Manual de Organización, Funciones y Cargos Secretaría General ENERO 2015 Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 1/15
INDICE 3 Introducción 3 Normativa Aplicable 3 Objetivo. Alcance. 4 Definiciones ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL Organigrama Estructural 5 Funciones Generales del Secretario/a General 6 Funciones Específicas del Secretario/a General 7 Funciones Específicas del Jefe de del Departamento de Mesa de Entrada 9 Funciones Específicas del Jefe de del Departamento de Archivo y Autenticación 11 Funciones Específicas del Jefe del Departamento de Supervisión 13 ANEXOS Niveles de cargo 15 Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 2/15
INTRODUCCIÓN La Secretaría General del Ministerio de la Defensa Pública es la encargada de establecer e implementar mecanismos de apoyo administrativo eficaz para coadyuvar a una efectiva gestión institucional. Además, es la encargada de brindar el apoyo necesario para el cumplimiento de las funciones misionales, mediante la eficiente gestión de los recursos institucionales. Para cumplir con sus objetivos y con los nuevos desafíos de mejora continua de sus procesos, la Secretaría General necesita readecuar su estructura orgánica, definiendo sus funciones con mejores prácticas de gestión administrativa. A tal efecto, se elabora el presente Manual de Organización, Funciones y Cargos conforme con lo dispuesto en las disposiciones normativas que regulan la materia administrativa y el accionar del Ministerio de la Defensa Pública, utilizando como principal referente la Ley N 4.423/11. NORMATIVAS APLICABLES En la elaboración del presente manual se han tomado en consideración las siguientes normativas: Ley Nº 4.423/11 Orgánica del Ministerio de la Defensa Pública Resoluciones Reglamentarias del Ministerio de la Defensa Pública OBJETIVO El presente Manual de Organización, Funciones y Cargos tiene como objetivo general, promover el ordenamiento y mejoramiento interno de la Secretaría General, identificando las funciones inherentes a cada puesto y las exigencias o requisitos mínimos que debe tener el talento humano, capaz de asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que permita una efectiva prestación de los servicios. ALCANCE El manual define las funciones de la Secretaría General, por lo tanto se aplica a las áreas componentes de la misma. Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 3/15
DEFINICIONES NIVEL DEL CARGO CARGO FUNCIÓN ESPECÍFICA DENOMINACIÓN OBJETIVO RESPONSABLE ANTE AUTORIDAD DIRECTA SOBRE ORGANIGRAMA FUNCIONES DEL NIVEL JERARQUICO AUSENCIAS TEMPORALES Definición de los niveles de cargos establecidos en el Decreto Nº 196/2003 Función o trabajo que debe desempeñar un funcionario. Descripción específica del cargo. Designación de la Dirección, Departamento o Área. Indica la finalidad de cada área y el propósito principal. Indica ante qué área o cargo debe presentar el resultado del trabajo del área Indica sobre qué área o cargos se tiene o se podría tener autoridad de organización, control y supervisión. Indica gráficamente la ubicación de cada repartición o área dentro de la estructura general de la Dirección General. Detalla las funciones que le compete a cada área por el nivel jerárquico de autoridad y responsabilidad. Establece el mecanismo para la designación del responsable del cargo que debe suplir en caso de ausencia temporal Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 4/15
Estructura Organizacional y Funcional DEFENSORIA GENERAL Secretaria General Departamento de Mesa de Entradas Departamento de Archivo y Autenticaciones Departamento de Supervisión Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 5/15
NIVEL CARGO B - CONDUCCIÓN SUPERIOR SECRETARIA/O GENERAL DIRECTOR FUNCIONES GENERALES 1. Tomar conocimiento de las políticas y planes estratégicos, definidos por la Defensoría General, conforme a la normativa vigente. 2. Proponer los planes, programas y proyectos para el logro de los objetivos estratégicos de la Institución. 3. Proponer los objetivos, las metas y los planes de mejora continua de la Secretaría General. 4. Coordinar las actividades de su dependencia para el logro de los objetivos, las metas y los planes de mejora continua. 5. Consolidar la memoria anual de la Secretaría General. 6. Cumplir y hacer cumplir Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y Procedimientos vigentes. 7. Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse sobre los mismos en la brevedad posible, conforme a los tiempos establecidos para cada tema. 8. Disponer los controles correspondientes para la adecuada utilización y conservación de las instalaciones, muebles, máquinas, equipos y bienes en general a su cargo. 9. Participar en cursos de capacitación técnicos, organizacionales y gerenciales que sean requeridos para mejorar sus competencias y desempeño. 10. Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por las instancias correspondientes. 11. Otras actividades requeridas para el logro de los objetivos de la Secretaría General. Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 6/15
NIVEL CARGO DENOMINACIÓN B CONDUCCIÓN SUPERIOR SECRETARIA/O GENERAL - DIRECTOR OBJETIVO: Establecer e implementar mecanismos de apoyo administrativo eficaz para coadyuvar a una efectiva gestión de la Institución. Además, recepcionar, registrar, despachar y archivar las correspondencias, expedientes y documentos de la Secretaría General. RESPONSABILIDAD ANTE La Defensora General AUTORIDAD DIRECTA SOBRE - Oficina de Mesa de Entrada - Oficina de Archivo y Autenticaciones - Oficina de Supervisión FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Coordinar y controlar las actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos. 2. Seleccionar los asuntos que se deban llevar al conocimiento directo de la Defensora General, según criterios impartidos y resolver aquellos para los cuales esté autorizado. 3. Coordinar u controlar las actividades de la mesa de entradas y archivo. 4. Verificar el pedido de materiales y útiles de oficina para su inclusión en el PAC anual. 5. Controlar el movimiento de entradas y salidas de materiales varios y útiles de oficina, y mantener actualizado el inventario de mobiliarios y equipos de oficina de la Secretaría General. 6. Elaborar documentos referentes a la formulación y expedición de disposiciones relacionadas con la gestión administrativa y jurisdiccional del Ministerio de la Defensa Pública, de acuerdo con las disposiciones legales, procedimientos y políticas establecidas por la Institución. 7. Providenciar y autorizar la distribución de los documentos y expedientes a las distintas dependencias del Ministerio de la Defensa Pública. 8. Controlar que las providencias y el traslado de documentos y expedientes se realicen en forma rápida y segura a las distintas dependencias de la Institución. 9. Controlar que todos los documentos y expedientes presentados y tramitados ante la Secretaría General estén debidamente registrados, así como el seguimiento de los mismos, conforme con las normas y procedimientos establecidos. 10. Redactar, despachar, autenticar y archivar las disposiciones emanadas de la Defensoría General (Memos, Notas, Circulares, etc.) 11. Autenticar o certificar copias u otros documentos, que le fueran solicitados a la Secretaría General, sea por mandato Judicial u otros que las normas lo permitan. 12. Velar por un eficaz y eficiente desarrollo de las actividades a su cargo. Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 7/15
AUSENCIAS TEMPORALES La Defensora General designará al responsable en caso de ausencia temporal. PERFIL DEL CARGO Formación - Título Universitario en Abogacía, - Técnico en Secretaría Ejecutiva (Deseable). Experiencia - Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 1 año. - Experiencia en el sector público de mínimo 3 años, preferentemente en el MDP. Conocimientos y habilidades - Sentido de responsabilidad y dedicación al trabajo - Capacidad para resolver problemas. - Capacidad de Planificación y Organización. - Liderazgo - Manejo de las relaciones públicas - Manejo de protocolo - Colaborativo y expeditivo. - Habilidad para supervisar. - Discreto/a y prudente del manejo de la información. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y la de sus colaboradores. - Orientado a resultados, capacidad en centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia con la misión de la Institución. Otros - Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico, Internet. Idiomas - Español Guaraní Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 8/15
NIVEL CARGO DENOMINACIÓN C MANDO MEDIO SUPERIOR JEFE DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE MESA DE ENTRADA OBJETIVO: Registrar el movimiento de documentos que entran y salen del Ministerio de la Defensa Publica, y aquellos documentos originados en otras áreas de la Institución que deben ser revisados por la Defensora General u otras autoridades superiores de la Institución. RESPONSABILIDAD ANTE El/la Secretario/a General AUTORIDAD DIRECTA SOBRE Funcionarios y técnicos a su cargo FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Realizar, conjuntamente con el/la Secretario/a General de la Institución, la planificación de las actividades de su dependencia, para el cumplimiento de los objetivos establecidos, de conformidad a las políticas y recursos disponibles. 2. Implementar la habilitación de Mesas de Entradas en lugares considerados apropiados para facilitar la atención al público. 3. Habilitar libros de entradas y salidas de documentos tramitados ante la Institución. 4. Propiciar la correcta implementación del sistema informático de seguimiento de expedientes. 5. Recibir, identificar, clasificar, registrar, y entregar al responsable de la Secretaria General los documentos o correspondencias que ingresan a la Institución. 6. Estampar el sello de Mesa de Entrada, en los documentos cuyos datos sean registrados en el libro de entradas, consignando la fecha, hora, número de registro y firma correspondiente. 7. Mantener una guía de nombres y ubicación de Defensores Públicos, Directores, Jefes y encargados de distintas áreas del Ministerio de la Defensa Publica. 8. Indicar al portador de los documentos cuyos destinatarios estén claramente identificados, la forma de llegar hasta la oficina respectiva. 9. Identificar al portador cuando los documentos no tienen especificado el destinatario, recibiendo los mismos con las formalidades, que corresponda para su procesamiento posterior. 10. Abrir las correspondencias recibidas en sobre cerrado, para registrar el contenido de la misma en el libro de Entradas, siempre y cuando no esté bajo el sello de Privado o Personal. 11. Abrir las correspondencias recibidas cuando no estén identificadas los destinatarios respectivos, remitiendo posteriormente a las áreas cuyas funciones guarden relación con el tema. 12. Entregar las correspondencias a la Secretaría General en los casos que no sea posible identificar al destinatario ni el tema de que se trate. 13. Registrar en el libro de salidas, los datos correspondientes, acerca de los documentos, que serán remitidos, fuera de la Institución o distribuidos a las diferentes áreas. 14. Promover que todas las documentaciones o pedido de informes remitidos a su área sean tramitados diligentemente y en tiempo oportuno. 15. Cuidar la buena atención a las personas que se acercan a la Institución, para realizar consultas o entregar algún tipo de documento o expedientes de carácter personal o institucional. Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 9/15
16. Propiciar que en todo momento se mantenga un ambiente agradable, ordenado y limpio en los sectores de atención al público. 17. Controlar el uso racional de los equipos, materiales, útiles e insumos de oficinas, puesta a su disposición. 18. Emitir informe con relación a las actividades o novedades de su sector, sugiriendo medidas que ayuden al logro de los objetivos. 19. Realizar cualquier otra tarea relacionada a sus funciones que fueran encomendadas por el/la Secretario/a General. AUSENCIAS TEMPORALES La Defensora General designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del/a Secretario/a General. PERFIL DEL CARGO Formación - Título Universitario en Abogacía, administración o carreas afines o estudiante de los últimos años. - Técnico en Secretaría Ejecutiva (Deseable). Experiencia - Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 2 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y habilidades - Sentido de responsabilidad y dedicación al trabajo - Capacidad para resolver problemas. - Capacidad de Planificación y Organización. - Liderazgo. Manejo de las relaciones públicas - Manejo de protocolo - Colaborativo y expeditivo. - Habilidad para supervisar. - Discreto/a y prudente del manejo de la información. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y la de sus colaboradores. - Orientado a resultados, capacidad en centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia con la misión de la Institución. Otros - Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico, Internet. Idiomas - Español Guaraní Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 10/15
NIVEL CARGO DENOMINACIÓN C MANDO MEDIO SUPERIOR JEFE DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y AUTENTICACIONES OBJETIVO: Guardar y custodiar todos los documentos que corresponden a la Secretaría General de la Institución; además de la autenticación de aquellos documentos, cuyos originales se encuentran archivados en esta dependencia, los cuales fueron solicitadas y autorizadas en las instancias pertinentes. RESPONSABILIDAD ANTE El/la Secretario/a General AUTORIDAD DIRECTA SOBRE Funcionarios y técnicos a su cargo FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Realizar conjuntamente con el/la Secretario/a General la planificación de las actividades de su sector, conforme a los objetivos trazados, las políticas establecidas y los recursos disponibles. 2. Recibir en custodia todos los documentos originales que fueron procesados por la Secretaria General de la Institución. 3. Autenticar, previa autorización del/la Secretario/a General, las copias de las documentaciones originales que obran en su archivo, las cuales fueron solicitadas ante las instancias correspondientes. 4. Organizar un sistema de archivo y resguardo de documentos que permitan un ágil y fácil acceso a la información que se precise. 5. Registrar el ingreso y salida de los documentos puesto bajo su responsabilidad, en libros habilitados especialmente para el efecto, cuidando su permanente actualización. 6. Establecer un sistema de archivo en estantes ordenados y señalizados convenientemente, cuidando que estén en perfecto estado de conservación, encuadernación y orden. 7. Facilitar el acceso a los expedientes por autorización expresa del/la Secretario/a General, realizando el seguimiento de su devolución. 8. Preparar antecedentes de documentaciones para responder a oficios judiciales o solicitudes de órganos de control interno o externo, autorizados por el/la Secretario/a General. 9. Identificar claramente los documentos recibidos para su posterior ubicación en sectores que correspondan 10. Propiciar que todos los expedientes o solicitudes que ingresan a su dependencia, sean tramitados diligentemente y en tiempo oportuno. 11. Preservar el archivo del polvo, alimañas, humedad, o cualquier otro elemento que pueda afectar la seguridad y legibilidad de los documentos. 12. Realizar cualquier otra tarea relacionada a sus funciones que fueran encomendadas por el/la Secretario/a General. AUSENCIAS TEMPORALES La Defensora General designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del/a Secretario/a General. PERFIL DEL CARGO Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 11/15
Formación - Título Universitario en Abogacía, administración o carreas afines o estudiante de los últimos años. - Técnico en Archivología (Deseable). Experiencia - Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 2 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y habilidades - Sentido de responsabilidad y dedicación al trabajo. - Capacidad para resolver problemas. - Capacidad de Planificación y Organización. - Liderazgo. Manejo de las relaciones públicas - Manejo de protocolo - Colaborativo y expeditivo. - Habilidad para supervisar. - Discreto/a y prudente del manejo de la información. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y la de sus colaboradores. - Orientado a resultados, capacidad en centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia con la misión de la Institución. Otros - Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico, Internet. Idiomas - Español Guaraní Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 12/15
NIVEL CARGO DENOMINACIÓN C MANDO MEDIO SUPERIOR JEFE DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN OBJETIVO: Garantizar la adecuada y oportuna elaboración de las documentaciones solicitadas por el/la Secretario/a General, las cuales serán suscriptas por la Defensora General. RESPONSABILIDAD ANTE El/la Secretario/a General AUTORIDAD DIRECTA SOBRE Funcionarios y técnicos a su cargo FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Programar conjuntamente con el/la Secretario/a General, las actividades diarias para la elaboración de los documentos, según importancia o prioridades Institucionales. 2. Revisar las carpetas de los documentos pendientes para su elaboración, presentación a la Defensora General ó para su expedición y seguimiento. 3. Controlar los números utilizados en las respectivas documentaciones emitidas, habilitando un cuaderno especial para su registro. 4. Mantenerse informado acerca de las disposiciones gubernamentales o epistolares, que establecen formatos especiales para documentos oficiales. 5. Redactar resoluciones para la firma de la Defensora General, de carácter administrativo relacionado al personal, tales como: pago de viáticos, bonificaciones, remuneración extraordinaria, descuentos por llegadas tardías, permisos, vacaciones; etc... De conformidad al formato adecuado para el efecto, 6. Redactar resoluciones de carácter administrativo para la firma de la Defensora General, relacionado a contrataciones, pago a proveedores, servicios básicos, etc. de conformidad al formato adecuado para el efecto. 7. Redactar acuerdos, convenios, memorando de entendimiento o notas varias para la firma del Secretario General o la Defensora General. 8. Realizar un oportuno, eficiente y eficaz control de todos los documentos elaborados a ser presentados al Secretario General para la firma de la Defensora General. 9. Distribuir a las distintas dependencias afectadas al Ministerio de la Defensa Pública, las Resoluciones o notas firmadas por la Defensora General. 10. Promover que todas las documentaciones o pedidos de informes remitidos a su área sean tramitados diligentemente y en tiempo oportuno. 11. Mantener un archivo magnético adecuadamente ordenado y actualizado de todos los documentos procesados en la Secretaria General. 12. Realizar en forma sistemática copias de seguridad de los archivos magnéticos procesados, de conformidad con las instrucciones y los procedimientos acordados con el Secretario General. 13. Controlar el uso racional de los equipos, materiales, útiles de oficinas e insumos, puesta a su disposición. 14. Emitir informe con relación a las actividades o novedades de su sector, sugiriendo medidas que ayuden al logro de los objetivos. 15. Asegurar el conveniente resguardo de la información que por su naturaleza tenga el carácter confidencial, puesta bajo su responsabilidad. Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 13/15
16. Realizar cualquier otra tarea relacionada a sus funciones que fueran encomendadas por el/la Secretario/a General. AUSENCIAS TEMPORALES La Defensora General designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del/a Secretario/a General. PERFIL DEL CARGO Formación - Título Universitario en Abogacía, administración o carreas afines. Experiencia - Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de mínimo un año. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y habilidades - Sentido de responsabilidad y dedicación al trabajo. - Capacidad para resolver problemas. - Capacidad de Planificación y Organización. - Liderazgo. Manejo de las relaciones públicas - Manejo de protocolo - Colaborativo y expeditivo. - Habilidad para supervisar. - Discreto/a y prudente del manejo de la información. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y la de sus colaboradores. - Orientado a resultados, capacidad en centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia con la misión de la Institución. Otros - Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico, Internet. Idiomas - Español Guaraní Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 14/15
A N E X O NIVELES DE CARGO El Decreto Nº 196/2003 establece el sistema de clasificación de cargos administrativos y aprueba la tabla de categorías, denominación de cargos y remuneraciones para organismos de la Administración Central, Entidades Descentralizadas del Estado y del Poder Judicial. Nivel B C D E F G Denominación Conducción Superior Mandos Medios Superiores Mandos Medios Administrativos y Técnicos Mandos Medios Operativos Personal de Apoyo Administrativo y Técnico Personal de Servicios Auxiliares Asesoria Tec, Jurid. y Adm.. /. /. 15/15