21-01-2015 GESTIÓN DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES
Hombres nuevos para tiempos nuevos 2 CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL A.G. A.C. CT E R S SC S SB 01 ACTAS 01 Actas Comité de Archivo 2 20 X X 02 Actas Comité Asesor de Rectoría 2 20 X X 03 Actas Comité de Auto evaluación y 2 20 Acreditación. 04 Actas Comité de Becas y Subsidios 2 20 X X 05 Actas Comité de Biblioteca 2 20 X X 06 Actas Comité de Compras 2 20 X X 07 Actas Comité de Crédito y Cartera 2 20 X X 08 Actas Comité Curricular 2 20 X X 09 Actas Comité de Desempeño Docente 2 20 X X 10 Actas Comité de Investigaciones 2 20 X X 11 Actas Comité Negociación de 2 20 X X Conflictos 12 Actas Comité Paritario de Salud 2 20 X X Ocupacional 13 Actas Comité de Práctica 2 20 X X 14 Actas Comité de Procedimientos 2 20 X X 15 Actas de Comité de Selección y 2 20 X X Admisiones 16 Actas Comité Unificación de sistemas 2 20 X X de Información 17 Actas Consejo Académico 2 20 X X 18 Actas Consejo Directivo 2 20 X X 19 Actas Consejo de Facultad 2 20 X X OBSERVACIONES S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 3 SC S SB SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES 01 20 Actas Consejo de Investigaciones 2 20 X X 21 Actas Consejo de Postgrados 2 20 X X 22 Actas Donaciones por Venta o Baja de 2 20 X X Activos 23 Actas Escrutinio 2 20 X X 24 Actas Eliminación de Documentos 2 20 X X 25 Actas Entrega de Activos 2 20 X X 26 Actas Entrega de Dotación 2 20 X X 27 Actas de Grado 2 20 X 28 Actas de Habilitación 2 20 X X X 29 Actas de Semilleros de Investigación 2 20 X 30 Actas de Validación 2 20 X 31 Actas de gestión curricular 2 20 X X 02 ACUERDOS 01 Acuerdos Comité Curricular 02 Acuerdos Comité de Investigaciones 5 5 X 03 Acuerdos Comité de Practica 5 5 X 04 Acuerdos Consejo Académico 5 5 X 05 Acuerdos Consejo Directivo 5 5 X *Cursos de perfeccionamiento *Cursos especiales *Cursos ascenso al escalafón docente *Especializaciones *Creación de comités *Planta de Personal *Diplomados *Plan de Desarrollo Institucional 06 Acuerdos Consejo de Facultades 5 5 X 07 Acuerdos Consejo de Investigaciones 5 5 X 08 Acuerdos Consejo de Postgrados 5 5 X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 4 SC S SB SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES 03 ACCIONES (unidad documental compuesta) 1 CONSTITUCIONALES 2 20 X X Tutela Acción Popular 2 CIVILES (DEMANDAS) 2 20 X X 3 PENALES (DENUNCIAS) 2 20 X X 04 ASIGNACIÓN ACADÉMICA 2 20 X Original en Vicerrectoría Académica 05 CERTIFICACIONES 01 Certificado de Asistencia 2 X 02 Certificado de Becas 2 X 03 Certificado de Créditos 2 X 04 Certificado de Donaciones 2 X 05 Certificado de Notas 2 X 06 Certificado de Exoneraciones 2 X 07 Certificado de Paz y Salvo Académico 2 X Archivar en el respectivo expediente académico 08 Certificado de Retención en la Fuente 2 20 X X Se elaboran anualmente y se entregan al interesado 06 CIRCULARES 2 20 X X 07 CONSECUTIVO DE RADICACIÓN 2 20 X X Serie exclusiva de la unidad de correspondencia S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 5 08 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA INTERNA 01 CARTA 2 20 X X Consecutivo numérico (asignado por la oficina productora) NTC3393: para carta 02 MEMORANDO NTC 3397: para los memorandos. La numeración puede ser la misma del consecutivo de correspondencia o ser independiente, depende de la cantidad. una vez cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central, se procede a su reproducción (digitalización) 03 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA DE OTRAS DEPENDENCIAS I.U. CESMAG 2 X Una vez cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central, se procede a su eliminación por depuración. Principio de procedencia: los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Acuerdo 027 de 2006 Archivo General de la Nación. Para su ordenación es opcional el uso de folder AZ 9 CONSILIACIONES BANCARIAS 2 20 X X 10 CONSTANCIAS 01 Constancias de estudios 2 X 02 Constancias Laborales 2 X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 6 HOJA 5 DE 12 11 CONTRATOS Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT, o el código del País (aplicativo MUISCA DIAN), seguido del ente económico y año. 01 Consecutivo Institucional 2 20 X X Consecutivo asignado por la I.U. CESMAG *Tipos documentales Certificado de Cámara de Comercio NIT Fotocopia de cédula del representante legal Contrato Adiciones, renovaciones, prorrogas Comunicaciones 02 Contratos de adhesión o leoninos 2 20 X X *Tipos documentales Certificado de Cámara de Comercio NIT Fotocopia de cédula del representante legal Contrato Adiciones, renovaciones, prorrogas Comunicaciones 04 Contratos de Aprendizaje SENA *Tipos documentales Hoja de vida Contrato de aprendizaje Seguridad social salud Adiciones, renovaciones, prorrogas Comunicaciones 2 20 X X Ordenación numérica, números de cédula S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 7 SC S SB SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES 11 18 Contratos de Prestación de Servicios *Tipos documentales docentes: Hoja de vida Contrato de prestación de servicios Seguridad social salud y pensión RUT Adiciones, renovaciones, prorrogas Comunicaciones 2 20 X X Art.24 del CST. Subrogado por la ley 50 de 1990 Sistema de ordenación numérica (números de cedula.) 12 CONVENIOS 2 20 X X Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT, o el código del País (aplicativo MUISCA DIAN), seguido del ente económico y año. Las instituciones educativas municipales, jardines infantiles, escuelas, colegios, liceos se identifican con el código DANE 13 CONVOCATORIAS 2 20 X X Su ordenación es numérica consecutiva, es una serie documental compuesta. 14 CONCEPTOS 01 Conceptos Jurídicos 2 20 X X 02 Conceptos técnicos 2 20 X X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 8 15 EGRESOS 01 Comprobantes de Egreso 5 10 X Los comprobantes de egreso, deben acompañarse de sus anexos originales. Tipos Documentales: Facturas originales Cuentas de cobro Constancias de cumplido L 2 Notas de Legalización de Viáticos L 7 Notas de Causación L 8 Notas de Legalización de anticipos L 9 Notas Pagos con traslados bancarios (Línea Virtual) Pensión, salud, SENA, ICBF 02 Seguridad Social *Copias de notas L8 Y L9 5 Material de apoyo 16 ESCRITURAS PÚBLICAS 2 10 X 17 ESTADISTICAS 2 10 X X 18 ESTADOS FINANCIEROS 2 20 X Original lo emite contabilidad 19 EVENTOS 01 Eventos Académicos 2 10 X X 02 Eventos Culturales 2 10 X X 03 Eventos Deportivos 2 10 X X 04 Eventos Recreativos 2 10 X X 05 Eventos Religiosos 2 10 X X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 9 HOJA 7 DE 12 20 FICHAS 01 Fichas de Contenidos Programáticos Descripción de la serie: Facultad Programa Asignatura Semestre Periodo académico Docente Descripción de la asignatura Justificación Objetivos Temas (unidades y subtemas Proceso metodológico Sistema de evaluación Referente Bibliográfico 5 1 X X 02 Fichas de Desarrollo Temático Componente (ej. Derecho Laboral) Asignatura Semestre Grupo Periodo Año Descripción de la asignatura Actividades que se desarrollarán en las diferentes semanas del semestre así: Número de la semana, y los contendidos, propósitos, metodología Recursos, evaluación; estrategia de evaluación Nombre del docente 5 1 X X Desarrollo de los temas, propósitos, metodología y cronograma de una asignatura S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 10 HOJA 7 DE 12 20 03 Fichas de Microdiseño curricular 5 1 X X *Identificación del espacio académico: Ej.: Metodología de la investigación Ciclo, área, componente, espacio académico, número de créditos, semestre. *Contenidos analíticos: competencias *Contenidos temáticos: Unidades y temas *Metodología *Estrategias didácticas *Criterio de evaluación *Bibliografía *Nombre del docente 21 (Sin asignar) 22 HISTORIAS 01 Historias Académicas F 03 Recibo de pago de inscripción Certificado médico, Registro civil Fotocopia de documento identidad TI o C.C. Carnet EPS Fotocopia del diploma bachillerato Notas de 6 a 11, Tarjeta ICFES Libreta Militar, Acta de Matrícula Certificado de Paz y salvo académico Certificado de paz y salvo financiero Certificado de judicatura (externo) Y relacionados con el estudiante 2 20 X X Las historias académicas que ingresen mediante transferencia al archivo central contendrán los siguientes descriptores El número de cédula; en el entendido que el estudiante que va a obtener su título y con miras a obtener su paz y salvo académico hace entrega de la fotocopia de la cédula. Apellidos y nombres y agrupadas por programa. S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 11 22 02 Historias Crediticias de Estudiantes 2 X 03 Historias Deportivas de Estudiantes 2 X X 04 Historias Laborales 2 80 X X X 05 Historias de Practicantes 2 X 23 INFORMES 2 20 X X 24 INGRESOS Facturas Recibos de caja 2 20 X X 25 INVENTARIOS 01 Inventarios de Activos 2 3 X 02 Inventarios Bibliográficos 2 3 X 03 Inventarios de Consumo 2 3 X 04 Inventarios Documentales 2 3 X 05 Inventarios de Partes y Repuestos 2 3 X 06 Inventarios de Publicaciones 2 3 X 26 INVESTIGACIONES S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 12 27 LIBROS 01 LIBROS CONTABILIDAD 1. Libro Anexos de Balance 2. Libros Auxiliares 3. Oficiales *Libro de Diario *Libro de Inventario *Libro de Mayor y Balance 02 LIBROS CONSULTORIOS JURÍDICOS 1. Libro Radicador de Actas de Conciliación 2. Libro de Control de Constancias 3. Libro Radicador de Solicitudes 03 LIBROS SECRETARÍA GENERAL 1. Libro de Registro de actas 2. Libro Registro de Diplomas 2 10 X X Requisitos legales; LEY 962/2005 10 10 X 10 10 X ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 13 28 (Sin asignar) 29 (Sin asignar) 30 NOMINA 2 80 X X X 31 NOTAS 01 Notas Bancarias L 1 2 10 X X 02 Notas de Cartera L17 2 10 X X 03 Notas Cliente L15 2 10 X X 04 Notas Contables N2 2 10 X X 05 Notas Internas N1 2 10 X X 06 Notas de Nomina N5 2 10 X X 07 Notas de Pagaduría L6 2 10 X X 08 Notas de Recaudos de Bancos L33 2 10 X X 09 Notas de Remisiones y Descarga de 2 10 X X Publicaciones S1 10 Notas de Registro de Nomina L60 2 10 X X 11 Notas de Salida de Activos H1 2 10 X X 12 Notas Salida de kárdex H3 Tipo Solicitud pedidos internos 2 10 X X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 14 31 13 Notas de incapacidades N3 5 10 X Las notas N3 deben acompañarse de sus anexos originales. *Certificado de incapacidade laboral *Certificado de licencia de maternidad, paternidad *Incapacidades Riesgos profesionales *Liquidación de Prestaciones económicas *Notificación de pago de prestaciones económicas 14 Notas de causación N4 5 10 X 32 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 01 Declaraciones *Declaración del impuesto sobre las ventas *Declaración del impuesto de industria y comercio. *Declaración de Retención en la Fuente *Declaración del impuesto sobre la renta *Impuestos nacionales 2 X Material de apoyo, los originales del pago se archivarán con el respectivo comprobante de egreso. S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 15 33 ORDENES 01 Órdenes de Compra 1 X 02 Ordenes de Servicio 2 10 X X 34 PLANES 01 Planes de Acción 2 3 X X 02 Planes de Desarrollo Institucional 5 5 X Instrumento orientador; Lo realiza Planeación y lo aprueba el Consejo Directivo mediante Acuerdo. 03 Planeación docente 2 X 04 Planes de mejoramiento 35 PRESUPUESTO 01 Presupuesto 5 10 X X 02 Presupuesto Ejecutado 5 10 X X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 16 36 PROCESOS 01 Procesos Disciplinarios El proceso disciplinario es una serie documental compuesta *Acuerdo del Consejo de Facultad o Acuerdo del Consejo Académico *Citación *Notificaciones *Comunicaciones de descargos del Estudiante *Comunicaciones de solitud de pruebas *Comunicaciones de alegatos de conclusión *Recursos de reposición y apelación *Comunicaciones de recusación a Investigadores *Respuesta a la recusación por parte del Vicerrector Académico y/o Rector si se declara impedido el primero. *Comunicación de designación de autoridad que adelantará el proceso Artículo 114 y 115 del reglamento estudiantil. Sí se tramita en primera instancia se archivará con el respectivo acuerdo del consejo de facultad, si se tramita en alzada de segunda instancia se archivará con el respectivo acuerdo del consejo académico. 37 PROYECTOS 01 Proyecto Educativo Institucional PEI Tipos Documentales: Cambio de Carácter Académico 5 5 X Guía para la alta acreditación de programas, Lo realiza el V. Académico y lo aprueba el Consejo Directivo, Futuro de la Institución 02 Proyectos Pedagógicos 2 5 X Los realizó el V. Académico con el Comité Curricular de cada programa. Disciplinar, etc. 03 Proyección a la comunidad 2 5 X X S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 17 38 PUBLICACIONES 2 5 X 39 PUBLICIDAD 01 Audio Visual 2 5 X 02 Escrita 2 5 X 03 Hablada 2 5 X 04 Gráfica *Prospectos *Afiches 2 5 X 40 REGISTROS 01 Registros Audio Visual 2 1 X X 02 Registro Contable SIIGO 2 1 X Solamente para (copia de seguridad) 03 Registro Fotográfico 2 1 X X 04 Registro de Propiedad Intelectual COPYRIGHT 2 5 X 41 (Libre) S= Serie A.C.= E= Eliminación
Hombres nuevos para tiempos nuevos 18 42 RESOLUCIONES 5 1 X 01 Resoluciones Ministerio de Educación Aprueban: Personería Jurídica de la Institución Licencias de Funcionamiento Autorización para expedición de Títulos Nombramientos de Profesores externos Estatutos Reformas Estatutarias Acreditación de Programas Registro Calificado de Programas Archivo de Solicitud de Registro Calificado Inactivación del Registro de un Programa 43 SISTEMA DE EVALUACIONES 2 X 01 Evaluación Administrativos 2 X 02 Evaluación Docentes 2 X Las impresiones que se hacen de ZEUS se someten al comité de desempeño docente y se genera ACTA 03 Autoevaluación Institucional Es un proceso participativo busca identificar puntos fuertes y débiles, diagnostica la situación de la Institución, el plan de desarrollo se basa en la autoevaluación. 44 TRAMITES DE CONCILIACIÓN QUE TERMINAN EN OTRO RESULTADO (ARCHIVO DE LA SOLICITUD) 2 5 X X Consultorios jurídicos S= Serie A.C.= E= Eliminación