La Fundación Hospital Infantil Universitario de San José en la búsqueda del mejoramiento de la calidad de atención mide sus actividades y procesos de manera sistemática, analizando los datos, asegurando la integración entre los resultados operacionales y estratégicos.
Implementación Contratación de Médico Epidemiólogo Creación de la Unidad de Análisis y estadísticas en salud. Implementación de ficha de indicadores con nuevas variables Implementación de nuevos indicadores. Proyecto de Archivo Central
Unidad de Análisis y estadísticas en salud (UAES): Área del hospital que funciona como centro concentrador de información, que ordena el tiempo y ritmo de los datos, su contenido y destinatarios, diseminando y monitorizando la información, garantizando una validación y análisis sistemático de la misma.
Gestión Documental creada : 1. Guías, procesos, procedimientos, formatos, manuales, instructivos, protocolos, etc. 2. Manual de Gerencia de la información 3. Captación de Necesidades de Información 4. Consolidación y transmisión de información administrativa y asistencial. 5. Manual de Archivo
Transmisión de la Información Comité de Gestión de la Información Comités de Indicadores: Grupo Médico- Médico Quirúrgico De apoyo diagnóstico y terapéutico. Intranet, pagina web, (abril 2011), árbol de comunicaciones Capacitación uso de Kawak Captación y gestión de necesidades de información institucionales
Qué es la gestión de la Información? Transversal a toda la institución
Es un proceso que incluye operaciones como extracción, manipulación, tratamiento, depuración, conservación, acceso, análisis, filtro y entrega de la información adquirida por una organización a través de diferentes fuentes.
Porqué es importante para la institución?
1. La información es un recurso, un valor o un activo igual que cualquier otro y que como recurso tiene características especiales que lo hace similar a otros recursos: Se adquiere a un costo, posee valores, requiere del control de sus costos, tiene un ciclo de vida, puede procesarse y existen sustitutos para informaciones específicas
2. La información generada es la que utiliza la Institución para la toma de decisiones y la elaboración de los planes de mejora a que hubiere lugar.
Objetivo de la Gestión de Información Generar un conocimiento profundo y sistemático tanto de la situación institucional como de la gestión para el apoyo de la generación de políticas, toma de decisiones, priorización y focalización de acciones y generación de planes.
Cómo participo yo?
Ingreso a los Sistemas de Información de datos reales, verificables, oportunos. Clínicos y Administrativos Política calidad: Mejoramiento continuo. Política de Información Política organizacional Política académica
Cualidades de la Información
Gradualidad La información que debe entregarse será desarrollada e implementada de manera progresiva en lo relacionado con el tipo de información que se recolectará y se ofrecerá a los clientes.
Veracidad Se refiere a la calidad de la información que debe ser reflejo de la realidad que se quiere describir.
Oportunidad Se refiere a la generación y consolidación eficaz de la información así como el envío de la misma en los tiempos determinados.
Confidencialidad La confidencialidad es la propiedad que garantiza el uso de la información solo por el personal autorizado
Pertinencia Se refiere al suministro de la información de buena calidad en el momento apropiado de acuerdo a las necesidades de información de los clientes internos y externos del hospital (para la toma de decisiones)
Fuentes Servinte Clinical Suite Bases de Datos (RUAF-Servicios-SIVIGILA) Registros Físicos
LINEAMIENTOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION Cultura de información para la calidad
El hospital impulsa la generación de información Cultura de información para la calidad con el propósito de generar la búsqueda de soluciones a los problemas a los que se enfrenta.
La información que se genere en el hospital, antes de que fluya hacia externos debe estandarizarse, integrarse, consolidarse, analizarse y retroalimentarse.
Todo el personal asistencial y administrativo debe cuidar la confidencialidad de la información; esto implica los comentarios sobre el diagnóstico, estado de evolución tratamiento y pronóstico de un paciente en áreas como: pasillos, áreas sociales y medios de transporte
Sistema de información SCS integra a todas las áreas y colaboradores de la Institución
La impresión de historias clínicas está definida por perfiles específicos los cuales fueron definidos en el comité de historias clínicas. En este punto debe cuidarse de dejar copias en las impresiones o usarlas como papel reciclable de circulación.
La información a medios de comunicación externas sobre la condición de algún paciente, solo puede ser suministrada por el personal autorizado por la dirección, previo a reunión con un represéntate del servicio tratante.
Toda la información recolectada para entrega a externos o envío a entes gubernamentales debe tener previo aval del jefe del área a la cual pertenece el profesional que la consolida. Y es el jefe de área el responsable de la calidad de la información y la entrega oportuna para su envío.
Los usuarios y las claves asignadas (SERVINTE- RUAF-otras) son institucionales, y para exclusivo uso personal del funcionario y por consiguiente intransferible. Una vez entregadas al funcionario el adecuado uso de las mismas será responsabilidad de éste, razón por la cual está prohibido prestar o dar a conocer la clave a terceras personas cualquiera que sea la razón
Para qué se mide? Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se puede dirigir y sólo si se dirige se puede mejorar" Dr. Pedro Mendoza A.
La medición debe: Generar rangos de autonomía de decisión y acción razonables para los empleados Debe ser liberadora de tiempo para los líderes.
Cuando se tiene correctamente establecido un conjunto de patrones que definen el rango de autonomía de la gestión de las personas y de las organizaciones, estamos contribuyendo al desarrollo de las personas y de la organización misma.
"SI SIGUES HACIENDO LO QUE SIEMPRE HAZ HECHO, SEGUIRÁS OBTENIENDO LOS MISMOS RESULTADOS"
Todas las actividades pueden medirse con parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para monitorear la gestión, así se asegura que las actividades vayan en el sentido correcto y permiten evaluar los resultados de una gestión frente a sus objetivos, metas y responsabilidades. Estas señales son conocidas como indicadores de gestión
Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.
Evidenciar tendencias y desviaciones de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. Adquirir importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza, correspondientes a periodos anteriores o con indicadores preestablecidos que se consideran adecuados.
Permitir el control y seguimiento del grado de avance del cumplimiento de las metas programadas. Detectar desviaciones, y tendencias identificando causas que nos sirvan como referencia para una eficaz toma de decisiones
Cómo se mide?
FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ NIT 900098476-8 FICHA TECNICA DE INDICADOR NOMBRE Y CÓDIGO DEL INDICADOR PROCESO AL QUE PERTENECE EL INDICADOR ORDEN DEL INDICADOR I.DGO.3. Índice de Cesárea Corregido Hospitalización y Cirugía II RESPONSABLE DEL INDICADOR Coordinadora de ginecología y obstetricia OBJETIVO DE SU MEDICION Determinar el porcentaje de cesárea corregidas (paciente con cesárea previa) realizadas a las pacientes en el servicio de ginecología como medida de la eficiencia y calidad de los servicios prestados UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje FORMULA DEL INDICADOR Numerador Denominador Número total de gestantes a las que se les realizo cesarea- Numero total de gestantes con cesárea previa a las que se le realizo nuevamente cesárea en el periodo medido Número total de eventos obstétricos atendidos en el periodo FUENTE DE LOS DATOS Numerador Denominador Base de datos del Servicio de Ginecobstetrícia PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN ESTANDAR ORIENTATIVO Mensual Internacional: 38% FHIUSJ: 27% META 25% DD/MM/AAAA REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Coordinadora de Ginecobstetricia Coordinadora Unidad de Análisis y Estadísticas Vitales Subdirector M edico FECHA DE APROBACIÓN GDC-FM-017 FICHA TÉCNICA DE INDICADOR
INDICADORES Nivel I: Para realizar priorización en el manejo de la información se tienen los Indicadores estratégicos, que pertenecen al TUCI (Tablero Único de Indicadores de Gestión), a los que la alta dirección les realiza seguimiento y gestión. (Soporte). 60
Nivel II: Son los indicadores Misionales, son a los que les realiza el seguimiento los coordinadores de las unidades funcionales. (Soporte). 128 Nivel III: Son los indicadores que los coordinadores de la unidades funcionales utilizan para realizar seguimiento a sus procesos. 24
El Indicador debe: Proporcionar una calidad y una cantidad razonables de información (relevancia) para no distorsionar las conclusiones que se puedan extraer (inequívoco), a la vez que debe estar disponible en el momento adecuado para la toma de decisiones (pertinencia, oportunidad), y todo ello, siempre que los costes de obtención no superen los beneficios potenciales de la información extraíble.
Herramientas que nos han ayudado Insumos para el establecimiento de prioridades, monitoreo de objetivos y metas institucionales,
Estimular y fortalecer las capacidades analíticas de los profesionales que hacen parte de los equipos de salud Promover el desarrollo de un sistema de información participativo
Tablero único de control de indicadores-nivel I
Indicadores de Gestión de la Información
Indicadores Gestión de la Información Enero - Junio 2012
Oportunidad de envío de Indicadores de I Nivel Enero - Junio 2012 Fuente: Bases de datos UAES
Calidad del diligenciamiento del Consentimiento informado 2010-2012 2010-76% primer semestre y 65% segundo semestre 2011-68% primer semestre y 80% segundo semestre 2012-86% primer semestre Fuente: Base de datos evaluación calidad de consentimientos
No Disponibilidad Sistema de Información Servinte Clinical Suite 18 16 14 12 10 8 6 4 Año 2011 Año 2012 Meta 6 horas 2 0 Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. Año 2011 hr 4,5 6,4 14,4 15,28 3,19 1,2 1,4 13 11,25 12,5 6,53 14,3 Año 2012 hr 16,44 8,8 5,36 8,25 9,41 9,26
Cobertura de Capacitación Servinte Clinical Suite 120 100 80 60 40 % Año 2011 % Año 2012 Meta 90% 20 0 Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. % Año 2011 59,45 59,68 61,31 63,65 72,15 67,12 76,03 89,41 90,3 90,1 90,77 95,79 % Año 2012 39,96 87,29 92,1 90,5 91,26 91,2
Comunicación y socialización de mediciones 1. Subcomité de Gestión de la Información 2. Comité de indicadores del Grupo Médico- Médico Quirúrgico. 3. Comité de Apoyo diagnóstico y Terapéutico 4. Reuniones de cada servicio 5. Junta Directiva
Seguimiento y detección de desviaciones El seguimiento y análisis periódico de las desviaciones detectadas lo realiza en primera instancia los líderes de cada servicio. Este análisis da como resultado la elaboración de planes de mejora realizados por cada coordinador de área.
Planes de mejoramiento De acuerdo al análisis realizado en las áreas y comités correspondientes se generará si es pertinente un plan de mejoramiento. Estos planes de mejoramiento deben ser consecuentes con la desviación detectada y debe evaluarse el impacto real en la misma; deben incluir al área que reporta el indicador y pueden incluir (con adecuada justificación) a otras áreas que participan en el proceso.
Captación de Necesidades de Información Comités-Reuniones drojas@hospitalinfantildesanjose.org.co soporte.sistec@hospitalinfantildesanjose.org.co Priorización Formatos
SISTEMAS Y TECNOLOGIA INFORMATICA
USO DE TECNOLOGIA PARA MANEJO DE LA INFORMACION Sistema de cableado estructurado (voz y datos) Sistemas inalámbricos y red local Redes de comunicación externa (WAN) Sistemas telefónicos internos Sistema de televisión Canales y servicio de Internet Sistema de correo electrónico
USO DE TECNOLOGIA PARA MANEJO DE LA INFORMACION Sistema de Digiturno en Urgencias y Cons.Ext. Sistemas de apoyo a las comunicaciones Inst: Interfaz para administración de la intranet, uso y programación del canal de TV inst, sistema electrónico de anuncios, sistema de perifoneo, campañas en papel tapiz de las estaciones de trabajo. Sistemas para la seguridad de la información:
USO DE TECNOLOGIA PARA MANEJO DE LA INFORMACION Firewall de la red que provee seguridad entre la red pública y nuestra red privada; software de seguridad en las estaciones de trabajo. Sistemas de información y/o aplicativos: Servinte Clinical Suite, Software de mantenimiento AM, Software de gestión de calidad Kawak, RUAF para el registro en línea de nacimientos y defunciones, aplicativo PMTII para generación de certificados de nacidos vivos, SIVIGILA, entre otros.
TRANSMISION DE LA INFORMACION ELECTRONICA Redes de comunicación soportadas por: Dos servidores de red en configuración tipo granja Conexiones troncales en fibra óptica con equipos centrales que permiten conectividad de las estaciones de trabajo con el datacenter externo. Dos canales de comunicación WAN - canal de datos Diez servidores de aplicaciones en cluster para el acceso al sistema de información clínico-administ.
TRANSMISION DE LA INFORMACION ELECTRONICA Servidor de base de datos y unidad SAM externa de discos para el sistema de información clínico. 468 estaciones instaladas con aprox. 1365 usuarios activos. Enlace de Internet que da conectividad aprox. 300 usuarios en la red. Conexión inalámbrica en la unidad quirúrgica, hosp. Piso 5, UCIs, oficinas médicas y dirección. Accesos remotos desde internet que permiten conexión a ciertos usuarios.
ESTRATEGIAS DE SEGURIDAD INFORMATICA Administración de cuentas de usuario Perfiles de acceso definidos Firewall de la red Seguridad en estaciones de trabajo y recursos informáticos Acceso limitado a Internet Antivirus Firma digital
SEGURIDAD SOBRE RECURSOS Estaciones de trabajo INFORMATICOS Software Antivirus: analiza y controla el flujo de información que ingresa al equipo a través de accesos externos, correos electrónicos e internet. Software Pcsecure: controla las operaciones ejecutadas en las estaciones de trabajo, permite control de manejo de los archivos del sistema, control de cambios o ajustes de software o hardware.
SEGURIDAD SOBRE RECURSOS INFORMATICOS Red Local y Redes Perimetrales La red local permite la interconectividad entre las estaciones de trabajo y el tránsito de la información que en ellas se genera. Las redes perimetrales son todos aquellos accesos externos a la institución (enlace punto a punto y enlaces de Internet). Para garantizar la seguridad se utilizan herramientas como el Antivirus y el Firewall.
SEGURIDAD SOBRE RECURSOS INFORMATICOS Sistema de Información Clínico y Software de apoyo Administración de cuentas de usuario: Ingreso seguro a los aplicativos y programas mediante la asignación de un usuario y una contraseña de ingreso personal. Nivel de acceso al sistema de información clínico y demás software de apoyo está determinado por el perfil asignado al usuario, acorde a su rol de trabajo. Perfiles de acceso definidos por grupos de usuario.
Archivo Clínico
HISTORIA CLINICA Desde sus inicios el Hospital cuenta H.C. electrónica se registra la información de la atención asistencial, asegura la facturación de insumos y medicamentos, permite obtener datos estadísticos y facilita la realización de investigación clínica. Adicionalmente ante una caída del sistema se activa un plan de contingencia que consiste en iniciar el registro de la historia en soporte físico.
Que hacemos en esta área? Entrega de la historia clínica: A pacientes o familiares, Entes de Salud, Organismos Judiciales. (Cumplimiento de requisitos). Atención de requisiciones de empresas y aseguradoras. Recepción de los documentos físicos anexos a la historia. Revisión, clasificación documentos físicos. y ordenación de los Generación de Historia Física (Carpeta)
Archivo de los documentos Préstamo de documentos físicos Damos constancia de hospitalización, certificación de nacimientos. Trabajamos todas las definiciones dadas en el comité de historias clínicas. La impresión completa de la historia esta a cargo del área. Impresiones : A médicos, personal de facturación, oficina de referencia y contrarreferencia.
Brinda soluciones en: Unificación de historias. Corrección de datos relacionados con la identificación del paciente. Intermediación con el área de sistemas para casos especiales.
Buen diligenciamiento de la Historia Clínica Estos temas se van rotando durante el año: Cumplimiento en el registro de H.C. de ingreso. Cumplimiento en historias clínicas de ingreso de cirugía programada. Cumplimiento en el registro de la evolución medica en pacientes hospitalizados. Cumplimiento en evolución medica de consulta externa.
Cumplimiento de generación de Epicrisis. Cumplimiento de condiciones de egreso hospitalario. Correlación de datos clínicos en historia clínica de urgencias. Cumplimiento en el registro de la Nota Transfusional. Registro de Salidas Voluntarias. Los resultados son analizados en el Comité de H.C. y se hace retroalimentación a los responsables a través de coordinadores áreas.
Mediciones Generación de Epicrisis: al inicio de la evaluación - Nov. 2008 - se obtuvo resultados del 58%. Agosto 2011 se evidencia un cumplimiento del 90%. Notas de Terapia Respiratoria: Mayo 2012, el cumplimiento fue del 53,66%. Historias en Físico: Caídas del Sistema a Diciembre de 2011 - Cumplimiento del 65%; Enero de 2012 - Cumplimiento 69%.
Porcentaje de salidas voluntarias 2010-2012
El Manual de Historias Clínicas Es el documento fundamental y de apoyo que contempla las políticas y directrices sobre el manejo y custodia de la H.C. en el interior de la institución. Cuatro versiones ajustes anuales de acuerdo a las eventualidades o situaciones presentadas.
El Comité de Historias Clínicas: fortaleza se cuenta con la representante de la oficina jurídica, se vela por el cumplimiento de la normatividad para contar con un documento soporte de calidad. Comités Extraordinarios. Fortaleza en el área del archivo clínico Escaneo de los soportes físicos Hospital es amigo del medio ambiente, la entrega de la historia en medio magnético. Damos respuestas a los entes de salud o judiciales de manera inmediata o mas tardar en 48 horas.
Se hicieron ajustes de redacción a los formatos físicos de consentimiento informado general y de salida voluntaria. Se diseñó el formato de Consentimiento Informado para Procedimientos Mínimos y Consentimiento Infirmado para la No realización de Maniobras o Procedimientos. En el mes de febrero de 2011 se realizó y difundió un instructivo para la expedición de certificación de anulación del certificado de defunción.
Archivo Central Con el crecimiento del hospital fue aumentando el volumen de documentos no asistenciales que deben ser conservados. Junio de 2011 se contrató la empresa Archidata Ltda. con quien se impementó el proyecto de Gestión Documental.
Objetivos Definición del sistema de archivo administrativo y sus fases. Depuración y clasificación documental de todas las dependencias. Inventario documental. Elaboración de las Tablas de Retención Documental. Creación y puesta en funcionamiento del área de archivo.
Mejoras Capacitación y retroalimentación En la actualidad se cuenta con el área del archivo central organizado, con el Manual de Archivo, con los formatos pertinentes para su adecuada gestión. Se elaboraron las tablas de retención y se realizó la clasificación documental. Se vinculó un técnico de archivo para operar y mantener el archivo. Se envió a reciclaje un promedio de 1.020 Kg de papel que no debía ser conservado.
En el 2012 se contrató una empresa para custodia de documentos. Documentación: 1 Procedimiento: Gestión del Archivo 4 Instructivos: Archivo de Gestión, Transferencia Documental, Eliminación Documental, Préstamo de Documentos. 5 Formatos: Afuera, Eliminación de Documentos, Transferencia, Requisición de Documentos, Marcación Carpetas. 27 tablas de Retención Documental
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