TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PRIVADA N 003 OBJETO

11/11/2014 Pág.: 1/16 TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PRIVADA N 003 OBJETO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO 7X24X365 DE LA INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES BLADE, ENCLOSURE, Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y BACKUP DE PEOPLE CONTACT S.A.S EN LAS CIUDADES DE MANIZALES Y BOGOTÁ 1

11/11/2014 Pág.: 2/16 1. OBJETIVO PEOPLE CONTACT S.A.S. está interesada en recibir ofertas para la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo 7*24*365 de la infraestructura de Servidores, Blades, Enclosure y sistemas de almacenamiento y backup de las sedes de Manizales y Bogotá. Esta invitación es una solicitud de ofertas y en ninguna forma puede ser considerada como un compromiso de compra o de celebración de un contrato futuro por parte de PEOPLE CONTACT S.A.S. Los proponentes que participen en este proceso se obligan a mantener vigente su propuesta por el término de 90 días, siendo obligación de estos respetar los términos de la oferta en caso de que se les adjudique. Es facultad de PEOPLE CONTACT S.A.S. seleccionar o no los proponentes que den respuesta a esta invitación, reservándose desde ya el derecho a suspender, cancelar o reanudar el proceso de invitación en cualquier momento cuando así lo exijan las circunstancias o lo considere pertinente en el proceso de selección; PEOPLE CONTACT S.A.S. se reserva el derecho de contratar parcialmente o de hacer adjudicaciones parciales a varios contratistas, de acuerdo con el resultado de las evaluaciones realizadas; de darse cualquiera de estas circunstancias PEOPLE CONTACT S.A.S. quedará exento de cualquier responsabilidad, reclamación o reconocimiento de indemnizaciones. 2. PROPUESTA TÉCNICA Se entenderá por propuesta técnica la aceptación de las condiciones de este documento y de los documentos que la componen, tales como especificaciones técnicas, formulario de cantidades y precios, que se anexan, y demás disposiciones que dicte PEOPLE CONTACT S.A.S. Se entenderá por propuesta técnica la aceptación de las condiciones de este documento y de los documentos que la componen, tales como especificaciones técnicas, formulario de cantidades y precios, que se anexan, y demás disposiciones que dicte PEOPLE CONTACT S.A.S. 2

11/11/2014 Pág.: 3/16 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES Se requiere realizar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo a los diferentes equipos que hacen parte de la infraestructura tecnológica de Servidores de las sedes de Manizales y Bogotá de PEOPLE CONTACT S.A.S. de acuerdo a las siguientes especificaciones: Periodicidad Dentro de la vigencia del contrato se realizarán 2 mantenimientos preventivos (uno por semestre) para Bogotá y 1 mantenimiento preventivo para Manizales, mantenimientos correctivos ilimitados en cada una de las sedes con autorización previa del supervisor del contrato delegado por PEOPLE CONTACT S.A.S. Tipo de servicio A continuación se describen los servicios a realizar durante la vigencia del contrato Mantenimiento preventivo 1. Limpieza física de cada uno de los elementos que conforman los servidores. 2. Informe del estado actual de los servidores, en cuanto al hardware, sistema operativo y aplicaciones referentes al software de Microsoft y herramientas como SQL Server, Directorio Activo, DNS, DHCP, HP Data Protector, plataformas VMWare y máquinas virtuales. 3. Actualización BIOS, Firmware, Parches y controladores. 4. Verificación de Log s del sistema seguridad - aplicación, con sus recomendaciones e informe de solución en caso de encontrar un problema. 5. El mantenimiento preventivo se hará en las instalaciones de PEOPLE CONTACT S.A.S. en las fechas, horarios y planes de trabajo acordados 3

11/11/2014 Pág.: 4/16 mutuamente. Los planes de trabajo podrán incluir fines de semana y festivos en horario nocturno con el fin de no afectar la operación. Mantenimiento correctivo: 1. El oferente debe ofrecer visitas ilimitadas durante el tiempo del contrato para el Mantenimiento correctivo en las sedes de PEOPLE CONTACT S.A.S. (Manizales-Bogota). 2. Atender a los llamados de emergencia en caso de presentarse fallas en los servidores, esto se debe realizar con disponibilidad de atención en horario 7 X 24 X 365 durante el tiempo del contrato. 3. El mantenimiento correctivo 7X24X365 (SIETE días de la semana por VEINTICUATRO horas del día, por 365 días al año), se debe atender con un tiempo máximo de respuesta de una hora para la sede de Manizales y dos horas para la sede de Bogotá una vez reportada la falla y un tiempo máximo de solución de 4 Horas después del reporte y diagnóstico de la falla. 4. Se pondrá a disposición de PEOPLE CONTACT S.A.S. un número telefónico al cual se harán las solicitudes de soporte para determinar la causa del problema y en caso de no poder ser resuelto telefónicamente en un tiempo máximo de 30 minutos, el CONTRATISTA deberá desplazarse a las instalaciones de PEOPLE CONTACT S.A.S., en los tiempos acordados en el ítem anterior para dar atención y solución de la falla. 5. El oferente debe ofrecer un número de visitas ilimitadas de mantenimiento correctivo para el software de Backup HP Data Protector durante la vigencia del contrato. 6. Para el mantenimiento correctivo, el oferente deberá entregar un diagnóstico con las fallas presentadas y posteriormente un informe de fallas y la solución que se dará. Entregará una cotización con el respectivo valor de los repuestos si se llegasen a necesitar. 4

11/11/2014 Pág.: 5/16 7. En caso de presentarse un problema de hardware el CONTRATISTA deberá suministrar en condiciones de préstamo la parte que ha presentado falla en un tiempo máximo de 12 horas después de reportado el fallo; este préstamo se realizará por un plazo de 30 días calendario mientras PEOPLE CONTACT S.A.S realiza cotizaciones con mínimo 3 proveedores, incluyendo el CONTRATISTA, para seleccionar la mejor oferta para la reposición de la parte. 8. El transporte, manejo y vigilancia de los equipos, herramientas y materiales necesarios para llevar a cabo la actividad son responsabilidad del CONTRATISTA, quien asume todos los riesgos por pérdida ó daño de los mismos. Plan de Mantenimientos El proveedor debe anexar un plan de mantenimientos donde se especifiquen los siguientes ítems: Objetivo del mantenimiento Metodología utilizada Personal responsable del mantenimiento Herramientas a utilizar Infraestructura Para el desarrollo de las actividades, el proponente debe contar con la herramienta de trabajo adecuada entre las que se incluyen: Herramienta física. Destornilladores. Sopladora. Limpiador electrónico. Trapos de limpieza. Jabón espumoso para limpieza de superficies electrónicas (Clean Espumoso). Aceite (en caso de necesitarse). 5

11/11/2014 Pág.: 6/16 Tapete antiestático para la realización de los mantenimientos Herramientas Lógicas. Software actualizado para cada modelo de servidor según la marca. Hp: Proliant Support Pack última versión disponible. Incluido Firmware Dell: Open Manager según modelo última versión disponible. Incluido Firmware Servidor de respaldo en caso de falla. Servidores y plataforma La relación de los equipos a los cuales se les realizará el mantenimiento es la siguiente: Características Servidores MANIZALES Plataforma Manizales Modelo S/N Sistema Operativo Función Enclosure C7000 SGA729007G N/A N/A HP Proliant BL465c G1 USM73800NZ Windows 2003 Server Servidor Web HP Proliant BL465c G1 USM73800NU Windows 2003 Server Servidor Aplicaciones HP Proliant BL465c G1 USM73800NK VMWare ESXi Virtualización HP Proliant BL460c G6 MXQ94305GS VMWare ESXi Virtualización HP Proliant BL460c G6 MXQ0380329 VMWare ESXi Virtualización HP StorageWorks SB40c SGI0320061 N/A N/A HP Proliant BL460c G6 MXQ038033G Windows 2008 Server SQL 2005 HP StorageWorks SB40c SGI032005Z N/A N/A HP Proliant BL460c G6 MXQ038031Z Windows 2008 Server CTI Presence - Oracle HP StorageWorks SB40c SGI0320065 N/A N/A HP StorageWorks X1600 G2 USE113NCF9 Windows 2008 Storage Server Storage Información HP StorageWorks MSL4048 DEC07125WN N/A Tape Backup HP Proliant DL380 G5 2UX73600T0 HP StorageWorks MSA60 SGA729007G Windows 2003 Storage Server Storage Grabaciones HP Proliant DL380 G7 2M213804X8 Windows 2008 Server Presence 6

11/11/2014 Pág.: 7/16 Características Servidores BOGOTÁ Plataforma Bogota Marca S/N Sistema Operativo Funcion Enclosure c7000 USE7325K5T N/A N/A Hp proliant BL465c USEM73202SJ Vmware ESXi 5.1.0 Virtualizacion Hp proliant BL465c USM73202SN Vmware ESXi 4.1.0 Virtualizacion Hp proliant BL465c Borroso Vmware ESXi 4.1.0 Virtualizacion Hp proliant BL460c G6 MXQ018099Q Windows 2008 Server x64 Cti Presence Hp proliant BL465c G7 2M21410098 Vmware ESXi 4.1.0 Virtualizacion Hp proliant BL465c G7 Borroso Windows 2003 Server Trigger WFO Hp proliant BL460c G6 Hp proliant BL460c G6 HP ProLiant BL460c G7 MXQ0370FW MXQ038031J MXQ1500LT6 HP StorageWork SB40 HP StorageWork SB40 HP StorageWork SB40 SGI0320064 SGI0320069 SGI1270020 Windows 2008 Server x64 Linux Enterprise 5.4 Linux Enterprise 5.4 SQL2005 server Oracle 10G Rec WFO HP Storagework x1600 G2 USE113NCF8 HP MSA60 N/A Windows 2008 Storage Server Storage Info/Grabaciones HP StorageWork MSL4048 MXA104Z0BD HP Proliant DL380 G7 2M214802S0 Windows 2008 Server x64 Det WFO HP Proliant DL380 G7 2M214802SB Windows 2003 Server Eware WFO HP Proliant DL380G5 P3021ADMQUNZQZ Centos OpenGate (Presence) RECURSO HUMANO Se debe contar con personal altamente calificado en el tema de infraestructura de Servidores HP; para esto se deberá presentar las hojas de vida del personal que realizaría el mantenimiento, anexando certificaciones que demuestren la idoneidad para realización de las actividades. Para lo anterior mínimo uno de los ingenieros deberá contar con Certificación Certificado HP En Administración de Servidores Proliant, BL, Storage, NAS y HPDataProtector Certificado Microsoft en Windows,2008 y/o 2012 Server En caso que se realice algún cambio en la lista de los ingenieros a cargo, se deberá enviar la hoja de vida del nuevo personal. 7

11/11/2014 Pág.: 8/16 3. PROPUESTA ECONÓMICA. El proponente deberá discriminar en un cuadro detallado todos los precios involucrados en la solución, identificando costos por plataforma, por renovaciones, por licenciamiento, por soporte, etc., diferenciando además cada ciudad, bajo el siguiente esquema: Deberá discriminar en el siguiente cuadro cantidad, valor unitario, valor total, IVA, de no discriminarse el IVA se entenderá incluido dentro del precio. Soporte y Mantenimiento Ítem Cantidad Valor Unitario Mes Soporte y Mantenimiento Manizales 12 Mes Soporte y Mantenimiento Bogotá 12 Subtotal soporte y Mantenimiento IVA soporte y Mantenimiento Total IVA incluido soporte Valor Total 4. FORMA DE PAGO PEOPLE CONTACT S.A.S cancelará el valor del contrato en 12 pagos mensualidades vencidas, 30 días después de recibida la factura previamente certificada por el supervisor del contrato, así mismo al momento de presentar la factura el proveedor deberá anexar los pagos de seguridad social como persona natural acorde con la normatividad vigente. NOTA: Para el caso de personas naturales no comerciantes debe aportar la planilla de pago a la seguridad social, conforme el artículo 18 de la ley 1122 de 2007, que establece que Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social el porcentaje obligatorio sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato. 8

11/11/2014 Pág.: 9/16 En caso de ser persona jurídica y/o persona natural comerciante deberá presentar la correspondiente certificación (ACTUALIZADA) firmada por el Revisor Fiscal o de no estar obligado a tenerlo por Contador Público, previamente exigidos por el supervisor y validados por el área de contabilidad para aprobación del pago. 5. DOCUMENTOS SOPORTE QUE HABILITAN Se deben presentar los siguientes documentos: CERTIFICADO DE CONTRALORÍA Acreditar certificado vigente de la Contraloría General en el que manifiesten que no es responsable fiscal. CERTIFICADO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Aportar el certificado vigente de antecedentes disciplinarios sobre inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado expedido por la Procuraduría. Adicionalmente deberá presentar un oficio dirigido a la entidad en el que certifique bajo la gravedad de juramento que no se encuentra incurso dentro de las causales de incompatibilidades ni inhabilidades para contratar con la empresa ni con ninguna entidad estatal. REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO Presentar el documento vigente que acredite su registro en Cámara de Comercio con expedición no superior a 30 días. En caso de que la cuantía de la propuesta presentada exija al representante legal de la sociedad autorización de la Junta, este deberá allegar certificado o acta que así lo acredite. El objeto social de la empresa que participe de esta invitación, deberá estar directamente ligado con el servicio que va a prestar. 9

11/11/2014 Pág.: 10/16 RUT Acreditar que se encuentra registrado en el Registro Único Tributario PAZ Y SALVO DE APORTES PARA FISCALES El Proponente que participe como persona jurídica deberá aportar certificado de estar a PAZ Y SALVO en pago de parafiscales y sistema de seguridad social integral en los últimos seis (6) meses, firmada por el Revisor Fiscal o de no estar obligado a tenerlo por Contador Público. El proponente que participe como persona natural deberá presentar sus aportes y pagos de seguridad social en pensión y salud al presentar la oferta, acorde con la normatividad vigente. CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA El proveedor debe anexar las siguientes certificaciones: El Proponente deberá acreditar experiencia en contratos similares en el mantenimiento y soporte de infraestructuras de servidores HP tanto Blade como de Rack, mediante la presentación de máximo 3 certificaciones de contratos ejecutados entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de octubre de 2014 por un valor total IVA incluido de mínimo SESENTA MILLONES DE PESOS ($60.000.000) sumadas todas las certificaciones entregadas. 6. PLAZO El proponente deberá enviar su propuesta impresa, foliada, con todos los documentos solicitados, antes del día Miércoles 21 de enero de 2014 a las 5:00 pm a la dirección calle 56 No 24-12 en la ciudad de Manizales en sobre sellado y dirigido a Sandra Milena Alzate López Compras y Presupuesto, indicando remitente y numero de la invitación a la cual se presenta. Las propuestas una vez recibidas se dejarán en la urna de acrílico que se encuentra en recepción de la sede administrativa, hasta el momento del cierre, momento para el cual deben ser entregadas por parte del área archivo y 10

11/11/2014 Pág.: 11/16 documentación o persona designada, al área de compras y presupuesto para continuar con el trámite de selección. Las propuestas entregadas después de la fecha y hora indicadas no se tendrán en cuenta. 7. ACLARACIONES Cualquier aclaración relacionada con los términos o requisitos de la presente invitación, debe ser dirigida al correo electrónico compras@peoplecontact.com 8. LUGAR DE ENTREGA E INSTALACIÓN DE LOS BIENES Los bienes y servicios objeto de la contratación deberán ser prestados en la ciudad de Manizales y Bogotá. 9. TÉRMINO DE EJECUCIÓN El término de ejecución del contrato será de 12 meses, contados a partir de la fecha de legalización previo pago de las estampillas y aprobación de las garantías. Para la ejecución del contrato el proponente seleccionado deberá acreditar previo al inicio el pago de estampillas, conforme lo regulan los acuerdos 0794 y 798 de 2012, reglamentados por Decreto 484 de 2012; los cuales establecen el pago de la estampilla Pro universidad en el 1% para todos los contratos, y el pago de la estampilla del adulto mayor en el 2% para aquellos contratos iguales o superiores a 10 SMMLV. 10. EVALUACIÓN PEOPLE CONTACT S.A.S. seleccionará al proponente que cumpliendo con las especificaciones técnicas, económicas y jurídicas, presente la mejor propuesta económica. En el evento de darse un empate se hará sorteo mediante sistema de balotas en audiencia que se realizará para tal efecto 11

11/11/2014 Pág.: 12/16 11. IMPUESTOS Los impuestos, tasas, derechos y contribuciones que se causen con ocasión de la celebración, ejecución, modificaciones, prorrogas, liquidación ó terminación del contrato derivado de la presente invitación, estarán a cargo y deberán ser cancelados por la parte que da origen a los mismos, respetando en todo caso lo establecido en las normas tributarias y demás normas concordantes de carácter obligatorio vigentes y aplicables a este Contrato. 12. SANCIONES El CONTRATISTA que resulte seleccionado deberá tener en cuenta que al momento de suscribir el contrato se debe sujetar al estricto cumplimiento del objeto contratado y acepta por lo tanto las sanciones que se incluirán en el mismo y que se relacionan a continuación. Cláusula Penal: Si el CONTRATISTA no cumple con el objeto del contrato dentro de los plazos y condiciones estipuladas, PEOPLE CONTACT S.A.S. podrá, sin perjuicio de los demás recursos que le otorga la ley mercantil, imponer una sanción del 20% del valor total del contrato como tasación anticipada pero no definitiva, que podrá ser descontada por PEOPLE CONTACT S.A.S. de cualquier otra que le adeude al contratista. El CONTRATISTA acepta así mismo que ante el incumplimiento, PEOPLE CONTACT S.A.S. podrá dar por terminada la relación contractual, sin perjuicio de las demás acciones legales tendientes a obtener el resarcimiento total de perjuicios, entre ellas la reclamación ante el Asegurador para la efectividad de las pólizas. Multa: En caso de incumplimiento del plazo inicialmente pactado o de cualquiera de las obligaciones contractuales, PEOPLE CONTACT S.A.S., queda facultada y así lo acepta el contratista, para imponer multas sucesivas por cada día de retraso en cuantías equivalentes al 0.4% del valor total del contrato, sin que pueda superar el 4% del valor del mismo, como tasación anticipada pero no definitiva de perjuicios, que podrá ser deducida por PEOPLE CONTACT S.A.S. de cualquier otra que le adeude 12

11/11/2014 Pág.: 13/16 al contratista, además de poder acudir a los demás mecanismos de apremio que la ley le otorga incluida la cláusula penal. 13. OBLIGACIONES POR PARTE DEL PROVEEDOR SELECCIONADO a) Prestar mantenimiento preventivo para las sedes de Manizales y Bogotá de PEOPLE CONTACT S.A.S. (2 mantenimientos preventivos) uno por semestre para Bogotá y 1 mantenimiento preventivo para Manizales. b) Realizar visitas ilimitadas durante el tiempo del contrato para el Mantenimiento correctivo en las sedes de PEOPLE CONTACT S.A.S. (Manizales-Bogota). c) Realizar limpieza física de cada uno de los elementos que conforman los servidores. d) Presentar informe del estado actual de los servidores, en cuanto al hardware, sistema operativo y aplicaciones referentes al software de Microsoft y herramientas como SQL Server, Directorio Activo, DNS, DHCP, HP Data Protector, plataformas VMWare y máquinas virtuales. e) Realizar actualización BIOS, Firmware, Parches y controladores. f) Verificar Log s del sistema seguridad - aplicación, con sus recomendaciones e informe de solución en caso de encontrar un problema. g) Atender a los llamados de emergencia en caso de presentarse fallas en los servidores, esto se debe realizar con disponibilidad de atención en horario 7 X 24 X 365 durante el tiempo del contrato. h) Realizar el mantenimiento correctivo 7X24X365 (SIETE días de la semana por VEINTICUATRO horas del día, por 365 días al año), que debe atender con un tiempo máximo de respuesta de una hora para la sede de Manizales y dos horas para la sede de Bogotá una vez reportada la falla y un tiempo máximo de solución de 4 Horas después del reporte y diagnóstico de la falla. i) Realizar visitas ilimitadas de mantenimiento correctivo para el software de Backup HP Data Protector durante la vigencia del contrato. 13

11/11/2014 Pág.: 14/16 j) Entregar un diagnóstico con las fallas presentadas y posteriormente un informe de fallas y la solución que se dará dentro del mantenimiento correctivo. k) Entregar cotizaciones con el respectivo valor de los repuestos en el evento de llegarse a necesitar. l) En caso de presentarse un problema de hardware el CONTRATISTA deberá suministrar en condiciones de préstamo la parte que ha presentado falla en un tiempo máximo de 12 horas después de reportado el fallo; este préstamo se realizará por un plazo de 30 días calendario mientras PEOPLE CONTACT S.A.S realiza cotizaciones con mínimo 3 proveedores, incluyendo el CONTRATISTA, para seleccionar la mejor oferta para la reposición de la parte. m) Asumir los costos de aranceles, tasas, contribuciones y en general cualquier exigencia, tributo o imposición fiscal de cualquier orden, que fuere generada con ocasión de la celebración, ejecución o liquidación del contrato, o en general por cualquier actividad, negociación, gestión y demás hechos gravables con ellos relacionados, vigentes a la celebración del mismo. n) Cumplir con todas las reglamentaciones vigentes del orden nacional, departamental o municipal, según corresponda, especialmente las relativas a: importación y nacionalización de materiales, herramientas, equipos y demás / elementos de producción extranjera. o) Cumplir estrictamente con la normatividad laboral vigente y especialmente las obligaciones establecidas en la Ley 100 de 1993 y sus decreto reglamentarios y suministrar al supervisor la información que éstos requieran Así mismo, el contratista tomará las precauciones necesarias para seguridad del personal a su cargo o servicio de acuerdo con las reglamentaciones vigentes. p) Efectuar la programación de actividades, cumplir el cronograma de ejecución y velar por el cumplimiento del objeto del contrato en la forma y el término previstos. q) Coordinar con el supervisor la ejecución del contrato, r) Informar de inmediato cualquier imprevisto o impedimento que afecte el cumplimiento del contrato, responder por los gastos que demande la 14

11/11/2014 Pág.: 15/16 reparación de defectos o la de falencias que se presenten en la ejecución del contrato y sean atribuibles como CONTRATISTA. s) Garantizar que los bienes que suministra para la ejecución de este contrato son de buena calidad, libres de defectos, además que los materiales y procesos de fabricación han cumplido las condiciones de idoneidad, según las exigencias de calidad establecidas por PEOPLE CONTACT S.A.S. o las normas técnicas nacionales o internacionales, que el CONTRATISTA declara conocer. t) Cumplir con las demás obligaciones que se deriven del contrato que resulte. 14. GARANTÍAS CONTRACTUALES. El Proponente que resulte seleccionado dentro de este proceso, deberá constituir las siguientes garantías al momento de suscribir el contrato: a) De Cumplimiento: Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que contrae en virtud del mismo. Tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución y (4) meses adicionales. b) De calidad y correcto funcionamiento: Por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presente contrato, incluido IVA, con una vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más. c) Pago de salarios y prestaciones sociales: por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con una vigencia del término de ejecución del contrato y 3 años más. d) De responsabilidad civil extracontractual: en cuantía equivalente al diez por ciento (10%), con una vigencia del término de ejecución del contrato y cuatro meses más. 15

11/11/2014 Pág.: 16/16 Manizales, Enero 7 de 2014 ANDRES VILLEGAS MEZA GERENTE PEOPLE CONTACT S.A.S. 16