X Reunión de Responsables de Sistemas de Información. IIMV La Antigua, Guatemala, septiembre de 2008 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Francisco Javier Nozal Millán DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Introducción Administración electrónica en la CNMV Gestión documental en la CNMV La integración Situación y Previsiones de futuro
Introducción En la tramitación de expedientes es preferible el soporte electrónico al soporte papel, por: - Obligación normativa (Ley 11/2007 de Administración electrónica) - Seguridad y Continuidad del servicio - Fiabilidad, no errores - Rapidez y facilidad de información en el trámite y seguimiento - Facilidad de almacenamiento, recuperación y difusión -... Y todo ello supone mejor servicio al ciudadano La entrada de expedientes en una organización pública es multisoporte: - Soporte papel - Soporte electrónico - Con seguridad jurídica (cifrado y firma) - Sin seguridad jurídica
Introducción En una organización tramitadora de expedientes el objetivo ha de ser: - Minimizar la entrada en soporte papel - Maximizar la entrada en soporte electrónico con seguridad jurídica - Para ello, obligar a los profesionales al soporte electrónico - Que lo que entre en soporte papel fluya en soporte electrónico - La tramitación interna, almacenamiento, recuperación y difusión se haga en soporte electrónico
Introducción La CNMV ha estado, desde sus inicios en 1989, en esta línea: - 1989, Gestión documental de los Registros Oficiales - 1990, entrada en soporte disquete de algunos expedientes - 1998, implantación de e-administración con cifrado y firma electrónica - 1999, primeros trabajos de oficina sin papeles - 2008, integración de gestión documental y e-administración
Administración electrónica en la CNMV Registro electrónico (ventanilla virtual) - Entidades supervisadas, con alta previa en el servicio CIFRADOC/CNMV - Ciudadanos, sin alta previa pero con certificado o DNI electrónico CIFRADOC/CNMV - Sistema desde 1998, con firma electrónica no reconocida - Servicio profesional desde 2006 del Registro electrónico, con firma electrónica reconocida de persona jurídica - 950 entidades dadas de alta - 31 trámites distintos y complejos - 7 trámites obligatorios - 3.500 trámites / mes - doble firma en momentos y lugares distintos - descarga, liquidación y pago de Tasas por pasarela de AEAT
Entradas en el registro de E/S de la CNMV 140000 120000 100000 80000 60000 40000 Papel Electrónico Total 20000 0 1999 2001 2003 2005 2006 2007 8 entradas telemáticas por trabajador y mes
Gestión documental en la CNMV (hasta ahora) Gestión de los Documentos de los Registros Oficiales como archivo final del expediente - Funcionalidades propias de gestor documental - Almacenamiento de documento como imagen Independiente de bases de datos del trámite y su seguimiento Con la integración, desaparece este planteamiento
La integración: Principios 1/2 - La gestión documental comienza en el Registro de Entrada - Los documentos no electrónicos (papel) recibidos en el Registro de Entrada, se transforman en soporte electrónico. El papel no fluye por la organización - El archivador documental del Registro de Entrada guarda en soporte electrónico el original de todos los documentos recibidos, en papel o electrónico por e-administración - La gestión documental se interconecta con la aplicación de trámite y seguimiento de expedientes
La integración: Principios 2/2 - En los expedientes se distinguen los que son de documentación abierta o cerrada (formatos preestablecidos). Estos últimos siempre entran por administración electrónica. Se facilita la documentación abierta también por e-administración -Al asignar un documento a un expediente se hace copia del documento desde el archivador del Registro de Entrada al archivador de expedientes - Si los documentos de un expediente son tratados o modificados por el técnico tramitador, se hace desde el seguimiento de expedientes y sobre la copia realizada - La gestión documental abarcará también a documentos ajenos al registro de entrada y/o a expedientes
GESTION DOCUMENTAL APLICACIÓN DE TRAMITE Y SEGUIMIENTO Entrada Tipo documentación Escaneo Asignación a bandeja Dirección / Área/ Técnico Asignación a Expediente Tratamiento de documento Papel abierta SI Automática a Dirección Manual a Área / Técnico e- administración abierta NO Manual o Automática a Área. Manual a Técnico cerrada Manual. El Técnico asignará el documento a un expediente. Genera copia Asignación automática y directa a Aplicación Si, en copia hecha en seguimiento de expedientes No. Visualizar desde archivador de registro de entrada
La integración: Funcionalidades 1/2 - Escaneo masivo con diferenciación automática del lote de documentos que corresponde a cada número de Registro de Entrada y de cada documento dentro del lote - Las Generales de una Gestión documental en el archivador de documentos del Registro de Entrada - Las Particulares de la gestión de los documentos en las bandejas y en las aplicaciones de trámite: - Asignación de Área, Técnico y Expediente - Tipificar documentos - Finalizar distribución. Archivar - Volver a atrás un paso - Tratar el documento (trocear, fusionar, sustituir, eliminar páginas..)
La integración: Funcionalidades 2/2 -En Registro de Salida los documentos: - Son electrónicos o en papel, según la entrada - El documento en papel firmado se escanea y archiva en archivador de expedientes y en archivador de Registro de Salida - Asignar un documento electrónico a un expediente sin pasar por el Registro de Entrada (Informes internos) - Asignar un documento electrónico al archivador de una Dirección sin vinculación con un expediente ni con el Registro de Entrada o Salida
Papel Registro de Entrada Escaneo Archivador de Registro de Entrada Asignación manual Asignación automática Bandejas D/A/T Aplicación Aplicación e- adminis tración Gestión documental Aplicaciones de trámite y seguimiento
Situación y Previsiones de futuro Superada la fase de prueba, actualmente ya en operación real con el 90 % de funcionalidades Utilización inicial exclusivamente a los expedientes de la Dirección de Autorización y Registro de Entidades (DARE): - La de mayor carga documental en soporte papel. Un 30% de papel puede pasar a e-administración - Con experimentada aplicación de seguimiento de expedientes - Con varios trámites obligatorios por e-administración Futura implantación en el resto de Direcciones
Situación y Previsiones de futuro De las 87.000 entradas/año actuales en soporte papel en el Registro de Entrada, el 25% corresponden a la DARE y el 26 % a la documentación sobre Información a socios y partícipes de IIC que se registra obligatoriamente en papel y próximamente con cambio normativo se recibirá y difundirá en XBRL Solo con estas actuaciones se tendrá este cambio: 140000 120000 100000 80000 60000 40000 Papel Electrónico Total 20000 0 2008 entrada 2009 entrada 2009 flujo interno