1 de 41 MÓDULO DE FACTURACIÓN Y CARTERA Este módulo permite gestionar la venta de productos y servicios, créditos a trabajadores, créditos a los estudiantes entre otros. Ofrece al usuario las siguientes funcionalidades para acceder a los procesos: Tablas Básicas, Caja, Ventas, Cartera, Movimientos, Funciones Especiales, Consultas e Informes, Enlaces con Otros Módulos, de las cuales se presenta una explicación breve a continuación. 1. TABLAS BÁSICAS 1.1 Parámetros Facturación y Cartera Para realizar la gestión de diferentes parámetros que serán usados en los procesos del módulo se debe ingresar a Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación y Cartera. Año: representa la vigencia a la cual se va a realizar la parametrización. Se crea en Presupuesto / Tablas Básicas / Vigencias. De igual manera es necesario crear los periodos contables en Contabilidad / Tablas Básicas / Periodo Contable, activarlos en Contabilidad / Movimientos / Cambiar Estado del Periodo. Porcentaje Máximo de Financiación: corresponde al valor porcentual Máximo de financiación que da la institución al estudiante. Centro de Costos: este parámetro indica el tipo de centro de costos que toma el asiento contable cuando se realice un pago bien sea por Producto Servicio o por Programa - Producto Servicio: si se chequea centro de costos por Producto Servicio, el sistema asignará el centro de costos que tenga asociado el servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Producto Servicio. - Programa: si se elige por Programa asignará el centro de costos asociado al programa en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft/Asociar programa a centro de costos. Porcentaje Capacidad de Endeudamiento: indica el porcentaje máximo de endeudamiento que puede tener un tercero con la institución. Cantidad de Decimales: número de decimales que se tendrán en cuenta en los valores que se manejen por concepto de cuentas por cobrar. Se recomienda colocar 0 porque las cuotas que pagan los terceros a nombre de la entidad siempre son redondeadas, casi nunca se cancelan decimales. Cantidad de Refinanciaciones: representa el número máximo de veces que la entidad permite realizar refinanciaciones a un deudor. Porcentaje Recargo: se utiliza para el recargo del proceso de fechas límites de pago. Este campo es opcional.
2 de 41 Interés Corriente: se utiliza para asociar la característica de intereses corrientes en el proceso de fechas límites de pago; este campo es opcional. Longitud Valor Código Barras: define la cantidad de caracteres que debe tener el valor de la cuota en el código de barras, cuando se descarga por la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Descargar Cuota Financiación. Para el caso de órdenes de pedido manuales, también se pueden ver en la ruta Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de pedido / Ver / Descargar PDF. Número Resolución DIAN: permite registrar la resolución de autorización de facturación emitida por la DIAN, la cual se verá reflejada en las facturas de ventas realizadas por la entidad. Fecha Resolución DIAN: parámetro que permite registrar la fecha de resolución de autorización de facturación emitida por la DIAN, la cual se verá reflejada en las facturas de ventas realizadas por la entidad. Imprimir en Factura Administrativa Parámetros DIAN: permite que en las facturas administrativas aparezca la fecha y el número de resolución de facturación emitido por la DIAN. Correo Remitente: campo en el cual el usuario podrá incluir la dirección de correo electrónico utilizado por la entidad para el envío de información. Descripción Agente Retenedor: se coloca el nombre de la entidad en caso de que sea agente retenedor y una breve descripción de la misma. Este parámetro es de carácter informativo y opcional. Listado de Facturas: permite gestionar la numeración para las facturas a generar. Debe diligenciarse el Prefijo, Número Factura Inicial, Número Factura Final y la Fecha de Vencimiento Numeración. Cliente Cuantías Menores: aquí en este campo el usuario gestiona el número de Identificación y Nombre o Razón Social de la entidad referente a cuantías menores, la cual debe crearse con anterioridad en Parámetros Generales IG / Gestionar Personas / Personas / Agregar / Persona Jurídica, con el NIT 22222222 De igual forma se deben establecer los consecutivos para los siguientes movimientos: Consecutivo de Solicitud de Financiación, Consecutivo de Financiación, Consecutivo de Cuenta de Cobro, Consecutivo de Devolución, Consecutivo de Orden Pedido, Consecutivo de Apertura de Caja, Consecutivo de Factura Administrativa, Consecutivo de Deuda, Consecutivo de Saldos a Favor, Consecutivo de Financiación Por Entidad Externa. El aplicativo maneja 4 cuatro tipos de numeración Manual, Automático Único, Automático por Mes y Automático Por Año, la entidad debe elegir el que requiera y agregar un consecutivo inicial, el cual aumentará a medida que se registren los diferentes procesos. - Manual: se debe colocar el número cada vez que se realice un registro. - Automático Único: el aplicativo asigna un número consecutivo sin que reinicie nuevamente.
3 de 41 - Automático por Mes: el aplicativo asigna un número consecutivo y se reinicia cada mes. - Automático por Año: el aplicativo asigna un número consecutivo y se reinicia cada año. Una vez gestionado los datos requeridos se proceden a registrar los parámetros, de esta manera se finaliza el proceso. NOTA: para realizar movimientos es necesario activar los periodos contables de este módulo en Facturación y Cartera / Funciones especiales / Cambiar Estado del periodo. 1.2 Persona Facturación En esta funcionalidad (Módulo Facturación y Cartera /Tablas Básicas / Persona Facturación / Agregar) se gestionan las personas que tendrá los roles responsable, cajero y vendedor, necesarios para manejar el punto de venta. Se usa en procesos como factura de venta y apertura de caja. Rol Responsable: el usuario a cargo de la caja. Rol Cajero: es quien recibe los pagos en la caja. Rol Vendedor: quien va a ejercer la función de vendedor en la caja. Estado Activo: permite que una persona aparezca al momento de listarla. Estado Inactivo: en este estado la persona no listará cuando sea solicitada. Para poder agregar la persona facturación en el aplicativo es necesario que esta tenga un vinculación laboral activa en Talento Humano / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Buscar / Continuar / Cargos. 1.3 Punto de Venta En esta funcionalidad se crea el punto de venta al cual ingresan los recursos económicos obtenidos por la venta de los productos o servicios. Se debe ingresar a la ruta Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta / Agregar. Para poder agregar un punto de venta primero se debe: - Crear una caja de venta en la siguiente ruta: Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Cajas / Caja de Venta. De igual manera es necesario realizar la asociación de la cuenta contable a la caja en Módulo Contabilidad / Enlaces con otro Módulos / Pagaduría / Cajas. - Si se requiere se crea la bodega que sea de tipo venta en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega.
4 de 41 Se puede proseguir con la creación del punto de venta. Una vez generado se debe asociar los trabajadores que corresponden a la persona facturación creada en la anterior funcionalidad en Módulo de Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta / Trabajadores. En esta opción se crea la relación entre la persona facturación y el punto de venta permitiendo la asignación de diferentes roles de ejecución. 1.4 Grupo Producto Servicio En esta funcionalidad el usuario puede crear los grupos para relacionar en él los productos o servicios que serán utilizados en el proceso de venta. Parametrización previa: - Se debe crear el concepto de ingreso que será asignado al grupo producto servicio, en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso. NOTA: a este concepto no se le debe asignar ninguna clase. - Asociar la cuenta contable al concepto de ingreso en Contabilidad / Enlace con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Se debe agregar la cuenta de ingreso y si se requiere la de amortización. Luego se procede a crear el respectivo grupo en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio / Buscar / Agregar. 1.5 Productos y Servicios Esta funcionalidad permite crear los diferentes productos o servicios que ofrece la institución para satisfacer las necesidades de los clientes. Cada uno de estos debe asociarse al punto de venta para poder ser vendidos, el cual se gestiona en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta. Creación Productos Para agregar el producto en esta sesión es necesario: Crear el artículo en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Artículos. Crear el proveedor en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Compras / Proveedor. Relacionar una bodega de venta al punto de venta la cual debe gestionarse en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega. Registrar una orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra. En esta se coloca el precio de costo. Registrar una orden de pago en Presupuesto / Movimientos / Orden de Pago. Aprobar la orden de compra en Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra / Aprobar.
5 de 41 Agregar el ingreso a almacén en Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / ingresos. Crear la causación de pago de la orden de compra en Contabilidad / Movimientos / Causación de pagos. Agregar el egreso de consumo sin contabilizar en el cual se debe relacionar la bodega de venta en Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Egreso de Consumo. Crear un concepto de ingreso para la venta de los productos en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como costos en Módulo Contabilidad / enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Ej. 621014 Libros (cuenta de costos para venta de productos) /420505 librería (Cuenta de ingresos) Asociar el presupuesto al concepto de ingreso en Presupuesto / Enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto / servicio para los productos en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un Producto en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios en el cual se debe seleccionar la bodega, elegir un centro de costos, el punto de venta, el proveedor, el grupo producto servicio y colocarle un precio de venta. Creación Servicios En esta opción es posible crear los servicios a ofrecer, principalmente se crean los que corresponden a inscripción y matricula básicos para el proceso de integración con académico. Es necesario agregar el punto de venta y los demás datos requeridos. Uno de los aspectos más importantes es seleccionar en el campo clase producto si es un servicio de inscripción o de matrícula ya que de acuerdo a esto será posible relacionarlos con los conceptos creados en el módulo de Academusoft. 1.6 Gestionar Provisiones de Cartera En esta funcionalidad la entidad podrá crear las Provisiones que considere convenientes para la aplicación a la Cartera. Se deben parametrizar los rangos de días y porcentajes, además de gestionar la cuenta de provisión en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos/ Facturación y Cartera / Parámetros Facturación y Cartera y para los conceptos de ingreso que son de clase Financiación, la cuenta de provisión en el módulo de Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Este proceso genera la contabilización automáticamente y en caso de que se requiera de forma manual, se debe realizar en Contabilidad / Movimientos / Provisiones, seguidamente Contabilidad / Movimientos / Procesar Provisiones. (El sistema usa las provisiones de tipo grupal, reglamentadas en el art.75 decreto187 de 1975).
6 de 41 1.7 Característica En esta funcionalidad se crea la característica que será utilizada en la elaboración del plan de financiación. Estas características son los conceptos por los cuales se recaudan los pagos de las financiaciones (internas, externas, deudas), al momento de crearlas se debe especificar la Clase, si se define como abono a capital recauda el capital de la cuota, si es de interés de mora o interés corriente recauda los intereses. En dado caso que sea necesario crear un plan de financiación para los empleados que estudien en la institución se debe asociar a la característica el concepto de nómina para poder realizarle el respectivo descuento. Parametrización previa: - Agregar el concepto de ingreso en Pagaduría / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso / Agregar. IMPORTANTE: Este concepto debe ser de clase financiación. - Se debe asociar la cuenta contable al concepto de ingreso en Contabilidad / Enlace con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. En este caso se agrega la cuenta que corresponde a la característica (clientes) y si se requiere colocar la de provisión y la de devolución. - Es necesario asociar el presupuesto al concepto de ingreso en Presupuesto / Enlaces con otros módulos / Pagaduría / Conceptos de ingreso. Finalmente se puede agregar la característica en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características. Allí se elige la clase (abono capital, interés corriente, interés de mora, otros) se agrega el nombre, el orden y el concepto de ingreso. Se aclara que para los intereses el número de orden debe ser menor que el asignado al abono a capital, esto es porque lo que se recauda primero son los intereses. 1.8 Plan de financiación En esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación) se crean los diferentes planes de financiación necesarios para registrar las financiaciones externa e internas o deudas. Al ingresar se debe colocar un nombre, el cálculo que puede ser (Cuota sin interés, simple, compuesto, variable), un porcentaje máximo de financiación que es definido por la institución, la periodicidad, días de gracia, y las características creadas anteriormente. 1.9 Requisitos de Financiación En esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Requisitos de Financiación) se gestionan las exigencias mínimas que deben cumplir los empleados y estudiantes para acceder a los créditos y financiaciones, que solicitan a la entidad. 1.10 Tipo Crédito (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo Crédito) Permite crear los diferentes motivos por los cuales el empleado puede solicitar préstamos en la entidad como por
7 de 41 ejemplo, vivienda, estudios, vehículo entre otros. Una vez creados, se listan en la ruta Facturación y Cartera / Cartera / Solicitud de Crédito Empleado. 1.11 Tipo Pago Bancos (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo Pago Bancos, de clase liquidación) Funcionalidad que se utiliza para gestionar los bancos en donde los terceros de cuentas por cobrar deben realizar los pagos. Se reflejan al descargar las respectivas cuotas en Facturación y Cartera / Cartera / Descargar Cuota Financiación y en las órdenes de pedido manuales (que no están integradas con Académico) que se muestran en Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido / Ver / Descargar PDF. 2. CAJA Mediante esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Caja) se realizan los procesos de Apertura, Arqueo y Cierre a la Caja de Venta (esta es la que permite recibir los diferentes pagos en la institución). Apertura: se realiza a la caja asociada al punto de venta, con el fin de que pueda ser utilizada en el respectivo proceso de pago; para ello se debe ingresar a Facturación y Cartera / Caja / Apertura. Al ingresar se debe llenar los datos solicitados, elegir la caja general o el comprobante de egreso (creado con anterioridad en Pagaduría y Tesorería / Movimientos Comprobante de Egreso, a nombre del responsable de la caja y cuyo concepto de egreso debe tener asociada la cuanta de la caja de venta, esto es en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Egreso) para hacer la apertura. Si es por la caja general, se debe verificar la existencia de la misma en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Cajas la cual debe tener saldo disponible con el objeto de permitir el registro. Arqueo: control que se realiza sobre la caja de venta con el objeto de saber cuánto en total se ha recaudado, para así pasarlo a la correspondiente caja general. Una vez realizado el proceso en Facturación y Cartera / Caja / Arqueo, la caja de venta queda en cero o con una base, dependiendo de la gestión del usuario y puede seguir utilizándose. Cierre: clausura de la caja de venta, en donde todo el valor recaudado pasa a la caja general. Una vez realizado el proceso en Facturación y Cartera / Caja / Cierre, la caja de venta queda en cero y no puede seguir utilizándose en procesos posteriores. Para que el sistema permita realizar los movimientos de Apertura, Arqueo y Cierre, es necesario agregar los tipos documentos contables de clase Movimiento Caja de Venta, en Contabilidad /Tablas Básicas / Tipo Documento Contable / Movimiento Caja de Venta. Además de asociar las respectivas cuentas contables para sobrante o faltante de la caja en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Facturación y Cartera / Parámetros de Facturación y Cartera. Para el caso de sobrantes debe ser una cuenta
8 de 41 de ingresos y para los faltantes, si es asumido por la empresa se agrega una cuenta de gastos y si lo asume el trabajador se asocia cuenta por cobrar. 3. VENTAS 3.1 Factura de Venta Por medio de esta, se realizan los pagos por concepto de productos y servicios que pueden listarse mediante una orden de pedido (manual o integrada con Academusoft) o también agregarse en esta misma funcionalidad. Para que en Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta se pueda realizar el pago tanto de servicios como de productos, es necesario gestionar la siguiente parametrización: Registrar los parámetros facturación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación. Activar el periodo en el cual se va a realizar registro en el Módulo Facturación y Cartera / Funciones especiales / Cambiar estado del periodo. Igualmente deben estar habilitados los periodos en las siguientes rutas: Módulo Contabilidad / Movimientos / Cambiar Estado del Período; Módulo Presupuesto / Enlaces con Otros Módulos / Cambiar Estado del Periodo; Módulo Pagaduría / Enlaces con Otros Módulos / Cambiar Estado del Periodo. Crear los tipo documentos de pago en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Documento de Pago. Crear el tipo documento contable de clase Factura en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Facturas. Crear las personas facturación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Persona Facturación la cuales deben estar vinculadas como trabajadores en Talento Humano IG / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargos. Crear la caja de venta en Pagaduría / Tablas Básicas / Cajas y tener una cuenta contable asociada en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Cajas. Realizar la apertura de la caja en Facturación y Cartera / Caja. Para lo cual debe existir una caja general con saldo disponible. Crear el punto de venta en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta, relacionarle la caja y la persona facturación gestionada anteriormente. Pago de inscripciones por factura de venta
9 de 41 Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Haber creado la persona jurídica Cuantías Menores en Parámetros Generales IG / Gestionar Personas / Personas y tenerla relacionada en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación. Crear un concepto de ingreso para inscripciones en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingreso al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto para inscripciones en Presupuesto / Enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para inscripciones en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio de inscripción en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase inscripción y escoger el grupo producto/servicio. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales. Integrar el servicio de inscripciones creado en facturación con el concepto de inscripciones (creado en Academusoft / Admisiones / Inscripciones / Servicios / Gestionar Servicio) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración Servicios de Inscripción. Tener relacionado los tipo documentos de pago (de Clase Cheque, consignación, efectivo y tarjeta) con el respectivo tipo de documento liquidación (este se gestiona en Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de Liquidación) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Tipo Documento de pago. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta Unidad. Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se registra la inscripción en el módulo Academusoft (este proceso lo hace el estudiante en línea y al realizar el registro se genera un formulario de inscripción con el valor a pagar la cual contiene un número de orden de pedido).
10 de 41 Ya generadas las inscripciones en Academusoft es posible en facturación y cartera visualizar las ordenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre del tercero Cuantías Menores. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso cuantías menores, si ske tiene el código del estudiante se puede digitar en el campo beneficiario para hacer más rápida la búsqueda, se debe elegir la respectiva orden de pedido, el sistema listará automáticamente el servicio con el valor liquidado, luego se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se amortizan ya que las inscripciones no se deben diferir, se termina el proceso seleccionando el botón Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables y el recaudo en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto. Pago por factura de venta de matrículas sin amortizar Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Crear un concepto de ingreso para matrícula y demás derechos que se le cobren al estudiante como por ejemplo el carnet, seguro, en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como de amortización al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto de ingreso en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para matricula en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase Matrícula y elegir un grupo producto servicio. Crear los descuentos en el Módulo Pagaduría y tesorería / Tablas Básicas / Descuentos Impuestos y Retenciones. Los cuales deben clasificarse en descuentos de
11 de 41 matrícula y asociarle la respectiva cuenta contable tanto de descuentos como del diferido de descuentos. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Cartera / enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales. Integrar el servicio de matrícula creado en facturación con el concepto de matrícula del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula tipo de concepto: Derechos de matrícula-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Integrar los descuentos de matrícula creados en facturación con los descuentos del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula tipo de concepto: Descuento-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Tener relacionado los tipo documentos de pago (de Clase Cheque, consignación, efectivo y tarjeta) con el respectivo tipo de documento liquidación (este se gestiona en Academusoft/ Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de Liquidación) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Tipo Documento de pago. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta Unidad. Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se genera la liquidación en el módulo Academusoft (Academusoft/ Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). Generadas las liquidaciones en Academusoft es posible en el módulo de facturación y cartera visualizar las órdenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre de cada estudiante. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre del estudiante, se debe elegir la respectiva orden de pedido, para que el sistema liste automáticamente el servicio con el valor liquidado, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la funcionalidad Contado. Pago por factura de venta de matrículas con amortización
12 de 41 Se debe tener en cuenta la misma parametrización del proceso anterior y además cuando se gestionen los conceptos de ingreso en Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso se debe chequear la opción Diferir Masivo, a aquellos que lo requieran, de lo contrario aunque el proceso de pago se haga con diferido, no será tomado en cuenta. Seguidamente en el formulario de factura de venta se debe elegir el check de amortizar en donde se visualizará una pantalla que permitirá al usuario seleccionar la fecha y los meses en los que requiere amortizar los ingresos así como el tipo documento contable para diferidos luego debe elegir la opción cerrar, se finaliza el proceso eligiendo la opción contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de diferido que tenga relacionada el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Se puede correr el proceso de diferido en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Procesar Diferidos y realizar la consulta del movimiento contable en donde se observará que se hará el asiento de la cuenta del diferido que tiene asociado el concepto de ingreso contra la cuenta del ingreso. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto. Pago por factura de venta de otros servicios Para poder registrar el pago por factura de venta de otros servicios diferentes a inscripciones y matriculas se debe realizar la siguiente parametrización. Crear un concepto de ingreso de otros servicios que se vendan en la institución en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingresos en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Ej. Derechos pecuniarios.
13 de 41 Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de no agregarle ninguna clase, y elegir un grupo producto servicio. Ej. Constancias y Certificados. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el servicio, se debe realizar la búsqueda del servicio en lista de productos agregar la cantidad y el valor, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la opción Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de ingreso que tenga relacionado el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto. Pago de productos por factura de venta Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Relacionar una bodega de venta al punto de venta la cual debe crearse en el Módulo Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega. Registrar una orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra. En esta se coloca el precio de costo. Registrar una Orden de Pago en el Módulo Presupuesto / Movimientos / Orden de Pago. Aprobar la orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra / Aprobar Agregar un ingreso en el almacén en la siguiente ruta: Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Ingresos. Crear una causación de pago de la orden de compra en Contabilidad / Movimientos / Causación de pagos.
14 de 41 Agregar un egreso de consumo sin contabilizar en el cual se debe relacionar la bodega de venta en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Egreso de Consumo. Crear un concepto de ingreso para la venta de los productos en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como costos en el Módulo Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto/ servicio para los productos en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un Producto en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios en el cual se debe seleccionar la bodega, elegir un centro de costos, el punto de venta, el proveedor, el grupo producto servicio y colocarle un precio de venta. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, la bodega, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el producto, se debe realizar la búsqueda del producto en lista de productos agregar la cantidad el sistema listará el precio que se haya parametrizado cuando se creó el producto, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la opción Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se podrá consultar 3 movimientos contables: - El de la causación de pago del ingreso que sería la cuenta por pagar contra la cuenta de bodega. - El de la venta que sería la cuenta asociada a la caja o al banco contra la cuenta contable del ingreso asociada al concepto de ingreso del grupo producto servicio. En este asiento se visualiza el precio de venta por ejemplo $15.000. - El asiento del costo en el que se visualiza la cuenta de costos asociada al concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio contra la cuenta de bodega. En el cual se visualiza el precio de costo. De esta manera se obtendrá la utilidad por la venta del producto es decir la diferencia entre el precio de costo y el precio de venta.
15 de 41 3.2 Devoluciones Son reembolsos que se realizan a terceros, dependiendo de los pagos que habían hecho a la entidad por facturas a contado (Facturación y Cartera / Ventas / Continuar / Devoluciones). El proceso se ejecuta por dos orígenes: Factura de venta y Orden de pedido, pero se deben tener las siguientes consideraciones: Se pueden devolver facturas que no estén integradas con Académico. Solo se devuelven facturas de contado. 4. CARTERA 4.1 Solicitud de crédito empleado (Facturación y Cartera / Cartera / Solicitud de Crédito Empleado) En esta funcionalidad se registran las solicitudes de créditos que hacen los empleados a la entidad por concepto de Estudios, Vivienda, Vehículo, etc (este es el Tipo Crédito que se gestiona en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo Crédito). Para poder llevar a cabo el registro de un crédito al empleado se debe tener la siguiente parametrización: - Crear el tipo crédito en Módulo Facturación / Tablas Básicas / Tipo Crédito. - Crear los requisitos de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Requisitos Financiación - Crear un concepto de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. - Asociar cuenta contable a concepto de ingreso en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Concepto de Ingreso. - Crear característica del plan de financiación en el Módulo Facturación y Cartera/ Tablas Básicas/ Características. - Crear plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación. - Tener el tercero como trabajador con un cargo asociado en el Módulo Talento Humano / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargo. Una vez realizada la parametrización se procede a registrar la solicitud de crédito empleado en Facturación y Cartera / Cartera / Solicitud de Crédito Empleado. Seguidamente se debe ingresar en Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitud de Crédito para aprobar los requisitos (Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar
16 de 41 Solicitud de Crédito / Requisitos) y registrar la aprobación del crédito (Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitud de Crédito / Aprobar). Con la aprobación de la solicitud de crédito se procede a realizar la orden de pago con origen solitud de crédito en el Módulo Presupuesto / Movimientos / Orden de Pago. Luego se procede a registrar la causación en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Causación de Pagos cuyo concepto de egreso debe ser de clase anticipo (este se crea en Pagaduría / Tablas Básicas/ Concepto de egreso) y el cual debe tener relacionada la misma cuenta contable del concepto de ingreso asociada a la característica de abono a capital del plan de financiación, esto es en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Egresos. Para registrar la causación se debe elegir el tipo documento contable para anticipos. Llenar los diferentes datos y realizar el registro. Se procede a crear el comprobante de egreso con origen Causación en Pagaduría / Movimientos / Comprobante de Egreso. Finalmente se puede a hacer el desembolso del crédito en Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitud de Crédito. También es posible descontarlo de la nómina para ello se debe haber creado previamente un plan de financiación cuya característica debe tener asociada el concepto de nómina y elegir en el formato de solicitud de crédito el campo que dice nómina. Con el desembolso registrado se genera una cuenta por cobrar a nombre del trabajador y esta se puede recaudar en Pagaduría / Movimientos / Recibo de Caja 4.2 Aprobar Solicitudes de crédito (Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitudes de Crédito) Es aquí donde la entidad valida o rechaza, la solicitud hecha por el trabajador en la funcionalidad anterior, la cual debe cumplir con unos requisitos mínimos para su aprobación que se parametrizan en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Requisitos de Financiación. En las entidades públicas, en caso de que sea aceptada la solicitud se debe crear el CDP, Registro presupuestal, Causación de Pago y Comprobante de Egreso a nombre del empleado para su respectivo desembolso. Para entidades privadas, en caso de que sea aceptada la solicitud se debe crear la orden de pago, Causación de Pago y Comprobante de Egreso a nombre del empleado. 4.3 Refinanciaciones (Facturación y Cartera / Cartera / Refinanciaciones) Permite volver a financiar (asignar nuevas fechas para la programación de pago) las cuentas por cobrar que tienen terceros con la entidad. Al ingresar a la funcionalidad se debe buscar el deudor, elegir el origen de la deuda con el respectivo número, gestionar los datos del plan de financiación (periodicidad, cálculo cuota, días de gracia, fecha primera cuota, valor crédito en meses), calcular la programación de pagos y finalmente Registrar.
17 de 41 Registro de pagos por archivo plano. A continuación de se describe la parametrización que se debe tener previamente para poder llevar a cabo el proceso de pago por el archivo plano: - Debe estar gestionado el NIT de la institución en Módulo Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Parámetro Empresa - Crear el banco en el Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Bancos - Crear la cuenta Bancaria en el Módulo Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Cuenta Bancaria - Asociación de una cuenta contable a la cuenta bancaria en el Módulo Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Parámetros Generales / Cuenta bancaria. - Gestionar la estructura del archivo plano en el Módulo Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Archivo plano. La cual debe estar relacionada al banco creado anteriormente. - Se requiere una Orden de Pedido, la cual se obtiene de la generación de la liquidación bien sea de un formulario de inscripción, una matrícula o una cuota, para ello es necesario tener toda la parametrización que ya se explicó anteriormente como lo es el (grupo producto servicio que contiene un concepto de ingreso, el cual posee unas cuentas contables y un presupuesto, un servicio que se encuentra integrado con los conceptos creados en el módulo academusoft, y los tipo documentos de pago que se encuentran integrados con los de académico, así como la asociación del punto de venta con la unidad regional). Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. A continuación se relaciona los campos de asobancaria, la estructura del aplicativo, y el archivo txt. Encabezado 31
18 de 41 Registro encabezado de lote Detalle del Archivo
19 de 41 Registro control de lote totales
20 de 41 Registro control de archivo- Totales En el archivo txt del ejemplo se muestra la parte en la cual se ubica el número de la orden de pedido, este número es el que contiene la liquidación del estudiante y la que se encuentra en el código de barras bien sea para el formulario de inscripción, matrícula o pago de cuota. En este caso es la n 3643 la cual se encuentra en el formato de liquidación y es la que tiene relacionada el estudiante. Los diferentes dígitos con los que el aplicativo identifica si se está pagando un formulario de inscripción, una orden de pedido, una matrícula o una cuota se muestran a continuación. OrdenPedido = 0
21 de 41 Liquidacion = 1 Pin = 2 FormularioInscripcion = 3 Programacion Pago Cuota = 4 Para este ejemplo el identificador es el 1 que corresponde a tipo liquidación. Se procede entonces a realizar el registro del archivo plano en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Cargar Pagos Masivos. Allí se debe elegir el banco, tipo ingresos, la plantilla y seleccionar el archivo txt en el botón examinar. Al ingresar el sistema validará que el archivo este bien construido en el caso de las matrículas se pueden amortizar o no, Si se elige la opción amortizar, aparecerá una pantalla en donde se puede seleccionar la fecha, el tipo documento contable y los meses a diferir, luego se debe elegir la opción continuar y el sistema procesará los pagos. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. Si se chequea que se amortiza se puede correr el proceso de diferido en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Procesar Diferidos y realizar la consulta del movimiento contable en donde se observará que se hará el asiento de la cuenta del diferido que tiene asociado el concepto de ingreso contra la cuenta del ingreso. Para el presente ejemplo se registró sin diferirlo. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro auxiliar de Presupuesto. 4.4 Financiación por Entidad Externa Se refiere al compromiso de pago que adquiere un una entidad externa en lugar del estudiante, con la institución. Para poder llevar a cabo el registro de la financiación Externa se debe tener previamente la siguiente parametrización: Crear el tipo documento contable de clase financiación externa el cual debe tener una cuenta de cliente para generar la cuenta por cobrar. Este lo crea el área de contabilidad
22 de 41 en el Módulo Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento contable / Financiación Externa. Crear la persona jurídica que va a ser la entidad financiera en el Módulo Parámetros Generales / Personas. En este caso existe un check en el formulario que se llama entidad financiera el cual es necesario gestionar para que se liste en la financiación externa. Crear el concepto de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. Asociar la cuenta contable al concepto de ingreso la cual debe ser la misma que tiene el tipo documento contable, en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de ingreso. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este caso se debe asociar el mismo presupuesto que tiene asociado el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación, en Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Crear la característica de abono a capital en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características y asociarle el concepto de ingresos creado anteriormente. Crear el plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación y asociarle la característica creada previamente. Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo academusoft en el momento que se genera la liquidación de la matrícula (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). También se debe tener en cuenta haber realizado la parametrización pertinente en el módulo de facturación como es tener un grupo producto servicio que contiene un concepto de ingreso el cual posee una cuenta contable y un presupuesto, un servicio que se encuentra integrado con los conceptos creados en el módulo academusoft y los tipo documentos de pago que se encuentran integrados con los de académico, así como la asociación del punto de venta con la unidad regional. Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación en el Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Financiación Externa. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, se debe activar tercero orden de pedido, se elige la entidad financiera en este ejemplo ICETEX, si se requiere amortizar se elige el check de amortizar en donde se seleccionara la fecha, el tipo documento contable del diferido y los meses a amortizar, luego es necesario realizar la búsqueda del estudiante con el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido, el plan de financiación y el tiempo que se va a financiar para generar la programación de los pagos. Luego se elige la opción calcular y se registra. De esta manera se hace el registro de una financiación del 100% por una entidad externa, en este caso se genera la cuenta por cobrar pero a nombre de la entidad quien es la que realiza el giro del pago de los diferentes estudiantes que financia.
23 de 41 Ya registrada la financiación se procede a realizar el pago de la cuota en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Allí se elige la entidad financiera en este ejemplo el ICETEX y se escoge el origen cuentas por cobrar. El sistema listará las diferentes financiaciones registradas, se escoge la cuenta por cobrar y se coloca el valor a pagar, se elige el tipo documento de pago se agrega el valor. Se elige asentar automáticamente y se registra. De esta manera se realiza el pago de las cuotas. Se puede consultar el movimiento contable en el Modulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar movimientos contables. De igual manera se puede realizar la consulta de la afectación presupuesta en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro auxiliar de Presupuesto. En caso de que la financiación externa sea por un 75% y el 25% restante sea por la institución, se debe registrar primero la financiación externa por el 75% y luego proceder a registrar la financiación interna por el 25% restante en la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante con el fin de que la orden de pedido quede despachada y se pueda realizar el proceso de matrícula en académico. 4.5 Financiación Interna o Negociación Estudiante Hace referencia al compromiso de pago que adquiere un estudiante con la institución. Para realizar el proceso en el aplicativo, es necesario tener en cuenta la siguiente parametrización: Crear el tipo documento contable de clase financiación estudiante el cual debe tener asociado una cuenta contable de clientes para poder generar la cuenta por cobrar. Ej.14070505 estudiantes de educación superior. En el Módulo contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Financiación Estudiante. Crear los conceptos de ingreso de clase financiación con el objeto de asociarlas a las características del plan de financiación. Asociar las cuentas contables a los conceptos de ingreso. Los conceptos de ingreso correspondientes a abono a capital deben tener asociada la misma cuenta que tiene asociado el tipo documento contable de financiación estudiante y los intereses deben tener una cuenta del ingreso. Esta asociación se hace en el Módulo Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este caso al concepto de ingreso del abono a capital se debe asociar el mismo presupuesto que tiene asociado el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación y para el caso de los intereses se le puede asociar el mismo presupuesto o uno para intereses si la entidad lo especifica de esa manera. Esto se realiza en el Módulo Presupuesto / enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Crear las características en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características. En esta opción se crea cada una de las características que requiere el