensayo constituye un documento de soporte que muestra la relevancia de la realización de un Presupuesto de los Recursos Humanos en una organización, el cual proyecta el monto económico con que cuenta la misma para soportar la inversión en el capital humano, tomando muy en consideración la importancia de la intervención del hombre en la transformación de la materia prima, las tendencias modernas, las necesidades de rotación de personal, comisiones, desarrollo del plan anual de capacitación, prestaciones al personal que se retira, bonificaciones, incentivos y otras necesidades afines a la administración del Recurso Humano de las mismas y al cumplimiento de las Leyes laborales vigentes en el país. Para la realización de un Presupuesto de Recursos Humanos, el analista o profesional de Recursos Humanos deberá tomar muy en cuenta los antecedentes de la organización, ventas realizadas, crecimiento, visión, tamaño y entorno bajo el cual se desempeña la misma. Desde tiempos remotos se ha considerado que el capital humano es de vital importancia en las organizaciones, su intervención transforma de manera extraordinaria la materia prima, garantizando la calidad de los productos y servicios que las mismas ofrecen a sus clientes y por lo tanto merece contemplarse dentro de los planes que se proyectan, ya que a la fecha no es posible sustituirlo a pesar de la avanzada tecnología con que se cuenta, y tomando en consideración la actividad a que se dedica la empresa, los factores internos y externos que le afectan, el tamaño de la misma y otras características específicas. Finalmente, concluye el presente trabajo describiendo la importancia que enmarca el análisis del presupuesto de Recursos Humanos, el cual permite proyectar los fondos económicos con que debe contar el Administrador de Recursos Humanos en un determinado ejercicio fiscal, los cuales deben justificarse al momento de su proyección, tomando muy en cuenta las necesidades de personal durante el período proyectado.
2 CONTENIDO ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS El Presupuesto de Recursos Humanos es una proyección económica integrada que será utilizada para cancelar sueldos, salarios, honorarios, bonificaciones, comisiones, prestaciones, capacitaciones y otras actividades relacionadas específicamente con el capital humano con que cuenta la organización, alineando las proyecciones de la misma con el capital humano con que se cuenta. Tal y como lo manifiesta Marher (2005), Los presupuestos de Recursos Humanos son instrumentos indispensables de la planificación que sirven de base para asignar más racionalmente los Recursos Humanos con que cuenta la organización, es el elemento fundamental de la planificación comparando las necesidades y demandas de mano de obra por un lado y de Recursos Humanos disponibles por el otro. (P.12) La función del administrador de Recursos Humanos es alinear el Presupuesto del Departamento de Recursos Humanos con las metas estratégicas globales de la organización, especialmente cuando no lo elabora sino más bien lo recibe, con el objetivo de conseguir lo que se pretende alcanzar, generalmente los Presupuestos se elaboran tomando en consideración los antecedentes, las ventas realizadas, proyecciones y otros factores que influyen en el mismo. Según Charles T. Horgren, (2007), La realización de un Plan estratégico ofrece tres beneficios a las organizaciones siendo: 1) La elaboración Presupuestos fuerza a los administradores a pensar hacia adelante (anticiparse y prepararse para las condiciones cambiantes), 2) las metas presupuestadas y el desempeño son por lo general una mejor base para juzgar los resultados reales que el desempeño anterior. Los cambios en las condiciones económicas, en la tecnología, en la competencia, el personal y en otros rubros tambien limitan la utilización de las comparaciones en el pasado. 3)
3 Comunicación y coordinación. Los presupuestos les dicen a los empleados lo que se espera de ellos (T., 2007) Básicamente los presupuestos ayudan a los administradores a coordinar objetivos, les indican qué deben hacer, hacia dónde se dirigen, el Presupuesto para el Departamento de Recursos Humanos es parte fundamental integrado en la Planeación Estratégica, el cual fuerza al personal a cumplir con sus objetivos, comunicando de arriba hacia abajo, aclarando las metas y objetivos de la organización en forma general involucrando al recurso humano en forma de cascada, de hecho muchas empresas han fracasado debido a que sus ejecutivos no planearon, no vigilaron ni ajustaron los presupuestos a los entornos cambiantes del mercado de su clase. Para Horngren (2007) Los negocios usan diferentes tipos de presupuestos. El presupuesto más orientado al futuro es el plan estratégico, que establece las metas y objetivos generales de la organización. No obstante algunos analistas de negocios no clasifican el plan estratégico como un presupuesto real, ya que no se ocupa de un período específico y no produce estados financieros pronosticados. En cualquier caso, el plan estratégico conduce a la planeación de largo plazo, que produce los estados financieros pronosticados para períodos de cinco a diez años (P.70) Las decisiones tomadas durante la elaboración de la planeación estratégica especialmente en la parte que se refiere a los recursos con que se contará, se basan en el presupuesto maestro, el cual resulta ser el anterior presupuesto con el que la organización se ha venido desenvolviendo tomando muy en consideración la visión de la organización, el crecimiento que se pretenda tener, modificación de la línea de productos, introducción de productos nuevos al mercado y en fin toda mejora que se pretenda implementar en términos generales. Según Becker (2006) Los indicadores de la administración de Recursos Humanos representan la visión de los resultados a corto plazo en términos de progreso hacia los objetivos a corto y largo plazo. (P.278)
4 Como parte de la administración de Recursos Humanos es vital la medición de sus actividades, con el propósito de valorar e identificar el porcentaje de rendimiento que se haya tenido en un período determinado, así como la identificación de las mejoras en sus respectivos planes los cuales serán parte de las modificaciones del plan en el siguiente período. Los indicadores son respuesta a interrogantes que surgen en los colaboradores, la opinión que se forman la cual se manifiesta en indicadores como atención y servicio al cliente interno y externo, rotación de personal, en la reducción de inasistencias, permisos, ausencias injustificadas, negligencia, desmotivaciones y otros que afectan el rendimiento del capital humano en la organización en función de las inversiones en personal utilizando como estrategia a través de la cultura, la mentalidad, las capacidades y los comportamientos creados a raíz de las acciones del Departamento de Recursos Humanos. Tal como lo manifiesta Charles T. (2007), Los profesionales de Recursos Humanos se enfrentan cada vez más a retos porque su papel cobra cada vez más una perspectiva más estratégica en la organización, a tal grado que se han convertido en asesores de muchas empresas. El resultado es una nueva visión directiva de la arquitectura de Recursos Humanos (suma de la función de RRHH, un sistema más amplio y las resultantes conductas de los trabajadores) como activo estratégico además de medidor de su contribución en la actividad empresarial. A lo largo de la última década, se han recopilado datos de calidad asociando datos con el rendimiento de los trabajadores, la productividad, el mercado bursátil e indicadores contables de actividad empresarial. El mundo moderno y globalizado muestra exigencias que permiten que los profesionales en Recursos Humanos funjan diferentes roles, no solo como administradores del talento humano de las organizaciones sino más bien como asesores, representantes al mismo tiempo que ejecutan datos de rendimiento de los trabajadores, la productividad, el mercado sirviendo en muchos casos como enlace entre la organización y otras empresas con el propósito de intercambiar acciones que beneficien a la misma.
5 Según (Moreno, 2006) Existen empresas que revisan su estrategia, solo cuando algún acontecimiento externo las pone de sobre aviso, o cuando circunstancias internas alarmantes se hacen evidentes. Estas empresas que son la mayoría, revisan su planeación estratégica únicamente bajo tales circunstancias. Hay otras empresas, que se apegan a un sistema anticipante de planeación y constantemente revisan, reanalizan y evalúan sus premisas, sus hipótesis y sus prioridades en materia de planeación de alto nivel. P. 44 La planeación estratégica es una herramienta que en los últimos tiempos ha logrado relevancia, debido al éxito que se ha obtenido por las empresas que lo elaboran, ejecutan y evalúan incluso se sostiene que muchas empresas que no planean fracasar fracasan pero nadie que planea fracasa lo cual garantiza que dependiendo de la disciplina con que se tome la planeación estratégica asi serán los beneficios a alcanzar. Según Moreno (2006), Para la obtención de la máxima eficiencia de control interno es necesaria su vigilancia periódica y metódica por parte de: Gerente General Contralor Comisarios o consejos de vigilancia Auditores Internos Auditores Externos Otros. Es común en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas por los ejecutivos de las organizaciones, generalmente en aquellas donde se siguen procedimientos monótonos y rutinarios, por lo cual resulta útil, práctico y conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo periódica y metódicamente para que el sistema de control interno no decaiga, pierda la eficiencia ni muchos menos quede obsoleto.
6 Según Martner (2005) Es fundamental la aplicación de principios en el manejo de personal: Establecimiento del proceso de trabajo que permita su encadenamiento o coordinación; éste es un sistema de operación. La sistematización de los diferentes trabajos permite mayor autonomía en los empleados y más tiempo libre de los ejecutivos para atender los casos de excepción, o sea aquellos que se salen de la rutina. En consecuencia, el jefe podrá atender a mayor número de empleados que cuando no se tiene un sistema de trabajo. Establecimiento de reglamentos e instructivos de labores. Es indispensable realizarlo para que cada puesto de la organización cuente con sus obligaciones y derechos, sus horas de trabajo, vacaciones y forma de obtenerlas, servicio médico, etc Mantener la unidad de mando en todos los ejecutivos para obtener así la colaboración voluntaria de sus subordinados (p.7) Como parte de las actividades el administrador de Recursos Humanos aplica los principios de control interno, con el propósito de que las organizaciones mantengan siempre un equilibrio en su accionar, realiza actividades de motivación, desarrollo y capacitación, asì como la implementación de jornadas médicas y otras actividades que permitan un acercamiento e identificación con el talento humano de la organización, captando así la atención y confianza y alcanzando los objetivos planeados. Tal como lo describe Jiambalvo (2007) El presupuesto maestro es un documento completo de planeación que incluye los presupuestos de ventas, producción, materiales, mano de obra, gastos de fabricación, gastos de ventas, gastos de administración y otros (P.290). Este tipo de presupuesto que describe el autor presente una base general que permitirá que en futuras ocasiones sea tomado en cuenta para hacer mejores propuestas, validar el que ya existe para que sea autorizado para otros ejercicios fiscales futuros y en fin con el propósito de tener una base y tomar
7 muy en cuenta los antecedentes bajo los cuales debe conducirse la organización. CONCLUSIÓN El Presupuesto de Recursos Humanos, es una herramienta valiosa que se convierte en aliado de la Alta Gerencia, propicia y asegura que la organización cuente con el capital humano adecuado y seleccionado estratégicamente en función de las necesidades y visión de la misma así como la colocación estratégica con el objetivo de alcanzar las metas establecidas, convirtiéndose en pilar fundamental de la misma y en virtud de que la intervención del hombre no se ha logrado a sustituir por ningún otro elemento a pesar de la avanzada tecnología con que cuentan. El departamento de Recursos Humanos es un aliado de la alta Gerencia, se convierte en muchos casos en asesor de la misma, con el propósito de servir de intermediario entre la organización y su equipo de colaboradores, por lo tanto es fundamental contar con su propio presupuesto, el cual le permite desarrollar sus actividades más allá de reclutar, seleccionar y contratar personal para la misma, generar acciones de acercamiento, motivación e incentivación que logren mantener el equilibrio entre las partes y por lo tanto alcanzar las metas planeadas por la organización.
8 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS (Brian E. Becker, Marck A. Iuselid, 2005). Cuadro de Mando de Recursos Humanos en la Empesa (Jiambalvo & Jiambalvo, 2007) Contabilidad Administrativa. (Martner, 2004) Planificación y Presupuesto por Programas. (Moreno, 2006) Fundamentos de Contabilidad Interna. (V., Sergio. Administración de Remuneraciones. 2006)