Página de 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD DE VIDA ELABORADO REVISADO APROBADO COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO INSTITUCIONAL Cargo: Servidor Público 6, 5, 4 Nombre: Carmen Fernández, Consuelo Castro, Paulo Suárez CALIDAD DE VIDA : Cargo: Servidor Público 2 Nombre: Rosario Zhingre COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS Cargo: Coordinador del Proceso Nombre: Patricio Calderón CALIDAD DE VIDA Cargo: Servidor Público 2 Nombre: Rosario Zhingre SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA: Responsable del Proceso Nombre: María Eugenia Vélez Velásquez Fecha: Firma: Fecha Firma: Fecha Firma:
Página de 2 CONTENIDO: 1. Objeto Establecer el Manual de Procedimientos para normar el funcionamiento de Calidad de Vida Laboral. 2. Alcance El alcance de este Manual esta orientado al personal responsable de Calidad de Vida Laboral 3. Definiciones Bioseguridad: Es el conjunto de medidas preventivas que tienen como objeto proteger la salud y seguridad personal de los profesionales de salud y pacientes frente a los diferentes riegos producidos por agentes biológicos, físicos, químicos y mecánicos. Anodoncia: es la falta o pérdida de uno o más dientes, la misma que puede ser congénita o adquirida. Diagnóstico médico: Se establece a partir de síntomas, signos y hallazgos de la exploración física y análisis de exámenes de laboratorio complementarios. Instrumentos médicos: Se refiere a todos aquellos instrumentos, utensilios y aparatos especiales que se utilizan en el área médica. Epicrisis: Es el resumen del historial del paciente. Esterilidad: Es la incapacidad para concebir. Ficha médica: Conjunto de formularios en los cuales se registran en forma detallada y ordenada todos los datos relativos a la salud del paciente. Fecundidad: Es la realización efectiva de la fertilidad, es decir, la reproducción biológica. Fármacos: Son los productos que se administran al paciente para mejorar su salud. Infertilidad: Es la imposibilidad de concebir un niño naturalmente. Prescripción médica: Indicación del médico para un tratamiento incluyendo tipo de medicamento, tiempo y frecuencia de su uso. Profilaxis: Es el conjunto de medidas que sirven para la prevención de algunas enfermedades y alteraciones de carácter buco dental.
Página de 3 Signos vitales: Son mediciones de las funciones básicas del organismo. 4. Marco Legal Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, Artículos 195 y 196 del Reglamento LOSCCA, Decreto Ejecutivo 3410, Texto Unificado de la Principal Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, Libro III de la Organización y Administración del Ministerio, publicado en el Registro Oficial No.5 de 22 de enero del 2003; Norma Técnica de Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos, Art. 17 del levantamiento de Procedimientos, publicada en el Registro Oficial No.251 de 17 de abril de 2006. 5. Responsabilidad y Autoridad La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la Subsecretaría Administrativa a través de la Unidad de Recursos Humanos - Desarrollo Institucional y Calidad de Vida Laboral. 6. Procedimiento La atención médica, ginecológica y odontológica se prestará a las servidoras y servidores del Ministerio de Finanzas, como también a los familiares de los mismos. ENFERMERIA: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por la Enfermera de Calidad de Vida Laboral. ACTIVIDAD DESCRIPCION Apertura de Ficha Médica Con la información recibida de la Unidad de Recursos Humanos, referente a los nuevos nombramientos y contratos de servicios ocasionales, la Enfermera de Calidad de Vida Laboral, procederá abrir la ficha médica en el formato emitido por el IESS con los siguientes datos: Apellidos, Nombres, Fecha de Nacimiento, Edad, Sexo, No. de Cédula, No.de Afiliación al IESS, Datos Familiares y Personales; y, actualizará el archivo de las fichas médicas Control insumos médicos Verificar diariamente que en cada uno de los consultorios exista el equipo básico e insumos médicos para atención de pacientes. Organiza equipo instrumental Prepara material instrumental médico luego esteriliza. Recepción solicitudes de consulta Recepta de los funcionarios y servidores la solicitud de consulta, identifica en el archivo las historias clínicas de los pacientes y pasa al Consultorio respectivo.
Página de 4 Servicio a pacientes Archivar historia clínica Retiro medicinas Entrega medicinas disponibles en Calidad de Vida Entrega medicinas previa verificación de fecha de caducidad y registro de recetas, administra inyecciones, sueros, realiza curaciones, control de signos vitales, cauterizaciones, control de glicemias, onda corta, aplicaciones de tratamientos especiales, etc., de acuerdo con el caso Una vez terminada la consulta médica se retira de cada consultorio y se archiva en forma alfabética la historia clínica con los nuevos registros. Los médicos entregan las recetas a la enfermera, quien adjunta la copia de cédula, registra y entrega al Servidor Público de Apoyo para retirar los medicamentos del Dispensario Central del IESS, entrega la dotación de medicamentos a la enfermera, quien se encarga de rotular la medicina con el nombre del funcionario e inicia la entrega a las 15h00 del mismo día hasta las 10h00 del día siguiente. El médico prescribe en el recetario interno con la respectiva firma y sello, el paciente presenta a la Enfermera quien revisa receta y verifica fecha de caducidad de las medicinas y entrega las mismas, o administra de ser el caso, luego registra y archiva la receta. Elaboración de Informes La Enfermera elabora informe anual para el INEC y mensual para el Dispensario Central del IEES en los respectivos formatos emitidos por cada una de las instituciones. Informe trimestral consolidando la información proporcionada por cada uno de los facultativos y entrega a la Unidad de Recursos Humanos. CONSULTA MEDICA. Será realizada de acuerdo a las necesidades de los pacientes, considerando Medicina General, Ginecológica y Odontológica. MEDICINA GENERAL: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por dos médicos de Calidad de Vida Laboral. Toma de signos vitales El médico a cada paciente toma signos vitales y registra en la historia clínica Valoración del Paciente El médico procede a realizar la valoración del paciente, si es primera vez o para ingreso a la institución, llena los datos en la Historia Clínica: antecedentes personales y pasado patológico, antecedentes sociales y familiares, antecedentes obstétricos, enfermedad actual, revisión de sistemas diagnóstico provisional. Remitir a un especialista Si el resultado es transferir al paciente a un especialista, el médico llena la hoja de Transferencia y/o Epicrisis en la misma que consta el diagnóstico provisional y exámenes de laboratorio, Rayos X en lo posible, con la que el paciente se dirige al Dispensario Central del IESS junto con la cédula de ciudadanía previo a tomar un turno para estudio, diagnóstico definitivo y tratamiento de especialidad, llamando al
Página de 5 1800437776. Ordenar exámenes de laboratorio clínico o Rayos X Administración de medicamentos Formular recetas El médico llena el formulario de los exámenes de laboratorio o radiológico con diagnóstico presuntivo y principales puntos aclararse para el IESS, y diagnóstico definitivo para el Seguro particular. El médico Controla y administra medicamentos y tratamientos, de acuerdo al diagnóstico médico. El médico debe extender recetas para la farmacia del Dispensario Central del IESS, particulares o del Seguro de Salud particular. Prescripción de reposo médico Si el paciente de acuerdo a la gravedad amerita reposo médico su facultativo debe registrar en el sistema, la fecha de reposo en días desde... y hasta... en un máximo de tres días; una vez firmado y registrado el certificado debe ser entregado al paciente, quien entregará en trabajo social, la responsable de trabajo social registra y envía el certificado a la Unidad de Recursos Humanos e informa vía mail al jefe inmediato del servidor. Si es para consultas de especialidad o exámenes clínicos, debe anotar en el sistema fecha del día y horas desde... hasta... con su respectivo diagnóstico. Programar cita para control De ser necesario el médico programa una nueva cita para control o revisión de exámenes indispensable para llevar un seguimiento de evolución de la enfermedad y tratamiento para determinar nuevas acciones. Control El médico colabora en programas medicina preventiva y ocupacional de seguridad e higiene, control sanitario de alimentos y agua potable conjuntamente con el Instituto Izquieta Pérez o Laboratorio Particular. GINECOLOGICA: : Las servidoras y familiares serán atendidos por el Médico Ginecólogo de Calidad de Vida Laboral. Diagnóstico Embarazo El médico ginecólogo realiza el diagnóstico y trata embarazos normales y patológicos, enfermedades de transmisión sexual, morbilidad ginecológica común, detección oportuna del cáncer cérvico-uterino y mamario, problemas de infertilidad, esterilidad, tratamiento de menopausia al personal femenino y familiares e interpreta resultados de laboratorio. El médico ginecólogo controla mensual el embarazo y direcciona a las casas de salud según decisión de la paciente para atención del parto; y, post parto.
Página de 6 Tratamientos El médico ginecólogo controla y administra medicamentos y tratamientos, de acuerdo al diagnóstico médico. Planificación Familiar El médico ginecólogo realiza actividades de regulación de la fecundidad. ODONTOLOGICA: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por el Médico Odontólogo de Calidad de Vida Laboral. Apertura ficha odontológica Diagnóstico Atención El médico odontólogo procede abrir la ficha odontológica, programa y organiza las actividades del servicio odontológico bioseguridad( lavado, desinfección y esterilización) El médico odontólogo realiza el levantamiento epidemiológico de caries dentales, gingivitis, peridontitis, mala oclusión, anodoncias, biopulpectomias, necropulpectomìas, abscesos alveolares, tumores benignos (papilomas), tumores malignos (calcinomas) El médico odontólogo realiza la atención clínico buco dentales e interpretación de resultados de laboratorio de rayos X. Tratamientos El médico odontólogo controla y administra medicamentos y tratamientos de: profilaxis, obturaciones simples y compuestas (resinas y almagamas) sellantes, exodoncias uniradiculares y multiradiculares, remoción de cálculos y tártaro dental, ajuste oclusal. Elabora informe sobre la adquisición de insumos y materiales Informes para el servicio odontológico y consolidado de informes mensuales para enviar al IESS PERMISOS MEDICOS: Serán remitidos a la Unidad de Recursos Humanos Ingreso de permisos en el Sistema El funcionario o funcionaria entrega a la responsable de Trabajo Social el certificado, quien revisa, registra en la hoja de control de certificados médicos y en el sistema, una vez registrado distribuye el total de certificados entre los médicos, los mismos revisan el certificado, registra en la historia clínica del servidor o servidora, firma, sella y entregan a Trabajo Social donde se registra y se envía a la Unidad de Recursos Humanos, además de comunicará vía mail al responsable de la Unidad en la que labora el servidor o servidora.
Página de 7 Permiso por enfermedad Los certificados médicos de reposo son de tres clases: 1) emitidos por médicos particulares o del Ministerio de Finanzas en días hasta 3. 2) de asistencia a consulta médica, tratamiento de especialidad, rehabilitación o realización de exámenes de laboratorio clínico. 3). si el permiso amerita por su gravedad reposo por más de tres días, debe ser presentado avalizado por el facultativo del Dispensario Central del IESS del cual somos anexo. Para el caso del Ministerio del Finazas el servidor público deberá presentar a su jefe inmediato el certificado médico conferido por el facultativo de la institución, quien lo sumillará, caso contrario no será considerado el mismo. Recepción de certificados emitidos por El servidor o servidora deberá entregar el certificado que cuente médicos particulares con la siguiente información: 1) Lugar y fecha de emisión; 2) Apellidos y Nombres completos del paciente; 3) Número de cédula; 4) Período de reposo, ya sea por consulta externa, urgencias, hospitalización, reposo prenatal y maternidad en número y letras consignando la fecha de inicio hasta el final del reposo; 5) Diagnóstico; 6) Nombre y Apellido, código, firma y sello del médico tratante (cuando se trata de permisos médicos por más de tres días, el certificado deberá estar avalizado por el facultativo del dispensario central del IESS) a la responsable de Trabajo Social quien registra en la hoja de control de certificados y en el sistema, imprime, distribuye a los médicos, cada uno deberá revisar el certificado, registrar en la historia clínica, firma, sella y devuelve a Trabajo Social para el registro y envío a la Unidad de Recursos Humanos, además de informar vía correo electrónico al responsable de la Unidad en la que labora el servidor o servidora. Recepción de certificados de rehabilitación La responsable de Trabajo Social recibe los certificados de rehabilitación, que deberán contener la siguiente información: 1) Lugar y fecha de emisión; 2) Apellidos y nombres completos del paciente; 3) Número de cédula; 4) Período de rehabilitación; 5) Diagnóstico; 6) Nombre y Apellido; 7) Código; 8) Firma y sello del médico tratante. La responsable de Trabajo Social registra en la hoja de control de certificados y en el sistema, imprime, distribuye a los médicos, cada uno deberá revisar el certificado, registrar en la historia clínica, firma, sella y devuelve a Trabajo Social para el registro y envío a la Unidad de Recursos Humanos
Página de 8 Recepción de certificados de asistencia a consulta médica o exámenes médicos La responsable de Trabajo Social recibe los certificados de asistencia a consulta médica o exámenes médicos deben indicar los Apellidos y Nombres del servidor o servidora, motivo y la hora: desde: hasta:, una vez que la responsable de Trabajo Social ha revisado los certificados y los ha recibido porque cumplen con los requisitos, ingresa al sistema, imprime y entrega a los médicos todos los días para la correspondiente firma, cada médico deberá entregar los certificados firmados para que la persona responsable registre y envíe a la Unidad de Recursos Humanos. Permisos por maternidad Permiso por paternidad Permiso por calamidad doméstica El representante de la funcionaria entrega el certificado médico expedido por el Hospital del IESS y en el caso de Clínicas Particulares validado por el facultativo del Dispensario Central del IESS, por excepción la validación la tramitará la Trabajadora Social, certificado que será entregado a la responsable de Trabajo Social para su registro y entrega del mismo al ginecólogo. El médico ginecólogo firma, registra en la historia clínica los certificados y entrega a la responsable de Trabajo Social el mismo día de la recepción. Una vez recibido por la responsable de Trabajo Social remitirá a la Unidad de Recursos Humanos posterior al registro El funcionario o servidor entrega el certificado médico y la copia de su cédula de ciudadanía a la responsable de Trabajo Social en Calidad de Vida del Ministerio de Finanzas. La responsable de Trabajo Social registra el mismo día de la recepción y procede al canje del certificado y realiza las visitas domiciliarias u hospitalarias y gestiones necesarias de acuerdo al caso, luego elabora el informe y entrega con el certificado al médico para la firma. La responsable de Trabajo Social recibe el certificado firmado y registra en el cuaderno de registros y envía a la Unidad de Recursos Humanos y al responsable de la Unidad en la que labora el servidor. La responsable de Trabajo Social recibe el certificado, quien solicita a la Unidad de Transportes un vehículo, llena el permiso oficial y realiza la visita en el hospital, clínica o domicilio del servidor o servidora. Elabora el informe de visita y entrega a uno de los médicos de Calidad de Vida del Ministerio junto con el certificado médico debidamente ingresado en el sistema, para la revisión, registro en la historia clínica y firma, el médico devuelve a la responsable de Trabajo Social para el registro y envío a la Unidad de Recursos Humanos el certificado junto con el informe.
Página de 9 TRABAJO SOCIAL: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por la Trabajadora Social de Calidad de Vida Laboral. Apertura de la ficha socio-económica Para la apertura de la ficha socio-económica la responsable de Trabajo Social realiza la entrevista en la que solicita los siguientes datos: identificación, composición familiar, situación económica, vivienda, situación familiar, conflictos y necesidades de la familia. La responsable de Trabajo Social analiza la situación y crea estrategias de intervención en casos necesarios; inicia procesos de intervención social, de acuerdo a la frecuencia que el caso amerite. Visitas Domiciliarias u hospitalarias 1. Recepción del requerimiento por medio de los facultativos o recepción del certificado médico, jefe del servidor, Unidad Recursos Humanos, o por información del servidor o servidora o su familiar. 2. Solicitud de vehículo. 3.Llena el correspondiente permiso en la Unidad de Recursos Humanos. 4.Traslado al hospital o domicilio del servidor o servidora. 5. Desarrollo de la visita en la que se confirmará el estado de salud del servidor-servidora, asesora sobre la forma como deben constar los certificados médicos, sobre los trámites en el IESS y gestiones internas para la justificación por medio del certificado médico. 6. Elaboración del informe. 7. Envío del informe a la Unidad de Recursos Humanos con las copias respectivas. 8. Archivo de la copia del informe en Trabajo Social. 1. Recepción del Certificado médico. 2. Revisión del mismo, en Validación de certificados médicos caso de que los datos estén incompletos o incorrectos se envía a cambiar y únicamente en los casos que el servidor o servidora no cuenta con un familiar que lo ayude, la Trabajadora Social realiza las gestiones para cambio de certificado. 3. Una vez que el certificado esta correcto, la Trabajadora Social recepta y se traslada al Dispensario Central del IESS con certificado médico original y copia; y, copia de cédula y papeleta de votación. 4. Dos días laborables después la Trabajadora Social retira el certificado del Dispensario Central. 5. La Trabajadora Social ingresa en el sistema y pasa a uno de los facultativos para la validación del mismo. SEGURO MEDICO DE LOS SERVIDORES DEL MF Recepción y Entrega de Reclamos de atenciones médicas y hospitalarias Recepción y Entrega de Cheques de reembolso La encargada del Seguro Médico recibe el reclamo, revisa que la documentación este completa, caso contrario solicita al asegurado la documentación que falta y luego remite a la Aseguradora para la respectiva liquidación La encargada del Seguro Médico recibe los cheques de las liquidaciones, por correo electrónico envía información sobre
Página de 10 Autorizaciones de descuento Elaboración y seguimiento de oficios Elaboración y seguimiento de guías de reclamos Autorizaciones de Cirugía Avalar solicitudes de beneficios Archivo de liquidaciones retiro de cheques, entrega el cheque, el asegurado firma y pone fecha de entrega del cheque. La encargada del Seguro Médico recibe de la empresa aseguradora la nota de cobranza y comunica por correo electrónico a los funcionarios y servidores que deben pagar el copago, si no se han comunicado, los ubica e informa el porqué del copago y recepta la firma de autorización del descuento, luego remite el cuadro elaborado de los descuentos a la Unidad Financiera Institucional, una vez realizado el descuento remite la información a la empresa Aseguradora La encargada del Seguro Médico elabora el documento de inclusiones o exclusiones con los datos enviados por la Unidad de Recursos Humanos y remite a la empresa aseguradora. La responsable de Seguros recibe los reclamos los días martes y jueves en los que constan los siguientes datos: nombres y apellidos del asegurado y paciente, el diagnóstico, valor del reclamo y elabora las guías y envía a la aseguradora. Una vez que el asegurado solicita información para una cirugía, solicitará la proforma de cirugía, la encargada del Seguro Médico escanea y remite vía correo electrónico al médico auditor de seguros, el original remite al broker de seguros, una vez autorizado, se le informa vía correo electrónico al asegurado. La encargada del Seguro Médico firma y pone el sello para avalar solicitud La encargada del Seguro Médico archiva las liquidaciones de los asegurados por mes y en orden alfabético NOTA: Cada año se debe solicitar insumos médicos para ser considerados en el PAC. 7. Anexos Se adjunta Matriz de Levantamiento de Procedimientos, en la que se levantó el Mapeo de las actividades que realizan Calidad de Vida Laboral.