VIGENCIA DESDE VERSIÓN CÓDIGO 2012 2 A.07.03.P1 MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL ACTIVIDAD CARGO RESPONSABLE FIRMA Aprobado por: Revisado por: Viceministro Coordinador Administrativo Financiero Sergio Álvaro Sáenz Marco Cazco Cazco FECHA Día/Mes/Año Líder de Área Director(a) de Talento Humano Analista de Desarrollo Institucional Elaborado por: GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos Adriana Murillo Elisa Bravo Equipo Consultor 16/03/2012 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 1/19
CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Elaboración del Manual de Capacitación y Desarrollo del Personal Fecha de modificación Realizado por Nombre Cargo 16/03/2012 GEDLATIN S.A. Consultores VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2/19
INDICE 1 OBJETIVO... 4 2 ALCANCE... 4 3 USUARIO... 4 4 MARCO NORMATIVO... 4 5 POLÍTICAS INTERNAS... 6 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO... 7 6.1 GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO... 7 6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO... 8 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO... 9 7 INDICADORES... 11 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO... 12 9 ANEXOS... 13 Anexo Nro. 1Formulario para detección de necesidades de... 13 Anexo Nro. 2Formulario para Elaboración del Plan Anual de para las Instituciones del Sector Público... 14 Anexo Nro. 3Formulario de consolidación de necesidades de... 16 Anexo Nro. 4Formulario para Evaluación de Facilitador... 17 Anexo Nro. 5Formulario para Enviar resultados de la Evaluación al facilitador... 18 Anexo Nro. 6Plan de réplica... 19 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3/19
1 OBJETIVO Capacitar al personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social para contar con servidores, servidoras, trabajadores y trabajadoras con destrezas y conocimientos técnicos profesionales vinculados con las necesidades y objetivos institucionales. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a todo el personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social. 3 USUARIO Todos los servidores públicos del Ministerio de Inclusión Económica y Social que tengan necesidades de. 4 MARCO NORMATIVO NORMATIVA VIGENCIA PUBLICACIÓN Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Servicio Público Código del Trabajo Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público Normas de Control Interno 20-oct-2008 06-oct-2010 16-dic-2005 01-abr-2011 16-nov-09 R.O. No. 449 de 20-Oct- 2008, Última Modificación: 13-Jul- 2011 R.O. Suplemento No. 294 de 06-Oct-2010 Codificación 17, Registro Oficial Suplemento 167 de 16 de Diciembre del 2005. Decreto Ejecutivo No. 710 R.O. Suplemento No. 418 de 1/04/2011 Acuerdo 039 - CG - 2009 (16-Nov.-2009) R.O. 78 (01-Dic-2009) Y Suplemento R.O. 87 (14- Dic-2009 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4/19
Norma Técnica para Aplicación del Subsistema de Capacitación de Personal Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Inclusión Económica y Social 3-ene-2002 Registro Oficial No. 486 del 3 de enero del 2002 08-abr-11 R.O. Suplemento No. 130 de 08-Abr-2011 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5/19
5 POLÍTICAS INTERNAS Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la, entrenamiento y desarrollo profesional del personal del MIES en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo. Los directivos de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano y el área encargada de la (en caso de existir ésta), determinarán de manera técnica y objetiva las necesidades de del personal, las que estarán relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades del personal, así como al desarrollo de la entidad. Medición de impactos de resultados.- Los resultados de la serán medidos sobre la base de datos objetivos y subjetivos. o Datos Objetivos.- Conforme los planes operativos y la recibida, los coordinadores o líderes de procesos verificarán el mejoramiento de la calidad, aumento de la productividad, optimización de tiempo y reducción de costos, que se reflejarán en los informes semestrales de Evaluación del Desempeño. o Datos Subjetivos.- Los coordinadores o líderes de procesos verificarán y retroalimentarán el cambio de cultura de los servidores, mejoramiento de hábitos de trabajo, nuevas destrezas, clima laboral, balance social y la predisposición de brindar un excelente servicio a los clientes internos y externos de la organización. Todo participante de una deberá realizar la réplica de la misma, siempre y cuando no hayan asistido la totalidad del personal de la unidad o proceso relacionado con la. Los procesos de gestión y desarrollo del talento humano del MIES, determinarán técnica y objetivamente las reales necesidades de, teniendo como indicadores los resultados obtenidos en el informe de las Evaluaciones del Desempeño. Toda estará relacionada con la solución de un problema definido o a prevenir situaciones o problemas potenciales. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6/19
6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 6.1 GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO Recibir el informe consolidado de necesidades de desde las evaluaciones del desempeño y solicitudes adicionales Consolidar necesidades de Elaborar un programa general de Selección de programas de dentro de la normativa Realizar invitaciones Ejecutar programación de capacitaciones Realizar evaluaciones de Realizar réplica -refuerzo si corresponde Evaluar impacto de las capacitaciones en el desempeño del personal VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7/19
6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO CICLO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 2 3 4 Recibir el informe consolidado de necesidades de desde las evaluaciones del desempeño y solicitudes adicionales Consolidar necesidades de Elaborar un programa general de Selección de programas de dentro de la normativa 5 Realizar invitaciones 6 Ejecutar programación de capacitaciones 7 Realizar Evaluaciones 8 Realizar réplica - refuerzo si corresponde Analista de Talento Humano 1 Analista de Talento Humano 1 Analista de Talento Humano 1 Compras Públicas Analista de Talento Humano 1 Contratados para Analista de Talento Humano 1 Capacitados DOCUMENTOS ENTRADA Consolidado de necesidades de desde evaluaciones del desempeño - Solicitudes de Consolidado de necesidades de Plan Anual de Capacitación Capacitaciones contratadas Capacitaciones contratadas DOCUMENTOS DE SALIDA Consolidado de necesidades de Plan Anual de Capacitación Capacitaciones contratadas Invitaciones para Informe de evaluaciones 9 Evaluar impacto en desempeño del personal Analista de Talento Humano 1 - Área requirente Informe de solución de problemas con Evaluación del desempeño del personal VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8/19
6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 4 3 2 1 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9/19
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7 INDICADORES CÓDIGO DE INDICADOR A.07.03.P1.IG1 A.07.03.P1.IG2 DE PRODUCTO DE PROCESO KPI Porcentaje de solución de problemas a través de Grado de satisfacción del personal del MIES respecto de las capacitaciones impartidas MEDIDA DEFINICIÓN OPERACIONAL Este indicador mide el impacto de las capacitaciones realizadas al personal del MIES, en la solución de los problemas identificados en las evaluaciones de desempeño Este indicador mide el nivel de satisfacción que demuestra el personal del MIES respecto de las capacitaciones impartidas FORMA DE CÁLCULO FUENTE DE CAPTURA DE DATOS # de problemas solucionados con /# de problemas identificados que se pueden solucionar con * 100 (%) Informe de solución de problemas con Promedio de las evaluaciones realizadas por los participantes en las evaluaciones que se realizan en cada Evaluaciones a las capacitaciones NATURALEZA DEL INDICADOR CRECIMIENTO CRECIMIENTO META FRECUENCIA DE MEDICIÓN Anual Anual NIVEL ACTUAL Se desconoce Se desconoce dic-12 100% Muy bueno VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11/19
8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Cambios de actitud.- Permite fortalecer y mantener comportamientos laborales deseados por la organización, procurando cambios actitudinales en los servidores. Capacitación gerencial.- Consiste en la adquisición y desarrollo de competencias del nivel de conducción superior del sector público, dirigida a la formación de gerentes públicos; para lo cual se plantea la utilización de sistemas modernos de formación académica. Capacitación focalizada.- Consiste en el adquisición, desarrollo y potenciación de competencias de los servidores que integran los procesos institucionales a través de la identificación de las áreas de mejoría, en función de los incidentes críticos y factores clave de éxito, buscando un equilibrio de las capacidades de los equipos de trabajo y las personas con relación a los objetivos organizacionales. Datos objetivos.- Reflejan el mejoramiento de la calidad, aumento de la productividad, optimización de tiempo y reducción de costos, que se determinarán en los informes semestrales de Evaluación del Desempeño. Datos Subjetivos.- Permiten una apreciación del mejoramiento de los hábitos de trabajo, nuevas destrezas, ambientes de trabajo, y actitudes que sustentan el desarrollo de las competencias alcanzadas por los servidores. Detección de necesidades de.- Es un conjunto de acciones investigativas, fruto de los procesos de evaluación del desempeño, u otras, orientadas a determinar técnica y objetivamente las reales necesidades de adquisición y desarrollo de competencias de la organización, teniendo como indicadores los resultados obtenidos en la Evaluación del Desempeño. Encuestas de opinión.- Instrumento técnico que permite evaluar la satisfacción de los participantes y la eficiencia de los proveedores de servicios en la ejecución de los eventos. Subsistema de Capacitación.- Es el proceso sistemático tendiente a la adquisición y desarrollo de competencias de los servidores, que a través de un aprendizaje continuo, busca consolidar actitudes y aptitudes orientadas a promover los cambios organizacionales, e incentivar la permanente superación del individuo y de la organización en su conjunto. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12/19
9 ANEXOS Anexo Nro. 1Formulario para detección de necesidades de MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL FORMULARIO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN FORMULARIO DC-DNC-01 NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: LUGAR Y FECHA: RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN: PARA LLENAR EL PRESENTE FORMULARIO REALICE LA SIGUIENTE PREGUNTA: SEGÚN LAS FUNCIONES QUE EJECUTEN EN FORMA INDIVIDUAL SUS SUBALTERNOS, EN QUÉ TEMAS DE CAPACITACIÓN CREE USTED DEBE DARSE OPORTUNIDAD O ÉNFASIS? No. NOMBRES Y APELLIDOS DEL SERVIDOR O SERVIDORA UNIDAD ADMINISTRATIVA PUESTO ROL CAPACITACIÓN REQUERIDA POR EL JEFE INMEDIATO CAPACITACIÓN REQUERIDA POR EL SERVIDOR O SERVIDORA CAPACITACIÓN DEFINIDA POR PRIORIDAD Y NORMATIVA DE LEY (USO DE LA UATH) APROBADO POR AUTORIZADO POR DIRECTOR O JEFE INMEDIATO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec DIRECTOR DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 13/19
Anexo Nro. 2Formulario para Elaboración del Plan Anual de para las Instituciones del Sector Público PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN PARA LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO FORMULARIO DC-PLANCAP-02 NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: LUGAR Y FECHA RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN: TEMAS DE CAPACITACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADO DESARROLLO INSTITUCIONAL DESARROLLO PERSONAL INFORMÁTICA ESPECIALIZADOS OTROS TALLERES, ESPECIFIQUE TALLERES NO PROGRAMADOS DESARROLLO INSTITUCIONAL TEMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADO DESARROLLO PERSONAL TEMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 14/19
INFORMÁTICA TEMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS FORMULARIO DC-PLANCAP-03 PRESUPUESTO APROBADO CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA TEMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADO OTRAS EVENTOS PROGRAMADOS TEMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADO EVENTOS NO PROGRAMADOS TEMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADO ELABORADO POR APROBADO AUTORIZADO SERVIDOR RESPONSABLE DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO, DETECCIÓN Y ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec DIRECTOR DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO AUTORIDAD O SU DELEGADO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 15/19
Anexo Nro. 3Formulario de consolidación de necesidades de MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL FORMULARIO DC-CDNC-03 FORMULARIO DE CONSOLIDACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: LUGAR Y FECHA: RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: TEMAS RELACIONADOS CON EL ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES LUGAR FECHA No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS DESARROLLO PERSONAL TEMAS RELACIONADOS CON ÉL AMBITO DE COMPETENCIA DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES LUGAR FECHA No. EVENTOS HORAS No. SERVIDORES No. SERVIDORAS ELABORADO POR AUTORIZADO POR SERVIDOR RESPONSABLE DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO, DETECCIÓN Y ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 16/19
Anexo Nro. 4Formulario para Evaluación de Facilitador Quito - Ecuador. República del Salvador N34-183 y Suiza. Edificio Torrezul 02-381-4000.Clemente Ponce N15-59 y Piedrahita 2-254-8900/02-254-2580 DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN FORMULARIO DC-EVALFAC-01 EVALUACIÓN DEL FACILITADOR NOMBRE DEL TALLER:... DURACIÓN EN HORAS:... LUGAR Y FECHA:.. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: NOMBRE DEL FACILITADOR:. Por favor colocar una V en cada casillero, de acuerdo con su evaluación: MUY B UENO BUENO REGULAR 1. Manejo del tema V 2. Comunicación con el grupo V 3. Manejo del grupo: motivación, interés V 4. Cumplimiento de objetivos V COMENTARIOS O SUGERENCIAS:.................. Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec VERSIÓN: 2 PÁGINA: 17/19
Anexo Nro. 5Formulario para Enviar resultados de la Evaluación al facilitador DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN FORMULARIO-DC-EVALFAC-02 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL FACILITADOR NOMBRE DEL TALLER: DURACIÓN EN HORAS: LUGAR Y FECHA: NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: NOMBRE DEL FACILITADOR: EVALUACIÓN DEL FACILITADOR 3 2 1 Muy bueno B ueno Regular PUNTAJE PROMEDIO PARTICIPANTES 1 2 3 4 MANEJO DEL TEMA COMUNICACIÓN CON EL GRUPO MANEJO DEL GRUPO: MOTIVACIÓN, INTERÉS CUMPLMIENTO DE OBJETIVOS 0 0 0 0 # DIV/0! 0 0 0 0 0 # DIV/0! 0 0 0 0 0 # DIV/0! 0 0 0 0 0 # DIV/0! 0 # DIV/0! NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DEL TALLER Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec VERSIÓN: 2 PÁGINA: 18/19
Anexo Nro. 6 Plan de réplica CAPACITACIÓN A IMPARTIR: AUDIENCIA SUGERIDA: NÚMERO DE HORAS SUGERIDAS: HORARIO SUGERIDO: MATERIAL A UTILIZAR: METODOLOGÍA A UTILIZAR PARA LA RÉPLICA DE LA CAPACITACIÓN: Firma funcionario Aprobación Superior Aprobación Área Capacitación T.H. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 19/19