CRM S.A.S. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CRM-P03 Versión: 01 Copia controlada en medio magnético, impresa se considera copia no controlada CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Modificaciones Elaborado por 01 18/08/2015 Emisión inicial Rep. Dirección
Página: 2 de 5 Código: CRM-P03 Versión: 01 I. OBJETIVO Lograr mejora continua de los sistemas de gestión a través de la adecuada gestión de acciones correctivas y preventivas. II. ALCANCE Todas las no conformidades reales y potenciales que se generen en la compañía CRM S.A.S. III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente para contratistas del Sector Hidrocarburos. Manual del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente CRM-M01. IV. RESPONSABLE Por la implementación de este procedimiento responde el Representante de la dirección, serán responsables del tratamiento de las acciones correctivas s, los responsables de áreas, procesos o actividades donde se identifique la acción. V. DEFINICIONES No-conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa o causas de una Noconformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa o causas de una Noconformidad u otra situación potencialmente indeseable con el propósito de evitar su ocurrencia. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Puede ser un reproceso, una reclasificación o una reparación. Verificación: Confirmación mediante la contribución de evidencia objetiva que se han cumplido los requisitos especificados. Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
Página: 3 de 5 Código: CRM-P03 Versión: 01 VI. ACTIVIDADES ACTIVIDAD FRECUENCIA REGISTRO 1. Fuentes de las acciones: Las no conformidades potenciales (acciones preventivas) y reales (acciones correctivas) se pueden obtener a partir de: La revisión de las necesidades y expectativas del cliente Resultados de la revisión por la dirección Resultados del análisis de datos Información de partes interesadas Registros de HSE. Estadísticas de incidentes y de salud Resultados de evaluaciones de desempeño Siniestros, pérdidas totales o parciales en las mercancías transportadas Alteraciones en estado, contenido, embalaje o uso de las mercancías transportadas Investigaciones de incidentes Operaciones sospechosas, inusuales o intentadas Cuando en existan cambios que puedan generar nuevos peligros Resultado de los programas de HSE Servicios no conformes, quejas o reclamos Cuando se identifique una acción preventiva o correctiva 2. Corrección: Acción inmediata que se toma para eliminar el efecto de una no conformidad real.
Página: 4 de 5 Código: CRM-P03 Versión: 01 3. Determinación de causas: El método que se emplea para el análisis de las causas es el de los 5 porqués. La técnica de los 5 Porqués es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causaefecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema. Se basa en un proceso de trazabilidad, se analizan las posibles causas al problema caminando hacia atrás, hasta llegar a la última causa que originó el problema. Sin embargo se pueden emplear otras metodologías alternas como los 5M. El método de las 5 M es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema. Estas cinco M son las siguientes: Máquina: Un análisis de las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el proceso, así como de su funcionamiento de principio a fin y los parámetros de configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas. Método: Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas. Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y condicionantes (conocimiento, tecnología, materiales, ) que pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún input del que está fallando. Mano de obra: El personal puede ser el origen de un fallo. Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no se informa y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los problemas. Medio ambiente: Las condiciones ambientales pueden afectar al resultado obtenido y provocar problemas. Valorar las condiciones en las que se ha producido un fallo. Materia prima: Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas. 4. Plan de acción: De acuerdo al análisis de causas y la causa raíz de las no conformidades reales y potenciales se debe elaborar un plan de acción donde se detalle el responsable, recursos y fechas de cumplimiento. Cuando se generen observaciones u oportunidades de mejora estas pueden ser tratadas, generando un plan de acción o generando de Acción preventiva. CRM-F11
Página: 5 de 5 Código: CRM-P03 Versión: 01 5. Resultado de las acciones tomadas: Se realiza un seguimiento al plan de acción que se ha definido según el análisis de causas, verificando el cierre del hallazgo.. 6. Seguimiento de las acciones correctivas y preventivas: Con el fin de garantizar que todas las acciones preventivas y correctivas sean cerradas se debe mantener un consolidado de las mismas. CRM -F06 7. Verificación de la eficacia de las acciones tomadas: Con objeto de garantizar que las no conformidades se presenten de nuevo se verifican los resultados de las acciones tomadas y durante el seguimiento a las acciones tomadas se observa la eficacia del plan de acción aplicado. El porcentaje de la eficacia de los planes de acción establecidos son definidos por el coordinador HSE, con base a los planes de acción sugeridos por el responsable de la acción. La metodología es dividir el 100% por el número de acciones planteadas, y se le dará un mayor porcentaje a aquellos que son esenciales para el cierre del hallazgo y para los planes de acción no tan esenciales se les colocara mínimo el 50% del % inicial establecido.