1 Diseño del Modelo Gerencial Integral con calidad para el sector público Dra. Silvia Elena González Bermúdez Universidad Libre Seccional Cali- Colombia RESUMEN. Es una necesidad latente en las entidades públicas para el cumplimiento de la función social que compete como estado, la aplicación técnica de un modelo de administración pública orientada a la efectividad en la realización de productos y servicios que den satisfacción a las necesidades y expectativas de la comunidad tendiente a mejorar su calidad de vida. El gerente público tiene que cumplir con los retos de hacer realidad y consolidar un modelo gerencial integral, generar el cambio cultural institucional considerando el Empoderamiento como una contribución a la generación de compromiso de las personas en la participación y contribución al logro de los resultados esperados, garantizar la continuidad y sostenibilidad de proyectos y modelo gerencial, cambio en el servidor público hacia la vocación del servicio, considerar la ciudadano como el eje principal en la función pública, aplicación de las conceptos administrativos y gerenciales en el ejercicio de la función pública, de manera articulada y considerando el ordenamiento jurídico aplicable vigente y cambio de un enfoque funcional a un enfoque por procesos y sistémico. Ante esta situación es importante revisar y fortalecer el diseño e implementación del MODELO GERENCIAL, como un espacio válido de contribución al cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la función social que le compete como Estado, incorporando elementos que lo dinamicen y lo conviertan en un verdadero modelo de gerencia pública, que incluya el análisis, la reflexión, la planeación y el control a todo un esquema cultural de desarrollo organizacional orientado a la satisfacción de las necesidades y expectativas de la Comunidad, aspecto éste que se aborda en el presente trabajo. Palabras Claves. Modelo gerencial, control estratégico, sistema de gestión de la calidad, sistema de control interno I. INTRODUCCIÓN El presente documento forma parte del avance en la del Diseño de un Modelo Gerencial Integral con calidad, para la Publica en Colombia. En el se combinan el Marco Jurídico aplicable con la teoría administrativa y los diferentes sistemas que están relacionados. Se espera que el modelo considere como eje central del cumplimiento de la función publica al ciudadano, quien es el directo beneficiario y receptor de los bienes y servicios que se prestan con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas. La operación del modelo gerencial que integre los conceptos administrativos en todos los niveles de la organización y que se fundamente en la implementación de la funciones del ciclo administrativo es el gran desafío a asumir por los directivos de las entidades publicas y se constituye en una apropiada herramienta de Gestión que permite la optimización de los recursos y acciones para el logro de los objetivos; estos últimos connotados por componentes filosóficos de gran contenido social, al considerar desde sus inicios, la identificación de las necesidades y expectativas del usuario final de los bienes y servicios, es decir la comunidad. Este Modelo contribuye a mejorar el desempeño institucional dada la aplicación articulada del ciclo del proceso administrativo o ciclo de las funciones gerenciales interrelacionadas, a las cuales se le incorpora el enfoque sistémico y los aportes de la Estratégica, la gestión operativa por Procesos orientada al Gestión de la, y su necesario complemento con el Medición basado en Mapas Estratégicos ajustado a la especificidad de la Gerencia Publica, que terminan por connotarlo como Gerencia por Resultados. Dentro del contexto general del modelo gerencial integral con calidad se incluye la articulación entre las funciones gerenciales de Planeación, con el diagnostico, que vistos agregadamente constituyen los requisitos para conformar los diferentes subsistemas de Estratégico, de Gestión y de. Ubicados en este contexto es necesario considerar en la implementación del Modelo Gerencial Integral con calidad, la activa participación del ser humano, desde dos connotaciones una que es el eje de la función publica y dos a los colaboradores de las entidades quienes son los que finalmente hacen posible la realidad en la implementación de cualquier modelo gerencial. Durante el desarrollo de la investigación se ha revisado bibliografía de las teorías administrativas, el marco normativo aplicable a Colombia en lo relacionado con los temas tratados y documentos de Internet, en la articulación con la práctica de las empresas en las cuales se ha tenido la posibilidad de realizar algunos desarrollos que permitan fundamentar las eventuales conclusiones. II. NECESIDAD DE LA APLICACIÓN DE UN MODELO DE GERENCIA PUBLICA INTEGRAL CON CALIDAD El origen de la necesidad de un Modelo Gerencial Integral para el sector publico, en Colombia, se inicia a partir del ordenamiento jurídico con la Constitución Política de 1991, en los artículos 209 y 269. En estos artículos se establece la obligación de las autoridades de las entidades públicas en cuanto a Diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley. Al revisar lo expuesto con un enfoque administrativo se puede deducir que en esencia los aspectos fundamentales de cambio en la Gestión Publica son: 1. Establecimiento que la función administrativa esta al servicio de los intereses generales. 2. El definir los Principios de la Función Pública. (Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad). 3. El establecer que el nivel directivo es quien realiza la coordinación de las actuaciones para el cumplimiento de los fines del estado.
2 4. El establecer que la administración pública, en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la Ley. Para reglamentar estos artículos el Congreso de la Republica expide la Ley 87 de 1993 sobre el Interno, y los correspondientes Decretos reglamentarios como el Decreto 1537 de 2001, el Decreto 1599 de 2005, y lo complementa básicamente con las leyes 190 de 1995, 489 de 1998, y con el Decreto Reglamentario 2145, y la Ley 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario 4110 de 2004. En las entidades publicas, los servidores públicos tienen la obligación de cumplir con la normatividad aplicable, y es responsabilidad del nivel directivo propender por su cumplimiento. En consecuencia en estas entidades de manera general se ha buscado la aplicación de la norma, pero no se ha logrado en su totalidad, porque? Una aproximación a la respuesta esta relacionada con la incorporación de modelos gerenciales de otros países quienes tienen una cultura gerencial diferente, la no vinculación de la norma al contexto teórico de la administración y las funciones gerenciales y la no articulación o no encuentro de puntos en común durante su aplicación. Cada norma mencionada, en esencia esta relacionada con alguna o varias de las funciones gerenciales. En este oportunidad se desea resaltar la articulación de las funciones de Planeación y, así como la importancia para ellas del diagnostico. III. CONTEXTO CONCEPTUAL GENERAL DEL MODELO GERENCIAL INTEGRAL administrativa bajo un enfoque sistémico. Ver figura 2 Ciclo del Proceso Administrativo con Enfoque Sistémico Gestión del Talento Humano Gestión del Conocimiento Acción, Liderazgo, Motivación Comunicación Toma de decisión Definición de objetivos Medios para lograrlos Responsabilidad Definición Recursos Asignación de Recursos y funciones Cíclico - repetitivo, dinámico e Interactivo, continuo, sistémico Figura 2. Elaborada con base en las Funciones Gerenciales del Ciclo del Proceso Administrativo de la teoría neoclásica de la administración. Grafica del libro Gerencia Publica, Gestión Estratégica del Interno. 2 edición. Silvia Elena González Para que el modelo gerencial integral, este orientado hacia la gerencia por resultados, es pertinente enfatizar las funciones de planeación y como función gerencial. En el análisis teórico del concepto de Planeación, se puede concluir que la expresión máxima de está función es la toma de decisiones, que se comunica mediante el diseño de los CCIA 2008 3 El Modelo Gerencial Integral propuesto, articula los Sistemas de Interno, Gestión de la, Desarrollo Administrativo y Medición. A los cuales se les incorpora los contenidos teóricos administrativos relacionados con cada uno. Ver figura 1. Enfoque Sistémico Interno PLANEACIÓN-ORGANIZACIÓN-DIRECCIÓN-CONTROL Funciones Gerenciales Desarrollo Administrativo Modelo Estándar de Interno Gestión de la Medición de Riesgos NTCGP Modelo Operativo por Procesos Mapas Estratégicos Estratégica MODELO GERENCIAL Gerencia por Resultados IMPACTO SOCIAL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA Figura 1. Sistemas que integrados conforman el Modelo Gerencial Integral con Para el desarrollo del Modelo Gerencial Integral con propuesto en la figura 1, se deben aplicar las funciones del ciclo del proceso administrativo determinados en la teoría
3 objetivos propuestos para la transformación y cambio de lo que se determina impactar. La cuestión entonces esta en la identificación de Cómo empieza la planeación para lograr un resultado que impacte las condiciones de la situación inicial y que satisfaga las necesidades y expectativas? Cómo se toman las decisiones orientadas al cambio de una situación presente hacia una situación deseada?. Si la planeación es preveer el camino a seguir, cómo selecciono la mejor alternativa?. Cómo se estructuran los objetivos para poder diseñar los indicadores? Qué hacer para que los colaboradores estén convencidos y tengan confianza en ellos?. Y finalmente cuáles son los mecanismos de seguimiento apropiados para garantizar el cumplimiento de la planeación?. El control consiste en el y evaluación de la Gestión que realiza la entidad a través de los mecanismos e instrumentos definidos, dándole dinamismo al ejercicio planificador, la toma de decisiones y la retroalimentación de las acciones, para el logro de los objetivos previstos, a través de la AUTOEVALUACION, entre otros métodos, comparando lo planeado y lo ejecutado y evaluando la efectividad de las acciones de mejoramiento. El SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN son dos conceptos diferentes que contribuyen a un mismo propósito: Garantizar el cumplimiento de la planeación. EL SEGUIMIENTO provee información sobre el progreso o avance de una política, programa o entidad, para comparar los avances logrados frente a las metas propuestas. Provee elementos para la acción correctiva, ajustes y establece responsabilidades. LA EVALUACIÓN analiza resultados e impacto. Busca medir la eficacia, la eficiencia económica en la prestación de un servicio o producto o la ejecución de un Programa y valorar el logro de las políticas en términos de productos y efectos sobre los beneficiarios. El seguimiento a la gestión y la evaluación de los resultados se puede realizar a través de la implementación del Medición con, completando así el ciclo del Modelo Gerencial Integral, para la realización del control estratégico y el control de gestión. En su diseño se considerará los conceptos de Mapas Estratégicos y la utilización de la metodología del Cuadro de Mando Integral, en ingles Balance Scorecard, que proporciona a los directivos la información veraz en tiempo real de que se necesita para navegar hacia un éxito en la gestión. Lógicamente es un desarrollo que debe considerar el cambio de perspectivas del modelo tradicional para ajustarlo a las necesidades del sector público. Este diseño apunta a la definición de los mecanismos de seguimiento en la gestión y a la evaluación del impacto sobre el medio ambiente de los resultados alcanzados por la entidad y lógicamente debe ser armónico y congruente con el Modelo de Operación por Procesos. El Cuadro de Mando Integral, analiza la gestión de la organización desde cuatro perspectivas balanceadas que son: Perspectiva Financiera, perspectiva del Cliente, perspectiva de procesos internos, y la perspectiva de aprendizaje y desarrollo. Para el sector publico estas perspectivas deben adaptarse considerando como la principal aquella que este relacionada con la comunidad, es decir enfocada a la Responsabilidad e Inclusión Social. La Gerencia de Resultados tiene implícito el desarrollo de las funciones gerenciales de Planeación y. Lo primordial para el desarrollo de la función gerencial de planeación orientada a resultados, es el cambio de las condiciones de la situación inicial con la cual se estructura el programa; por lo tanto se requiere que la metodología utilizada para el diseño de objetivos considere la articulación entre los diferentes niveles y la definición de los mecanismos de verificación, seguimiento y evaluación, cuyo propósito esta centrado en el ofrecimiento de la garantía para que los mismos se cumplan, de tal manera que en el momento de presentarse una desviación, se puedan realizar los ajustes de manera oportuna y en tiempo real. La Planeación en este sentido debe iniciarse con un análisis de la información obtenida del medio ambiente en el cual se desenvuelve la organización, es decir con un diagnóstico, que permita la caracterización de la situación inicial, la identificación de necesidades y expectativas, para la proyección de una situación deseada y la determinación de la capacidad institucional para alcanzarla. De está manera es posible que la organización pueda plantear las posibles alternativas que con su capacidad puede realizar en los periodos definidos para la construcción del futuro deseado, y le proporciona al nivel gerencial los elementos para la adecuada toma de decisiones, que se traduce en el diseño de objetivos estructurados con base en información real, veraz para lograr la transformación del medio respectivo, orientando así la construcción de la gerencia por resultados y la definición de los indicadores del Medición en sus diferentes niveles. Con el sistema de medición se complementa la necesidad del fortalecimiento de la gerencia por resultados que básicamente articula las funciones gerenciales de planeación y control con el diagnostico, tal como se muestra en las figuras No. 3 y 4. Cambio Deseada Inicial Logro Planeación Diagnóstico Figura No. 3: Articulación de las funciones gerenciales de Planeación y con el diagnóstico
4 I M P A C T O Cambio en la situación actual Comparación Acción de Mejora y ajustes v.s Diagnostico Resultado EJECUCION Planeación Toma de decisión Alternativas Deseada Actual DISEÑO Ajustes Identificación Necesidades-expectativas Identificación Variables Figura No. 4. Articulación del diagnostico con las funciones gerenciales de Planeación y. Con los conceptos anteriores se puede realizar una propuesta de aproximación a un Modelo Gerencial Integral para el sector público que incluya los conceptos de las teorías relacionadas durante el transcurrir del texto y se ajuste a las normas respectivas. Ver figura 5.. Gerencia de Resultados de Riesgos Interno Ciclo del Proceso Administrativo Gerencia Pública Integral con Desarrollo Administrativo Desarrollo Misión Visión Valores Estrategia Necesidades y Expectativas Interno Externo Contexto Estratégico MECI Medición Mapas Estratégicos Cuadro de Mando Integral y Direccionamiento Estratégico Estratégico de Información Estratégico Gerencia Pública Integral Admón. Riesgos Políticas Generales Política de Sistema Dirección Modelo Operativo Estructura Orgánica Manuales Desarrollo Gestión del Talento H Cultura Sistemas de Información Figura 6: relación de los aportes de cada una de las teorías administrativas a las funciones gerenciales CONCLUSIONES El Diseño e implementación del Modelo Gerencial Publico con base en el Interno y su correspondiente Norma Técnica del Modelo Estándar de Interno, el Gestión de la, el Desarrollo Administrativo y el Medición en la Gestión Publica, obliga a generar un espacio de buen gobierno, aplicando las funciones gerenciales y las concepciones teóricas administrativas implícitas (SGIAP) articulándolas al ordenamiento jurídico vigente. La Propuesta para que el Modelo Gerencial integral sea posible, esta centrada en la adaptación de las teorías administrativas a las características del contexto y la realidad del desarrollo organizacional propios, articuladas con el ordenamiento jurídico. Son las personas las que hacen posible la realidad del Modelo Gerencial Integral y lo dimensionan en su verdadero valor. Enfoque Sistémico Gestión de la RECONOCIMIENTOS Mapas Estratégicos Balanced Scorecard Estratégica Figura 5. Identificación de las teorías administrativas que alimentan la Gerencia Publica. La claridad conceptual proporcionada por los conceptos teóricos, permite que se asocie los temas de las diferentes normas que contribuyen a la estructura del Modelo Gerencial Integral propuesto. Especial agradecimiento a los funcionarios y colaboradores de las entidades publicas, del Valle del Cauca, en las cuales se ha tenido la posibilidad de iniciar un trabajo de aplicación, con el propósito de fundamentar los conceptos teóricos. A la Universidad Libre a sus directivas, al decano de la facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, al Director de Investigaciones por su constante apoyo y confianza en el desarrollo de este proyecto. A mi tutora Dra. Mercedes Delgado Fernández por sus oportunos aportes para la consolidación y fundamentación teórica. A mi hija y esposo por su paciencia y
5 aceptación para que trabaje en horas nocturnas y festivos. REFERENCIAS Manual de Implementación del Modelo Estándar de Interno. Documento del Departamento Administrativo de la Función publica. Guía de Implementación del Programa de de Riesgos. Departamento Administrativo de la Función Pública. Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupción Ley 87 de 1993 sobre el Interno González, Bermúdez Silvia Elena Gerencia Publica. Gestión Estratégica del Interno. Unilibre 2da Edición. 2005 Chiavenato Idalberto. en los Nuevos Tiempos. Editorial McGrawHill 2002. Koontz Harold, y otro. una perspectiva global. Editorial McGrawHill. 12 edición. 2004. Ortega Alfonso y otro. Hacienda Pública. Ecoe Ediciones. 2004. Jhon W. Newstrom. Dirección Gestión para lograr Resultados. Editorial McGrawHill. 9 edición. 2007. Hitt. Ireland. Hoskisson. Estratégica Competitividad y globalización. Thomson. Séptima Edición. 2008.