Queso Inc. Ejemplo de ERP White Paper

Queso Inc. Ejemplo de ERP White Paper Por: HUGOSQL

Introducción Enterprise Resource Planning, ERP, es la planeación de recursos de la empresa el cual automatiza las solicitudes de recursos de toda índole de manera automática entre todos los departamentos. Por ejemplo: si producción necesita materia prima, el cheque deberá estar listo para comprarla sin que contabilidad tenga que aguardar a que presupuesto le haga la solicitud que previamente le requirió producción. ERP conecta, entre otros, los departamentos de: Finanzas, Producción, Personal, Ventas, y Proveedores, sincronizándolos simultáneamente en tiempo real. En el pasado seminario Franchise Seminar Tulancingo, del 22 de junio de 2012, catedráticos y alumnos de la Universidad Politécnica de Tulancingo preguntaron cómo se hacía un ERP. En ese momento el tema se abordó de forma sólo referencial dejando algunas dudas y por tal razón en HUGOSQL se decidió dar una respuesta más amplia al elaborar el presente White Paper. La respuesta casi completa a dicha pregunta es: Requisitos para hacer un ERP 1. Tener una organización. 2. Tener procesos. 3. Desarrollar una raíz central de datos. 4. Desarrollar bases de datos departamentales. 5. Sincronizar las bases de datos departamentales. 6. Automatizar reportes.

Tener una Organización El ERP se soporta en la organización, si no hay organización no hay procesos y si no hay procesos tampoco lugar en dónde poner los datos que genera cada punto de producción y traducirlos a su vez en información. Las organizaciónes modernas inician por su Misión, Visión, Filosofía y Core Competences, depués definen sus políticas y por último el organigrama. Si la empresa es nueva, hay que establecerlos, si la empresa ya existe hay que definirlos. Esto es muy importante pues no hay peor viaje, para los pasajeros, que aquel que se no se sabe a dónde va. En este caso, los pasajeros son los empleados, clientes y proveedores. Tomemos por ejemplo una fábrica de Queso, llamada Queso Inc. o QI, y definámosla (sólo para un producto): Primera parte Misión Nuestra misión es producir el mejor queso. Visión Nuestra visión es que todos los menús de todos los chefs y amas de casa compren nuestro queso. Filosofía Protegeremos los valores ecológicos usando leche que sólo venga de vacas que coman pasto. Core Competences (secretos industriales) * la especie del pasto que comen las vacas: Agrostis sotlonifera, * el género, especie y raza de nuestras vacas: Bos taurus jersey, * la técnica de extracción de la leche: Manual, * la técnica de cuajado: En tinas dobles, * etcétera. Segunda parte Políticas I. de financiamiento: se solicitará crédito a los proveedores, II. de producción: se producirá 24/7, III. de personal: el horario máximo de empleados en producción será de 10 horas 6 días semanales, IV. de ventas: se darán 15 días de créditos a clientes tipo supermercado, V. de proveedores: la recepción de cuajos, vacunas y fertilizantes será hasta el miércoles, cheques el viernes. Organigrama Gerencia (gerente) Depto Finanzas Contabilidad y Presupuesto (contador) Depto Producción Rancho y Establo (capataz) Planta (ingeniero de lácteos) Depto Personal Jefe de Personal (trabajadora social) Depto Ventas Agente de Ventas (vendedor) Depto Proveedores Jefe de Compras (comprador)

Tener Procesos Una vez que estamos organizados, que sabemos a dónde vamos, con qué valores (filosofía) y capacidades (core competences), además de contar con líneas de acción para movernos (políticas) y una jerarquía que respetar (organigrama), podemos definir los procesos que nos permitirán operar la empresa. Cada actividad merece un proceso: no sólo ordeñar las vacas o reclutar personal, sino también los reportes que los jefes intermedios suben a sus jefes inmediatos. Por cuestiones de espacio y al tratarse de un ejemplo, simplificaremos el estudio a los procesos que sólo nos interesarán para hacer una sincronización rápida en nuestro ERP. Dejaremos fuera al establo, asumiendo que ya recibimos la leche. Proceso Central: 1. El ingeniero (producción) reporta a la trabajadora social (personal) y al contador (contabilidad) quién trabajó y cuántas horas. 2. La trabajadora social reporta al contador (finanzas) quiénes tienen horas extras o deducciones por retrasos. 3. El ingeniero reporta al contador (finanzas) y a ventas cuántos kilogramos de queso se produjeron. 4. El ingeniero requiere al comprador (proveedores) más cuajo para hacer queso. 5. El comprador entrega al contador los diferentes presupuestos que los proveedores le entregaron para que seleccione uno y elabore el cheque. 6. El vendedor coloca la mercancía con el supermercado y le reporta al contador, en cuentas por cobrar que esté al pendiente del pago. 7. El contador entrega a la gerencia el estado de resultados de lo hecho y el presupuesto de lo que se va a hacer.

Desarrollar una raíz central de datos Hemos concluído nuestro trabajo de escritorio, ahora pasamos a la acción. Lo más importante de un ERP es la raíz central de datos, o sea, los datos comunes a todos. La raíz central de datos originará toda nuestra información y permanecerá casi invariable mientras la empresa mantenga la misma misión. En nuestro ejemplo existen dos vertientes que guiarán a nuestra raíz central de datos: tablas dinámicas: las personas, tablas semifijas: los productos. Para las personas crearemos unas tabla sencillas en SQL (pueden utilizar HUGOSQL, ORACLE, MYSQL o SQLSERVER): CREATE TABLE EMPLEADOS (IDEMPLEADO INTEGER,EMPLEADO VARCHAR); CREATE TABLE CLIENTES (IDCLIENTE INTEGER,CLIENTE VARCHAR); CREATE TABLE PROVEEDORES (IDPROVEEDOR INTEGER,PROVEEDOR VARCHAR); Lo mismo para los productos: CREATE TABLE PRODUCTOS (IDPRODUCTO INTEGER,PRODUCTO VARCHAR,ESQUESOOCUAJO BOOLEAN);

Desarrollar bases de datos departamentales Para un ERP, el departamento más importante es finanzas, ahí es donde confluye todo. Ahora bien, para que finanzas reciba los datos y los transforme en información, necesitamos que dichos datos estén sincronizados, para tal efecto crearemos las siguientes tablas de acuerdo al proceso que hemos definido anteriormente: 1. El ingeniero... CREATE TABLE NOMINA (IDNOMINA INTEGER,FECHA TIMESTAMP,EMPLEADO VARCHAR,HORAS INTEGER,COSTO DOUBLE); 2. La trabajadora... CREATE TABLE DEDUCCIONES (IDDEDUCCIONES INTEGER, IDNOMINA INTEGER,EMPLEADO VARCHAR,DEDUCCIONES DOUBLE); 3. El ingeniero... CREATE TABLE PRODUCCION (IDJORNAL INTEGER, FECHA TIMESTAMP, QUESO VARCHAR, KILOGRAMOS INTEGER); 4. El ingeniero... CREATE TABLE REQUERIMIENTO (IDREQUERIMIENTO INTEGER, FECHA TIMESTAMP, CUAJO VARCHAR, KILOGRAMOS INTEGER); 5. El comprador... CREATE TABLE PRESUPUESTOS (IDPRESUPUESTO INTEGER,FECHA TIMESTAMP, PROVEEDOR VARCHAR, IDREQUERIMIENTO INTEGER,KILOGRAMOS INTEGER, PRECIO DOUBLE); 6. El vendedor... CREATE TABLE FACTURA (FOLIO INTEGER,FECHA TIMESTAMP, CLIENTE VARCHAR,PRODUCTO VARCHAR,CANTIDAD INTEGER,PRECIO DOUBLE); 7. Es la parte de la sincronización

Sincronizar las bases de datos departamentales Ahora insertemos datos: DATOS CENTRALES INSERT INTO EMPLEADOS (IDEMPLEADO,EMPLEADO) VALUES (1,'Juan'); INSERT INTO EMPLEADOS (IDEMPLEADO,EMPLEADO) VALUES (2,'Pedro'); INSERT INTO EMPLEADOS (IDEMPLEADO,EMPLEADO) VALUES (3,'Manuel'); INSERT INTO CLIENTES (IDCLIENTE,CLIENTE) VALUES (1,'Walmart'); INSERT INTO CLIENTES (IDCLIENTE,CLIENTE) VALUES (2,'Comercial Mexicana'); INSERT INTO PROVEEDORES (IDPROVEEDOR,PROVEEDOR) VALUES (1,'QUIMIMEX'); INSERT INTO PRODUCTOS (IDPRODUCTO,PRODUCTO,ESQUESOOCUAJO) VALUES (1,'Queso',true); INSERT INTO PRODUCTOS (IDPRODUCTO,PRODUCTO,ESQUESOOCUAJO) VALUES (2,'Cuajo',false); DATOS DEPARTAMENTALES 1. El ingeniero... INSERT INTO NOMINA (IDNOMINA,FECHA,EMPLEADO,HORAS,COSTO) VALUES (1,SYSDATE,'Juan',40,30.0); INSERT INTO NOMINA (IDNOMINA,FECHA,EMPLEADO,HORAS,COSTO) VALUES (1,SYSDATE,'Pedro',42,30.0); INSERT INTO NOMINA (IDNOMINA,FECHA,EMPLEADO,HORAS,COSTO) VALUES (1,SYSDATE,'Manuel',38,30.0); INSERT INTO NOMINA (IDNOMINA,FECHA,EMPLEADO,HORAS,COSTO) VALUES (2,SYSDATE,'Juan',39,30.0); INSERT INTO NOMINA (IDNOMINA,FECHA,EMPLEADO,HORAS,COSTO) VALUES (2,SYSDATE,'Pedro',45,30.0); 2. La trabajadora... INSERT INTO DEDUCCIONES (IDDEDUCCIONES,IDNOMINA,EMPLEADO,DEDUCCIONES) VALUES (1,1,'Juan',20.0); INSERT INTO DEDUCCIONES (IDDEDUCCIONES,IDNOMINA,EMPLEADO,DEDUCCIONES) VALUES (2,1,'Manuel',50.0); 3. El ingeniero... INSERT INTO PRODUCCION (IDJORNAL,FECHA,QUESO,KILOGRAMOS) VALUES (1,SYSDATE,'Queso',500); INSERT INTO PRODUCCION (IDJORNAL,FECHA,QUESO,KILOGRAMOS) VALUES (2,SYSDATE,'Queso',480); INSERT INTO PRODUCCION (IDJORNAL,FECHA,QUESO,KILOGRAMOS) VALUES (3,SYSDATE,'Queso',620); 4. El ingeniero... INSERT INTO REQUERIMIENTO (IDREQUERIMIENTO,FECHA,CUAJO,KILOGRAMOS) VALUES (1,SYSDATE,'Cuajo',40); 5. El comprador... INSERT INTO PRESUPUESTOS (IDPRESUPUESTO,FECHA,PROVEEDOR,IDREQUERIMIENTO,KILOGRAMOS,PRECIO) VALUES (1,SYSDATE,'QUIMIMEX',1,40,3.20);

6. El vendedor... INSERT INTO FACTURA (FOLIO,FECHA,CLIENTE,PRODUCTO,CANTIDAD,PRECIO) VALUES (1001, SYSDATE, 'Walmart', 'Queso', 1000, 75.0); INSERT INTO FACTURA (FOLIO,FECHA,CLIENTE,PRODUCTO,CANTIDAD,PRECIO) VALUES (1002, SYSDATE, 'Comercial Mexicana', 'Queso', 300, 76.50); Una vez que hemos registrados nuestros datos, el ERP relaciona, calcula y presenta la información de forma que podamos tomar decisiones, las cuales son tomadas principalmente por el departamento de finanzas ya que toda acción de la empresa tiene invariablemente un costo. La sincronización de los datos es el hecho de que todos tengan al menos un punto de relación común, que puede ser el nombre del empleado, el folio de la factura, el nombre del proveedor o el artículo que se vende o produce.

Automatizar reportes En un sistema ERP eficiente, el directivo, ya sea contador o gerente, recibe la información en tiempo real. Para lograr esto, las bases de datos combinan la información a través de vistas o consultas. En este caso realizaremos combinaciones preestablecidas para obtener resultados específicos de este white paper. El detalle de la Nómina 1 y su importe total: SELECT IDNOMINA,FECHA,EMPLEADO,HORAS,COSTO,HORAS*COSTO FROM NOMINA WHERE IDNOMINA=1; SELECT SUM(HORAS*COSTO) AS TOTAL FROM NOMINA WHERE IDNOMINA=1; Las deducciones a la Nómina 1 y su importe total: SELECT IDDEDUCCIONES,IDNOMINA,EMPLEADO,DEDUCCIONES FROM NOMINA WHERE IDNOMINA=1; SELECT SUM(DEDUCCIONES) AS TOTAL FROM NOMINA WHERE IDNOMINA=1; La producción total de queso SELECT SUM(KILOGRAMOS) AS TOTALKILOS FROM PRODUCCION WHERE FECHA=SYSDATE; El requerimiento diario de Cuajo SELECT SUM(KILOGRAMOS) AS REQUERIDO FROM REQUERIMIENTO WHERE FECHA=SYSDATE; El presupuesto de nuestro proveedor SELECT IDPRESUPUESTO,FECHA,PROVEEDOR,KILOGRAMOS,PRECIO FROM PRESUPUESTOS WHERE IDREQUERIMIENTO=1; Las facturación que hizo nuestro vendedor y el total SELECT FOLIO,FECHA,CLIENTE,PRODUCTO,CANTIDAD,PRECIO,CANTIDAD*PRECIO AS IMPORTE FROM FACTURA ORDER BY FOLIO; SELECT PRODUCTO,SUM(CANTIDAD*PRECIO) AS TOTAL FROM FACTURA GROUP BY PRODUCTO; Con esta información el contador ya puede elaborar sus estados financieros y realizar sus estimaciones para el presupuesto.

Conclusiones A pesar de que el ERP es la aplicación de la tecnología de base de datos a las finanzas de la empresa y se contempla de forma teórica, sigue siendo tecnología. Así como un white paper de ingeniería lleva conceptos y metodología física y química, así el presente lleva irrenunciablemente conceptos de programación de computadoras, como lo es el lenguaje Structured Query Languaje. La versión de SQL que se maneja es la más genérica de todas. Habría que agregar el ancho en los campos de las tablas y usar NOW() en lugar de SYSDATE para algunos casos. De ahí en fuera las instrucciones deben funcionar sin mayores problemas. Un ERP no es fácil de implementar, a veces lleva años de supervisión pues en una empresa normal son miles de pequeños procesos los mismos que los operadores no contemplan la primera vez que contestan un cuestionario pero que recuerdan a lo largo de la producción de un artículo y que son fundamentales para el éxito en la aplicación de los medios de control. Hay que tomar en cuenta que la importancia del ERP reside en su enorme capacidad primero para reducir costos de procesamiento y segundo en el estado de predisposición en que deja a una empresa para la implementación robótica, que es el máximo nivel que puede alcanzar un sistema de esta naturaleza. Al principio anotamos que la respuesta casi completa a dicha pregunta fué lo arriba redactado. La respuesta completa sólo se puede hacer en la práctica, lo cual es labor de campo. No se pueden concretar los proyectos con teorías. "Amigo mío, todas las teorías son grises; solamente está lozano el árbol dorado de la vida." Goethe.