Módulo comercial para Vending V4. Este módulo comercial, se integra totalmente en Vending y trabaja sobre las mismas bases de datos, la información es la misma en cualquier punto, se acceda desde donde se acceda. Se subdivide en apartados, cada uno de ellos con sus correspondientes opciones. Los apartados son: Prospección de potenciales. Ofertas. Mailing. Seguimiento de calidad a los clientes. Seguimiento APPCC (producto, máquinas, vehículos) Supervisores (con HandHeld). Prospección de potenciales. En una primera opción se dan de alta a los potenciales con sus datos básicos para tenerlos perfectamente identificados. Posteriormente, con el trabajo de campo de los comerciales, esta ficha irá creciendo en información abundante y variada que dará un perfil muy exacto del posible cliente, sus necesidades y la forma de como conseguirlo como cliente. La segunda opción de la prospección, pestaña «datos auxiliares» en la que se pueden introducir las personas de contacto, teléfonos, direcciones de correo, comentarios, Etc.. Cualquier dato que pueda ser de utilidad a posteriori. En esta misma opción, se puede acceder mediante la pestaña «máquinas instaladas», a la introducción de todo lo relativo a estas. Dispone o no de máquinas, son suyas o de otro operador?. En caso afirmativo, que máquinas son, que venden, a que precio venden, quien es el operador, cuando vence el contrato y, dos apartados en donde detallar cualquier peculiaridad.
Programación seguimiento.- Es la segunda opción de este apartado de Prospección, se puede perfilar el tipo de seguimiento que se le quiera hacer a este potencial, programar que tipo de acción, con que cadencia, indicar un índice de «posibilidades», comentarios y apuntes varios de cada una de las acciones realizadas, Etc. Trabajo de campo.- La observación de este potencial durante el trabajo de campo de los comerciales puede ser de mucha utilidad y debe ser registrada. Esta opción dispone de varias pestañas que dan acceso a otros apartados separados por temática. Competencia circundante.- Realmente útil para establecer conceptos de rentabilidad, número de empleados, perfil predominante, visitantes. Identificación de esta competencia, otros operadores concurrentes, tipos de máquinas, precios, comisiones, productos, bares cercanos... Accesibilidad.- Pueden anotarse peculiaridades sobre el acceso a las instalaciones de este potencial, ya sea para el montaje de máquinas como para el ir a reponer el género. Suministro eléctrico, tomas de agua para la instalación, horarios, Etc Elementos de decisión.- Aquellos aspectos que ayudarían a que el potencial tomara la decisión de optar por nuestros servicios. Precio, calidad, higiene, productos, comisión, seriedad, Etc. Oportunidades de negocio.- Que aspectos del Vending pueden interesar al potencial, tipo de producto o servicio que se le pueda ofrecer.
Observaciones.- Un amplio apartado en el que introducir todo tipo de observaciones en relación a este potencial. Ofertas.- Llegados a un punto de entendimiento mínimo con el potencial, se pueden lanzar ofertas teniendo en cuenta toda la información recogida sobre el mismo, sus necesidades en cuanto a servicio, tipos de máquina, producto, precios, la competencia, Etc. También se dispone de un apartado especialmente diseñado para el seguimiento de las ofertas, enviadas, rechazadas, aprobadas, Etc. Cuando una oferta es aprobada, se lanza un procedimiento de necesidades teniendo en cuenta la fecha comprometida para la entrega. Disponibilidad de máquinas, monederos, sistemas de pago, productos, instalaciones a realizar, Etc. El seguimiento finaliza con una hoja de entrega detallada y la de transporte. Una vez cerrado el ciclo, este potencial pasa a formar parte de los clientes automáticamente y, la máquina también puede ser asignada a una ruta de reposición. Mailing.- Se trata de un apartado mediante el cual, se pueden enviar E-mails de varias formas y siempre parametrizables.
E-mails masivos o sectorizados por grupos de clientes, por ruta, por el comercial que los lleva, por área de trabajo o por código postal. Este editor se utiliza tanto para potenciales como para clientes. Los ficheros a enviar pueden adoptar varios formatos, texto, imágenes, HTML. Dispone de un control de los que han podido enviarse y de los que no. Los enviados los registra en la ficha de cada destinatario con la indicación del fichero y la fecha del envío. Clientes.- Planificación global.- Mediante este apartado, se asignan rutas, comerciales y demás parámetros para establecer grupos homogéneos de clientes a los que se les aplicarán unas pautas ya mas personalizadas de atención y de seguimiento. Es un primer filtro, es mas entendible cuando se pone en marcha esta planificación partiendo de una base de datos amplia de clientes en Vending, se trata de una ayuda para comenzar a establecer criterios de seguimiento. También se dispone de una completa serie de filtros, que haciendo un uso correcto de ellos se logra acotar listas de clientes con afinidades, como por ejemplo, todos los clientes de un comercial, planificar clientes todavía no visitados o combinar varios. Planificación cliente.- Este apartado permite planificar con mucho detalle el nivel de seguimiento y de servicio que se le quiere prestar a un cliente.
Se pueden programar durante el año en forma de calendario, contactos a varios niveles, teléfono, fax, E- mail, Etc. con la cadencia y calidad de atención que se quiera. Dispone de una agenda personal por cliente de carácter reservado que solo se puede acceder a través de una clave. Es ideal para todos aquellos apuntes o recordatorios que deben aflorar puntualmente y en determinadas fechas sin necesidad de recurrir a la memoria. Primer nivel Segundo nivel. Agenda a primer nivel.
Seguimiento clientes.- En el seguimiento de clientes se pueden ver todos los eventos pendientes o realizados, seleccionables a través de filtros. Se puede así seleccionar, por ejemplo, todas las visitas pendientes de un comercial para este mes, o el resultado de los cuestionarios realizados la semana pasada. Las combinaciones entre filtros son muchas y muy útiles. Introducir gestiones.- Las gestiones se pueden organizar utilizando diferentes medios, se trata de utilizar el mas adecuado en cada momento, teléfono, fax, e-mail, Etc. Es muy útil el empleo alternativo de varios de ellos con el fin de no saturar al cliente. Ejemplo de una ficha cuestionario. Ficha de incidencia
Preparación de visitas.- Será desde este apartado por el que se elabore la lista de tareas para un día en concreto, normalmente el día actual. La función de este apartado es la de preparar la hoja de trabajos a realizar. Se dispone del habitual juego de filtros en la parte superior para que la selección resulte amplia y agradable para su manejo. APPCC.- Editor de controles.- Mediante este apartado se pueden editar los diferentes formularios que se emplearán para llevar a cabo esta normativa según las pautas establecidas para ello. Tanto la cabecera como el cuerpo o el pie de los formularios están totalmente abiertos al usuario y es éste el que perfila cada uno de los campos y preguntas a realizar en los cuestionarios. Una vez creados, los formularios y cuestionarios pueden ser guardados como patrón para ser reutilizados.
Planificación.- Una vez establecidos los controles y los cuestionarios que se aplicarán sobre las máquinas, clientes y vehículos, ya se puede dar comienzo a planificar como y cuando deberán hacerse. En esta planificación normalmente se establecen las rutas que llevará cada supervisor. Esta planificación se puede hacer filtrando además de por ruta, por cliente y por máquina, y se basa en la asignación de un patrón de los creados anteriormente. Una vez planificados los controles, se pasan a cada uno de los HandHeld de los supervisores con los trabajos a realizar y sus correspondientes controles a modo de guía, que serán descargados al finalizar la jornada generando los apuntes en las bases de datos correspondientes a los seguimientos APPCC. Ejemplo de una ficha APPCC máquina
Utilidades.- El módulo comercial permite trabajar con múltiples usuarios y niveles, la parametrización y el nivel de acceso son libres. Por defecto, hay un ADMINISTRADOR creado para poder operar y generar nuevas cuentas. También permite trabajar con múltiples empresas. Si es este el caso, se debe considerar si se quiere trabajar con ellas de forma separada o conjunta. Son dos las opciones: Una sola empresa; se codificará una sola empresa y todos los datos estarán juntos. Multiempresa; se codificarán las empresas necesarias en la aplicación, y automáticamente cada empresa contará con su base de datos propia. Así, los potenciales, gestiones, envíos, instalaciones, ofertas, etc. de una empresa estarán separados de las otras. También permite trabajar con delegaciones. Podemos tener, dentro de una misma empresa, distintas delegaciones, logísticas o geográficas. La codificación de delegaciones permite establecer una catalogación clara y efectiva, y controlar el acceso de los usuarios a una u otra delegación.