Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN El Procedimiento fomento a la cultura del autocontrol se enmarca básicamente en verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; y para esto es vital fomentar en toda la Organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en cumplimiento de la misión institucional y en el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos como instancia evaluadora del Sistema de Control Interno. También persigue en los servidores públicos impactar su cultura para que se adquiera una actitud de mejoramiento en la realización de las labores, en el cumplimiento de las metas y de los planes definidos en las estrategias de la entidad. El Procedimiento Fomento a la cultura del autocontrol, se desarrolla en el nivel central de la SNR y en todas las oficinas de registro de Instrumentos Públicos, cuyo objetivo es generar en los servidores públicos una actitud de mejoramiento en la realización de las labores. Los clientes del procedimiento son las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y el nivel central de la entidad.
Página:2 ALCANCE: Inicia: Con la planeación de las actividades de autocontrol acorde a las normas establecidas en materia de control interno y con base en los planes, programas y proyectos que la entidad este desarrollando y con los planes de capacitación de la entidad. El diagnóstico de la percepción de servicio de la entidad (Grupo Cultura de servicio) Qué hace?: Elaborar plan para impacto de la cultura de autocontrol. Sensibilizar y concientizar a los diferentes funcionarios de todos los niveles, sobre la cultura del Autocontrol asumido como la capacidad de cada uno de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Publicar mensajes de autocontrol y hacer publicación en medios de comunicación (Internet, carteleras, videos, encuestas). Hacer actividades lúdicas y desarrollar actividades de capacitación. Hacer visitas a las diferentes dependencias del nivel central y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Elaborar informes de autocontrol Termina: Informes de evaluación y seguimiento a las actividades de autocontol. 2. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Jefe Oficina de Control Interno Responsable operativo: Equipo de control interno de gestión. 3. Definiciones: Autocontrol: Es la capacidad que tienen las organizaciones y las personas para definir sus propios mecanismos de regulación, prevaleciendo siempre el beneficio colectivo sobre lo individual, en la búsqueda de objetivos y propósitos. Capacidad de cada funcionario de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Proyectar la actitud de hacer bien las cosas en condiciones de justicia, calidad, oportunidad, transparencia y participación. Y como la capacidad de control para regularse a sí mismo y tomar decisiones que beneficien a todos. Cultura: Es el conjunto de todas las formas y expresiones de una sociedad determinada. Como tal incluye costumbres, prácticas, códigos, normas, reglas y la manera de ser, vestimenta, religión, rituales, normas de comportamiento y sistemas de creencias. Es toda la información y habilidades que posee el ser humano. La UNESCO, 1982. Declaró: que la cultura da al hombre la capacidad de reflexionar sobre sí mismo. Es ella la
Página:3 que hace de nosotros seres específicamente humanos, racionales, críticos y éticamente comprometidos. A través de ella discernimos los valores y efectuamos opciones. A través de ella el hombre se expresa, toma conciencia de sí mismo, se reconoce como un proyecto acabado, pone en cuestión sus propias realizaciones, busca incansablemente nuevas significaciones, y crea obras que los trascienden UNESCO, 1982. Declaración de México. Calidad: Es una filosofía adoptada por las organizaciones que son conscientes de la necesidad del cambio estratégico orientado hacia sus clientes y usuarios. Punto de Control: Se refiere a la identificación específica de acciones destinadas a garantizar el éxito de un proceso. Elementos de control establecidos en el flujo de valor agregado del proceso. Seguimiento: Regulación sistemática de información sobre la ejecución de un plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación futura. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento del autocontrol. Encuestas: Almacenar y hacer análisis a la información para generar los informes y socializar el autocontrol. Histogramas: para mostrar número de personas impactadas por la cultura del autocontrol Lluvias de Ideas: Participación de cada uno de los grupos con el fin de identificar conceptos de autocontrol. 3.1. PHVA Planear: Planear los recursos del proceso. Planear las actividades a desarrollar para impactar la cultura del autocontrol. Planear las visitas a las dependencias del nivel central y oficinas de Registro de Instrumentos públicos. Planear las estrategias para divulgación de actividades a desarrollar. Hacer: Elaborar plan para impacto de la cultura de autocontrol. Hacer sensibilización y concientización en la cultura del autocontrol. Publicar mensajes de autocontrol y hacer publicación en medios de comunicación (Internet, carteleras, videos, encuestas). Hacer actividades lúdicas y desarrollar actividades de capacitación. Hacer visitas a las diferentes dependencias del nivel central y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Elaborar informes de autocontrol
Página:4 Verificar: verifica cumplimiento del plan de cultura de autocontrol. Verifica el cumplimiento de las estrategias de comunicación. Verifica la asistencia del personal a los eventos de capacitación de sensibilización. Verifica recursos asignados para el desarrollo de las actividades del proceso. Actuar: Define ajustes al plan de cultura de autocontrol. Establece actividades de mejoramiento acorde a las experiencias encontradas 4. Descripción de actividades del procedimiento, se establecen los link con los formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas ACTIVIDADES ESENCIALES Descripción Descripción de actividades: 1. Diseñar estrategia y cronograma de actividades. Ver evaluación al sistema de control interno componente- Estratégico-. 2. Definir equipo de trabajo para efectuar la actividad de evaluación del autocontrol (Evaluación del sistema de control interno). Realizar visitas, encuestas, videos, publicaciones, entrevistas y conversatorios con los funcionarios. Elaborar papeles de trabajo, tabular los resultados, elaborar informe con sugerencias y recomendaciones. Ver informe de visitas-componente estratégico- 3. Analizar los informes de evaluación del Sistema de Control Interno y clima laboral. 4. Presentar informe al equipo Coordinador de Control Interno y al despacho del (la) Superintendente. 5. Elaborar plan de cultura de autocontrol en la entidad: Generar acciones de mejoramiento continuo (por parte del área visitada) y programar acciones de seguimiento.
Página:5 Descripción de actividades: EVALUAR SITUACIÓN ACTUAL DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL 6. Diseñar estrategia y cronograma de actividades. Ver evaluación al sistema de control interno componente- Estratégico-. 7. Definir equipo de trabajo para efectuar la actividad de evaluación del autocontrol (Evaluación del sistema de control interno). Realizar visitas, encuestas, videos, publicaciones, entrevistas y conversatorios con los funcionarios. Elaborar papeles de trabajo, tabular los resultados, elaborar informe con sugerencias y recomendaciones. Ver informe de visitas-componente estratégico- 8. Analizar los informes de evaluación del Sistema de Control Interno y clima laboral. 9. Presentar informe al equipo Coordinador de Control Interno y al despacho del (la) Superintendente. 10. Elaborar plan de cultura de autocontrol en la entidad: Generar acciones de mejoramiento continuo (por parte del área visitada) y programar acciones de seguimiento. Responsable: Jefe oficina de control interno, Profesional especializado y universitarios. Conocimiento: Normas de control interno: Constitución, la ley 87 de 1993, la norma de gestión de calidad y MECI. Valor agregado: Impactar la cultura organizacional de todos los funcionarios de la entidad Recursos esenciales: Oficina dotada, videos, Internet, Intranet, carteleras. Recursos para capacitación y sensibilización. Normatividad: Ley 87 de 1993. Decreto 1826 de 1994 y 280 de 1996, 2145 de 1999, 1677, 2539 de 2000 y 1537 de 2001 y normas del Departamento administrativo de la función Pública, manual de implementación del MECI, guía rol de las Oficinas de Control Interno DAFP. Herramientas de control: Verificar normatividad sobre control interno y gestión de calidad Frecuencia: Anual. Tecnología (M.A.S): Aplicativo sistematizado.
Página:6 Descripción de actividades: ELABORAR PLAN PARA IMPACTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL 1. Identificar normatividad sobre control interno de gestión. 2. Analizar Plan Estratégico Institucional, Planes Anuales de Gestión, Plan de Desarrollo Administrativo, plan de capacitación y proyectos de la entidad. 3. Identificar y seleccionar normatividad básica de servicio registral y notarial. 4. Identificar políticas y lineamientos de la Alta Dirección. 5. Analizar avance y mantenimiento del modelo estándar de control interno MECI y del sistema de gestión de la calidad. Ver normas técnicas 6. Identificar y analizar el mapa de procesos de la entidad y los procesos y procedimientos para su mejoramiento. 7. Analizar los planes y programas de auditoría y las actividades a desarrollar en cumplimiento de las normas de control interno de gestión. 8. Analizar informes de la situación actual de la cultura de autocontrol. 9. Elaborar plan de impacto de la cultura de autocontrol. Responsable: Jefe oficina de control interno, Profesional especializado y universitarios. Conocimiento: Normas de control interno: Constitución, la ley 87 de 1993, la norma de gestión de calidad y MECI. Valor agregado: Impactar la cultura organizacional de todos los funcionarios de la entidad Recursos esenciales: Oficina dotada, videos, Internet, Intranet, carteleras. Recursos para capacitación y sensibilización. Normatividad: Ley 87 de 1993. Decreto 1826 de 1994 y 280 de 1996, 2145 de 1999, 1677, 2539 de 2000 y 1537 de 2001 y normas del Departamento administrativo de la función Pública, manual de implementación del MECI, guía rol de las Oficinas de Control Interno DAFP. Herramientas de control: Verificar normatividad sobre control interno y gestión de calidad Frecuencia: Anual. Tecnología (M.A.S): Aplicativo sistematizado.
Página:7 Descripción de actividades: EJECUTAR PLAN PARA LA CULTURA DE AUTOCONTROL 1. Ejecutar plan de cultura de autocontrol: Realizar visitas, encuestas, videos, publicaciones, entrevistas y conversatorios con los funcionarios. Elaborar papeles de trabajo, tabular los resultados, elaborar informe con sugerencias y recomendaciones. 2. Utilizar los diferentes medios de comunicación para llegar al funcionarios con temas de autocontrol: Divulgación de información o mensajes a través del Outlook y publicación de diferentes medios de divulgación en el nivel central y ORIP`S (grupo divulgación). 3. Suministro de información, manuales, normas aplicables y todo el material inherente al sistema de control interno, MECI, gestión de calidad y normatividad, que se deja a los funcionarios en medio magnético grabado en sus computadores, para las respectivas consultas o autoconsultas. Realizar capacitación, charlas o talleres, definiendo: Tema, experto, determinando fecha y hora, organizar grupos y logística y comunicar a los participantes. Elaborar diagnóstico a cada componente del MECI, subsistema por subsistema, determinando las debilidades y fortalezas de cada subsistema: Estableciendo sugerencias y recomendaciones. 4. Elaborar informes de acciones realizadas y planear el seguimiento o monitoreo. Ver informes de visitas y de acciones realizadas. Responsable: Jefe de Oficina, Profesional Universitario y/o Especializado. Conocimiento: Lo estipulado en el manual de funciones 1691 DE 2006 y en el manual MECI, guía rol de Oficinas de Control Interno. Valor agregado: Impacto de la cultura a todos los funcionarios. Recursos esenciales: Computadores, Outlook, Internet. Normatividad: ley 87 de 1993, normatividad impartida por el DAFP, constitución política (artículos 209 y 269). Herramientas de control: Verificar metodología del DAPF y manual MECI. Frecuencia: cada 3 y 6 meses Tecnología (M.A.S): Manual y sistematizada.
Página:8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 10.1. Documentos asociados Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Ley 87 de 1993 Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Decreto 1537 de 2001. Roles de las Oficinas de control Interno. Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Norma MECI 1000:2005 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO 01 29-04-2008 Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la preauditoría realizada por parte del Icontec 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código SCE--FR-01 Nombre Encuesta Autocontrol Elaboró: Leonardo Torres, Yurley Díaz, Leonardo Ávila (Asesor Externo) Fecha: 23 de marzo de 2010 Revisó: Karen Varón Lozano Fecha: 23 de marzo de 2010 Aprobó: Equipo del proceso: Fecha: 23 de marzo de 2010