Página: 1 de 5 1. Objetivo Mantener presencia efectiva del Ministerio del Trabajo en las redes sociales (Facebook, Twitter, Youtube y LinkedIn) con mensajes de interés para la comunidad de seguidores de las mismas.. 2. Alcance El procedimiento incluye la identificación de las redes sociales donde tendrá presencia el Ministerio del Trabajo, la generación de contenidos atractivos, relevantes y especializados para crear conversaciones, discusiones o participación de la comunidad de seguidores, el monitoreo de los mensajes o solicitudes enviados por la comunidad. 3. Definiciones Creación de contenidos: Proceso mediante el cual se crean contenidos para atraer la atención de la gente y compartirlos con otros seguidores de manera inmediata, a través de las redes sociales (Facebook, Twitter, Youtube y LinkedIn). Además permite que la gente interactúe con los servicios y la entidad, creando una relación personalizada, pues ahora se pueden escuchar lo que la gente opina y ver videos de interés sobre el tema e incluso tener conversaciones, creando una mayor relación con la entidad. Mensaje: Son contenidos cortos corporativos de interés o no, según los casos, que involucran a la comunidad. Redes sociales: Son comunidades virtuales donde sus usuarios interactúan con personas de todo el mundo con quienes encuentran gustos o intereses en común. Funcionan como una plataforma de comunicaciones que permite conectar gente que se conoce o que desea conocerse y que les permite compartir contenidos, fotos, vídeos, en un lugar fácil de acceder y administrado por los usuarios mismos. Facebook: Es un sitio web del tipo red social y funciona a través de correo electrónico. Hace Referencia a una página por Internet en donde se suben fotografías, perfiles personales y logros de una empresa o entidad con el objetivo de que se conozcan más entre sí. LinkedIn: Es una red social de miles de usuarios y empresas para ayudar a los profesionales de todos los sectores a encontrar otros profesionales, ponerse en contacto con ellos, generar negocios y ampliar contactos en todos los sentidos: consultoría, asesoría y trabajo, entre otros. Twitter: Aplicativo en la web que permite a sus usuarios escribir pequeños textos (de hasta 140 caracteres), los cuales pueden ser leídos por cualquiera que tenga acceso a su página. Cada usuario puede decidir leer en su página principal los textos, enlaces, fotos y videos de otra persona, grupo de personas o empresas publicando cambios en su administración o novedades en sus servicios, teniendo siempre disponible lo que otros han escrito recientemente. De esta forma un usuario A puede decidir seguir a los usuarios B, C y D, recibiendo los textos que escriben sin tener que acceder a la página de cada uno de ellos. Cada usuario puede, así, tener una lista de seguidos y de seguidores.
Página: 2 de 5 Youtube: Es un sitio web de alojamiento gratuito para subir y compartir videos cortos. 4. Generalidades del procedimiento La Presidencia de la República (Tarea Fuerza Digital) envía el Informe y Análisis de Monitoreo de Redes semanal y mensualmente haciendo el seguimiento al rendimiento de las redes sociales. 5. Descripción de las actividades Nro. Actividad Responsable Registro /documento 1. Identificar las redes sociales en las cuales el Especialista y Ministerio del Trabajo está interesado en mantener estrategia en presencia. canales digitales 2. Definir el tipo de comunicación que se tendrá en Especialista y cada una de las redes sociales identificadas: estrategia en informativa, foros de discusión y participación, canales digitales votaciones, entre otros; así como el responsable de su administración; teniendo en cuenta que la comunicación en estos medios es 80% contenido, 10% promoción y otro 10% prensa. 3. Recolectar la información del Ministerio que sea de Especialista y Información de la interés para la comunidad de usuarios de las redes estrategia en fuente sociales. canales digitales y Periodista que Agendas del Ministro, Viceministros, cubre el evento Direcciones y subdirecciones, Oficina de para las Redes Prensa Boletines de prensa Temas de actualidad del Ministerio para discusión o participación ciudadana. 4. Diseñar el mensaje de acuerdo con el canal de Especialista y Mensaje diseñado comunicación donde se publicará (Facebook, estrategia en Twitter, Youtube, LinkedIn y página web). canales digitales y Periodista que cubre el evento para las Redes 5. Publicar el mensaje en las redes sociales definidas. Especialista y Mensaje generado y estrategia en publicado canales digitales 6. Crear conversaciones, foros de discusión y Contratistas de Documento con participación en torno a temas estratégicos con redes sociales plantilla en google
Página: 3 de 5 lenguaje común y contenidos atractivos, coherentes y relevantes. 7. Realizar el seguimiento a los mensajes enviados por la comunidad en los diferentes canales de comunicación del Ministerio (Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, y página web. 8. Monitorear los mensajes, solicitudes, opiniones de los seguidores del Ministerio en las redes sociales. 9. Recolectar y analizar las estadísticas de las redes sociales y los informes enviados por la Presidencia de la República en donde se puede medir el rendimiento de los canales digitales, la participación, el número de seguidores; entre otros. 10. Según el resultado de las estadísticas, se decide en qué tema se debe profundizar y en cuáles no es conveniente. 11. Tomar acciones de acuerdo con el impacto generado en la comunidad por los contenidos de los mensajes y con los resultados de los informes de monitoreo. FIN drive Periodistas de la Oficina que maneja las Redes, Jefe del Periodista1 Reporte de monitoreo Periodista Estadística en Presidencia de la gráficas en línea República (Tarea Fuerza Digital) Periodistas Periodistas Informe y Análisis de Monitoreo de Redes Acciones preventivas, correctivas o de mejora. 6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral 5). 1. Revisar que los contenidos sean confiable (cifras), completos y que además de atraer la atención de la gente también la incite a compartir dicho contenido con amigos y seguidores. 2. Los mensajes deben cumplir: Que corresponda a un hecho de interés para la comunidad, que tenga un mayor impacto en la gente que lo recibe porque proviene de una fuente confiable y que se enmarca dentro de los servicios que ofrece el Ministerio, con redacción óptima, clara y sencilla.
Página: 4 de 5 7. Anexos ANEXO 1. REDES SOCIALES Canal Ubicación Tipo de información Responsable de su actualización Facebook Publicación de infografías, perfiles personales, historias de éxito, casos prácticos, enlaces de interés. Todo acompañado de fotografías, videos e Twitter Youtube LinkedIn imágenes de alta calidad. Permite entre seguidores leer noticias, enlaces, convocatorias, datos, fotos, cifras, noticias, cubrimientos de eventos y entrevistas en vivo, y videos generados por el Ministerio e interactuando directamente con los seguidores. Subir y compartir videos. Información dirigida a profesionales, empleadores y empresas sobre los avances, programas y políticas del Ministerio del Trabajo y sus entidades adscritas. No. Versión CONTROL DE CAMBIOS Ítem del Cambio Cambio realizado Motivo del Cambio Fecha del cambio
Página: 5 de 5 Nombre Cargo Firma CONTROL DE DOCUMENTOS Elaboró Revisó Aprobó Jaime Hernando Triana Luis Ernesto Juliana Ramírez Ciodaro Gómez Londoño Janeth Cepeda Melendez Jefe Prensa Profesional Especializada Representante de la Dirección para el SIG Asesora de del Despacho del Ministro