Informática en la nube

Informática en la nube Comprender el significado del término "informática en la nube". Ventajas y desventajas de almacenar la información en la nube. Aprender a utilizar los programas Dropbox, Yousendit y Scribd.

Índice del curso 1. Informática en la nube o Cloud Computing... 1 1.1 DEFINICIÓN... 3 1.2 Ventajas de la informática en la nube... 3 1.3 desventajas de la informática en la nube... 4 1.4 caso PRáctico... 4 Empleando el email... 5 Empleando informática en la nube... 6 2. Dropbox... 7 2.1 características... 7 2.2 INSTALAción y registro... 7 2.3 FUNCIONAMIENTO de DropBox en nuestro equipo... 11 2.4 FUNcIONAMiento de dropbox en la web... 13 3. YouSendit...22 3.1 Instrucciones de uso... 22 4. Scribd...24 4.1 DEFINIción... 24 4.2 CONSULTAR INFORMACIÓN... 24 4.3 visualizar un documento... 25 4.4 subir un documento... 25 5. Otras aplicaciones en la nube... 29 2

Comprender el significado del término "informática en la nube". Ventajas y desventajas de almacenar la información en la nube. Aprender a utilizar los programas Dropbox, Yousendit y Scribd. 1. Informática en la nube o Cloud Computing En este capítulo definiremos el término "informática en la nube", presentando sus ventajas e inconvenientes, además de un caso práctico. 1.1 DEFINICIÓN El término informática en la nube o en inglés cloud computing se refiere a plataformas que ofrecen servicios que son accesibles a través de internet. Estos servicios pueden ir desde el almacenamiento de archivos, a la edición de documentos ofimáticos, reproducción de música, etc... y basta con tener un equipo con acceso a internet para acceder a ellos a través de un navegador. Podemos encontrar servicios gratuitos y de pago. Normalmente la fórmula que emplean la mayoría de proveedores es ofrecer una versión gratuita con ciertas limitaciones y una versión de pago con características adicionales. 1.2 VENTAJAS DE LA INFORMÁTICA EN LA NUBE La principal ventaja de la informática en la nube es que podemos acceder a la información desde cualquier lugar con acceso a internet. Esto lo hace ideal para entornos colaborativos, especialmente si las ubicaciones geográficas de las personas que integran el equipo son diferentes. Las ventajas más significativas son las siguientes: Podemos acceder a la información (e incluso modificarla) desde cualquier lugar con conexión a internet. Por tanto no dependemos de que la información esté en un único equipo, o en un único lugar. Además cada vez más son los dispositivos que tienen acceso a internet (por ejemplo teléfonos móviles, tablets...). No hace falta instalar ningún software en el equipo informático, aunque es recomendable que nuestro navegador esté actualizado a una de las últimas versiones (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari...). Hay aplicaciones en la 3

nube que si que nos ofrecen instalar software adicional en nuestro equipo para facilitar su uso, aunque esto no es estrictamente necesario. Las aplicaciones se actualizan de un modo automático y para todas las usuarias y usuarios. No existen conflictos entre diferentes versiones como en los programas que están instalados. Su tiempo de implantación es menor, puesto que no hay que instalar el software equipo por equipo. Además los costes son menores puesto que no hay que adquirir una licencia por equipo ni grandes dispositivos de almacenamiento. Cuando varias personas están trabajando con un mismo archivo, evitamos que estén circulando versiones de un mismo documento de manera asíncrona, a través de correo electrónico (definitivo1, definitivo2...). Normalmente, estos sistemas tienen un repositorio de las versiones del archivo (que podemos usar como copia de seguridad) y avisan de cuándo dos personas están accediendo a la vez al mismo documento. 1.3 DESVENTAJAS DE LA INFORMÁTICA EN LA NUBE A pesar de las grandes ventajas que supone trabajar en la nube, existen aspectos críticos que pueden conllevar problemas. El principal inconveniente es que dependemos de la conexión a internet: Si en un momento dado no tenemos acceso, ésta falla, o se vuelve excesivamente lenta no podríamos acceder a la información. Las principales desventajas son: Dependemos de la conexión a internet, si no tenemos acceso o se pierde la conexión no tendríamos manera de acceder a la información. Dependemos en exceso del proveedor de servicio. Si éste falla, no tendríamos acceso a la información. Si ocurriesen problemas de seguridad en sus servidores, afectarían a nuestros datos. La información viaja por internet, por lo tanto se podrían dar problemas de seguridad en el caso de que alguien la intercepte. La información depende de un tercero (empresa proveedora). Ciertos datos sensibles, legalmente, podrían no poder ser almacenados en la nube. 1.4 CASO PRÁCTICO Imaginemos que nuestra empresa tiene tres sucursales en Bilbao, Donostia y Gasteiz. La persona responsable de la oficina de Bilbao está elaborando la información para un dossier corporativo. Esta persona tiene que contar con el consentimiento de responsables de las otras dos ciudades. Además este dossier posteriormente será enviado a una empresa que diseñará y realizará la impresión en papel. 4

Empleando el email Desde Bilbao se envía el archivo de Word llamado "Dossier.doc" a los e-mails del equipo responsable de Gasteiz y Donostia. Se indica que si se quiere hacer algún cambio en el archivo se indique con el texto resaltado amarillo y se envíe de vuelta. A la mañana siguiente desde Gasteiz responden con el archivo adjunto con ciertas correcciones, aunque indican que quizás envíen alguna más, porque no les ha dado tiempo a mirarlo entero. Esa misma mañana responden desde Donostia con nuevas modificaciones. También indican que habían incluido una gran cantidad de imágenes adicionales para ilustrar el dossier, pero el correo electrónico no les dejaba enviar un archivo tan grande. Por tanto sólo envían las correcciones del texto. Con los cambios, la responsable de Bilbao ha creado un nuevo archivo llamado "Dossierdefinitivo.doc", que tiene prácticamente listo para enviar a imprenta. Se lleva el archivo en una memoria USB para repasarlo en casa, donde hace un par de cambios en el documento. Al día siguiente tiene que entregar el documento a imprenta. Pero desde Gasteiz le mandan los cambios adicionales en otro archivo. Y desde Donostia, le mandan otro archivo con imágenes que finalmente han conseguido enviar por correo. Además el USB se ha quedado olvidado en casa, así que los cambios realizados se han perdido, ya que no da tiempo a volver. En definitiva, la responsable de Bilbao ha tenido que volver a realizar casi todo el trabajo, y finalmente a la empresa de impresión llega el archivo "Dossier-definitivo-4-final-ESTE ES EL BUENO.doc". 5

Empleando informática en la nube La usuaria o usuario utiliza una aplicación en la nube a través de internet para compartir archivos. Sube el archivo y lo comparte con las personas usuarias de Gasteiz y Donostia. Da acceso para que estas personas usuarias puedan hacer las modificaciones pertinentes y además, la herramienta posee un sistema que avisará en el caso de que ambas usuarias accedan a la vez y realicen modificaciones. Ambas usuarias realizan los cambios en el mismo archivo. Incluso la responsable de Bilbao ha tenido que hacer algún cambio de última hora desde casa en el mismo archivo, ya que se puede conectar a la plataforma desde donde quiera. Cuando se ha terminado la edición, ese archivo se comparte para que la imprenta pueda descargarlo. Se le envía un email con la dirección web donde podrán realizar la descarga directa del archivo. En este caso los permisos son de lectura (no de modificación). 6

2. Dropbox 2.1 CARACTERÍSTICAS Dropbox es un sistema de almacenamiento de archivos en la nube. Podemos acceder a ellos a través de su plataforma web. Nos da la opción de instalar un programa en el ordenador mediante el cual DropBox aparecerá en nuestro ordenador como si fuese una carpeta más en el disco duro. Con DropBox podemos: Almacenar cualquier tipo de archivo en la nube. Sincronizar nuestros diferentes equipos y dispositivos, para trabajar con las mismas versiones de archivos en todos ellos. Compartir archivos con otras personas usuarias de manera privada. Compartir archivos de manera pública. Crear y compartir galerías de fotos. Acceder desde diferentes dispositivos (ordenador, teléfono móvil) Acceder desde diferentes sistemas operativos (Windows, Mac y Linux) y dispositivos móviles (iphone, Android, ipad, BlackBerry) Dropbox nos ofrece de manera gratuita 2Gb de almacenamiento, pero tiene versiones de pago para ampliar esta capacidad. 2.2 INSTALACIÓN Y REGISTRO Para comenzar a usar DropBox tenemos que acceder a la dirección www.dropbox.com Tenemos la posibilidad de ver un video en el cual se explica gráficamente el funcionamiento de DropBox. Pulsamos en el botón "Bajar DropBox" para acceder a la siguiente pantalla, en la cual el archivo comenzará a descargarse automáticamente. 7

Una vez descargado el archivo, lo ejecutamos (hacemos doble click sobre él) y comienza el proceso de instalación. En algún caso Windows nos mostrará advertencias de seguridad, pero continuamos para ejecutar la instalación. Cuando el instalador se abre, pulsamos en "Instalar". 8

Dropbox nos preguntará en el siguiente paso si tenemos o no cuenta en DropBox. Seleccionamos "No tengo una cuenta en DropBox" y pulsamos en "Siguiente". A continuación DropBox nos pedirá que rellenemos nuestros datos para crear una nueva cuenta. Además de nuestro nombre y apellidos debemos de indicar una dirección de correo electrónico válida y una contraseña. Esta contraseña no tiene que coincidir necesariamente con la de nuestro correo electrónico, y debemos memorizarla o apuntarla para que después podamos acceder a DropBox. Una vez rellenados los datos pulsamos en "Siguiente" 9

En el paso que viene a continuación, elegimos la capacidad de almacenamiento de nuestro DropBox. La opción gratuita corresponde a la de 2GB, por lo que seleccionamos ésta pulsamos sobre el botón Siguiente. Posteriormente tendremos opción de ampliar esta capacidad de manera gratuita si realizamos ciertas acciones. Después en tipo de configuración elegimos "Típico" y pulsamos en "Instalar". Una vez completada la instalación nos aparecerá un pequeño tutorial en cinco pasos. Podemos seguirlo pulsando en "Siguiente", o "Saltar el Tour" para finalizar. Si seguimos el tutorial, en la última pantalla pulsamos en "Terminar". 10

2.3 FUNCIONAMIENTO DE DROPBOX EN NUESTRO EQUIPO Una vez instalado DropBox, el programa automáticamente genera seis archivos. Algunos de ellos son documentos con instrucciones sobre como emplear DropBox (Comenzar.pdf). Se crea un acceso directo en el escritorio, otro en el menú de la barra de tareas, además de la carpeta DropBox. Acceso directo Acceso directo en barra de tareas DropBox karpeta La carpeta DropBox, aunque se comporta como una carpeta más dentro del equipo, tiene la propiedad de que su contenido está en la nube (en el servidor de DropBox en internet). Por lo tanto, todos los archivos que tengamos en esa carpeta, podrán ser empleados allá donde estemos conectados a internet. Cuando un archivo de la carpeta DropBox está totalmente sincronizado (está tanto en el servidor como localmente), aparece con un símbolo visto verde. Para colocar un archivo a la carpeta DropBox, lo haríamos exactamente igual que si trabajásemos con cualquier otra carpeta del sistema. Podríamos copiar archivos con "Copiar y Pegar", o moverlos a DropBox seleccionando el archivo y arrastrándolo hasta la carpeta DropBox. DropBox admite todo tipo de archivos. Cuando un archivo se está subiendo a DropBox, éste tarda un tiempo hasta que está subido por completo en la nube. Este proceso se llama sincronización, y la duración depende del tamaño del archivo y de la velocidad de conexión. En el tiempo que dura el proceso el icono del archivo presentará dos flechas y fondo azul. Para consultar los archivos que tenemos guardados en DropBox, pinchamos sobre la carpeta DropBox con el botón derecho del ratón. Nos aparecerán dos opciones: 11

Navega en el sitio web de Dropbox: Nos permite acceder a la página web de Dropbox para que en nuestra sesión podamos gestionar on-line los archivos que tenemos. Ver versiones anteriores: Nos permite ver todas las versiones del archivo desde que está en DropBox. Esto nos permite recuperar el archivo tal y como estaba en fechas anteriores. Es muy útil si hemos borrado algo por error, o si varias personas trabajan en el documento. Dentro de la historia tenemos las diferentes versiones del archivo. De la más actual a la más antigua. Si queremos restaurar alguna de las versiones anteriores seleccionamos la que nos interesa y pulsamos en el botón Restaurar. 12

Como hemos comentado también tenemos la opción de acceder a DropBox desde la barra de tareas de la parte inferior derecha de la pantalla. En este menú nos aparecerán las siguientes opciones: Abrir la carpeta de DropBox: Abrirá la carpeta de DropBox en el Explorador de Windows y mostrará los archivos que hay en ella. Ir al sitio web de DropBox: Nos permite acceder a la página web de Dropbox para que en nuestra sesión podamos gestionar on-line los archivos que tenemos. Archivos cambiados recientemente: Muestra los últimos archivos que han sufrido cambios dentro de la carpeta DropBox. Porcentaje de espacio usado con respecto al total disponible. Archivos que se están subiendo a DropBox, o si están todos actualizados. Obtener más espacio (con el servicio de pago, o invitando a más usuarios). Pausar la sincronización con el servidor. Ajuste de las preferencias (cuenta, ancho de banda, carpeta...) Centro de ayuda: Con un tour, foro, envío de consultas (información en castellano e inglés). Salir: Cerrar sesión de DropBox. 2.4 FUNCIONAMIENTO DE DROPBOX EN LA WEB Podemos utilizar DropBox a través de la página web www.dropbox.com. Si tenemos el programa DropBox instalado en nuestro ordenador, y pulsamos "ir al sitio web de DropBox" nuestra sesión aparecerá ya iniciada. Si estamos en un equipo que no es el nuestro, o no tenemos la sesión iniciada, lo haremos desde la página principal de DropBox, pulsando en la parte superior derecha en "Iniciar Sesión. 13

Cuando iniciamos la sesión en DropBox, siempre nos conectamos de manera segura (https), por lo tanto toda la información va cifrada. Por defecto apareceremos en el listado de archivos. Dentro del listado de archivos, si pulsamos en uno de ellos, se desplegará un menú en el cual podemos ver el historial de versiones anteriores, descargar el archivo a nuestro equipo, moverlo a otra carpeta, renombrarlo, copiarlo a otra carpeta o eliminarlo del servidor. En la carpeta pública, tenemos también la posibilidad de obtener la dirección web de los archivos públicos. En el menú superior de la sección "Archivos" tenemos diferentes acciones. "Subir" nos permite subir un archivo al servidor. Para ello hacemos click en "Subir", después en "Elegir archivos" (donde seleccionaremos los archivos que queremos subir), y finalmente en "Comenzar a subir". 14

"Carpeta nueva" nos permite crear nuevas carpetas. Simplemente indicamos el nombre y pulsamos en "Crear". Compartir una carpeta nos da la posibilidad de compartir los archivos y carpetas que seleccionemos dentro de nuestro DropBox. Para ello pulsamos en "Compartir una carpeta". Podemos crear una nueva carpeta para compartir o seleccionar una ya existente. Si seleccionamos la opción "Me gustaría compartir un archivo ya existente" nos saldrá el listado de nuestras carpetas en DropBox. Elegimos la carpeta y pulsamos en "Siguiente". Una vez elegida la carpeta, introducimos la dirección de correo electrónico de las personas con las cuales queramos compartirla. Pulsamos en "Comparte la carpeta". 15

"Mostrar los archivos eliminados" nos permite que en el listado de archivos aparezcan incluso los que hemos borrado. Después tenemos posibilidad de recuperarlos pinchando en el archivo y eligiendo la opción "Restaurar". En el listado general de archivos, si pinchamos encima de una carpeta también tenemos diferentes opciones: Invitar a la carpeta: Compartir la carpeta con otros usuarios. Descargar carpeta: Descarga la carpeta comprimida en formato Zip. Mover: Cambia la ubicación de la carpeta a otro directorio. Renombrar: Cambia el nombre de la carpeta. Copiar en: Copia el contenido de la carpeta en otro directorio. Eliminar: Borra la carpeta. 16

Dentro de DropBox tenemos dos carpetas que son especiales para publicar contenido público. Public: Es la carpeta en la cual almacenaremos los archivos públicos, es decir, aquellos archivos queremos compartir con cualquier persona sin tener que darle permiso explícito para ello. Para compartir un archivo de manera pública, después de subirlo a ésta carpeta, pinchamos sobre el archivo, y dentro del menú elegimos la opción "copiar enlace público". Photos: Es la carpeta dedicada a las imágenes. Nos permite además de almacenar documentos gráficos, crear presentaciones y compartirlas. Si dentro de "Photos" creamos una subcarpeta e introducimos imágenes, tendremos la opción de pulsar en el botón "Galería". En él podemos obtener la dirección web en la cual cualquier persona podrá acceder a visualizar nuestra galería. 17

En el menú superior, pulsando en "Comenzar", nos aparece un listado con diferentes acciones, que si completamos nos permite conseguir almacenamiento extra. 18

"Eventos" nos muestra la actividad que hemos realizado en DropBox a lo largo del tiempo. "Compartir" nos muestra las carpetas que tenemos compartidas con otros usuarios. Tenemos la posibilidad de modificar los permisos de cada carpeta, incluyendo o quitando usuarios compartidos. También muestra las carpetas que otros usuarios han compartido o quieren compartir con nosotros. Si otro usuario quiere compartir una carpeta con nosotros nos saldrá una notificación en la pestaña "compartir". Después tendremos que dar nuestra aceptación. Pulsando sobre una carpeta podemos acceder a la información de con quien la compartimos. 19

En "Ayuda" encontraremos información sobre DropBox. Parte de la ayuda está en castellano, pero gran parte de la documentación está en inglés. Para gestionar nuestra cuenta, pulsamos "Cuenta" en la parte superior derecha de la pantalla, al lado de nuestra dirección de correo electrónico. Encontraremos las siguientes opciones: Información de la cuenta: Porcentaje de espacio utilizado con respecto a la capacidad total. Configuración de la cuenta: Para cambiar nuestro nombre de usuaria o usuario, contraseña y activar y desactivar otro tipo de opciones Mis computadoras: Listado de equipos que tienen DropBox instalado con mi cuenta. Estado de mis recomendaciones: Lista de personas a las que hemos recomendado DropBox. Por cada una de ellas que se apunte, recibiremos 250 MB adicionales, hasta un máximo de 8Gb. 20

Si estamos en un equipo público o que no es el nuestro no debemos olvidar cerrar la sesión antes de salir. Para ello en la parte superior derecha de la pantalla pulsamos en "Salir". 21

3. YouSendit YouSendIt es un sistema para el envío de archivos digitales a través de internet de manera segura. Sobre todo se centra en archivos de gran capacidad que normalmente no se pueden enviar adjuntos por correo electrónico. Es un servicio alternativo al envío por FTP, CD/DVD o memoria USB. 3.1 INSTRUCCIONES DE USO Para acceder a YouSendIt tenemos que ir a la web www.yousendit.com Para enviar un archivo tenemos que rellenar los siguientes campos: From: Escribir nuestra dirección de correo electrónico (emisor). To: Dirección de correo del destinatario. Si son varios, separados por comas (receptor). Subject (aukerakoa): Asunto del email que se va a enviar con el enlace al archivo. Message (aukerakoa): Mensaje del email que se va a enviar con el enlace al archivo. Verify recipient identity: Comprueba que únicamente los receptores puedan descargarse el archivo. Una vez de que tenemos todos los datos, pulsamos en "Select File" y seleccionamos en nuestro disco duro el archivo que queremos enviar (Máximo 50 MB en la versión gratuita). Finalmente pulsamos en "Send It". Puede que YouSendIt nos pida registrarnos. Para ello únicamente debemos indicar una contraseña, que no debe ser necesariamente la de nuestro correo electrónico. 22

Después el programa indicará el progreso de carga del archivo. No debemos cerrar esta ventana hasta que termine. Finalmente el destinatario recibirá un email con el enlace al archivo que le hemos enviado a través de YouSendIt. Tan sólo deberá pinchar a "Download". 23

4. Scribd 4.1 DEFINICIÓN Scribd es una plataforma que permite publicar y compartir documentos en internet. Estos documentos se integran en la web con un sistema de presentaciones (Scribd ipaper) a través del cual podemos recorrerlos de una manera sencilla. Los documentos se pueden compartir de manera pública y privada. Debido al gran número de documentos públicos existentes, Scribd se ha convertido en una especie de enciclopedia on-line. Por lo tanto podemos usar Scribd tanto para buscar y consultar información, como para publicar nosotros mismos nuevo contenido. En ambos casos debemos acceder a la página web www.scribd.com. 4.2 CONSULTAR INFORMACIÓN Scribd es un gran repositorio de documentos, trabajos, ponencias, libros y todo tipo de documentos. Para buscar información tenemos dos posibilidades: Mediante el buscador: Está situado en la parte superior de la página. Simplemente introducimos la palabra o frase que queremos buscar y nos devuelve los resultados. Por ejemplo "técnicas de venta. Mediante el botón "Explorar": El botón Explorar nos ofrece la posibilidad de segmentar la información, por autor o tipo de documento. Está a la derecha de "Buscar. 24

4.3 VISUALIZAR UN DOCUMENTO Cuando accedemos a un documento, tenemos dos menús en la parte derecha con información sobre el mismo, y la posibilidad de imprimir, descargar o compartir en redes sociales. En la parte inferior tenemos un menú para navegar por el documento, ampliarlo o compartirlo. 4.4 SUBIR UN DOCUMENTO Scribd nos permite subir todo tipo de documentos ofimáticos. Para ello debemos pulsar al botón "Cargar" que está en la parte superior izquierda, junto al logotipo. 25

Después volvemos a pulsar en "Cargar" en la opción "Seleccionar archivo". Seleccionamos el archivo de nuestro disco duro, y luego pulsamos en "Aceptar" cuando nos pregunta si tenemos los derechos sobre ese archivo. Más adelante el documento irá cargándose hasta subir a Scribd por completo. Después, si aún no estamos registrados, nos pedirá nuestra dirección de correo electrónico para enviar nuestra clave de usuario. Ésta clave se puede modificar más adelante a través de la cuenta de usuario. También tenemos opción de incluir información adicional sobre el documento, para que éste sea más visible a otros usuarios. Podemos categorizarlo, poner una descripción y palabras clave. También tenemos la opción de marcar el documento como privado. 26

Después tendremos la opción de compartir el documento con otras personas a través de una dirección web, o incluirlo mediante código en nuestra página o blog. Finalmente accederemos a "Mis documentos" donde podremos ver un listado con los documentos que hemos subido. Tenemos la opción de visualizar los documentos, gestionarlos, o compartirlos. 27

En la parte superior derecha de la pantalla, pulsando encima de nuestro nombre de usuario, aparece un menú con diferentes opciones para nuestra cuenta. En "Configuración" tenemos las opciones correspondientes para cambiar nuestra dirección de e-mail, contraseña, o cerrar definitivamente nuestra cuenta. Es importante que en los equipos públicos o compartidos pulsemos en "Cerrar Sesión" cuando terminemos de trabajar con Scribd. 28

5. Otras aplicaciones en la nube Además de las aplicaciones descritas anteriormente existen otras muchas aplicaciones en la nube con diferentes funcionalidades. A continuación detallamos algunas de ellas: Google Docs (docs.google.com): Permite almacenar, editar y compartir documentos on-line. Google Calendar (www.google.com/calendar): Permite gestionar calendarios de forma colaborativa. Del.icio.us (www.delicious.com): Permite gestionar los favoritos de nuestro navegador en la nube, y por tanto tener los mismos favoritos independientemente del ordenador en el que estemos. Slideshare (www.slideshare.net): Permite compartir presentaciones on-line. Youtube (www.youtube.com): Plataforma para compartir videos on-line. Flickr (www.flickr.com): Plataforma para compartir fotografías en internet. Picasa (picasa.google.com): Plataforma para compartir fotografías en internet. Picnik (www.picnik.com): Editor de fotos on-line. Eye Os (www.eyeos.org): Sistema operativo en la nube. EveryNote (www.evernote.com): Notas y recordatorios para todos nuestros dispositivos. Remember the milk (www.rememberthemilk.com): Gestión de tareas y recordatorios on-line. Wobzip (www.wobzip.org): Comprime archivos en Zip a través de internet. Aviary (www.aviary.com): Edita archivos de audio on-line. Grooveshark (www.grooveshark.com): Escucha música on-line. Spotify (www.spotify.com): Escucha música on-line. Requiere instalación del programa. 29