SOLICITUD DE ALOJAMIENTO DE BLOQUEO DE GRUPO. A continuación podrá encontrar las políticas y procedimientos para realizar el bloqueo de habitaciones, le pedimos que por favor lo lea cuidadosamente y devuelva este acuerdo firmado. MET GROUP SA Es el Housing, Organizador Oficial del Congreso así como la Empresa responsable Administrativa y Financiera del Congreso. ALOJAMIENTO DE GRUPO Se define alojamiento de Grupo a partir de la solicitud de más de 8 habitaciones. NOTA DE REGISTRO Este contrato es estrictamente para el alojamiento de grupo. No incluye la inscripción al Congreso de cada persona, para eso le pedimos que se ponga en contacto con el departamento de Inscripciones a inscripciones@can2015.com.ar NOCHES PRE Y POST CONGRESO El bloqueo de habitaciones debe ser por un mínimo de tres noches (4 días) de alojamiento durante los días que dura el Congreso (In: 16 de Septiembre de 2015 Out: 19 de Septiembre de 2015). Las noches Pre y Post Congreso se confirmarán de acuerdo a la disponibilidad del Hotel. Las mismas se sumarán al total de Habitaciones y no serán reembolsables en caso de cancelación. TARIFAS, DEPOSITOS Y ROOMING LISTS Las reservaciones serán procesadas desde el primer momento en que llegue la solicitud. Las tarifas incluyen impuestos. Las tarifas pueden variar en función del número de personas en cada habitación (es decir si son singles o dobles) y según el tipo de habitación. En el pago final se reflejará la tarifa que se aplicó según el tipo de habitación requerida más los impuestos. Los pagos del alojamiento no serán reembolsables después del 31 de mayo de 2015 Después del 31 de mayo de 2015 se deberá abonar cada noche adicional que se requiera al momento que sea confirmada. El pago total del alojamiento deberá estar realizado antes del 30 de junio de 2015. El rooming list final debe ser entregado previo al 16 de Agosto de 2015. Firma: Fecha: 1
PAGOS Para garantizar el alojamiento se deberá presentar una tarjeta de crédito o realizar una transferencia bancaria, caso contrario no se procederá a la reservación del alojamiento del grupo. El pago de la reserva debe hacerse mediante transferencia bancaria. A. DEPÓSITO INICIAL: Para hacer efectivo el bloqueo del alojamiento se procederá a tomar un depósito del 40% del total. B. PAGO TOTAL: Previo al 30 de junio de 2015 deberá ser abonado en su totalidad el alojamiento del grupo, caso contrario se procederá a la cancelación del mismo sin reembolso alguno. C. HABITACIONES ADICIONALES: Después del 30 de junio de 2015, cada habitación adicional que se requiera deberá ser abonada en su totalidad en el momento de su confirmación. POLITICA DE REDUCCIÓN Y/O CANCELACION DE GRUPO A. Antes del 31 de mayo de 2015 cualquier reducción de grupo o cancelación solicitada, se procederá a cobrar como penalidad 1(una) noche de no-show por cada habitación cancelada. B. Entre el 31 de mayo de 2015 al 30 de junio de 2015 será permitido la reducción de hasta un 20% del bloqueo total del grupo y tendrá una penalidad del 80% sobre la totalidad de las habitaciones canceladas. Cualquier reducción mayor al 20% se tomará como una perdida y el cliente deberá abonar el total. C. Después del 30 de junio de 2015 no será reembolsable cualquier pedido de cancelación o reducción de noches de alojamiento del grupo solicitada. DUPLICIDAD DE RESERVAS Cualquier duplicidad de reserva encontrada antes del 15 de Mayo de 2015 se reportará a los contactos de cada grupo. Una vez informado, se debe solucionar dentro de las 72 horas dicha duplicidad, de lo contrario se procederá a la cancelación sin reembolso. REVENTA Las habitaciones no pueden ser revendidas a otros clientes, terceros o sub contratistas. En el caso de reventa de las habitaciones el mismo será cancelado sin posibilidad de reembolso. IMPORTANTE A. Las cancelaciones o cambios deben ser enviados por escrito a: alojamiento@can2015.com.ar B. El rooming List debe ser enviado antes del 16 de Agosto de 2015. C. Cualquier reembolso que se le deba realizar al cliente será devuelto dentro de los 60 días, una vez terminado el Congreso. D. Es necesario completar el Rooming List con el nombre del Laboratorio / Empresa que está solicitando el bloqueo, para evitar que más de una Agencia nos este solicitando el mimos pedido. Las políticas, procedimientos y tarifas que se incluyen en este acuerdo están formulados específicamente para los el alojamiento de grupo de más de 8 habitaciones y son diferentes a las políticas, procedimientos y tarifas para las reservas de alojamiento individuales. FIRMA: FECHA: 2
ACUERDO Al firmar este formulario, el responsable del grupo se compromete a cumplir con todas las condiciones establecidas en este documento. También se compromete a facilitar el pago completo de todas las habitaciones reservadas ("Noches totales Habitación") en el bloqueo total de la habitación antes del 30 de junio de 2015 y de pasar el rooming list antes del 16 de Agosto de 2015. Al firmar este formulario el Responsable de grupo reconoce que ha leído todas las condiciones y que entiende que si, al momento de pasar el rooming list final, las pernoctaciones totales es inferior al bloqueo realizado, deberá abonar el importe total de todo el alojamiento. Después del 30 de Junio se entiende que el bloqueo de habitaciones será liberado y que se perderá el depósito si no se recibe el pago completo. Nombre del Grupo: Contacto del responsable del Grupo: Agencia / Empresa: Dirección: Código postal: Ciudad: Provincia: Pais: Teléfono: E-Mail: PREFERENCIA DE SELECCIÓN DE HOTELERIA: 1 Primera Elección: 2 Segunda Elección: 3 Tercera Elección: Pre Congreso Congreso Post Congreso Fechas 14 sep 15 sep 16 sep 17 sep 18 sep 19 sep 20 sep Tipo de Habitaciones Fecha NOTA: Este formulario de pre reserva no es un contrato y no garantiza las habitaciones en los hoteles solicitados. Este formulario lo coloca en una lista de espera de prioridad. Las tarifas oficiales y la disponibilidad solamente se garantizan para las noches de alojamiento de los días que dura el Congreso. Las noches de alojamiento para los días pre y post Congreso se realizan por separado y están sujetas a diferentes reglas y restricciones. Nombre del Laboratorio Representante autorizado: Firma: Cargo: Fecha: Firma del housing (MET Group): Fecha: 3
REQUISITOS DE PAGO Depósito Inicial: Como confirmación de bloqueo de las habitaciones de alojamiento, todos los depósitos correspondientes al 40% del total deben ser pagados dentro de los 15 días siguientes al recibir el acuerdo firmado y la factura, ya sea por transferencia bancaria o tarjeta de crédito. En caso de que el pago con tarjeta de crédito sea rechazado, se procederá a la cancelación de bloqueo de grupo. LOS DEPOSITOS NO SERÁN REEMBOLSABLES LUEGO DEL 31 DE MAYO DE 2015: Transferencia Bancaria [ ] Tarjeta de crédito: [ ] Visa [ ] Mastercard [ ] American Express Vencimiento (MM/YY): Número de tarjeta de crédito: Nombre como figura en la tarjeta: Firma: Condiciones: Se entiende que una vez que se haya confirmado el bloqueo, el mismo puede ser cancelado antes del 31 DE MAYO. Luego de esta fecha el depósito inicial se perderá. SALDO ESTIMADO Gastos totales estimados El cálculo para el balance total estimado del bloqueo de habitaciones: (Tarifa habitación $ x Cant. de habitaciones x Cant. de noches = ) = $ Los depósitos pagados se deducen automáticamente de los cargos totales estimados Total de cargos estimados: $ 4
GARANTIA CON TARJETA DE CREDITO A menos que el pago se realice con Transferencia bancaria y respetando las fechas según lo acordado se procederá a realizar el pago total de la tarjeta de crédito que figura a continuación Tarjeta de crédito: [ ] Visa [ ] Mastercard [ ] American Express Fecha de vencimiento (MM/YY): Número Tarjeta de Crédito: Nombre como figura en la tarjeta de crédito: Firma: PAGO CON TRANSFERENCIA BANCARIA El pago con transferencia bancaria debe ser realizado a: Tipo de Cuenta : Cuenta Corriente en pesos Banco HSBC Nº Cuenta Nº: 0563-24717-7 Nº CBU: 1500006000005632471778 Razón Social: Marketing - Events & Travel Group S.A. Nº CUIT: 30-70784548-8 IMPORTANTE: El pago total debe ser neto, sin gastos bancarios para nuestra Empresa. CONTACTO DEL HOUSING MET GROUP S.A DEPARTAMENTO DE BLOQUEO DE AOJAMIENTO DE GRUPO Dirección: Av. Cabildo 2327 Piso 3 Buenos Aires Argentina Teléfono: (5411) 47060770 - Fax: + 54 (11) 47060770 Int. 117 Email: alojamiento@can2015.com.ar 5