FE EN LA CAUSA GESTIÓN DOCUMENTAL

FE EN LA CAUSA GESTIÓN DOCUMENTAL

AGENDA 1. Marco legal 2. Criterios para la organización de archivos de gestión. 3. Transferencias documentales 4. Unidades de conservación 5. Recomendaciones

1 MARCO LEGAL

MARCO LEGAL Ley 594 de 2000, Art. 24 Ley General de Archivos Acuerdo 039 del AGN Elaboración y Aplicación TRD Acuerdo 042/2002 del AGN Organización de Archivos Acuerdo 009/2002 del AGN TRD Mindefensa Acuerdo 006/2003 del AGN TRD Comando General Acuerdo 007/2003 del AGN TRD Comando Ejército Resolución 0437/2004 MDN Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental para el MDN, como parte del PGD.

MARCO LEGAL Resolución 5920/07 MDN Por la cual se aprueba y adopta el Reglamento de Archivo del Mindefensa (Unidad Presupuestal Gestión General), Comando General FF.MM, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana y Policía Nacional. Resolución 5237/2008 MDN Por la cual se aprueba el Manual de correspondencia y Comunicaciones Oficiales MACO para Mindefensa (Unidad Presupuestal Gestión General), Comando General FF.MM, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana y Policía Nacional. Acta No. 001/MDSGDAGAG-2.5 del 17 de marzo de 2011 que trata de la Reunión de Comité Técnico de Archivo Presentación TRD 2da. Actualización y otros. Directiva 0102 de la Ayudantía General del Comando del Ejército para organización y administración de los archivos.

2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Primera Tarea Tenga a mano su Tabla de Retención Documental TRD de la oficina o dependencia, si no, infórmese: consiga un organigrama de su unidad y copia del documento (resolución, disposición, decreto, orden etc) qué dio origen a la misma, para establecer qué series y subseries le corresponde de acuerdo a la función que cumplen. Clasifique y agrupe la documentación que se refiere a un mismo asunto (por ejemplo: ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etcétera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde.

Primera Tarea

Qué es una TRD Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

ENTIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE SANIDAD "DISAN" OFICINA PRODUCTORA: FINANCIERA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL EJÉRCITO NACIONAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CODIGO DEPENDENCIA: MDN-CGFM-CE-JEM-JEDEH-DISAN-FIN HOJA N 1 de 1 CODIGO 19 CUENTAS FISCALES SERIES Y SUBSERIES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL A G AC CT D M S E 19.1 Cuenta Fiscal de Gastos Reservados 2 10 X X X *Conciliación bancaria *Extracto bancario *Libro de bancos *Libro mayor y balances *Libro resumen de operaciones *Libro fondos recibidos y transferidos *Libro acreedores por retenciones *Comprobantes de ingreso *Informe de giro y egreso (DINTE) *Comprobantes de egreso en orden cronológico con sus respectivos soportes *Facturas soporte de los gastos de funcionamiento (original) PROCEDIMIENTO Se elimina de acuerdo a normas (Código de Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario) CONVENCIONES: CT: Conservación Total S: Selección 01 de enero de 2012 D: Digitalización AG: Archivo Gestion E: Eliminacion AC: Archivo Central M: Microfilmacion Responsable Archivo de la Sección Administrador de Archivo

Qué es una serie documental? Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una Unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones

Qué es una subserie documental? Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

Qué es una Unidad Documental? Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Ciclo vital del Documento

Segunda Tarea Ordene cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por año, en forma consecutiva y ascendente, por ejemplo: Ordenes Semanales, del año 2008, del mes de enero, febrero, etc. hasta diciembre de 2008 y así sucesivamente con las demás series. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Dentro de esta tarea, tenemos los siguientes trabajos:

Segunda Tarea Realizar depuración primaria, consistente en la eliminación de documentos repetidos, copias, fotocopias, facsímil, etc., dejando únicamente el original o en su defecto, el duplicado más legible. Retirar grapas, clips, tornillos, y cualquier otro cuerpo extraño que pueda degradar el material del papel.

Apertura de carpetas Tomar la Tabla de Retención Documental de la dependencia e identificar las Series y Subseries documentales que le han correspondido. La documentación producida y recibida por las oficinas debe clasificarse y organizarse en carpetas dentro de la correspondiente Serie y/o Subserie Documental, y de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

Tercera tarea: FOLIACIÓN Foliar de manera legible y sin enmendaduras, todos los documentos, con lápiz blando de grafito. Si existe información por las dos caras, se debe foliar así: 57R/V (R= Recto, y V= Vuelto) Si no existe información por la cara vuelta se deja simplemente el número Ejemplo 57

FOLIACIÓN Se recomienda numerar cada documento desde el momento que se genere dando continuidad a la foliación existente. De esta manera se evita que existan faltantes y/o sobrantes inexplicables en la numeración, como sucede al efectuar la transferencia. foliación al momento de la

FOLIACIÓN La foliación debe hacerse en el Hoja Nº 2 del Proceso Nº 2009-3275A 2 ángulo superior derecho y fuera de cualquier información del documento. Bogotá, enero 9 de 2010 Doctora: LUD MILA MALDONADO G. Abogada OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO MINISTERIO DE DEFENSA Ciudad Apreciada Doctora: Teniendo en cuenta que el 6 de octubre del año 2009, fui citado a rendir versión libre dentro del proceso que esa Oficina adelanta contra personas que son objeto de investigación, atentamente me solicito: 1. Se certifique por escrito si asistí a dicha citación,. Incluir hora de entrada y de salida Certificar si ambas partes asistieron las partes citadas. 1

FOLIACIÓN Si existen otras foliaciones, éstas deberán borrarse o en su defecto anularse mediante una línea oblicua. 25 27 28

INFORME ESTADÍSTICO OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 1 FOLIACIÓN Cuando la orientación del documento es horizontal, deberá foliarse en el ángulo superior derecho con respecto a la dirección de la información que contiene. INFORME ESTADÍSTICO 2

Cuarta tarea: Inventario documental Es un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Levantar un inventario documental en el formato único. esto nos permitirá saber si están consecutivos los documentos de cada serie, si hay faltantes y establecer sus fechas (desde hasta). El inventario; facilitará la entrega de las dependencias (es un requisito legal), y el control de tiempos de retención en cada serie.

Inventario Documental REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL EJÉRCITO NACIONAL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE : EJERCITO NACIONAL REGISTRO DE ENTRADA ENTIDAD PRODUCTORA : JEFATURA DE ESTADO MAYOR AÑO MES DIA N.T. UNIDAD ADMINISTRATIVA : JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO OFICINA PRODUCTORA : FINANCIERA Nº T: Número de Transferencia CÓDIGO DEPENDENCIA : MDN-CGFM-CE-JEM-JEDEH-DISAN- FIN OBJETO : TRANSFERENCIA PRIMARIA Hoja No. 1 de 1 No. Orden Código Nombre de la Serie Documental o Asunto Fechas Extremas Unidad de Conservación No. Folios Inicial Final DCTO SPTE. Frecuencia de Consulta 19 CUENTAS FISCALES 19.1 Cuenta Fiscal de Gastos Reservados 1 Conciliación Bancaria 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 2 Certificado Saldo de Cuenta 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 3 Extracto de Cuenta Corriente 2012-02-05 2012-02-05 Carpeta 1 Alta 4 Libro Mayor y Balance 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 5 Libro Resumen Operaciones 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 6 Libro de Bancos 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 7 Libro de Fondos Recibidos y Transferidos 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 8 Libro de Acreedores por Retenciones 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 1 Alta 9 2012-01-31 2012-01-31 Carpeta 3 Alta Acto administrativo (Estudio asignacion recursos) 10 Comprobante de Ingreso No. 27 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 11 informe de Giro No. 961002 2012-01-27 2012-01-27 Carpeta 1 Alta 12 Solicitud de recursos No. 5523 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 13 Comprobante Egreso 01 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 14 Mision de trabajo de inteligencia 281 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 15 Factura Avantel 2012-01-15 2011-11-15 Carpeta 1 Alta 16 Comprobante Egreso 02 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 17 Factura UNE EPM 2012-01-12 2012-01-12 Carpeta 1 Alta 18 Comprobante Egreso 03 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 19 Factura TELMEX 2012-01-17 2012-01-17 Carpeta 1 Alta 20 Solicitud de recursos No. 5529 2012-01-23 2012-01-23 Carpeta 1 Alta 21 Comprobante Egreso 04 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta 22 Acta del pago No. 01 2012-01-30 2012-01-30 Carpeta 1 Alta Subtotal 24 TOTAL 24 Signatura AGMDN Observaciones ELABORADO POR: ENTREGADO POR: RECIBIDO POR CARGO: CARGO: CARGO FIRMA FIRMA FIRMA LUGAR Y FECHA LUGAR Y FECHA LUGAR Y FECHA

3 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Transferencias documentales Remisión de documentos de los Archivos de Gestión o de Oficina, al Archivo Central y de éste al Histórico. Toda Transferencia debe ir acompañada de un Inventario, en el que se relacionan datos de importancia para la Gestión Documental.

Identificación de documentos de apoyo Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir al archivo central (por ejemplo, Directivas, Resoluciones, informes, OAP. de otras dependencias..) Revise que toda las Series a transferir hayan cumplido con el Tiempo de Retención establecido para cada una de ellas.

4 UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Unidades de Conservación Archivo central Ref. X-200 Cajas de archivo Archivo Central e Histórico para nóminas Ref. X-300 Archivo de Gestión Ref. X-100 Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá en su interior dos fuelles elaborados en el mismo cartón.

Lomos para cajas X-100 FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJÉRCITO NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJÉRCITO NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJÉRCITO NACIONAL DIRECCION DE SANIDAD DEL EJERCITO DIRECCION DE SANIDAD DEL EJERCITO QUINTA DIVISION SALUD PUBLICA MEDICINA LABORAL G4 CONTENIDO CONTENIDO CONSULTA 29. INFORMES 23. DIRECTIVAS 29.49 Informe Entrevistas 23.2 Directivas Transitorias NORMATIVIDA RESOLUSIONES DIRECTIVA CAJA No. Caja No. CAJA No. 1 2 1

Organización en Cajas

Stiquer LOMO para CAJA carpetas PASO 1: Se deben expandir las cuatro solapas PASO 2: Se contraen hacia el interior las 2 solapas laterales más cortas PASO 3: Se coloca sobre las 2 solapas pequeñas la aleta más grande

Stiquer para carpetas LOMO CAJA PASO 4: Por último se coloca la aleta más corta sobre la que se pega la identificación de la unidad de conservación (STICKER) dejando un espacio de aproximadamente de 1 cm del borde lateral y 1 cm del último pliegue

Rotulo Caja 01 Fondo: JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO Línea de mando: MDN-CGFM-CE- JEM-JEDEH-DISAN-MED LAB Serie: 19. CUENTAS FISCALES Subserie: 19.1 Cuenta fiscal gastos reservados * No. de Carpetas: 2 (Dos) Fechas Extremas: 2012-01-01 a 2012-01-30 No. Consecutivo: No. Correlativo:

5 RECOMENDACIONES

Recomendaciones NO ES CORRECTO ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA SEPARÁNDOLA COMO: ENTRADA Y SALIDA Este criterio rompe la unidad de los escritos, e impide saber lo que se contestó en cada caso. Por el contrario, cada respuesta debe ir unida al documento que la originó, y sucesivamente se deben ir agregando todos en la misma carpeta. Es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos que nada tienen que ver entre sí, pero que a veces se confunden por error.

Recomendaciones Verifique que cada expediente contenga únicamente los documentos correspondientes a éste. Por ningún motivo elimine documentos que han obrado como prueba dentro de un proceso. Nombrar un servidor publico como responsable único del archivo de toda la Oficina. Diariamente solicitar y devolver debidamente foliados los expedientes que vayan a ser objeto de algún trámite, al responsable del archivo. Mantener en el escritorio únicamente los documentos que se estén tramitando.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN