PROCESO PROCEDIMIENTO GESTIÒN JURÌDICA COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO OBJETIVO PROCEDIMIENTO Orientar la gestión y todas aquellas actuaciones administrativas tendientes a obtener el pago de las obligaciones pendientes a favor de la Nación, a fin de evitar un detrimento patrimonial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. ALCANCE Inicia desde la recepción del título ejecutivo hasta proferir el Auto la terminación y archivo del proceso de cobro coactivo. ID ACTIVIDAD ACTIVIDAD ID TAREA TAREA / CÓMO SE HACE? CARGO RESPONSABLE DE LA TAREA PUNTO DE CONTROL DE LA TAREA (Con su responsable) REGISTRO (Evidencia de la tarea realizada) Recibir de Secretaria General el Titulo Ejecutivo y reasignarlo al 1.1 profesional de Defensa Memorando en Orfeo 1 Recepcion titulo Ejecutivo Revisar el titulo ejecutivo, e identificar si se agotaron los recursos en 1.2 sede administrativa, adicionalmente revisar si se notificó en debida Técnico de Defensa forma el titulo y que este en firme y ejecutoriado el mismo. Una vez verificada la información, adjuntar la resolución en donde 2 Abrir Expediente 2.1 conste la obligación clara, expresa y exigible, los recursos a los que hubo lugar, la notificación de la resolución y/o de los recursos, y el Tècnico de Defensa memorando. Expediente 3 Incluir en la base de datos de cobro coactivo. Ingresar la información correspondiente a la base de datos de cobro 3.1 Tècnico de Defensa persuasivo - coactivo. Base de datos cuenta deudores actualizada Elaborar y enviar al para visto bueno y firma, la comunicacion de cobro en el cual se informa al deudor sobre el 4.1 titulo ejecutivo, la fecha de ejecutoriedad del acto administrativo, el Técnico de Defensa concepto y valor de la obligacion, y/o los recursos que se agotaron debidamente notificados. Oficio de Comunicaion de Cobro en Orfeo 4 Envio de comunicación a los deudores informando sobre el concepto de la obligación 4.2 Recibir el oficio de comunicaciòn persuasiva por parte del Profesional de Defensa, colocar Vo Bo y remitir al Asesor Jurídico Requiere ajustes? Si, Realizar ajustes y volver a la tarea 4.1 No, Pasar a la Tarea 4.3 Visto Bueno en Orfeo a cargo de Profesional de Defensa Oficio de Comunicación Persuasivo con Vo Bo de Profesional de Defensa Recibir Oficio de Comunicación de cobro persuasivo debidamente firmado por el Asesor Jurídico y enviarlo a la Oficina de 4.3 Correspondencia, para que surta el tramite. Se Recibe Respuesta? Tècnico de Defensa Si, Pasa a la Actividad 5.1 No, Pasa a la actividad 6.1 Recibir de la Oficina de Correspondencia la respuesta de notificacion 5 Cobro persuasivo 5.1 o devolucion de la comunicacion de Cobro persuasivo enviado, asignando al para que continue el tramite de cobro. planilla de envio a correspondencia Notificación de envio y/o Devolución
Recibir del el oficio de respuesta de la comunicacion de cobro persuasivo. 5.2 Que respondio? Tècnico de Defensa y/o -Si se recibe pago pasa a tarea 15.2 y continua con el procedimiento. - Solicitud Acuerdo de Pago pasa a la tarea 5.4 y continua con el procedimiento. Recibir, verificar y enviar mediante memorando la copia al carbòn 5.3 del comprabante de consignación a la Oficina de Recursos a Finanacieros para proceder a finalizar el proceso de cobro coactivo. Oficio Orfeo y físico respuesta de la comunicacion de cobro persuasivo. Memorando enviado en físico y Orfeo Soporte de Consignación Cobro persuasivo Proyectar documento de acuerdo de pago de conformidad con la 5.4 solicitud enviada por el deudor, la normatividad vigente y el manual / de cartera de la Entidad, este documento tendrá la firma Asesor juridico. Proyecto de Acuerdo de Pago 5.5 Recibir, verificar y aprobar el proyecto de acuerdo de pago Requiere ajustes? Si, volver a la tarea 5.4 No, pasa a la tarea 5.6 Visto Bueno en Orfeo a cargo de Asesor Juridico Proyecto de Acuerdo de Pago con Vo Bo Asesor Jurídico Recibir acuerdo de pago aprobado, citar por medio electronico y por 5.6 Técnico de Defensa correo al deudor para suscribir el documento. Oficio y /o Correo Electrónico 6 Auto que Avoca Conocimiento y Auto de Mandamiento de Pago. Efectar reunión entre el Asesor juridico y el deudor, con el fin de 5.7 suscribir el acuerdo de pago. Proyectar Auto que avoca Conocimiento en conjunto con el Auto de 6.1 Mandamiento de pago, proyectos que deberán llevar la revision, Porfesional de Defensa aprobacion y firma del. 6.2 Revisar, aporbar y firmar por parte del los proyectos de Auto de avoque y Mandamiento de pago, documentos que serán entregados al Visto bueno de Auto de Mandamiento de pago a cargo de Recibir, fechar y enviar a notificaciones el Auto de mandamiento de pago con la citacion personal del mismo acto administrativo. 6.3 El deudor interpone excepciones contra el Mandamiento de Pago? Si, pasa a la activiad 8.1 no, pasa a la actividad 9.1 Acuerdo de pago suscrito por Asesor Jurídico y Deudor Proyecto Auto de Avoque de Conocomiento y Auto de mandamiento de Pago Orfeo Auto de Avoque de Conocimiento y Auto de Mandamiento de Pago firmado por Asesor Jurídico. Proyectar comunicaciones a las entidades pertinentes (Registro de Instrumentos Publicos, Sistema RUNT, Servicios Integrales para la 7.1 Movilidad- SIM y Entidades financieras ), con el fin de solicitar información acerca de los bienes que posee el deudor. Oficio orfeo y /ocorreo Electrónico 7 Investigación de bienes 7.2 Revisar, aprobar y firmar los oficios de investigacion de bienes, para su posterior entrega al tecnico de Defensa. Asesor Jurídico Visto Bueno en Orfeo a cargo de Asesor Juridico Recibir por parte del Técnico de Defensa las respuestas a los oficios de investigacion de bienes. 7.3 El deudor tiene bienes embargables? si, pasa a la tarea 9.1 y se continua el procedimiento. no, pasa la tarea 4.1 y se continua el procedimiento. Oficio debidamente firmado, con radicado de ORFEO oficio de respuesta orfeo y físico
8.1 Revisar, aprobar y firmar la resolucion que da respuesta al escrito de excepciones presentado por el deudor, este acto administrativo será objeto de recurso de reposicion ante el mismo funcionario que profirio la resolucion. Una vez firmada la resolución se surte el tramite de notificacion por correo. Prosperan las Excepciones? si, se expide auto de archivo y pasa a la tarea 8.4 no, pasa a la tarea 9.1 Visto bueno a oficio de respuesta a expeciones interpuestos por el deudor a cargo del Resolucion de excepciones firmada por el Jefe de la Oficina Asesora Juríca - orfeo 8 Tramite de excepciones Recepcionar y enviar a la oficina de notificaciones ala resolucion que resuelve las excepciones presentadas. 8.2 Prosperan las Excepciones? si, se expide auto de archivo y pasa a la tarea 8.5 no, pasa a la tarea 8. Proyectar Auto Terminación y archivo del proceso de jurisdiccion 8.3 coactiva, enviar el mismo a revision, aprobacion y firma Auto de Terminancion y Archivo del proceso - Físico y Orfeo 8.4 Revisar proyecto de Auto de terminacion y archivo del proceso, aprobar y firmar, posterior a ello, pasarlo al para surtir el tramite de notificacion. Requiere Ajustes? Si, volver a tarea 8.3 No, continuar con tarea 8.5 Visto bueno de proyecto de auto de archivo a cargo de asesor juridico Auto de terminacion y archivo del proceso debidamnte firmadoorfeo Recibir Auto de terminacion y archivo del proceso, adjuntar al 8.5 expediente de cobro y proceder a archivar. Archivo del Expediente de Cobro 9 Resolución que ordena seguir adelante con la ejecución Vencido el término para excepcionar, si no se propusieron excepciones, o si no prosperaron las propuestas, el profesional de Defensa proyecta la resolución que ordena seguir adelante con la 9.1 ejecución, decretando las medidas cautelares a las que haya lugar o rematando los bienes si no se han embargado, esta resolución se notificará por correo, proyectando liquidacion provisional con intereres, la cual se cambiara una vez terminado el remate de los bienes (liquidacion definitiva). Revisar, aprobar y firmar la resolucion que ordena seguir adelante con la ejecucion, despues de firmado el acto administrativo se 9.2 // entrega al tecnico de defensa para que surta el tramite de notificación Recepcionar y enviar a la oficina de notificaciones la resolucion que 9.3 ordena seguir adelante con la ejecucion. Resolucion que Ordena Seguir adelante con la ejecución Resolucion firmada que Ordena Seguir adelante con la ejecución Proyectar memorando solicitando a la Oficina de Recursos 10.1 Financieros liquidación del credito y enviarlo al para su visto bueno Memorando Orfeo 10 Liquidación del Credito 10.2 Recibir, aprobar y enviar a la Oficina de Recursos Financieros memorando de solicitud de liquidacion de credito. Visto bueno de proyecto de memorando a cargo del Memorando Orfeo Recibir por parte de la oficina de Recursos Financieros liquidación 10.3 definitiva del crédito. Liquidación definitiva
11 Medidas Cautelares El podrá decretar mediante resolución el embargo y secuestro preventivo de los bienes del deudor, de conformidad con la 11.1 información suministrada por las entidades oficiadas. Así mismo, se oficiará a las entidades, a fin de que procedan a inscribir las medidas en sus respectivos registros Resolucion que Decreta Embargo y Secuestro Preventivo Recepcionar y enviar a la oficina de notificaciones la resolucion que 11.2 decreta el embargo y secuestro de los bienes del deudor. 12.1 Proyectar Oficio dirigido al Consejo Superior de la Judicatura solicitando auxiliar de la justicia que avalue los bienes. proyeccion de solicitud auxiliar de justicia oficio orfeo y físico 12 Avalúo de Bienes 12.2 Recibir, revisar y firmar el oficio de solicitud de auxiliar de la justicia. Enviar a la oficina de correspondencia oficio solicitud auxiliar de la justicia. /Tecnico de Defensa Firma de Oficio solicitud auxiliar de la justicia a cargo de asesor jurídico. Planilla de envio correspondencia externa. Recibir respuesta del Consejo Superior de la judicatura y escoger un 12.3 auxiliar de la justicia para realizar avalúo de bienes. oficio orfeo Y FÍSICO, SELECCIONANDO Auxiliar de la Justicia El perito avaluador, hará el avaluo de los bienes embargados / Tecnico 12.4 teniendo en cuenta el valor comercial y lo notificará por correo, este de Defensa dictamen lo recepcionará el asesor juridico. dictamen pericial - orfeo El profesional de Defensa proyectará mediante auto el remate de los 13.1 bienes avaluados, ese acto administrativo deberá conener: fecha, base del avaluo (70% del avaluo del bien), el cual será firmado por / el asesor juridico. Auto que ordena el remate del bien. 13 Remate del Bien Publicar el remate del bien mediante aviso que cumplirá los siguientes requisitos: fecha y hora en la que ha de iniciar la 13.2 licitacion, bienes materia de remate (identificacion), avaluo correspondiente a cada bien y la base de la licitacion, porcentaje que se debe consignar para hacer postura. Anunciar en voz alta las ofertas a medida que se hicieren, el 13.3 encargado de realizar la subasta, adjudicará al mejor postor los bienes. Llevar a cabo la diligencia de remate, elevando acta con fecha y hora 13.4 en la que tuvo lugar la diligencia, designacion de las partes del y los proceso, las dos ultimas ofertas que se hicieron, la designacion del postores. rematante, el precio del remate y constancia si la licitacion quedó desierta o no. Pagado oportunamente el precio y cumplidas las formalidades, el 14.1 aprobará el remate mediante auto cumpliendo los requisitos de ley. El secuestre nombrado de la lista de auxiliares, entregará los bienes 14 Aprobación del Remate materia de remate, en caso de no entregaro, el, 14.2 mediante auto fijará fecha y hora para la entrega de tales bienes, la Secuestre / Auto de adjudicación del bien cual se hará de manera personal. En caso de declararse anulado el remate, el repetitrá 14.3 la diligencia y la base para hacer postura. Aviso y publicaciones Formato solicitud de divulgación Acta de Diligencia de Remate Auto que aprueba el remate Auto que declare la nulidad del remate
Si antes de rematarse el bien, el ejecutado acredita el pago de la 15.1 obligación demandada y las costas, el profesional de Defensa proyectará el Auto de terminacion y archivo del proceso, previa verificacion por parte de la Oficina de Recursos Financieros. Auto de terminacion y archivo del proceso - orfeo 15 Terminacion y archivo del proceso 15.2 Recibir por parte del el proyecto de Auto de terminacion y Archivo, acto administrativo que será revisado, aprobado y firmado. Posterior a ello, se entregará el Auto al tecnico de defensa para descargar de la base de datos y remitirlo a la oficina de notificaciones. / tecnico de Defensa Firma del Auto a cargo del asesor jurídico Auto de Archivo Orfeo y físico Recibir Auto de Terminacion y Archivo y remitirlo a la oficina de 15.3 notificaciones. (auto que se notifica por correo) Archivar el proceso de Cobro Coactivo, con todos los documentos 15.4 foliados. Archivo Oficina Jurídica Reportar semestralmente al Boletín de deudores de la Contaduría 16 Reporte Boletin de Deudores 16.1 General de la Nación la información correspondiente a la cuenta Técnico de Defensa deudores de la cartera de la SuperVigilancia. 17 Conciliación de la Cuenta 17.1 Conciliar trimestralmente con la Oficina Financiera el estado de la cuenta deudores en jurisidicción coactiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO Reporte generado por la página de la Contaduría General de la Nación. Acta de Conciliación de la Cuenta NORMATIVIDAD *LEY 383 DE 1997 *LEY 788 DE 2002 *ESTATUTO TRIBUTARIO * LEY 1066 DE 2006 *LEY 1437 DE 2011 * CÓDIGO PROCEDIMIENTO CIVIL *RESOLUCION 606 DE 2007 * RESOLUCION 4103 DE 2009 *RESOLUCION 20147200050567. Cobro Persuasivo: Actuación de la administración tendiente a obtener el pago voluntario de las obligaciones vencidas, previa a la etapa de Cobro Coactivo. Cobro coactivo: Etapa final del proceso de cobro de cartera, que implica el inicio del proceso ejecutivo para obtener el pago de la obligación hasta con el remate de bienes del deudor Firmeza legal o fuerza ejecutoria: Se predica de la situación que adquiere un acto administrativo contra el cual no procede ningún recurso, o cuando habiéndose interpuesto los recursos se hayan decidido, o, cuando no se interpongan recursos oportunamente o se renuncie expresamente a ellos. Esta Firmeza permite ejecutar la obligación aun en contra de la voluntad del deudor vigilado o parte en el proceso disciplinario. Título Ejecutivo: Documento en el que consta la existencia de una obligación, clara, expresa y exigible a cargo del deudor o su causante. En Cobro Coactivo, los títulos pueden consistir en Actos Administrativos, fallos, sentencia, u otros documentos que provengan de un funcionario competente para expedirlos. Avocar conocimiento: Auto por medio del cual, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada asume la competencia en el área de cobro coactivo y anuncia el inicio el proceso. DEFINICIONES Acuerdo de pago: Documento a través del cual, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada establece unos parámetros con el ejecutado, en donde se pactan unos plazos para cancelar la obligación. Mandamiento de pago: Auto por medio del cual, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica libra orden de pago a favor de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y/o la Dirección del Tesoro Nacional, para que el ejecutado cancele la obligación, los intereses y las costas del proceso. Notificaciones: Mecanismo mediante el cual, se efectúa la publicidad del acto administrativo; presentándose esta situación de manera personal, por correo (Notificación electrónica), por aviso o por conducta concluyente. Ningún acto administrativo producirá efectos sin que surta la debida notificación.
Investigación de Bienes: Es el momento en el que el Jefe de la Oficina Jurídica oficia a las entidades pertinentes, con el fin de solicitar información acerca de los bienes que posea el deudor. Medidas Cautelares: Es la inmovilización comercial de los bienes del deudor, impartida por el funcionario ejecutor, con el objeto de proceder a su venta o adjudicación una vez determinados, individualizados y avaluados, con el fin de asegurar el pago de la obligación. Remate de Bienes: Diligencia por medio de la cual se materializa el cumplimiento de la obligación no atendida oportunamente por el deudor. Archivo: Una vez cancelada la obligación por pago total, acuerdo de pago, o por el remate de bienes, se procede a decretar la terminación y archivo del proceso de cobro que se cursa en contra del ejecutado. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSION 01/04/2008 Procedimiento original 0 30/10/2009 Pasos 1 y se unieron las columnas documento generado y punto de control. 1 20/09/2011 Se incluyo la parte y se mejoro redacción de actividades 2 23/11/2012 Actualización información de actividades. 3 Actualización procedimiento, Ajuste al nuevo formato para documentar los procedimientos e inclusión de actividades 30/04/2013 según el nuevo proceder frente a la utilización de ORFEO-Cambio de Codificacion-Cambio de logos. 4 10/10/2014 Ampliación de actividades, registros y puntos de control - Actualización de la versión. 5 APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORO VALIDO APROBÓ Nelcy Cifuentes Alba Lucia Rodriguez Gonzalez María Angélica Cortés Contratista Oficina Asesora Jurídica Jefe Oficina Asesora Jurídica Contratista Profesional de Apoyo Oficina Asesora de Planeación 23/09/2014 10/10/2014 10/10/2014