Sistema de Control Interno Guía de Auditoría para Entidades Públicas Bogotá, Junio de 2016
Agenda 1. 2. 3. Objetivos de la Videoconferencia Marco Normativo Modelo Estándar de Control Interno MECI 4. Fases que desarrolla la guía de Auditoría 5. Panel de preguntas
1. Objetivos de la Videoconferencia
1. Objetivos de la Videoconferencia Establecer los conceptos básicos sobre el MECI como marco para la Evaluación Independiente. Identificar aspectos relevantes relacionados con el Marco para la práctica profesional de Auditoría Interna. Dar a conocer las metodologías y buenas prácticas en auditoría interna. Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los conceptos en sus entidades.
2. Marco Normativo
2. Marco Normativo Ley 87 de 1993 Constitución Política Artículos 209 y 269 Todas las entidades públicas en sus diferentes ordenes y niveles deben contar con métodos y procedimientos de control interno. 1991 Determina el marco general para el desarrollo de la política en todas las entidades 1993 Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO: ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ARTICULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO
2. Marco Normativo Decreto 1083 de 2015 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De las oficinas de control interno. ( ) en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos. (Decreto 1537 de 2001, art. 3) CAPITULO 6 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI). ARTÍCULO 2.2.21.6.1 Objeto. Adóptase la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI), (...) El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado. (Decreto 943 de 2014, art. 1)
3. Modelo Estándar de Control Interno MECI
DEFINICIÓN En qué consiste El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad. FIN Fortalecer a las entidades públicas para que establezcan en su interior mecanismos preventivos que permitan proporcionar una seguridad razonable acerca del logro de las metas y objetivos institucionales trazados por la dirección, de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes. OBJETIVOS Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión institucional Generar mecanismos que permitan la evaluación y seguimiento de la gestión de la organización Establecer lineamientos que permitan oportunidad y confiabilidad de la información en los reportes de carácter contable y financiero Establecer mecanismos para la protección de los recursos de la organización ante posibles riesgos que los afecten
Objetivo MECI 2014 Consolidar el MECI como una herramienta de control que sirva a las entidades para facilitar la implementación y fortalecimiento de sus Sistemas de Control Interno, asegurando razonablemente el cumplimiento de sus objetivos
Estructura del Modelo MECI INICIAL y MECI 2014
Cambios Estructura
Módulo Control de Evaluación y Seguimiento
QUÉ BUSCA EL MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO? 1. Agrupar los parámetros de control que permitan valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública. 2. Así como la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones.
2. Módulo de Evaluación y Seguimiento Dentro de este Módulo de Control, se agrupan los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento. 2.2 Componente Auditoría Interna 2.1.2 Auditoría Interna
4. Fases para la Auditoría Interna
Concepto Auditoría Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consultoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión, riesgos y gobierno. Logro de los Objetivos de la organización Aseguramiento (Auditoría Interna) Consultoría (Asesoría) Enfoque sistemático y disciplinado Declaración de la Misión y Visión, esencial para entender la razón de ser de la entidad Categorías de Objetivos de la entidad: Estratégicos, de cumplimiento, operativos, entre otros, como marco para definir los objetivos de los trabajos de auditoría. La oficina de Control Interno es quien determina el objetivo y alcance de la auditoría. El cliente de auditoría (Representante Legal) puede solicitar auditorías especiales. La Oficina de Control Interno brinda asesoramiento en diferentes temas, de acuerdo al análisis de aspectos críticos evidenciados en la entidad. Puede darse a solicitud de la administración, se debe determinar el tiempo y alcance de la asesoría. Se logra a través de la implementación de las etapas del proceso auditor desarrolladas en la presente guía, de forma global se enmarcan en: Planificación, Ejecución y Comunicación de Resultados del proceso de auditoría.
Auditoría Tradicional VS Auditoría Actual Tradicional Actual
Tradicional Auditoría Tradicional VS Auditoría Actual Actual 1. Atemorizante 1. Evaluador, retro alimentador 2. Solo resalta los errores, no ve lo positivo 3. Intolerante, rígida, ajustada a la letra y no al espíritu de esta. 4. Dejar pasar los elefantes por estar cuidando las hormigas:(minucias) 5. Monologo, comunicación en una sola vía. 2. Ve y dice lo positivo y lo negativo en forma constructiva. 3. Adaptativa, flexible, realista, actualizada. 4. Estudios y evaluaciones con perspectiva directa. 5. Dialogo, comunicación en doble vía. 6. Mala relacionista, cruda y distante. 6. Buena relacionista, humana, agradable. Fuente: Tomado de http://minegociogrp14.weebly.com/auditoria-tradicionalvs-auditoria-moderna.html
Rol del Auditor Interno ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA ROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL. RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS
Universo de Auditoría Procesos Programas Proyectos Universo de Auditoría El Universo de Auditoría se obtiene a través de una recopilación de información de carácter estratégico y operativo de los procesos, programas, proyectos, de una entidad y se constituye en una lista de todas las posibles auditorías que pueden realizarse.
INSUMOS PRIORIZAC IÓN Priorización y Plan de Rotación de las Auditorías Número y nivel de Riesgos de los procesos, programas o proyectos (Riesgo Inherente) Evaluación SCI y otros sistemas de gestión Resultados Auditorías internas previas Resultados Auditorías Entes de Control Requerimientos de la Alta Dirección Informes de seguimiento sobre cumplimiento del plan estratégico
1. FASE DE PROGRAMACIÓN GENERAL 1 Auditorías internas a los procesos (De acuerdo a priorización y plan de rotación de las auditorías). Auditorías especiales o eventuales sobre procesos o áreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello. Auditorías especiales solicitadas por el cliente de auditoría (Representante Legal) 2 Actividades de asesoría y acompañamiento en temas puntuales, de acuerdo a las necesidades de la entidad. 3 4 Elaboración de informes determinados por ley. Capacitación para los funcionarios de la oficina. Atención a entes de control. Seguimiento a planes de mejoramiento 5 Determinar tiempos para situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa de auditoría, entre otros.
Estratégico Misional Apoyo Evalaución y Contol Coordinador de la Auditoria Equipo Auditor Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Formato Sugerido Programa Anual de Auditorías NOMBRE DE LA ENTIDAD PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA VIGENCIA XXXX Código: Versión Fecha: Objetivo del Programa: Relacionar de manera ordenada las actividades de aseguramiento y consulta que realizará el equipo de control interno para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; ayudando a cumplir sus objetivos mediante la aplicación de un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y buscar la mejora continua de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Alcance del Programa: Las actividades de elaboración de informes determinados por ley, capacitación, auditorías internas a los procesos, asistencia a comités de la entidad, atención a entes de control, seguimiento a planes de acción, auditorías especiales, situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa, entre otros. Criterios: - Requisitos de los procedimiento o normas aplicables según corresponda Recursos: - Humanos: Equipo de trabajo de la Oficina de Control interno - Finacieros: Presupuesto asignado - Tecnológicos: Equipos de computo, sistemas de información, sistemas de redes y correo electrónico de la empresa. PROCESOS TITULO DE LA AUDITORIA Responsable: Lider de proceso auditado Auditorias a Procesos Gestión Financiera Gestión Contractual Gestión Administrativ Jefe Dirección Fiananciera Secretaria General Jefe Dirección Administrativa Proceso 4 Proceso 5 Proceso 6 Seguimiento a planes de mejoramiento por procesos Auditorias Especiales Auditoría Especial 1 Auditoría Especial 2 Auditoría Especial 2 Auditoría Especial 3 Informes de Ley Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de Control Interno de cada vigencia. Informe Pormenorizado de Control Interno. Informe sobre posibles actos de corrupción. Informe Austeridad en el Gasto
Objetivo Alcance Procedimientos Tiempo y Recursos 2. FASE DE PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA - Son los propósitos establecidos, lo que se busca lograr con la auditoría. - Será relevante tener en cuenta los objetivos institucionales que serán de interés para la auditoría. Su óptima alineación ser verá reflejada en los resultados y el aporte a la mejora de la entidad. -Para una mayor comprensión en el cuadro 2 se explican los tipos de trabajos de auditoría que pueden realizarse. - Marco o límite de la auditoría y los temas que serán objeto de la misma. - El alcance debe ser suficiente para satisfacer los objetivos de la auditoría establecidos. - Debe incluirse las posibles limitaciones al alcance (factores externos al equipo de auditoría que pueden impedir obtener toda la información para cumplir con el objetivo. - Técnicas de auditoría que se aplicarán apra obtener evidencias suficientes sobre las cuales emitir una opinión respecto al proceso auditado. -Los procedimientos que se realizan comúnmente pueden consultarse en el Cuadro 3. - Se relaciona en el cronograma y es el tiempo empleado para la realización de las tareas bajo unas condiciones que garanticen su óptima utilización. - Se debe analizar así mismo la relación de recursos humanos, financieros y equipos que se necesitan para la ejecución de la auditoría.
3. FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA En esta fase se desarrolla el plan de auditoria previamente aprobado, se ejecutan las actividades definidas para obtener y analizar toda la información del proceso que se audita y contar con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir conclusiones. Cubre las siguientes etapas:
Formato Sugerido Plan de Auditoría NOMBRE DE LA ENTIDAD PLAN DE AUDITORIA AL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA Versión: Fecha: Macroproceso /Proceso/Procedimiento Gestión Humana / Nómina Objetivos de la Auditoría Verificar el diseño y ejecución de los controles que garantizan razonablemente que se procesa y registra debidamente la nómina. Alcance de la Auditoría Revisión realizada al periodo comprendido del 01-01-XXXX al 31-03-XXXX ITEM ACTIVIDAD DE AUDITORIA AUDITOR RESPONSABLE Mes 1 Mes 2 CRONOGRAMA Mes3 Mes 4 1 REUNION DE INICIO Luis Rojas SOLICITUD DE INFORMACION RELACIONADA CON EL 2 PROCESO TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO Y ALCANCE Juan López DEFINIDOS 3 DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORIA Pedro Pérez /Juan López 4 DISEÑO DE PAPELES DE TRABAJO Pedro Pérez /Juan López 5 DISEÑO DE PRUEBAS DE AUDITORIA 6 APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA Pedro Pérez /Juan López 7 ANALISIS Y EVALAUCION DE DATOS Pedro Pérez /Juan López 8 FORMULACIÓN DE HALLAZGOS Pedro Pérez /Juan López 9 ACTIVIDADES DE REVISIÓN 10 REUNION DE CIERRE - PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (INFORME PRELIMINAR) Luis Rojas / Pedro Pérez /Juan López 11 12 ACTIVIDADES DE REVISIÓN PRESENTACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO Luis Rojas 13 SUSCRIPCION DE PLAN DE MEJORAMIENTO Pedro Pérez /Juan López RECURSOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDTORIA FINANCIEROS TECNOLÓGICOS Computadores : 2 Viáticos: Elaborado Por: Pedro Pérez / Juan López Revisado Por: Luis Rojas Fecha de Elaboración : 01-04-XXXX Fecha de Revisión: 03-04-XXXX
2. FASE DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 1 2 3 Se deben incluir los objetivos y alcance de los trabajos así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y las fechas para el levantamiento a planes de mejoramiento. Cuando se emita una opinión o conclusión debe esta soportada por información suficiente, fiable, relevante y útil. Es importante resaltar los resultados satisfactorios del trabajo. 4 Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas.
Formato Sugerido Plan de Mejoramiento NOMBRE DE LA ENTIDAD PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS Versión: Fecha: Proceso/ Subproceso Auditado Objetivo del Proceso Auditor: Lider de proceso Auditado Objetivo de la Auditoría Alcance de la Auditoría. Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Oportunidad de Mejora /hallazgo Riesgo Identificado Acción a implementar Fecha Inicio Fecha Fin Responsable Fecha de Ejecución de la Auditoría : Fecha de Elaboración del plan: Fecha de presentación del plan:
Formato Sugerido Seguimiento al Plan de Mejoramiento NOMBRE DE LA ENTIDAD SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS Versión: Fecha: Proceso/ Subproceso Auditado Objetivo del Proceso Auditor: Lider de proceso Auditado Objetivo de la Auditoría Alcance de la Auditoría. Ítem Oportunidad de Mejora /hallazgo Riesgo Identificado Acción Fecha Inicio Fecha Fin Responsable Estado Fecha de Seguimiento Observación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Fecha de Ejecución de la Auditoría : Fecha de Elaboración del plan: Fecha de presentación del plan: Fecha de Seguimiento:
DESEMPEÑO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Auto-evaluación a nivel de auditoría Que la planeación de la auditoría haya sido ejecutada debidamente Que la planeación de la auditoría, trabajo de campo, ejecución y comunicación de resultados se ajusten a las Normas. Que exista un seguimiento apropiado. Autoevaluación a nivel general de la actividad u organización el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces es responsable de asegurar que: Se documenten las políticas y procedimientos El proceso auditor cumple con las Normas internacionales de auditoría El proceso auditor se ajusta a las políticas y procedimientos La auditoría interna agrega valor y mejora las operaciones de la organización. Perspectiva externa Evaluación externa independiente de la actividad completa de auditoría interna, este punto quedaría supeditada a la disposición de recursos para su realización y a la complejidad tanto de la Oficina de Control Interno y de la entidad. Que se realicen encuestas posteriores a los auditados. Los recursos para la auditoría interna se utilizan de forma eficaz y eficiente
Sostenibilidad del Sistema de Control Interno 1 Capacitación Lo práctico es que mediante un análisis interno de las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo, el Plan Anual de Auditoría contemple los tiempos de formación para que cada persona fortalezca los conocimientos y habilidades requeridos. Esta formación debe hacer parte del Plan de Capacitación de la Entidad.
2 Comunicación Este componente es de especial aplicación en la auditoría, no solo dentro del mismo equipo de trabajo, sino con los demás funcionarios de la Entidad y con los entes externos que corresponda, la cual debe ser abierta y fluida. Finalmente y como parte de dicha comunicación abierta y fluida, una vez realizado el ejercicio de auditoría, es importante que se realicen evaluaciones a los auditores internos como parte del mejoramiento continuo de estos y con el fin de fortalecer sus competencias.
3 Gestión del Cambio Hacia el autocontrol Los auditores formados son los llamados a promover el autocontrol en la Entidad, de manera que los recursos limitados de la Oficina de Control Interno, pueden dedicarse a la evaluación de las funciones, actividades y/o procesos que presentan mayor exposición al riesgo. Se trata de lograr que el control haga parte de los procesos y que se desarrolle por convicción de cada persona, impulsar el autocontrol como forma de pensar y de actuar de los funcionarios de la Entidad, agrega valor a la actividad de la auditoría y por lo tanto a la Entidad.
5. Panel de Preguntas
www.funcionpublica.gov.co eva@funcionpublica.gov.co Dirección de Gestión y Desempeño Institucional Teléfono: 3344080 ext. 165, 146, 135, 213/ Tel. Directo 3360686