DOCUMENTO ACLARACIONES PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO ACLARACIONES PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE SUMINISTRO, IMPLANTACIÓN Y DESPLIEGUE DEL ECM CORPORATIVO PARA ALJARAFESA, CON Nº DE EXP. S: 19/16-44. FECHA: 19/04/2016 En el presente documento se exponen una serie de aclaraciones en contestación a las distintas preguntas para la Licitación indicada en el encabezamiento de este documento. Aquellas dudas o solicitudes formuladas y que no se encuentren referenciadas en el presente documento se ha considerado que se encuentran suficientemente claras y detalladas en los pliegos o que es información no necesaria para la formulación de las proposiciones. CONSULTA 1 En el pliego indican que durante el año 2016 ERP corporativo: apoyado en una plataforma ERP comercial, pendiente de determinarse e implantarse durante 2016. Tienen seleccionado el ERP Comercial que implementarán? Pueden indicar cuál es? Cuántos usuarios son los del ERP? OpenText dispone de integraciones para diversos ERP s y para el precio de la licencia es necesario saber el ERP con el que debe integrarse. RESPUESTA 1 Plataforma ERP: Oracle JD Edwards EnterpriseOne Número de usuarios del ERP: 21 usuarios de la plataforma 65 usuarios que realizarán únicamente generación de solicitudes de pedido y consulta de su estado 1 usuario para desarrollo 1

CONSULTA 2 Casos de uso vs series documentales: definición y alcance RESPUESTA 2 Caso de uso, definición: véase en el PPT, apartado 7.1 GLOSARIO Y DEFINICIONES, la primera definición recogida que es precisamente para caso de uso, pág. 81. Caso de uso, alcance: véase en el PPT los apartados 3.2 CASOS DE USO A DESPLEGAR CON LA SOLUCIÓN ECM y 7.3 INVENTARIO DE CASOS DE USO. Series documentales, definición: véase en el PPT, apartado 7.1 GLOSARIO Y DEFINICIONES, la definición recogida para serie documental, tipo documental, y expediente, págs. 83 y 84. Series documentales, alcance: véase en el PPT la Ilustración 4: Inventario preliminar de series documentales en las págs. 89-93, y la Ilustración 5: Atributos de las series documentales que se le aportarán al adjudicatario al inicio del Proyecto, en las págs. 93-95. CONSULTA 3 Entrada y salida documentos por registro (para poder definir tipo de integración con Sider@l) RESPUESTA 3 Véase en el PPT el apartado 3.2.1 a) REGISTRO E/S ELECTRÓNICO Y TELEMÁTICO. CONSULTA 4 Uso de firma (cuando se quiere firmar los documentos, integración deseada con @firma) RESPUESTA 4 Véase en el PPT el apartado 4.3 REQUERIMIENTOS RELACIONADOS CON LA FIRMA ELECTRÓNICA. 2

CONSULTA 5 Integración ERP ( por definir?) RESPUESTA 5 Plataforma ERP: Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Número de usuarios del ERP: 21 usuarios de la plataforma. 65 usuarios que realizarán únicamente generación de solicitudes de pedido y consulta de su estado. 1 usuario para desarrollo. En cuanto al alcance de la integración del ECM con el ERP, véanse en el PPT los apartados 3.2 CASOS DE USO A DESPLEGAR CON LA SOLUCIÓN ECM y 7.3.1 PRINCIPALES CONTENIDOS DOCUMENTALES QUE EL ECONÓMICO FINANCIERO ALBERGARÁ EN EL ECM, así como la descripción de la Fase 0 en el apartado 6.2 FASES DEL PROYECTO Y ENTREGABLES MÍNIMOS. CONSULTA 6 La Fase 0, nos provoca múltiples dudas operativas de cómo acometer el proyecto: a. Que esta fase se inicie con el despliegue de un modelo inicial no es comprensible, dado que aún está por definir el sistema en base a los requerimientos que nos transmitan en qué contexto está pensado dicho despliegue? b. La consultoría está prevista a partir de la fase 1, sin embargo, en la fase 0 hay que hacer lo que se denomina modelado de tipos y series documentales En base a qué información? c. Relacionado con este escaso entendimiento de la Fase 0, nos parece imposible realizar los entregables que piden, muy extensos y detallados, sin consultoría previa. RESPUESTA 6 a. Como se indica en el apartado 6.2 FASES DEL PROYECTO Y ENTREGABLES MÍNIMOS, en la descripción de la Fase 0: Implantación y despliegue de un prototipo operacional del ECM, incluyendo el despliegue de las herramientas de digitalización y captura, en tres entornos de trabajo incluyendo producción, con el despliegue de un Caso de uso cero acorde con las previsiones generales de los casos de uso descritos, es decir, un flujo de trabajo genérico de gestión documental que incluya la creación, versionado, revisión, modificación, aprobación de un documento genérico, pasando por varias unidades afectadas que asumen esos diversos roles en el ciclo de vida del documento. 3

b. Como se indica en el PPT, en la Fase 0 hay que abordar el modelado de los tipos documentales y series documentales necesarios para el despliegue del bloque de procesos económico-financiero del ERP y despliegue de los servicios de integración necesarios en el ECM para que desde el ERP se pueda utilizar el ECM como repositorio de contenidos para el bloque de procesos económico-financiero del ERP. Los trabajos de consultoría que afectan a la integración del ERP con el ECM se han de adelantar a la Fase 0. c. Como se indica al principio del apartado 6.2 FASES DEL PROYECTO Y ENTREGABLES MÍNIMOS, se atenderán y estudiarán las propuestas y sugerencias de mejora del marco de planificación y ejecución del proyecto recogido en dicho apartado del PPT, propuestas y sugerencias que se valorarán según establece el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. El licitador en su propuesta puede proponer que algunos de los entregables solicitados en el PPT en la Fase 0 se trasladen a la Fase 1, o adelantar trabajos de consultoría de la Fase 1 a la Fase 0, si entiende que con ello se mejora el plan de proyecto. CONSULTA 7 Cuál es la demanda/alcance de la migración de documentos actualmente digitalizados? En el pliego de prescripciones técnicas se indica que el contenido digitalizado y el sistema de fichero actuales sumarían unos 600GB (400 + 200 respectivamente. Además de este volumen de información, tenéis una estimación y/o previsión del incremento períodico (por ejemplo, mensual)? RESPUESTA 7 La información de la que se dispone es la reflejada en el apartado 7.4 INVENTARIO DE CONTENIDOS DIGITALES A MIGRAR HACIA EL ECM del PPT y es la que se puede utilizar por parte del licitador para hacer una aproximación al crecimiento mensual en cuanto a almacenamiento. CONSULTA 8 En el PPT también se indica que todo contenido que se digitalice y/o se grabe (siguiendo las pautas y formatos propuestos por el licitador) deben ser incorporados por el licitador a la solución ECM. "ANEXO 7.4 Inventario de contenidos digitales a migrar". La duda es: La migración debe considerar también todo el contenido que se vaya a digitalizando durante la ejecución del contrato y/o garantía del mismo, o sólo lo que indica el inventario del anexo 7.4.? 4

RESPUESTA 8 Los datos del anexo 7.4 deben de considerarse información indiciaria, y es obligación del adjudicatario verificarla, contrastarla y completarla durante la ejecución del contrato. Los datos presentados se han obtenido a fecha de febrero del año 2015. Las migraciones de contenidos documentales deben abarcar todos los contenidos digitalizados existentes en el momento de la puesta en marcha de los casos de uso que hacen uso de dichos contenidos documentales, siguiendo el plan de despliegue de casos de uso que finalmente se apruebe. CONSULTA 9 En la transferencia de conocimiento se darán las pautas a los técnicos de Aljarafesa para que sean también autónomos en la administración/solución de problemas de la plataforma ECM propuesta tras la implantación en producción? Entendemos que sí, pero necesitaríamos conocer si es necesaria una formación específica en temas de gestión documental RESPUESTA 9 Efectivamente, la transferencia de conocimiento que se realice durante el desarrollo del contrato debe permitir que Aljarafesa sea autónoma en el mantenimiento y soporte a la explotación de los casos de uso que se vayan desplegando en producción, quedando el adjudicatario en un papel de soporte de segundo nivel hasta la certificación final del contrato, momento en el que se activa la garantía. Sí, se considera necesaria una capacitación en aspectos de gestión documental, alineada con la herramienta y propuesta concreta que se presenten en la oferta. CONSULTA 10 Podrías proporcionar más detalle del grado y capacidad de notificaciones internas/externas deseadas para la solución ECM? RESPUESTA 10 El ECM debe permitir la remisión de notificaciones por email mediante invocación a un servidor de correo SMTP estándar (la provisión del servidor SMTP no se requiere en el alcance del contrato) ante los diversos eventos descritos en el PPT: remisión de actualizaciones en la hemeroteca a los usuarios subscritos, remisión de actualizaciones en el plan de inversiones a los usuarios subscritos, remisión de avisos de cortes programados, etc. Adicionalmente estas notificaciones se deben almacenar en el ECM como un contenido documental. 5

CONSULTA 11 Se podría plantear un sistema de carga al ECM post-captura de la información en los casos de trabajos con dispositivos móviles que en un trabajo de campo no tengan conexión a internet y por ende a la plataforma ECM? RESPUESTA 11 Es viable y razonable para los trabajos realizados en situación de no-cobertura, siempre que el switching al modo de carga directa on-line en condiciones de sí-cobertura se produzca de la manera más automática y transparente para el usuario. CONSULTA 12 Debemos entender que los ciudadanos van a interactuar DIRECTAMENTE con el sistema de Gestión documental? O en principio, no es alcance de este proyecto? (según el pliego entendemos que el único caso de uso en el que se determina que el ciudadano puede interactuar es del Registro electrónico a través de la Oficina virtual o Sede electrónica). Este punto es importante ya que incide en el coste de licencias de forma significativa RESPUESTA 12 Los ciudadanos no interactuarán directamente con la interfaz de usuario del gestor documental. A la interfaz de usuario del gestor documental sólo accederán directamente usuarios nominales de Aljarafesa y, por tanto, nunca ciudadanos. No obstante existen otras aplicaciones corporativas accesibles a usuarios anónimos, como la Oficina Virtual, el Registro Telemático y, en un futuro, eventualmente otras como el Perfil de Contratante, que podrán acceder al repositorio del gestor documental a través de interfaces de integración. CONSULTA 13 Se exige en la Fase 0 el levantamiento del inventario de series documentales. Qué significa? Y sobre qué tarea de las descritas en Fase 0 está incluida? Dentro de Implantación y despliegue de un prototipo operacional del ECM? RESPUESTA 13 En la Fase 0, el adjudicatario deberá realizar el levantamiento del inventario de tipos documentales y sus metadatos, series y subseries documentales, flujos de trabajo y resto de información necesaria para su modelado en la Plataforma ECM, partiendo de la información disponible de la cual se presenta un extracto descriptivo en el apartado 7.3 INVENTARIO DE CASOS DE USO. Se trata de un trabajo de consultoría, análisis y alineamiento de requerimientos, que debe culminar con el entregable Inventario de 6

tipos documentales y series documentales, que comprende el detalle de la especificación del modelado sobre la Plataforma ECM, así como una descripción de las series, subseries y tipos documentales, metadatos y tags, las relaciones y agrupaciones entre tipos y series, ciclos de vida documentales, afectación caso de uso / series documentales y tipos documentales, etc. Esta documentación se deberá mantener actualizada durante el desarrollo del proyecto hasta su versión final en la Fase Final. CONSULTA 14 La migración de históricos afectos al área Comercial se entiende que habría que realizarlo dentro de la implementación del caso de uso A REGISTRO E/S ELECTRÓNICO Y TELEMÁTICO? RESPUESTA 14 No de forma exclusiva. En general, la actividad de una unidad organizativa de Aljarafesa se cruza con más de un caso de uso del ECM. Existen otros casos de uso relacionados con el ámbito de actuación de la Dirección Comercial como son los siguientes, aunque puede que no todos requieran migración de históricos: b) Coordinación asuntos dirección; g) Presupuesto explotación; h) Promociones y urbanizaciones; i1) Obras; i3) Recepción infraestructuras hidráulicas; k) Movilidad en campo; l1) Reclamación de servicio; m) Vertidos; r) Tablón de incidencias y cortes; t) Cartografía; u) Email corporativo; v) Gestión del cobro de tasas de residuos sólidos urbanos. CONSULTA 15 Igualmente migración de históricos afectos al área de Redes se entiende que habría que realizarlo dentro de la implementación del caso de uso I2 ACTUACIONES EN REDES? RESPUESTA 15 En general, la actividad de una unidad organizativa de Aljarafesa se cruza con más de un caso de uso del ECM. Pudiera ser planteable, teniendo en cuenta que existen otros casos de uso relacionados con el ámbito de actuación de Redes de Aguas como son los siguientes, aunque puede que no todos requieran migración de históricos: h) Promociones y urbanizaciones; i1) Obras; i3) Recepción infraestructuras hidráulicas; k) Movilidad en campo; l2) Reclamación patrimonial; m) Vertidos; n1) Analíticas calidad aguas; n2) Calidad aguas puesta en marcha inf. Hidráulicas; r) Tablón de incidencias y cortes; t) Cartografía. 7

CONSULTA 16 En relación al expediente EXP. S: 19/16-44, nos gustaría conocer el número de usuarios requeridos para la plataform ECM RESPUESTA 16 Como se indica en el apartado 7.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE ALJARAFESA del PPT, el número total de usuarios de la Plataforma ECM se estima en una franja de 90 110 usuarios. En cuanto al Registro electrónico de E/S y telemático, se estima que de esos usuarios para la Plataforma ECM, en torno a unos 30 usuarios actuarán adicionalmente como usuarios de dicho módulo, aunque en general todos los usuarios del ECM deberán poder buscar y consultar documentación del registro en el repositorio del ECM, que en última instancia actúa como repositorio documental de dicho módulo de registro. CONSULTA 17 En relación al expediente EXP. S: 19/16-44, nos gustaría conocer el ESB sobre el cual se desplegarán los servicios de integración desde/hacia la plataform ECM. RESPUESTA 17 La licitación para la contratación de la plataforma de interoperabilidad se encuentra actualmente publicada en el Perfil de Contratante de Aljarafesa y en fase de presentación de ofertas por lo que no conocemos aún el producto ESB concreto a implantar. CONSULTA 18 En relación al expediente EXP. S: 19/16-44, nos gustaría conocer el fabricante y las características (módulos) del ERP existente en Aljarafesa. RESPUESTA 18 Fabricante del ERP: Oracle JD Edwards EnterpriseOne, versión 9.1, licenciado en forma de bundle, incorporando Oracle Database Standard Edition con Opción de RAC embebida. Módulos del ERP a utilizar: Finanzas, Compras e Inventario Detalle de características: http://www.oracle.com/us/products/applications/jdedwards-enterpriseone/overview/index.html 8