MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INSTITUCIONAL-SIGI BOGOTA D.C. 2016
CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 4 2. PILARES FUNDAMENTALES DEL SIGI... 6 2.1. GESTIÓN DE LAS PERSONAS... 6 2.2 APRENDIZAJE Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO... 6 2.3 INTEGRALIDAD Y COMPLEJIDAD... 6 2.3.1 EN LA GESTIÓN DE LA CALIDAD... 7 2.3.2 EN LA GESTIÓN AMBIENTAL... 7 2.3.3 EN LA GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL... 7 2.3.4 EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)... 7 2.3.5 EN EL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA)... 8 2.4 ÉXITO SOSTENIDO... 9 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CGN... 10 4. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CGN... 12 5. PARTICIPACIÓN, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN... 12 6. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL... 14 7. EXCLUSIONES... 15 7.1 JUSTIFICACIÓN DE LAS EXCLUSIONES... 15 8. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL... 15 8.1 POLÍTICA DE LA CALIDAD... 16 8.2 POLÍTICA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL... 16 8.3 POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL... 16 8.4 POLÍTICA DEL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA)... 17 9. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL... 18 9.1 OBJETIVOS DE CALIDAD... 18 9.2 OBJETIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL... 18 9.3 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL... 18 9.4 OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO... 19 9.5 OBJETIVO DEL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA)... 19 10. MAPA DE S... 20 11. CARACTERIZACIÓN DE S... 20 12. DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL... 21 2
12.1 MANUAL INTEGRADO DEL SIGI... 21 12.2 PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES... 21 12.3 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS POR SISTEMA... 21 12.3.1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN AMBIENTAL... 21 12.3.2 SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL... 22 13. USO Y RESPONSABILIDAD DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN... 22 14. ANEXOS... 23 ANEXO 01. INTEGRACIÓN DE NORMAS... 23 ANEXO 02. DIAGRAMA DE INTERRELACIÓN DE S... 25 3
1. INTRODUCCIÓN Los retos que constantemente se establecen en la administración pública moderna no han sido ajenos al mejoramiento continuo que se busca constantemente en la Contaduría General de la Nación- CGN. Durante los casi ya 20 años como ente regulador de la contabilidad pública en Colombia, los logros han sido significativos. En materia de sistemas de gestión la entidad ha avanzado a tono con los requerimientos normativos, con el interés y la participación de su talento humano; con el máximo propósito por satisfacer a nuestras partes interesadas Durante los últimos años la CGN, con el compromiso de la alta dirección logró certificarse y renovarse en el Sistema de Gestión de Calidad SGC, Normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, Sistema de Gestión Ambiental SGA-, fundamentado en la norma, NTC-ISO 14001:20. De igual manera siguiendo los lineamientos del Sistema de desarrollo Administrativo SISTEDA y en especial su componente de Talento Humano la CGN logró la implementación y certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional S&SO fundamentado en la norma NTC-OHSAS 18001:2007. A partir del año 2013 inicio con el apoyo de una herramienta tecnológica denominada Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI - la búsqueda de la integralidad funcional de los sistemas de gestión y de control. En relación al direccionamiento estratégico de la CGN que expresa las finalidades y propósitos de la Entidad, definidos para un largo plazo y que establecen la estrategia de crecimiento, perdurabilidad, sostenibilidad y por sobre todo, de servicio a sus partes interesadas (proveedores, clientes, usuarios, entre otros), la CGN realizó un ejercicio de re-direccionamiento estratégico 2013-2018. Este incluyó la revisión a la: misión, visión, el componente ético (principios y valores), objetivos estratégicos, mapa estratégico, las políticas sectoriales (PDA) que sirvieron de marco para el Direccionamiento de la Entidad. De igual forma incluyó aspectos como: Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018. Política Sectorial Plan de Desarrollo Administrativo.(PDA) 4
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INSTITUCIONAL-SIGI Articulación de perspectivas Cuadro Mando Integral - CMI - con los objetivos estratégicos y estrategias. Resultados de seguimiento a Indicadores para planes y proyectos. Informes Auditoría, especialmente los realizados por nuestro ente certificador: ICONTEC para sostenimiento y renovación de certificado, Acciones correctivas, preventivas y de mejora identificadas para cada proceso. En razón a lo anterior y sumado a los compromisos sectoriales establecidos con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- MHCP-, la CGN tiene el reto de lograr la implementación y certificación para el año 2017 se tiene el reto de lograr la implementación del Sistema de Gestión en Seguridad de la Información -SGSI- fundamentado en la norma NTC- ISO / IEC 27001:2006 y la transición a las normas NTCGP1000:2015 y NTC-ISO 14001:2015 Surge por tanto la necesidad de presentar un manual que incluya la integralidad y articulación de los sistemas, inicialmente para: SGC - SGA - S&SO, y en un corto plazo el SGSI. En el mismo sentido y siguiendo lo definido en el Decreto 943 de 2014 se incorpora el Sistema de Control Interno, apoyado en el Modelo Estándar de Control Interno-MECI, como parte integral del mismo. Es Importante resaltar el compromiso de todos los servidores públicos con el liderazgo de la alta dirección en lograr los propósitos en el cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad y la satisfacción de nuestras partes interesadas. Continuamos con nuestros ideales de las Cuentas claras estado transparente y de dar las Gracias por permitirnos hacer público lo público. Cordialmente, PEDRO LUIS BOHÓRQUEZ RAMIREZ Contador General de la Nación 5
2. PILARES FUNDAMENTALES DEL SIGI Los fundamentos que soportan el SIGI lo orientan hacia su revisión permanente y definen los aspectos necesarios para su perdurabilidad. Ellos son: 2.1. Gestión de las personas La gestión de las personas hace parte de la base de definición y operación del SIGI. Ellas son vitales para la generación de valor y la entidad proporciona el marco de acción a través de la definición de principios y valores compartidos. 2.2 Aprendizaje y gestión del conocimiento Las actividades desarrolladas por las personas se orientan hacia el aprendizaje continuo y a la construcción de conocimiento a través del aprendizaje colaborativo. Por ello, la CGN proporciona los medios y hace seguimiento al modelo de adquisición de competencias y puesta en marcha de los conocimientos obtenidos. Así mismo, las personas reconocen su contribución al SIGI independiente del rol que desempeñen en la organización. Por lo anterior, la entidad reconoce en la motivación una fuente necesaria para el desempeño personal y la mejora del SIGI. 2.3 Integralidad y complejidad La CGN enmarca su SIGI desde la integralidad y complejidad de cada uno de los sistemas que lo componen. Lo cual significa una interrelación e interdependencia entre ellos a través de elementos comunes y/o complementarios. Por lo anterior, cada uno de los sistemas tiene una relación directa con los demás soportados en una base normativa establecida a partir de las directrices de la ISO sin desconocer que la 6
CGN ejecuta una función pública y que esta se fortalece a través del mejoramiento de la gestión ética con el fin de fortalecer actitudes y prácticas éticas en el cumplimiento de la función pública de cada servidor del Estado (USAID, 2006). A continuación se presentan los elementos para cada una de los Sistemas aludidos: 2.3.1 En la Gestión de la Calidad Se busca mejorar la gestión por procesos con un enfoque a resultados, que permita incrementar la conformidad en la prestación de los servicios para lograr una mayor satisfacción de las partes interesadas con base en la norma ISO 9001:2008 y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. 2.3.2 En la Gestión Ambiental La CGN se compromete con la protección del Medio ambiente y disminución de impactos que puedan generar su deterioro de acuerdo a lo establecido en la norma NTC-ISO 14001:20. 2.3.3 En la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Se busca mejorar en la prevención, tratamiento y control de riesgos que pueden afectar a los servidores públicos que desarrollan sus actividades en la Entidad y visitantes según lo estipulado en el estándar internacional en materia laboral NTC- OHSAS: 18001:2007. 2.3.4 En el Sistema de Control Interno (MECI) Los elementos del MECI se estructuran de la siguiente forma: Dos (2) módulos: Módulo de Control de Planeación y Gestión Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento 7
Seis (6) componentes: Talento Humano Direccionamiento Estratégico Administración del Riesgo Autoevaluación Institucional Auditoría Interna Planes de Mejoramiento Trece (13) elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Planes, Programas y Proyectos Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de Gestión Políticas de Operación Políticas de Administración del Riesgo Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del Riesgo Autoevaluación del Control y Gestión Auditoría Interna Plan de Mejoramiento Un eje transversal enfocado a la información y comunicación. 2.3.5 En el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) Los subtemas que deben ser desarrollados a través de la planeación de la entidad son: 8
Indicadores y metas de gobierno. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Transparencia y Acceso a la información Pública Participación Ciudadana Rendición de Cuentas Servicio al ciudadano Plan Estratégico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitación Bienestar de Incentivos Gestión de la Calidad Eficiencia Activa y Cero Papel Racionalización de Tramites Modernización Institucional Gestión de Tecnologías de Información Gestión Documental Programación y ejecución Presupuestal PAC Proyectos de Inversión Plan de Anual de Adquisiciones 2.4 Éxito sostenido El SIGI considera la madurez como uno de sus lineamientos principales. Ella incluye la mejora, innovación y aprendizaje alineados con la visión organizacional para identificar ejes de intervención sobre los elementos claves que permitan madurar permanentemente y que este fenómeno sea de carácter constante. 9
3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CGN A continuación se presentan los principios del SIGI de la CGN, los cuales serán usados como marco para guiar a la Entidad hacia un mejor desempeño. Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad. Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. 10
Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social. Autocontrol: capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. Autorregulación: capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continúo del Sistema de Control Interno, en concordancia con la normatividad vigente. Autogestión: Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos. La organización deberá establecer políticas, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que permitan dar cumplimiento a cada uno de estos principios, con el propósito de estructurar su Sistema de Control Interno que permita tener una seguridad razonable en el cumplimiento de sus objetivos. Por otro lado, es importante que se contemplen los principios establecidos en el COSO en su versión 2013, teniendo en cuenta que es uno de los referentes internacionales para la estructuración del Modelo. 11
4. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CGN Desde el enfoque de la integralidad propuesto para el SIGI, las normas de cada uno de los sistemas tienen relación y se integran a lo largo de los numerales establecidos al interior de ellas. Esta conexión se puede evidenciar en el Anexo 01 Integración de normas. Con lo anterior, se pretende afinar el SIGI de manera permanente y alinear los recursos necesarios para su mejoramiento. 5. PARTICIPACIÓN, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN El SIGI establece como prioridad la definición de los roles y responsabilidades frente al sistema con el fin de constituir las bases necesarias para su operación y mejora. En el mismo sentido, prioriza la toma de conciencia y el desarrollo de la competencia necesaria de cada una de las personas que desde su rol participa en el SIGI. Por otro lado, la comunicación organizacional e informativa se constituye en un soporte para garantizar la producción, circulación y socialización de la información al interior y hacia el exterior de la CGN. Ello fomentará la participación en la planeación y retroalimentación de los grupos de interés en el quehacer organizacional. Alta Dirección: debe tener compromiso para disponer los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura y de talento humano que apoyen el desarrollo e implementación del SIGI, así como la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Comité de coordinación del Sistema Integrado de Gestión Institucional-SIGI: Sus responsabilidades son: Establecer la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión institucional. Definir la estructura organizacional para la gestión del sistema. Asignar recursos para el Sistema Integrado de Gestión Institucional. Considerar las opciones de mejora del Sistema. 12
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INSTITUCIONAL-SIGI Revisar periódicamente el desempeño del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Formular orientaciones para mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema integrado de Gestión Institucional. Representante de la dirección Garantizar la implementación y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Informar al Comité sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control. Aprobar los procesos generales del Sistema. Asegurar la comunicación y divulgación de los cambios del Sistema. Equipo Operativo Realizar el diagnóstico inicial del Sistema Integrado de Gestión y Control. Realizar las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control. Divulgar los requisitos de los modelos aplicables en sus respectivas dependencias. En caso de ser necesario, realizar las auditorías internas de procesos, que permitan determinar el nivel de conformidad con los requisitos del Sistema. Oficina de Control Interno: Debe realizar su actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría, contribuyendo de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de administración del riesgo, control y gestión de la Entidad. Igualmente acatar los 5 tópicos determinados en el Decreto 1537 de 2001, especialmente en lo relacionado con el fortalecimiento de la cultura del control en la entidad. 13
De igual manera ()..Velar por el aseguramiento de la Calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control son los responsables de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Nota: El Jefe de Control Interno NO podrá ser designado como representante de la dirección para la implementación del MECI, ya que sería una violación a su independencia, en tanto que su función es la de evaluar el estado del Sistema de Control Interno. Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas Participar activamente en las iniciativas de mejora y ejecutar acciones que permitan la sostenibilidad y fortalecimiento del Sistema de Gestión Institucional en el corto, mediano y largo plazo. De igual manera, tienen a su cargo el desarrollo de la autoevaluación permanente a los resultados de su labor y la aplicación del ejercicio de autocontrol en sus puestos de trabajo. 6. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL El alcance del SIGI en la CGN, aplica a 11 procesos institucionales clasificados así: 2 estratégicos, 3 misionales, 5 de apoyo y 1 de evaluación y control. Ellos están alineados con los objetivos de la Entidad, de los requisitos legales y de sus partes interesadas y se fundamentan en las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, NTC-ISO 14001:20 y NTC-OSHAS 18001:2007 así: Proceso Estratégicos Planeación Integral Comunicación Pública Proceso Misionales Normalización y Culturización Contable Centralización de la Información Consolidación de la Información 14
Proceso de Apoyo Gestión Humana MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INSTITUCIONAL-SIGI Gestión Administrativa Gestión de Recursos Financieros Gestión TICs Gestión Jurídica Proceso de Evaluación Control y Evaluación 7. EXCLUSIONES Respecto de las Normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 la Entidad hace las siguientes exclusiones: numeral 7.6 - Control de los equipos de seguimiento y medición. Para las normas NTC-ISO 14001 y NTC-OHSAS 18001 la CGN no se presenta exclusiones. 7.1 Justificación de las exclusiones De conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 y teniendo en cuenta las exclusiones señaladas en el numeral anterior se puede afirmar que estas no afectan ni la capacidad, ni la responsabilidad de la CGN para llevar a cabo las actividades de uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad pública de la Nación que son la razón de ser de su misión. 8. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Para lograr el éxito sostenido del SIGI y una mayor participación de las partes interesadas en la operación del mismo, se han definido las siguientes políticas alineadas con la misión y visión de la CGN. Ellas se operacionalizan a través de la definición y ejecución de los documentos controlados, especialmente en los procedimientos: 15
8.1 Política de la Calidad La CGN desarrolla su gestión institucional con apego a la ley, la ética y los reglamentos aplicados. Para el logro de los resultados planificados, conforman grupos de trabajo competentes y dispone medios tecnológicos, sistemas de información e infraestructura adecuadas y confiables. Un enfoque por procesos le permite mantener su actuación bajo estándares internacionales de calidad y de mejora continua; incrementando la eficiencia, efectividad y eficacia, para asegurar con sus productos y servicios la satisfacción de las distintas partes interesadas. 8.2 Política Sistema de Gestión Ambiental La CGN está comprometida con la sostenibilidad ambiental del distrito y de la nación en la protección de los recursos naturales, para lo cual se planea y ejecuta un conjunto de actividades que prevengan la contaminación y contribuyan a proteger, conservar y fomentar la preservación del medio ambiente. La política ambiental de la CGN se implementa a través del SGA y tiene como elementos básicos la definición periódica de objetivos y metas ambientales, el cumplimiento de la legislación ambiental, el compromiso para la prevención de la contaminación y el compromiso de la Dirección de mejorar continuamente. Con lo anterior la CGN diseña e implementa sus programas ambientales en virtud a los aspectos e impactos ambientales de sus actividades cotidianas, los cuales pretenden hacer un uso eficiente del agua, de la energía, y un manejo adecuado de los residuos sólidos que genera. Igualmente establece estrategias ambientales con énfasis en movilidad en pro de disminuir la huella de carbono y proporcionar una mejor calidad de vida a sus colaboradores. 8.3 Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional La UAE Contaduría General de la Nación, entidad rectora responsable de regular la contabilidad general de la nación, asume el compromiso de: 16
Implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) estructurado como proceso lógico y por etapas, con objetivos y metas como puntos de referencia que aseguren la mejora continua. Cumplir con las normas legales vigentes aplicables en materia de riesgos laborales. Identificar los peligros, valorar los riesgos y determinar los controles, con el fin de proteger y mejorar las condiciones laborales, el bienestar físico, mental y social de los servidores públicos de la UAE en el desarrollo de las actividades misionales de la entidad. Ejecutar actividades de promoción y prevención en salud, actividades de Autorreporte de condiciones adversas de Seguridad y salud en el trabajo y otras actividades de gestión a incidentes laborales dirigidas a la reducción de índices de accidentalidad y enfermedades laboral. Esta Política del SG-SST se publica, difunde y aplica a todos los servidores públicos de la UAE CGN, independiente de su forma de vinculación o contratación, asumiendo la responsabilidad de su cumplimiento. 8.4 Política del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) Son cinco las Políticas de Desarrollo Administrativo, adoptadas por el Gobierno nacional para ser implementadas a través de la planeación sectorial e institucional de la entidad: Gestión Misional y de Gobierno Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano Gestión del Talento Humano Eficiencia Administrativa Gestión Financiera 17
9. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL De acuerdo al direccionamiento estratégico y siguiendo los lineamientos de la política del SIGI a continuación se presentan los objetivos para el SIGI. 9.1 Objetivos de Calidad Desarrollar actividades de normalización, investigación contable y estrategias de capacitación que fortalezcan la centralización, gestión y consolidación de la información financiera, económica, social y ambiental de conformidad con el mandato constitucional y legal, contribuyendo a la generación de productos y servicios de calidad que logren la satisfacción de los requerimientos de las partes interesadas. Mejorar la gestión de la entidad mediante una correcta planeación estratégica, adecuada administración de los recursos físicos, logísticos y financieros en coherencia con los lineamientos del Estado y con la evaluación y seguimiento permanente que promueva la innovación y el aprendizaje organizacional. 9.2 Objetivo del Sistema de Gestión Ambiental Fomentar la preservación del ambiente y minimizar los impactos generados desde la Entidad, a través del desarrollo de un trabajo enfocado en la prevención de la contaminación, el ahorro y uso eficiente de los recursos naturales, el control de los aspectos ambientales inherentes a los procesos y actividades y a la protección del medio ambiente. 9.3 Objetivos del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional 18
Promover, mantener y mejorar la salud y condiciones laborales de los servidores públicos de la UAE CGN en el desarrollo de sus funciones, mediante la identificación, valoración y control de peligros y riesgos, procurando su bienestar físico, mental y social. Asi mismo la protección de los demás recursos de la entidad, acciones enmarcadas por la mejora continua y cumplimiento a la normatividad vigente aplicable. 9.4 Objetivo del Sistema de Control Interno Proporcionar una estructura que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones obligadas por la Ley 87 de 1993, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública. 9.5 Objetivo del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) Basado en lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, los objetivos son: Simplificar y racionalizar la labor de la entidad en la generación y presentación de planes, reportes e informes. Armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. 19
10. MAPA DE S Es la representación gráfica de la interacción de los diferentes tipos de procesos de la CGN. Si requiere conocer un mayor detalle acerca de la interrelación de los procesos se puede consultar el ANEXO 02 Diagrama de interrelación de procesos 11. CARACTERIZACIÓN DE S La caracterización de procesos hace parte integral de la documentación de cada proceso. Ella describe la funcionalidad de cada uno de los procesos y se encuentra de manera detallada en la Intranet. 20
12. DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL La documentación del Sistema Integrado de Gestión incluye los registros determinados por la CGN como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos. 12.1 Manual Integrado del SIGI 12.2 Procedimientos transversales Procedimiento Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión Procedimiento No conformidades, Acción correctiva, preventiva y planes de mejoramiento Procedimiento Revisión por la Dirección Procedimiento de control de registros Procedimiento Control de documentos Procedimiento Producto / servicio no conforme Procedimiento Identificación y cumplimiento de requisitos legales Procedimiento competencia, formación y toma de conciencia Procedimiento Comunicación Interna Procedimiento Comunicación Externa Procedimiento Control Operacional, seguimiento y medición Procedimiento preparación y respuestas ante emergencias Procedimiento para establecer implementar y mantener objetivos, metas y programas 12.3 Procedimientos obligatorios por sistema 12.3.1 Sistema Integrado de Gestión Ambiental Procedimiento Identificación y Evaluación de Aspectos e impactos ambientales 21
12.3.2 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Procedimiento Seguridad y Salud en el Trabajo Procedimiento Reporte e Investigación de incidentes, accidentes y fallas de control Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Procedimiento de participación y consulta Nota: adicional a los documentos controlados descritos, la entidad ha definido otros que soportan la operación de cada uno de los procesos. Ellos se encuentran en el punto de uso (Intranet-aplicativo SIGI) definido para los sistemas descritos. 13. USO Y RESPONSABILIDAD DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN Este documento tiene su punto de uso en la aplicación SIGI, modulo documental y su contenido aplica y/o hace referencia a las Normas ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009, NTC-ISO 14001:20, NTC-OHSAS 18001:2007. Son responsables de su implementación y cumplimiento los funcionarios designados con responsabilidad por la Dirección para liderar, gestionar y controlar cada uno de los once (11) procesos establecidos, que interactúan en desarrollo de su actividad principal; así como para la totalidad del personal; y su cobertura en términos de procedimiento. Con especificidad, la responsabilidad queda asignada, así: Este manual es de estricto cumplimiento para todos los funcionarios Públicos de la CGN. El GIT Planeación realiza la revisión técnica del Manual Integrado de Gestión Institucional y lo somete a aprobación al Comité de coordinación del Sistema Integrado de Gestión Institucional-SIGI. La Responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación es el Comité de coordinación del Sistema Integrado de Gestión Institucional- SIGI. 22
14. ANEXOS Anexo 01. Integración de normas REQUISITOS INTEGRACION DE NORMAS 9001 GP 1000 14001 18001 4 4 REQUISITOS GENERALES 4.1 4.1 4.1 4,1 4.1 4.1 4.4.6 4.4.6 4.2.1 4.2.1 4.4.4 4.4.4 4.2.1 4.2.1 4.4.5 4.4.5 4.2.1 4.2.1 4.4.6 4.4.6 4.2.3 4.2.3 4.4.5 4.4.5 4.2.3 4.2.3 4.4.6 4.4.6 4.2.4 4.2.4 4.5.4 4.5.4 5.1 5.1 4.2 4.4.1 5.1 5.1 4.2 4.4.1 5.1 5.1 4.2 4.4.1 5.2 5.2 4.3.1-4.3.2 4.3.1-4.3.2 5.3 5.3 4.2 4.2 5.4 5.4 4.3 Planificación 4.3 Planificación 5.4.1 5.4.1 4.3.3 4.3.3 5.4.2 5.4.2 4.3.3 4.3.3 5.5.1 5.5.1 4.4.1 4.4.1 5.5.3 5.5.3 4.4.3 4.4.3 5.5.3 5.5.3 4.4.3 4.4.3 5.6 5.6 4.6 4.6 5.6.1 5.6.1 4.6 4.6 5.6.1 5.6.1 4.5.1 4.5.1 5.6.1 5.6.1 4.6 4.6 5.6.2 5.6.2 4.6 4.6 5.6.3 5.6.3 4.6 4.6 6 6 GESTIÓN DE RECURSOS 6.1 6.1 4.4.1 4.4.1 6.2.1 6.2.1 4.4.2 4.4.2 6.2.2 6.2.2 4.4.2 4.4.2 6.2.2 6.2.2 4.4.2 4.4.2 6.3 6.3 4.4.1 4.4.1 7 7 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 7 7 4.4 4.4 7.1 7.1 4.4.6 4.4.6 7.2.1 7.2.1 4.3.1-4.3.2-4.4.6 4.3.1-4.3.2-4.4.6 7.2.2 7.2.2 4.3.1-4.4.6 4.3.1-4.4.6 7.2.3 7.2.3 4.4.3 4.4.3 7.2.3 7.2.3 4.4.3 4.4.3-4.4.6 7.3.1 7.3.1 4.4.6 4.4.6 7.3.2 7.3.2 4.4.6 4.4.6 7.3.3 7.3.3 4.4.6 4.4.6 7.3.4 7.3.4 4.4.6 4.4.6 7.3.5 7.3.5 4.4.6 4.4.6 7.3.6 7.3.6 4.4.6 4.4.6 7.4 7.4 4.4.6 4.4.6 7.4.1 7.4.1 4.4.6 4.4.6 7.4.2 7.4.2 4.4.6 4.4.6 23
7.4.3 7.4.3 4.4.6 4.4.6 7.5.1 7.5.1 4.4.6 4.4.6 7.5.1 7.5.1 4.4.4 4.4.4 7.5.2 7.5.2 4.4.6 4.4.6 7.5.5 7.5.5 4.4.6 4.4.6 7.6 7.6 4.5.1 4.5.1 8 8 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO 8 8 4.5 4.5 8.1 8.1 4.5.1 4.5.1 8.2.2 8.2.2 4.5.5 4.5.5 8.2.2 8.2.2 4.5.5 4.5.5 8.2.3 8.2.3 4.5.1-4.5.2 4.5.1-4.5.2 8.2.4 8.2.4 4.5.1-4.5.2 4.5.1-4.5.2 8.3 8.3 4.4.7-4.5.3 4.4.7-4.5.3.2 8.4 8.4 4.5.1-4.5.3 4.5.1-4.5.3.2 8.5.1 8.5.1 4.2-4.3.3-4.6 4.2-4.3.3-4.6 8.5.1 8.5.1 4.5.1 4.5.1 8.5.1 8.5.1 4.6 4.6 8.5.1 8.5.1 4.5.1 4.5.1 8.5.1 8.5.1 4.6 4.6 8.5.2 8.5.2 4.5.3 4.5.3.2 8.5.3 8.5.3 4.5.3 4.5.3.2 Nota: para el Sistema de Control interno, el criterio normativo se basa en lo definido en el Artículo 1º del Decreto 943 de 2014, el cual establece que se debe seguir lo definido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno. 24
ANEXO 02. Diagrama de interrelación de procesos 25