CNT INVENTARIOS MANUAL DE USUARIO TABLA DE CONTENIDO

CNT INVENTARIOS MANUAL DE USUARIO TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION... 3 1. OPERACIONES GENERALES...6 a. Guardar... 6 b. Borrar... 6 c. Selección... 6 d. Modificar... 6 e. Cancelar... 7 f. Salir... 7 g. Listar... 7 2. SEGURIDAD... 8 a. Opciones... 8 b. Perfiles... 11 c. Permisos de Perfil... 11 d. Usuarios... 11 e. Perfiles por Bodega... 12 f. Login de Acceso a la Base de Datos... 12 3. PARAMETRIZACION... 14 g. Personalizacion de la empresa... 14 h. Grupos de Artículos... 15 i. Forma Farmaceutica... 16 j. Usos... 16 k. Terceros... 16 l. Listas de Precios... 19 m. Articulos... 19 n. Bodegas... 22 o. Documentos... 23 p. Comprobantes... 24 q. Comprobantes por Bodega... 25 r. Perfiles por Bodega... 26 s. Articulos por lista de Precio... 27 t. Unidades...29 u. Unidades x Bodega... 30 v. Codigos de barra... 31 w. Maximos, minimos y cantidad de repocision... 31 x. Forma de pago... 33 y. Descuentos... 33 z. Imptos y otros cargos... 34 3. MOVIMIENTO... 35 a. Solicitud de Cotización... 35 b. Orden de Compra... 37 c. Entrada de Mercancía... 38 d. Devolución de entrada... 41 e. Requisición... 42 1 de76

f. Despacho... 43 g. Devolución de Despacho... 45 h. Baja por Consumo... 46 i. Devolución de Baja por Consumo... 48 j. Traslados entre bodegas... 49 k. Salida de mercancía... 51 l. Aprovechamientos... 52 m. Compra... 52 n. Factura de venta... 56 o Interfase contable del movimiento... 59 o Ver saldos Bodega... 61 o Para Cargar o Descargar por plano... 61 o Para Consultar... 63 o Para Anular... 63 o Para Imprimir... 63 4. INFORMES... 64 a. Kardex... 64 b. Existencias... 64 c. Documentos... 65 d. Artículos x Documentos... 66 e. Artículos... 66 f. Otros Informes... 66 g. Kardex por Uso... 67 h. Entradas sin Compra... 68 i. Plano Circular 01 02... 69 5. PROCESOS ESPECIALES... 70 a. Parámetros de la aplicación... 70 b. Autorizaciones... 71 c. Ajustes por Inflación... 71 d. Unificar Terceros... 72 e. Inicializar Movimiento... 73 6. INVENTARIO FISICO... 74 7. NOTAS DE CAMBIOS... 75 2 de76

INTRODUCCION Este modulo permite la administración y control del Inventario de consumo de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, de acuerdo a las siguientes características: Manejo jerárquico de múltiples bodegas Clasificación de bodegas de venta y consumo Clasificación de artículos por grupo y uso Manejo y conversión de unidades de medida (unidosis) Manejo de lotes y fechas de vencimiento Manejo de códigos de barras Promedio ponderado Manejo de inventario físico Definición y manejo de transacciones o comprobantes Definición paramétrica de dependencia de comprobantes Definición paramétrica de la contabilización Manejo de donaciones o aprovechamientos Manejo de unidades de conteo y distribución Manejo de punto de orden y stock de seguridad Manejo de máximos, mínimos y reposición Control y manejo de transacciones por usuario y por bodega Control de bajas desde la facturación Manejo de Salidas Almacén Manejo de ajustes por inflación Manejo de requisición y despachos internos Traslados entre bodegas Inventario Físico El repositorio de Datos consiste en que al momento que el usuario intente ingresar a la aplicación, si tiene los archivos (ejecutable, licencia y reportes) de la aplicación en el equipo local, el sistema validará: Si los archivos que existen en el equipo central, no existe en el local, éstos se copian. Si los archivos que existen en el equipo central, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en el local, reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central. Si los archivos que existen en el equipo local, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en el equipo central, no reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central, ni reemplaza los archivos del equipo central por el local. El login de Acceso a la Base de Datos consiste en que si el usuario desea cambiar la contraseña para ingresar a la base de datos, debe seleccionar el inicio de sesión y cambiar la contraseña por la aplicación y por el administrador corporativo de SQL o por la Base de Datos en Access según corresponda. Para este proceso el sistema validará la existencia del archivo CntSeg.Cnt dentro del equipo central. 3 de76

BASE DE DATOS CON MOTOR SQL: Si desea utilizar el repositorio centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la aplicación, en el archivo de inicialización Inveadonew.ini de cada equipo local (PC) en la etiqueta DIR coloque el nombre o ruta del equipo en el cual se encontraran los archivos actualizados (Equipo Central). De esta manera, el equipo para el proceso de repositorio (Equipo Central) y el equipo donde se encuentre la base de datos (Servidor Base de Datos) serán diferentes y el sistema realizará la conexión de acuerdo con la necesidad de cada usuario. Ver diagrama. Al momento de intentar ingresar a la aplicación, el sistema concatenará la ruta establecida en la etiqueta con \cntsiste.cnt\programa\cnt-inventarios, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Inventarios, debe encontrarse el ejecutable y reportes actualizados. La carpeta \cntsiste.cnt\programa\cnt-inventarios debe tener permiso de lectura para todos los usuarios. La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de escritura a todos los usuarios. Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicación, en la etiqueta DIR del archivo de inicialización Inveadonew.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido dentro de la red de la institución, el sistema generará el siguiente mensaje indicando que no se encontró el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema. Si no desea utilizar el proceso de Repositorio Centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la aplicación, en el archivo de inicialización Inveadonew.ini de cada equipo local (PC) deje en blanco la etiqueta DIR, de ésta manera el sistema no realizará ninguna validación e ingresará sin generar ningún mensaje informativo. 4 de76

BASE DE DATOS CON MOTOR ACCESS: A diferencia de las bases de datos con motor SQL, para las bases de datos que se encuentren en motor Access, la dirección que se establezca en la etiqueta DIR del archivo de inicialización Inveadonew.ini es la misma para el repositorio de Datos (Equipo Central) y para la conexión a la Base de Datos (Servidor Base de Datos). Al momento de intentar ingresar a la aplicación, el sistema concatenará la ruta establecida en la etiqueta con \cntsiste.cnt\programa\cnt-inventarios, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Inventarios, debe encontrarse el ejecutable y reportes actualizados. La carpeta \cntsiste.cnt\programa\cnt-inventarios debe tener permiso de lectura para todos los usuarios. La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de escritura a todos los usuarios. Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicación, en la etiqueta DIR del archivo de inicialización Inveadonew.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido de la institución, el sistema generará el siguiente mensaje indicando que no se encontró el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema. TENER EN CUENTA: Si se genera algún error en el proceso del repositorio, el sistema no genera ningún mensaje de error. Debe consultarse el archivo generado ErrorControlVrs.txt en la carpeta local donde se encuentra el ejecutable, el cual almacena el nombre del archivo que no se pudo copiar y el proceso se debe realizar de forma manual. La ruta y el nombre donde se encuentre el repositorio de datos debe ser obligatoriamente: Nombre o ruta del equipo central \ CNTSISTE.CNT \ PROGRAMA \ CNT-INVENTARIOS de lo contrario el proceso no se realiza. Si al dar doble clic sobre el ejecutable de la aplicación, no es posible ingresar, verifique si se generó el archivo CopyExe.bat haga doble clic sobre él e intente ingresar nuevamente a la aplicación. 5 de76

1. OPERACIONES GENERALES a. Guardar Permite almacenar la información registrada en los campos solicitados por cada ventana 1. Digite la información solicitada 2. Clic en el icono ilustrado b. Borrar Elimina la información que se encuentra activa en pantalla 1. Digite la información solicitada 2. Clic en el icono ilustrado Nota La única razón para que el registro no pueda borrarse es que se encuentre relacionado con otros registros. Si realmente desea borrar el registro, deberá eliminar primero todos los registros relacionados. Por ejemplo si desea borrar un artículo de la base de datos, y este ha tenido entradas, despachos, etc. el sistema no le permitirá eliminarlo. c. Selección Permite ubicar y escoger un registro desconocido o del cual no se recuerda algún campo especifico de información. 1. Haga clic en el icono ilustrado, dependiendo la tabla en que se encuentre. 2. En el campo desde elija a partir de que letras o números desea que empiece a listar y de Enter. 3. Ubique la opción con la ayuda del Mouse y haga doble clic sobre ella. d. Modificar Permite modificar la información ya registrada y realizar cambios a los campos seleccionados. 1. Seleccione el registro a modificar, haga clic en el icono ilustrado 2. Registre los cambios en los campos, dependiendo la tabla en que se encuentre. 3. Haga clic sobre el icono de Guardar. 6 de76

e. Cancelar Esta opción permite cancelar la última transacción u orden asignada (Modificar o Adicionar). 1. Haga clic en el icono ilustrado f. Salir Permite salir de la tabla en la que esta trabajando. 1. De un clic sobre el icono de salir 2. Confirme la salida si el sistema lo exige. g. Listar Permite mostrar en pantalla o imprimir un ilustrado de los registros clasificados (de acuerdo a los parámetros que dé el usuario) existentes en el módulo de trabajo en que se encuentre. 3. Haga clic en el icono listar ilustrado anteriormente. 4. Dé cada uno de los parámetros que pide el formato de pantalla que aparece. 5. Los listados de las aplicaciones generados en pantalla tienen las siguientes opciones: Permite ir al inicio o al final del listado, (Pg. Inicial y Pg. fi l) Permite avanzar o retroceder una pagina del listado. Permite reducir o aumentar el tamaño de la pantalla Imprime el listado activo, o en pantalla. Permite enviar el archivo a otro formato o a la red Permite enviar el archivo a un correo electrónico ( il) Cierra la ventana del listado activa Cuando este icono esta activo, permite salir de la t 7 de76

2. SEGURIDAD Esta opción permite crear los usuarios y perfiles que van a utilizar la aplicación, asignar los permisos correspondientes de acuerdo con las tareas asignadas en la institución y modificar la contraseña con la que se conectan a la Base de Datos. Esta opción solo es accesible por el usuario Administrador y está compuesta por: Usuarios, Opciones, Asignar Permisos, Crear Opciones y Login de Acceso a la Base de Datos. a. Opciones (Menú Seguridad Opciones) Antes de iniciar la parametrización verifique que se encuentren registradas todas las opciones en el sistema Este formulario le permite crear las opciones de trabajo (ventanas de movimiento) en el menú principal. Para crear: a. Digite el código de la opción a crear, de acuerdo a las opciones del árbol. b. Identifique en el árbol las opciones del menú de forma jerárquica. c. Digite el nombre o descripción de la opción. d. En código nodo padre digite el código raíz de la opción a crear 8 de76

e. Seleccione que esta pertenece a la raíz solo cuando la opción creada pertenezca al árbol de opciones. f. Relacione el modulo g. Guarde el registro. h. Salga del programa e ingrese nuevamente, para verificar la existencia de las nuevas opciones (carpetas) en el menú. Ejemplo: Cree la opción Inventario Físico Digite código 06 Nombre Inventario Físico Clic en Pertenece a la Raíz Por ultimo relaciónelo al modulo del mismo nombre (marque el recuadro correspondiente en la lista de la parte inferior). CÓDIGO DESCRIPCIÓN 01 SEGURIDAD 02 BASE DE DATOS 03 MOVIMIENTOS 04 INFORMES 05 PROCESOS ESPECIALES 0101 OPCIONES 0102 PERFILES 0103 PERMISOS DE PERFIL 0104 USUARIOS 0105 PERFILES POR BODEGA 0203 GRUPOS DE ARTICULOS 0205 FORMA FARMACEUTICA 0206 USOS 0209 TERCEROS 0212 LISTAS DE PRECIOS 0215 ARTICULOS 0218 BODEGAS 0221 COMPROBANTES 0224 COMPROBANTES X BODEGA 0227 ARTICULOS POR LISTA DE PRECIOS 0230 UNIDADES 0233 ANULACIÓN X BODEGA 0236 CODIGOS DE BARRA 0239 MAXIMOS* MINIMOS* REPOSICION 0240 FORMA DE PAGO 9 de76

0241 DESCUENTOS 0242 IMPTOS Y OTROS CARGOS 0302 COTIZACION 0303 ORDEN DE COMPRA 0304 ENTRADA DE MERCANCIA 0305 NULACIÓN ENTRADA 0310 REQUISICIÓN 0311 DESPACHOS 0312 DEVOLUCIÓN DESPACHO 0313 BAJA X CONSUMO 0314 DEVOLUCION BAJA X CONSUMO 0316 TRASLADOS ENTRE BODEGAS 0320 SALIDA DE MERCANCIA 0401 Kardex 0402 EXISTENCIA 0403 DOCUMENTOS 0405 ARTICULOS X DOCUMENTO 0407 ARTICULOS 0408 OTROS INFORMES 0409 INFORME DE ENTRADASA Y SALIDAS 0410 KARDEX POR GRUPO 0411 ESTADO DE RENTAS Y GASTOS 0412 KARDEX POR USO 0413 PLANO CIRC 01-02 CNM 0414 ENTRADAS SIN COMPRA 0501 PARÁMETROS DE LA APLICACION 0502 AUTORIZACIONES 0330 ANULACIONES 033003 ANULACIÓN SOLICITUD COTIZACION 033006 ANULACIÓN ORDEN DE COMPRA 033009 ANULACIÓN ENTRADA 033012 ANULACIÓN REQUISICION 033015 ANULACIÓN DESPACHO 033018 ANULACIÓN TRASLADO 033021 ANULACIÓN BAJA 033024 ANULACIÓN SALIDA 033027 ANULACIÓN FACTURA 0335 COMPRA 0336 FACTURA DE VENTA 0337 DEVOLUCIÓN FACTURA VENTA 06 INVENTARIO FISICO 0321 APROVECHAMIENTOS 0563 AJUSTES POR INFLACIÓN 0505 UNIFICAR TERCEROS 0408 OTROS INFORMES 10 de76

0409 INFORME DE ENTRADAS Y SALIDAS 0410 KARDEX POR GRUPO 0411 ESTADO DE RENTAS Y GASTOS 07 COMPRAS 0701 CRITERIOS DE COMPRA 0702 CRITERIOS POR PROVEEDOR 0703 LISTA DE PRECIOS 0704 PROYECTO DE COMPRAS b. Perfiles (Menú Seguridad Perfiles) Permite crear los diferentes perfiles que constituyen la entidad. Para crear un perfil digite el código y nombre. c. Permisos de Perfil (Menú Seguridad Permisos de Perfil) Permite asignar los permisos de Guardar, Borrar, Consultar e Imprimir a los perfiles creados previamente, debe seleccionar el perfil al cual desea asignar permisos, seleccionar la raíz de cada opción y en la parte derecha dar doble clic de acuerdo con la asignación que vaya a realizar. Una vez asignado el permiso, el campo de la opción se visualizará con un. Si desea asignar un permiso especifico a todas las opciones, en la parte superior derecha marque el permiso que desea Guardar/Modificar, Borrar/Anular, Consultar e Imprimir. Si los datos son correctos haga clic sobre el icono Guardar. d. Usuarios (Menú Seguridad Usuarios) Permite crear los usuarios que ingresarán a la aplicación de acuerdo con el perfil al que pertenezcan. i. Usuario: Digite el nombre que se visualiza en el momento de ingresar a la aplicación. ii. Nombre: Digite el nombre real del usuario. iii. Perfil: Seleccione el perfil que tiene el usuario. Esta información se visualiza de acuerdo con la creación de los perfiles realizada inicialmente. iv. Clave y Confirmación: Digite la clave y confirmación con la cual el usuario va a ingresar a la aplicación. Se debe tener en cuenta que esta información es personal. v.si los datos son correctos haga clic en Guardar. vi. Al guardar el usuario, se visualizará en el grid. Si desea realizar alguna modificación sobre él, debe seleccionarlo dando doble clic sobre el registro en el grid, digitando el usuario o haciendo clic en la opción Selección y realizar la búsqueda respectiva. vii. Si desea eliminar algún usuario, selecciónelo y haga clic sobre el botón Eliminar. viii. Si desea generar un listado de los usuarios creados, haga clic sobre el botón Listar. 11 de76

e. Perfiles por Bodega (Menú Seguridad Perfiles por Bodega) Permite asignar los permisos al perfil para determinar sobre que bodegas puede realizar manejo y movimientos. f. Login de Acceso a la Base de Datos (Menú Seguridad Login de Acceso) Esta opción permite cambiar el login y la contraseña para acceder a la Base de Datos. Esta opción solo está autorizada al Administrador del Sistema. Para realizar este proceso se debe tener en cuenta que: En el equipo donde se encuentre la Base de Datos, la carpeta CNTSISTE.CNT, debe estar compartida y debe tener permisos de escritura para todos los usuarios que ingresen a la aplicación. Base de Datos con motor SQL: Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga todos los inicios de sesión creados. El usuario debe seleccionar el inicio de sesión, digitar la contraseña con un máximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmación de la misma. Si los datos son correctos dar clic en guardar. Una vez realizado el cambio de la contraseña en la aplicación, debe realizarse en el Administrador de SQL. Base de Datos con motor ACCESS: Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga por defecto el Usuario Admin. El usuario debe digitar la contraseña con un máximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmación de la misma. Si los datos son correctos dar clic en guardar. 12 de76

Una vez realizado el cambio de la contraseña por la aplicación, debe realizarse por las propiedades de la base de datos. Al guardar la nueva contraseña el sistema crea un archivo en el equipo donde se encuentra la Base de datos, el archivo se denomina CntSeg.cnt en el cual se almacena la contraseña de forma encriptada. Si se presenta algún inconveniente con el login y contraseña, como olvido de la información, cambio de personal entre otros, el administrador del sistema debe eliminar este archivo y volver a ingresar la contraseña. TENER EN CUENTA: Esta modificación es responsabilidad del Administrador del Sistema. Si al ingresar a la aplicación el sistema genera el mensaje Verifique que la carpeta cntsiste.ini en el equipo donde se encuentra la Base de Datos para Access o el equipo Central para SQL se encuentre con permisos de escritura para el usuario que está intentando ingresar a la aplicación SI el archivo no esta creado y permiso de lectura si el archivo esta creado. 13 de76

3. PARAMETRIZACION g. Personalizacion de la empresa (Menú- Procesos Especiales Personalización de la empresa) Esta opción permite registrar los datos de la empresa o persona natural Para realizar la personalización de la empresa se debe diligenciar en la pestaña Datos Generales: a. Seleccione el tipo de documento de identificación de la Institución a. NIT : Numero de identificación tributaria b. CC : Cedula de ciudadanía c. CE : Cedula de extranjería d. PA : Pasaporte b. Registre el número de identificación de acuerdo al tipo de documento seleccionado c. En el campo Código Unión, digite el código tributario. d. En el campo Clase de Entidad, seleccione que clase de entidad es la Institución: Hospital, Empresa Social del Estado u Otro. e. Seleccione el Tipo de Empresa que es la Institución: Comercial, Estado o Cooperativa. f. Seleccione el Acto Administrativo. g. Digite la fecha de creación de la Institución. h. Digite el nombre o razón social. i. En el campo Id. Representante, digite la Identificación del representante legal de la institución. j. En el campo Nombre del representante, digite el nombre del representante legal de la institución. 14 de76

k. En el campo Dirección, digite la dirección de la institución. l. Seleccione el Departamento y la ciudad en donde se encuentra ubicada la institución. m. Digite el Teléfono y Fax de la Institución. n. Digite el Mail de la Institución. o. Seleccione el Centro de Costo encargado del Sistema CNT-CXP. p. Seleccione la Actividad Económica de la Institución. En la pestaña Datos Tributarios se debe especificar las características de la Empresa: a. Seleccione el tipo de Persona: Natural o Jurídico. b. Marque si aplica IVA Deducible. c. Seleccione el Régimen de IVA: Común o Simplificado. d. Marque si es Gran Contribuyente. e. Marque las características de la Institución Si los datos son correctos de clic en Guardar. h. Grupos de Artículos (Menú Bases de datos Grupos de artículos) Esta opción permite crear los grandes grupos donde se clasifica cada uno de los artículos que se manejan en el sistema de inventario. Ejm: Material médico quirúrgico, medicamentos, otros etc. Estos grupos influyen en la parametrizacion contable. Procedimiento: a. Digite el código del grupo el cual puede ser alfanumérico de 9 dígitos b. Digite el nombre o descripción del grupo de artículos. c. Digite ó seleccione las cuentas contables para cada artículo, esto solo si trabaja en línea con los programas CNT, tales como Contabilidad ó el sistema de Salud (facturación de Pacientes). d. Guarde el registro haciendo clic en este icono. Para Borrar Para Seleccionar Para Listar Para Salir 15 de76

i. Forma Farmaceutica (Menú Bases de datos Forma Farmaceutica) Esta opción le permite generar las formas farmacéuticas genéricas, que se requieren para el manejo del inventario. Ejm: Caja, litro, gramo, entre otros. Este dato será solicitado al momento de hacer la creación del artículo a. Ingrese con Clic a la carpeta Forma Farmacéutica b. De clic en adicionar c. Digite el nombre y código de la Forma Farmacéutica, los cuales pueden ser alfanumérico de 50 y 9 dígitos respectivamente. d. Guarde el registro haciendo clic en este icono En el recuadro de la parte superior de la ventana se mostraran los registros creados Para Borrar Para Modificar Para Cancelar j. Usos (Menú Bases de datos Usos) Esta opción permite crear los diferentes usos que se le dan a los artículos que se maneja en inventarios. Eje. Analgésico, antibiótico, etc. Este dato será solicitado al momento de hacer la creación del artículo a. Digite el código del uso el cual puede ser alfanumérico de 4 dígitos b. Digite el nombre o descripción del uso. c. De clic en Guardar Para Borrar Para Seleccionar Para Listar Para Salir k. Terceros (Menú Bases de datos Terceros) Permite crear los diferentes terceros que maneje la empresa especialmente en la parte de inventario, como son proveedores. Este dato será solicitado al momento de hacer un movimiento. 16 de76

PERSONA JURIDICO PERSONA NATURAL Para crear un tercero se debe diligenciar los siguientes datos en la pestaña Datos Generales: - Nit.: Digite el número del Nit o cédula del tercero. El sistema automáticamente genera el dígito de verificación. -, Seleccione el tipo de documento del tercero - Tipo de persona: Defina si el tercero que esta creando es de tipo Natural o Jurídico. - Primer Apellido: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el primer apellido. - Segundo Apellido: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el segundo apellido. - Primer Nombre: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el primer nombre. - Segundo Nombre: Si el tercero es Tipo de Persona Natural, digite el segundo nombre. - Razón Social: Si el tercero es Tipo de Persona Jurídico, digite la razón social. - Dirección: Digite la dirección del tercero. - Teléfono: Digite el número telefónico del tercero. - E-Mail: Ingrese el correo electrónico del tercero, en caso de que lo tenga. - Departamento: Seleccione el Departamento. En el caso de Bogota se encuentra creada como departamento. - Ciudad: Escoja la ciudad. Para el caso de bogota en ciudades están las localidades. - Actividad Económica: Seleccione la actividad económica del tercero. 17 de76

- Socio: Marcar si el tercero es socio de la empresa y digitar el número de acciones que le corresponden. - Tipo de Empresa: Elija el tipo de empresa del tercero. Haga clic sobre el icono de la flechita y de la lista que aparece elija a la que pertenece el tercero. En caso de ser persona natural elija otra y ninguna. - Código Empresa: Es el asignado para cada tipo de empresa especialmente las del sector Estatal. Si lo tiene colóquelo ó de lo contrario Deje el campo en blanco. En la pestaña Datos Tributarios se debe diligenciar: - Régimen de IVA: Seleccione el tipo de régimen del tercero si es Común o Simplificado. - Gran Contribuyente: Marque si el tercero es Gran Contribuyente. - Marque las características tributarias correspondientes al tercero. - Exento: Marque las retenciones de las cuales está exento el tercero. - Si los datos son correctos de clic en Guardar Al consultar un tercero, si es Tipo Persona Natural, se podrá modificar los campos Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido. Y el nombre completo se visualizará en el campo Razón Social, el cual no podrá ser modificado, se actualiza de acuerdo con la modificación de los campos mencionados. Si el tercero, es Tipo Persona Jurídica, se podrá modificar solo el campo Razón Social, los campos Primer y Segundo Nombre, Primer y Segundo Apellidos se inhabilitaran. Tenga en cuenta: 1. Las características tributarias con que cree al Tercero afectaran en el Movimiento Entrada y Compra de Mercancía, determinando las retenciones que se le aplicaran al Tercero, únicamente si trabaja Inventarios en Interfase con el módulo Cuentas por Pagar 18 de76

Para Borrar Para Seleccionar Para Listar Para Salir l. Listas de Precios (Menú Bases de datos Listas de Precios) Esta opción permite crear las listas de precios, que utilicemos de los artículos para la venta. a. Digite el código de la lista, el cual debe ser de 10 dígitos alfanumérico. b. Digite el nombre de la lista. c. Haga clic en el icono guardar. La asignación de los precios para cada artículo de acuerdo a la lista creada, se realiza en la opción Artículos por Lista de Precio m. Articulos (Menú Bases de datos Articulos) Mediante esta opción ingresamos al sistema los Artículos que hacen parte del inventario, (Acuerdo 83-228) tales como: Medicamentos POS, No Pos, Materiales e Insumos, Prótesis, Ortesis y cualquier otro que haga parte del Inventario. Se debe tener en cuenta que no se hace referencia a Activos. Los artículos manejan código RIPS (Res 3374) y se relacionan con cada uno de los campos que a continuación se relacionan. Para crear los artículos tenga en cuenta: a. Código del Artículo: En este campo debe digitar el código con el que desea crear el articulo, el cual puede ser de 16 dígitos y alfanumérico. Recuerde que si es un medicamento POS hay una codificación establecida por Norma b. Código RIPS: En este campo de manera predeterminada el programa toma el dato diligenciado en el campo anterior (código del artículo), el usuario tiene la facilidad de cambiarlo. El código que se especifique en este campo será aquel que baje en el archivo plano RIPS de medicamentos, el cual se genera desde la aplicación CNT PACIENTES c. Nombre Comercial: Ingrese el nombre del artículo, es decir, con el que se conoce comúnmente. d. Nombre Científico: Ingrese el nombre científico de cada artículo, en caso de que lo tenga. e. Clasificación: 19 de76

Grupo: Digite el código del grupo al cual pertenece este artículo. Si no lo sabe, seleccione de la siguiente forma: (para poder hacer la selección el grupo debe estar creado). Uso: Digite el código, de uso del artículo si no lo sabe, selecciónelo. Tipo: Seleccione el que corresponde (Medicamento POS, Medicamento NO POS, Materiales e insumos, Prótesis_Ortesis, Otro), de acuerdo al código. PYP: Marque aquí los artículos que pertenecen a las actividades de Promoción y Prevención. (Resolución 412). Esta opción no se marcara para los artículos de Tipo=Otro Marque si el artículo esta inactivo. Cuando hay artículos que ya no son utilizados, el sistema no permite eliminarlos porque tienen movimientos relacionados, esta opción se utiliza para inactivarlos. Un artículo inactivo ya no se podrá visualizar en el momento de realizar movimientos. Solo se puede inactivar un articulo que tenga existencia igual a cero (0), de los contrario no permitirá inactivarlo. Tenga en cuenta: Si tiene interfaz con CNT-Pacientes, el sistema no permitirá inactivar un artículo que se encuentre relacionado con un plan de salud. Debe primero desmarcarlo del plan de salud y luego inactivarlo. f. Características: a. Unidad de Conteo: Es la unidad con la que se hace el ingreso al almacén, digite la unidad en que se compra el artículo. Ej. El acetaminofen Gotas lo compran por cajas de 10 unidades, entonces en este caso la Unidad de conteo seria cajas. Tenga en cuenta: Los informes de CNT se presentan en su totalidad por UNIDADES DE CONTEO b. Seleccione la forma farmacéutica. c. Seleccione el destino del Articulo : i. Venta: Son todos aquellos artículos que hacen parte de su negocio, (que si son para la venta, indiferente a que sean o no facturables.) Ej. Guantes, Dexametasona, Acetaminofen. Etc. ii. Para el consumó son todos aquellos artículos de uso interno administrativo. Ej. Papel, esferos, etc. d. Concentración: Digite la concentración del artículo. Esto se utiliza para elementos de farmacia que son los que traen estipulada la concentración en la etiqueta. e. Registro Invima: Digite el registro INVIMA del articulo. Este campo tiene una longitud de cincuenta (50) caracteres y no es obligatorio. El sistema no realiza ninguna validación sobre la información registrada ni de duplicidad ni sobre los caracteres que se ingresen. Esta información solo se visualizará en el Informe de Artículos, el artículo que no tenga registro INVIMA esta información se mostrará en blanco. 20 de76

f. Lotes por vencimiento: Esta opción permite especificar si va a tener manejo de lotes por vencimiento, lo que implicará que al momento de hacer la entrada el sistema le solicitará que especifique la fecha de vencimiento por cada artículo. Tenga en cuenta: que para el uso de esta opción debe tener las existencias en ceros 0. (Realizar una salida por todas las existencias y luego de parametrizar, genere una entrada por plano.) g. X Fecha de Entrada: Esta opción permite especificar si va o no, a tener manejo de fechas para las entradas realizadas, lo que implicará que al momento de hacer la entrada el sistema le solicitará que especifique la fecha de entrada de mercancía por cada artículo. Tenga en cuenta: Que el programa maneja, primeras en entrar, primeras en salir al momento de la venta. Cuando este campo no es parametrizado el programa no valida, esta funcionalidad. Si maneja fecha vencimiento al momento de hacer salida (despacho, salida o una baja) el criterio a utilizar será que salgan primero los artículos que están próximos a vencerse. Si maneja fecha de entrada, el criterio a utilizar será que salgan primero los artículos cuya fecha de entrada o ingreso sea la mas antigua. Si usa las opciones de forma mixta (fecha vencimiento = si y fecha de entrada = si) el sistema no tomara ninguno de los criterios descritos anteriormente. La información en el informe por lotes. (otros informes / lotes.) g. Kardex: a. IVA: Marque si el artículo tiene IVA y digite el porcentaje de este frente al campo %. b. Utilidad: Este campo le permite digitar el porcentaje de utilidad, este porcentaje será utilizado para calcular el precio de venta (listas de precios) a partir del precio de compra (entradas) y generar un aumento de acuerdo al porcentaje parametrizado, a través de la siguiente formula: Precio de Venta: Costo Unitario/ 1-(% de utilidad parametrizado) Es decir que su utilidad se refleja al momento de hacer la Entrada de Almacén. Para mayor información remítase a este tema Los campos ultimo costo, existencia y costo promedio no explicados los lleva automáticamente el sistema tomando como base los movimientos realizados a este artículo. 21 de76

c. A manera informativa registre la ubicación física del articulo d. Si hay que hacer alguna observación al artículo digítela en el campo observaciones. De clic en el icono. (Si no lo hace se pierde todo el trabajo realizado por articulo.) Para Borrar Para Seleccionar Para Listar Para Salir n. Bodegas (Menú Bases de datos Bodegas) Esta opción le permite parametrizar el manejo jerárquico de múltiples bodegas donde se tienen existencias de inventario y suministrar de esta manera un mejor servicio a los usuarios. Este proceso maneja los estados de existencias, tanto de materias primas como de productos terminados, permitiendo a los usuarios conocer las cantidades que se tienen y su ubicación. El objetivo de éste sistema es el de cerciorarse de que existe la adecuada cantidad de inventario disponibles en los centros de distribución de la organización. Tenga en cuenta: Puede crear N niveles de bodegas. Puede existir mas de una bodega Padre Puede existir mas de una bodega Hijo Una bodega hijo solamente tiene un Padre Una bodega puede ser solo para la Venta o para el Consumo. Es excluyente Al hacer la creación de las bodegas con su correspondiente jerarquía tenga en cuenta su afectación en los movimientos: Solo podrá hacer requisiciones a una bodega Padre. Solo podrá hacer despachos a una bodega Hija Solo podrá hacer traslados entre bodegas del mismo Nivel Gráficamente la jerarquía de las bodegas se puede ilustrar: Bodegas padre Al abrir el árbol queda: 22 de76

Bodega padre Bodegas hijo y al mismo nivel En este ejemplo, cuando la bodega óptica requiera algún artículo, solo podrá solicitarlo a la bodega Principal Suministros. Para crear una bodega: a. Dé clic en el icono adicionar b. Digite el código de la bodega, el cual debe ser de 10 dígitos alfanumérico. c. Digite el nombre de la bodega. d. Seleccione si la bodega es para la venta o no. e. Marque si la bodega afecta contabilidad o no. Para mayor información ver manual de interfaces. Tenga en cuenta: Al crear una bodega hijo debe tener marcada la bodega padre, y realizar los pasos descritos anteriormente o. Documentos Los documentos a que hace referencia la tabla 1, son documentos internos del programa (no modificables por el usuario), cuyas características se definen a continuación, cada uno de estos documentos se relacionan con un documento de anulación. (Ej. Entrada de almacén Anulación de entrada). Definición Tipo de Afectación Dependencia Documento Cotización Externo No No Orden de compra Externo No Si Entrada Externo Si Si Aprovechamiento/donaciones Externo Si Si 23 de76

Requisición Interno No No Despacho Interno Si Si Salidas Externo Si No Bajas Externo Si No Traslados Interno Si No Factura de venta Externo Si No Devolución Externo Si No Tipo de Documento; pueden ser: Clasificación de las transacciones o movimientos del Software; estos Internos: Son aquellas transacciones internas de la entidad, entre bodegas. Ej. Requisición de un departamento a otro. Externos: Son todas aquellas transacciones externas de la entidad, que relacionan a un tercero. Ej. La entrada de almacén este es un documento Afectación; Dependencia; otro como pre-requisito Indica si al utilizarlo hay afectación de las existencias La característica de dependencia indica si un movimiento depende o tiene Por ejemplo: Para hacer un despacho es necesario que exista una requisición. Es de aclarar que la dependencia que se muestra en esta tabla es la dependencia interna del Software. p. Comprobantes (Menú Bases de datos Comprobantes) Los comprobantes son la herramienta o medio por el cual se registran los movimientos realizados en el inventario. Son parametrizables por cada Institución y su comportamiento se determina a través de documentos. Los comprobantes heredan las características enunciadas de los documentos. Creación de comprobantes a. Clic en el icono Adicionar b. Digite el código del comprobante, el cual puede ser de 10 dígitos alfanumérico máximo. c. Digite el nombre del comprobante a crear. d. Seleccione el tipo de documento al cual pertenece. (recuerde que los documentos son internos y determinan características básicas del comprobante). 24 de76

e. Si se requiere asigne un prefijo para diferenciar los consecutivos de sus comprobantes. Por ejemplo quiere identificar las ordenes de compra con el prefijo OC seguido del consecutivo f. Ingrese el número consecutivo con el que desea dar inicio a las transacciones. g. En el ítem Quien lo anula, seleccione el comprobante que anula al comprobante registrado. Es decir que lo primero que debe crear son los comprobantes de anulación. h. Requiere autorización, hace referencia a que si el comprobante que se encuentra creando requiere que alguien lo autorice, cada vez que se realice una transacción o movimiento de ese comprobante, esta autorización es para aquellos comprobantes que tiene dependencia. Por ejemplo, las órdenes de Compra requieren ser autorizadas por una instancia superior para poder a partir de ellas generar las Entradas, en este caso las entradas dependen de las órdenes de compra, y las órdenes de compra requieren autorización para poder ser utilizadas. Una orden de compra que no se encuentre autorizada no se mostrara como disponible al momento de hacer una entrada de almacén i. Rompe Dependencia, seleccione aquí si el comprobante creado depende o no de otro. Por ejemplo para hacer un despacho es necesario hacer una requisición. El atributo de dependencia se activa solo para los comprobantes que estén asociados a documentos que tengan el atributo. Ver tabla de documentos j. Rompe Dependencia = NO; significa que el comprobante es dependiente, es decir que depende de otro k. Rompe Dependencia = SI; significa que el comprobante es independiente, no depende de otro. Al crear los documentos tenga en cuenta que como mínimo debe existir un comprobante por cada movimiento que requiera realizar, asociado a otro comprobante de anulación, según corresponda. Puede crear tantos comprobantes como requiera asociados al mismo documento, para efectos de control, por ejemplo: Documento: Entrada de Almacén Comprobantes: Entrada de mercancía, Entrada de alto costo, Entrada de sede Sur En este caso puede crear tantos comprobantes como necesite, o un solo comprobante donde manejen todas las Entradas. q. Comprobantes por Bodega (Menú Bases de datos Comprobantes por bodega) Creadas las bodegas y los comprobantes, proceda a relacionar cada comprobante a las diferentes bodegas que lo requieran. Esta asignación indicara los movimientos que pueden realizarse en cada bodega. 25 de76

Por ejemplo: En la bodega Cirugías se pueden hacer Requisiciones, Traslados, Devolución de Despacho, Devolución de baja, baja por consumo y Anulación Pero en la bodega Programas Especiales solo se pueden hacer Requisiciones l. Indique si requiere hacer la marcación por comprobante o por bodega m. Seleccione la bodega o comprobante n. A la derecha de su pantalla asigne con el chulo la descripción que desea relacionar. r. Perfiles por Bodega (Seguridad Perfiles por bodega) Parametrizada la relación de comprobantes por bodega, especifique que perfiles de usuario tendrán acceso a cada bodega. Para esta opción es necesario que previamente se hayan creado los usuarios, para lo cual debe consultar con el administrador del sistema. 1 2 3 26 de76

a. Seleccione la bodega b. Marque los perfiles a los cuales se permitirá el acceso a esta bodega. Es decir que solo los perfiles asignados podrán hacer movimientos en esta bodega, y los movimientos estarán determinados por los permisos de Perfil, para mayor información consulte con el administrador del sistema sobre esta opción Tenga en cuenta que la asignación puede hacerse tanto bodega- perfiles, como perfiles-bodega. s. Articulos por lista de Precio (Menú Bases de datos Articulos por lista de precio) Esta opción le permite relacionar la lista de precios creada previamente, con los artículos, asignar un valor a cada uno e imprimirla. Para crear. a. Seleccione la lista de precios. b. Para cargar los artículos y asignar precios individualmente, de clic en la opción, indique la fecha a partir de la cual rige, Clic en para seleccionar los artículos requeridos, cuando dé clic en el programa traerá los artículos seleccionados a la ventana artículos por lista de precios. Digite los valores para cada producto, c. Para cargar asignar la lista de precios por archivo, Arme un archivo con la siguiente estructura 27 de76

PLANO LISTAS DE PRECIOS COD. ARTICULO FECHA APLICACIÓN VALOR o E l archivo no es de ancho fijo y debe estar separado por comas o Tenga en cuenta que el código del articulo debe corresponde a un articulo que se encuentre creado en el sistema o La fecha se debe especificar en formato dd/mm/yyyy o Los valores deben ir sin separación de miles. Para separación de decimales utilice la coma (,) o Un articulo puede tener diferentes precios en diferentes listas, también puede tener diferentes precios en la misma lista siempre que no se cruce la fecha de aplicación. Ejemplo de un archivo para cargar tarifas De clic en el icono y escoja la tarifa a la que desea cargar los valores Clic en y seleccione el archivo creado. El sistema iniciara el cargue de las tarifas. Si se presentan errores generara un archivo indicándolos. d. Para consultar los artículos de una lista, seleccione la lista y dé clic en e. Para modificar un precio existente de clic en f. Para imprimir la lista de precio, debe cargarla en pantalla y dar clic en el icono, el informe se muestra en pantalla, dando la opción de enviarlo a impresora. Tenga en cuenta: Puede crear una lista de precios a partir de una ya existente. Utilice las opciones de descargar y cargar. 28 de76

t. Unidades (Menú Bases de datos Unidades) Esta opción permite crear las unidades con las que se hace el ingreso al almacén, digite la unidad en que se compra el artículo. Tenga en cuenta: Estas unidades deben ser creadas en enteros, definidas como unidades de conteo y en fraccionarios las unidades de distribución. Unidades de conteo: Esta es la unidad medida en que se compra el artículo Ej. El acetaminofen Gotas lo compran por cajas de 10 unidades, entonces en este caso la Unidad de medida seria cajas. (1/1) Unidad de distribución: Esta es la unidad o forma en que se vende o distribuye el artículo. Siguiendo con el ejemplo compran el acetaminofen gotas por cajas de 10 unidades, entonces la cantidad de conversión seria 10. (1/10) Cuando se crea una unidad no se discrimina si es de conteo o de distribución, cuando el multiplicador y el divisor son iguales el sistema lo toma como unidad de conteo. Cuando el divisor es diferente, el sistema lo asume como unidad de distribución. Los movimientos en el Inventario y los descargues desde CNT-Pacientes se hacen en unidad de distribución. Los reportes se presentan en unidad de conteo. Un mismo artículo puede manejar diferentes unidades de distribución, uno por cada bodega. Para crear; a. Clic en el icono adicionar. b. Digite el código de la unidad, el cual debe ser de 10 dígitos alfanumérico. c. Digite el nombre de la unidad a crear d. En el ítem multiplicador digite el número de la unidad (1). e. En el ítem divisor digite la cantidad en la que viene la presentación del producto. f. Guarde el registro. Para Borrar 29 de76

Para Modificar Para Cancelar u. Unidades x Bodega (Menú Bases de datos Unidades x Bodega) Si va a utilizar unidades de distribución (divisor diferente al multiplicador) especifique en esta opción la unidad para cada artículo por bodega. Esta opción le permite relacionar las unidades de distribución a las diferentes bodegas, teniendo como objetivo el despacho y distribución de los productos o artículos por bodegas. En esta ventana se encuentra el nombre del artículo, el código, la unidad de conteo, el grupo y el uso. a. Seleccione (shift + ) los artículos. En esta ventana puede hacer ordenamiento por cualquiera de las columnas dando clic en la barra del titulo b. Clic sobre el icono Asignar se desplegara un combo que contiene las bodegas parametrizadas. c. Asigne clic sobre la bodega a relacionar d. Enseguida se abrirá un formulario donde podrá relacionar las unidades de distribución para cada bodega. e. Guarde el registro f. Para regresar a la ventana principal y continuar la asignación de clic en 30 de76

v. Codigos de barra (Menú Bases de datos Codigos de barra) A través de esta opción puede asignar el código de barra, registro y Laboratorio para cada artículo. El código de barras podrá ser utilizado en las ventanas de movimiento del aplicativo, los demás datos serán solicitados al momento de hacer la entrada. a. Seleccione si los artículos a parametrizar son y espere que se cargue el listado b. De clic en el artículo requerido y seguido clic en el cuadro ilustrado. En la parte superior de la ventana se activaran los botones Adicionar, Borrar y Cambiar c. De clic en Adicionar y especifique la Información solicitada d. De clic en Puede importar el archivo plano con los artículos que tengan código de barra, dando clic en el icono. Al dar clic en cargar el sistema solicita la ruta donde se encuentra almacenado el archivo. El archivo debe tener extensión.txt y la siguiente estructura: o código del Artículo: Este código ya debe estar creado en el sistema. o código de Barra: Con una longitud máxima de 13 dígitos. o Nombre Comercial: Con una longitud máxima de 20 caracteres. o Registro: Con una longitud máxima de 20 caracteres. o Laboratorio: Con una longitud máxima de 20 caracteres. w. Maximos, minimos y cantidad de repocision (Menú Bases de datos maximos, minimos, repocision) Esta opción permite el manejo y control de cantidades máximas, mínimas y cantidades de reposición por bodegas, en las entradas y despachos se validará los topes del stock de inventarios. Máximo a despachar, esta opción valida la cantidad máxima a despachar de un artículo por mes, es informativa más no restrictiva. La cantidad de reposición, es la herramienta de control que permite saber cuando realizar un pedido, en función del tiempo y de acuerdo al consumo 31 de76

Para parametrizar digitando los valores: a. Seleccione (shift + ) los artículos. b. Clic sobre el icono Asignar se desplegara un combo que contiene las bodegas parametrizadas c. Clic sobre la bodega para la que se parametrizarán las cantidades de stock y validación de los artículos seleccionados d. Digite los valores en cada uno de los campos (Stock min.-máx., cant de reposición, cant a despachar), puede hacer el ingreso articulo por articulo, o para varios artículos a la vez e. De clic en botón actualizar por cada ingreso f. Clic en Guardar Cálculo a partir del consumo: A partir del consumo reportado por cada artículo el sistema en un periodo de tiempo, el sistema hará el cálculo de los máximos y mínimos: a. De clic en el botón Consumo, que se encuentra en la barra superior de iconos b. En la parte inferior de la ventana ingrese las fechas, en las que se hará la evaluación del consumo c. Ingrese la fracción de tiempo en meses. Es decir la cantidad de tiempo que dura el proceso de pedido y compras d. Clic en el botón Calcular 32 de76

El cálculo se hace a partir de la formula: Consumo promedio mensual: Total de salidas (salidas+bajas) del periodo especificado / numero de meses Cantidad mínima: Punto de reposición: Cantidad máxima: Cantidad a pedir: Consumo promedio mensual * fracción de tiempo de reposición (Cantidad mínima + consumo promedio) * fracción de tiempo Cantidad mínima + punto de reposición + consumo promedio Máximo actual x. Forma de pago (Menú Bases de datos Forma de pago) En esta opción se encuentran las formas de pago que se utilizaran en la generación de la factura de venta. Las formas de pago disponibles son: 0-efectivo, 1-cheque, 2-tarjeta y 3-crédito. El sistema no permite la creación de otras formas de pago ni la eliminación de las existentes. En esta ventana debe seleccionar las formas de pago y asignar las respectivas cuentas contables. Para asignar cuenta contable: a. Seleccione o digite la Forma de pago b. Relacione la cuenta contable (ultimo nivel) c. Clic en Guardar y. Descuentos (Menú Bases de datos Descuentos) En esta opción se crean los descuentos que se pueden manejar en la factura de venta. Si es usuario de las aplicaciones CNT CXC o CNT CXP en esta ventana podrá visualizar los descuentos que ha creado en este modulo, dando clic en, luego * y Enter. Para crear: a. Digite un código y descripción b. Ingrese el porcentaje de descuento c. Ingrese el valor a partir del cual se debe calcular el descuento d. Relacione la cuenta contable (ultimo nivel)que se afectara 33 de76

e. Si los datos son correctos de clic en Guardar z. Imptos y otros cargos (Menú Bases de datos Imptos y otros cargos) En esta opción se crean los impuestos y cualquier otro tipo de cargos (Ej., fletes) que se pueden manejar en la factura de venta. Si es usuario de las aplicaciones CNT CXC o CNT CXP en esta ventana podrá visualizar los impuestos que ha creado en este modulo, dando clic en, luego * y Enter. a. Digite un código y descripción b. Ingrese el porcentaje de impuesto o de otros cargos c. Ingrese el valor a partir del cual se debe calcular el impuesto / otros cargos d. Relacione la cuenta contable (ultimo nivel)que se afectara e. Indique si el registro cargado corresponde a Otros Cargos o IVA f. Si los datos son correctos de clic en Guardar 34 de76

3. MOVIMIENTO Finalizada la parametrización del sistema es posible iniciar la realización de los movimientos. Entre los principales se encuentran: Solicitud de cotización Orden de compra Entrada de mercancía Devolución entrada Requisición Despachos Devolución despacho Baja por consumo Devolución de baja por consumo Traslados entre bodegas Salida de mercancía Aprovechamientos Compra Factura de venta Devolución de factura Adicionalmente cada uno de los movimientos tiene su respectiva anulación. La utilización y diligenciamiento de cada uno de los movimientos se realiza de manera similar. a. Solicitud de Cotización (Menú- Movimientos Solicitud de cotización) Esta opción permite ingresar al sistema las cotizaciones que fueron aprobadas para la adquisición de artículos. (Si las entidades ó empresas no usan la cotización como pre-requisito de la compra, pueden iniciar el proceso con la entrada de Mercancía). a. Seleccione el comprobante, si solo tiene uno parametrizado no tendrá opción de escoger y este combo aparecerá Inactivo. b. Cuando el movimiento se esta registrando por primera vez es considerado como Original. Si posteriormente este es utilizado podrá consultar tanto el documento original como el Actual, entendiéndose éste como el que refleja los últimos cambios sufridos. c. El número de documento es asignado por el sistema, y corresponde a un consecutivo del movimiento por cada comprobante. d. En fecha de comprobante se tomara de manera predeterminada la fecha del sistema e. Si el comprobante tiene un tiempo máximo de utilización, ingrese la fecha hasta la cual se encuentra vigente para ser utilizado, el sistema calcula un mes a partir de la fecha del comprobante. f. Seleccione la bodega que recibe la cotización g. Ingrese o seleccione el tercero relacionado con la cotización. Por defecto el sistema mostrara el tercero que se encuentre parametrizado en el archivo de Inicialización 35 de76