ELABORÓ: TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 1/7 VERSIÓN: SEIS REVISÓ: APROBÓ: Fecha Sección Cambio y Razón de Cambio 08/12/06 Desarrollo 22/01/07 Desarrollo 16/05/07 Desarrollo 05/10/07 07/01/08 Desarrollo Portada 4.0 Desarrollo Director de Administración de Responsable de la Dirección de Calidad Como resultado de una Acción Correctiva (AC-AP-15-06) de la Auditoria Externa se incluye quien será el ADP responsable de concentrar y generar el Reporte de Estatus de. Se agregaron las actividades 31, 32 y 33 al procedimiento. Se eliminó la actividad 2 ya que el no revisa el alta del Grupo de Interés hasta que la Requisición de Propuesta no es enviada en formato Libre o alimentado en SAEP. La actividad 3 pasó a ser actividad 2, se cambio al responsable, se propone que sea el Director de Administración de o. La actividad ahora 6 únicamente se debe registrar la información de la Definición de los Fast Track, no así del Grupo de Interés. El Alta de se tramita a través de la Coordinación de, actividad 14. En actividad 1 el grupo de interés se registra en SAEP. Las actividades 3,4 y 5 se eliminaron ya que finalmente no se pudieron implementar. En su lugar quedaron las actividades 2 y3 donde primeramente el ADP revisa que la información este completa y asigna una categoría y prioridad al proyecto antes de pasarlo a la siguiente etapa (Cualquier duda lo consulta con el Director de Administración de ). Se agrego la actividad 8 donde el ADP revisa la cotización del producto. En la actividad 11 se hace primero la diferencia entre proyecto interno y externo. Todo proyecto interno necesita ser financiado y el externo algunas veces. En la actividad 12 el Comité revisa la propuesta de servicio pero se hace la diferencia entre proyectos externos y los proyectos internos o de donación. Se agrego actividad 16 para los proyectos externos que necesitan ser financiados se necesita la autorización del Comité de o Director General. Se agregan definiciones para no tener que describirlas en la actividad del procedimiento como es el caso de la Definición de proyectos Fast Track en la actividad 4. Se quitan actividades de la 10 a la 15 por pertenecer al procedimiento P-PR-02 y se agregaron las actividades de la 7 a la 10 que tienen relación o le atañen al proceso de Administración de. En la Etapa de PLANEACION/DISEÑO/DESARROLLO se dejaron únicamente la actividad relacionada con Administración de y se hace la referencia correspondiente al procedimiento P- DP-01. De la misma manera en la etapa de Entrega se eliminaron las actividades que corresponden al procedimiento P-DP-01 y se dejaron las actividades relacionadas con el procedimiento de Administración de. Cambia la firma de quien elabora por convenir así al Proceso. Se cambió el tiempo de generación del Reporte de así como la validación de los mismos (Actividad 22) Se creó un anexo A02-P-AP-01 para fijar los lineamientos de seguimiento a proyectos.
TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 2 / 7 VERSIÓN: SEIS 1.0 OBJETIVO Establecer el proceso de análisis, planeación y gestión de tareas para alcanzar los objetivos definidos en el proceso de Administración de en coordinación con los procesos sustantivos de promoción de soluciones educativas y de desarrollo de proyectos que se llevan a cabo en las diferentes áreas del Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa. 2.0 ALCANCE Aplica a la administración de proyectos que se desarrollan en las diferentes áreas que conforman el Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa, durante los procesos de promoción de soluciones educativas y desarrollo de proyectos hasta la entrega de un producto y/o servicio. 3.0 DEFINICIONES Y /O ABREVIATURAS 3.1 Proyecto: es el resultado de un esfuerzo realizado por una o varias áreas sustantivas y que van orientadas a satisfacer las necesidades de un grupo de interés. Las características principales de los proyectos es que tienen un principio y un fin en un tiempo determinado. Las etapas por las que pasa un proyecto según el procedimiento de Administración de son: PROMOCION, PROPUESTA, DESARROLLO y CIERRE. Los proyectos pueden estar integrados por uno o varios productos según la magnitud del proyecto. 3.2 Fast Track: Son proyectos que no pasan por una etapa de Promoción dado que los requerimientos a satisfacer del Grupo de interés o Grupo objetivo son muy claros. La definición de un Proyecto Fast track debe contener como mínimo: Nombre del Cliente, nombre del Apoyo a Líder (si aplica), nombre del Promotor, Nombre del Proyecto, Nombre Corto, Objetivo General y las Metas del proyecto. Para mayor información, ver Anexo: Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de (A01-P-AP-01), sección Propuesta 3.3 Producto: es la parte integrante de un proyecto que tiene asociado un responsable para llevarlo a cabo, este puede ser el Líder de Proyecto o una Área Sustantiva. El producto es un entregable que debe cumplir con los requerimientos del grupo de interés. El producto es mencionado algunas veces como subproducto. 3.4 Grupo de Interés: Se considera como cliente. 3.5 Personal para Servicios Profesionales: se refiere a la gente que se encuentra en la estructura organizacional del ILCE y que ocupa su infraestructura para el desarrollo de proyectos. 3.6 Personal para Servicios Externos: se refiere a la gente externa a la estructura organizacional del ILCE y que por lo tanto NO ocupa su infraestructura para el desarrollo de proyectos. 3.7 SAEP: El Sistema para la Administración Estratégica de (SAEP) es una herramienta informática en Web de apoyo para el seguimiento y control de los proyectos del ILCE. 3.8 RDP: Son las siglas para Requisición de Propuesta, es la información que el Promotor o el Apoyo del Promotor deben capturar en SAEP (o enviar en formato libre a la Dirección de Administración de ) para solicitar pasar un proyecto de Promoción a Propuesta. Ver Anexo: Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de (A01-P- AP-01) para ver la información requerida en la RDP. 3.9 PTE: Son las siglas para Propuesta Técnica y Económica. La PTE en el modelo de Administración de Proyecto denota el precio que le cuesta al ILCE producir un producto o servicio. La PTE contiene información del proyecto desglosando para cada producto; definición del producto, área responsable que cotiza el producto y cada una de los rubros que comprende el costo ILCE del producto con su descripción correspondiente, por lo que la información que contiene este reporte es más bien de carácter interno. 3.10 PDS: Son las siglas para Propuesta de Servicio, este reporte resume los costos PTE por producto pero además contiene los costos de recuperación que se espera obtener (cuando todavía no 2
TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 3 / 7 VERSIÓN: SEIS se presentan al cliente) o que se van a obtener (cuando el cliente ya acepto la PDS) del proyecto así como la forma de pago negociada. 3.11 Área Sustantiva: Es aquella área que participa directamente en algún proyecto para la realización de algún producto o servicio. 4.0 DESARROLLO ETAPA DE PROMOCIÓN Recibe del promotor o apoyo promotor la RDP en formato Libre o SAEP con los datos generales del cliente o prospecto y el líder propuesto para el proyecto. 1. 2. Es completa y coherente la información? Si: Pasa la RDP a la Etapa de Propuesta en SAEP. Ir a actividad 3. No: Solicita al Promotor o al Apoyo Promotor información faltante o aclaración de la misma vía telefónica o vía e-mail. Nota: Cuando el recibe la RDP en Formato Libre debe alimentar la información al SAEP. ETAPA DE PROPUESTA Recibe la definición del Proyecto tipo Fast Track en formato Libre o SAEP con los datos generales del cliente o prospecto. Es completa y coherente la información? Si: Autoriza la definición del proyecto en SAEP. Ir a actividad 3. No: Solicita al Líder o al Apoyo Líder la información faltante o aclaración de la misma vía telefónica o e-mail. Nota: Cuando el recibe la información en Formato Libre debe alimentar en SAEP. 3. Líder de Proyecto Elabora su programa de actividades, la información mínima a enviar a la Dirección de Administración de en formato libre o SAEP es: Metas (deben estar relacionadas con los entregables). Actividades y Cronograma. Definir y asignar los productos a las áreas sustantivas que van a participar en base a los requerimientos del cliente, o bien asignar los productos a sí mismo si es que él realizará la cotización. Impacto esperado Supuesto y Riesgos Tácticas para la recuperación de la inversión (si aplica) Para mayor información, ver Anexo: Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de (A01-P-AP-01). Nota: El Líder puede apoyar al Promotor a alimentar algún tipo de contacto (ejemplo los contactos técnicos y de seguimiento al proyecto) a través del registro de Clientes en SAEP. 3
TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 4 / 7 VERSIÓN: SEIS 4. Director(es)de las Áreas Sustantivas/Líder de Proyecto Realiza (n) cotización según requerimientos solicitados y de acuerdo al Anexo Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de (A01-P-AP-01) en base al cronograma de trabajo preliminar. Nota: Enviar la información al Líder de Proyecto y Dirección de Admón. de en Formato Libre o alimentar el SAEP. Los líderes de proyecto podrán cotizar gastos directos, servicios externos y equipamiento; coordinándose con el área de adquisiciones o servicios generales, según sea el caso. Es muy importante adjuntar documentación (en cualquier formato) que permitan cotejar las cotizaciones realizadas. Revisa cotización de acuerdo al Anexo: Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de (A01-P-AP-01) y cronograma de trabajo preliminar. 5. La cotización tiene información completa? Si: Registra su Vo.Bo. en SAEP. Ir a actividad 6. No: Solicita al responsable la información faltante. Nota: Si el ADP recibe la cotización en formato libre, debe registrarla en SAEP. Revisa la cotización del área sustantiva que va a participar en el desarrollo del producto, en cuanto a los requerimientos solicitados por el cliente. 6. Líder de Proyecto 7. Líder de Proyecto 8. 9. Coordinación de / Director de Administración de Comité de proyecto o Director General Esta de acuerdo con la Cotización? Si: Integra PTE y forma la PDS según procedimiento P-PR-02. Ir a Actividad 7. No: Regresa cotización informándole al Director los ajustes necesarios. Ir a Actividad 4. Imprime en SAEP los siguientes reportes: Definición del Proyecto Propuesta Técnica y Económica Propuesta de Servicio Formato-Acuerdo Se encarga de firmar el formato acuerdo y recabar la firma correspondiente del promotor. A continuación envía estos 4 documentos al Director de Administración de para tramitar la preautorización del proyecto. Recibe la información enviada por el líder y revisa que la documentación esté completa. La documentación está completa? Si: Firma formato acuerdo y lo presenta a la Dirección General para su Preautorización. Ir a Actividad 9. No: Solicita al Líder o área sustantiva, vía telefónica o e-mail la documentación completa. Ir actividad 4. Revisa la información del proyecto para preautorización. Autoriza el proyecto? 4
TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 5 / 7 VERSIÓN: SEIS Si: Da su consentimiento para preautorizar el alta del proyecto mediante la firma del Formato-Acuerdo. Envía información a la Coordinación de /Dirección de Administración de. Ver actividad 10. No: Informa la causa o desviación para su adecuación o termino. Ir a Actividad 6. Solicita autorización a Control Presupuestal para dar de alta el proyecto y envía: 10. 11. Coordinación de /Direcci ón de Administración de Control Presupuestal Formato-Acuerdo preautorizado por Comité de Proyecto o Dirección General. Definición del Proyecto PTE del Proyecto PDS del proyecto Para obtener número de proyecto y techo presupuestal (si es requerido) de acuerdo a procedimiento para Autorización de y Asignación de Suficiencia Presupuestal (P-RF-01). Nota: Informa a los involucrados, vía oficio, el resultado de esta petición. El proyecto fue autorizado? Si: Envía oficio a los involucrados informando el numero de proyecto. Alimenta número de Proyecto en SAEP. Ir a Actividad 12 No: Informa a los involucrados, vía oficio, las razones de dicha decisión. Solicita al área Jurídica, mediante oficio, el trámite del instrumento legal correspondiente y envía: 12. Líder de Proyecto 13. Líder de Proyecto 14. PTE del proyecto. PDS del proyecto. Más la información de acuerdo al procedimiento para la elaboración de Instrumentos Jurídicos aplicable. Anexar copia del oficio Administración de. Acuerda con las áreas sustantivas las fechas de inicio de desarrollo de acuerdo al procedimiento P-PR-02. Actualiza en SAEP las fechas de inicio de desarrollo de los diferentes productos a desarrollar. Valida que las fechas se hayan actualizado en SAEP. ETAPA DE PLANEACIÓN /DISEÑO/DESARROLLO Elabora Producto o Servicio, ver procedimiento P-DP-01. Registrar como mínimo en SAEP: 15. Líder de Proyecto/Áreas Sustantivas Los avances para verificar el cumplimento a las actividades programadas. Justificar cualquier cambio respecto a las actividades planeadas en la bitácora de SAEP. 16. Líder de Proyecto Nota: Concluido el desarrollo del producto, se debe registrar el 100% en el desarrollo del producto para indicar su conclusión. Verifica y Valida el producto o Servicio cumpla con las especificaciones del cliente. 5
TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 6 / 7 VERSIÓN: SEIS El producto cumple con los requerimientos del cliente? Si: Da su Vo.Bo. en SAEP. Continúa actividad 17. No: Solicita y Registra en SAEP que se realicen las adecuaciones pertinentes, Ir a Actividad 15. 17. Promotor /Líder de Proyecto / Área Sustantiva responsable ENTREGA Entrega de producto o servicio y solicita al grupo de interés firma de recepción, de acuerdo al procedimiento P-DP-01. Informar a La Dirección de Administración de la entrega del producto o servicio vía telefónica, correo electrónico u oficio. Envía información en formato libre o captura en SAEP : 18. Líder de Proyecto 19. 20. 21. Proyecto/ Director de Administración de Proyecto/ Director de Administración de Dirección Administración de 22. ADP Responsable Comentarios de cierre del proyecto. Alcance Real del proyecto. Gasto Real del proyecto Ingreso del proyecto (si aplica) Nota: El administrador de Proyecto alimenta en SAEP si la información se recibe en formato libre. Proporciona Formato para Evaluación de la Satisfacción (Desarrollo de ) (F02-M-GS-01) al grupo de interés en el que se refleje el grado de satisfacción con el proyecto y el servicio prestado. Envía el resultado del Formato para Evaluación de la Satisfacción (Desarrollo de ) (F02-M-GS-01) en base a los criterios de evaluación. Ésta se hará llegar al Promotor del Proyecto (si aplica), Líder del Proyecto y Directores de las Áreas Sustantivas participantes, como retroalimentación para identificar áreas de oportunidad y generar acciones. Asigna verbalmente un ADP Responsable de concentrar información y generar el Reporte de proyectos cada revisión de desempeño. Cada revisión de desempeño concentra y genera el Reporte de según los lineamientos establecidos en el Anexo para Lineamientos de Trazabilidad de (A02-P-AP-01).Envía Reporte de estatus de los a Dirección de Administración de. 5.0 REFERENCIAS Procedimiento para Promoción y Elaboración de Propuestas Técnicas y Económicas Procedimiento para Desarrollo de Formato para Evaluación de la Satisfacción (Desarrollo de ) P-PR-02 P-DP-01 F02-M-GS-01 6
TÍTULO: Procedimiento para Administración de PÁGINAS: 7 / 7 VERSIÓN: SEIS 6.0 ANEXOS Anexo para Descripción de Etapas y Roles para el proceso de Administración de. Anexo para Lineamientos de Trazabilidad de A01-P-AP-01 A02-P-AP-01 7