Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 105 CAPITULO V PROPUESTA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL En el presente capítulo se hizo necesario efectuar un diagnóstico sobre la situación actual de la empresa, con el objetivo de identificar las deficiencias que en ella se encuentran y de esta forma realizar acciones encaminadas a un proceso de mejoras en la estructura organizativa de la misma. 5.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA a) PLANEACIÓN. La empresa no cuenta con un proceso de planificación formal o técnico; realiza sus actividades en forma empírica, basándose en experiencias, utilizando sus propias estrategias y tácticas. Esta etapa dentro de la empresa no se encuentra bien definida; debido a que: a) Carece de Misión, Visión y Objetivos establecidos; como consecuencia no cuenta con las acciones necesarias para lograrlos (Plan Estratégico) b) No cuenta con metas escritas que comprometan a la organización a optimizar los recursos, los procesos, la distribución de los productos y los márgenes de utilidad. c) No realiza planes anuales de operación.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 106 d) La proyección de ventas se basa en períodos pasados y para ello se requiere de un análisis del mes en el cual se han obtenido mayores ventas; utilizándolo como parámetro para fijar las metas empíricas de dicha empresa. b) ORGANIZACIÓN La empresa La Nueva Espiga no posee una estructura definida, es considerada Informal. Debido a que es una empresa familiar su accionar se realiza basándose en costumbres y experiencias. No cuentan con manuales administrativos: manual de descripción de puestos, de políticas, de procedimientos y de organización. Carece de un Organigrama que represente en forma gráfica y comprensible la estructura organizacional de la empresa, por lo que los niveles de mando y dependencias jerárquicas no se encuentran bien definidas; no hay claridad con respecto a quien depende de quien en la organización. Por otra parte, no existe una división del trabajo; se le indica al personal sus funciones dentro de la empresa pero no en forma específica, dando lugar a desempeñar roles que no se les a asignado.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 107 No existe departamentalización formal y las actividades de los distintos departamentos no se encuentran debidamente coordinadas. c) DIRECCIÓN. En la empresa La Nueva Espiga existe una unidad de mando plenamente identificada; la cual esta conformada por un solo superior, que es el Administrador Unico y es quien toma las decisiones de la empresa. mando. Por se una empresa familiar muchas veces existe la dualidad de Para el cumplimiento de actividades específicas se necesita delegar responsabilidad y autoridad completamente; pero dentro de la empresa no se da en su totalidad, ya que siempre el administrador es quien termina dirigiendo las operaciones. d) CONTROL. mencionan: Referente a los mecanismos de control dentro de la empresa se 1) Realizan control de la asistencia laboral diaria ( entrada y salida) del personal, ya que cada empleado se anota en un cuaderno de asistencia.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 108 2) Existe control sobre facturas pendientes de pago; pero de una forma no programada, ya que diariamente el Administrador es quien revisa las facturas y decide cuales se deben cancelar ese día. 3) Existe control en cuanto a la contabilidad debido a que se cuenta con el personal idóneo: contador, auxiliar y auditor externo; quienes llevan los registros contables con un retraso aproximado de treinta días, lo cual es lo normal. 4) No cuenta con mecanismos de control que permitan medir el desempeño de los empleados tanto en el área administrativa como en la operativa. 5) Existe control directo en cuanto a la obtención de información precisa de precios en el mercado. 6) Se cuenta con un mecánico interno, el cual verifica y controla diariamente el funcionamiento de las máquinas para la producción de los granos básicos. 7) No existe un control adecuado en la calidad de servicio al cliente, ya que muchas veces no se está pendiente si el cliente esta satisfecho con el pedido o existen devoluciones de producto. 8) A pesar de no poseer un control formal, se involucra cierta documentación para poder llevar un proceso de ventas. La documentación involucrada son los reportes de ventas de períodos anteriores.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 109 9) Se lleva un control del recorrido que emplean las impulsadoras en los diferentes supermercados que visitan diariamente. 10) Con relación a las compras, únicamente las realiza el Administrador Unico; y debido a la sobrecarga de funciones que este desempeña se dan casos en los que el área de producción ha quedado desprovista de materia prima, por ende el proceso de producción se ha visto interrumpido, provocando perdida de tiempo e incremento de costos. 11) Existe un control de mantenimiento preventivo a los camiones repartidores. 12) La empresa elabora rutas diarias de distribución de los camiones repartidores. e) POLITICAS. La empresa La Nueva Espiga no cuenta con políticas administrativas, de personal, de producción, compras y ventas. Las políticas o procedimientos se establecen según sea la necesidad o la situación que se presente en cada una de estas áreas; tomando en el momento los parámetros necesarios para el funcionamiento normal de la empresa y cumplir sus expectativas. Las políticas de ventas relacionadas a promociones y descuentos que realiza la empresa tampoco son establecidas de forma programada si no que se realizan cuando lo solicitan los clientes o se pretende incrementar las ventas.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 110 f) RECURSOS HUMANOS La empresa La Nueva Espiga cuenta en su totalidad con 32 empleados. Dentro del área administrativa distribuyen de la siguiente manera: laboran 17 empleados los cuales se - 1 Administrador Unico - 2 Jefes de departamentos ( Ventas Mayoreo y Granel, Ventas al detalle) - 1 Contador general - 1 Encargado de facturación - 1 Auxiliar contable - 5 Impulsadoras - 3 Vendedores - 3 Motoristas Por otra parte dentro del área opertiva laboran 15 empleados: - 1 Jefe de distribución - 1 supervisión de producción - 1 encargado de maquinaria y mantenimiento - 1 encargado de máquina de secado - 1 encargado de empaque. - 1 pesador - 5 empacadores - 4 repartidores Personal Administrativa, es todo aquel que realiza actividades de carácter repetitivo, en un lugar determinado, y requieren conocimiento académico o un determinado aprendizaje. Personal Operativo, es aquel que está relacionado con actividades manuales.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 111 g) AMBIENTE LABORAL - Los empleados se desempeñan en un ambiente de cordialidad y compañerismo. - Existe liderazgo personal por el administrador, ya que dirige las actividades laborales de los miembros e influye en ellos; basándose en el buen ejemplo y acciones propias. - La comunicación no se da de forma recíproca entre administrador y empleados; muchas veces el administrador indica a sus empleados como deben realizar las actividades; pero éstos no toman nota de lo que se les está indicando y al realizar dicha actividad o tarea asignada; la ejecutan de forma equivocada o incompleta. - Debido a la ausencia de información formal sobre cambios o nuevas disposiciones que se dan en la empresa surgen conflictos de comunicación. - La forma de comunicación que existe dentro de la empresa es verbal; no se emplea la comunicación escrita. - Referente a la comunicación existente con los clientes en períodos de promociones, cambios de precio u ofertas, ésta se da en forma escrita, elaborándose un documento que respalda dicha información, dejando evidencia que los clientes han sido debidamente informados y de la aceptación de éstos. - Dentro de la empresa se cuenta con servicio de internet, de esta forma se puede mantener comunicación con clientes, proveedores y demás
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 112 personas que así lo deseen, a la vez realizar transacciones bancarias agilizando de esta forma dichos trámites. - Una de las barreras que impide la comunicación efectiva por parte de los vendedores hacia los jefes de ventas se debe a que muchas veces éstos no transmiten completamente lo ocurrido durante su día de trabajo. - La motivación que se emplea es insuficiente. Se motiva a los empleados por medio de cenas o almuerzos en días festivos tales como: el día de la secretaria, día de la impulsadora, del trabajador y fiesta navideña. Pero no existe una motivación de reconocimiento a su esfuerzo y espontaneidad en el desarrollo de sus labores o incentivos monetarios. - En el caso de los vendedores tienen sueldo fijo y comisiones, pero no existen incentivos extras para que ellos logren vender más. - No existe capacitación continua para los empleados. h) AMBIENTE DE LAS INSTALACIONES - Las oficinas del área administrativa son pequeñas. Estas al igual que el área de producción se han ido modificando según las necesidades que se han ido presentando. - El ambiente de trabajo dentro de las oficinas administrativas es un ambiente aceptado, se cuenta con aire acondicionado y seguridad.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 113 - Por otra parte las condiciones ambientales en el área operativa no son las más adecuadas; sin embargo éstas han sido inspeccionadas y aprobadas por el Ministerio de Salud de acuerdo a los requisitos establecidos por la ley. - Se le otorga a los empleados el equipo necesario para realizar su trabajo tales como: mascarías, ropa adecuada; y contando también con baños y salida de emergencia. Además cuentan con un botiquín de medicinas para emergencias. i-) TECNOLOGÍA. - Las máquinas empleadas en el área de producción y empaque se encuentran en condiciones aceptables lo cual genera una buena presentación del producto a los clientes. - En el área administrativa se cuenta con la tecnología necesaria lo que contribuye a que los empleados desarrollen sus actividades eficientemente. Inventario y Equipo. Área de producción: 1) Una máquina trilladora de arroz marca Takahama, la cual es eléctrica; tiene compartimientos de separadora, pulidora y clasificadora de arroz. 2) Báscula de sacos 3) Máquina limpiadora de frijol marca Takahama 4) 3 camiones de marca International
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 114 Área de empaque: 1) Empacadora marca Mainar 2) Selladora de bolsas marca Cleaver Área administrativa: 1) 1 máquina de escribir eléctrica 2) 2 telefax 3) 1 fotocopiadora 4) 4 computadoras 5) 2 impresor 6) 4 teléfonos
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 115 5.1.1. ANÁLISIS DE FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA LA NUEVA ESPIGA. A través del análisis FODA se ha identificado y analizado las fortalezas y debilidades de la organización, así como las oportunidades y amenazas: a) FORTALEZAS: 1. Responsabilidad en los empleados. Finalizan sus tareas diarias asignadas, lo que permite que no se generen atrasos con los clientes y proveedores. 2. Bajo nivel de ausentismo, lo que permite que no existan retrasos en las actividades de la empresa. 3. Compromiso de brindar al consumidor calidad en el servicio y productos. 4. Lealtad de los empleados hacia la empresa. 5. El producto es parte de la canasta básica y de etiqueta baja. 6. Participación en el mercado del consumo de arroz en el país. b) DEBILIDADES: 1. Carece de una estructura organizativa plenamente definida. 2. No cuenta con Misión, Visión, Objetivos, Metas y Estrategias que orienten el accionar de la empresa.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 116 3. La Toma de decisiones únicamente es realizada por el Administrado Unico, por lo que la probabilidad de riesgo de tomar una mala decisión es mayor. 4. Carece de Gerentes en las diferentes áreas funcionales de la empresa. 5. La falta de delegación de autoridad y toma de decisiones, no permite afrontar y resolver problemas de importancia que se presenten en ausencia del Administrador Unico. 6. No cuentan con manuales de procedimientos. 7. Ausencia de mercadólogos o publicistas; para mejorar o crear ideas referentes a la presentación de los productos y servicio. 8. No existe una comunicación recíproca; para lograr éxito en ésta su significado debe ser transmitido y comprendido. 9. No se realizan reuniones semanales con el objetivo de informar al personal de cambios, nuevas disposiciones, sucesos, o también escuchar ideas u opiniones por parte de los empleados. 10. No emplean la técnica de memorandum interno, la ventaja de éstos es que son tangibles, verificables y permanentes. 11. Ausencia de implementación de métodos motivacionales para los empleados. 12. No se tiene un plan para incrementar el consumo de los productos.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 117 c) OPORTUNIDADES: 1. Pertenecer a la gremial de arroceros ASALBAR. La cual ayuda a la estandardización de normas, marcas y calidad de arroz; así como a mantener convenios con el gobierno de El Salvador. 2. Formar alianzas estratégicas con empresas nacionales o extranjeras como resultado del proceso de globalización. 3. Expandirse hacia nuevos mercados como consecuencia de los Tratados de Libre Comercio. 4. Aún no existe competencia extranjera; por lo que se debe poner más empeño en implementar mejores mecanismos de trabajo que permitan un mayor posicionamiento en el mercado y por ende incrementar las ventas. 5. Promover el consumo per-cápita de arroz, a través de campañas publicitarias, dando a conocer todos sus beneficios y paralelamente incrementando su consumo.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 118 d-) AMENAZAS: 1. Delegar autoridad y poder a personas no éticas y profesionales; podría originar abuso de poder, maltrato verbal con los empleados; creándose un ambiente de conflictos y resentimientos. 2. Mayor competencia por la entrada de empresas extranjeras como respuesta a los Tratados de Libre Comercio, provenientes del proceso de globalización. 3. Alianzas de empresas competitivas con nuevas empresas extranjeras. 4. Desintegración de la gremial de arroceros ASALBAR. 5. El incremento del combustible y la energía eléctrica, provocando mayores costos.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 119 5.1.2 LEVANTAMIENTO DE PUESTOS DE TRABAJO ACTUALES Puesto No. 1: Administrador Único Puesto No.2: Jefe de Ventas Mayoreo y Granel Puesto No. 3 : Jefe de Ventas al Detalle Puesto No. 4 : Vendedor al Mayoreo y Granel Puesto No. 5: Vendedor al Detalle Puesto No.6: Impulsadora Puesto No.7: Jefe de Producción y distribución Puesto No. 8 : Motorista Puesto No. 9: Repartidor Puesto No.10: Encargado de facturación Puesto No. 11: Contador General Puesto No. 12: Auxiliar Contable Puesto No.13: Supervisor de Producción Puesto No. 14: Encargado de Empaque Puesto No. 15: Empacador Puesto No. 16: Pesador Puesto No. 17: Encargado de maquina de Secado Puesto No. 18: Encargado de Limpieza Puesto No. 19: Jefe de Maquinas y mantenimiento
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 120 ORGANIGRAMA LEVANTAMIENTO ACTUAL JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ASESOR LEGAL AUDITOR EXTERNO ADMINISTRADOR UNICO Jefe de Ventas de Mayoreo y Granel Jefe de Ventas de Detalle Jefe de Distribución Encargada de Facturación Contador General Auxiliar Contable Supervisor de Producción Encargado de Limpieza Vendedor de Mayoreo y Granel Vendedor de Detalle Motorista Pesador Impulsadora Repartidor Encargado de Mq. De Secado Jefe de Maquinaria y Mntto. Encargado de Empaque Empacador
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 127 PUESTO N0.1: ADMINISTRADOR UNICO RESPONSABLE: Junta General de Accionistas. FUNCION GENERAL: Dirigir y supervisar las actividades de la empresa. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Junta General de Accionistas, departamentos de ventas, contabilidad y Clientes externos y Proveedores. producción; RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Control de fondos - Preparación de remesas - Negociaciones con los proveedores - Programación semanal de pago a proveedores - Toma todas las decisiones dentro de la empresa - Archivo de inventarios REPORTES A PRESENTAR: - Ninguno REQUISITOS: - Conocimiento y experiencia en el sector arrocero - Conocimiento en el manejo de empresas.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 128 PUESTO NO.2: JEFE DE VENTAS DE MAYOREO Y GRANEL RESPONSABLE : Administrador Unico FUNCION GENERAL: Supervisión y control de todas las actividades relacionadas con ventas a mayoreo y granel. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, Clientes externos, Jefe de Distribución, Encargado de Facturación, Encargado de Empaque y personal a su cargo. RESPONSABILIDADES ESPECIFICA - Supervisión constante de precios en el mercado. - Establecer precios de los productos de mayoreo. - Control de inventario de materia prima. - Supervisión de personal de oficina - Remesas - Revisión de facturas por cobrar a clientes de mayoreo. REPORTES A PRESENTAR: - Proyección de ventas - Programación por zonas de ventas - Reporte quincenal de ventas y comparación de resultados REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel universitario de 3er. Año en las carreras de Admón. de Empresas o Mercadeo. - Experiencia mínima de 1 año - Dominio propio - Alto grado de responsabilidad - Dinámico
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 129 PUESTO No.3: JEFE DE VENTAS DE DETALLE RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Supervisión y Control de todas las actividades relacionadas con ventas al detalle e Impulsadoras. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, Clientes externos, Jefe de Distribución, Encargado de Facturación, Encargado de Empaque y personal a su cargo. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Establecer precios de los productos al detalle. - Supervisión constante de precios en el mercado - Desarrollo de promociones - Negociación del lanzamiento de promociones - Encargado de la publicidad de las promociones - Control de ventas semanales - Control de ventas efectuadas por Impulsadoras - Negociación de las importaciones de materia prima - Enviar muestras de arroz al laboratorio para determinar su calidad. - Negociación de artículos promociónales - Supervisión del personal a su cargo - Relaciones públicas REPORTES A PRESENTAR: - Proyección de ventas - Programación por zonas de ventas - Reporte quincenal de ventas y comparación de resultados REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel universitario de 3er. Año en la carrera de Administración de Empresas o Mercadeo - Experiencia mínima de 1 año - Dominio Propio - Alto grado de responsabilidad - Dinámico.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 130 PUESTO No.4: VENDEDOR DE MAYOREO Y GRANEL RESPONSABLE: Jefe de Ventas de Mayoreo y Granel. FUNCION GENERAL: Realización de Ventas de Mayoreo. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Clientes externos, Jefe de Ventas de Mayoreo y Granel, Encargado de Facturación, Jefe de Distribución y Encargado de Empaque. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Visita a clientes e incentivarlos a la compra - Promover el producto - Toma de pedidos - Informe de ventas realizadas - Estar pendiente de que el cliente se encuentre satisfecho con el servicio - Estar pendiente de la programación de las promociones de los productos dispuestas por la empresa para los clientes. - Gestión de pagos y cobros de sus clientes. - Informes sobre devolución de productos - Informe sobre facturación mal elaborada - Llevar muestra de producto al cliente - Entregar pedidos tomados a Encargado de Facturación REPORTES A PRESENTAR: - Diario de ventas - Información sobre precios y comportamiento de competencia - Informes sobre las inquietudes de los clientes - Informe sobre averías y devolución de productos REQUISITOS: - Experiencia en ventas - Buena presentación - Nivel académico mínimo bachillerato - Alto grado de responsabilidad - Extrovertida y dinámica - Buenas relaciones interpersonales - Dominio - Solvencia propio de Policía - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 131 PUESTO No.5: VENDEDOR DE DETALLE RESPONSABLE: Jefe de Ventas de Detalle FUNCIÓN GENERAL: Realización de Ventas de Detalle SU PUESTO SE RELACIONA CON: Clientes externos, Jefe de ventas de mayoreo y granel, Encargado de facturación, Jefe de distribución y Encargado de empaque. - RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Visita a clientes e incentivarlos a la compra - Promover el producto - Toma de pedidos - Informar sobre las ventas realizadas diariamente. - Estar pendiente de que el cliente se encuentre satisfecho con el servicio - Estar pendiente de la programación de las promociones de los productos dispuestas por la empresa para los clientes - Enviar cotizaciones a los clientes - Llevar muestra de producto al cliente - Entregar pedidos tomados a Encargado de Facturación - Gestión de pagos y cobros de sus clientes - Informar sobre devoluciones de productos - Informar sobre facturas mal elaboradas - Llevar notas de crédito y débito - Supervisar a las Impulsadoras REPORTES A PRESENTAR: - Diario de Ventas - Informe sobre la situación de la competencia - Informe sobre inquietudes de los clientes - Informe sobre averías y devolución de productos - Informe sobre supervisión de Impulsadoras REQUISITOS DEL PUESTO: - Experiencia en ventas - Nivel académico mínimo de bachillerato - Alto grado de responsabilidad - Extrovertido y dinámico - Dominio propio - Buena presentación - Honradez - Buenas relaciones interpersonales
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 132 PUESTO No.6: IMPULSADORA RESPONSABLE: Jefe de Ventas de Detalle FUNCION GENERAL: Colocación de productos en góndolas de supermercados y promoverlo. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Jefe de Ventas de Detalle, Clientes y Consumidor final del producto. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Verificar el producto que está en bodega de la sala de ventas - Sacar el producto de bodega - Limpiar la góndola - Revisar si el producto no está averiado - Poner precios y verificar precios con su código - Sacar las existencias de producto - Promover el producto - Saca pedido con Gerente de supermercado REPORTES A PRESENTAR: - Reporte semanal de existencias - Reporte semanal de ventas REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel académico mínimo, bachillerato - Buena presentación - Buenas relaciones interpersonales - Conocimiento previo del puesto - Alto grado de responsabilidad - Honradez - Extrovertida y dinámica - Dominio propio
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 133 PUESTO No.7: JEFE DE DISTRIBUCIÓN RESPONSABLE : Administrador Unico FUNCION GENERAL: Organizar y elaborar rutas de distribución del producto SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, personal del área operativa, Jefe de ventas de mayoreo y granel, jefe de ventas de detalle. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Supervisar al personal del área operativa - Control de mantenimientos de vehículos - Control de vales de combustible - Supervisión de entrada de materia prima - Supervisión de la salida de producto terminado REPORTES A PRESENTAR: - Reporte de entrada y salida diaria de producto terminado - Reporte de gasto mensual de vales de gasolina - Reporte de gastos mensual de mantenimiento de vehículos REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel universitario de tercer año en Administración de Empresas. -.Experiencia mínima de 2 años en puestos similares - Honradez - Disciplinado - Alto grado de responsabilidad - Dinámico
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 134 PUESTO N0.8: MOTORISTA RESPONSABLE: Jefe de distribución. FUNCION GENERAL: Llevar el producto a los puntos de venta. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Jefe de distribución, Repartidores y Encargado de bodega de Cliente. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Recibir el producto a entregar según factura. - Entrega de producto contra factura al repartidor. - Entrega de cambios de producto averiado - Supervisar que los documentos contra entrega de mercadería al cliente estén en su respectivo orden. REPORTES A PRESENTAR: - Informes sobre devolución de mercaderías. REQUISITOS : - Nivel académico mínimo, bachillerato - Honradez - Alto grado de responsabilidad - Conocimiento de nomenclatura - Conocimiento de reglamento de tránsito - Licencia pesada
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 135 PUESTO No.9: REPARTIDOR RESPONSABLE: Jefe de distribución. FUNCION GENERAL: Entregar producto al cliente en su bodega. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Departamento de despacho, Motorista, Jefe de distribución, Clientes. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Transporta el producto al vehículo de reparto. - Descarga y coloca el producto en la bodega del cliente - Retira factura firmada, quedan o efectivo FUNCIONES EVENTUALES: - Paleo de arroz en el silo - Transportar el arroz en sacos a la Tolva para ser empacado - Empaque de producto REQUISITOS: - Nivel académico mínimo, 9º Grado o bachillerato - Alto grado de responsabilidad - Honradez - Dinámico
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 136 PUESTO No.10: ENCARGADA DE FACTURACIÓN RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Elaboración de facturas SU PUESTO SE RELACIONA CON: Departamentos de ventas, Encargado de producción y contabilidad RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Emitir facturas para los clientes - Verificar que los precios en los pedidos sean los correctos - Contestar el teléfono - Estar pendientes de los precios de promoción para la emisión de facturas. - Entrega datos de la cantidad requerida de producto facturado, a Encargado de Producción para corroborar cantidad de despacho. REPORTES A PRESENTAR: - Elaboración de cheques para pago a proveedores. - Reporte de facturas pendientes de cobro. - Elaboración de estados de cuentas de proveedores. REQUISITOS: - Bachillerato o Técnico Secretarial - Experiencia mínima de 2 años en puestos similares. - Manejo de equipo de oficina - Alto grado de responsabilidad
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 137 PUESTO N0.11: CONTADOR GENERAL RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Elaboración de registros contables de la empresa SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, departamento de ventas y Auditor Externo RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Codificación de documentos y digitación de los mismos - Elaboración de los Estados Financieros - Análisis de Estados Financieros - Elaboración de libros principales - Elaboración y control del libro de compras y ventas - Presentación de documentos a Auditoria Externa - Transacciones bancarias - Presentación de documentos al Ministerio de Hacienda y otras entidades REPORTES A PRESENTAR: - Estados Financieros mensuales - Libros principales REQUISITOS DEL PUESTO: - Estudiante universitario en Contaduría pública - Experiencia mínima de 3 años en puestos similares - Conocimiento de paquetes contables y de equipo de oficina - Alto grado de responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 138 PUESTO No.12: AUXILIAR CONTABLE RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Elaboración de planillas y revisar partidas de diario SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico y Contador. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Realizar partidas de diario - Elaborar planillas de pago - Elaboración de cheques - Entrega de cheques a Proveedores - Elaboración IVA - Archivar documentos - Elaboración de facturas - Elaboración de estados de cuentas de los clientes REPORTES A PRESENTAR: - Elaboración del inventario de producto - Preparación de estado de cuenta de cheques - Reporte de facturas pendientes de cobro REQUISITOS DEL PUESTO: - Bachillerato Comercial - Conocimiento de paquetes contables - Conocimiento y manejo de paquetes contables - Manejo de equipo de oficina - Alto grado de responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 139 PUESTO No.13: SUPERVISOR DE PRODUCCION RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Supervisar el proceso de producción. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Administrador Unico, departamento de ventas y Jefe de Distribución. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Supervisión del proceso de trilla de arroz - Supervisión del empaque y sello de productos - Control de las existencias de productos - Supervisión de la hora de salida de los vehículos de carga - Supervisar que la cantidad de productos que se despache sea la requerida - Determinación de la existencia de materia prima - Supervisa el personal a su cargo INFORMES A PRESENTAR: - Reporte de horas extras del personal de producción - Reporte del control de asistencia del personal de producción - Reporte de la existencia de materia prima REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Experiencia mínima de 2 años en puestos similares - Conocimiento del manejo de la maquinaria de trilla - Alto grado de responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 140 PUESTO No.14: ENCARGADO DE EMPAQUE RESPONSABLE: Supervisor de Producción FUNCION GENERAL: Supervisión del empaque y sellado del producto. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Departamento de ventas y producción RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Empaque y sellado de los producto - Supervisar el peso exacto de libras por cada bolsa - Supervisa que el producto este debidamente ordenado en la bodega de empaque - Realizar inventario de mercadería al final del día - Control de materia prima para empaque - Cargar camión en la mañana - Realizar eventualmente limpieza de frijol INFORMES A PRESENTAR: - Reporte sobre inventario de mercadería - Reporte de inventario de materia prima de plástico REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel académico mínimo, de bachillerato - Experiencia mínima de 1año en puestos similares - Habilidad y destreza - Alto grado de responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 141 PUESTO No.15: EMPACADOR RESPONSABLE: Encargado de Empaque FUNCION GENERAL: Empaque y Sello del producto. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Encargado de empaque y Supervisor de Producción. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Empaque y sellado de producto - Realizar eventualmente limpieza de frijol - Colocar el producto en Tolva - Colocar el producto ordenadamente en la bodega de empaque INFORMES A PRESENTAR: Ninguno REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Experiencia mínima de 1año en puestos similares - Habilidad y destreza - Alto grado de Responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 142 PUESTO No.16: PESADOR RESPONSABLE: Supervisor de Producción FUNCION GENERAL: Se encarga de pesar los productos por quintal. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Encargado de maquina de trilla y mantenimiento, y Supervisor de Producción. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Llenar y pesar sacos por quintal - Coser los sacos - Limpieza en el área de báscula - Colocar ordenadamente los sacos - Llenar tolva - Palea en el Silo REPORTES A PRESENTAR: - Reporte informal al final del día respecto a la cantidad de sacos llenados, pesados y sellados de todos productos REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Habilidad y destreza - Alto grado de Responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 143 PUESTO No.17: ENCARGADO DE MAQUINA DE SECADO RESPONSABLE: Supervisor de Producción FUNCION GENERAL: Secado de arroz SU PUESTO SE RELACIONA CON: Supervisor de Producción. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Colocar el arroz en la secadora - Poner a funcionar la máquina secadora - Medir la humedad del arroz - Colocar en el silo arroz ya seco - Colocar ordenadamente los sacos de arroz seco - Palear en el Silo INFORMES A PRESENTAR: Ninguno REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Experiencia de 1 a 2 años en puestos similares - Conocimiento sobre la medición de la humedad del arroz - Manejo de máquina medidora de humedad - Habilidad y destreza - Alto grado de responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 144 PUESTO No.18: ENCARGADO DE LIMPIEZA RESPONSABLE: Administrador Unico FUNCION GENERAL: Se encarga de la limpieza de la planta en general SU PUESTO SE RELACIONA CON: El personal de la empresa RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Limpieza de la planta en general - Repartir el producto a clientes - Empacar y sellar productos eventualmente INFORMES A PRESENTAR: Ninguno REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel Académico mínimo, 9º Grado - Alto grado de responsabilidad - Disciplinado - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 145 PUESTO No.19: JEFE DE MAQUINAS Y MANTENIMIENTO RESPONSABLE: Jefe de Distribución. FUNCION GENERAL: Se encarga del buen funcionamiento de las máquinas. SU PUESTO SE RELACIONA CON: Supervisor de Producción, Jefe de Distribución. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS: - Verificar el buen funcionamiento de las máquinas - Reparar maquinaria - Empacar y sellar productos eventualmente - Colocar producto en orden eventualmente - Limpieza de frijol eventualmente - Limpieza en su área de trabajo INFORMES A PRESENTAR: - Determinar la producción diaria de la trilla de arroz en sus diferentes clasificaciones REQUISITOS DEL PUESTO: - Nivel académico mínimo, bachillerato - Conocimiento y manejo de maquinaria de trillado - Conocimiento de mecánica industrial - Habilidad y destreza - Alto grado de responsabilidad - Honradez
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 146 5.1.3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES. La empresa no cuenta con representación de procesos en ninguna de sus áreas de trabajo. La simbología que se ha utilizado para la representación de los procesos es la siguiente: SIMBOLOS SIGNIFICADO OPERACIÓN TRANSPORTE DEMORA DECISIÓN ALMACENAMIENTO REVISIÓN
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 147 Los procesos que se identificaron a través de la observación directa son los siguientes: a) Proceso de contabilidad b) Proceso de compra de materia prima c) Proceso de ventas a mayoreo d) Proceso de ventas al detalle e) Proceso de ventas de Impulsadora f) Proceso de producción de frijol g) Proceso de producción de arroz h) Proceso de empaque de producto i) Proceso de entrega de producto al cliente
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 148 a) CONTABILIDAD 1 - Auxiliar Contable recopila documentos 2 - Ordena documentos por fecha 3 - Contador codifica y digita los documentos 4 - Preparar libros de IVA 5 - Auxiliar Contable elabora formularios de Pago a Cuenta e IVA 6 - Contador cancela en banco, formularios de pago a Cuenta e IVA 7 - Concilia cuentas 8 - Preparar libros principales 9 - Prepara estados financieros 10 - Auditoria Externa revisa los registros contables
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 149 b)compra DE MATERIA PRIMA 1 - Encargado de existencia de materia prima informa sobre la cantidad disponible 2 - Búsqueda de archivo de Proveedores 3 - Comunicación con los Proveedores 4 - Negociación de compra con Proveedores 5 - Se formaliza compra con Proveedores 6 - Entrada de materia prima a bodega 7 - Encargado de existencia de materia prima la recibe contra orden de compra 8 - Encargado de existencia de materia prima lleva orden de compra a oficina 9 - Revisión de orden de compra acorde a precio y peso pactado 10 - Producto se coloca en bodega ordenadamente 11 - Se lleva transporte a destarar 12 - Regresa transporte a empresa con orden destarada 13 - Oficina administrativa realiza revisión y operación de pago
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 150 c) VENTAS DE MAYOREO 1 - Vendedor visita a Cliente 2 - Presenta muestra de producto a Cliente Pedido Futuro 3 Venta de Producto. 4 - Prepara orden de compra 5 6 7 - Se traslada a transporte a solicitar producto - Repartidor baja producto de transporte - Repartidor lleva producto a bodega de cliente 8 - Vendedor y Cliente revisan producto contra orden de compra 9 - Vendedor entrega a Encargado de Facturación ordenes de compra y pedidos futuros
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 151 d) VENTAS DE DETALLE 1 - Visita a cliente 2 - Presenta muestra de producto a cliente Toma pedido de Cotización 3 Prepara orden de compra 4 - Cobra a cliente facturas pendientes 5 - Entrega a Encargado de facturación orden de compra
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 152 e) VENTAS DE IMPULSADORA 1 - Impulsadora revisa góndola y saca dato de existencia 2 - Saca existencia total de producto 3 - Traslada producto de bodega de supermercado a góndola 4 - Retira producto averiado de góndola 5 - Limpia góndola 6 - Coloca y ordena producto en góndola 7 - Promociona el producto 8 - Saca pedido con Gerente de supermercado 9 - Entrega pedido tomado a Encargado de facturación
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 153 f) PRODUCCIÓN DE FRIJOL 1 - Materia Prima entra a bodega 2 - Preparación de Pastilla para curar frijol 3 - Colocación de Pastilla en frijol 4 - Reposo de frijol durante dos días 5 - Se lleva frijol a máquina de limpieza 6 - Se traslada frijol limpio a bodega o tolva
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 154 g) PRODUCCIÓN DE ARROZ 1 - Arroz en bodega listo para iniciar proceso de producción Arroz Granza Importado Arroz Granza Cosecha / húmedo 3 2 - Silo -Máquina Secadora - Limpieza de arroz 4 - Se transporta arroz ya limpio por tubería a máquina separadora 5 -Maquina separa arroz de cáscara 6 - Arroz se transporta por tubería a máquina pulidora 7 - Arroz se pule 8 - Arroz pulido pasa por tubería a máquina clasificadora 9 Miga 10 Entero - Se Empaca a granel 11 13 Almacenamiento 12 14 - Verifica calidad del grano procesado - Se empaca a granel Bodega granel 15 16 - Empaque al detalle 17 - Bodega
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 155 h) EMPAQUE DE PRODUCTOS 1 - Encargado de Empaque regula máquina empacadora según peso deseado 2 - Producto baja de tolva por tubería 3 - Empacador llena bolsa con producto 4 - Sella bolsa 5 - Coloca las bolsas selladas en fardos 6 - Coloca el producto en bodega 7 - Selecciona y rotula producto según orden de compra
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 156 i) ENTREGA DE PRODUCTOS 1 - Producto almacenado en bodega 2 - Se traslada producto a transporte 3 - Jefe de distribución y Motorista revisan producto contra factura 4 - Motorista entrega producto contra factura a Repartidor en bodega de cliente 5 - Repartidor entrega producto contra factura a Cliente 6 - Repartidor saca de bodega de cliente dato de existencia de producto averiado 7 - Bodeguero elabora y entrega nota de retiro de producto averiado a Repartidor 8 - Repartidor retira de bodega producto averiado 9 - Repartidor y Motorista esperan que se realice el proceso de recepción interno por parte de cliente 10 - Repartidor retira quedan entregado por cliente
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 157 5.1.4 DISTRIBUCIÓN ACTUAL EN PLANTA. PRIMER NIVEL TOLVA DEPOSITO DE M. P. DESCASCAR ADORA LIMPIADORA ALMACEN DE HERRA MIENTAS SEPARADORA EMPAQUE Y BODEGA DE ARROZ AGRANEL EMPAQUE Y BODEGA DE FRIJOL A GRANEL HACIA 2 NIVEL PULIDORA BODEGA CLASIFICA DORA T EMPAQUE Y BODEGADE PRODUCTO POR ARROBAS TALLER OFICINA ADM. OFICINA ADM. TOLVA CARGA Y/ODESCARGA
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 158 ENTRADA / SALIDA AREA DE PARQUEO BODEGAS GENERALES DE MATERIA PRIMA BODEGAS GENERALES DE MATERIA PRIMA HACIA 1 NIVEL SECADORA DE ARROZ SILO
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 159 Actualmente la distribución en planta de la empresa La Nueva Espiga se considera adecuada; debido a que la ubicación de su maquinaria permite que no ocurran retrasos en el proceso productivo. El tiempo de traslado de la materia prima a las maquinas productoras es relativamente corto ya que no se incurre en grandes recorridos; esto se da por encontrarse ubicada la bodega de materia prima continuo a la máquinas. Una vez iniciado el proceso productivo este no se ve interrumpido ya que desde que se coloca la materia prima en la máquina de inicio sufre transformación hasta convertirse en producto terminado pasando de una vez a la máquina de empaque y sellado. Referente a la ubicación del área administrativa es adecuada ya que no interfiere con las actividades productivas y permite que sus actividades sean realizadas de forma ordenada y eficiente por encontrarse de forma continua y accesible.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 160 5.2 DESCRIPCIÓN DE PROPUESTAS DE SOLUCION En este apartado se proponen diferentes alternativas de solución que trasladen a la empresa La Nueva Espiga a un nivel superior de funcionamiento a través de un desarrollo organizacional; basado en la problemática anteriormente planteada. 1) Crear un plan estratégico (Misión, Visión, Objetivos, Metas y Estrategias). El establecimiento de una Misión y Visión permite orientar la empresa a futuro; ya que definiendo el que somos, qué hacemos, y hacia quienes queremos llegar; se tendrá un compromiso por parte de toda la organización. 2) Crear un Manual de Organización. Que defina los niveles jerárquicos y que describa en forma general las responsabilidades de cada uno de los puestos. Los niveles de mando y dependencias jerárquicas estructuran un Organigrama. 3) Crear Manual de descripción de Puestos. Con esto la empresa logrará una división del trabajo; ya que a través de este se le indica al personal sus funciones de forma específica dentro de la empresa evitando que desempeñen roles que no se les a asignado. 4) Crear un manual de Objetivos y Políticas. Establecer de forma clara y precisa las políticas de la empresa en su conjunto y de sus respectivas áreas funcionales permitirá orientar el accionar de los empleados y lograr los objetivos establecidos.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 161 5) Manual de Procedimientos. Es muy importante establecer procedimientos para un mejor orden y desarrollo de las diferentes actividades de la empresa; indicando la forma de desarrollar los formularios que se utilizan; así como también los puestos que intervienen específicamente en cada paso. 6) Distribución en Planta. Se propone a la empresa La Nueva Espiga en caso de un crecimiento, ya sea gradual o repentino mejore la distribución de su planta, tanto en las instalaciones dedicadas a la producción como en las administrativas, para que con ello este en concordancia con el incremento de las necesidades de la producción, y se obtengan mayores beneficios. 7) Evaluar el desempeño del personal de la Empresa. Lo que contribuirá a dotar a la empresa del personal idóneo e identificar las necesidades de los mismos. 8) Plan de Capacitación. Tomando en cuenta que los empleados son el recurso más valioso de una empresa, es necesario invertir en ellos; proporcionándoles continuamente oportunidades para mejorar sus habilidades capacitándolos y motivándolos. Las ventajas que se genera de capacitar al trabajador es que se logran beneficios tanto para ellos como para la organización ya que se desarrollan e incrementan las habilidades del personal de una manera costo-efectividad. La capacitación hará que el trabajador sea más competente y hábil. Por lo general resulta más costoso contratar y capacitar nuevo personal (aún cuando éste tenga los requisitos para el puesto) que desarrollar las habilidades del personal existente. Por otra parte el desarrollar las habilidades del trabajador permite a la organización entera volverse más fuerte, productiva y rentable.
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 162 9) Plan de Motivación. Como ya se mencionó anteriormente el factor recurso humano es de vital importancia para el funcionamiento y desarrollo de toda empresa por lo que se debe mantener satisfecho. Algunos de los servicios y beneficios sociales que se recomienda implementar en el plan motivacional pueden ser: Beneficios Monetarios: Gratificaciones ocasionales Horas extras en el trabajo nocturno o en locales retirados. Premios a la producción individual o grupal. Premios por puntualidad No Monetarios: Actividades recreativas Promociones y excursiones programadas Actividades complementarias Distribución de víveres
Propuesta de Desarrollo Orqanizacional para La Empresa La Nueva Espiga S.A. de C.V. Pág. 163 Cabe mencionar que en el desarrollo de la propuesta del plan de integración se formularon únicamente los Manuales de Organización, de Descripción de Puestos, de Políticas y Objetivos, y de Procedimientos, así como de Distribución en Planta; ya que se considera que una empresa debidamente estructurada, es la base para que la misma desarrolle e implemente su propio plan estratégico, motivacional y de capacitación en función de sus necesidades.